ÍNDICE

I. INTRODUCCIÓN......................................................................................................... 1
II. BASE LEGAL...............................................................................................................2
2.1 Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia......................................4
2.2 Ley 2341...............................................................................................................4
2.3 Documentaciones Públicas...................................................................................4
2.4 Gestión Documental..............................................................................................5
2.5 Operaciones Archivísticas.....................................................................................5
III. CENSO-GUÍA DEL ARCHIVO DE OFICINA.............................................................5
3.1 Historia institucional..............................................................................................5
3.2 Historia archivística...............................................................................................7
3.3 Medición de series documentales de expedientes con topes cronológicos...........8
3.3.1 Topes Cronológicos.......................................................................................8
3.3.2 Cantidad de Documentos en Metros Lineales................................................8
3.3.3 Ubicación de los Documentos........................................................................8
3.3.4 Documentos que se archivan en el Policonsultorio San Andrés.....................9
IV. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL ARCHIVO DE OFICINA..................................10
4.1 Nombre de la empresa o institución....................................................................10
4.2 Horarios de atención al público...........................................................................10
4.3 Descripción de funciones del jefe de la unidad funcional.....................................10
4.4 Descripción de funciones de la secretaria...........................................................13
4.5 Método de organización de los expedientes........................................................15
4.5.1 Expedientes Clínicos....................................................................................15
4.5.2 Expedientes Administrativos........................................................................23
4.6 Atención de trámites internos..............................................................................26
4.7 Atención de trámites externos.............................................................................26
4.8 Plazos de atención..............................................................................................27
4.9 Régimen de responsabilidad por la función que desempeña..............................28
4.9.1 Director.........................................................................................................28
4.9.2 Secretaria.....................................................................................................28
4.10 Organización del Archivo de Oficina....................................................................29
 4.10.1 Correspondencia Corriente..........................................................................29
4.10.2 Correspondencia de Asuntos.......................................................................30
4.11 Transferencias al Archivo Central........................................................................30
4.11.1 Esquema para determinar las Tablas de Retención documental..................32
V. CONCLUSIÓN............................................................................................................ 33
VI. BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES..................................................................................36
 REGLAMENTO DE ADMINISTRACION Y GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA EL
POLICONSULTORIO SAN ANDRÉS

I. INTRODUCCIÓN

Este reglamento es un instrumento de referencia para la aplicación de los

procesos documentales en el policonsultorio San Andrés, para estandarizar las
actividades relacionadas con la planeación, organización, dirección y control
desarrollando cada una de sus etapas, para la disposición de los documentos,
preservación a largo plazo y valoración. Así mismo, este reglamento orientará al
personal el correcto manejo documental.

Basados en las políticas básicas que regulan y estandarizan la Administracion y la

archivística, el policonsultorio San Andrés podrá cumplir con las actividades y

trámites administrativos propios de la gestión documental.

El presente reglamento brindará herramientas para la mejora continua y la puesta

en práctica de la Administracion y gestión documental; además de sensibilizar al
personal del policonsultorio sobre la importancia y responsabilidad del manejo
documental.

Es importante que el policonsultorio elabore lineamientos concretos para que

facilite identificar aspectos como: los requerimientos de información, problemas y
las oportunidades, la importancia de los objetivos.

Desde el momento en el que un paciente ingresa al policonsultorio, se comienza a

generar un sin fin de papeleo, ya sea en formato digital o físico. Registros, pruebas
médicas, formularios, resultados de laboratorio, recetas, etc. Todo generado por la
visita de una sola persona. Si se multiplica por los pacientes que pueden ingresar
al día, la cantidad de documentación no hace más que crecer. Un reglamento de
1
Administracion y gestión documental puede ayudar a mantener bajo control todos
esos documentos.

2
En el reglamento se determinan y se delegan las tareas, así mismo, se definen los
tiempos y plazos de ejecución y además los recursos a utilizar teniendo en cuenta
el personal, con objetivos claros y lo más importante, tener establecido lo que se
quiere lograr.

Es primordial contar con un encargado de Administracion y gestión documental, el

cual debe garantizar la correcta ejecución del reglamento, desarrollando las
funciones administrativas del policonsultorio y teniendo a disposición las
herramientas tecnológicas que se utilizan para la gestión de archivos.

II. BASE LEGAL

La aplicación del presente reglamento se sustenta en las siguientes normas:
● Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia.
● Ley N° 2341 de Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002.
● Decreto Supremo 13956 de Programa de Desarrollo del Servicio de
Archivos y Documentos Públicos de Bolivia de 10 de septiembre de 1976.
● Decreto Supremo 22144 de 2 de marzo de 1989.
● Decreto Supremo 23934 de Reglamento Común de Procedimientos
Administrativos y de Comunicación de los Ministerios (RCP) de 23 de
diciembre de 1994.
● Decreto Supremo 5758 de 7 de abril de 1961.
● Decreto Supremo 22146 de 2 de marzo de 1989
● Decreto Supremo 25046 de 21 de mayo de 1998

Además de la normativa específica para la manipulación de expedientes clínicos:

● Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia artículo 39.
● Ley N° 3131 del Ejercicio Profesional Médico, 8 de agosto 2005.
● Ley N ° 031 de Autonomías y Descentralización (Andrés Ibáñez), 19 de julio
2010.
● Ley N° 1178, de Administración y Control Gubernamental (SAFCO), 20 de
julio de 1990.

3
 ● Ley N° 004, Lucha Contra la Corrupción Marcelo Quiroga Santa Cruz, 17 de
diciembre 2012.
● Ley del Medicamento N° 1737, 17 de diciembre 1996.
● Ley 1152 modificatoria a la Ley Nº 475, 20 de febrero 2019.
● Código de Salud, 18 de julio de 1978.
● Decreto Supremo N° 28562, Reglamento de la Ley N° 3131, 22 de
diciembre 2005.
● Decreto supremo N° 29601 Salud Familiar Comunitaria Intercultural SAFCI),
11 de junio 2008.
● Decreto supremo N° 25235; Reglamento de la Ley del Medicamento, 30 de
noviembre 1998.
● Resolución Ministerial N° 0348; Atención Integrada al Continuo del Curso de
la Vida, 4 de abril 2013.
● Resolución Ministerial N° 0622. Estatutos y Reglamentos del Colegio
Médico de Bolivia
● Código de Ética y Deontología Médica, 25 de julio 2008.
● Resolución Ministerial N° 0090 Programa Nacional de Calidad en Salud
(PRONACS), 26 de febrero 2008.
● Resolución Ministerial N° 0872 Manual técnico del Programa Ampliado de
Inmunizaciones, 27 de julio 2015.
● Resolución Ministerial Nº 0479 Guía de Buenas Prácticas de Prescripción,
10 de junio 2016.
● Resolución Ministerial N° 0806 Manual Normas técnicas en Tuberculosis.
25 de octubre 2017.
● Resolución Ministerial N° 0715 Norma técnica administrativa y Manual de
Aplicaciones Odontológicas, 26 de septiembre de 2017.

A continuación, se expondrán la normativa más relevante para la gestión

documental administrativa del policonsultorio.

4
 2.1 Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia

Art. 21.6
Los bolivianos y bolivianas tienen el derecho de acceder a la información,
interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera individual o colectiva.

Art. 24
Toda persona tiene derecho a la petición de manera individual o colectiva, sea oral
o escrita, y a la obtención de respuesta formal y pronta. Para el ejercicio de este
derecho no se exigirá más requisito que la identificación del peticionario.

Art. 113
I. La vulneración de los derechos concede a la víctima el derecho a la
indemnización, reparación y resarcimiento de daños y perjuicios en forma
oportuna.

