Formulación del Proyecto de Software.

GA1-220501092-AA3-EV02

Realizo: Joseph Wbeimar García Ríos

Identificación: Cedula 1037671512

Institución: Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA

Programa: Análisis y Desarrollo de Software

Ficha: 2781769

Instructor: Sandra Ximena Zapata Angulo

Medellín, Colombia 25 de Julio de 2023

 Contenido

Introducción------------------------------------------------------------------------------------- 3

Caracterización del Proyecto y Objetivos------------------------------------------- 4,5

Alcance, Presupuestos del Proyecto, Impacto y Justificación---------------6,7

Casos de Uso----------------------------------------------------------------------------- 8,9,10

Conclusiones---------------------------------------------------------------------------------- 11
 Introducción

El Proyecto de Sistematización de la Entrada y Salida de Empleados tiene

como objetivo mejorar y agilizar el control de asistencia del personal en la
empresa. Actualmente, el proceso de registro de entrada y salida se realiza de
forma manual, lo que conlleva a dificultades en la recopilación y gestión de
datos, así como a una mayor carga administrativa para el personal encargado.
La implementación del Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados
(SREE) permitirá automatizar estos procesos y facilitar la generación de
informes y estadísticas relacionados con la asistencia del personal.
El SREE se convertirá en una herramienta fundamental para el control y
seguimiento de la asistencia del personal, brindando una solución tecnológica
eficiente que mejorará la eficacia y precisión de los registros. Además, al contar
con un sistema centralizado de gestión de datos, se minimizará el riesgo de
errores y duplicación de información, lo que garantizará la integridad de los
datos y contribuirá a una toma de decisiones más informada.
Con la implementación del SREE, se espera optimizar el tiempo de los
empleados y reducir la carga administrativa asociada al proceso de control de
asistencia. El sistema permitirá a la empresa mantener un registro actualizado
y confiable de los horarios de entrada y salida del personal, lo que mejorará la
gestión de recursos humanos y facilitará la generación de reportes y análisis
sobre la puntualidad y la asistencia del equipo de trabajo.
El siguiente documento presenta una descripción detallada del proyecto, sus
objetivos, alcance, recursos necesarios y cronograma de implementación.
Asimismo, se destacan los beneficios que el SREE aportará tanto a la empresa
como a sus empleados, en términos de eficiencia, transparencia y mejora en la
calidad de la gestión de asistencia del personal.
Caracterización del Proyecto de Entrada y Salida de Empleados
Nombre del Proyecto: Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados
(SREE).
Descripción: El proyecto "Sistema de Registro de Entrada y Salida de
Empleados" tiene como objetivo principal sistematizar el proceso de registro de
la asistencia de los empleados en una organización. El sistema permitirá a los
empleados registrar su entrada y salida de forma eficiente y precisa, brindando
un control más efectivo de la asistencia y facilitando la generación de reportes
para el departamento de recursos humanos y contabilidad.
Beneficios:
 Mayor precisión y confiabilidad en el registro de la asistencia de los
empleados.
 Reducción de tiempo y recursos empleados en el proceso de registro
manual.
 Facilitación de la generación de reportes para el departamento de
recursos humanos y contabilidad.
 Mejora en la productividad y eficiencia de la organización al optimizar el
control de asistencia de los empleados.
Tecnologías Utilizadas:
El proyecto utilizará tecnologías de desarrollo de software y bases de datos que
permitan implementar un sistema robusto, seguro y eficiente. Algunas de las
posibles tecnologías a utilizar incluyen:
 Lenguajes de programación: Java, Python, C# u otros.
 Bases de datos: MySQL, PostgreSQL, SQLite u otros.
 Frameworks y herramientas para desarrollo web y de aplicaciones.
Restricciones:

 El sistema debe cumplir con las regulaciones y políticas de privacidad de

datos de la organización.
 Se deberá realizar un control riguroso de acceso y autorizaciones para
garantizar la seguridad del sistema y la información de los empleados.
  El proyecto deberá estar listo para su implementación dentro de un plazo
determinado.
Riesgos:

 Posibles problemas de integración con sistemas y bases de datos

existentes en la organización.
 Riesgo de resistencia al cambio por parte de algunos empleados ante la
implementación del sistema.
 Posibilidad de fallos técnicos o errores en el sistema que afecten el
registro de asistencia.

Entregables o Resultados:
 Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados completamente
desarrollado y probado.
 Documentación técnica y de usuario.
 Capacitación para el personal que utilizará el sistema.
 Informes de pruebas y validación del sistema.

