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Unidad Temática 5

Elementos: Formularios y
comprobantes

Sistemas Contables Guía de Clases 2023 – Unidad 05


CONTENIDO

1) Formularios. Concepto. Ventajas de la estandarización de


la información. Cuestiones a tener en cuenta en su diseño.
2) Comprobantes. Concepto. Función legal y contable.
Clases de comprobantes: clasificación y contenido.
Circuitos de comprobantes. Normativa vigente: aspectos
formales; plazos de conservación. Comprobantes no
estandarizados. La informática, el formulario y los
comprobantes. Nuevos Escenarios.
3) Sistemas de Archivos. Clases de archivo. Importancia.
Archivo y tecnología.
4) Minutas contables. Concepto y función. Necesidad e
importancia. . Partes y contenidos mínimos. Ejemplos
Integración de subsistemas contables y el Sistema
Contabilidad General. Sistemas PED y minutas contables

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Formularios
Documento impreso o digital en el cual
se dejan espacios en blanco, los cuales serán
rellenados con datos que reflejan operaciones
objetivamente medibles en forma posterior.
Un formulario es:
a) una hoja de papel o un archivo digital

b) con diseño y formas predeterminadas:


Empresa – Normas legales/impositivas

c) Pre-impreso. Pre numerados en


algunos casos.
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Formularios

Pueden ser:
a) Originados en el ente y completados
por un tercero.

b) Originados y manejados
exclusivamente en el ente.

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Características de los Formularios
(que deben tener)

a) Sencillez en su diseño
b) El diseño de cada uno debe responder a un
procedimiento especifico
c) Las copias deben ser hechas únicamente para
los sectores que manejen esa información
contenida en ellos
d) Si están pre numerados facilitan el control
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Diseño normalizado de Formularios (1)
Significara cumplir DOS pasos:
I - Designar el Encargado del diseño de los formularios.
¿Quien?: DEBE CONOCER la organización - Las necesidad
de información - Debe tener conocimientos básicos de:
diseño - formas - impresión
II – Confeccionar el Manual de Formularios que contenga:
Circuito de circulación física del comprobante. RUTINA.
Conjunto de INSTRUCCIONES (hecho, cuándo, cómo,
dónde, quién, cantidad y destino de las copias).
Pautas a tener en cuenta para el diseño.
a) Nombre del formulario.
b) Información que se desea comunicar. Cualitativa y
cuantitativa.
c) Estética del formulario: Tamaño, color, tipo de
papel. 6

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Diseño normalizado de Formularios (2)

Vías de comunicación: Escrito – electrónico.


Quién y dónde lo completará. Asignación de
responsabilidades – Periodicidad.
Receptor de la información: tercero, el propio
ente.
Tipos de operaciones que realiza el ente.
Control a implementar. Control de participación
Tipos de archivo.
CONCLUIMOS: Un diseño normalizado de
formularios implica: que EXISTE un
encargado responsable - Que existe un
Manual de Formularios que contiene todas
las instrucciones de uso
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Manual de Formularios
(contenido)
Detalla la RUTINA

SISTEMA DE MANUAL DE
FORMULARIOS
FORMULARIOS

Conjunto de INSTRUCCIONES

Qué hechos económicos para cada formulario.


Cómo y Cuándo debe confeccionarse.
Quién debe confeccionarlo,
Cantidad de copias y destino.
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Ventajas de su estandarización

Para un Se utiliza un
Igual calidad y
determinado mismo diseño
cantidad de
tipo de y tipo de
datos
operación formulario

Uniformidad de la
información

Para operaciones repetitivas

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Distribución gráfica del formulario (1)

A) ENCABEZAMIENTO
Datos FIJOS (+ importante cuando es para 3ros)
1) Datos del Emisor - Es el punto de partida. Nombre – Pre
impreso. MEMBRETE
2) Datos del formulario- Que lo individualice CLARAMENTE.
Nombre, Representación del hecho económico.
PREIMPRESO

B) CUERPO
1) Datos del receptor o destinatario - Datos subjetivos -
Identificación
2) Datos cualitativos de la operación Datos Objetivos -
Fecha operación – Explicación (artículos)
3) Datos cuantitativos de la operación - Importe - precio
unitario - discriminación
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Distribución grafica del formulario (2)

c) PIE:
1) Aclaraciones del hecho económico que
contiene el formularios.
2) Minuta de seguimiento- A través de casilleros
se indica el circuito y la intervención de los
responsable (control de personas que
intervinieron). Datos de imprenta, CAI.