2.2 Ley 2341

Art. 23. Formación de expedientes: Se deberá formar expedientes de todas las
actuaciones administrativas relativas a una misma solicitud o procedimiento. Los
escritos, documentos, informes u otros que formen parte del expediente deberán
estar debidamente foliados.

2.3 Documentaciones Públicas

Las resultantes de la función, actividad y trámites de cualquier estructura
administrativa, así como las judiciales y universitarias. (DS 13956, 22144)
● Textuales: Escritos por cualquier medio natural o mecánico, sobre cualquier
soporte
● Cartográficas: Mapas, planos, croquis, etc., originales o reproducciones
● Audiovisuales: Cintas magnetofónicas, discos, fotografía, películas fijas o
móviles.
● Otras: Cualesquiera otras clases, actuales o futuras. (D.S. 13956)

5
 2.4 Gestión Documental
D.S. 23934
● Gestión Documental: Atención de asuntos planteados a través de
correspondencia oficial en las instituciones.
● Reglamento Común de Procedimientos: Procedimientos administrativos
básicos, que son comunes a los ministerios y necesarios para el tratamiento
uniforme de los asuntos.
● Reglamento Específico: Norma particular complementaria al RCP,
adecuada a las características de las instituciones

2.5 Operaciones Archivísticas

● Transferencia: Acción de entrega obligatoria y periódica, bajo inventario, de
las documentaciones del archivo de gestión, al archivo central (DS 23934),
y/o al archivo intermedio e histórico (DS 5758, 22146, 25046).
● Valoración: Evaluación en base al valor de la documentación para la
información y la investigación científica, sujeto a procedimiento específico.
(DS 22146)
● Descarte: Resultado de la valoración, en la que se establece el carácter
superfluo de las documentaciones y son desechadas mediante dictamen
final. (DS 22146)
● Destrucción: La destrucción incontrolada está sancionada por ley, con
reclusión de 6 años. (Art. 232 CPE, Art 223 CP; DS 22144)

III. CENSO-GUÍA DEL ARCHIVO DE OFICINA

3.1 Historia institucional

El inicio de esta importante institución del Policonsultorio San Andrés se remonta
al año de 2010 en el cual el plan de creación iniciaba con los primeros informes
estadísticos de factibilidad para su creación, esto con una recopilación de datos
obtenidos directamente de la necesidad del sector no asegurado de la ciudad de
Yacuiba. El primer informe para su creación se entrega al SEDES dependiente del
Ministerio de Salud y Deportes, estimando previamente el número de beneficiarios

6
y asumiendo toda la población no asegurada de la ciudad de Yacuiba, detallando
el informe entre beneficiarios clasificados en hijos por edades cónyuges y padres.

Se determinaba también el ingreso que deberían realizar en una planilla de

cálculos que recibe al mes el policonsultorio por cobro de servicio de consultas
externas y otros, con la distribución correspondiente al Policonsultorio San Andrés
para los gastos de administración y el saldo disponible para los servicios de salud.
Los datos básicos referentes a los servicios de salud en consultas externas de esa
época expresaban un cálculo de 500 consultas al mes en un estudio de factibilidad
entre los beneficiarios, estas clasificadas solo para especialidades básicas. Para el
caso de internación ambulatoria, se estimó que para esa época se tendría entre 28
internaciones ambulatorias por mes, es decir una internación ambulatoria por día,
puesto que el tiempo de internación no ascendía a más de 4 horas, considerando
el estado del paciente.

Los servicios auxiliares como laboratorios y Rayos X, laboratorios y demás

estudios y exámenes complementarios se los realiza en diferentes instituciones
públicas o privadas, por cuenta propia. En el caso de Farmacia ya para 2011 la el
policonsultorio San Andrés determinaría que sus ingresos ascenderían a un 30%
sobre la suma disponible en servicios de Salud por ser un rubro sensible y que
dependía de una buena medicación en atención de tratamiento y cura.

El establecimiento de salud Policonsultorio San Andrés fue creado en fecha 2 de

junio de 2010. Está ubicado en el área urbana de la ciudad de Yacuiba en el barrio
central, con una población de 10.000 a 20.000 habitantes.

MISION

Satisfacer las necesidades de nuestros pacientes en todas las áreas donde

ofrecemos nuestros servicios. Aumentar la calidad de vida de las personas.
Dedicación, compromiso y atención profesional sin dejar de lado el trato humano,
personal y cercano. Ofrecer todo aquello que contribuya a la salud y bienestar de
7
 nuestros pacientes. Atención personalizada. Trabajar con ética, honestidad,
humanidad y cercanía.

VISION

Al 2025, Policlinico San Andres será reconocida por el desarrollo de centros de

atención clínica con un enfoque de atención basado en valores, consolidándose
como una institución con estándares superiores de calidad, innovación y desarrollo
tecnológico, y como un gran lugar para trabajar .

FILOSOFIA

 Trabajo en equipo: Trabajar con un objetivo común, respetando y valorando

las diferentes opiniones, fortaleciendo las relaciones interpersonales y
priorizando el éxito del equipo en beneficio del resultado por sobre el éxito
individual.

 Equidad: En la utilización de los recursos y servicios de la institución sin

distinción de edad, género, grupo social, ideología y credo, estado de salud
o enfermedad.
 Responsabilidad: Construir las tareas orientadas al logro de los mejores
resultados. Asumir un rol activo en la labor diaria tanto en la clínica como
dentro de la sociedad.
 Ética: Mantener una conducta transparente, honesta y ocupada por el
confort de todas las personas con las que interactuamos.
 Compromiso: Desarrollar todas las tareas, enfocando el esfuerzo en brindar
atención de calidad a nuestros pacientes y su familia.
 Eficiencia: Lograr los objetivos utilizando procesos y métodos de trabajo
que optimicen el desempeño con la mejor utilización de los recursos.

OBJETIVOS

8
 a) OBJETIVOS DE CALIDAD

- Asegurar al usuario un servicio de salud que satisfaga sus expectativas, a través de

un mejoramiento continuo en la calidad del servicio, talento humano capacitado e
infraestructura confiable.
- Lograr que el sistema de gestión de calidad, apoye y facilite el cumplimiento de la
misión y visión dela Clínicay el logro de los objetivos de calidad.
- Desarrollar una cultura de servicio, con el fin de facilitarle al usuario la mejor
atención.
Implementar planes y programas orientados a incentivar el servicio, la capacitación y
la seguridad para garantizar permanentemente la mejor atención al usuario.
- Establecer mecanismos para mantener un ambiente de trabajo agradable que
permite el desempeño óptimo del usuario interno.
- Ser centro de referencia en el Valle de Tenza y el Departamento de Boyacá en la
prestación de servicios de salud, a través del talento humano, la adquisición de
tecnología de punta, la calidad como parte de la cultura organizacional y el servicio al
usuario.
- Unir los esfuerzos de un grupo de personas idóneas y éticas, con el fin de prestar
un excelente servicio de salud a la comunidad de la región.

b) OBJETIVOS INSTITUCIONALES

- Garantizar los derechos a los usuarios

- Garantizar la satisfacción de los usuarios
- Lograr el mejoramiento continuo de los procesos organizacionales
- Garantizar inducción y capacitación continua al talento humano
- Gestionar los recursos para cumplir las metas en todos los procesos
- Fortalecer el programa de mantenimiento preventivo en la institución
- Aumentar la cobertura de atención en los servicios de salud
- Sistematizar e integrar los procesos administrativos, operativos y de apoyo
- Establecer un crecimiento financiero sostenible para cada una de las unidades de
servicio.

