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DISEO DE SALIDAS DE INFORMACIN I. INTRODUCCIN.

El diseo de un Sistema de Informacin tiene una secuencia de actividades que tradicionalmente se realiza en este orden (Volpentesta, 2004): Diseo de las salidas. Diseo de las entradas. Diseo de los archivos, Diseo de los procedimientos. Diseo del sistema social. Prueba del sistema.

Se inicia con la definicin de sus salidas (representan la informacin que suministrar el sistema) de acuerdo a las necesidades de los usuarios. Es habitual que los usuarios definan necesidades de informacin que pueden no ajustarse a la utilizacin que se realizar de esa informacin en un futuro cercano. Tambin el usuario puede desconocer en un momento determinado todas sus necesidades de informacin ante cambios imprevistos del contexto. Por eso, ms que definir formatos rgidos de salida y trabajar sobre esta base para disear los procedimientos y las entradas, habra que trabajar sobre los datos que son importantes para la organizacin y que el sistema que se est diseando, debiera captar, procesar y mantener. II. TIPOS DE INFORMES.

Si consideramos que dentro de cada sistema funcional podemos encontrar sistemas referidos a: - Procesamiento de transacciones (SPT). - Informacin para la Administracin (SIA o SIG). - Informacin de apoyo para la toma de decisiones (SATD) Las salidas de informacin sern distintas en cuanto a: - Nivel de detalle. - Frecuencia. - Cantidad de informacin. - Destinatario. - Forma de presentacin. - Medio de presentacin. Las salidas del Sistema de Procesamiento de Transacciones (SPT) sern distintos tipos de comprobantes (facturas, notas de dbito, recibos, remitos, etc), atencin de consultas en tiempo real e informes que permitan realizar el control de las operaciones (resmenes de compras y ventas, estados financieros, saldos de clientes y proveedores, etc.). Las salidas del Sistema de Informacin para la Administracin (SIA o SIG) estn orientadas al planeamiento, control, resolucin de problemas y toma de decisiones programadas. Son decisiones programadas o estructuradas aquellas de las cuales se conoce con antelacin los factores a ser tomados en cuenta en la decisin, como as tambin las variables ms significativas sobre el resultado de una decisin. Los informes ms comunes que pueden emitirse son (Stairs y Reynolds, 2000): Informes programados: contienen informacin de apoyo que es requerida regularmente y con un formato predeterminado. Son elaborados en forma peridica o de acuerdo con un programa temporal (da, semana, mes, ao). Pueden ser preparados para los niveles operativos y de control de la organizacin, como as tambin para niveles intermedios y superiores.

Informes de indicadores bsicos: contienen informacin de la actividad bajo anlisis con estndares histricos o proyectados que se utilizan para las evaluaciones de desempeo. Informes a solicitud: se confeccionan a partir del relevamiento de los requerimientos formulados por el usuario. Informes por excepcin: se elaboran como consecuencia de una situacin inusual, de una salida de rango de control de una variable o cuando se requiere de la intervencin de la Gerencia. Requiere el establecimiento previo por parte del usuario de parmetros o reglas de decisin o de aceptacin/ rechazo. Informes de bsqueda: son aquellos cuyo contenido pretende mostrar en mayor grado de detalle cada una de las situaciones informadas. Esto implica que a cada informe lo puede acompaar un informe de bsqueda ms analtico y as sucesivamente hasta el punto en que el costo de la informacin resulta superior al valor provisto a los usuarios.

Las salidas del Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (SATD) estn dirigidas a aquellas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que posiblemente no vuelvan a presentarse. No puede establecerse de antemano todos los factores que pueden influir en la decisin a tomar. Por ello los informes solo podrn ser diseados en el momento en que se necesiten y contendrn la informacin que se requiera de acuerdo a la decisin a tomar. III. FORMAS DE PRESENTACIN.

Las formas de comunicar la informacin financiera pueden ser (Welsch, Hilton y Gordon, 1990): 1. Por escrito. a. b. c. d. Estados financieros formales. Estadsticas tabuladas. Exposiciones narrativas escritas. Razones y otros indicadores del desempeo.

