ORGANIZACION Y DIRECCION DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

CRITERIOS PARA UBICAR AL CENTRO DE COMPUTO EN LA ESTRUCTURA

GENERAL DE LA EMPRESA
 
La estructuración de las organizaciones consiste en el agrupamiento de las
actividades necesarias para lograr los objetivos y los planes, la asignación de esas
actividades a los departamentos adecuados y  la provisión  para delegar la autoridad y la
coordinación se dan bajo los siguientes criterios, mismos que se tomarán en cuenta para
implantar la estructura interna y la ubicación de un departamento en particular (que en
este caso es un centro de cómputo), y dependerá del trabajo que se pretenda desarrollar
así como de los recursos físicos  como  materiales que se impliquen.
Considerando que  se requiere o se dispone de un departamento de informática, 
queda por definir cuál es la ubicación de este departamento dentro de la estructura de la
organización y cual será su estructura interna. Para esto se pueden presentar 3 posibles
soluciones:
 
1.- Ubicación de un centro de cómputo tipo departamental en una empresa pequeña,
dando servicio a una área de la empresa.
 
Tal ubicación es adecuada cuando el departamento de finanzas requiere la mayor
parte  del tiempo del equipo, ya que tradicionalmente los departamentos de contabilidad
fueron los primeros en  visualizar las ventajas de la mecanización para trabajos
repetitivos  y voluminosos como son la elaboración de facturas, de nóminas, etc.. El
problema con esta ubicación es que se tiende a establecer prioridades dando preferencia
al mismo departamento de finanzas.

2.-  Ubicación de un centro de cómputo, dando servicio a varios departamentos de la

empresa.
        Esta figura muestra una solución que  podríamos llamar de "departamento de
servicios"; eliminándose  así  el problema de darle prioridad a un solo departamento,
pero el  problema sería que el responsable del departamento  tendría dificultades para 
enfrentar los  problemas de integración de los sistemas con toda la organización.
3.- Ubicación de un centro de cómputo a nivel del resto de departamentos, con
funciones más complejas.
 
       Esta figura muestra  la ubicación del departamento como una unidad independiente
dentro de la estructura  interna de la organización;  esta solución es la más recomendada
para  obtener los beneficios máximos de un departamento de cómputo.
 
      Pero obviamente, la ubicación específica dependerá de cada organización en
particular, pudiéndose presentar otro tipo de soluciones.

2.2.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

 
 
 
 
La estructura interna  del departamento de informática dependerá de la
naturaleza e importancia de los trabajadores a desempeñar por el mismo.
 
A pesar del gran numero de posibilidades de estructuración se han observado
ciertas tendencias. Pero un estudio reciente muestra las siguientes funciones como mas
comunes.
análisis, programación, operación, captura de datos y la mesa de control.
 
 
 
2.3.-  EFECTOS DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE
DATOS Y LA TECNOLOGÍA, EN LA UBICACIÓN Y ESTRUCTURA
INTERNA DE UN CENTRO DE COMPUTO
 
 
2.3.1 PROCESO CENTRALIZADO.

 
2.3.2.- PROCESO DESCENTRALIZADO.

 
 
 
 
 
2.3.3 PROCESO DISTRIBUIDO.- Aquí vemos que es similar al proceso de datos
descentralizado, es el tener en diferentes áreas los servidores pero no tiene un centro de
cómputo especificado, es decir, en una empresa que se manejen finanzas,
administración, psicología, gerente, subgerente, etc., no tiene especificado un lugar de
computo, un encargado de tener y manejar la información al mismo tiempo que se haga
responsable. Aquí observamos que la información que se maneja es distribuida por que
cada una de las áreas ya que como se menciona no se cuenta con  un lugar especificado
para que se lleve esa información.
 
2.3.4 REDES Y COMUNICACIONES
 
    La definición más clara de una red es: un sistema de comunicaciones, que permite
con otros usuarios compartir archivos y periféricos. Es decir es un sistema de
comunicaciones que conecta a varias unidades y que les permite intercambiar
información.
    