9
- Evaluar periódicamente la oportunidad y excelencia en la prestación de los servicios
- Satisfacer las necesidades y superar las expectativas de los usuarios
- Crear una filosofía propia de trabajo exaltando lo positivo
- Mejorar la productividad y eficiencia en todos los procesos

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

- Aumentar la cobertura de atención en los servicios de salud

- Sistematizar e integrar los procesos administrativos, operativos y de apoyo
- Establecer un crecimiento financiero sostenible para cada una de las unidades de
servicio
- Evaluar periódicamente la oportunidad y excelencia en la prestación de los servicios
- Satisfacer las necesidades y superar las expectativas de los usuarios
- Crear una filosofía propia de trabajo exaltando lo positivo
- Mejorar la productividad y eficiencia en todos los procesos

INTEGRALIDAD EN EL SERVICIO

- La Clínica Santa Barbará del Valle de Tenza S.A es reconocida como la Institución
de referencia médica en el Valle de Tenza del Departamento de Boyacá por la
integralidad de su servicio. Gracias a que ofrece a la comunidad el portafolio más
amplio de servicios médicos, clínicos y quirúrgicos ambulatorios.

ATENCIÓN MÉDICO ASISTENCIAL

- Un cuerpo médico de más de 50 especialistas distribuidos en 60 ramas de la

medicina, capacitados en los mejores centros del país y del mundo y un personal
asistencial idóneo para la atención de los pacientes, la convierten en la Institución
con la oferta más amplia de especialidades en el Valle de Tenza.

- Cuenta con un servicio farmacéutico idóneo en el despacho de medicamentos POS

10
y NO POS, reconocido a nivel municipal por su exclusividad en medicamentos
especializados.

INTEGRALIDAD EN EL SERVICIO

- La Clínica Santa Barbará del Valle de Tenza S.A es reconocida como la Institución
de referencia médica en el Valle de Tenza del Departamento de Boyacá por la
integralidad de su servicio. Gracias a que ofrece a la comunidad el portafolio más
amplio de servicios médicos, clínicos y quirúrgicos ambulatorios.

ATENCIÓN MÉDICO ASISTENCIAL

- Un cuerpo médico de más de 20 especialistas distribuidos en 60 ramas de la

medicina, capacitados en los mejores centros del país y del mundo y un personal
asistencial idóneo para la atención de los pacientes, la convierten en la Institución
con la oferta más amplia de especialidades en el Valle de Tenza.

- Cuenta con un servicio farmacéutico idóneo en el despacho de medicamentos POS

y NO POS, reconocido a nivel municipal por su exclusividad en medicamentos
especializados.

El equipo de salud proporciona: atención integral, ambulatoria e internación de

tránsito a personas y familias y comunidades, con pleno desarrollo de gestión
participativa y control social en salud. sus funciones están orientadas a la
promoción de salud, prevención, diagnóstico y tratamiento de la enfermedad y
rehabilitación.

Entre el equipo de salud profesional se encuentran:

11
● Médico Cirujano
● Médico General
● Lic. Enfermera
● Auxiliar de Enfermería
● Lic. Farmacéutica
● Secretaria
● Personal de Limpieza
● Personal de Vigilancia

3.2 Historia archivística

“El Policonsultorio San Andrés es una institución cuya finalidad es la de prestar
servicios en salud en los regímenes de enfermedad maternidad prevención a corto
plazo, desarrollando sus actividades ya desde 2010 brindando un servicio de
calidad y calidez a sus a la población.

El servicio que se realiza, está sujeta a las previsiones contenidas en el código de

seguridad social reglamento y disposiciones conexas. Es así que su atención se
extiende a la población general del sector privado no asegurada del sector público
de la ciudad de Yacuiba, realizando un trabajo efectivo, rápido y seguro con los
pacientes, cuenta con más de 600 consultas externas por mes, en sus diferentes
policonsultorios que garantizan a través de sus servicios y especialidades, un alto
grado de responsabilidad en el trato ético médico y legal que merecen sus
pacientes.

Con diferentes unidades, dentro de su organigrama todos con cierto grado de

responsabilidad, cuentan con una formación empírica sobre el trato documental
con conocimientos básicos relacionados con las normas del SEDES dependiente
del Ministerio de Salud y deportes, formando criterios propios de atención a nivel
Nacional. Sin embargo, los antecedentes históricos nos indican la importante

12
evolución que tuvo esta institución privada, forjada actualmente en políticas
administrativas en pos de su desarrollo.

3.3 Medición de series documentales de expedientes con topes

cronológicos

3.3.1 Topes Cronológicos

Los documentos del archivo objeto de este reglamento abarca de 2010 hasta 2020.

3.3.2 Cantidad de Documentos en Metros Lineales

La unidad de instalación que utiliza el Policonsultorio San Andrés es el archivador
de palanca.

Todos los documentos inventariados se encuentran contenidos en 150

archivadores de palanca, con un total de 12 metros lineales de documentación.
Una vez realizado en inventariado de las piezas documentales contenidas en las
150 carpetas (de palanca).

Del 100% de los documentos inventariados, se puede constatar que:

● 70% de la documentación es original corresponde a Historias Clínicas.
● 20% son copias que corresponden a los formularios de capacitación,
informes mensuales e información del personal médico y administrativo.
● 10 % son fotocopias pertenecientes a los ingresos/egresos, facturas y
recibos.

3.3.3 Ubicación de los Documentos

Los documentos generados por el Policonsultorio San Andrés están ubicados en
un determinado ambiente u oficina, la secretaria custodia los documentos para
resguardarlos.

13
 3.3.4 Documentos que se archivan en el Policonsultorio San Andrés

TIPO DE JEFE MÉDICO DE

DOCUMENTO MÉDICO PLANTA ENFERMERA FARMACÉUTICA SECRETARIA

Historia Clínica X X X X

Actas X X X X X
Acuerdos X
Cartas X
Circulares X
Contratos X X
Convenios X
Informe
Mensual X X X X X

Informe
Trimestral X X X X X

Informe
Semestral X X X X X

Informe de
Capacitaciones X

Memorándum X X
Nóminas X
Cheques X
Facturas X
Presupuestos X
Recibos X
Expedientes
Laborales X

Rendiciones X
Planilla de pago X

14
Este cuadro representa la tipología documental generada por el Policonsultorio
San Andrés en el desempeño de sus funciones, desde las Historias Clínicas,
cartas de correspondencia, planillas de sueldos hasta los documentos
administrativos de contabilidad, personal y el Directorio. Las Historias Clínicas son
las que contienen la mayor cantidad de tipologías documentales, ya que en el
desempeño de sus actividades producen documentos concretos y específicos a
estos.

IV. REGLAMENTO ESPECÍFICO DEL ARCHIVO DE OFICINA

4.1 Nombre de la empresa o institución

Policonsultorio “San Andrés”

4.2 Horarios de atención al público

De lunes a viernes, de 08:00 a 20:00.
Sábado, de 08:00 a 13:00.

4.3 Descripción de funciones del jefe de la unidad funcional

DENOMINACIÓN
Director Médico Cirujano
DEL CARGO

UBICACIÓN Dirección u oficina técnica y Consulta Externa

CATEGORÍA Ejecutivo

SUPERVISA A Todo el personal bajo su dependencia

COORDINACIÓN
Con todas las áreas del establecimiento de salud
INTERNA

COORDINACIÓN
Con otras instituciones a través de la Dirección
EXTERNA

NATURALEZA ● Planificar, programar dirigir, coordinar, supervisar y

15
 autoevaluar la ejecución de los programas
nacionales de salud y de los servicios de atención
primaria en el centro de salud del policonsultorio,
realizando el seguimiento del cumplimiento de las
metas establecidas del establecimiento
● Desarrollar labores médico - asistenciales y
comunitarias

● Asegurar la aplicación de las políticas, los

programas nacionales de salud y la prestación de
servicios de primer nivel de atención en el área que
le corresponde atender en el establecimiento.
● Precautelar el buen funcionamiento técnico y
administrativo del centro de salud
● Coordinar la evaluación del presupuesto técnico y
presupuestario del establecimiento y el área
asegurando su ejecución.
● Evaluar los indicadores de la gestión
FUNCIONES
periódicamente.
● Realizar el control y seguimiento en forma mensual
trimestral semestral y anual, de las metas
establecidas y evaluar los resultados de la gestión.
● Asegurar la aplicación de programas de promoción y
prevención en salud en el centro de salud.

