PLANEACIÓN OPERATIVA

UNIDAD III
 Definiciones
• Según R. Ackoff. Planificación operativa o administrativa se ha definido como el diseño de un
estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo.

• Según Patrick J. Montana y Bruce H. Charnov, el plan operativo se diferencia de una organización
a otra, pero en todos los casos proporciona suficiente documentación y datos para ser revisados
por la empresa de comercialización y el punto de vista financiero y que se integren en el conjunto
del plan de operaciones corporativas.
 Definición
Es una herramienta de gestión que facilita la coordinación de los recursos de la organización (humanos,
financieros y físicos) para que sea posible alcanzar las metas y los objetivos que están contenidos en los
planes estratégico y táctico de dicha empresa.

 Se refiere de forma especifica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional.

 Asumamos que la alta gerencia ha preparado un plan estratégico y la gerencia media un plan táctico,
la gerencia baja debe tener una idea clara de lo que se está tratando de conseguir. Por ello se tiene
que elaborar un plan operativo detallado para hacerlo realidad.

 El Plan Operativo es creado por la el nivel técnico es decir el bajo nivel de una unidad perteneciente a
una división del negocio u empresa.
 Objetivo de la planeación Operativa
Proporcionar al personal de la empresa una visión clara de sus tareas y responsabilidades,
congruentes con las metas y objetivos contenidos en el plan estratégico. Se concentra en los servicios
y productos (producción, equipos, personal, inventarios y procesos) de una empresa.

• La finalidad es desplegar planes con el objeto de desarrollar proyecciones financieras Y

maximizar la participación de la empresa en el mercado. Un plan operativo usa los índices
financieros de una organización para analizar su rentabilidad.

• El plan puede incluir un análisis de contribución para determinar qué procesos se requieren para
incrementar las ganancias. Esto podría implicar concentrarse en vender los productos premium o
reducir los costos variables.
 Características
• Detallado
Incluye planes específicos para las actividades y procesos de bajo nivel y del día a día que respaldarán
y habilitarán el plan táctico. Es extremadamente detallado (quién, qué, dónde y cuándo).
• Plazos cortos
Debe establecer las actividades y presupuestos para cada área de la empresa durante el año. Vinculan
el plan táctico con las actividades que la empresa realizará y los recursos necesarios para realizarlas.
La planeación operativa describe hitos, condiciones para el éxito y explica cómo (o qué parte de) un
plan táctico se pondrá en funcionamiento durante un período operativo dado.
• Realizado por el Departamento o Unidad que lo aplicará
Debe ser preparada por las personas que participarán en su implementación. Con frecuencia se necesita
tener una significativa comunicación interdepartamental, ya que los planes creados por una parte de la
empresa inevitablemente tienen implicaciones para otras partes.
 Características
• Presupuesto operativo
• Está basado y justificado por el requerimiento de un presupuesto operativo anual. Por tanto, un
plan estratégico de tres años requeriría comúnmente de tres planes operativos, cuya base son tres
presupuestos operativos.

• El plan operativo es tanto el primer como último paso en la preparación del presupuesto
operativo. Como primer paso, provee un plan para la asignación de recursos; como último paso, el
plan operativo puede ser modificado para reflejar decisiones políticas o cambios financieros
hechos durante el proceso de desarrollo del presupuesto.

• Estos planes y presupuestos deben considerarse documentos vivos (a aquel que está en constante
actualización para reflejar los cambios en el concepto al que se refiere) y deben revisarse para
reflejar los cambios. Su verificación periódica es la clave para su sostenibilidad.
 Elementos de la planeación operativa
1. Introducción
Se describe la información que permita visualizar la esencia de lo que va a tratar, así como aspectos
relativos a su fundamentación, la inclusión de datos históricos, relativos a la problemática, hasta ubicar la
situación actual.
2. Análisis de la situación actual
Describe la situación actual del área para la cual se realiza la operación, pueden utilizarse diagnósticos
situacionales o estratégicos.
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo general o estratégico
Describe el fin o condición última que se pretende alcanzar con la ejecución de actividades clave.
3.2. Objetivo particulares
Divida su objetivo general en objetivos a corto plazo o más concretos de alcanzar. (Máximo 5 objetivos)
3.3. Metas
Expresa de forma cuantitativamente el objetivo a lograr, el área responsable de la acción a la que
se refiere, el espacio, y tiempo determinado
4. Actividades clave
Describe las actividades que permitirán lograr el objetivo o objetivos propuestos. Realice una lista
de actividades por cada objetivo particular.
5. Escenarios posibles
Defina y proyecte con datos estadísticos la situación real de cada actividad clave a realizar. (Un
escenario es un conjunto de proyecciones, presunciones y estimaciones que adecuadamente
conjugadas, ilustran un abanico de opciones futuras.)
5.1. Exploratorios (predictivos) tipos de escenarios:
a. Exploratorios. Analizan las condiciones del entorno y el interior de la organización para
predecir el escenario futuro en el que se habrán de desplegar las estrategias.
b. Estratégicos. Con base en ellos se definen las medidas para prevenir, minimizar o corregir daños.
c. De distribución de recursos. Definen las necesidades de recursos de un servicio de salud para poder ejecutar una estrategia.

• Modelos para analizar escenarios.

• Diagrama de problemas anticipados.
• ¿Qué puede ir mal?
• (A) que probabilidad d hay de que ocurra.
• (B) como es de importante el obstáculo.
• (Axb) atención prioritaria.
• Acciones preventivas.
• Acciones para minimizar efectos.
• Responsables de la acción.