    Se entiende por red al conjunto interconectado de ordenadores autónomos. Se dice
que dos ordenadores están interconectados si  son capaces de intercambiar información.
La conexión no necesita hacerse a través de un hilo de cobre , también puede hacerse
mediante el uso de láser, microondas y satélites de comunicación.
 
2.3.5 TIEMPO REAL
 
    El Tiempo Real controla eventos que ocurren en el mundo real, y para ello deben
actuar con un tiempo de respuesta restringido. La correctitud de los resultados obtenidos
es tan importante como el momento en que estos se obtienen.
 
    Una característica común en los jefes de los CC, es la de comprometerse a entregar
un proyecto en un lapso de tiempo calculado al “tanteo”, es decir, la falta de
conocimiento o tacto al evaluar el momento de duración del desarrollo de una actividad,
sin haber contemplado las variables que afectaran su culminación exitosa.
 
 
2.3.6 TIEMPO DIFERIDO
 
    Cuando el tiempo de respuesta no tiene relación ni importancia con el medio
que  produjo la consulta.
 
2.4.- FUNCIONES GENERALES DE UN CENTRO DE COMPUTO
 
    Las podemos englobar en tres partes principales y de las cuales es  responsable el
gerente o jefe del centro de cómputo.
 
a) Procesamientos de los datos producto de los sistemas y control de la integridad
de los datos.
    El propósito de este control es cuidar que todos los datos de entrada sean registrados
correctamente. Que todas las transacciones autorizadas se procesen  y que todas las
salidas sean exactas, oportunas y que se distribuyan a quienes estén facultados para
recibirlas.
 
b)  Utilización óptima del equipo de cómputo y control de seguridad del mismo.
    Es fácil el acceso a la computadora por parte de personas suficientemente hábiles
para alterar o destruir el sistema, es la razón fundamental de la dificultad para garantizar
la seguridad de los datos y la seguridad del lugar que los almacena. Por tal motivo
limitar el acceso al lugar donde se encuentra la computadora seria un paso importante
para lograr la seguridad. Los programadores y los analistas no deben participar en la
corrida diaria de producción y los operadores de las computadoras en la preparación de
datos o programas.
 
    Resumiendo diríamos que debe de haber un control para el acceso a la consola; un
control para el uso del equipo y la creación de un programa de seguridad física.
 
 
c) Administración óptima de los recursos humanos y control de la eficiencia
operativa.
    Los mismos pasos que se emplean para controlar cualquier actividad se usan para
controlar la eficiencia  de la función de un centro de cómputo. Se deben establecer
estándares departamentales para las personas y las máquinas, para medir su desempeño
real.  Medir el desempeño del personal es mas un arte que una ciencia y los criterios
varían de una instalación a otra.
 
 
2.5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS PUESTOS
QUE INTEGRAN UN CENTRO DE CÓMPUTO
 
 
Ä      GERENTE DE PROCESAMIENTO DE DATOS
     Es la cabeza técnica y administrativa de todas las actividades de procesamiento de
datos de la empresa. Es responsable de todo el procesamiento de datos que se lleva a
cabo dentro de la empresa, incluyendo selección de equipo, análisis de sistemas,
programación y operaciones. Proporciona enlace con los usuarios autorizados de los
servicios de procesamiento de datos, y desarrolla técnicas y métodos mejorados para
ayudar a todas las actividades corporativas.
 

Responsabilidades

m       Proporciona estimaciones de costos para todas las actividades de

procesamiento de datos.
m       Recomienda nuevos usos para el equipo de procesamiento de datos o el
abandono de uso actuales que no sean de utilidad.
m       Mantiene y desarrolla sistemas de computadoras.
m       Dirige el desarrollo profesional y entrenamiento del staff.
m       Evalúa la aplicabilidad de nuevos desarrollos técnicos.
m       Reporta a la alta gerencia sobre el desempeño de las funciones de
procesamiento de datos y el progreso de los planes de desarrollo de
procesamiento de datos.
 
 
Ä      GERENTE DE SERVICIOS STAFF
 Funciona como el elemento staff del gerente de procesamiento de datos, proporciona
servicios administrativos y contables para el departamento y para la estimación de
proyectos, establece tarifas para cobrar los servicios de personal y máquinas, contrata y
controla el uso de programación y máquinas externas.
 