EMITIO REGISTRO CONTROLO GTE AREA TESORERIA GERENCIA


................. ................... ..................... ................... ..................... ...................

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Formularios y Comprobantes

HECHOS
ECONOMICOS Se usa MEDIO
REPETITIVOS IMPRESO
Predeterminado

FORMULARIO
Objetivamente Cumple
MEDIBLE CERTEZA
Vía (+)
INFORMACION ESCRITA
PROCESABLE /
REGISTRABLE COMPROBANTE

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Conceptos de Comprobantes

Es el soporte físico de la información contable.


Es la documentación respaldatoria que utiliza
el SIC para incorporar los datos al proceso
contable.
Son los elementos tangibles que ponen en
evidencia las variaciones patrimoniales
cualitativas o cuantitativas y objetivamente
medibles.
Son los formularios una vez que han sido
completados con los DATOS de las operaciones
que respaldan.
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Funciones de los Comprobantes
• Contable: COMUNICAR información contable de manera
uniforme y estandarizada (Fuente de Información) al
Proceso Contable, asegurando y respaldando la correcta
registración. La Información contable tiene SU ORIGEN en
el comprobante.
• De control: Los comprobantes posibilitan:
a) Asignar, determinar y controlar la responsabilidad de las
personas que intervinieron en las transacciones
b) Posibilitan las tareas de auditoría interna operativa y
auditoría externa.
• Jurídica: La VALIDEZ PLENA de las registraciones en los
libros contables, existe SIEMPRE que las anotaciones estén
respaldadas por comprobantes fehacientes. También la
validez impositiva. Habilita a los registros contables cómo
medio de prueba. Arts. 321 y 330 Código Civil y Comercial.

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Clasificación de Comprobantes
Los Comprobantes pueden ser CLASIFICADOS:
1 - Según su origen y su circulación
➢ ORIGINADOS en el ENTE. Diferenciamos:
* Entregados a terceros (factura de venta)
* Completados por terceros (remito)
* Con exclusiva circulación interna (nota de
recepción, orden de pago, remito interno).
➢ EMITIDOS por TERCEROS: Diferenciamos
* Controlados dentro del ente (factura de
compra).
* Completados por el ente (remito). 15

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Clasificación de los Comprobantes

2) Según provengan o no de formularios:


➢Estandarizados: Facturas, remitos, etc.
➢No estandarizados: Contratos, escrituras
públicas, actas de asambleas, publicaciones de
variaciones de precios, de cotizaciones y de
índices de inflación.

3) Según el efecto patrimonial:


➢Registrables (Contables)
➢No registrables (Operativos)

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Comprobantes - Importancia en el
proceso contable
a) Exteriorizar las variaciones patrimoniales

registrables.

b) Probar que las operaciones se han realizado.

c) Registrar en los libros contables e impositivos.

d) Cumplir normas legales diversas.

e) Consultar la información contenida en ellos.

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Comprobantes - Circuito
El circuito: se refiere al recorrido o rutina del mismo
dentro del proceso contable, cumpliendo distintas
funciones en cada etapa y sub - etapa del mismo.
Los comprobantes, cualquiera sea el tipo, se ubican
SIEMPRE en la entrada del proceso.
La captación de datos se produce por medio de la
documentación. Constituyen la fuente de datos o soporte
de entrada que dan inicio al proceso.
El comprobante es, en sí mismo, un archivo, donde se
produce el almacenamiento de la información (soporte de
almacenamiento).
Y al FINAL del proceso es la documentación
Respaldatoria

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Los Comprobantes:
Documentación FUENTE y RESPALDATORIA
SOPORTE de ENTRADA SOPORTE de PROCESO SOPORTE de SALIDA