2. Representaciones grficas. a. Grficos: lineales, de barra, de torta, etc.. b. Diagramas e imgenes. IV. MEDIOS DE PRESENTACIN.

Pueden ser: - Impresos: manuscritos, con mquinas de escribir o impresoras de equipos de computacin. - Visuales: a travs de pantallas de terminales o monitores de PC. - Verbales: en reuniones de grupo o conversaciones con empleados. V. PAUTAS PARA EL DISEO DE CUADROS.

Normalmente se componen de dos reas: encabezamiento y detalle. ENCABEZAMIENTO: Parte 1: se coloca el nombre de la empresa, ejercicio econmico (para informes contables), nmero de hoja (si ocupa ms de una), nombre del informe (deber ser

representativo de su contenido y diferenciarse del nombre dado a otros informes), perodo del cual se informa o fecha a la cual se emite el informe. Parte 2: pueden colocarse los datos de la entidad de la cual se informa. Por ejemplo, al emitir el Mayor General deber figurar el cdigo y nombre de la cuenta; en un Resumen de Cuentas por cliente, el cdigo y nombre del cliente, su domicilio, mercado, zona, etc. En caso de informes para uso interno estos datos pueden ir en el rea de Detalle, pero destacndolos de tal manera que se distingan de las lneas de detalle. Parte 3: en esta parte se coloca el nombre de las columnas bajo las cuales se expondrn los datos. Se ubicarn comenzando por los campos claves mediante los cuales se presentarn ordenadas las lneas de detalle, en orden jerrquico de mayor a menor (por ej. mercado, zona, lnea y producto, para un informe de ventas, o por la fecha de las transacciones en caso que deba emitirse un Subdiario). Se agruparn los datos pertenecientes a una misma entidad. Por ej. los datos de un comprobante (fecha, tipo, nmero) o de un producto (cdigo, nombre, unidad de medida). Agrupar tambin los datos correspondientes a un mismo periodo. DETALLE: Comprende las lneas de detalle propiamente dichas y los totales de control. De estos ltimos se indicarn los campos claves (zona, cliente, producto, etc.) o por final del informe, por los cuales se arrojarn totales, detallando las columnas a totalizar, la leyenda a imprimir y su ubicacin dentro del informe. ANEXO Cada Informe ir acompaado de un Anexo con la siguiente informacin: - Objetivo del informe. - Destinatarios del informe. - Frecuencia de emisin y fechas u horas en que debern ser entregados a los destinatarios, o aclaracin de que se emitirn a requerimiento de los usuarios. - Medio en que se presentar: visual o impresa. - Orden (ascendente o descendente) en que debern listarse las lneas de detalle, indicando los campos claves por los que se ordenarn. - Frmulas de clculo. - Totales que se utilizarn para controlar la integridad del informe, comparndolos con totales emitidos en procesos anteriores. VI. CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES.

Para que los informes sean tiles a sus destinatarios deben cumplir con las siguientes caractersticas: Oportunidad: deben emitirse en tiempo y lugar para permitir que los gerentes puedan tomar las decisiones en el momento oportuno. Suficiencia: deben ser proporcionados o adecuados a los requerimientos del usuario. Productividad: o economa de la informacin. La informacin debe prestar a los usuarios una utilidad que exceda los esfuerzos necesarios para su obtencin. Claridad: deben ser inteligibles, fciles de comprender por los usuarios que tengan un razonable conocimiento de la terminologa propia de este tipo de informes. Principio de las excepciones: poner de manifiesto slo las cosas que merecen destacarse, a efectos de concentrar la atencin en ellas. Comparatividad: con estndares, presupuestos, perodos anteriores o datos de otra empresa. Veracidad: deben expresar una conformidad razonable con la realidad. EJEMPLO DE DISEO.

EMPRESA SA EJERCICIO 2010

HOJA

Parte 1. MAYOR GENERAL DEL 01-01-2010 AL 31-01-2010 Encabezamiento

CUENTA: 11501 - Productos para reventa

Parte 2.

FECHA

ASTO.

CONCEPTO

DEBE

HABER

SALDO Parte 3.