Responsabilidades

m       Proporciona estimados de costos para las actividades de procesamiento de

datos
m       Evalúa los requerimientos de equipo y analiza las capacidades disponibles
del mismo.
m       Proporciona adecuado espacio de trabajo, facilidades y suministro para el
departamento.
m       Acumula los cargos por servicios de procesamiento de datos por área
funcional y por proyecto.
m       Compara los estimados de costos de los proyectos contra los costos reales
para determinar variaciones.
m       Recupera los costos del departamento a través de los departamentos
usuarios.
 
 
Ä      SUPERVISOR DE ANALISIS DE SISTEMAS
Proporciona asistencia analítica y técnica en la identificación y solución de los
problemas de sistemas de la empresa. Trata con la gerencia y demás personal a través de
la compañía.
 

Responsabilidades

m       Definir el alcance y las tareas del estudio de sistemas.

m       Programar las áreas y asignar personal de sistemas.
m       Revisar la documentación preparada por el personal de sistemas.
m       Dirigir el diseño de nuevos sistemas o mejoras de sistemas.
m       Revisar el progreso de los proyectos.
m       Presentar recomendaciones de sistemas de gerencia de procesamiento de
datos y a la gerencia de los departamentos de usuarios.
m       Revisar el desempeño de sistemas y dirigir la acción correctiva
 
 
 
 
 
 
Ä      ANALISTA DE SISTEMAS
Bajo la dirección de un analista de sistemas, participa en el análisis de los
problemas de sistemas de la compañía y en el desarrollo de soluciones a los problemas.
Es responsable de trabajar con las áreas problema y de definir las especificaciones
pertinentes de requerimientos de información y necesidades operacionales.
 
Responsabilidades

m       Obtener datos para el análisis de las áreas de problema.

m       Analizar documentos, archivos y reportes relacionados con el flujo de
trabajo.
m       Organizar la información en archivos de trabajo
m       Documentar los procedimientos y métodos actuales de operación.
m       Diseñar mejoras ala sistema e identificación de aplicaciones de desarrollo
de procesamiento de datos.
m       Desarrollar estadísticas de costo .
m       Documentar las recomendaciones.
m       Desarrollar la metodología para implementar las mejoras
 
 
Ä      SUPERVISOR DE PROGRAMACION
Proporciona dirección administrativa  y técnica para  el desarrollo de nuevos
programas y el mantenimiento de los programas operativos y técnica para el desarrollo
de nuevos programas y el mantenimiento de los programas operativos. En esta
capacidad, el supervisor de programación esta en contacto directo con el personal de
sistemas, el personal de operaciones y los representantes de los departamentos usuarios.
 

Responsabilidades

m       Revisar y aceptar las especificaciones de sistemas y seleccionar la

configuración adecuada de equipo
m       Organizar los proyectos de programación y asignar personal a las tareas.
m       Desarrollar estimados de costos y tiempo de programación.
m       Preparar calendarios de proyectos.
m       Revisar el desempeño de los programadores.
m       Revisar el diseño de los programas con los programadores señor.
m       Evaluar el desempeño operacional de los programas.
m       Reportar al gerente de procesamiento de datos la actividad, progreso y
desempeño de programación.
 
 
Ä      PROGRAMADOR
Participa en el análisis, diseño de programa, codificación y otras tareas de
programación requeridas para producir reportes o cálculos matemáticos, o bien, para
mantener archivos de información. Prepara el interfaz lógico requerido entre programas
relacionados. Ayuda  conforme sea necesario, en la solución de dificultades de
operación encontrada en la ejecución de los programas.
 

Responsabilidades

m       Preparar todos los elementos de documentación del programa.

m       Preparar datos de prueba y organizar el calendario de pruebas de
programa.
m       Analizar el desempeño del programa durante la prueba.
 m       Diseñar los procedimientos de conversión.
m       Determinar la configuración optima del equipo.
m       Preparar material de entrenamiento y entrenar a los operadores y usuarios
del programa.
 
 
Ä      SUPERVISOR DE OPERACIONES
        Supervisar la operación de la computadora, del equipo de captura y cualesquier
otros medios de conversión. En esta capacidad, revisa el desempeño del equipo y del
personal, desarrolla técnicas para mejorar el desempeño, revisa nuevas aplicaciones
y programas, proyecta su afecto sobre la operación del equipo para la evaluación de
la gerencia.
 

