Gerencia de

Gestión de Calidad

INDUCCIÓN DOCUMENTACION DEL SISTEMA

DE LA CALIDAD
 AGENDA
Objetivos
Alcance
Conceptos Básicos
Jerarquía de la Documentación
Documentación utilizada
Procedimientos

GERENCIA DE GESTION DE LA CALIDAD

 Objetivo General

Definición, revisión, aprobación,

emisión, publicación y
distribución de la documentación
del sistema de la calidad de la
empresa
 Objetivos Específicos
Asegurar que se cumpla con los requerimientos ISO 9000 año 2008

Optimizar el sistema de la calidad

Establecer compromiso por parte de las diferentes gerencias, con el

sistema de calidad documentado

Identificar los Procesos Principales de las diferentes Gerencias

 ALCANCE

Comprende desde la documentación,

la implantación de la metodología y
lineamientos hasta el mantenimiento y
control del Sistema de la Calidad de la
Empresa
 PLAN DE EJECUCIÓN
Diagnóstico del Sistema de Calidad de cada Gerencia
Asignación y adiestramiento de los Recursos
Definición de los procesos
Elaboración de la lista de documentos
Recolección de la documentación e información
Actividades de Documentación
Revisión documentación
Emisión, publicación y distribución
 BENEFICIOS
Documentación, Implantación y Mantenimiento del Sistema de Calidad
Actualización y optimización de nuestros procesos
Incremento en la Eficiencia/ Productividad Operacional
Mejora en las comunicaciones entre Organizaciones y/o Areas de la
Empresa
Reducción de los Gastos por concepto de Re-trabajo/ Desperdicio
Control de los Registros
Adiestramiento, concientización y formación del Personal en materia
de calidad
Mejorar ante los procesos de auditorias ejecutados por el cliente y/o
terceros
 CONCEPTOS BASICOS
Plantilla
Establece el contenido para los documentos (instrucciones
de trabajo) e indica los estándares en cuanto a presentación
de: tipo y tamaño de letra, interlineado, sangría, etc.

Modelos
Establece de manera general la forma de presentación de
las Representación gráfica.
Procedimientos Operativo
CONCEPTOS BASICOS
Definen las relaciones organizacionales y técnicas necesarias para el desarrollo de nuestras actividades
de cada área están interrelacionadas ejecutadas, controladas y documentadas como Organización.

Procedimientos de Trabajo
Describe en forma objetiva los pasos a seguir requeridos para el trabajo de cada cargo, en forma
específica, entrando en detalles cada paso descrito. Estos “no regulan interfaces con otras personas ó
grupos”, para ello se utilizan los Procedimientos Operativos.

Instrucción de Trabajo
Establece en detalle la forma en que se realiza una actividad (“como” detallado). Indica paso a paso las
disposiciones técnicas o explicativas para el cumplimiento de la misma.

Listas de Verificación
Son listas detalladas de preguntas para revisar y verificar el cumplimiento de los procedimientos. Está
orientada a facilitar las labores de verificación de acuerdo a la experiencia adquirida por la empresa de
manera de garantizar que el producto esté conforme con los requerimientos de calidad. El dueño debe
describir “como” se realiza la revisión del procedimiento o del producto de ese procedimiento según el
caso.
 SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA
Sistema de Gestión CALIDAD JANTESA
de la Calidad
Descripciones de Cargos /
Políticas Internas 9Centro de Ejecución
9 Operación y 9Finanzas
Mantenimiento 9Gestión Humana
9 Procura NIVEL I MANUAL 9Gestión de la Calidad
DE LA CALIDAD
9 Ingeniería
9Ofertas
NIVEL II MANUAL ORGANIZACIÓN Y 9SSMAP
9 Construcción POLITICAS
9Tecnología de la Información
9 Comisionamiento y NIVEL III MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
arranque OPERATIVOS CORPORATIVOS 9Ventas
9 Administración de
NIVEL IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS DE OPERACIONES/PROYECTOS
Proyectos
9 Vice Presidencia IPC PT, IT, LV Gerencias
NIVEL V MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRABAJO, INSTRUCCIONES
TRABAJO Y LISTA VERIFICACION GERENCIAS CORPORATIVAS Corporativas
PT, IT, LV
Vicp Operaciones- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRABAJO, INSTRUCCIONES
NIVEL VI TRABAJO Y LISTA VERIFICACION VICEPRESIDENCIA
Vicp IPC OPERACIONES-VICEPRECIDENCIA IPC

http://srvmsapp-ccs/sites/Gerencias/Calidad/default.aspx
 DOCUMENTOS SISTEMA DE LA CALIDAD
Manual de la calidad: Enuncia las políticas de la calidad y describe el sistema

Manual organización y políticas: Describe el sistema organizativo de la empresa, las

responsabilidades y niveles de autoridad. Además enuncia las diferentes
orientaciones y directrices generales de la Empresa, expresados formalmente por el
más alto nivel de la dirección.

Manual de procedimientos operativos: Describe como las actividades de cada área

están interrelacionadas ejecutadas, controladas y documentadas

Manual de procedimientos e instrucciones de trabajo: Se definen las actividades

requeridas y el como se realizan para la ejecución de los trabajos

Manual de listas de verificación: Son listas detalladas de preguntas para revisar y

verificar el cumplimiento de los procedimientos
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE LA CALIDAD DE LA
EMPRESA
Jerarquía de la documentación sistema de la calidad de
la organización

http://srvmsapp-ccs/sites/Gerencias/Calidad/default.aspx
 DOCUMENTACION UTILIZADA
Manual de Procedimientos de la Gerencia de Gestión de
la Calidad
Procedimientos del Departamento de Normalización y
Estandarización
Plantillas para la elaboración de los Documentos del
Sistema de Gestión de la calidad
http://srvmsapp-ccs/sites/Gerencias/Calidad/Shared%20Documents/Normalizacion.aspx
 PROCEDIMIENTOS NORMALIZACIÓN Y
ESTANDARIZACIÓN
Q-C-010 PO Documentación, Presentación y Características de los
Documentos del Sistema de la Calidad
Q-C-035 PO Codificación de los documentos del sistema de la calidad
Q-C-012 PT Contenido Típico para los procedimientos operativo
Q-C-013 PT Contenido Típico para los procedimientos de trabajo
Q-C-014 PT Contenido Típico para la Instrucciones de trabajo
Q-C-015 PT Contenido típico para las listas de verificación de los
procedimientos.
Q-C-036 PO Solicitud Aprobación e Identificación de los Cambios de
documentos del SGC
 Presentación Típica de los Documentos del Sistema de la Calidad

