Términos de Referencia – Adquisición e Implementación

de Plataforma ERP SeNaSa

29/05/2013

CONTENIDO DEL DOCUMENTO

I. Contenido básico de los términos de referencia

a. Antecedentes
b. Glosario de Términos
c. Objetivo general y específicos de los servicios a contratar
d. Alcance
e. Forma de aplicación y/o metodología
f. Duración del servicio
g. Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante
h. Costos
i. Criterios de selección y evaluación

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ANTECEDENTES

El Seguro Nacional de Salud (SeNaSa) en el año 2005 adquirió un software para la gestión
administrativa desarrollado sobre la plataforma COSMOS de la empresa TransTools.

COSMOS es una herramienta de desarrollo de aplicaciones Cliente/Servidor desarrollada en su

versión 4.0 en el año 1997.

En la República Dominicana se iniciaron varios proyectos con este software entre los que
podemos mencionar:

- Ministerio de Salud Publica

- Procuraduría General de la República
- Ministerio de Trabajo
- CERSS (Comisión para la Reforma del Sector Salud)

La empresa TransTools se instalo en el país a partir del 1999 desde donde dirigían, daban
soporte y seguimiento a sus proyectos locales. En el año 2005 la empresa cierra sus
operaciones en el país y finaliza los contratos con los proyectos implementados hasta ese
momento.

De los proyectos que se lograron implementar con la herramienta Cosmos TransTools a la fecha
solo la Procuraduría General de la República y la Ministerio de Trabajo están utilizando esta
herramienta y están en proceso de sustitución.

GLOSARIO DE TERMINOS

Componente Web: se refiere a las partes de la solución informática que será utilizada a través
de internet y a través de las redes de SENASA sin necesidad de instalación de software en las
maquinas de los usuarios.

Portal de Internet: Pagina web que será utilizado como punto céntrico de acceso a los servicios
ofrecidos por la solución informática.

ERP (Enterprise Relationship Planing): Siglas en ingles para describir los Software de Gestión de
planificación de recursos empresariales, son programas de computadoras pre-desarrollados
que cuentan con módulos informáticos para cada uno de las actividades de gestión financiera
principales de una empresa, ej. Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Cuenta por Pagar, Inventario,
Facturación, Activo Fijo, entre otros.

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Herramienta de Flujos de Trajabo: (WorkFlow) son herramientas que se utilizan para diseñar
de manera grafica y sencilla los flujos que deben seguir los procesos de una entidad y los
requerimientos en cada paso para ser monitoreados y controlados de manera automatizada
por estas herramientas.

Componente de Integración: Se refieren a tecnologías que permiten que el software de la

entidad pueda interconectarse e intercambiar información con software de otras entidades de
manera automatizada.

OBJETIVO GENERAL Y ESPECIFICOS DE LOS SERVICIOS A CONTRATAR

Objetivo General
Dotar a la institución de un software de gestión financiera que permita agilizar sus operaciones y contar
con informaciones en tiempo real para el apoyo a las tomas de decisiones.

Objetivo Específicos
La Implementación del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales y Gestión
Administrativa de SENASA tiene por objeto:

Automatizar, integrar e informatizar los procedimientos relacionados a la gestión

financiera, mediante una solución informática centralizada que permita eficientizar los
recursos y reducir los tiempos de ejecución de los procesos y costos.
Integrar todos los procesos mediante una solución informática que permita mayor
interacción entre los funcionarios de SENASA, definición de Workflow de trabajo e
intercambio de documentaciones electrónicas que reduzcan la generación de
documentos impresos y oriente la institución a un modelo de Oficina sin Papel.
Disponer de un sistema de gestión de información que integre y automatice los
procesos asociados a los aspectos administrativos y financieros.

Requerimientos y Especificaciones de los Productos Esperados

1) Componente Web:

Portal de Internet: Debe ser desarrollado un Portal Web el cual estará vinculado al Portal actual
de SENASA. En dicho Portal Web se ofrecerá toda información necesaria sobre los servicios
disponibles en SENASA, solicitudes de servicios, quejas, publicación de información de
transparencia en tiempo real en base a la gestión administrativa, requisitos, procedimiento a
seguir, costos, plazos, ayuda, preguntas frecuentes, contactos, plantillas de cartas, formularios,

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entre otros. El portal contará con la seguridad correspondiente vía SSL, lo cual brindará un
entorno seguro de navegación (HTTPS).

A través del mismo Portal los usuarios podrán tener acceso a la aplicación o sistema para dar
inicio a la solicitud electrónica de información, sugerencias, etc. De la misma manera, será
posible dar seguimiento y conocer el estado de las solicitudes en proceso, las rechazas y las
otorgadas.

El Portal debe ser diseñado y desarrollado utilizando como base las Normas y Estándares para
Portales Gubernamentales emitidas por la Oficina Presidencial de Tecnologías de la Información
y Comunicación (OPTIC).

Registro y Autenticación de Usuarios: La solución debe incorporar una función de registro y

autenticación de usuarios, de forma tal que los usuarios puedan completar un formulario de
registro con las informaciones requeridas por SENASA. De esa manera la solución asociará los
trámites con los usuarios y estos podrán contar con un histórico personalizado de las solicitudes
realizadas y en curso.

2) Componente del Software de Gestión Financiera (ERP)

Este componente del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP), integrado al

Portal WEB Interactivo, brindará nuevos de niveles control y eficiencia a SENASA, de manera tal,
que se podrá registrar y controlar las actividades administrativas y financieras que se generan
en las diferentes áreas funcionales, los ingresos y egresos que se originan, los movimientos y
balances de las cuentas contables y cuentas bancarias. Todos estos controles se ejecutan a
través del registro en los diferentes módulos que resultan en entradas contables y emisión de
Estados Financieros. Para los fines el oferente debe plantear una solución que abarque al
menos los siguientes componentes:

Gestión Financiera: Tesorería, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Gestión de la
Contabilidad General Gubernamental y Privada, Estados Financieros, etc.

Compras y Abastecimiento: Gestión de compras, evaluación de proveedores, gestión de

garantías y vencimientos, ordenes de compras, devoluciones, Back Order, requisiciones,
etc. Capacidad de integración con SIGEF (Sistema Integrado de Gestión Financiera,
Ministerio de Hacienda).

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Planificación y Control Presupuestario: Planificación y gestión presupuestaria, capacidad
de integración con la Planificación de la Entidad.

Nomina y Recursos Humanos: Gestión de Recursos Humanos, nominas de pago

electrónicas y por cheques, Capacitación, Evaluación 360º, evaluación de desempeño
por indicadores, Capacidad de integración con el SASP (Sistema de Administración de
Servidores Públicos, Ministerio de Administración Publica).

Gestión de Proyectos: Módulo de gestión de contabilidad por proyectos.

Gestión de Planificación Estratégica (KPIs): Módulo de creación y monitoreo de

indicadores clave de rendimiento, Balanced Score Card.

Flujo de Trabajo y Colaboración: Entorno de colaboración para compartir documentos e

informaciones entre los funcionarios del SENASA.

Módulo de Gestión de Mantenimiento Vehículos: Módulo de gestión de vehículos,

mantenimiento, talleres, averías, neumáticos, datos técnicos (incluye seguro), intervalos
de mantenimiento, combustible, rutas, accidentes, repuestos, multa de tránsito,
asignación vehicular-ocupación, formulario de solicitud de uso de vehículo/transporte,
reportes, entre otras funcionalidades estándar de módulos de esta naturaleza.

Inteligencia de Negocios y Reportes: Componente de análisis de informaciones y

reportes. Este debe permitir la capacidad de generar nuevos reportes, Cuadros de
Mandos con los principales indicadores de gestión.

Acceso vía Web: Debe contener interfaces Web que permitan el uso de la aplicación en
localidades distribuidas, preferiblemente sin necesidad de software de terceros.

3) Herramienta de Trámites y Gestión de Seguimiento Interno (CRM): Es el componente de la

solución que implica el desarrollo de una aplicación para el procesamiento electrónico de
las solicitudes de servicios, consolidando así los datos y procesos entre los diversos
departamentos y unidades relacionados en los trámites.

4) Herramienta de Flujos de Trabajo: Herramienta que nos permita crear, configurar

actividades dentro del flujo de trabajo de los procesos relacionados a las solicitudes de
servicio. Es decir, los aspectos operacionales de una actividad de trabajo, cómo se

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estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan,
cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al
cumplimiento de las tareas.

Módulo de Firma digital: La solución debe incorporar la capacidad de que los responsables
de aprobaciones participan del flujo de procesos firmen digitalmente dichas autorizaciones.
Comprendiendo como firma digital un esquema matemático que sirve para demostrar la
autenticidad de un mensaje digital o de un documento electrónico. Una firma digital da al
destinatario seguridad en que el mensaje fue creado por el remitente, y que no fue alterado
durante la transmisión.

En tal sentido el oferente debe presentar una solución que permita a los funcionarios portar
su firma digital en un medio, de manera que estos puedan firmar digitalmente en cualquier
lugar donde tengan acceso a la solución, contar con acceso mediante dispositivos móviles.

Para fines de este módulo debe ser considerado el marco regulatorio de la República
Dominicana, la Ley 126-02 de Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, de
fecha 29 de septiembre de 2002, que regula toda relación comercial, estructurada a partir
de la utilización de uno o más documentos digitales o mensajes de datos o de cualquier otro
medio similar.

5) Componente de Integración

Web Services: La solución propuesta debe estar en capacidad de operar con otros sistemas vía
web Services, tanto para consulta como para actualización de datos de una manera segura y
confiable.

Aplicaciones y Sistemas de Terceros: Debe considerarse la posibilidad de realizar consultas e

integración de aplicaciones y sistemas de terceros, tales como:

1. Instituciones Bancarias para fines de transacciones de pago e informes digitales

2. Entidades certificadores que emitirán los certificados digitales
3. Entidades para la validación de datos suministrados por los usuarios, tales como
consulta del Registro Nacional de contribuyentes (RNC), de la Dirección General
de Impuestos Internos (DGII).
4. Instituciones Reguladoras y Colaboradoras como son SISALRIL, TSS, UNIPAGO,
entre otros.

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Integración con los componentes tecnológicos de la entidad: Se requiere que la solución sea
compatible con los siguientes elementos:

- Compatibilidad con servidor de base de datos Microsoft SQL Server 2008 R2 o superior
- Compatibilidad con Microsoft SharePoint Portal Server 2010 o superior
- Compatibilidad con Microsoft Framework .NET 2010 o superior
- Compatibilidad con Microsoft Office 2010 o superior
- Compatibilidad con Microsoft Project 2010 o superior
- Compatibilidad con Microsoft Reporting Services
- Compatibilidad con Microsoft Analisys Services
- Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows 2008 R2 o superior
- Compatibilidad con el Sistema Operativo Windows XP, Vista, 7 y 8

Capacidad para extensión y/o modificación: Se requiere que la solución cuente con
herramientas de programación que permita ampliar sus funcionalidades y mejorar, corregir y
darles mantenimiento a todo el software por parte del personal de Tecnología del SENASA, ya
sea códigos fuentes, herramientas case, etc.

6) Componente Manual de Procedimientos

El oferente deberá contar con expertos para el levantamiento y rediseño de los procesos
Administrativos y Financieros de SENASA, entregando como producto un manual de
procedimientos que será utilizado para la personalización del sistema ERP, este manual
deberá contener al menos:

1- Identificación de los procesos claves y soportes.

2- Construcción del mapa de procesos
3- Asignación de los procesos a sus responsables
4- procedimientos de los procesos de trabajo
5- Gestión de Riesgo de procesos

Alcance

La población de usuarios se divide de la siguiente forma:

Departamento Usuarios Accesos

ACCESO A LA INFORMACON 2 Workflow

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DIRECCION EJECUTIVA 6 ERP y
WorkFlow
GERENCIA ADMINISTRATIVA 10 ERP y
WorkFlow
GERENCIA DE PLANIFICACION Y EVALUACION 6 ERP
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS (1,000 Empleados) 10 ERP y
WorkFlow
GERENCIA DE TECNOLOGIA INFORMATICA 10 ERP y
Workflow
GERENCIA FINANCIERA 20 ERP y
Workflow
Componente Transferencia de conocimiento

El oferente debe contemplar en su propuesta la capacitación a nivel de certificación y

transferencia de conocimiento para el personal técnico de SENASA en los aspectos relacionados
a la plataforma e infraestructura, aplicaciones y soluciones utilizadas en el proyecto y
configuración y desarrollo de nuevos módulos del ERP propuesto.

Debe ser capacitado mediante cursos formales el personal de administración y finanzas en el

uso del Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) así como también en la
plataforma en que se haya desarrollado La Solución.

Soporte Técnico

El oferente debe considerar en su oferta tres (3) meses de soporte post entrega sin costo
adicional. Este soporte abarca desde la infraestructura tecnológica, aplicaciones,
configuraciones, cambios en flujos y características de la solución, creación de reportes entre
otras.

Forma de aplicación y/o metodología

Datos e Informaciones a considerar

1. El proyecto debe ser realizado en un máximo de seis (6) meses

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2. Es requerido para la realización del proyecto una etapa dentro del cronograma
destinada a la Planificación del proyecto, acompañada de un proceso de levantamiento
de informaciones.
3. La solución y el Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) serán
instaladas en el Edificio Administrativo Financiero de SENASA, localizada en Presidente
Gonzales, #19, casi esq. Tiradentes, Ens. Naco.
4. Ambas soluciones serán utilizadas tanto desde la Sede Central, Edificio Administrativo
Financiero como de las Regionales localizadas en cada una de las provincias de la
República Dominicana.
5. La solución de Seguimiento a Solicitudes y Control de Contratistas será utilizada
internamente por un total de 64 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente.
6. El Sistema de Planificación de Recursos Institucionales (ERP) será utilizado por un total
de 62 usuarios, y de ellos 40 usuarios de manera concurrente.
7. Será requerido accesos a algunos módulos de la solución desde las Oficinas Regionales.
8. Las licencias requeridas por requerimientos de herramientas y/o componentes de
software de terceros a excepción de base de datos y sistema operativo deben estar
incluidas en la propuesta.
9. El proveedor debe garantizar correcciones de errores de la aplicación sin costo
adicional.

Demostración Funcional

Para garantizar seleccionar la mejor propuesta, cada oferente debe realizar una demostración
funcional de la solución Propuesta y una demostración funcional del Sistema de Planificación de
Recursos Institucionales (ERP), explicando además su interpretación y compresión de los
términos de referencia. Para fines de la demostración funcional, la cual tiene una valor del 25%
de los aspectos técnicos, les será notificado tanto por escrito como por medio electrónico el día
y hora para dicha demostración dentro del plazo establecido en el cronograma de la presente
licitación, siempre y cuando éste haya calificado en aspectos legales y administrativos, enfoque
técnico, experiencia de la empresa y experiencia del administrador del proyecto. La
demostración deberá ser realizada en español y se requiere de la presencia de personal que
pueda contestar cualquier pregunta que surja durante la presentación tanto preguntas técnicas
como operacionales.

Informes

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Quien resulte adjudicatario del proyecto, deberá presentar en su plan de trabajo al menos tres
(3) informes de avance previo a los Componentes entregables finales.

Duración del servicio

El tiempo estimado para la implementación de este proyecto es de 6 meses, debe contar con
un calendario de interrupciones de servicios si es necesario, este tiempo incluye:

a. Tiempo de levantamiento de información

b. Tiempo de diseños, desarrollos, ajustes y configuraciones necesarias
c. Tiempo de entrenamiento usuarios finales
d. Tiempo de transferencia de conocimiento a la Gerencia Tecnología, etc.

Recursos y facilidades a suministrar por la entidad contratante.

SENASA suministrará espacio para ubicar al personal de la compañía contratada en nuestras

instalaciones si es necesario, así como equipos y mobiliario.

La entidad contratada, estará bajo la coordinación del Gerente de Tecnología del SENASA. Esta
institución pondrá a disposición del contratista la información documental y estadística que se
requiera para el desarrollo e implementación del proyecto. Los requerimientos de información
serán tramitados a través de la instancia de supervisión de la Gerencia de Tecnología del
SENASA

Criterio de Evaluación

Propuesta técnica Valor: 80 Puntos

Enfoque Técnico 11
1. Enfoque técnico y metodológico, descripción de la 5
metodología de gestión a utilizar para la implementación de
la solución.
2. Demostrar que dispone de los equipos necesarios y 1
requeridos en el proyecto.
3. Organización y dotación de personal 5
Experiencia de la Empresa 35
1. 5 años mínimos de experiencias en proyectos similares y que 5
posee los derechos de representación o propiedad de la
Solución propuesta.
2. Implementación de proyectos similares por un monto total 10
resultante hasta RD $10,000,000.00

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3. Implementación de proyectos similares por un monto total 10
resultante mayor a RD $10,000,000.01.
4. Cuenta con el personal suficiente designado para dar 10
cumplimiento a lo establecido en esta licitación y su personal
cuenta con los conocimientos y certificaciones que los avalan
para realizar las tareas que se les encomienden durante el
proyecto.
Experiencia del Administrador de Proyecto 10
1. Presenta las credenciales de la persona desempeñara el rol 5
de Administrador de Proyecto que avale su experiencia de
por lo menos 3 años mínimos en administración de proyectos
similares.
2. Presenta documentación que avale certificación técnica en 5
aspectos vinculados al objeto de la licitación.
Demostración Funcional 25
1. Interpretación y compresión de los TDRs 5
2. Explicación de la metodología de Gestión de Proyectos 5
3. Piloto Funcional de la Solución 5
4. Complimiento con los componentes entregables requeridos 10
en los TDRs

Otros Documentos Valor: 20 Puntos

Representación Legal 3
1. Poder de representación otorgado a los fines de 1
presentar la propuesta.
2. Cedula de identidad y electoral del representante 1
autorizado
3. Certificado de no antecedentes judiciales del 1
representante legal
4.
Perfil de la Empresa 10
1. Copia de los Estatus Sociales, debidamente certificados 1
por la Cámara de Comercio y Producción correspondiente
2. Copia del Acta de Asamblea General Constitutiva de la 1
Empresa, debidamente certificada por la Cámara de
Comercio y Producción correspondiente.
3. Nomina de Presencia de dicha Asamblea 1

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4. Ultima Acta de la Asamblea Ordinaria 1
5. Declaración Jurada del solicitante en la que manifieste 1
que no se encuentra dentro de las prohibiciones
establecidas en el Artículo 14 de la Ley 340-06 y donde
manifieste si tiene o no juicio con el Estado Dominicano o
sus entidades del Gobierno Central, de las Instituciones
Descentralizadas y Autónomas no financieras, y de las
Instituciones Públicas de la Seguridad Social, o si está
sometida a un proceso de quiebra
6. Certificado de Registro Mercantil vigente 1
7. Lista de Suscriptores y Estado de pagos de las acciones 1
8. Demostrar domicilio en el país 3
Aspectos Financieros 4
1. Copia del último Estado Financiero auditado 1
2. Capacidad de Pago 2
3. Índice de Liquidez 1
Capacidad Económica 2
1. Certificación de referencias de un banco con una 1
calificación para créditos a largo plazo (especificar qué
tipo de banco) o por cualquier banco de la República
Dominicana debidamente autorizado por la Junta
Monetaria, señalando referencias favorables respecto al
mismo.
9. Especificar su patrimonio neto 1

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