Responsabilidades

m       Mantener registros exactos sobre la utilización del equipo.

m       Cumplir los requerimientos programados de procesamiento.
m       Proporcionar accesoria técnica en la evaluación, selección e instalación
del equipo.
m       Evaluar el desempeño del personal para efectos de administración de
suelos, entrenamiento y promoción.
m       Controlar la integridad de todos los archivos de datos recibidos,
procesados y producidos por la sección de operación.
m       Implementar procedimientos y técnicas de operaciones para mejorar la
eficiencia de la operación del equipo.
m       Participar en la selección del personal de operaciones.
 
 
Ä      OPERADOR DE CONSOLA
Opera equipo de procesamiento electrónico de datos con un dispositivo de consola o
tablero auxiliar de control, prepara al procesador para  los programas y operación del
equipo para la ejecución de un programa estipulado.
 

Responsabilidades

m       Inicializar el procesador para cada programa de conformidad con las

instrucciones de operación.
m       Preparar el equipo periférico con formas, tarjetas y archivos de cintas.
m       Registrar la utilización de tiempo y de equipo.
m       Operar el procesador electrónico de datos y tomar la acción adecuada
conforme se define en las instrucciones operativas.
 
 
 
 
 
Ä      SUPERVISOR DE CAPTURA
 Supervisa a todo el personal involucrado en captura y verificación, así como en la
operación de otros dispositivos de conversión de datos de entrada.
 

Responsabilidades

m       Dirige las actividades de la biblioteca de programas y dispositivos de

almacenamiento.
m       Controla el inventario de accesorios y materiales de procesamiento de
datos.
m       Desarrollo de calendarios de operación y proporciona procedimiento para
su implantación.
m       Desarrolla un sistema para control y coordinación de datos.
m       Proporciona estándares de desempeño y métodos operativos.
m       Especifica procedimientos para el registro de tiempo de personal y
maquinas.
m       Revisa continuamente el cumplimiento de procedimientos y estándares.
m       Proporciona servicios administrativos al departamento que lo solicita.
 
 
Ä      EMPLEADO DE CONTROL
Desempeña una función de control de calidad para entrada y salida. Examina,
aprueba y despacha reportes basados en los criterios de calidad definidos por control de
operaciones. Rechaza todo el material que no satisfaga las especificaciones de
entrada/salida de la aplicación.
 

Responsabilidades

m       Revisar los elementos de entrada y determinar su aceptabilidad.

m       Mantener controles sobre los elementos de entrada recibidos.
m       Mantener  la exactitud y consistencia de los elementos de salida.
m       Asegurar que se hayan completado todos los pasos del proceso.
m       Despachar el material aceptable a los usuarios.
m       Investigar las causas para discrepancias o inexactitudes.
m       Notificar a las oficinas afectadas, las demoras en la programación o
inexactitudes en la entrada.
 
 
2.6. IMPORTANCIA DEL RECURSO HUMANO EN EL FUNCIONAMIENTO
DE UN CENTRO DE COMPUTO
 
    Los recursos humanos se encargan de reclutar al personal que cumpla con ciertos
requisitos  que sean competentes en el área que se les va a asignar.
           
    Por ejemplo a una secretaria no se le asignaría la tarea de realizar un programa, o que
supervise  problemas existentes en las redes, es decir , los recursos humanos se encargan
de instalar a cada persona de acuerdo a su conocimiento.  Para el mejor funcionamiento
de los recursos humanos es necesario la elaboración de un manual de la organización.
 
 
EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
 
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
     Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica,
funcional y real, así como los tramos de control y responsabilidad y los canales de
comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.
 
 
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 
         Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que
establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad,
requeridos para el funcionamiento organizacional.
         Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y
unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo,
duplicidad, etc. 
         Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada
interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.
 
 
DESCRIPCIÓN
 
    De manera general podemos decir que el manual de organización, es un instrumento
de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizacional,  delimitando a su vez las responsabilidades y logrando
mediante su adecuada implantación la correspondencia funcional entre puestos y
estructura.
 
