Universidad Regional De Guatemala

Curso: Administración III

Lic.: Luis Mora
Carrera: Administración de empresas
Nombre: Brenda Julieta Pirir Martinez
Carnet: 2101633

Análisis Organizacional y Administrativo

Análisis Estructural:
Se realizó un estudio de la estructura de la empresa buscando
detalladamente el puesto que desempeña cada uno de los colaboradores
dentro de la misma, esto se hizo en base a la estructura que manejan
actualmente en la empresa y se llegó a la conclusión de que las plazas que
están actualmente en la jerarquía no completan los puestos que se deberían
tener, por lo que hay actividades dentro de la estructura que se dejan de
hacer o se cumplen de una forma inconclusa, con esto se afecta los objetivos
de la empresa. Por otro lado, el cien por ciento de los colaboradores no
conoce el organigrama de la empresa ya que anualmente se llevan a cabo
varios despidos dentro de la organización y algunas veces los puestos son
ocupados por poco tiempo esto llegando a no conocer si quiera a quien
ocupó el lugar vacío.
Se realizó un análisis estructural a nivel macro de la empresa y micro del
departamento que pertenezco. Quedando de la siguiente manera.
Organigrama a nivel macro.
Organigrama a nivel micro

Análisis Funcional:
Se realizó un análisis de la estructura a nivel micro de la organización para
esto se resalta la incorrecta delegación de las funciones de los colaboradores
y muchas veces la falta de interés de algunos otros. Se pudo observar que el
mal manejo viene del coordinador de trademarketing en donde prevalece la
mala comunicación y la falta de liderazgo.
En el área ninguno de los colaboradores tiene clara el orden en el que
debería de llevar a cabo sus funciones y mucho menos cuales son las
funciones a desempeñar en su área de trabajo.
Se realizó por la cuenta del estudiante una hoja de las actividades que
debería desempeñar el promotor en su día labora que se detallan a
continuación.

Funciones del puesto de trabajo de un promotor

El promotor está encargado de incrementar el sell out de la o las tiendas que le
sean asignadas, entre sus funciones principales están:
  Capacitar al personal del piso de ventas compartiendo tips importantes de
los beneficios de la marca
 Chequear inventarios de ambas áreas dos veces por semana si el promotor
cuenta con más de una tienda se realizará el día de la visita.
 Mantener los lineales completos de ambas categorías debidamente
exhibidos, limpios y con material POP y en puntos estratégicos para tener
un mejor porcentaje de venta.
 Llenar diariamente las ventas en la aplicación
 Asistir a las capacitaciones que se lleven a cabo en el mes y tener
calificaciones mayores a 90 puntos en las evaluaciones para tener un KPI
aceptable
 Llenar una vez a la semana flooring de la marca y competencia para ver el
porcentaje representativo en la cadena.
 Reportar acciones tomadas por competencia en la semana y precios de
productos que pueden afectar la rotación de algún producto de la marca
 Cumplir con el horario establecido en la semana

Análisis procedimental:
La organización lleva a cabo varias actividades en el mes esto con el objetivo de
tener un mayor market share también se lleva a cabo dos capacitaciones al mes.
Entre las actividades que podemos mencionar están las siguientes:
Los promotores deben realizar activaciones con un producto de la marca
interactuando con los clientes que visiten la tienda esto especialmente en
fines de semana.
Se lanzan promociones especiales en diferentes cadenas como LG Days,
LG Manía, Bombazos LG entre otras
Cada año para el aniversario de la marca se lanza una actividad especial
durante todo el mes para los clientes que adquieran la marca.
Se aprueba un presupuesto especial para que se puedan hacer
activaciones especiales y se cuenta con el apoyo de los animadores y panel
para tener presencia de la marca en el punto de venta.
En el mes los promotores deberán asistir a dos capacitaciones para mejorar
conocimiento de cada producto para esto se llevan a cabo evaluaciones ya
sean escritas o de forma oral y dinámica.
Ejemplos:
Al realizar este análisis, se concluyó con falta de comunicación por parte de los
niveles de jefatura ya que muchas veces las actividades no se llevan a cabo
porque el presupuesto no es autorizado con tiempo o no hay, el promotor realiza la
mayoría de activaciones con sus propios recursos monetarios o trabaja con lo que
tiene en el piso de venta, cabe mencionar que estas actividades son tomadas por
las personas que están comprometidas con el alcance de resultados, que en otras
palabras no es realizado por el 100% de promotores con los que se cuentan
laborando actualmente. Sin embargo, es una ayuda para poder alcanzar la meta
establecida y se obtiene un mejor market share en los días de las actividades.

Análisis de Facultades
En base al estudio se determinó que todos los colaboradores cuentan con los
mismos derechos y cuentan con las mismas prestaciones establecidas por la ley,
se detectó que la organización mantiene jefes de área autoritarios y machistas ya
que difícilmente una mujer puede ocupar puestos altos dentro de la institución.
Dentro de la organización no se tiene el conocimiento de los manuales de
conducta que deberían de tener los colaboradores dentro de la misma y mucho
menos con un reglamento interno por lo que los colaboradores se guían en base a
las conductas sociales básicas de convivencia de las cuales no siempre son las
correctas ya que un pequeño porcentaje de los colaboradores se saltan los niveles
jerárquicos al momento de consultar una decisión.
La toma de decisiones que debería de ser delegada al coordinador de trade
marketing es nula ya que lo recarga al coordinador de supervisores y esto hace no
tener un orden claro a seguir en las funciones.

Análisis de Relaciones
El área de trade marketing tiene deficiencia con el coordinador ya que no tiene una
comunicación clara con las personas que tiene a cargo esto hace que los
procesos que se deberían llevar a cabo se hagan de una forma incorrecta
teniendo una pérdida de tiempo. Para el equipo de promotoria se detectó una
inconformidad ya que las instrucciones no llegan claras y a tiempo esto hace que
las personas no lo vean como líder para el grupo.
Para el organigrama a nivel micro deberían de existir 15 plazas y de estas hay en
la actualidad 10 plazas activas que no completan el cuadro jerárquico. La mala
comunicación en el departamento ha hecho que la mayoría de trabajadores
nuevos ocupen las plazas por menor tiempo lo que hace despidos masivos en el
año.