SERVICIO

NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA

EVIDENCIA 1

Informe de actividades para el control de

comunicaciones. AA2-EV01

TRABAJO PRESENTADO POR:

JOS GUILLERMO BERRIO FUENTES

TRABAJO PRESENTADO A:

CLAUDIA MURCIA CEDEÑO

FECHA: 30/05/2023
 PORTADA

Caso de Estudio < EMPRESA NACIONAL COMPETENTE EN LA

CORRESPONDENCIA” ………1.

Desarrollo de contenidos…………………………2.

Referencias Bibliográficas………………………….3.
EMPRESA NACIONAL COMPETENTE EN LA CORRESPONDENCIA

La empresa nacional ALR está en proceso de evaluar los conocimientos, habilidades y

destrezas que tiene cada funcionario de la unidad de correspondencia con el fin de
mejorar la imagen corporativa y prestar un servicio de mejor calidad, para esto se necesita
personal calificado en las áreas de recepción, radicación y distribución de
comunicaciones, razón por la que se decide evaluar en cada proceso que realizan y así
revisar si hay hallazgos o alertas que genere riesgos en el patrimonio documental de
dicha empresa. Los encargados de la evaluación en la empresa tienen en cuenta lo
siguiente:

 Ángel funcionario del área de correspondencia, atiende de manera presencial y

directa, aun mensajero de la empresa municipal para radicar una documentación.
Ángel inicia el proceso de recepción verificando la documentación, revisa asunto,
fecha y demás puntos claves. De hay pasa a radicar el documento y lo registra en
la planilla que tiene en físico que lleva como control de comunicaciones en
la empresa. Cada comunicación que proviene de la empresa municipal es
tramitada por la unidad administrativa de abogados, razón por la que ángel no
duda en enviar la documentación allegada, mediante el sistema de gestión
documental, al bufet de abogados.

 Al día siguiente, los evaluadores le hacen entrega a ángel de una documentación

para quesea radicada y le indica que al documento le hace falta un anexo, el
medio magnético que completa la información física, razón por la que apenas sea
radicado debe ser devuelto al área de evaluación para completar la información y
realizar él envió con la documentación completa. Ángel acata la orden dada por el
área de evaluación, radica el documento, perece le ha olvidado que al documento
le hace falta el anexo y le da salida de manera incompleta, en la mensajería postal
para el envío.

DESARROLLO DE CONTENIDO

Ángel empieza el proceso como debe ser, recibe la documentación de la

empresa municipal y la revisa, así mismo pasa a radicarla pero no coloca el sello al
recibirla y menos al radicarla, no utiliza el sello de fechas y el sello numerador que debe
ser rotado de manera consecutiva, en el caso no es mencionado esta falencia, de igual
manera desde el principio no sello mucho menos la guía o copia del documento que
recibe, donde debe colocarse el nombre, número de identificación, fecha y hora de
recibido, que es de mucha importancia para prevenir algún inconveniente más adelante si
se genera una pérdida de la documentación.

DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA
Ángel lleva el oficio a su destinatario. Esta no hace parte de las actividades a realizar, ya
que para eso está el mensajero interno que es el encargado de llevarla al área que debe
recibir. Ángel al llevar la correspondencia, la persona encargada de recibirla
verifica que la información registrada en el formato “control de recibidos de
correspondencia externa en dependencias” concuerde con la información física, si todos
esta correcto firma el formato con la fecha y hora de recibido, como constancia de
recibido. Por otro lado, con respecto al documento entregado por el área de evaluación,
ángel comete un error grave radica un documento incompleto que puede traerle
complicaciones la empresa, al área y sus funciones, al no acatar una orden
que en el área de correspondencia no se debe recibir ningún documento incompleto,
hace caso omiso a los procedimientos de recepción y radicación del mismo, como
deben ser recibidos documentos internos.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 Acuerdo 060 de 2001. [Archivo General de la Nación de Colombia].

Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Octubre 30 de 2001.

 Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones. Julio 14 de 2000.