01-01-2010 31-01-2010 31-01-2010

1 25 27

Apertura Resumen compras Enero Costo prod.vendidos Ene TOTALES

45.000,00 12.000,00 14.000,00 57.000,00 14.000,00

45.000,00 57.000,00 Detalle. 43.000,00 43.000,00

ANEXO: OBJETIVOS: informar los movimientos y saldos por cuenta. DESTINATARIO: Sector Contable. FRECUENCIA: a requerimiento.

ORDENADO POR: cdigo de cuenta - fecha asiento - n de asiento FRMULAS: SALDO = saldo anterior + DEBE - HABER

METODOLOGA DEL DISEO EVOLUTIVO. Volpentesta, captulo 9 El diseo evolutivo o desarrollo de prototipos es eficaz en situaciones donde pueden encontrarse condiciones nicas en las que no existe experiencia en el desarrollo de sistemas. Otra situacin se produce cuando las necesidades de informacin no pueden ser determinadas correctamente por parte de los usuarios. La metodologa del diseo evolutivo consiste en la construccin de un prototipo realizado en base a la informacin aportada por los usuarios, de lo que ellos creen que son requerimientos del sistema. Este prototipo no es un sistema completo, ya que slo contiene algunas de las caractersticas que contendr el sistema definitivo y desarrolla unas pocas actividades del total a desarrollar. El diseo evolutivo supone que el usuario, ante un sistema existente y que funciona puede determinar qu le gusta, qu no le satisface y evaluar el prototipo determinando cules deben ser los cambios a efectuar sobre el mismo. La participacin activa del usuario y su intervencin en el sistema genera un mayor compromiso con el estudio, aumentando la posibilidad que el sistema resultante sea efectivamente usado. El diseo evolutivo pone nfasis en la rapidez de la respuesta que se le de al usuario en base a las necesidades que ste pudo definir en forma no muy precisa. Esta metodologa es usada en sistemas de apoyo a las decisiones y en sistemas administrativos muy sencillos (casi nunca se lo usa para sistemas de procesamiento de transacciones). Etapas de la metodologa del diseo evolutivo: 1. determinacin de los requerimientos bsicos 2. construccin de un prototipo 3. revisin, evaluacin y modificaciones 4. terminacin del prototipo

1. Determinacin de los requerimientos bsicos: El usuario realiza una primera determinacin bsica de sus necesidades, especialmente en trminos de salidas o resultados del sistema. As, junto al hombre de sistemas determinan la finalidad, identifican sus salidas y los daos necesarios. El hombre de sistemas debe formular un plan para la construccin y capacitacin del prototipo, as como tambin debe realizar una estimacin del costo del mismo. 2. Construccin del prototipo: est a cargo del hombre de sistemas, quien desarrolla rpidamente un sistema que funcione, es decir, que proporcione, aproximadamente, las salidas que los usuarios buscaban. 3. Revisin, evaluacin y modificaciones: el usuario debe comenzar a utilizarlo para realizar la evaluacin del mismo, de modo que pueda comprenderlo y establecer qu hace o qu no hace el sistema para satisfacer sus necesidades. El usuario es quien decide que cambios necesarios se deben realizar, mientras el hombre de sistemas es quien debe planificar los mismos con los usuarios y realizarlos. 4. Terminacin del prototipo: un prototipo se considera terminado cuando la evolucin del sistema determina que ste ha crecido lo suficiente como para satisfacer todas las necesidades y que incluye todas las caractersticas necesarias; o cuando se considera que una nueva modificacin no agregara nada de valor al sistema. Cuando se encuentra terminado, puede ser que se determine que no es til y se lo abandone. Se puede comenzar otro estudio, construyendo un nuevo prototipo. En cambio, si se lo considera til, puede empezar a utilizrselo o bien dejarlo en suspenso en espera de otros acontecimientos. Ventajas: a. posibilidad de ensayar sistemas sin necesidad de incurrir en grandes gastos b. los costos totales del desarrollo son ms bajos ante situaciones cambiantes c. el usuario desarrolla en el uso del sistema una mayor experiencia en menor tiempo, lo que posibilita la deteccin temprana de errores o situaciones no deseables, y facilita a posteriori la implementacin d. mayor compromiso por parte del usuario, lo que aumenta la posibilidad de que el sistema sea utilizado una vez implementado e. menor tiempo en la obtencin de un sistema f. en combinacin con otras tecnologas, es un medio eficaz para detectar los requerimientos de los usuarios. Caractersticas: a. proporciona un sistema (prototipo) que funciona, que si bien es incompleto, el usuario puede disponer de un sistema que satisfaga sus necesidades bsicas mnimas. b. El sistema evoluciona por medio de sucesivas iteraciones que son anticipadas y planeadas. c. Participacin del usuario (es co-responsable de todo el desarrollo del sistema). d. No existe un producto terminado, sino que contina evolucionando a travs del tiempo. e. Se pone nfasis en la determinacin de los requerimientos fundamentales para asegurar que stos sean correctos.