Equipo de Trabajo: El equipo de trabajo estará compuesto por desarrolladores

de software, analistas de sistemas, personal de recursos humanos y
contabilidad, y los empleados involucrados en la prueba y validación del
sistema.
Duración del Proyecto: El proyecto tendrá una duración estimada de 10 a 12
meses, desde la fase de análisis hasta la implementación y puesta en marcha
del sistema.

Objetivos
Objetivo General: Implementar un Sistema de Entrada y Salida de Empleados
(SREE) en la empresa que permita automatizar y mejorar el registro de la
asistencia del personal. El sistema deberá ser sencillo y amigable para los
usuarios y contará con módulos de gestión de contabilidad e inventario.
Asimismo, se proyectará la creación de un sitio web para lograr que la empresa
sea un lugar atractivo para los empleados y competitivo en el mercado laboral.
Objetivos Específicos
 1. Realizar un análisis detallado de los procesos de entrada y salida de
empleados en la empresa.
2. Desarrollar un diseño del Sistema de Entrada y Salida de Empleados
(SREE) que integre de manera eficiente todas las funcionalidades
necesarias.
3. Identificar los stakeholders del sistema y establecer los actores y
responsables de cada proceso involucrado en la gestión de la asistencia
del personal.
4. Diseñar una interfaz intuitiva y amigable para facilitar el uso del sistema
por parte de los empleados y los administradores.
5. Implementar módulos de contabilidad e inventario que permitan llevar un
registro actualizado de los recursos y gastos relacionados con el
personal.
6. Desarrollar un sitio web para el SREE que promueva el ambiente laboral
del negocio y sea más amigable la entrada del sistema.
7. Capacitar al personal en el uso del Sistema de Entrada y Salida de
Empleados (SREE) y asegurar una adecuada transición del proceso
manual al sistema automatizado.
8. Evaluar y medir la eficacia del sistema después de su implementación,
buscando mejoras continuas en la gestión de la asistencia del personal.
Alcance
El alcance del proyecto incluye la construcción de un Sistema de Registro de
Entrada y Salida de Empleados (SREE) que contará con las funcionalidades
básicas necesarias para llevar un control eficiente de la asistencia del personal
en la empresa. Las funcionalidades principales del sistema serán:
1. Registro de entrada y salida: El sistema permitirá a los empleados
marcar su entrada y salida mediante tecnologías de autenticación, como
tarjetas RFID, códigos QR, lector dactilar o reconocimiento facial.
2. Interfaz de administración: Se desarrollará una interfaz de administración
para que los responsables puedan visualizar y gestionar la asistencia de
los empleados, así como generar informes y estadísticas relacionados
con la puntualidad y la asistencia del personal.
3. Módulo de contabilidad: El sistema contará con un módulo de
contabilidad que permitirá llevar un registro de los recursos y gastos
asociados al personal, como salarios, bonificaciones, deducciones, entre
otros.
4. Plazo máximo: El proyecto se llevará a cabo en un plazo de 10 meses a
12 meses máximo, con el objetivo de implementar el SREE de manera
eficiente y dentro de un marco de tiempo adecuado.
Cabe destacar que, si bien el SREE será una solución tecnológica completa y
funcional, el alcance del proyecto no incluirá la integración con otros sistemas
de gestión o plataformas externas. El enfoque estará centrado en la
sistematización del registro de entrada y salida de empleados y la mejora en la
gestión de asistencia del personal en la empresa.

Presupuesto para el Proyecto de Entrada y Salida de Empleados (SREE)

El presupuesto estimado para la implementación del "Sistema de Registro de
Entrada y Salida de Empleados" (SREE) se compone de diversos aspectos que
deben ser considerados para garantizar el éxito del proyecto. A continuación,
se presenta un desglose del presupuesto:
1. Recursos Humanos:

o Desarrolladores de software: X horas de trabajo para el diseño,

desarrollo e implementación del sistema.
o Analistas de sistemas: X horas para el análisis de requerimientos
y diseño de funcionalidades.
o Personal de recursos humanos: X horas para capacitación y
apoyo en la adopción del sistema por los empleados.
2. Tecnología y Software:

o Adquisición de licencias de software: Costo para adquirir las

licencias de herramientas y plataformas de desarrollo.
o Infraestructura tecnológica: Costo para adquirir servidores,
equipos y dispositivos necesarios para el funcionamiento del
sistema.
3. Capacitación:

o Costo de capacitación para el personal involucrado en la

administración y uso del sistema.
4. Implementación y Puesta en Marcha:

o Costos asociados a la configuración, pruebas e implementación

del sistema.
5. Soporte y Mantenimiento:

o Costo para el soporte técnico y mantenimiento del sistema luego

de su implementación.
6. Comunicación y Difusión:

o Costo para la elaboración de materiales y campañas de

comunicación interna para informar a los empleados sobre el
nuevo sistema.
 7. Contingencias:

o Reserva de fondos para posibles imprevistos y contingencias

durante el desarrollo del proyecto.

