1 GENERALES

Algunos de los aspectos más importantes a la hora de organizar y gestionar un banquete son:
Centralización de la información
La información concerniente a cada acto, debe estar concentrada en un mismo espacio, ya
sea una carpeta, archivador o programa informático. Dicha documentación se encontrará en
un lugar fijo y conocido por el personal que lo utilice en cada caso. Con ello se logrará un fácil
y rápido acceso a toda la información del evento. Cualquier modificación, por añadidura o
sustitución, debe ser reflejada en este archivo.
Un único coordinador
Dependiendo del organigrama y la estructura departamental del establecimiento, dicha
persona puede estar representada en diferentes departamentos, siendo los más habituales el
departamento Comercial o de A&B. Esta persona será en todo momento la encargada de la
relación con los clientes, evitando con ello la pluralidad de interlocutores y la perdida de
datos en el mantenimiento de una documentación cruzada.
Gestión de documentación
El coordinador del acto deberá captar las necesidades del cliente y documentarlas. Este
proceso se apoya en la existencia de diversos documentos o soportes; el libro de reservas de
salones, solicitud de servicios, contrato de servicios, confirmación de montajes, orden de
servicio, memorándum, etc,
Planificación, coordinación, supervisión y control de los procesos de servicio.
Todos los procesos de servicio han de estar perfectamente planificados de antemano,
evitando descoordinación entre departamentos. Dichos procesos serán supervisados en cada
departamento de forma individual o en su conjunto. Por último se llevará un control y
seguimiento de todo lo relacionado con el evento (satisfacción del cliente, material utilizado,
consumos, etc.).

1.1 ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BANQUETES

Dentro de la estructura del hotel, el departamento de banquetes puede existir como un
departamento independiente o como parte integral del departamento Comercial, del de A&B,
o como una estructura independiente de Dirección de Congresos y Convenciones, siempre en
función del volumen de trabajo. En el primero y último de los casos, se encargarán de la
comercialización y coordinación de todos los eventos, si bien estarán estrechamente
relacionados con el Dpto. de A&B en lo que atañe a la producción y servicio de alimentos y
bebidas. Las funciones principales de Departamento de Banquetes son:
Diseño de instalaciones (equipamientos y áreas de trabajo): Salones, terrazas, mobiliario,
maquinaria, ergonomía de las instalaciones.
Planificación: Establecer objetivos (económicos u otros), diseñar estrategias (venta,
crecimiento, etc.), producción y procedimientos de servicio, flujos de circulación interna y los
flujos de comunicación interdepartamental.
Organización: El departamento debe disponer de los recursos necesarios para seguir el plan
estratégico. Se realiza en función de las necesidades de cada establecimiento.
Dirección: La motivación, liderazgo, formación y supervisión de los empleados forma parte
del trabajo del responsable del departamento.
Control: El trabajo desempeñado ha de coincidir con el planificado.(financiero, calidad de
servicios, etc..)

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 Otras funciones pueden ser comunes con otros departamentos:
 Promoción, venta y coordinación de los salones.
 Contratación de equipos y elementos auxiliares (flores, megafonía, etc.).
 Relaciones con los clientes.
 Montaje de los salones & Limpieza de los salones
 Cuidado, montaje y limpieza de .material (cubiertos, vajilla, cristalería, lencería, etc.).
 Preparación de la comida y bebida.
 Ejecución de los servicios necesarios para el evento.
 Control de la facturación
 Control de la contratación de personal.
 Pagos y cobros de los eventos.
1.2 DISEÑO DE LA OFERTA GASTRONOMICA
1.2.1 Importancia del diseño de una buena oferta gastronómica.
La oferta gastronómica de un establecimiento, forma, junto con su impresión en la carta y
publicidad, su tarjeta de visita. De la efectividad en su planificación y posicionamiento,
dependerá el grado de éxito en las ventas, y consecuentemente la viabilidad de la operación.
Infinidad de criterios han de ser tenidos en cuenta durante la planificación de ésta y
posteriores modificaciones, debido a la repercusión que tiene sobre los departamentos
involucrados en su elaboración. El posicionamiento y concepto de una operación hostelera,
están directamente entroncados con la planificación de todos los aspectos relacionados con
la oferta gastronómica.
1.2.2 Objetos de la planificación de la oferta y desarrollo de nuevos productos
 Aumentar cuota de mercado y volumen de ingresos
 Modificar el "Guest Mix"
 Promocionar productos de baja demanda o alto margen de beneficio
 Fijar precios adecuados a la estructura de costes del hotel y los mercados atraídos
 Posicionar la oferta dentro de la variedad existente en la competencia
 Estandarizar un producto o mejorarlo
1.2.3 Estudios previos a la planificación de una oferta gastronómica.
Con el objeto de planificar una oferta gastronómica, es conveniente identificar los puntos
críticos de conocimiento. El Director de A&B debe coordinar o dominar los siguientes datos.
 Calidad de producto base (Materias primas) / Gamas y Calibres
 Mercados / Actuales y Posibles
 Posicionamiento en los mercados / USP (Unique Selling Point)
 Marketing Mix del Producto / Oferta y Demanda
 Capacitación de los Recursos Humanos
 Instalaciones actuales y gestión de las operaciones / procesos de servicios