CONSULTA EXTERNA

● Programar e impartir citas de primera consulta y

reconsulta.
● Prevenir detectar y tratar en forma adecuada

16
 oportuna multidisciplinaria las
complicaciones médicas a los usuarios
atendidos.
● Realizar diagnóstico presuntivo a usuarios para
indicar tratamiento sintomático si corresponde de
acuerdo a la patología que presenta. solicitar
estudios complementarios de diagnóstico para
confirmar o desechar el diagnóstico presuntivo.
● Aplicar tratamiento específico para la patología que
se presenta extendiendo receta médica e
indicaciones correspondientes, las mismas que son
anotadas en la historia clínica.
● Citar al usuario las veces que sean necesarias para
controlar la evolución de patología, evaluar, el
tratamiento prescrito, modificándolo o agregando
otros medicamentos.
● Recopilar y capturar la información generada en las
diferentes consultas otorgadas.
● apoyar al desarrollo de los protocolos registrados y
aprobados por la Dirección.

EMERGENCIAS

● Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas y

procedimientos del servicio de emergencias vigente
en el hospital.
● Coordinar con los servicios de emergencia de otros
centros de salud la contrarreferencia (centro médico
integral).
● Coordinar con el servicio de ambulancia y de
comunicación para el adecuado y rápido traslado de

17
 usuarios en estado de urgencia.
● Coordinar la consulta para la prestación de la
atención médica especializada inmediata a los
usuarios que requieran.
● Atender la referencia de usuarios de emergencia
remitidos por los establecimientos de salud del área
de influencia
● Elaborar conocer y aplicar los procedimientos
médicos diseñados para la atención médica de los
usuarios en emergencia y aquellos procedimientos
de orden administrativo interno
● Impartir consulta médica de urgencia a los usuarios
pediátricos y neonatos.
● Cumplir con las normas de ética y calidad para la
atención de usuario como el uso de los recursos
● Asegurar la atención médica general e inmediata
para diagnóstico, tratamiento y observación (24
horas)
● Supervisar la atención de enfermería a los usuarios
de emergencia.

4.4 Descripción de funciones de la secretaria

DENOMINACIÓN
Secretaria
DEL CARGO

UBICACIÓN Administrativa

CATEGORÍA Auxiliar

DEPENDENCIA DE Dirección del Centro de Salud con Internación

18
SUPERVISA A Ninguno

COORDINACIÓN
Con todas las áreas del establecimiento de salud
INTERNA

COORDINACIÓN
Ninguno
EXTERNA

● Gestionar el proceso del flujo de documentación e

información generada por el área de atención y

NATURALEZA administración del establecimiento de salud.

● Lograr que el centro de salud cuente con el
soporte de servicios de limpieza seguridad,
mantenimiento, mensajería y los servicios
generales necesarios.

● Realizar el control de la calidad del registro de

datos
● Consolidar y procesar la información mensual
trimestral y anual
● Facilita los datos estadísticos para su análisis y su
presentación a diferentes instancias.
● Organizar y supervisar permanentemente el
FUNCIONES
adecuado manejo de los registros de salud.
● Proporcionar historias clínicas a personal
autorizado para su utilización
● Abrir los registros en base informática o en forma
manual para optimizar el flujo de información y
documentación
● Conocer y manejar operativamente paquetes
informáticos de salud vigentes
● Cumplir con las órdenes emanadas del superior y

19
 de las disposiciones vigentes del establecimiento
● Cumplir con el horario del establecimiento de
salud
● Ser responsable con el correcto llenado de los
formularios de registros en el establecimiento de
salud de todas las unidades organizacionales
clínico médico
● Responsable del archivo ordenado de la
información por servicios
● Responsable del procesamiento oportuno de
datos por prestación de servicios.
● Contar con el registro de la información
consolidada por prestación de servicios
mensualmente.
● Manejar confidencialmente la información y
documentación que se procesa.
● Precautelar los recursos que están a su cargo

4.5 Método de organización de los expedientes

La gestión documental y Archivo normaliza estructuralmente los diferentes
procedimientos de gestión documental desde el momento de su creación o
recepción hasta su disposición final de resguardo. Asimismo, define las
condiciones de su transferencia, conservación y accesibilidad. Previamente, se
indicará las características de los expedientes clínicos - propios del policonsultorio.

4.5.1 Expedientes Clínicos

El expediente clínico (EC) es el conjunto documental básico y fundamental para el
registro de las características del proceso de salud - enfermedad que se presenta
en un determinado paciente, sirviendo además como instrumento testimonial que
evalúa las condiciones del funcionamiento de cualquier servicio de salud. Su
interpretación y análisis tienen un uso y aplicación polivalente, ya sea en lo

20
puramente clínico - nosológico, como en lo académico, investigativo,
epidemiológico, estadístico, administrativo, ético y jurídico.

El expediente clínico es el conjunto de documentos escritos e iconográficos

evaluables que constituyen el historial clínico de una persona que ha recibido o
recibe atención en un establecimiento de salud. Su manejo debe ser escrupuloso
porque en él se encuentran todos los datos que nos permiten encarar de mejor
manera el estado de salud - enfermedad del paciente y su respectivo tratamiento.
(Ministerio de Salud y Deporte, 2008)

a) Contenido Específico de Expediente Clínico: El contenido específico del

EC se desagrega en documentos individuales, lo que otorga a cada uno de
ellos, importancia y significación propia. Estos documentos son:
● Papeleta de internación.- Es aquel formulario o papeleta que sirve
para la hospitalización del paciente, consignando sus datos generales
de nombre completo, sexo y edad, a más diagnóstico y fecha de
ingreso, numero o código del expediente clínico del EC que ha sido
asignado para la hospitalización, y el manejo controlado de papeletas ,
nombre, sello y firma del profesional que indica la internación y si la
misma se hizo el consultorio externo o emergencias que son los únicos
lugares del establecimiento y el manejo de papeletas numeradas de
internación.
● Nota de Internación. - Denominada también nota de ingreso o nota de
admisión. Es un documento breve que se aplica provisionalmente
cuando no se dispone del tiempo necesario para elaborar
directamente la Historia Clínica del paciente, firma y sellos visibles, es
responsabilidad del médico de planta o médico que hospitalizó al
paciente, dentro de las próximas 2 horas de transcurrida la
hospitalización. En los hospitales de enseñanza, la Nota de
Internación puede ser elaborada por el residente o estudiante de
último año que se encuentra cumpliendo su internado rotatorio, bajo
la supervisión del
21
 médico de planta, quien necesariamente deberá avalarla con su
nombre, sello y firma.
● Gráfica de Registro de Signos Vitales. - Está diseñada en un
formulario específico con los datos de identificación del paciente, que
permite el registro gráfico de los signos vitales, pudiendo contener,
además, casillas para anotar datos adicionales como balance
hidroelectrolítico, cuantificación de orina, numero de evacuaciones,
control de sondas y avenamientos, vómitos y otros. Su control y
llenado es responsabilidad de enfermería en sus respectivos turnos.
● Historia Clínica. - Es el documento central del EC que, a más de
señalar los datos generales del paciente y sus antecedentes
personales, familiares, no patológicos, patológicos y Gineco-
obstétricos en el caso de la mujer; describe las condiciones actuales
de su estado de salud- enfermedad, investigadas y recogidas a través
de la anamnesis o interrogatorio y el examen físico general y especial.
Concluye estableciendo el diagnóstico presuntivo, diagnósticos
diferenciales y una propuesta básica de conducta y tratamiento. El
responsable para su elaboración, dentro de las 8 horas de transcurrida
la hospitalización, es el médico tratante. En los hospitales de
enseñanza, la Historia Clínica puede ser elaborada por la delegación
del médico tratante al médico residente de la unidad o servicio donde
se hospitalizó al paciente, o por el estudiante de último año que se
encuentra cumpliendo su Internado Rotatorio, bajo la supervisión y
revisión del médico de planta, quien necesariamente dará su
conformidad, estampando su nombre, sello y firma al pie del
documento.
● Consentimiento Informado.- Es la potestad que tiene el paciente de
aceptar libremente y sin presiones, que por necesidad diagnóstica o
terapéutica, se practique en su propio cuerpo procedimientos clínicos,
laboratoriales, imagenológicos, instrumentales o quirúrgicos, previa
explicación de quien o quienes tengan que practicarlos, con el fin de