Impacto y Justificación:
El proyecto "Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados" (SREE)
tiene como objetivo automatizar el proceso de registro de asistencia de los
empleados en una organización. Al implementar el sistema, se logrará una
mayor eficiencia operativa al eliminar el proceso manual, reduciendo costos y
optimizando el tiempo del personal de recursos humanos. El SREE brindará un
acceso seguro y controlado, mejorando la seguridad y confidencialidad de la
información. Además, facilitará la generación de reportes precisos y
actualizados para la toma de decisiones y el cumplimiento de requisitos
legales. El impacto del proyecto incluye una mejora en el clima laboral y la
productividad, y asegurará el cumplimiento de las regulaciones laborales y
legales. En general, la implementación del SREE traerá beneficios significativos
a la organización, optimizando la gestión de asistencia y generando un
ambiente de confianza y transparencia para los empleados.

Casos de Uso
Caso de Uso: Administrar Datos de Entrada y Salida de Empleados
Descripción: El comportamiento del sistema deberá describir el paso a paso
del caso de uso cuando el personal encargado de gestionar los datos de
entrada y salida de empleados inicie el registro de estos.
Precondición: El empleado se encuentra registrado en el sistema y tiene los
datos necesarios para ser ingresado al registro de entrada y salida de
empleados.
Secuencia Normal:
Paso 1: El encargado de recursos humanos o sistemas ingresa al sistema para
registrar la entrada o salida de un empleado.
Paso 2: El sistema carga el formulario para el registro de entrada o salida del
empleado.
Paso 3: El encargado ingresa la información correspondiente al empleado,
como la fecha, hora de entrada o salida, motivo y otra información relevante.
Paso 4: El sistema almacena los datos suministrados por el encargado y
registra la entrada o salida del empleado de manera exitosa.
Paso 5: El sistema notifica al encargado que el registro de entrada o salida del
empleado fue realizado satisfactoriamente.
Post Condición: El registro de entrada o salida del empleado queda
almacenado en el Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados
(SREE) y se encuentra disponible para futuras consultas.
Excepciones:
Paso 1: Si el sistema detecta que el empleado esta registrado su identificación
o este duplicado el sistema notificará al encargado para que verifique y
complete correctamente el registro.
Paso 2: Si el encargado cancela el registro de entrada o salida del empleado,
el caso de uso termina sin realizar el registro.

Caso de uso: Registrar Entrada y Salida (desde el punto de vista del

empleado)
Descripción: El comportamiento del sistema deberá describir el paso a paso
del caso de uso cuando el empleado registra su entrada y salida en el sistema.
Precondición: El empleado ha ingresado al lugar de trabajo y desea registrar
su entrada o salida mediante el sistema.
Secuencia Normal:
Paso 1: El empleado accede al sistema de Registro de Entrada y Salida de
Empleados (SREE) utilizando su identificación y el sistema elegido para
asegurar su identidad (contraseña, lector dactilar, etc.).
Paso 2: El sistema muestra la opción para registrar la asistencia y el empleado
selecciona "Registrar Entrada" o "Registrar Salida", según corresponda.
Paso 3: El sistema registra la fecha y hora actual como la entrada o salida del
empleado, según lo seleccionado por este último.
Paso 4: El sistema muestra un mensaje de confirmación indicando que el
registro de entrada o salida ha sido realizado correctamente.
Paso 5: El empleado finaliza el proceso y cierra la sesión del sistema.
Post Condición: La asistencia del empleado queda registrada en el Sistema
de Registro de Entrada y Salida de Empleados (SREE) con la fecha y hora de
entrada o salida correspondiente.
Excepciones:
Paso 1: Si el sistema detecta que el empleado ya tiene un registro de entrada y
no ha registrado su salida, o viceversa, el sistema notificará al empleado para
que verifique y complete correctamente el registro.
Paso 2: Si el empleado cancela el registro de entrada o salida, el caso de uso
se termina sin realizar el registro y no se generarán cambios en el sistema.