Establecer la metodología para la presentación de los documentos típicos del

Sistema de la Calidad de la empresa. Lineamientos generales:
n Encabezado:
MANUAL DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Q – C – 001 IT 00
o Identificación:
GERENCIA: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
DEPARTAMENTO: SOPORTE TECNICO
PROCEDIMIENTO: Indica el nombre del documento

p Pie de Pagina

Q–C–001 IT 00 JANTESA, S.A. Página X de XX

Codificación de los Manuales/ Documentos del Sistema de la Calidad

Establecer la metodología a seguir para codificar e identificar la documentación

del Sistema de Calidad de la empresa de acuerdo a la estructura de la
organización. Esta estructurada por nueve (9) dígitos. La estructura de códigos
de los documentos del Sistema de la Calidad esta especificada en el Anexo 1 del
procedimiento.

X – X – XXX XX-XX

Revisión Documento: 00 al 99
Tipo de Documento: PO, PT, LV, IT
Correlativo Documento: 001 al 999
Departamento: Ej: Civil
Vicepresidencia/ Gerencia: Ej: Ingeniería
Codificación de los Manuales/ Documentos del Sistema de la Calidad
¾ Los correlativos del documento son fijados por el Dueño (Dirección/
Gerencia/ Departamento) del documento.
¾ Los documentos a los cuales va dirigido este procedimiento son los
siguientes:
PO= Procedimientos Operativos PT= Procedimientos de Trabajo
IT= Instrucciones de Trabajo LV= Listas de Verificación
¾ En aquellos casos en los cuales no este contemplado un área organizativa,
se completará ó cubrirá el espacio asignando un cero (0).
¾ Revisión del documento, Nº Consecutivo desde el 00 hasta el 99
¾ Los Formatos, formularios y formas serán codificados igual que el
procedimiento incluyendo al final de la numeración una “F” y un numero
consecutivo del 1 al 99.
¾ Los Anexos tales como flujogramas, tablas, ejemplos, etc. serán codificados
igual que el procedimiento incluyendo la palabra “Anexo” y un numero o letra
consecutiva según sea el caso.
Definición de las Características de Presentación de Documentos del
Sistema de la Calidad
Establecer el procedimiento para definir las características de
presentación de los documentos del Sistema de la Calidad de la
empresa.
¾ Tamaño del Papel
Carta
¾ Márgenes
Superior: 4 cm Inferior: 3,5 cm
Izquierdo: 3,5 cm Derecho: 2,5 cm
Encabezado: 1,25 cm Pie de Página: 1,25 cm
¾ Encabezado
Tipo de Letra: Arial 14, negritas e itálicas y alineado a la derecha.
Borde:Inferior con 2 1/4 de grosor de una línea.
Definición de las Características de Presentación de Documentos del
Sistema de la Calidad

¾ Pie de Página
Tipo de Letra: Arial 8.
Borde: Superior 1 ½ de grosor doble línea.
¾ Tipo de Letra
Arial 11 normal
¾ Párrafos
Superior: 4 cm Inferior: 3,5 cm
Izquierdo: 3,5 cm Derecho: 2,5 cm
Encabezado: 1,25 cm Pie de Página: 1,25 cm
¾ Tabuladores
Se avanza en la regleta con alineación completa y con tabulación de 2cm
para iniciar los títulos principales, secundarios y texto normal.
 Definición de las Características de Presentación de Documentos del
Sistema de la Calidad
¾ Uso de Estilos
9Texto Normal
Alineado a 2cm del margen izquierdo en bloque justificado.
Interlineado: Sencillo.
Tamaño de letra: Arial 11, normal.
El espacio antes de cada párrafo es de 0 pt. y después de cada párrafo es de 6
pt respectivamente.
9Titulo 1
Alineación de 0 cm del margen izquierdo en bloque justificado
Tamaño de letra: Arial 11, negritas y en mayúscula.
9 Subpuntos
Los Subpuntos se pueden identificar de diferentes formas: Numéricas, alfabéticas
y bullets. Su ubicación comienza a partir de los 2 cm en adelante, siempre
dejando 1 cm de espacio entre la viñeta y el párrafo. Alineado a 2 cm del margen
izquierdo en bloque justificado.
 Plantilla
MANUAL DE INSTRUCIONES DE TRABAJO
Encabezado
PROCEDIMIENTO OPERATIVO
T – N – 001 IT 00

GERENCIA: TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

DEPARTAMENTO: SOPORTE TECNICO
Identificación
PROCEDIMIENTO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
1, PROPOSITO
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
2. ALCANCE
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Cuerpo 3. DUEÑO DE LA INSTRUCCIÓN
Documento XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
4. INSTRUCCIÓN
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pie de Página T –N-001- IT 00 JANTESA, S.A. Página 1 de XX

 Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
Establecer los lineamientos guía para la preparación del contenido típico de
los procedimientos operativos.
Los procedimientos operativos definen las relaciones organizacionales y técnicas
necesarias para el desarrollo de nuestras actividades como grupo.
Los verbos utilizados se colocan en tiempo “PRESENTE” y 3ra persona, el lenguaje
debe ser adecuado con la(s) persona(as) que utiliza(n) el procedimiento y
especificar los insumos requeridos para realizar el trabajo.
El procedimiento define en forma objetiva los pasos requeridos en la definición de
las interrelaciones que realizan los individuos con responsabilidades asignadas en el
proceso que se están desarrollando.
El procedimiento debe hacer referencia al tipo de recursos requeridos para realizar
el procedimiento. Llevar una secuencia lógica, evitando pasos que no tienen un
producto definido ó usuario del mismo.
El procedimiento no debe “suponer” el tipo de actividad que es desarrollada por
cada persona, sino debe verificar cual es la acción que realmente efectúa en cada
paso del proceso.
 Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
Cuerpo Procedimiento Operativo
1. PROPÓSITO: Indica para qué es utilizado el procedimiento..
2. ALCANCE: Indica desde y hasta o campo de acción donde es aplicable,
definiendo así los limites.
3. DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO: Indica el(los) responsable(s) de documentar,
implantar y mantener al día el procedimiento dentro del sistema.
4. PROGRAMACIÓN: Indica cuando y con que frecuencia se utiliza el
procedimiento.
5. PROCEDIMIENTO: Describe en forma objetiva las actividades requeridas para
el trabajo de cada cargo, en forma especifica, sin entrar en detalles extensos del
“como” de cada paso descrito. “Estos regulan interfaces con otras personas ó
grupos.
6. REGISTROS: Indica en que forma se deja evidencia objetiva del cumplimiento
del procedimiento, señala el cargo de la persona responsable de tomar,
documentar y mantener el registro de manera que sea de fácil acceso cuando
sea requerido. Debe establecer el lugar donde es conservado el registro, tiempo
de permanencia y si es necesario el formato físico o electrónico.
 Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
Cuerpo Procedimiento Operativo
7. CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD: Los requerimientos mínimos de
aceptación (cualitativos o cuantitativos), para el producto, proceso o sistema
a generar, y si los mismos están conformes con los estándares
preestablecidos.
8. MONITOREO: Indica la forma en que se verifica la correcta utilización del
procedimiento Indica quien es la persona autorizada para vigilar el
cumplimiento del mismo.
9. DOCUMENTOS CONEXOS: Indica los documentos anexos y de referencia
que nos relacionan con el procedimiento, como normas, documentos de un
proceso relacionado. Al hacer la referencia sólo se indica el número del
documento sin acotar revisión. En caso de formatos estos deben llevar su
instructivo de llenado.
 Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
Cuerpo Procedimiento Operativo
10. DIAGRAMA DE PROCESOS: Es una visión esquemática de la
finalidad del procedimiento. Este siempre debe estar en todo
procedimiento

Insumos Proceso Producto

Son elementos de Son las actividades Resultado de un

entrada utilizado en el relacionadas o que interactúan proceso, tales
proceso productivo para coordinadamente para como: servicio,
transformarse y formar trasformar los elementos de software, hardware
parte en el producto entrada o insumos en un o materiales
elemento de salida o producto procesados

11. GLOSARIO: Las definiciones correctas de conceptos utilizados que

estén sujetos a distintas interpretaciones
 Contenido Típico para los Procedimientos Operativos

Cuerpo Procedimiento Operativo

12. NIVEL DE APROBACIÓN : Debe tener los espacios requeridos para
indicar quien, elabora, quien revisa y quien aprueba. La firma de los
mismos y fecha de aprobación.

12. NIVEL DE APROBACION

Elaborado Revisado Aprobado
Nombre Daniel Hernández Orlando Giraldo Efrain Maris
Cargo Ingeniero Diseño Jefe Dpto. Gerente Ingeniería
Mecánica Equipos
Fecha
Firma
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos Operativos

Proporcionar los lineamientos y

Definir los aspectos herramientas para el control y
Establecer un Procedimiento para la elaboración
ambientales que deben ser seguimiento de desviaciones que
del Plan Anual de Adiestramiento del personal de
PROPÓSITO considerados en el se presenten en la implantación del
JANTESA, S.A. de acuerdo a los lineamientos
desarrollo de la ingeniería Sistema Gerencial de Seguridad,
generales de la Empresa.
del proyecto. Salud, Ambiente y Protección
durante la ejecución de Proyectos.

Comprende la ejecución del conjunto de

actividades, completación de pruebas y
Este procedimiento procedimientos, firma de certificados y elaboración Comprende la definición de las
comprende desde la de toda la documentación necesaria para efectuar partidas de descripción de su
preparación del programa la transferencia de responsabilidad de las alcance, las formas de pago y su
de permisos del proyecto instalaciones del proyecto por parte de la Gerencia codificación; desde la
ALCANCE
hasta el diseño de las de Construcción en el cuidado, custodia y control conceptualización de las mismas
instalaciones de protección de las instalaciones a la Gerencia de en etapa de pre-ingeniería u oferta,
y control ambiental en los Comisionamiento y Arranque de acuerdo al hasta el cierre de los Subcontratos
proyectos. contrato, normas y especificaciones del proyecto, a en etapa de construcción.
fin de permitir el inicio de una forma segura de las
actividades de Pre-comisionamiento Operacional.
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
El Gerente de Ingeniería El Gerente de Gestión de la Calidad es
El Gerente de Seguridad, Salud y
Funcional es el responsable responsable de la aprobación,
Ambiente es responsable por la
de la preparación y implantación y mantenimiento del
preparación, documentación y
documentación de este procedimiento.
actualización de este
procedimiento. El Jefe del Departamento de
procedimiento
El Gerente del Proyecto es el Normalización y Estandarización es
El Representante de Seguridad,
responsable de la responsable de la preparación,
DUEÑO DEL Salud y Ambiente del proyecto es
implantación y mantenimiento implantación y seguimiento de este
PROCEDIMIENTO el responsable por la aplicación y
de este procedimiento en el procedimiento
seguimiento de este
proyecto. Este procedimiento será utilizado por todo
procedimiento en sitio, así como
El Coordinador / Gerente de el personal con responsabilidades de
de la oportuna información de la
Ingeniería y los Lideres de elaboración de la documentación o
detección y seguimiento de las
Disciplina de cada proyecto ensamblar manuales. Todo el personal de
desviaciones a los Gerentes y
son los responsables de su la Empresa debe conocer y cumplir con
Supervisores de disciplina
utilización y seguimiento. los lineamientos de este procedimiento
Este procedimiento es utilizado
anualmente, una vez que se haya
Este procedimiento se aplica
recopilado toda la información arrojada
Esté procedimiento es desde el inicio hasta el cierre del
por la evaluación de alineación y
utilizado al inicio del proyecto proyecto, cada vez que se
PROGRAMACIÓN desempeño del personal relativo a
una vez realizada la reunión detecte una variación en el
adiestramiento, de acuerdo a los
de arranque. presupuesto o alcance del
requerimientos de la Empresa. Se realiza
contrato.
una revisión trimestral de esta
programación.
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos Operativos

