Nombre: Sanien Valles López Matrícula: 2990285

Nombre del curso: Nombre del profesor:

Estrategia y organización para Jose Luis Valenzuela Salazar
tecnologías de información.
Módulo: Actividad:
2. Cambios organizacionales al Evidencia Final. Plan estratégico para la
administrar e implantar sistemas gestión tecnológica.
de información.
Fecha: 10 noviembre de 2021
Bibliografía:
Laudon, K., y Laudon, J. (2016). Sistemas de información gerencial (14ª ed.).
México: Pearson Educación. Obtenido de:
http://cotana.informatica.edu.bo/downloads/ld-
Sistemas_de_informacion_gerencial_14%20edicion.pdf

Cohen, D., y Asín, E. (2009). Tecnologías de información en los negocios (5a. ed.).
México: McGraw-Hill. Obtenido de: https://docer.com.ar/doc/n1se5e

Business Software and Services Reviews | G2. (2021). Best CRM Software.
Obtenido de: https://www.g2.com/categories/crm

Roncacio, G. (2018). ¿Qué es el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral?

Un resumen. Obtenido de: https://gestion.pensemos.com/que-es-el-balanced-
scorecard-o-cuadro-de-mando-integral-un-resumen

Plan estratégico para la gestión tecnológica.

La organización contempla lo siguiente dentro de su plan estratégico:

▪ Desarrollar un sistema de información que les sirva de apoyo para mejorar la
toma de decisiones de la alta dirección.
▪ Buscar e implementar un CRM para gestionar la relación con sus clientes.

Contexto

La empresa DICKA Logistics es una organización dedicada al almacenaje de

productos. Gestiona el inventario de diferentes clientes externos en las localidades del
almacén dentro del centro de distribución.
Aunque la compañía cuenta con un sistema especializado para llevar el control de
estos inventarios, el costo de licenciamiento, configuración e implementación es muy
elevado. Por lo que es implementado únicamente en cuentas consideradas como
premium o gama alta.
Existen otras cuentas que no justifican el costo de inversión para implementar este
sistema de gama alta, sin embargo, el control de los inventarios es muy importante
para la operación, por lo que usan hojas de cálculo Excel para llevar el registro de
todos los movimientos.
Esto genera atrasos en la operación y errores en el inventario, por lo que la
organización ha decidido desarrollar un sistema de información que pueda usarse en
el resto de las cuentas que no son consideradas como premium y ayude a la toma de
decisiones dentro de las operaciones del centro de distribución.

1. Define el paradigma del ciclo de vida, las fases y actividades que se

deberán realizar para el desarrollo del nuevo sistema de información,
justifica el porque del paradigma seleccionado.

El ciclo de vida de desarrollo de software se refiere a una metodología que tiene

procesos definidos para crear un nuevo sistema de información. Provee un flujo de
fases que ayudan a desarrollar el sistema con calidad, de manera estructura y con el
objetivo que quede listo para usarse en producción.

Para el desarrollo del sistema de información que necesita la organización se usaran

cinco fases con sus respectivas actividades, dentro del modelo de paradigma
convencional de cascada.

Fases del desarrollo del sistema

#1) Análisis
En esta fase recopilaremos toda la información y requerimientos de todos los
interesados del sistema dentro de la organización, así como los objetivos que debe
cumplir el sistema. Es muy importante en esta fase entender totalmente lo que
requiere el cliente o usuario final.

Actividades consideradas para la fase de análisis.

▪ Realizar reunión de arranque con todos los involucrados.
▪ Conocer las operaciones de almacén para la recepción y acomodo del
producto, surtido y embarque de la mercancía, ajustes de inventario, conteos
cíclicos y reportes.
 ▪ Listar todos los requerimientos de la operación.
▪ Creación y aprobación de documento de la solución.
▪ Dimensionamiento de hardware y software.

#2) Diseño
En esta fase se desglosarán todos los requerimientos y características que debe tener
el sistema. Aquí se definirán los diferentes módulos que debe tener el sistema, así
como la tecnología que se usara.

Actividades consideradas para la fase de diseño.

▪ Definir requerimientos funcionales y no funcionales
▪ Determinar la arquitectura técnica del sistema
▪ Seleccionar el hardware y software
▪ Determinar la interface de usuario grafica
▪ Diseñar los módulos del sistema
▪ Preparar documento de diseño del sistema
▪ Preparar los catálogos de datos para el sistema

#3) Codificación
En esta fase se crea el código del sistema. Aquí se desarrolla el software por completo
de acuerdo al diseño del mismo. También se configura las bases de datos. En esta
fase también se realizan pruebas internas por los desarrolladores.