6. Fechas de inicio y término

• Especifique el día y mes de inicio y termino de cada actividad clave.
• Actividad clave
• Responsable inicio término
7. Responsables
Precise el personal responsable de realizar cada actividad
8. Recursos
• Humanos
• materiales.
• Financieros.
• Tecnológicos.
9. Forma de evaluación y seguimiento
• La evaluación puede ser en forma cualitativa y cuantitativa, ejemplo:
a. Logro de la misión y objetivo estratégico.
b. Cumplimiento de metas o control de indicadores.
Evaluar es comparar un resultado contra un parámetro previamente establecido y la emisión de juicios de
valor
9.1. Monitoreo
Medición sistemática y continua que permite detectar oportunamente desviaciones y realizar
modificaciones pertinentes al programa.
 Contenido de un plan operativo
• Un plan operativo se basa directamente en los planes tácticos que describen misiones, objetivos,
metas y actividades.

• Se orienta hacia la optimización y maximización de los recursos.

• Al igual que un plan táctico, un plan operativo aborda cuatro preguntas: ¿dónde nos encontramos
ahora?, ¿Dónde queremos estar?, ¿Cómo llegaremos allí? Y ¿cómo medimos nuestro progreso?
 La planeación operativa debe contener:

• Objetivos claros.
• Actividades a ser entregadas.
• Normas de calidad.
• Resultados deseados.
• Requerimientos de personal y recursos.
• Calendarios de implementación.
• Un proceso para monitorear el progreso.
El plan operativo presenta información altamente detallada destinada a las personas que
realizarán las tareas diarias requeridas en la administración de la empresa. La gerencia y el
personal deben consultar frecuentemente el plan operativo para llevar a cabo su trabajo diario.
La planeación operativa indica el qué, quién, cuándo y cuánto:
• Qué
Las actividades y tareas que deben llevarse a cabo.
• Quién
Las personas que tienen la responsabilidad de cada una de las actividades.
• Cuándo
Los plazos en los cuales las actividades deben completarse.
• Cuánto
La cantidad de recursos financieros proporcionados para completar cada actividad.
 El plan operativo se puede dividir en dos categorías:
• Planes de uso único
Solo abordan el período actual o un problema específico. Llevan a cabo un curso de acción que no es
probable que se repita en el futuro. Estos planes se usan una sola vez para lograr objetivos únicos para la
empresa.
Ejemplo: cuando una empresa tiene un evento único especial que se avecina. Pueden tener un plan de un
solo uso para cubrir todo lo relacionado con este evento, tal como reducir costos durante el próximo año.
• Planes continuos
Se transfieren a futuros períodos y se modifican según sea necesario. Se desarrollan para actividades que
ocurren repetidamente durante un período de tiempo, para ayudar a la empresa a resolver problemas
repetitivos.
Ejemplo: una gran empresa que tenga actividades que se repiten y deba tener una estructuración que
permita que todos sepan lo que suceda todo el tiempo.
Otro ejemplo: un plan a largo plazo para retener a los trabajadores en lugar de despedirlos.
 Importancia del plan operativo
Es importante porque ayuda al equipo de trabajo a:

 Tener en claro dónde se obtendrán los recursos necesarios.

 Usar esos recursos de manera eficiente.

 Definir claramente los requerimientos de recursos más críticos.

 Reducir los riesgos donde sea posible y preparar planes de contingencia cuando sea necesario.

 Pensar en el futuro a largo plazo del proyecto, incluida su sostenibilidad.

• Un beneficio de la planeación operativa es que una empresa puede analizar el resultado que tienen sus

operaciones en la rentabilidad.

• La planeación operativa disecciona la posición financiera que tiene una empresa, establece sus debilidades

y desarrolla formas de aumentar las ganancias.

• Los planes operativos de una empresa tienen una influencia positiva en diferentes áreas de la empresa. El

plan que se implante ayuda a establecer los objetivos del negocio y a alcanzar metas particulares.

• Tiene un impacto positivo tanto en el aspecto operativo como en el físico, en lo que respecta a dotación de

personal, apariencia del negocio y procedimientos diarios.

• Es una excelente manera de garantizar que todas las áreas del negocio estén siendo dirigidas de una

manera constructiva.
 Ejemplo
• Siempre se debe recordar que la asignación de
actividades a las personas es un elemento vital
en la implementación de un plan operativo.
• La siguiente tabla es un ejemplo de los
componentes principales que se encuentran en
un plan operativo.
• Normalmente habrá de 8 a 10 áreas clave de
resultados. Como ejemplo, se muestra una sola.
Área clave de resultado: crecimiento de la
membresía.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!
 Referencias
• Rose johnson (2018). Tactical and operational planning. Small business – chron.Com. Tomado de:
smallbusiness.Chron.Com.
• Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Operational planning. Tomado de: en.Wikipedia.Org.
• Leo isaac (2018). Purpose of an operational plan. Online learning for sports management. Tomado de:
leoisaac.Com
• Rodney michael (2018). What are operational plans for a business? – Definition, types & examples.
Study.Com. Tomado de: study.Com.
• Alison job (2018). Create an operational plan. Enterpreneur magazine. Tomado de:
entrepreneurmag.Co.Za.
• Leo isaac (2018). Operational plan sample. Online learning for sports management. Tomado de:
leoisaac.Com.