CUENTAS Y Información Contable


COMPROBANTES
REGISTROS PROCESADA

Documentación Documentación
FUENTE PROCESADA

ANTES del DESPUES del


PROCESO CONTABLE PROCESO CONTABLE
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Comprobantes Aspecto Impositivo
(1)
(régimen de emisión de comprobantes y su
Registración)
1) Actividades están sujetas al control
•Compraventa de cosas muebles.
•Locaciones y prestaciones de servicios.
•Locaciones de obras y/o cosas.
•Señas o anticipos que fijan precios y otros.
2) Comprobantes alcanzados en general:
Facturas, documentos equivalentes, remitos,
recibos profesionales.
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Comprobantes Aspectos
Impositivos (2)
Tipos de sujetos s/régimen de control:

1) Responsables Inscriptos en el Impuesto al


valor agregado - (RI)

2) Exentos en el Impuesto al valor agregado (E).

3) Monotributistas (MT).

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Comprobantes Aspectos Impositivos (3)

Características de los comprobantes alcanzados

1) Datos pre-impresos: razón social, domicilio, CUIT, fecha


de inicio de actividades, CAI/CAE, situación ante el IVA;
numeración pre impresa; letra A, B, C o E; original o
duplicado.
2) Datos a incluir en el diseño: datos del receptor; domicilio
comercial, CUIT, su situación en el IVA.
3) Descripción del bien vendido.
4) Requisitos extrínsecos: medidas mínimas y pautas de
diseño.
5)Datos cuantitativos de la venta. Precio unitario, total,
impuestos internos, descuento, retenciones, IVA.

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Comprobantes Aspectos Impositivos (4)

Resolución general 100/98 AFIP: Determinó


nuevas normas de impresión, el CAI, fija
vigencia de los comprobantes y requisitos a
las imprentas. También función de control para
la deducción y computo del IVA C.F.
Ley 6558 de la Prov. Del Chaco: Estableció la
obligación de incorporar la leyenda "Dirección
de Comercio Interior - Teléfono 0800-444-
3346".

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Comprobantes Aspecto Impositivo (5)

Factura “A”. DISCRIMINA el impuesto.


EMISOR: Responsable Inscripto
RECEPTOR: Responsable Inscripto -
Monotributista
Factura “B”. No se discrimina el impuesto.
EMISOR: Responsable Inscritpo.
RECEPTOR: EXENTO – Consumidor final.

Factura “C”. NO discrimina el impuesto.


EMISOR: Exento – Monotributista
RECEPTOR: No interesa su situación impositiva
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Comprobantes Aspecto Impositivo (6)
Aspectos Impositivos – R. G. 1415/03 y Modif.– AFIP
Tipos de Comprobantes
Notas de Crédito y Débito
Remito “X”.

Casos especiales: No cumplen los requisitos cualitativos


formales pero sí los cuantitativos. Facturas de luz, agua,
teléfono. Frecuentemente servicios diversos.

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Comprobantes – Plazo de Conservación

PLAZO LEGAL:
Diez (10) años desde la fecha de su
confección. Art. 328 del Código Civil y
Comercial.

PLAZO IMPOSITIVO:
Cinco (5) años después de operada la
prescripción del período fiscal a que se
refieran. Art. 48 Decreto 1397/79 y Art. 42 RG
2746/10 AFIP.

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Comprobantes no Estandarizados

Entre la documentación diversas que debe ser


considerada contablemente encontramos:
1)Contratos diversos. Imprescindiblemente el
Contrato Social. En un contrato siempre
intervienen DOS o mas partes. Hay que
analizarlo para determinar su validez y los
efectos patrimoniales, presentes y/o a futuros
de ambas partes intervinientes.
2)Otros serian por ejemplo contrato con la
entidad bancaria para la apertura y
acreditación de sueldos del personal,
contratos de leasing, etc.
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Comprobantes no Estandarizados
3) Actas societarias. En general es un documento que
surge de una reunión de personas (físicas, por si o en
representación de otras). En la misma se anotan
claramente (formalizan) los temas y acuerdos arribados en
la sesión (decisiones tomadas). Se anota también en forma
resumida (con distinto alcance) las deliberaciones
acontecidas en la misma.
El acta –si se refiere a la deliberación de los órganos
colegiados de una organización- debe ser transcripta en
el "Libro de actas pertinente".
4) Actas impositivas de determinación de pasivos