INFORMACIN POR SEGMENTOS. RT 18, APARTADO 8 Definiciones:

* Segmentos de negocios: componente distinguible que provee productos o servicios relacionados que estn sujetos a riesgos y rentabilidades distintos a los de otros segmentos de negocios. * Segmentos geogrficos: componente distinguible que provee productos o servicios en un contexto en particular y que est sujeto a riesgos y rentabilidades distintos a los de otros segmentos geogrficos. Puede tratarse de un pas o un grupo de ellos, de una regin dentro de un pas o de un grupo de ellas. * Segmentos sobre los que debe brindarse informacin: Debe brindarse informacin sobre los segmentos cuyos ingresos provengan mayoritariamente de las transacciones con clientes, cuando: a) los ingresos por ventas a terceros y por transacciones con otros segmentos no sean inferiores al 10 por ciento del total de ingresos por ventas y transacciones internas de la totalidad de los segmentos; o b) la ganancia o prdida del segmento no sea inferior al 10 por ciento del mayor valor absoluto entre el resultado combinado de todos los segmentos con ganancia y el resultado combinado de todos los segmentos con prdida; o c) sus activos no sean inferiores al 10 por ciento del total de activos de todos los segmentos. La informacin referida a los segmentos que no renan las condiciones recin indicadas podr ser presentada en forma individual o combinada con otros segmentos similares. Cuando los lmites del 10 por ciento enunciados: a) no se alcancen en el ejercicio corriente, pero se hayan alcanzado en el ejercicio anterior, se continuar brindando informacin para esos segmentos si los administradores del ente consideran que tiene significacin continua; b) se alcancen en el ejercicio corriente, se debe incorporar la informacin de este segmento a efectos comparativos en los estados contables correspondientes al ejercicio anterior, siempre que ello sea practicable. El total de los ingresos por transacciones con terceros que se asigne a segmentos, no podr ser inferior al 75 por ciento del total de ingresos del ente. Para dar cumplimiento a esta norma, se identificarn y agregarn segmentos adicionales, incluyendo si fuere necesario a los que no alcancen los lmites del 10 por ciento anteriormente enunciados. Cuando una actividad est verticalmente integrada, los datos de los segmentos vendedores podrn ser expuestos individualmente, o si existiere una base adecuada para hacerlo combinados con los de los correspondientes segmentos compradores. Segmentos primarios y secundarios: A los efectos de definir la cantidad y calidad de la informacin sobre segmentos que debe presentarse, stos se clasifican en primarios y secundarios. Cuando los riesgos y la rentabilidad del ente estn afectados principalmente por las diferencias entre los bienes y servicios que produce, son segmentos primarios los de negocios y son segmentos secundarios los geogrficos (si se da a la inversa, los primarios son los geogrficos y los secundarios los de negocios). Cuando los riesgos y la rentabilidad del ente estn principalmente afectados tanto por las diferencias entre los bienes y servicios que produce como por las diferencias en las reas geogrficas en las cuales opera, se deben informar los segmentos de negocios como segmentos primarios y los segmentos geogrficos como segmentos secundarios. **** Los activos, pasivos, ingresos y gastos se asignarn a los segmentos de negocios y segmentos geogrficos a los que sean directamente atribuibles o a los que puedan ser prorrateados sobre bases razonables. Cuando un ingreso o un gasto se asigne a un segmento, el activo o el pasivo relacionado se atribuir al mismo segmento. Informacin a presentar: Debe informarse la composicin de cada segmento primario o secundario sobre el que se brinda informacin. Para los segmentos de negocios, se indicarn los tipos

de bienes y servicios que incluye y para los segmentos geogrficos, las reas que lo conforman. Para cada segmento primario, se expondr: a) el total de ventas netas de bienes y servicios; si existieren transacciones entre segmentos, se las mostrar separadamente de las ventas a terceros y se incluir el correspondiente total de eliminaciones; b) su resultado; c) la medicin contable de los activos asignados a l; d) la medicin contable de los pasivos asignados a l; e) los totales correspondientes a las adiciones de bienes de uso y activos intangibles; f) los totales correspondientes a la depreciacin del perodo de los bienes de uso y activos intangibles; g) los gastos no generadores de salidas de fondos que sean importantes, que no sean los del inciso f); h) las inversiones en otras sociedades contabilizadas por el mtodo del valor patrimonial proporcional, cuando sus resultados hayan sido asignados a segmentos. Los importes informados por segmentos correspondientes a ventas, resultados, activos y pasivos, debern conciliarse con los totales correspondientes a los mismos conceptos que muestren los estados contables. Cuando los segmentos primarios sean de negocios, tambin se informar: a) para cada segmento geogrfico (base clientes) cuyos ingresos por ventas a clientes representan no menos del 10 por ciento del total general de ese concepto: el importe de tales ingresos; b) para cada segmento geogrfico (base activos) cuyos activos representan no menos del 10 por ciento del total de activos asignados a reas geogrficas: 1) la medicin contable de sus activos; 2) el costo de las adiciones del perodo de bienes de uso y activos intangibles. Cuando los segmentos primarios sean geogrficos (base clientes o base activos), tambin se dar la siguiente informacin sobre los segmentos de negocios cuyas ventas a clientes no sean inferiores al 10 por ciento de las ventas totales a clientes, o cuyos activos no sean inferiores al 10 por ciento de los activos totales de todos los segmentos: a) ingresos por ventas a terceros; b) medicin contable del total de los activos; c) costo de las adiciones del perodo de bienes de uso y activos intangibles. Cuando los segmentos primarios sean geogrficos (base activos) y la ubicacin de los activos sea distinta a la ubicacin de los clientes, deben informarse los ingresos por ventas a clientes para cada uno de los segmentos geogrficos (base clientes), cuyos ingresos no sean inferiores al 10 por ciento del total de ingresos por ventas a clientes. Cuando los segmentos primarios sean geogrficos (base clientes) y la ubicacin de los activos sea distinta a la ubicacin de los clientes, deben informarse, para cada uno de los segmentos geogrficos (base activos) cuyos ingresos o activos no sean inferiores al 10 por ciento de los correspondientes totales generales: a) la medicin contable de los activos; b) el costo de las adiciones del perodo de bienes de uso y activos intangibles. Si un segmento obtiene la mayora de sus ingresos de ventas a otros segmentos, pero sus ingresos por ventas a terceros representan no menos del 10 por ciento del total general de ventas a terceros, deben informarse: a) este hecho; b) los ingresos del segmento por ventas a terceros, y (separadamente) por transacciones con otros segmentos.

En caso de existir transacciones entre segmentos, deben informarse: a) las bases empleadas para fijar los correspondientes precios internos, que deben ser los efectivamente aplicados por la empresa; b) los cambios que hubiere habido a dichas bases. En caso de cambio de los criterios aplicados para la preparacin de la informacin por segmentos: a) debe reestructurarse la informacin por segmentos comparativa, salvo que esto sea impracticable, en cuyo caso la informacin por segmento del perodo corriente debe suministrarse tanto sobre la nueva base como sobre la anterior; b) debe informarse la naturaleza del cambio, sus razones, el hecho de que la informacin comparativa ha sido adaptada (o el hecho de que esto es impracticable) y, si fuere determinable, los efectos de la modificacin.