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1.2.4 Objetivos en el desarrollo de cartas y menús
Los objetivos de la confección de menús se centran en:
 Motivar y atraer a los dientes ofreciendo la composición que más satisfaga sus
necesidades.
 Mantener informados a los clientes sobre todos los aspectos relacionados con la
carta y el producto.
 Dirigir la atención y curiosidad de los clientes hacia elementos concretos de la oferta.
 Contribuir a la planificación presupuestaria del establecimiento.
 Delimitar las habilidades, conocimientos, actitud, así como las necesidades de
formación de los colaboradores involucrados en las operaciones.
1.2.5 Consideraciones generales en la confección de menús
 Ofrecer variedad de platos
 No repetir salsas, guarniciones, ni productos similares
 No repetir colores, métodos de cocción, ni presentaciones similares
 Alternar carnes rojas con blancas y pescados blancos con azules
 No repetir recipientes similares
 Sopesar el coste de elaboración del producto y su complejidad de elaboración
 Trabajar con los productos de temporada y de fácil acceso
 Evitar en un menú un exceso de platos de fritura
 Evaluar la estación del año o la climatología existente
 Sopesar la composición nacional e internacional de la carta
 Sopesar las habilidades, conocimiento y actitud de los equipos de cocina y sala
 Evaluar los márgenes brutos de los platos contra su popularidad
1.2.6 Fijación de precios en A&-B.
La fijación de precios en los servicios de restauración es uno de los puntos críticos y más
importantes de cara a obtener un rendimiento adecuado de las inversiones realizadas.
Diferentes métodos de fijación de precios se utilizan indistintamente, si bien es cierto que
ninguno de ellos es mejor que otros. Estos se resumen en:
 Fijación de precios en referencia al food & beverage cost (contra el 100% que
representa el precio de venta).
 Fijación de precios en base a la competencia (precios brutos o medias en % del sector).
 Fijación de precios en base a la demanda (nivel de precios que el público está
dispuesto a pagar).
 Fijación de precios en base a la-estructura de costes (análisis de la cuenta de
resultados).
 Fijación de precios en base a los objetivos de los propietarios, (añadidura de un % de
beneficios deseado)

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1.3 EL PERSONAL DE BANQUETES
La existencia de un equipo de trabajo exclusivo para la ejecución de los eventos, depende de la
política de personal del hotel y de su organización departamental. Es aconsejable contar con
un equipo reducido y polivalente para poder ubicarlos en otros departamentos (restaurantes y
bares) cuando no haya eventos. El resto del equipo de banquetes será subcontratado en
función de las necesidades puntuales provocadas por el volumen de trabajo.
1.3.1 Dotación de personal
Las necesidades variarán en función de la categoría del hotel, del tipo de servicio a desarrollar
y del menú a servir, sin embargo un ejemplo común podría ser el siguiente:

Tipo de acto N° asistentes Jefe de rango Ayudante

Banquete 12-16 pax 1 0

Banquete de gala 8-10 pax 1 1

Comida de trabajo 16-20 pax. 1 0

Buffet 35 -40 pax 1 0

Buffet Asistido 25 pax 1 0

Cocktail 20-30 pax 1 0

Coffe Break 40 pax 1 1

Para calcular la dotación de personal y organizar los turnos de trabajo en función de los
eventos programados, contaremos con:
Personal en plantilla: Dicho personal podrá optar a la realización de servicio extraordinarios
en su propio departamento o en cualquier otro dentro del hotel, siempre cuando haya sido
formado en el desempeño de las tareas. Para llevar un correcto control de las horas extras del
personal en plantilla, el Jefe del departamento solicitante rellenará el documento "Solicitud
de Servicios Extraordinarios" y lo entregará a Dirección o al departamento de RRHH para que
lo autoricen. El documento consta de un original y una copia, que una vez firmados, se queda
un ejemplar cada uno (original el jefe de dpto. solicitante y la copia la dirección o Dpto. RRHH)
Personal Externo: Hasta la llegada de las ETT, existían cuadrillas de camareros extras que
eran contratados eventualmente por los hoteles. Actualmente lo habitual es contratar los
servicios de las empresas de trabajo temporal, evitando de esta manera la continua
tramitación de altas y bajas de trabajadores en la seguridad social, y repercutiendo la
responsabilidad de la selección, coordinación y formación de dichos "extras" a la empresa
proveedora de trabajo temporal.
Para solicitar la contratación de personal externo, será necesario rellenar el documento
"Solicitud de Personal Externo", similar tanto en formato como en tramitación a la "Solicitud
de Personal Extraordinario".
Los datos que han de registrarse en ambos documentos son:

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Departamento Solicitante

- Evento concreto

- Fecha y horario del servicio

- Motivo del servicio

- Lugar del evento

- Número de Pax

- Relación nominal de empleados solicitados

- Firmas de los responsables de la solicitud y de la autorización.