    A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en la
presente guía se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar y
ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos, que se
pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura funcional vigente, a fin
de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institución.
 
    Para la elaboración del manual, se propone el seguimiento de tres etapas, las cuales
junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de
este objetivo. Estas etapas son:  Recabación de información, Análisis de la
información recabada e Integración del manual.
 
 
 
 
PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
 
1. RECABACIÓN DE INFORMACIÓN
1.1 Investigación Documental
1.2 Investigación de Campo
 
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
2.1 Clasificación de Funciones
2.2 Ubicación de Funciones
2.3 Análisis Estructural
2.4 Elaboración de Organigrama
2.5 Revisión y Autorización
 
3. INTEGRACIÓN DEL MANUAL
3.1 Código Numérico
3.2 diseño de Forma de Presentación
 
4. IMPRESIÓN
 
5. DIFUSIÓN
 
ANEXOS
 
 
            Para proceder a elaborarlo es indispensable allegarse de un conjunto de
información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos proporcionen
conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la Institución de
referencia. Para tal efecto se recomienda la siguiente metodología que comprende una
serie de actividades interrelacionada entre sí y conformándose en 3 fases:
 
1.   Recabación de información
2.   Análisis de la información
3.   Integración del manual
 
 
1.      RECABACIÓN DE LA INFORMACIÓN
 
    Para la realización de esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación
que permitan recopilar un conjunto de información para obtener el conocimiento a cerca
de la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la
institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado son dos: La
investigación documental y la investigación de campo.
 
    1.1 Investigación documental . El empleo de esta técnica permite captar la situación
formal de la Institución, esta se obtiene a través del análisis de sus documentos sobre los
siguientes aspectos:
 
 
     Marco teórico.  Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes
que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus
respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general,
reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para
verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases
normativas de la Institución.
 
    Objetivo Institucional.  A partir del análisis efectuado a los documentos legales, se
contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha
determinado para la Institución. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo,
“ El propósito a cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la
Institución ”.
 
    Antecedentes. Obtener la información necesaria para efectuar la descripción de la
génesis de la Institución indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e
incluyendo la relación de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es
conveniente incluir los datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado
cualquier aspecto de su organización en el  proceso evolutivo de la Institución.
 
 
    1.2 Investigación de campo. Es conveniente recurrir a las técnicas de obtención de
información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los
encargados de obtener la información, a través del dialogo personal con los
responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o
cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente información.
 
Descripción de objetivos específicos por unidad administrativa. En esta etapa de la
investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos asignados a
cada unidad administrativa lo cual permitirá analizar la congruencia entre la naturaleza
misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto
se señala como concepto de objetivo especifico: “El propósito es cumplir con el
desempeño de la función correspondiente a cada área”.
 
Estructura orgánica actual. En este apartado se obtendrá información que permita
contar con la relación de las dependencias que conforman la Institución, así como
funcionarios que la integran la ubicación orgánica de ambos en la estructura orgánica
Institucional. Lo cual permitirá efectuar una descripción ordenada de los principales
puestos y unidades administrativas.
    La información anterior permitirá obtener una visión integral de la Institución a través
de la elaboración de los organigramas actuales que muestren la conformación
estructural de la Institución, facilitando a su vez el análisis y el estudio correspondiente.
 
    Funciones actuales. Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren
obtener a través de entrevistas directas, a modo de recabar información sobre las
funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura
orgánica vigente, para proceder a su trascripción y análisis específico.
 
    Para este trabajo tomamos como concepto de función “El conjunto de actividades que
interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente”.
 
    Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa
el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su
adecuada interrelación y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad
administrativa de adscripción.
           
    Programas y/o proyectos. Con el  fin de reforzar el conocimiento obtenido de los
apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente a
programas y/o proyectos a realizar  o que se realizan en dichas unidades. Esta obtención
de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son
coherentes al carácter funcional.
 
 
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
           
Una vez obtenida la información requerida para la elaboración del manual, se
procederá a su respectivo análisis que comprende las actividades de revisión,
identificación, o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la Institución.
 