22
 que el paciente sepa y comprenda cómo serán realizados y cuales sus
beneficios y eventuales riesgos o perjuicios, además de obtener
respuesta a sus preguntas o inquietudes. En la práctica, el
Consentimiento Informado se obtiene con la firma del paciente, a
través de formularios de diseños variables de acuerdo a los
procedimientos que se tengan que realizar, consignándose en la
norma correspondiente, modelos básicos de orientación general.
● Informes de Exámenes Complementarios. - Son todos aquellos
formularios o documentos del EC que contiene la información de los
exámenes o procedimientos complementarios de diagnóstico y
tratamiento que hubiesen sido realizados en el paciente.
Necesariamente deben consignar el nombre, firma y sello de los
responsables de su ejecución y estar plasmados en formularios
expresamente diseñados para responder cabalmente a los
requerimientos e investigación de quienes los solicitan.
● Notas de Evolución. - Son aquellas notas escritas por diversos
métodos, que describen cronológicamente el recurso de la evolución
del estado de salud-enfermedad del paciente durante su
hospitalización o durante sus controles por consulta externa. Deben
registrar los estados estacionarios o cambios que se presentan en el
paciente, ya sea por la evolución clínica misma, por los resultados de
la aplicación del tratamiento y procedimiento empleados, o por
cualquier otra causa. Son responsables de su elaboración u omisión,
el médico tratante y quienes coadyuvan con él en el tratamiento de su
paciente.
● Interconsultas. - Son las valoraciones clínicas o procedimentales que
hacen otros profesionales autorizados a solicitud del médico tratante, o
de quienes coadyuvan con él en el tratamiento o atención de su
paciente. Se registran como notas de evolución o en formularios
expresamente diseñados para el efecto, especialmente para
interconsultas interinstitucionales, siendo responsables de su
ejecución
23
 y registro oportunos, el o los profesionales que atendieron la
respectiva interconsulta, consignando su nombre, firma y sello.
● Notas de Informe Profesional. - Son los informes clínicos o de
procedimientos diagnósticos o terapéuticos, escritos por los
profesionales que estuvieron a cargo del paciente, antes, durante o
después de su internación, en relación a su estado de salud,
enfermedad, actual o pasado. Pueden remitirse de manera individual o
como efecto de una junta médica y necesariamente deben consignar
nombre, sello y firma de los profesionales que lo realicen. La petición
de informe médico puede estar vinculada a motivos de interés
particular como de origen legal o público. Por tanto, el valor de prueba
y de garantía que el ordenamiento jurídico y la sociedad confieren a los
informes médicos, obliga a extremar el rigor de su contenido, evitando
incluir en ellos termina los ambiguos o informaciones insuficientes o
excesivas que pueden confundir al destinatario. Entre los informes
médicos se encuentra el informe de alta médica, que es el documento
emitido por el médico responsable al finalizar cada proceso asistencial
de un paciente en un centro sanitario, y en el que se incluye, además
de un breve resumen de la historia clínica, los datos más relevantes de
la actividad asistencial prestada, y las correspondientes
recomendaciones terapéuticas.
● Documentos Quirúrgicos. - Son aquellos relacionados con la
intervención quirúrgica practicada en el paciente y los antecedentes
del pre, intra y postoperatorio que hubiesen sido registrados en
formularios o informes específicos.
● Protocolo Quirúrgico. - Es el documento que relata la intervención o
procedimientos quirúrgicos realizados en el paciente, con el sello y
firma del cirujano principal que realizó la intervención quirúrgica, en
conformidad con todo su contenido. Independientemente del diseño de
formulario que tenga la institución.

24
● Registro Quirúrgico. - Cuando se considera necesario contar con
registros quirúrgicos, ya sea como notas o en formularios
expresamente diseñados para el efecto, se llenan de acuerdo con el
contenido de las fichas técnicas de pre, intra y postoperatorio que
figuran en los anexos de esta norma, debiendo consignar nombre,
sello y firma de quien los elabore.
● Documentos de Anestesiología. - Nota Pre-anestésica es el
documento de valoración que el médico anestesiólogo de planta
realiza en el paciente, antes de la administración anestésica. El
Protocolo del Procedimiento de Anestesia obedece a un formulario
expresamente diseñado en original y copia que el médico
anestesiólogo llena en el transcurso de la administración. Nota de
Recuperación Anestésica se mantendrá este informe para todos los
pacientes que ingresan a la Sala de Recuperación. La parte médica
incluye un control detallado de todos los líquidos administrados y
eliminados, así como una gráfica de la temperatura, pulso, respiración
y presión arterial, a más de una evaluación del estado del paciente al
ingresar y egresar de la sala. Tanto el médico y la enfermera que
reciben al paciente, como aquellos que lo dan de alta, firman y sellan
la nota.
● Notas de Indicaciones Médicas. - Son aquellas notas agrupadas en
una misma sección del EC, que contienen las indicaciones o
prescripciones médicas, con descripción del medicamento en nombre
genérico, dosis, concentración, frecuencia, vía de administración y
cuidados de la misma. Son responsables de su elaboración u omisión,
el médico tratante, o por delegación los profesionales médicos de
planta o médicos residentes que colaboran para el manejo del
paciente.
● Documentos de Enfermería. - Están conformados por las notas de
evolución de enfermería y el registro de tratamientos. Notas de
Evolución de Enfermería y Notas de Registro de Tratamientos de
Enfermería.
25
 ● Epicrisis. - Constituye el resumen de todo el contenido del EC, debe
ser llenada en formularios expresamente diseñados. La Epicrisis es un
documento de suma utilidad, no solo por razones estadísticas sino
para fines de estudio e investigación, porque permite un análisis rápido
de un caso en particular o de un crecido número de casos, siempre y
cuando se conserven archivos de copias de Epicrisis ordenadas por
patologías, en los respectivos servicios donde son atendidas.
● Informe de Emergencias. - El médico de la Unidad Emergencia llena
el informe respectivo, cuando el paciente, después de su recepción y
atención en emergencias, es referido a otro servicio del mismo
establecimiento u otro.
b) Contenido Adicional de Expediente Clínico: El EC tan bien incorpora
otros documentos adicionales que pueden o no existir de acuerdo a
circunstancias propias de cada caso. Dichos documentos son:
● Nota de Referencia, Resolución y Contrarreferencia
● Protocolo de Autopsia
● Certificado de Defunción
● Informe de Auditoría Médica
● Nota de Egreso Voluntario
● Autorización de Salida Temporal
● Certificado Médico
● Formularios o Fichas de Programas
● Ficha de Trabajo Social
● Recetas

