Manual de contabilidad gubernamental para una entidad pública

Yuli Marcela Ramírez Parra

ID 293442

Contabilidad Gubernamental
Rafael Antonio Martínez Salcedo
Contaduría Pública,
Corporación Universitaria Minuto de Dios
Marzo, 16 2023
 Tabla de contenido

Introducción .................................................................................................................... 1
Infografía ......................................................................................................................... 2
Objetivos y funciones ..................................................................................................2.1
Funciones .................................................................................................................2.2
Organigrama ................................................................................................................... 3
Estructura Organizacional ...........................................................................................3.1
Procesos y procedimientos .......................................................................................... 4
Decreto 1499 de 2017 .................................................................................................4.1
Modelo integrador de planeación y gestión - MIPG...................................................4.2
Inspección, vigilancia y control .................................................................................... 5
¿a quienes les aplica? .................................................................................................5.1
Inspección ...............................................................................................................5.2
Vigilancia ................................................................................................................5.3
Inspección .............................................................................................................5.4
Presupuesto general de ingresos, gastos e inversión ......................................... 6
Estados Financieros ..................................................................................................... 7
Estado situación Financiera ........................................................................................7.1
Estado de resultados ..............................................................................................7.2
Estados de cambios en el patrimonio ......................................................................7.3
Conclusiones ................................................................................................................ 8
Bibliografía .................................................................................................................... 9
 1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta lo importante que es tener en claro la estructura del poder público
para que esto nos ayude a comprender de las formas en las que esta estructurada y
repartido el poder en el Estado, por medio de este manual se pretende proporcionar
información que sirva como guía para la determinación de los hechos que deban ser
considerados para que sirva como guía para los usuarios.

De esta manera se pretende con este manual que esta dirigido a diferentes usuarios y sea
un documento de consulta obligatorio para el personal del departamento.
IMPORTANCIA Y FUNCIONES

¿Qué es?

Es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y

controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la
Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental,
asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así
como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de
Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2.1 OBJETIVOS Y FUNCIONES

El artículo 5 del Acuerdo No. 09 del año 2012 del Archivo General de la Nación -
AGN establece los objetivos de la entidad, los cuales son:

Velar por la preservación del patrimonio documental de la Nación y facilitar el acceso

a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.

Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la Nación.

Coordinar las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos para que
sean factores de desarrollo Cultural y material del país, en armonía con el Plan
Nacional Económico y Social adoptado por el Estado, así como también promover
el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las
instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.

Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos.

Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la

archivística, la gestión documental y la gestión de la información útil y oportuna para
la toma de decisiones y gestión eficiente de la administración.

Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad nacional.

Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión documental articulado con

los sistemas de información en la administración pública.

2.2 FUNCIONES

De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1989, Decreto 1777 de 1990 y

Decreto 106 de 2015, las cuales son:

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear

y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación

y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los
planes y programas que sobre la materia adopte la junta.

Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el

Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.

Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con

el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales,
científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema.

Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,

departamental, intendencia, comisaría, municipal y distrital para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así
como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o
histórica.

Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas

culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del saber,
así públicos como privados.

Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la

administración pública.

Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la

nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos para las
decisiones de la gestión administrativa.

3. ORGANIGRAMA
 3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
 4.1 DECRETO 1499 DE 2017

Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, Que se requiere
reglamentar el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de
Control Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos,
métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y
entidades del Estado. Que de conformidad con el artículo 133 de la Ley 1753 de
2015, se debe establecer el modelo que integra y articula los sistemas señalados,
determinando el campo de aplicación de cada uno de ellos, con criterios
diferenciales en el territorio nacional.

4.2 Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG

Es una herramienta que simplifica e integra los sistemas de desarrollo

administrativo y gestión de la calidad y los articula con el sistema de control
interno, para hacer los procesos dentro de la entidad más sencillos y eficientes.

5. INSPENCCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

Verifica el cumplimiento de la normativa archivística vigente, mediante la

inspección, vigilancia y control a los archivos de todas las entidades del Estado,
así como a personas naturales, jurídicas de derecho público y/o privado conforme
a la legislación y normativa vigente.

5.1 ¿a quiénes les aplica?

1) Todas las entidades públicas del orden nacional, departamental, municipal y

distrital de la Rama Ejecutiva.
2) Organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control.
3) Empresas públicas, empresas del Estado y sociedades en que este tenga
participación.
4) Partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos.
5) Personas naturales y jurídicas, que presten función pública y servicios públicos,
respecto de la información directamente relacionada con la prestación de estos
servicios.
6) Entidades que administren instituciones parafiscales, o recursos de naturaleza u
origen público.
7) Personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios
públicos territoriales y nacionales, sólo en relación con fondos públicos que
reciban o intermedien.

5.2 INSPECCIÓN

Se incluyen todos los presuntos incumplimientos de la Ley General de Archivos y

demás normatividad archivística expedida para su desarrollo y se presenta el PMA
ante el AGN para el seguimiento.

5.3 VIGILANCIA

Se realiza seguimiento a las instrucciones impartidas en el PMA, se verifican

los avances de cumplimiento a la Ley General Archivos y demás normatividad
archivística expedida para su desarrollo.
 5.4 CONTROL

Se toman las acciones y correctivos necesarios o se imparten las órdenes a que

haya lugar, con el fin de que la entidad inspeccionada de cumplimiento a la Ley
General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su
desarrollo.

6. Presupuesto general de ingresos, gastos e inversión

7. Estados financieros
7.1 Estado situación Financiera
 8. CONCLUSIONES

En conclusión, puedo decir que en el desarrollo de la primera parte de nuestro

manual de archivo general de la nación se evidencia la importancia, funciones y
los objetivos de la entidad, dando a conocer la normatividad vigente y los
requisitos que este requiere para el ejercicio de esta.
 9. BIBLIOGRAFIA

➢ Pagina Archivo general de la nación visto 16 de marzo del 2023

https://www.archivogeneral.gov.co/agn/custom/42
➢ Pagina Funciones Archivo general de la nación visto 16 de marzo del 2023
https://www.archivogeneral.gov.co/Conozcanos/funciones-del-
AGN#:~:text=Establecer%2C%20organizar%20y%20dirigir%20el,al%20
servicio%20de%20la%20comunidad.

9.1 Estado de resultado

9.2 Estado de cambio en el patrimonio