El Jefe de Planificación de Gestión Estos registros son llevados por el

Este registro es Humana conserva en el Departamento, Coordinador de Almacén en el
conservado por el líder en todo el material de la evaluación del Almacén del Proyecto para los
el archivo de la disciplina personal de la empresa durante un año. efectos de identificar los materiales
en físico hasta el final de la El Jefe de Planificación de Gestión físicamente como también se
REGISTROS
ingeniería y remitido Humana y el Analista de Gestión registran en el sistema cada
posterior mente al Humana serán los responsables de la movimiento que pueda afectar el
supervisor de control de información y podrán acceder al sistema material en su permanencia en el
documentos del Proyecto. cuando sea requerido para elaborar almacén durante la ejecución de la
informes. obra
Las Disciplinas deben Todas las actividades relacionadas
emitir los documentos o con el almacenamiento de materiales
planos en el formato y equipos deben de estar
aprobado, con las supervisadas por el Coordinador de
Todos los certificados de adiestramiento
características establecidas Control de Materiales del almacén
CARACTERISTICAS entregados por el representante
por este procedimiento y del proyecto y además debe velar
DE CALIDAD autorizado de Gestión Humana tienen
con los lineamientos porque todos los documentos
que estar firmados por el facilitador
dictados por la Gerencia asociados a los materiales y equipos
del Proyecto, a fin de almacenados se mantengan
cumplir con los requisitos clasificados en sus respectivos
contractuales o del Cliente. expediente
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos Operativos
El monitoreo se hace
acuerdo con el programa
MONITOREO vigilancias y auditorias.
Coordinador de Calidad
responsable de su ejecución.
Un representante de la Gerencia de
La Gerencia Corporativa Seguridad,
Ingeniería previamente autorizado y
Salud, Ambiente y Protección
de entrenado en este proceso, verificará
auditará las instalaciones
de por lo menos una vez, el
temporales trimestralmente.
El cumplimiento de este procedimiento.
Las inspecciones de Seguridad se
es El seguimiento de la implantación de
realizarán semanalmente para
este procedimiento será efectuado
garantizar la seguridad y las
por el Coordinador de Calidad
condiciones sanitarias requeridas.
asignado al Proyecto.

DIAGRAMA DE PROCESOS

Insumos Proceso Producto

Identificación de la
actividad ó proceso Procedimiento emitido y
Definición de insumos y Elaboración del Copia electrónica del
productos PO, PT, IT, LV, documento
Procedimientos de
referencia
 Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo
Establecer los lineamientos guía para la preparación del contenido típico
de los procedimientos de trabajo.

El procedimiento debe definir el producto final de cada tarea realizada,

debe haber una secuencia lógica, evitando pasos que no tienen
producto definido ó están sin usuario. A la vez establecer los criterios
de aceptación de esos productos.
El procedimiento debe hacer referencias a instrucciones de trabajo
para explicar “como” se hace específicamente cada tarea, cuando
sea conveniente por lo extenso de su contenido.
El procedimiento debe hacer referencia al tipo de recursos requeridos
para realizar el trabajo, a las medidas de seguridad que deben ser
tomadas en cada caso que se requieran.
 Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo
Cuerpo Procedimiento de trabajo
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DUEÑO DEL PROCEDIMIENTO
4. PROGRAMACIÓN
5. PROCEDIMIENTO
6. REGISTROS
7. CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD
8. MONITOREO
9. DOCUMENTOS CONEXOS
10. DIAGRAMA DE PROCESOS
11. GLOSARIO
12. NIVEL DE APROBACIÓN
Nota: Aplican los mismo criterios de los procedimientos operativos
Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo
Establecer un
Establecer la forma de procedimiento para la Informar al personal del
proceder para la preparación del departamento de automatización y
PROPÓSITO
recopilación de información Estudio de soporte los pasos a seguir para la
necesaria para proyectos. Restauración instalación de Software.
Ambiental
Comprende la definición de la
metodología a seguir para elaborar
el documento de Soplados de
Comprende desde la
Tuberías a partir de la recopilación
Este procedimiento recopilación de la
de la información suministrada en
comprende desde la información base
el paquete de diseño que incluye
ALCANCE identificación del tipo de necesaria para el
los Diagramas de Tuberías e
información a levantar desarrollo del estudio
Instrumentación (DTI’s). El
hasta su archivo. hasta la emisión del
procedimiento es flexible y se
informe
deberá adaptar a las
características del contrato del
proyecto en que será aplicado.
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo
El Gerente de Gestión de la Calidad
El Jefe del Departamento es el
es responsable de la aprobación,
responsable de la elaboración, Gerentes del proyecto son
implantación y mantenimiento del
documentación, implantación y responsables de asegurar los
procedimiento.
mantenimiento del recursos requeridos para la
El Jefe del Departamento de
procedimiento dentro del implementación de este
Normalización y Estandarización es
sistema de calidad de la procedimiento.
responsable de la preparación,
empresa. Gerentes, Superintendentes y
documentación, implantación y
DUEÑO DEL El Líder es el responsable de su Supervisores son responsables de
seguimiento de este procedimiento.
PROCEDIMIENTO utilización y seguimiento durante suministrar los equipos de
Este procedimiento será utilizado
la ejecución de proyectos. protección personal apropiados al
por todo el personal con
En caso de presentarse una personal bajo su supervisión.
responsabilidades de elaboración
desviación o variación, el Líder Los empleados de JANTESA son
y/o actualización de la
la documenta y notifica responsables por el uso apropiado
documentación. Todo el personal de
inmediatamente al Jefe de de los equipos de protección
la Empresa debe conocer y cumplir
Departamento para que proceda personal asignados.
con los lineamientos de este
a su aprobación.
procedimiento.