Actividades consideradas para la fase de codificación.

▪ Desarrollo de los módulos del sistema (recibo, surtido, embarques, inventario,
catálogos)
▪ Configuración de la base de datos
▪ Configuración del servidor donde se hospedará el sistema
▪ Configuración de los requerimientos de seguridad
▪ Pruebas internas por modulo

#4) Pruebas
En esta fase se validan todas las funciones del sistema previamente desarrolladas en
la fase anterior. Es donde se realizan las pruebas de aceptación del usuario para
poder detectar posibles errores y corregirlos.

Actividades consideraras para la fase de pruebas.

 ▪ Creación de escenarios a probar
▪ Creación y configuración de ambiente de prueba
▪ Crear un documento de seguimiento de los escenarios
▪ Ejecutar las pruebas de todos los escenarios de las funcionalidades del
sistema
▪ Corregir posibles errores en el módulo probado
▪ Documentar todos los escenarios y resultados de las pruebas ejecutadas.
▪ Obtener aprobación de las pruebas completadas exitosamente.

#5) Implementación
Esta es la fase donde se despliega el ambiente de producción del sistema, una vez
que fue probado exitosamente en la fase anterior.

Actividades consideradas para la fase de implementación.

▪ Configurar ambiente de producción
▪ Cargar catalogo de datos en el ambiente de producción
▪ Programar fecha de despliegue
▪ Comunicar el despliegue y arranque del nuevo sistema
▪ Capacitar a los usuarios finales
▪ Definir y comunicar el proceso para obtener el soporte técnico del sistema.

Modelo de ciclo de vida

El modelo o paradigma seleccionado para el desarrollo de este sistema es el

Convencional o también conocido como de Cascada, ya que permite un mejor control
y se pueden establecer fechas limites de entrega para cada etapa.

Se recomienda también este modelo por el tamaño de la organización. Este modelo es

fácil de entender y usar. Su gestión es mas simple ya que cada fase tiene entregables
específicos.
También, los requerimientos del sistema son totalmente claros y el equipo de proyecto
para este desarrollo es pequeño, por lo que este modelo es más fácil de implementar.

2. Genera un plan para obtener un servicio de outsourcing para que el

sistema sea desarrollado por una consultoría externa, pero las
actividades deberán realizarse dentro de la organización. Define:
a. Las actividades del plan.
b. La estrategia.
c. Las ventajas y desventajas de utilizar este tipo de servicios.
 El plan deberá incluir las recomendaciones tecnológicas de
inteligencia de negocios para el uso de big data y/o minería de
datos.

Desarrollo del sistema de información a través de Outsourcing.

ESTRATEGIA

Es necesario tener metas especificas y realistas. Estos objetivos deben estar

alineados a los objetivos del negocio para evitar que el desarrollo se mueva a una
dirección incorrecta. Sin una meta real solo se gastará tiempo, dinero y recursos.

Metas a largo plazo. Establecer la compañía de outsourcing como un socio tecnológico

que pueda ayudar en futuras modificaciones o nuevos desarrollos en el sistema. Así
como también estar al día con las actualizaciones y mantenimiento y soporte del
sistema.

Se debe contemplar la capacitación a los super usuarios del sistema para que la
dependencia de soporte por parte de outsourcing se cada vez menor.

Establecer un canal de comunicación efectivo entre los colaboradores de la empresa

outsourcing y los usuarios de la organización.

Revisar si la empresa outsourcing tiene experiencia desarrollando sistemas

relacionados con almacenes e inventario.

Establecer un tiempo estimado de implementación.

Determinar los acuerdos de servicio para el soporte.
Y por último el proceso para nuevos cambios o desarrollos dentro del sistema

Las actividades del plan para el desarrollo del software son:

- Instalación de Software y hardware
- Definición de procesos de la operación
- Documento de la solución para el nuevo sistema
- Revisión del alcance
- Desarrollo del sistema por módulos
- Pruebas unitarias por modulo
 - Pruebas de aceptación y desempeño
- Capacitación a usuarios
- Documentación
- Arranque del nuevo sistema

Dentro de las ventajas de desarrollar el sistema a través de outsourcing es el control

de costos principalmente ya que en la propuesta por parte del outsourcing se
establece el costo total por lo que se puede tener un control del presupuesto.
Otra ventaja es que no se requiere contratar nuevo personal especializado dentro de la
organización como ingenieros de software expertos en diferentes tecnologías de
software, esto permite mantener los costos dentro del presupuesto.
A través del outsourcing también ayuda a la innovación de la organización ya que las
nuevas tecnologías o actualizaciones son proporcionadas por el outsourcing.
Todas estas tareas que se liberan de personal interno de la empresa ayudan a que las
diferentes áreas y gerentes se enfoquen en diferentes estrategias y evitar consumir
esfuerzos en un desarrollo interno.

Existen también algunas razones para no usar el esquema de outsourcing. Con este
esquema se tiene menos control sobre todo el proceso de desarrollo ya que los
usuarios de la organización no están involucrados por completo.
También pueden existir costos escondidos que no se detectan durante la propuesta
inicial, por ejemplo, costos por modificaciones, desarrollo o actualizaciones.
Otro punto importante también podría ser que el ahorro en costo no fue lo planeado o
la calidad final del sistema no fue lo esperado, y esto podría afectar al final el servicio
que se le da a los clientes.

Big data y minería de datos

Se recomienda la integración del nuevo sistema con la plataforma Power BI. De esta
manera se puede extraer la información directamente de la base de datos y
proyectarla en un tablero de monitoreo en el que se puede ver diferentes datos como
numero de pedidos surtidos, pedidos pendientes, pedidos retrasados, numero de
productos en existencia, cantidad de pedidos por operador. Esto puede ayudar a la
operación a tener una visibilidad en tiempo real de los pedidos en proceso. Y se puede
monitorear con pantallas en puntos estratégicos del almacén para que los operadores
también puedan monitoreas las órdenes y tareas asignadas.
 3. Implantación del sistema
Se sugiere la perspectiva de Wiseman para la implantación del sistema. De esta forma
se recomienda que dirección general realice un análisis para tomar la decisión de
desarrollar o no, el nuevo sistema.
El análisis debe comprender lo siguiente:
- Ventaja competitiva del nuevo sistema
- Beneficio de obtener mayor y mejor información con el sistema
- Justificación de inversión
- Tiempo estimado de desarrollo del nuevo sistema
- Futuras innovaciones y actualizaciones en el sistema
- Impacto negativo de no tener este sistema
- Alternativas al sistema para tener ventaja competitiva.

Se deberá seguir un proceso de planeación por fases del nuevo sistema en el que se
involucre dirección general y los diferentes departamentos de operaciones además del
departamento de tecnología.

Fase #1. Presentar la estrategia del nuevo sistema y los procesos que comprenderá.
Fase#2. Programar una reunión con el área de informática o tecnología para
identificar áreas de oportunidad del nuevo sistema.
Fase#3. Realizar una reunión con los responsables del nuevo sistema con el fin de
evaluar las áreas de oportunidad presentadas por el área de informática
Fase#4. Presentar a dirección el proyecto del nuevo sistema y los beneficios para el
negocio.
Fase#5. Llevar a cabo reunión para aterrizar ideas con todos los responsables de
procesos de planeación con el fin de obtener una evaluación final.

4. Benchmarking CRM

Implementar un sistema CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de

relaciones con el cliente, puede traer muchos beneficios para la organización. El
objetivo principal es mejorar la comunicación e interacción con los clientes.
Algunos de los beneficios de este sistema CRM son:
- Clasificar y dar prioridad a clientes potenciales para atender sus requerimientos
de forma oportuna.
- Tener una fuente única para acceso a todos los datos de los clientes
sustituyendo otros tipos de documentos como hojas de calculo o documentos
de texto.
- Monitoreo del equipo de ventas y su desempeño
- Aumento de productividad al equipo de servicio al cliente al poder anticiparse a
las necesidades de los clientes.
- Recordatorio automático de eventos importantes para los clientes más
valiosos.
- Reportes y análisis de forma automática
- Escalable y personalizable para poder crecer al ritmo del crecimiento del
negocio.

Se revisaron soluciones CRM con tres diferentes proveedores: Monday, Salesforce y

Zoho.

Se realizo un análisis de diferentes funcionalidades que son requeridas para la

organización, incluyendo el costo de licencia para 30 usuarios.

A cada función se le asigno una calificación y al final se saco un promedio de

calificación final.

Las funciones analizadas fueron las siguientes:

 Funcionalidad / Mejor Opción
Característica Monday Salesforce Zoho
Facilidad de uso 91 78 81
Facilidad de configuración 88 71 76
Facilidad de administración 91 77 78
Calidad de soporte 91 79 74
Fuerza de ventas
Administración de cuentas y contactos 90 87 84
Gestión de oportunidades 88 86 80
Administración de tareas y actividades 91 82 80
Gestión de cotizaciones 87 80 76
Administración de listas de precios y productos 89 79 78
Administración de ordenes 88 80 78
Administración de contratos 90 83 81
Mercadotecnia
Gestión de campañas de mercadotecnia 91 80 78
Administración de prospectos 90 84 82
Análisis de inversión de mercadotecnia 92 No Disponible 78
Soporte al usuario
Administración de casos 90 83 79
Portal de soporte 89 80 77
Base del conocimiento 91 82 78
Funcionalidades de call center No Disponible 80 76
KPIs de Soporte 91 81 79
Indicadores y reportes
Reportes 88 84 80
Tablero de monitoreo 88 84 80
previsiones 89 81 79
Movilidad y Social
Herramientas de colaboración 89 78 79
Integración con redes sociales No Disponible 78 79
Plataforma
Personalización 91 84 79
Capacidad de flujos de trabajo 90 83 79
Gestión de usuarios, perfiles y accesos 92 85 82
Internacionalización 94 83 79
Ambiente de prueba 89 84 73
Gestión de contenido y documentación 90 80 78
Desempeño y confiabilidad 93 87 82
Generación de documentos 88 80 78
Interfaces
Herramientas de importación y exportación de
89 83 82
datos
APIs de integración 89 85 79
Menú de aplicaciones de socios 88 87 76
Calificación promedio 90 82 79
Precios
Se cotizo un total de 30 licencias. A continuación, se muestra la distribución de
licencias de acuerdo a las categorías Estándar y Profesional

Precio Mensual
15 licencias Monday Salesforce Zoho
Standard $3,150.00 $23,625.00 $4,410.00
Profesional $5,040.00 $47,250.00 $7,245.00
Costo total
$8,190.00 $70,875.00 $11,655.00
Mensual

Se recomiendo la adquisición de la plataforma CRM Monday ya que obtuvo una mejor

calificación promedio en las funcionalidades y características. Es una plataforma
recomendada principalmente para compañías pequeñas y medianas, lo que se ajusta
a la organización.
Cuenta con una interface muy intuitiva y capacidad de personalización. Maneja una
única plataforma para clientes y proyectos, cuenta con mejores herramientas de
colaboración y un tiempo de implementación menor.
Finalmente, la relación costo-beneficio estuvo mejor equilibrada con el menos costo
mensual de licenciamiento.

5. Análisis Balanced Scorecard

Objetivos Indicadores Metas Iniciativas

Incremento de 10% de
Aumento de Utilidad * Plataforma
ventas incremento
CRM
Perspectiva
Financiera

* Dashboard de
15% aumento
monitoreo
Aprovechamiento de de
Eficiencia operativa Creado con
capacidad en CEDI localidades
solución "Data
ocupadas
Studio" de
Google.

Incremento de * Envío de
Encuesta de servicio 95%
Satisfacción al cliente encuesta a través
de Microsoft
Perspectiva

Forms
de clientes

Proyectos de ahorro
3 proyectos
de costos
* Crear proyecto
de
compensación a
Aumento de la red los clientes
60 clientes
de clientes
 * Capacitación
plataforma CRM
Facturacion y * Solución ERP
Facturas cobradas 30 días
cobranza en tiempo
* Creación de
Procesos Internos
Perspectiva de

órdenes de
Asegurar el Órdenes de compra compra en ERP
99%
abastecimiento completadas
* Portal Microsoft
SharePoint online
Sistema de Gestión Avance de para la creación
90%
integral cumplimiento de Intranet y el
sistema de
gestión integral
Incremento
Ingreso de nuevos * sistema WMS
operaciones e- 2
clientes e-commerce integrado con las
commerce
principales
plataformas de
compra.
De aprendizaje
Perspectiva

respaldo de la
Disponibilidad de la * Solución
información de los 98%
información OneDrive de
empleados
Microsoft

* Administración
Mejorar los inventarios conteos cíclicos y
99.9% de operaciones
de los clientes físicos
con sistema WMS
y radio
frecuencias

6. Proceso de selección

En este análisis se utilizaron dos procesos de selección para los sistemas

mencionados.

Para el sistema para toma de decisiones se utilizo el Método Tradicional. Este método
consiste en que se desarrolle internamente o a través de un proveedor especializado
en desarrollo de software, lo que se conoce como “outsourcing”.
Para esto se considera todas las especificaciones y requerimientos de la organización
para que el sistema cumpla con los objetivos y el alcance y pueda ser una herramienta
para dar valor agregado a la organización.

Para la solución CRM hace referencia al Método de Compra de Paquetes, es decir son
soluciones ya desarrolladas con diferentes características dependiendo del proveedor
que creo el sistema, estos sistemas generalmente son sistemas globales y
desarrollados internamente podría llevar mucho tiempo, alto costo y errores de
funcionalidad por la falta de conocimiento en el área por parte de los desarrolladores.