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Esquema de un ACTA

• Encabezamiento o título. Seria la apertura, donde debe


figurar el nombre de la empresa (u organización).
• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación.
• Asistentes a la misma y su carácter .
• ORDEN del día: listado de los asuntos a tratar.
• Resumen ordenado de los debates realizados.
• Decisiones tomadas.
• Firma de los asistentes, o de los representantes
designados.
¿Pueden producir efectos patrimoniales las decisiones
tomadas por los órganos volitivo y/o ejecutivos de
sociedad?
¿Son esos efectos siempre objetivamente medibles?
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Tecnología, Formularios y Comprobantes

La tecnología y la informática están


cambiando la realidad de los comprobantes y
formularios, como así también de los archivos.
Existen formularios virtuales, de
completamiento vía PC, vía Internet,
terminales de bancos.
Ejemplos: compras vía Internet, operaciones
de tarjetas de crédito, darse de alta como
usuario de una casilla de mail, transacciones
bancarias.
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Tecnología y Formularios
El uso de formularios electrónicos tiene una serie de
ventajas:
Información coherente: garantizar una organización
coherente y una formalización de la información. Evitando
entradas no validas al establecer restricciones en el ingreso
de datos. (Ej.: límites de fechas, tipo de carácter).
Integración con los sistemas existentes: Cuando se envía
un formulario, los datos de éste pueden almacenarse
automáticamente.
Líneas de tiempo Reduce el retardo entre el momento en
que son rellenados hasta sus respuestas. Pudiendo quedar
todo el circuito que recorrió almacenado en una base de
datos y ser consultado en cuanto a su estado de aprobación
o trámite.
Reducción de Gastos de papelería y envío.

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Conservación y Archivo
ARCHIVO: es el lugar donde se guardan los
comprobantes, para su consulta posterior por parte de los
mismos responsables de la Contabilidad o para alguna
auditoría posterior.
El archivo también se vincula con el tema de “obligación de
conservar la documentación respaldatoria”.
Los comprobantes detentan gran importancia, por razones
comerciales, legales, societarias, impositivas, y por ello es
IMPRESCINDIBLE tomar los recaudos para asegurar su
adecuada conservación, ordenada de modo de su rápida
identificación, con claras y completas referencias
incorporadas al sistema contable.

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Los ARCHIVOS de la organización

Archivos: Consiste en el reguardo organizado de la


documentación.
La función genérica de un archivo es reunir, conservar y
administrar documentos. Estas funciones se resumen en
las siguientes tareas:
• Organizar la documentación administrativa.
• Asegurar la transferencia periódica a archivos cuando su
uso no es periódico.
• Valorar los documentos, tras el tiempo establecido, para
su conservación o destrucción.
• Disposición para facilitar el acceso a los documentos.
• Adecuación de las instalaciones donde se conservan los
documentos.

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Organización del Archivo de
Comprobantes (1)
Para ORGANIZAR un sistema de ARCHIVO; hay que
determinar previamente
1) ¿Qué documentos deben ser conservados?
2) ¿Durante cuánto tiempo?
3) ¿Cómo deben ser acomodados para facilitar su consulta
posterior? Con algún criterio lógico. FORMAS DE
ARCHIVAR:
Criterio objetivo o temático. tipo de operación, objeto
o hecho económico que representan.
Criterio Subjetivo. sujeto interviniente en la operación
4) Determinar el espacio disponible, su ubicación, y los
medios técnicos disponibles. TIPO DE ARCHIVOS

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Organización del Archivo de
Comprobantes (2)

La organización del archivo de una organización también


dependerá del tamaño de la misma y de su forma de
organizarse.
Ejemplificativamente, si tiene un profesional en Ciencias
Económica como Cr. Externo, podría utilizar DOS criterios
para archivar la documentación respaldatoria:
1) Archivo INTERNO. TODA la documentación se guarda en
la empresa. Es una política de archivo.
2) Archivo MIXTO: Parte de la documentación se guarda en
la empresa y parte en el estudio del Cr. Externo.
Deberá en todos los casos IDENTIFICAR bien los
comprobantes básicos utilizados y su forma de archivo.