Este procedimiento se aplica desde

Este procedimiento se utiliza Este procedimiento es utilizado el inicio hasta el cierre del proyecto,
PROGRAMACIÓN cuando se recopila información durante la ejecución de la ingeniería cada vez que se detecte una
existente para proyectos. básica o detalle variación en el presupuesto o
alcance del contrato
 Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo
El responsable por la planificación del
proyecto conserva en su archivo una
Control de Documentos copia de los programas originales y de
Este registro es conservado por el mantiene el original en físico los programas elaborados bajo este
líder en el archivo de la disciplina y en formato electrónico de procedimiento durante el tiempo que
hasta el final de la ingeniería y cada emisión hasta el final del dure el proyecto, y una vez completado
REGISTROS
remitido posterior mente al proyecto el mismo, éste guarda una copia dura
supervisor de control de El Líder mantiene copia dura de los archivos y una copia en
documentos. de cada emisión hasta el electrónico, a cual es enviada al
cierre de la disciplina Controlador de Documentos del
Proyecto, para ser incluidos, al cierre
del archivo central del proyecto.

La información empleada
El Líder conserva la información como soporte en la
recopilada hasta el cierre de la elaboración del documento Para los efectos de este procedimiento
disciplina. debe ser avalada por el líder se requiere que para cada contratista
El Jefe del Departamento revisa y de la disciplina incluido en el Registro de Contratistas,
CARACTERISTICAS
evalúa la necesidad de conservar o Las no conformidades exista un expediente donde se
DE CALIDAD no la información recopilada. Sí lo detectadas en las encuentre la evaluación y encuestas o
considera pertinente, será verificaciones deben ser cuestionarios realizados, con la
conservada en formato electrónico indicadas en los documentos, respectiva documentación de soporte.
y/o digital por el CID. para que sean resueltas en la
siguiente emisión
Ejemplos Contenido Típico para los Procedimientos de Trabajo

El Analista de Gestión Humana y el Jefe de

Planificación de Gestión Humana verifican
Durante la ejecución del
constantemente la actualización de los
proyecto, el líder de la La verificación se hace de
archivos y el completo cumplimiento de todas
disciplina verificará que acuerdo al programa de
las fases del procedimiento de trabajo
este procedimiento se vigilancias y auditorias que se
MONITOREO La verificación se hace de acuerdo al
esté aplicando para la establezca, por un representante
programa de auditorias y vigilancias que se
elaboración de la Hoja de autorizado por el Gerente de
establezca en la Gerencia de Gestión de la
Datos para Equipos Gestión de la Calidad.
Calidad. El Gerente de Gestión de la Calidad
Rotativos
o su designado es el responsable de su
ejecución
 Contenido Típico para las Instrucciones de trabajo
Establecer los lineamentos guía para la preparación del contenido
estándar de las instrucciones de trabajo
Documento de referencia de un procedimiento que establece en detalle
la forma en que se realiza una actividad (“como” detallado). Es
utilizado cuando la realización de uno de los pasos del procedimiento
requiere de una explicación muy larga y esta a su vez pudiera
desorientar al usuario del procedimiento sobre el propósito del mismo.
El número consecutivo de cada instrucción de trabajo esta relacionado
con el procedimiento de trabajo correspondiente.
La instrucción de trabajo indica cuando sea posible ejemplos que
faciliten su interpretación.
Se recomienda incorporar al sistema de calidad las tablas dinámicas y
hojas de cálculos para facilitar sus labores.
 Contenido Típico para las Instrucciones de Trabajo

Cuerpo instrucción de trabajo

1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DUEÑO DE LA INSTRUCCIÓN
4. INSTRUCCIÓN
5. NIVEL DE APROBACIÓN

Nota: Aplican los mismo criterios de los procedimientos operativos

Ejemplos Contenido Típico para la Instrucciones de Trabajo
Establecer los lineamientos a seguir para la
Establecer el instructivo para realizar el
elaboración de Diagramas de Flujo para cada
PROPÓSITO Cálculo y diseño de Estructuras
Procedimiento según su necesidad, a fin de
Metálicas.
visualizar la secuencia que sigue el mismo.

Comprende las especificaciones que

rigen para el cálculo de diseño de Esta instrucción comprende desde la
estructuras metálicas identificación de la información a utilizar hasta la
ALCANCE
preparación del capítulo Caracterización
Este instructivo será el fundamento de Ambiental que forma parte del EIAySC
los criterios de diseño de cada proyecto.

El Jefe funcional del Departamento Civil

será el responsable de la
documentación, implantación y
mantenimiento al día de este instructivo
DUEÑO DE LA
dentro del sistema de calidad de la
INSTRUCCIÓN
Empresa.
El Líder de Disciplina de cada proyecto
será el responsable de su utilización y
seguimiento.
El Jefe del Departamento es el responsable de
la elaboración, documentación, implantación y
mantenimiento de la instrucción dentro del
sistema de calidad de la Empresa
El Analista es el responsable de su paliación,
seguimiento y análisis y deberán documentar
cualquier información requerida
 Ejemplos Contenido Típico para la Instrucciones de Trabajo
Informar al personal del departamento de
PROPÓSITO Soporte Técnico los pasos a seguir para
la desincorporación del Monitor.
Este procedimiento será aplicado a todo
el personal existente dentro de la
organización que necesite la cambio de
ALCANCE
Impresora. Comprende desde la solicitud
de cambio hasta la instalación del nuevo
equipo.
El Jefe del Departamento de Soporte
DUEÑO DE LA Técnico será el responsable de la
INSTRUCCIÓN documentación, implementación
mantenimiento al día de este instructivo.
Describir el proceso de pago de obligaciones a
terceros de la empresa de acuerdo al flujo de
caja de la empresa.
Describe el proceso desde la creación de la
propuesta de pago, hasta su ejecución y
generación de los pagos programados y su
contabilización
El Jefe de la Unidad de Cuentas Personales es
el encargado de la documentación e
implantación de esta instrucción.
y El Asistente Administrativo será el responsable
de su utilización y seguimiento dentro del
sistema.
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos
Establecer los lineamentos guía para la preparación del contenido estándar de
las listas de verificación
En la parte correspondiente a LISTA DE VERIFICACION el dueño debe describir
“como” se realiza la revisión del procedimiento o del producto de ese procedimiento
según el caso.
La lista de verificación está orientada a facilitar las labores de verificación de acuerdo
a la experiencia adquirida por la empresa de manera de garantizar que el producto,
documento de diseño, planos, etc. estén conformes con los requerimientos de
calidad.
El cuerpo de la lista se debe colocar en el documento como un anexo del mismo de
forma tal que permita utilizarla sin necesidad de fotocopiar todo el documento, el
cuerpo se conforma por una lista o un informe correspondiente que es utilizado
como evidencia objetiva del cumplimiento de los lineamientos establecidos, por lo
que debe estar firmada y fechada por las personas responsable de vigilar o
monitorear cada procedimiento (ejecutor responsable y el líder disciplina).
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos
La lista es el principal medio para que el dueño de cada procedimiento
monitoree su aplicación y efectividad, como medio para detectar puntos
débiles o deficiencias que puede originar acciones correctivas necesarias
para mejorar la efectividad del sistema documentado.
La lista de verificación debe ser aplicadas y firmada por el ingeniero de
diseño que elabora el producto, culminada la etapa de ejecución (emisión)
en que se encuentra el mismo. Luego el líder de disciplina revisa
nuevamente el producto contra la lista de verificación y finalmente la firma
como señal de conformidad y aprobación.
Identificar en las listas de verificación la fase de la Ingeniería (Conceptual,
Básica o de Detalle) a la cual se le esta aplicando la misma.
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos

Cuerpo Lista de Verificación

1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DUEÑO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN
4. DOCUMENTOS CONEXOS
5. LISTA DE VERIFICACIÓN
6. NIVEL DE APROBACIÓN

Nota: Aplican los mismo criterios de los procedimientos operativos

 Ejemplos Contenido Típico para las Listas de Verificación
Establecer una guía para verificar Establecer la manera de verificar Establecer la lista de verificación
el cumplimiento del procedimiento la estructura, registros, y demás para ejecutar, documentar y
PROPÓSITO
de trabajo para el Estudio de soportes que conforman el concluir las auditorias externas de
Restauración Ambiental. Expediente de Personal. la calidad del proyecto

Esta lista de verificación aplica Este documento se utiliza durante

Esta Lista de Verificación aplica al para todas las etapas del los procesos de entrevistas,
ALCANCE Estudio de Restauración procedimiento las cuales abarcan recolección de evidencias y
Ambiental. desde el ingreso hasta el egreso observaciones de las auditorias del
de personal. sistema de la calidad.

El jefe del Departamento es el El Gerente de Gestión de la

responsable de la elaboración, Calidad es el responsable de la
documentación, implantación y El Jefe de Planificación de aprobación, implantación y
mantenimiento de la lista dentro Gestión Humana será el mantenimiento de este
del sistema de calidad de la responsable de la documentación, procedimiento dentro del Sistema
empresa. implantación y mantenimiento de de Gestión de la Calidad.
DUEÑO DE LA El Líder es el responsable de su la lista dentro del Sistema de El Jefe del Departamento de
LISTA DE utilización y seguimiento durante Calidad de la empresa. Vigilancias y Auditorías es
VERIFICACIÓN la ejecución del proyecto. El Asistente Administrativo del responsable de la documentación,
En caso de presentarse una departamento de Planificación de aplicación y seguimiento de este
desviación o variación, el Líder la Gestión Humana será el documento
documenta y notifica responsable de su análisis y El Coordinador de Gestión de la
inmediatamente al Jefe del seguimiento Calidad del Proyecto es el
Departamento para que proceda responsable de la utilización de
a su aprobación. este documento en el proyecto
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos
Identifica, que producto
es, a que disciplina Encargado de elaborar el TITULO, encabeza la lista ,
pertenece y número producto, documento de identifica disciplina y producto
correlativo dentro de la diseño, planos, etc. y
disciplina y proyecto pasar la lista al producto

LISTA DE VERIFICACION
Ingeniero
encargado DOCUMENTO NO: / / /
de la
disciplina en
RESPONSABLE: / / /
el producto LÍDER DE DISCIPLINA: / / /
en cuestión.
ITM PUNTO A VERIFICAR 1 2 3 4
SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA

Fecha en 1 Cumple los XXXX

la cual se
hace la
revisión

Fecha Rev Emis Elaborado por: Firma: Observaciones:

Aprobador por: Firma:

Indica la revisión con la que Indica la emisión con la

el producto saldrá en la que el producto saldrá en
copia maestra la copia maestra
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos
“SI” asegura que el ítem en cuestión
NO” indica un incumplimiento del ítem Espacios destinados
cumple con las condiciones establecidas
y deberá verificarse en el producto en para colocar el nombre
y esta conforme con los requerimientos
emisiones posteriores correspondiente al
normativos nacionales o internacionales
momento del chequeo
y/o bases y criterios de diseño.

LISTA DE VERIFICACION
DOCUMENTO NO: / / /
RESPONSABLE: / / /
Puntos a
verificar de la LÍDER DE DISCIPLINA: / / /
lista. Existe un
renglón por
ITM PUNTO A VERIFICAR 1 2 3 4
cada una de las SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA
cuatro
verificaciones 1 Cumple los XXXX

Fecha Rev Emis Elaborado por: Firma: Observaciones:

Aprobador por: Firma:

Nombre y Firma del líder Nombre y Firma de la

de disciplina aprobando persona que pasa la lista
 Contenido Típico para las
Listas de Verificación de los Procedimientos
“N/A” (No Aplica) indica que el ítem en cuestión no es Se refiere a la cantidad de veces que puede ser
tomado en cuenta dentro del producto, es decir no es chequeado un producto. Cada lista debe tener por lo
parte del alcance. menos cuatro espacios para poder obtener un histórico
del comportamiento del producto .

LISTA DE VERIFICACION
DOCUMENTO NO: / / /
RESPONSABLE: / / /
LÍDER DE DISCIPLINA: / / /
ITM PUNTO A VERIFICAR 1 2 3 4
SI NO NA SI NO NA SI NO NA SI NO NA

1 Cumple los XXXX

Fecha Rev Emis Elaborado por: Firma: Observaciones:

Aprobador por: Firma:

Espacio dedicado para hacer

cualquier observación ó acotación
referente al documento
 CONTENIDO TÍPICO PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

Establecer los lineamientos a seguir para la elaboración de Diagramas de

Flujo correspondientes a cada Procedimiento.

Se utilizan para visualizar de una manera gráfica y de fácil

entendimiento la continuidad de un procedimiento en específico,
según su necesidad.
Se deben identificar a los responsables de cada actividad, éstas
serán descritas a través de símbolos que se unen mediante líneas
de acción mostrando claramente el flujo del procedimiento.
 SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

Inicio/ Fin Terminal: Ovalo que identifica el principio y final de un proceso, según la palabra dentro
del símbolo terminal (Inicio y/ Final) / Letra Arial, Tamaño 6 Pts.
Decisión: Rombo que señala un punto en el proceso en el que hay que tomar una
decisión, este se puede ramificar en dos o más vías según la pregunta (decisión)
formulada. Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta (Si-No, Cierto-Falso) /
Letra Arial, Tamaño 6 Pts.
Actividad: Rectángulo que designa una actividad operativa dentro del proceso. En este
se debe incluir una breve descripción de cada actividad y el código del procedimiento (si
aplica) en el Sistema de Calidad de la Empresa/ Letra Arial, Tamaño 6 Pts.
Transacción SAP: Hexágono que designa una tarea dentro del Sistema SAP R/3. En
este se debe incluir el nombre de la transacción según los BPP y el código de la misma/
Letra Arial, Tamaño 6 Pts.

Documento: Figura que representa un documento generado por el proceso, y es donde

se almacena información relativa a él/ Letra Arial, Tamaño 6 Pts.

Multidocumentos: Original y copias, donde el Original se Identifica a partir del número

cero (0).
 SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO
Línea de Flujo: Flecha que representa una vía del proceso, que conecta elementos
del proceso. La punta de la flecha sobre la línea de flujo indica la dirección del flujo
del proceso. Se utilizan solo flechas horizontales y verticales, no inclinadas.
Conectores: El Pentágono indica la continuidad del diagrama de flujo. Se utiliza
1 cuando abarca dos o más hojas y se desea hacer referencia a una actividad anterior
o posterior a la que se esta describiendo. Se utiliza un número dentro del conector.
El Círculo indica cuando una actividad esta relativamente lejos de ella y no se desea
utilizar una Línea de Flujo. Se utiliza una letra mayúscula dentro del círculo conector
A
iniciándose desde la A a la Z.
Por cada círculo/Pentágono conector que sale de alguna actividad, deberá haber
cuando menos otro conector que entre (llegue) a alguna otra actividad (los dos o
más conectores relacionados deben tener las mismas letras/Números de referencia)
/ Letra Arial, Tamaño 8 Pts.
Almacenamiento: Indica el almacenamiento de un documento determinado, se
T debe señalar si el mismo será archivado temporal colocando la letra “T” dentro del
símbolo, ó puede señalar si es almacenamiento permanente colocando la letra “P”.
 CONTENIDO TÍPICO PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO.

DIAGRAMA DE PROCESOS [Gerencia/Departamento]

X-X-001-XX-00
MODELO DE DIAGRAMA DE FLUJO
[RESPONSABLE 1] [RESPONSABLE 2] [RESPONSABLE 3] [RESPONSABLE 4] [RESPONSABLE 5]

Inicio Documento 1 A

Acción 1
Acción 2 Acción 3

Documento 1
A
FIN

X-X -001 X-00 JANTESA, S.A Página 1 de 2

 INSTRUCTIVOS DE LLENADO
Se utiliza para identificar la forma como será llenado un formato en
específico generado en cada procedimiento.
El formato debe llevar un número de referencia en cada campo y
éstos serán descritos en el Instructivo de Llenado indicando también
la persona que debe llenar cada campo respectivamente.
Cada instructivo debe estar identificado con el mismo código del
formato respectivo, incluyendo su última revisión.
Plantilla para Instructivo de Llenado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
FORMATO Q-C-001PO-00-F1
N° DESCRIPCION LLENADO POR:
REFERENCIA
1 [Sobrescriba en este espacio cada uno de las [Sobrescriba en
instrucciones asociadas a los campos del formato este espacio el
en forma lógica, según el número de referencia]. cargo del
responsable de
llenar el campo
asociado]
2 [Repita la operación de descripción del campo] [Repita la
operación de
descripción del
siguiente
responsable]
3
4
5
6

Q-C-001PO-00-F1 JANTESA, S.A. Página 1 de XX

 Solicitud Aprobación e Identificación de los
Cambios de documentos del SGC
Establecer una metodología a seguir para identificar los cambios y
declarar el motivo de los mismos en los procedimientos del Sistema
de la Calidad

Los cambios en los procedimientos deben ser solicitados al dueño

del Procedimiento mediante una comunicación, explicando los
motivos por el cual se debe (n) realizar el (los) mismo (s).
Al finalizar la realización de los cambios en el Procedimiento se
debe llenar el formato Q-C-036PO-F1 “Cambio en el Documento”
para dejar constancia del dicha actualización.
 Solicitud Aprobación e Identificación de los
Cambios de documentos del SGC
Para el control de cambios en los documentos del Sistema de la Calidad
que se han actualizado. Se utilizará el resaltador Gris para identificar los
cambios realizados en los mismos.
El gris que se recomienda es el utilizado en el botón de resaltar de la
barra de formato en un “Gris 25%
 RECEPCION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Entregar los documentos nuevos y/o modificados del Sistema de la

Calidad al Centro de Información y Documentación CID

Centro de Información y Documentación CID recibe y verifica los

documentos junto con el Formato Q-I-012 PO-F1 “Planilla de
Recepción de Documentos-Sistema de la Calidad”
CID verifica con la Lista de Verificación Q-I-007LV “Recepción
de Documentos-Sistema de la Calidad”, si el documento cumple
los lineamientos establecidos por el Sistema de la Calidad.
 PROCEDIMIENTOS

Procedimiento de Documentación,
Revisión, Aprobación y Emisión
 Procedimiento de Documentación, Revisión,
Aprobación y Emisión
Gerencias/ Responsable/ Personal
Jefes Gerencia de Involucrado
Calidad en el Proceso
Departamentos

Inicio
Documentar/ actualizar un proceso
Nota: En Caso de Ser Actualización
Verifica continúa Según Q-C-036PO
disponibilidad de D
asignar un
Responsable Elabora Lista de
A Seguimiento del SGC B
Adiestra y transmite del área asignada Emiten
políticas de Comentarios al
estandarización Documento
Borrador de Lista
de Seguimiento

A Recopila información
en copia dura y
NO electrónica
¿Valida Lista
B
de Seguimiento?
Elabora/ Actualiza
SI proceso según
políticas
Lista de
Seguimiento Borrador de
Final Documento

C C

Revisa e Incluye
Circula Borrador para comentarios
Comentarios

Gestión de Firmas
D según Matriz

1
Procedimiento de Documentación, Revisión, Aprobación y Emisión
Gerencias/ Normalizador/ Personal
Jefes Gerencia de Involucrado
Calidad Analista O y P
Departamentos en el Proceso

Documento Final
Copia dura y 1
Electrónica
CID Revisa documento
y chequea con lista de
Verificación

¿Cumple con NO
requisitos de
Calidad?

SI

Toma acciones de
Jefe de Dpto. de inclusión de comentarios
Normalización revisa según estándares
el Documento

¿Cumple con NO
requisitos de
Calidad?

SI

Gerente de Gestión de
la Calidad revisa el
Documento

Fin
 REVISIÓN SEGÚN SISTEMA DE CÓDIGO DE COLORES
Se utiliza para la revisión, corrección e incorporación de comentarios en
los documentos del Sistema de la Calidad.

Color Objetivo Descripción

Este color se usa una vez vaciada la
información requerida en el documento, la
Para resaltar lo revisado y cual se chequea y comprueba que fue
Amarillo
está correcto revisada y está correcta. Resaltando el
elemento escrito sobre la copia del
documento en cuestión.
Este color se usa sobremarcando los
Para indicar borrar o
Verde elementos escritos que se tengan que
eliminar
eliminar o borrar.
Este color se usa para escribir, agregar o
Rojo Para indicar agregar modificar cualquier elemento escrito o por
escribir en el documento.
 REVISIÓN SEGÚN SISTEMA DE CÓDIGO DE COLORES
Se utiliza para la revisión, corrección e incorporación de comentarios en
los documentos del Sistema de la Calidad.
Color Objetivo Descripción
Este color se utiliza para escribir sobre la
copia del documento generado, cualquier
Para indicar comentarios
Azul comentario que pueda clarificar o indicar
(Aclaratorios)
una acción o planteamiento del o hacia el
usuario.
Este color se utiliza para chequear que la
corrección indicada en rojo o en verde fue
ejecutada, a tales efectos el chequeador
encierra en una marca con lápiz marrón el
Para controlar
Marrón elemento que ha tenido que borrar o
correcciones Incorporadas
agregar, garantizándose así el control de
calidad interno que debe aplicar a la
incorporación de comentarios en cada
producto.
Procedimiento de Documentación, Revisión, Aprobación y Emisión
En caso que se requiera insertar una ruta de menú para el ingreso a una
tarea de un sistema o aplicación (Windows, SAP, VPRM, etc.), este se debe
incluir en letra cursiva, donde la ruta de seguimiento del menú se
documenta tal como se muestra: ruta 1> ruta 2> ruta 3.
El número consecutivo es asignado a una lista maestra de procedimientos
de cada área, elaborada por cada gerente, supervisor ó jefe de
departamento.
Todos los documentos se deben firmar y fechar en forma manuscrita.
Todos los documentos conexos (anexos y de referencia) que se relacionan
con el documento sólo se indican el código del documento en negritas sin
incluir la revisión, seguido el titulo entre comillas sin negritas
Todo documento deberá ser entregado al CID en copia física (debidamente
aprobado) y su archivo electrónico (nativo).
Los archivos electrónicos de los documentos se denominarán de la misma
forma en que están codificados incluyendo su revisión.
Presentación
Preguntas de cada punto tratado
Acuerdos
Compromisos