En cuanto a la funcionalidad de los expedientes clínicos, se emplean dos tipos: de

consulta externa y de emergencia. (Ministerio de Salud y Deporte, 2008)
a) Expediente Clínico de Consulta Externa: incluye todos los documentos
relacionados con la enfermedad del paciente en el proceso de consulta
externa realizado en el policonsultorio con o sin hospitalización. En el caso
de derivación de otro establecimiento, para que se cumpla la consulta o

26
 consultas, contará con la respectiva documentación de referencia y de
darse el caso, copias de la documentación de resolución y contrarreferencia
remitida al establecimiento de origen. Lo conforman:
Historia clínica (datos generales y aspectos técnicos medios), formularios
de consentimiento informado.
● Órdenes médicas
● Notas de evolución, interconsulta e informes de junta médica.
● Informes de exámenes de laboratorio, gabinete, patología
● Elementos de enfermería: notas de tratamiento y medicamentos
administrados (si el paciente recibe tratamiento ambulatorio en el
establecimiento), hoja de evolución de enfermería (si el paciente recibe
tratamiento ambulatorio en el establecimiento).
● Resumen de atención, orientación y prescripción del paciente.
● Documentos Administrativos: notas de referencia y contrarreferencia
● Adicionales: Informe de auditoría medica interna especial o inducida,
Ficha social, Certificado Médico (copia), Recetas, Formularios o fichas
de programas específicos cuando corresponda (programa TB, ETS,
quimioterapia, AIEPI, desnutrición, Historia clínica del CLAP y otros).

b) Expediente Clínico de Emergencia: incluye todos los documentos

relacionados con la atención y hospitalización del paciente, por el tiempo
que permaneció internado en el servicio o unidad de emergencias del
establecimiento. Incorpora también la documentación referida al alta,
referencia a otro servicio de internación (ya sea del propio establecimiento o
de otro) y el certificado de defunción en caso de fallecimiento del paciente.
Lo conforman:
● Historia Clínica propiamente dicha: datos generales y aspectos técnicos
médicos.
● Formularios de consentimiento informado.
● Órdenes Médicas.
● Notas de Evolución, interconsulta, e informes de junta médica.

27
 ● Informe de exámenes de laboratorio, gabinete y anatomía patológica.
● Elementos de enfermería: Notas de tratamiento y medicamentos
administrados, Hoja de evolución de enfermería, Kardex de enfermería
(en los expedientes clínicos de archivo.
● Hoja de control de líquidos administrados y eliminados.
● Resumen de atención, orientación y prescripción al paciente
● Documentos administrativos: Nota de ingreso de admisión, Nota de
egreso o nota de alta (alta solicitada, transferencia), Nota de referencia
y contrarreferencia, Informe de emergencias.
● Adicionales: Informes de auditorías médicas, Ficha social, Autorización
de salida temporal, Certificado médico (copia), recetas, Formularios o
fichas de programas específicos cuando corresponda (Programa TB,
ETS, quimioterapia, AIEPI, desnutrición, Historia clínica perinatal y
otros).

4.5.2 Expedientes Administrativos

Al igual que los expedientes clínicos, los expedientes administrativos se ordenarán
utilizando sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:
Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos
y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que
el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.
a) Alfanuméricos: Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de
comprender, se debe observar las características propias de cada una de
las series. Resulta, pues, incorrecto ordenar cronológicamente todos los
documentos de un archivo o todos los documentos de una misma unidad
administrativa, pues se corre el riesgo de perder no solo toda la clasificación
sino, además, la secuencia del trámite original.
● Sistemas de ordenación numéricos:
Ordinal consiste en disponer los documentos en forma consecutiva,
progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.
LUZ Cuenta Interna No. 00927824
AGUA Cuenta Interna No. 0464304-4

28
 Cronológico consiste en colocar un documento detrás del otro en
forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación
ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido
del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con
ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de
Correspondencia Despachada.
2020, 02, 28
2020, 03, 01
● Sistemas de ordenación alfabéticos consiste en la ordenación de los
documentos por las letras del alfabeto (A – Z) y puede ser:
Onomástico se utiliza para series documentales compuestas por
expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo,
las Historias Laborales y las Historias Clínicas del policonsultorio.
BASS WERNER, Franco
URZAGASTI CASTELLANOS, María José
Toponímico (o alfabético-geográfico) se ordena la serie
documental alfabéticamente por nombres de lugares. Se ordenará
por nombres de las localidades los expedientes de la serie
“Campañas de Salud” que realiza el policlínico San Andrés.
Aguayrenda
Boyuibe
Caiza
Campo Grande
Temático se ordenan las series y subseries documentales por el
asunto o tema de su contenido.
Informes a organismos de control
Informes de gestión
Informes estadísticos
Órdenes de Pago

29
● Sistemas de ordenación mixtos
Alfanumérico, los datos que se cruzan no serán separables,
siempre estarán asociados. Los Contratos de Prestación de servicios
cuya ordenación se basa en el año de celebración del contrato y el
nombre del contratado.
2010 URZAGASTI CASTELLANOS, María José
2012 RAMÍREZ HEREDIA, Alberto Augusto
2012 TEJERINA URZAGASTI, Lucía Renata
También se ordenan de forma mixta (numérica por documento de
identificación y alfabética por el nombre). Se utiliza para facilitar el
acceso a series documentales de expedientes clínicos.
330392 CASTELLANOS MOLINA, Otilia Guadalupe
5998434 TEJERINA URZAGASTI, Andrés Marcelo

Este sistema se puede utilizar en la ordenación de las series de una

dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto
que identifican a la oficina productora. Dirección General (DG)
DG-01 Actas
DG-01-01 Actas Consejo Directivo
DG-02 Acuerdos
DG-03 Informes
Ordinal Cronológico Aplica este sistema de ordenación también a
series documentales cuyas unidades documentales son numéricas
simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos),
las cuales se controlan en primer lugar por el número de la unidad
documental y después por el cronológico.
0001 2019, 01, 31
0002 2019, 01, 31
0003 2019, 02, 02
0004 2019, 03, 04

30
 4.6 Atención de trámites internos
Los trámites de índole interno están destinados a satisfacer necesidades vitales
del policonsultorio y su personal, ya sea para fines de planificación o toma de
decisiones en cumplimiento de funciones específicas. Es un sistema de
accesibilidad para fines propios de la Administración que ha creado los
documentos. Destinado a atender los requerimientos de autoridades máximas,
asesores, consultores y otros funcionarios profesionales de planta y contratos de
prestación de servicios de la institución, que buscan documentos para la toma de
decisiones. Se rige bajo las normas propias de la institución.
● La institución implementará servicios de información (unidades de
transparencia) para garantizar el régimen de acceso a los registros y
archivos, ya sea para fines de toma de decisiones, consulta sobre atención
de trámites y cualquier otro que denote el interés legítimo.
● Es servicio interno, dirigido a los funcionarios, se rige por el procedimiento
administrativo en base al precepto del interés legítimo, mediante nota oficial
remitida a su inmediato superior, señalando el tipo de servicio que requiere,
sobre la base del interés legítimo.
● Una vez autorizado, el archivero o funcionario a cargo de la documentación,
facilitará el servicio requerido, incluyendo la extensión de copias legalizadas
y la reprografía.
● Los archivos administrativos aplicarán el régimen de la reserva en el caso
de documentos incluidos en este.