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El sistema de archivo puede ser llevado:
Por el contador (solo documentación relativa a
cierta documentación registrable,
especialmente impositiva y en empresas
pequeñas).
Por la propia empresa en empresas medianas y
grandes cuando tienen requerimiento constante
de consulta o revisión, maneja considerables
volumen de los mismos, o las funciones
contables se encuentra en la empresa.
Mediante servicios tercerizados de archivos: Se
emplea en general cuando los volúmenes de la
documentación son muy significativos y provee
las funciones ya detalladas.
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Una Clasificación de los archivos
En atención al lugar y uso de la documentación
podemos clasificar los archivos en :
• Archivo de gestión o Archivo de oficina: está
compuesto por los documentos en fase de tramitación o
aquellos que son de uso frecuente. Está gestionado por las
propias unidades administrativas que los producen a fin de
facilitar la gestión de actividades corrientes.
• Archivo central: recoge aquella documentación que
deja de ser utilizada de forma frecuente, aunque su uso es
hipotético.
• Archivo intermedio: en esta fase la documentación ha
perdido prácticamente en su totalidad el valor de gestión
administrativa. Se procede a su valoración, selección y
expurgo para conservar los realmente importantes.

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Agrupaciones posibles en el Archivo de
Comprobantes (1)

Se organizará el Archivo (sea Interno o Mixto), pudiendo


efectuarse una primera desagregación por operatoria.
Encontramos que las agrupaciones de archivo que se
encuentran en todas las organizaciones son:
1) VENTAS: Individualizar todos los comprobantes que
deben archivarse en relación a la misma. ¿cuáles?
2) COMPRAS: Ídem anterior. Se puede empezar con la nota
de pedido Interna.
3) COBRANZAS: Todo el movimiento de fondos SIN incluir
BANCOS, que por su importancia se puede llevar en
forma separada.
4) PAGOS. Documentación registrable y no registrable.

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Agrupaciones posibles en el Archivo de
Comprobantes (2)

5) BANCOS. Un legajo por institución.


6) IMPUESTOS. Dividir también: Como
Contribuyente y por deuda ajena. Subdividir en:
a) Provinciales
b) Nacionales
c) Municipales
7) Organismos de previsión y seguridad social.
Una carpeta por organismo. Que se archivara?
8) Legajos de personal. Dentro del mismo por
empleado. Documentación salario familiar.
9) Servicios públicos diversos. Atendiendo al
plazo que tardan en prescribir
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Agrupaciones posibles en el Archivo de
Comprobantes (3)

10) BIENES de USO y otros activos


permanentes. Altas del ejercicio, escrituras,
etc.
11) FONDO FIJO: Rendiciones, con todos los
requisitos.
12) Memos emitidos.
Generalmente pre
impresos, y archivados cronológicamente.
13) Archivos Estatutos, legales. EECC,
documentación societaria diversa.

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Archivos y tecnología
Como consecuencia de la informatización y los
archivos digitales se reduce considerablemente los
espacios de almacenamiento de documentación, si
bien se requieren equipos de resguardo y/o
almacenaje en lugares separados para evitar la
pérdida de datos por siniestros.
El uso de la documentación digital permite su
consulta directa desde cualquier equipo remoto sin
los problemas que acarrea el movimiento de
documentos escritos (pérdida, rotura, etc.).
Adicionalmente los datos pueden ser encriptados
para salvaguardarlos en caso de robo; y
comprimidos para incrementar el espacio de
almacenamiento virtual. 41

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Tercerización de archivos y la Informática
Las empresas de Archivos en general ofrecen
• resguardo de la documental mediante medidas de
seguridad adecuadas (guardia permanente, salas
ignífugas),
• almacenamiento en Cajas a las que les asignan un nro.
de identificación y se especifica la documentación
contenida,
• búsqueda de documentación que se necesite revisar
• destrucción de documental o remisión de aquella que
se encuentre vencida.
• traslado de la documentación desde y hacia el archivo.
Algunos servicios incluso proveen la digitalización de
imagen de la documentación y la provisión de software de
base de imágenes.

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NUEVOS HORIZONTES del COMPROBANTE

Debido al uso de la tecnología el comprobante


papel viene perdiendo terreno frente al virtual.
Esto permite el archivo en medios magnéticos u
ópticos que aseguren la inalterabilidad de los datos
(como CDs o DVDs).
Factura electrónica (R.G. 2177/06 mod. R.G.
2485/08 – 3749/15) ha establecido un régimen
especial para la emisión y almacenamiento
electrónico de comprobantes originales,
respaldatorios de las operaciones de compraventa
de cosas muebles, locaciones y prestaciones de
servicios, locaciones de cosas y obras y las señas o
anticipos que congelen precios.
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Minutas Contables (1)

Según la real academia define como MINUTA:


“Borrador de una escritura, contrato, etc.
Apuntación que se hace por escrito”.

“Minuta Contable”: Son todas aquellas


anotaciones preliminares que pueden respaldar
asientos contables y que reúnen las cualidades
de: Evidencia, sustento y antecedente
suficiente de determinados hechos económicos
registrables para el ente

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Minuta Contable: Concepto (2)
• Representan evidencias escritas que
manifiestan con certeza la ocurrencia de
determinados hechos económicos
registrables.
Sustentan bajo una modalidad documental
la intervención de los responsables en los
procesos de confección y control.
Conteniendo además, antecedentes
relativos a datos, cálculos e información
relevante que hacen al hecho económico.

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El rol de las Minutas Contables

• INTEGRAR los distintos subsistemas, cuando no


existe integración automática.
• NO REEMPLAZAN a la documentación fuente, pero
sirven para la compilación y síntesis de información
contenida en lotes significativos de documentación
respaldatoria. Por ejemplo planillas de caja, de
cobranzas, asientos resúmenes de subdiarios.
• Deben referenciar siempre a la documentación
fuente de su confección.
• Obran como elementos de control, al igual que los
comprobantes.

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El rol de las Minutas Contables (2)

• Llegan a funcionar como


documentación respaldatoria de aquellas
transacciones u hechos con efectos
patrimoniales objetivamente medibles, y
que no tengan documentación, o no la
tenga específicas.

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Minutas Contables – Diseño y Contenido (1)

En líneas generales una Minuta Contable debe contener la


siguiente información.

Correlativa –
identificatoria –
Numeración
codificación.
Fecha De emisión de la minuta

Sector – área – sección


ENCABEZADO Emisor – departamento –
gerencia.
Destinatario Deben identificar
claramente el mismo.
Debe estar previsto en
la rutina del
comprobante. 48

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Minutas Contables – Diseño y Contenido (2
)

Cálculos Detalle de los cálculos


preliminares y
antecedentes de los
importes a registrar.
CUERPO Planillas y Gráficos Conteniendo
información relevante.

Asiento Propuesto Asiento propuesto por


el emisor para su
posterior Registración.

Confección Queda constancia de la


rutina fija. Las firmas
Supervisión
PIE debieran estar
Control identificadas.
Acuse Recibo
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Ejemplos de Integración de
Subsitemas Contables y el Sistema de
Contabilidad General.
• Devengamiento de intereses (esta minuta
puede ser elaborada por Contabilidad General
para respaldar asientos en el libro diario de
devengamientos de prestamos realizados por
ej.).
• Depreciación periódica de activos fijos.
(Subsistema Activos Fijos se vincula con
Contabilidad General).

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• Periodificación de ingresos, costos y
gastos (esta minuta puede estar elaborada
por subsistema ventas para Contabilidad
General respalde asiento de Costo de
ventas por ej.).
• Devengamiento de impuestos.
(Subsistema Impuestos se vincula con
Contabilidad General).
Y en GENERAL efectúan la EXTERIORIZACIÓN
escrita de determinados hechos obrando como
documentación de respaldo y todos su
antecedentes.

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MEDIOS PED Y MINUTAS

Las minutas se confeccionan por


medios manuales o con medio de
procesamiento electrónico de datos,
utilizando internet, por ej. a través de
correos electrónicos estandarizados
que cada subsistema (o contabilidad
General) emite para brindar la
información a contabilidad General.

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