Caso de Uso: Facturación o Seguimiento de Entrada y Salida de

Empleados
Descripción: El comportamiento del sistema deberá describir el paso a paso
del caso de uso cuando el personal encargado de gestionar la entrada y salida
de empleados deba generar la facturación.
Precondición: El empleado se encuentra ingresado al sistema y ya ha
registrado su entrada y/o salida en el sistema.
Secuencia Normal:
Paso 1: El encargado de recursos humanos accede al sistema para generar la
facturación de la asistencia del empleado.
Paso 2: El sistema muestra la opción de generar la facturación y el encargado
selecciona esta opción.
Paso 3: El sistema totaliza el valor de la asistencia del empleado, teniendo en
cuenta el tiempo trabajado y las tarifas aplicables según los horarios.
Paso 4: El sistema solicita al encargado que seleccione el método de pago,
ofreciendo opciones como efectivo, transferencia bancaria o cheque.
Paso 5: El encargado selecciona el método de pago y procede a registrar la
facturación.
Paso 6: El sistema almacena los datos de la facturación, incluyendo el total a
pagar, el método de pago y la fecha de emisión de la factura.
Paso 7: El sistema imprime la factura generada para el empleado.
Post Condición: La facturación de la asistencia del empleado queda
registrada en el Sistema de Registro de Entrada y Salida de Empleados
(SREE), y el empleado recibirá la factura impresa.
Excepciones:
Paso 1: Si el sistema detecta que el empleado no ha registrado su entrada o
salida correctamente, o si hay registros inconsistentes, el sistema notificará al
encargado para que verifique y corrija la asistencia antes de generar la
facturación.
Paso 2: Si el encargado cancela el proceso de generación de la facturación, el
caso de uso se termina sin realizar la facturación y no se generarán cambios en
el sistema.

Caso de Uso: Contabilidad de Entrada y Salida de Empleados

Descripción: El comportamiento del sistema deberá describir el paso a paso
del caso de uso cuando el contador desea consultar la contabilidad del sistema
de entrada y salida de empleados y generar reportes financieros.
Precondición: Deben existir registros de asistencia de los empleados en el
sistema.
Secuencia Normal:
Paso 1: El contador ingresa al sistema de Contabilidad utilizando sus
credenciales de acceso.
Paso 2: El sistema muestra las opciones disponibles para generar reportes
financieros y realizar consultas contables relacionadas con la asistencia de los
empleados.
Paso 3: El contador selecciona las especificaciones de búsqueda para generar
los reportes requeridos. Puede realizar consultas sobre las horas trabajadas,
asistencia por fechas o por empleados específicos, entre otros aspectos
contables relacionados con la asistencia.
Paso 4: El sistema realiza las consultas de acuerdo a las especificaciones
ingresadas por el contador.
Paso 5: El sistema genera los reportes contables solicitados, los cuales
pueden incluir información sobre horas trabajadas por empleado, ausencias,
tiempos de entrada y salida, entre otros.
Paso 6: El contador revisa los reportes generados y, si es necesario, imprime
los documentos para su revisión o archivo físico.
Paso 7: El contador finaliza el proceso y cierra la sesión del sistema.
Post Condición: Los reportes contables relacionados con la asistencia de los
empleados quedan generados y disponibles para su revisión y análisis por
parte del contador.
Excepciones:
Paso 1: Si no existen registros de asistencia de los empleados en el sistema, el
sistema notificará al contador que no hay información disponible para generar
los reportes solicitados.
Paso 2: Si el contador cancela la generación de los reportes, el caso de uso se
termina sin realizar la generación y no se generarán cambios en el sistema
contable de entrada y salida de empleados.

Conclusiones
En conclusión, el proyecto "Sistema de Registro de Entrada y Salida de
Empleados" (SREE) se justifica ampliamente por los beneficios que aporta a la
organización. La implementación de este sistema automatizado de registro de
asistencia permitirá optimizar procesos, reducir costos, mejorar la precisión de
datos, garantizar el cumplimiento legal y laboral, y fortalecer el ambiente
laboral.
El SREE impactará positivamente en la eficiencia operativa al eliminar los
procesos manuales, generando ahorro de tiempo y recursos. Además, su
adopción contribuirá a una mayor seguridad y confidencialidad de la
información de los empleados, así como a la generación de reportes eficaces
para la toma de decisiones.
Asimismo, el proyecto se enfoca en mejorar la productividad del personal de
recursos humanos al liberar tiempo para tareas más estratégicas, lo que
redundará en una gestión más efectiva del talento humano.
En términos financieros, el presupuesto estimado considera los recursos
necesarios para el desarrollo, implementación y mantenimiento del sistema,
asegurando un retorno de inversión a través de la eficiencia operativa y el
cumplimiento de regulaciones legales.
En general, la implementación del SREE no solo beneficiará a la organización
en su funcionamiento interno, sino también a sus empleados al brindarles un
proceso de registro de asistencia más ágil, justo y transparente. Este proyecto
promete generar un impacto positivo en la cultura organizacional, mejorando el
clima laboral y fortaleciendo la relación entre la empresa y su personal.