4.7 Atención de trámites externos

Son llevados a cabo para responder a las necesidades de información de
instituciones y personas naturales que interactúan con el policonsultorio. Estos
pueden ser de tipo restringido (vg. En base al interés legítimo) o abiertos (en base
al derecho de acceso irrestricto). Está destinado a atender los requerimientos de
instituciones de control y fiscalización del Estado, a cargo de funcionarios
debidamente acreditados, para la fiscalización del gasto público. Igualmente, para

31
atender los requerimientos de otras instituciones del Estado (Sector público o
privado).
● El servicio a los ciudadanos se regulará sobre la base del Art. 21, inciso 6 y
el Art. 24 de la Constitución Política del Estado, la Ley 2341 y su decreto
reglamentario 27113.
● El ciudadano que requiera un servicio podrá presentar su petición de
manera escrita o si prefiere oralmente, empleando el castellano o cualquier
idioma oficial nativo.
● El ciudadano que requiera un servicio únicamente debe cumplir el requisito
de identificarse adecuadamente.
● El ciudadano podrá acceder a la documentación institucional, de acuerdo al
procedimiento establecido por ley vigente y sobre la base del derecho de
libre acceso a la información pública, salvo las reservas determinadas por la
Constitución y por ley
● Se procederá a la extensión de copias legalizadas, autenticación y
certificación de documentos y/o información original con valor legal,
únicamente a los titulares de los mismos, en base a documentos originales
custodiados por la autoridad archivística institucional.

4.8 Plazos de atención

El establecimiento de plazos busca plasmar el principio de la eficacia y eficiencia,
pues dará fin a las discrecionalidades. Los plazos máximos para las actuaciones
en cada una de las fases de proceso administrativo, son:
a) Plazo menor de tres días para el registro de resoluciones, de expedientes y
sus pases a oficinas que provean su trámite.
b) Plazo mayor de 20 días para tomar decisiones sobre cuestiones de fondo
(Art. 71, g), sobre las cuales debe emitirse resolución.

32
 4.9 Régimen de responsabilidad por la función que desempeña

4.9.1 Director
El Director es el responsable de la documentación generada a través de la
Secretaria designada para el manejo de los archivos, quien velará por la adecuada
organización, conservación y buen uso de los documentos; la apertura e
identificación de las unidades documentales; los procesos de organización por
series y/o sub-series, de acuerdo con los tiempos de retención establecidos; la
ubicación física de los documentos; la consulta y préstamo de la documentación
que se encuentra bajo su responsabilidad para trámites internos, y la preparación y
envío oportuno de las transferencias documentales al Archivo Central. (Oporto &
Campos, 2007)

4.9.2 Secretaria
La obligación de organizar técnicamente los archivos corresponde a la secretaria o
secretario, quien ha sido debidamente preparado y capacitado, y es responsable
por la custodia y organización de la documentación y/o soportes digitales, ante la
institución. La secretaria es responsable en la organización de los expedientes
(documentación y/o soportes digitales) generados en el cumplimiento de sus
funciones, usando dos ejemplares originales: uno para archivo y otro para el
destinatario. (Oporto & Campos, 2007)

La secretaria es responsable de la atención de trámites. Las tareas como gestor

de la documentación, son:
a) Comprobación de las generales de ley del impetrante
b) Verificación de los documentos que indica el texto
c) Constatación de la recepción mediante elementos legitimadores como el
sello, con fecha, hora de presentación, firma y nombre del servidor público
receptor
d) Identificación de los expedientes con un orden numérico u otro sistema que
adopte la autoridad administrativa, que será conservado a través de las
actuaciones sucesivas, sin importar la complejidad del trámite que obligue a

33
 ser atendida por diversos niveles de la administración. No se asentará otro
número o sistema de identificación, al margen de aquel.
e) Compaginación (cuerpos numerados que no excedan las 200 fojas).
f) Foliación (por orden correlativo de incorporación al expediente).
g) Identificación de Anexos (con foliación independiente del expediente).
h) Acumulación (faculta la incorporación de expedientes a otros, debiendo
asumir la foliación de éstos, con excepción de los que se soliciten al solo
efecto informativo, que se acumularán sin incorporación).
i) Desglose (que será realizada previa autorización de la autoridad a cargo del

4.10 Organización del Archivo de Oficina

La secretaría designada clasificará en series naturales, determinadas por la clase
documental a la que pertenezcan en:
a) Correspondencia corriente, que es la correspondencia que exige una
respuesta inmediata ordinaria o es la de simple conocimiento
b) Correspondencia de asuntos, que es la correspondencia que origina la
apertura de un trámite para su atención; y las ordenará, por uno o más
sistemas de archivo que se adecuen a su naturaleza (alfabético, numérico,
cronológico, etc.).

Cualquier solicitud de préstamo de las carpetas del archivo a su cargo, el

encargado del archivo de gestión será anotada en el registro diario de consultas,
préstamos y devolución; manteniendo un inventario actualizado de la
documentación. Asimismo, depurará los expedientes duplicados o triplicados sin
valor administrativo y legal.

4.10.1 Correspondencia Corriente

Las carpetas o archivadores de palanca organizarán su documentación, juntando
tanto la correspondencia que se reciba como la respuesta que diera a lugar. Se
establece el principio de "integridad documental" en los documentos organizados y
por tanto, se prohíbe clasificar el archivo de correspondencia corriente por
"Recibida" y "Despachada", porque rompe la unidad de la comunicación e impide

34
ubicar oportunamente las respuestas. El archivo de correspondencia corriente se
subdividirá en dos sub-series y se ordenará como sigue:
a) Correspondencia externa. Agrupa la correspondencia con instituciones
externas en general, sean de carácter nacional o internacional. Es
recomendable separar los grupos documentales por este doble carácter.
b) Correspondencia interna. Agrupa la correspondencia institucional, entre las
oficinas de la institución.

4.10.2 Correspondencia de Asuntos

La correspondencia de asuntos, forma una clase diferente de correspondencia. Su
tratamiento archivístico es igualmente diferente. Los asuntos surgen de la solicitud
de atención de un trámite, por servidora o servidor público competente. Al inicio del
trámite, se abre una carpeta, que se denomina expediente, que recoge y/o
almacena cada uno de los documentos emergentes de la actuación de los
servidores y las respuestas de los peticionarios, más cualquier otro documento
emergente del asunto. El expediente se cierra, con la atención debida, positiva o
negativa, del trámite o asunto, para su posterior organización en el Archivo. La
clasificación se hará por series, de acuerdo al asunto tratado.

4.11 Transferencias al Archivo Central

Todos los documentos producidos en originales y excepcionalmente en copias
(anexos) deben ser transferidos al Archivo Central, cualquiera sea el tipo de
soporte en el que está contenida la información (papel, documentación escaneada
y digitalizada, CDs y otros soportes electrónicos, fotográficos, grabaciones de
imagen y sonido, etc.). La Transferencia de documentos de los Archivos de
Gestión al Archivo Central será realizada por la Secretaría de acuerdo al
cronograma de transferencias establecido por el área de archivo. (Oporto &
Campos, 2007)

La transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central se

realizará cumpliendo los siguientes requisitos:

35
a) Se transferirán los documentos de acuerdo al cronograma establecido en
coordinación con la secretaría y difundido hasta el último viernes del mes de
enero de cada gestión.
b) La documentación física a transferirse deberá ser previamente preparada
por la secretaría, quien deberá agrupar la Correspondencia Corriente y la
Correspondencia por Asuntos en volúmenes de acuerdo al siguiente detalle:
● No mayores a cinco (5) centímetros o cuatrocientas (400) hojas de
espesor.
● Cada volumen deberá contener una Carátula que contenga los datos de
la procedencia del documento, el nombre de la serie documental y el
año de gestión
● El índice correspondiente en físico y digital.
● CD con toda la información escaneada y electrónica (si corresponde)
c) Se deberá incluir en la transferencia toda la información electrónica
elaborada de manera complementaria para organizar y administrar la
documentación transferida como son: índices electrónicos, bases de datos,
documentos escaneados y digitalizados, back ups, etc. de todos los
documentos físicos.
d) La secretaria, mediante Formulario de Transferencia de Documentación
ARCH-1 debidamente firmado por el Director, remitirá en doble ejemplar el
listado de la documentación a transferirse. Dicho formulario también deberá
ser enviado por correo electrónico al Director.
e) La secretaria verificará el cumplimiento de las disposiciones establecidas
para la transferencia de documentos y la coincidencia del contenido del
Formulario de Transferencia de Documentación con los documentos físicos,
y digitales a ser transferidos.
f) La secretaria emitirá su conformidad por el cumplimiento de las
disposiciones establecidas para la transferencia de documentos en el plazo
de 30 días calendario y se procederá al traslado de la documentación al
Archivo Central. En caso de detectarse una observación en los documentos
físicos o digitales, se deberá subsanar en 10 días calendario.

36
 g) Para garantizar la conservación de los documentos, durante las
transferencias documental, además de su resguardo físico en cajas de
archivo normalizadas, rotuladas y numeradas de manera preliminar, se
deben aplicar las medidas de seguridad correspondientes, para evitar la
contaminación, ingreso de humedad, y propagación de factores nocivos que
puedan afectar la integridad de los documentos.

Para las transferencias se deben desarrollar y aplicar las tablas de retención y los
calendarios de permanencia.

4.11.1 Esquema para determinar las Tablas de Retención documental

Prescripción
Tipos Valores
Series Archivística (en
documentales Documentales
años)

Actas de
Directorio
Correspondencia
Correspondencia Administrativo 2
administrativa
corriente
no contable
Correspondencia
de asuntos
Files de personal

Comprobantes de
Correspondencia
ingreso y egreso Fiscal o contable 5
administrativa
Planillas de pago.
contable
Adquisiciones

Títulos de
Correspondencia
propiedad Legal 15
legal
Juicios

37
 Estatutos; títulos
Documentos
de propiedad, Permanente Permanente
esenciales (*)
resoluciones

Fuente: Guía práctica para la Organización de Archivos Administrativos

V. CONCLUSIÓN
La gestión documental en el policonsultorio San Andrés es de máxima importancia
y tiene una serie de beneficios:

● Asegurar la protección de datos: La protección de datos en el policonsultorio

es obligatoria, pero la tenemos aún más en cuenta, pues afecta a pacientes.
Un proceso de gestión documental -administrativa y clínica - implica digitalizar
toda la información para después gestionarla y que facilite las tareas de todo el
personal del policonsultorio y asegure la protección de los datos
confidenciales.
● Suponer un ahorro de actividad: El contar con un sistema de gestión
documental en el policonsultorio, supone que su personal se puede ocupar de
su trabajo final y evite tener que estar digitalizando por ellos mismos los
documentos.
● Mejorar acceso a la información: El médico debe conocer la historia clínica de
sus pacientes para valorar con exactitud sus patologías y recetar las medicinas
adecuadas. Es muy importante que el médico, enfermera o farmacéutica
pueda acceder de forma inmediata a los datos de sus pacientes, por ejemplo,
sus recetas anteriores, la historia clínica etc., lo que se consigue con una
adecuada gestión documental.
● Contar con documentación actualizada: Es muy importante sobre todo con
pacientes, que requieren que las actualizaciones de su información estén
siempre al día.

38
Por tanto, se concluye que:

● Casi todos los documentos que se gestionan en el policonsultorio deben

formar parte de un expediente administrativo.
● Todos los documentos y expedientes que se generan en un expediente
administrativo o clínico, forman parte de una misma serie documental.
● Cada consultorio (farmacia, médico y enfermera) debe mantener su archivo
correctamente organizado mediante la formación de expedientes clínicos y
series documentales, de acuerdo a criterios archivísticos para garantizar
una gestión rápida y eficaz durante el periodo inicial en el que los
expedientes se tramitan y custodian.
● Se evita la desmembración de los expedientes y la dispersión de los
documentos que lo integran creando falsos expedientes.
● Cada documento se integra en su expediente desde el momento de su
producción o recepción, pues transcurrido el tiempo es más difícil hacerlo
correctamente.
● Se evita la duplicidad de expedientes, tanto clínicos como administrativos,
no abriendo nuevos sin tomar la precaución de comprobar si ya hay uno
abierto en la propia oficina o en el archivo central.
● No se extraen documentos originales de los expedientes. Para cualquier
tramitación hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original,
debe quedar un testigo en el expediente con los datos del documento, fecha
y persona que lo extrajo.
● En general, la ordenación de documentos dentro del expediente es
cronológica, siguiendo el trámite administrativo, de forma que el primer
documento, de abajo a arriba, será el más antiguo y el último incorporado el
más reciente.
● De acuerdo a las características de los documentos, en ocasiones se
aplican criterios de ordenación numérica o alfabética.
● En expedientes complejos se agrupan los documentos por trámites en
subcarpetas, que a su vez se incluyen dentro de la carpeta del expediente

39
 (ejemplo: en una carpeta de expediente personal, se puede agrupar en
subcarpetas la documentación relativa a contratos, trienios, comisiones de
servicio, certificaciones de cursos de formación, etc.).
● Los documentos en soporte distinto al papel (fotografías, carteles, videos,
disquetes, etc.) que pertenecen a un determinado expediente, se separan
físicamente de éste, pero dejando constancia en el mismo de la relación con
estos, con los datos de su localización.
● Los criterios para formar un expediente son constantes, uniformes y
conocidos por todo el personal de la unidad.
● La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un
expediente forma parte del expediente, y se archiva dentro del mismo.
● Se utilizan folders amarillos y folios. Los primeros para guardar los
expedientes y los segundos para agrupar los documentos dentro de éste.
● Los expedientes que finalizan su tramitación se guardan en cajas de cartón
tipo archivo definitivo de tamaño oficio, que son las que se transfieran al
Archivo Central.
● Se elimina de la documentación gomas, clips, pos-it y en la medida de lo
posible grapas. Todo este material dificulta mucho el posterior tratamiento
de la documentación en el Archivo Central, además de ser perjudicial para
la conservación de los documentos. Durante la tramitación no se abusa del
uso de este tipo de material.
● Las cajas se llenan, pero sin forzarlas para su cierre. Tanto si están muy
llenas como si están muy vacías la documentación puede sufrir daños.
● Cuando la caja está completa, se anota en su lomo un número correlativo
que deberá conservarse cuando se realice la transferencia. No lleva ningún
otro elemento identificativo de su contenido.

40
VI. BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES

Arango, B. (2001). Gestión electrónica de documentos. Pereira.

Bautier, R. (1985). La misión de los archivos y las tareas de los archivistas. París:
UNESCO.

Beltrán, C. (1999). La archivística: respuesta inteligente frente al cambio. Bogotá:

Revista memoria.

Heredia, A. (1991). El archivo: objeto de la archivística. Sevilla.

Ministerio de Salud y Deporte. (2008). Norma técnica para el expediente clínico.

La Paz, Bolivia.

Oporto, L., & Campos, C. (2007). Guía práctica para la organización de archivos
administrativos. La Paz, Bolivia: DRUCK.

Pescador del Hoyo, M. (1993). El archivo. Instrumento de trabajo. Madrid: Norma.

Tapias, C. (2001). Los archivos como una forma de control de la administración.

Bogotá.

41
VII. ANEXOS
HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS
Unidad remitente………………………………………………………………………..
Responsable del archivo de gestión………………………………………………….
Teléfono………………………………… E-mail…………………………………………

Serie documental Años Soporte Nº de cajas

Observaciones………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
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Fecha……………………………….

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 HOJA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN

Unidad remitente Fecha de transferencia

Responsable del archivo de gestión Nº total de cajas

Teléfono: Nº de transferencia
(a cumplimentar por el Archivo
E-mail: Central)

Firma
Nº de caja Serie Fechas Vigencia
Arch.Central
contenido adm.

El responsable de la unidad remitente El responsable del Archivo General

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