2.1.- Clasificación de funciones. Una vez obtenidas las funciones que se
realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación, atendiendo
dos criterios de forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada agrupación de ellas.
           
            Por su forma             à        Similares,  Equivalentes
Por su contenido       à        Operación, Control, Supervisión, Coordinación,
                                             Programación, Evaluación, Asesoría
 
 
2.2 Ubicación de funciones. Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios
mencionados, será conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
 
ü      Identificación funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
ü    Agrupación y reubicación de funciones a sus puestos correspondientes,
eliminado a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.
ü      Asignación congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
ü      Agrupación funcional por áreas de las unidades encargadas de realizar
funciones homogéneas.
 
Una vez efectuado el análisis funcional con su correspondiente clasificación y
ubicación de funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se
deberán conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración
de una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer las
necesidades de operación, control y supervisión.
 
 
2.3.- Análisis estructural. La clasificación obtenida en base al análisis deberá
permitir detectar la naturaleza de las áreas funcionales, entendiendo como tales: “el
conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de
naturaleza similar para el logro de un objetivo común”.
 
 
2.4.- Elaboración de organigramas. En correspondencia al análisis estructural,
se deberá realizar una representación gráfica de la estructura orgánica en general y de
áreas específicas de la Institución. Dicha representación gráfica se mostrará a través de
organigramas que deberán contener las siguientes características.
 
·  La ubicación funcional
·  Los niveles jerárquicos
·  Las líneas de autoridad y responsabilidad
·  La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia
 
Para la elaboración de estos organigramas se recomiendan considerar los siguientes
aspectos:
 
Contenido.
            Se deberá elaborar un organigrama de tipo general, únicamente las principales
unidades directivas,  señalando la estructura de la Institución en su conjunto, tanto
orgánica como funcional; presentando  por separado en organigramas específicos cada
una de las áreas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle,
resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus
puestos integrantes.
            Para facilitar la comprensión de las líneas de autoridad y responsabilidad, se
recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, es la forma más apropiada para
representar los distintos niveles de jerarquía existentes en la Institución.
 
Presentación.
 
ü      Título:  nombre de la Institución de referencia, la indicación de ser general o
específico, (de ser específico, debe indicar el nombre del área funcional o unidad
específica). 
 
ü      Tamaño: es conveniente que el tamaño de su presentación sea manuable y de fácil
lectura.
 
ü      Forma vertical: Se deberán mostrar los principales niveles y líneas de autoridad, en
escala ascendente de jerarquía. Las unidades de asesoría, se indicarán en forma
lateral directa, a la línea inferior que se desprende de la unidad a la cual presta dicho
apoyo.
 
ü      Fecha: se indicará la fecha de elaboración y/o aprobación formal.
 
 
 
 
2.5 Revisión y autorización. Las propuestas elaboradas que contengan aspectos
trascendentes en cuanto a funciones, ubicación  o jerarquía de las unidades, es
conveniente someterlos a revisión y autorización por parte de las autoridades
competentes, a fin de asegurar la aceptación y la aprobación definitiva del documento a
su terminación.
 
 
3.  INTEGRACIÓN
 
3.1 Código numérico Es necesario elaborar un código numérico para facilitar la
identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe corresponder a la
clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura orgánica representada
gráficamente en el organigrama general y específico a cada área.
Ejemplo:
1.0. - Asamblea de accionistas
2.0. - Presidente
3.0. - Gerente general
3.0.1. - Área staff
4.1. - Área de producción
4.2. – Área de mercadotecnia
4.3. –Área de Recursos Humanos
4.4. – Área de finanzas
 
3.2 - Diseño de formas de presentación. Se debe elaborar una forma de
presentación del contenido, que especifique la descripción de los siguientes aspectos:
 
²      El área funcional en la cual está ubicada la unidad administrativa
correspondiente.
²      El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
²      El objetivo de la unidad administrativa
²      La dependencia orgánica de la unidad administrativa de referencia.
²      El puesto correspondiente con su respectiva clave numérica.
²      El capítulo y los artículos del estatuto o reglamentos que dan base legal
a las funciones.
 
4. IMPRESIÓN
 
5. DIFUSIÓN
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FLUXOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN