EVIDENCIA No 3: SISTEMA ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

20 de octubre de 2021

DIAGNÓSTICO
La dependencia consultada actualmente corresponde al sector público y maneja la organización de
sus archivos de manera de varias formas dependiendo el tipo que documento que se produce. Por
esta razón se encuentran organizados algunos archivos de forma numérica, alfabética y mixtos;
dicha información se encuentra debidamente clasificada lo que permite el fácil acceso y consulta
de los documentos y la comprensión de la información manejada.

Actualmente dicha información no se encuentra en la ubicación física establecida por la

normatividad vigente y toda la información producida no está debidamente foliada presentando
atrasos en la foliación de algunas varias unidades documentales lo que dificulta conocer el
inventario actual de la dependencia.

Por otro lado, se trata del archivo de gestión que produce esa oficina el cual se encuentra en la
misma dependencia sin contar con la estantería adecuada para su conservación y con espacios
reducidos lo cual impide la búsqueda, manipulación y acceso a los documentos.

La persona encargada del administrar el archivo no cuenta con la idoneidad requerida para ejercer
estas labores lo cual dificulta mucho más el uso y meno adecuado de la documentación ya que
algunos documentos se encuentran con gachos de cosedora y gachos legajadores y muchas de las
unidades de conservación están deterioradas.

RECOMENDACIONES
1. Primero que todo es super importante que la empresa disponga de personal
debidamente capacitado para manejar y administrar el archivo de la empresa dada
la importancia que esto implica para la organización.
2. Actualizar y adelantar la foliación a los documentos que se encuentran atrasados
con el fin de conocer el inventario documental real, facilitar la búsqueda de la
información y el préstamo de documentos.
3. Dotar de estantería necesaria acorde a la normatividad vigente, así como un lugar
adecuado que permita la conservación de los documentos y el acceso a ellos.
4. Adecuar un lugar apropiado para el manejo del archivo de la empresa, el cual
tenga buena iluminación, ventilación, temperatura y las condiciones técnicas para
conservar los documentos.
5. Dar aplicabilidad a la ley 594 de 2000 con el fin de tener un archivo en óptimas
condiciones.