FICHA DEL PROCESO:

FINANCIERO
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Realizar la administración financiera de la Institución, en sus componentes: Presupuesto, Director Financiero
contabilización y tesoreria.

ENTRADAS: SALIDAS:
Entradas relacionadas con los subprocesos PRO0501 al Las salidas relacionadas a los subprocesos PRO0501 al
PRO0505 PRO0505

PROCESOS DE ENTRADA: PROCESOS DE SALIDA:

Relaciones internacionales/Infraestructura/Recursos Planificación estratégica
Humanos/Suministros/Mantenimiento de instalaciones,

ACTIVIDADES

1. Formulación presupuestaria (Subproceso PRO0501)

2. Presupuesto (Subprocesos PRO0502)
3. Contabilización (Subproceso PRO0503)
4. Tesorería (Subproceso PRO0504)

DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual de Calidad General.
Fichas de los Subprocesos arriba mencionados.
Formularios e instructivos del Ministerio de Finanzas; Instructivos de los procesos de Financiero.
Reglamento 2503; Reglamento 2508; Regalmentos internos 4109-A; Reglamento 2108-A; Reglamento 2109.
Ley de Educación Superior, LOAFIC, Ley de Presupuestos del Sector Público.
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Trans. Fiscal.
Directrices presupuestarias para el año correspondiente consultando la página web www.sigef.gov.
Acuerdo Ministerial No. 182, publicado en Registro Oficial No. 249 del 22 de Enero del 2001.
Acuerdo Ministerial No. 113, Manual General de Contabilidad Gubernamental.
REGISTROS:
Los asociados a los subprocesos PRO0501 al PRO0504

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO:

Indice de Satisfacción del Cliente ≥ 3

OBSERVACIONES:
Los clientes de la Unidad Financiera son los siguientes: cliente interno (Profesores, Empleados y Autoridades)
cliente externo (Estudiantes y Proveedores de Institución)
El reglamento 2108-A se lo identifica como 2108, es decir, el único cambio es la eliminación de la letra A.

Elaborado por: Aprobado por:

Director Financiero Vicepresidente Financiero

 ANEXO 4-1
FICHA DEL PROCESO:

FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Recopilación y procesamiento en la elaboración de la Proforma Presupuestaria de Institución, Jefe de Presupuesto
/Asesora Presupuestaria
cumpliendo con la Guía Metodológica de Formulación Presupuestaria, emitido por el Ministerio de
de la Unidad de Finanzas
Economía y Finanzas.

ENTRADAS: SALIDAS:
Lineamientos Generales y Específicos, Políticas Proforma Presupuestaria General de Institución
Presupuestarias de Ingresos y Gastos, Techos Presupuestarios
por Fuente de Financiamiento, Estructura, Términos y Plazos
de Presentación, Catálogos y Estructura sectorial, Presupuesto
ejercicio anterior Presupuestos de las Unidades
Administrativas, Académicas y de Apoyo
PROCESOS DE ENTRADA: PROCESOS DE SALIDA:
Planificación Estratégica Presupuesto

ACTIVIDADES

1. La Jefe de Presupuesto de la Unidad de Planificación envia los formularios y explicativos del Ministerio de Econo-
mía y Finanzas a los directivos de las unidades programáticas para que elaboren la proforma de la unidad a su cargo.
2. La Asesora Presupuestaria del VAF se reune con los directivos para recopilar la información presupuestaria.
3. La Jefe de Presupuesto de la Unidad de Planificación recibe la información enviada por las unidades programáticas
4. La jefe de presupuesto de la Unidad de Planificación se reune con el Director de la Unidad de Finanzas y la Asesora
Presupuestaria del VAF, para elaborar la Proforma Presupuestaria.
4. La Jefe de Presupuesto de la Unidad de Planificación envia la Proforma Presupuestaria al Rector, Director de
Planificación, Director de la Unidad de Finanzas, Asesora Presupuestaria del VAF y Jefe de Presupuestos de la Uni-
dad de Finanzas
5. El Director de la Unidad de Finanzas presenta la Proforma Presupuestaria al Rector para su posterior envío al Con-
sejo Politécnico para su análisis y aprobación.
6. La Jefe de Presupuesto de la Unidad de Planificación envía física y electrónicamente la Proforma Presupuestaria al
Ministerio de Economía y Finanzas
7. La Asesora Presupuestaria del VAF recibe el Presupuesto aprobado por el Ministerio de Economía y Finanzas y lo
distribuye
8. La Jefe de Presupuestos de la Unidad de Planificación modifica la Proforma ingresada en el SAF, con los cambios
realizados por el Ministerio de Economía y Finanzas.
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual Operativo de Calidad de la Unidad de Finanzas
R. 2508 Instructivo para la Formulación del Presupuesto
Directrices presupuestarias para el año correspondiente consultando la página web www.sigef.gov.ec
Formularios e instructivos del Ministerio de Economía y Finanzas
REGISTROS:
Proforma Presupuestaria de Ingresos y Gastos de Institución
Orgánico de remuneraciones
Presupuestos de las Unidades Administrativas, Académicas y de Apoyo.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO:
Entrega oportuna de la Proforma Presupuestaria al Ministerio de Economía y Finanzas (dentro del plazo dado por el
Ministerio)
OBSERVACIONES:
Elaborado por: Aprobado por:
Jefe Presupuesto Director Financiero
Asesora Presupuestaria
 FICHA DEL PROCESO:

PRESUPUESTO
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Asegurar el cumplimiento de cada una de las etapas del ciclo presupuestario, en el tiempo y forma Jefe de Presupuesto
requeridos para la buena marcha de la administración de la Institución. de la Unidad
Financiera
ENTRADAS: SALIDAS:
Presupuesto general de Institución Modificaciones al presupuesto, estado de ejecución
presupuestaria, compromisos de pago, Cédulas
Presupuestarias (SIGEF)

PROCESOS DE ENTRADA: PROCESOS DE SALIDA:

Formulación presupuestaria, Recepción de Documentos Contabilidad

ACTIVIDADES

1. Ejecución presupuestaria (generación de compromisos de pago)

2. Modificaciones presupuestarias
3. Reformas del presupuesto
4. Liquidación

DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual Operativo de Calidad de la Unidad de Finanzas
Compendio de instructivos para los flujos documentales del sistema de pagos
Ley de Educación Superior, Ley Orgánica de Administración Financiera y Control (LOAFYC), Ley de Presupuestos del
Sector Público, Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y
Transparencia Legal.
Reglamentos 2503 Reglamento de la Gestion Presupuestaria
Acuerdo Ministerial No. 182, publicado en Registro Oficial No. 249 del 22 de Enero del 2001.
Acuerdo Ministerial No. 113, Manual General de Contabilidad Gubernamental.
Reglamento de ONBASE.- No. 2511 "Reglamento para la Utilización del Sistema de Información Computarizado
para el Control de Documentos en la Operación Financiera de la Institución", discutido y aprobado por el Consejo Politéc-
nico el 7 de junio de 2005.

REGISTROS:
Compromisos de pago,compromisos de compra, movimientos de ingresos y gastos,

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO:

*Emisión a tiempo del Estado de Ejecución Presupuestaria y cédulas presupuestarias (ingresos y gastos) 30 días
posteriores del mes (reporte del SIGEF)
*% de compromisos de pago rechazados por contabilidad (≤ 2 %)
*% de compromisos de pago anulados en presupuesto (≤ 3 %)
*Número de reformas realizadas sobre la proforma presupuestaria (anual/≤ 2 reformas)
*% de compromisos de compra anulados por presupuesto ≤ 2 %
*Número de compromisos de compra ingresados desde el día 21 al día 30 de cada mes (< 2)
OBSERVACIONES:

Elaborado por: Aprobado por:

Jefe de Presupuesto Director Financiero
olitéc-
 FICHA DEL PROCESO:

CONTABILIZACIÓN

OBJETIVO: RESPONSABLE:
Registrar sistemáticamente todas las transacciones relativas a la situación económica y financiera, CONTADOR
producir los estados financieros básicos del sistema contable y los que ordenen las normas GENERAL
vigentes. Cumplir con las obligaciones tributarias.
ENTRADAS: SALIDAS:
Solicitudes y documentos de soporte para egresos Ordenes de pago
Documentos de soporte de ingresos. Registros contables, Mayorización, Balances mensuales
Retenciones de impuestos Declaraciones de impuestos
PROCESOS DE ENTRADA: PROCESOS DE SALIDA:
Tesorería (cobros) Tesorería (pagos)
Presupuesto (pagos)
Recepción de Documentos

ACTIVIDADES

1. Elaboración de órdenes de pago

2. Control contable de activos Fijos
3. Declaración de impuestos
4. Contabilización de las transacciones
ajustes de diario)
5. Emisión de estados financieros

DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual Operativo de Calidad de la Unidad de Finanzas
Compendio de Instructivos para el Sistema de Pagos
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Acuerdo Ministerial no.113, 182, 329,330, 331, 320, 064. Manual General de Contabilidad Gubernamental
Ley de Eduación Superior
Ley Orgánica de Administración Financiera y Control (LOAFYC)

REGISTROS:
Registro Contable y Presupuestario de los Compromisos; Registro Contable de las Órdenes de Pago; Liquidación de
Viáticos y Fondos Internos; Liquidación de pasajes entregados; Liquidación de Anticipos por Ayudas, Matrículas,
Seminarios, Cursos, Subsistencias, Suscripciones y Publicaciones; Registro de Notas de Débitos, Notas de Créditos
y Ajustes Bancarios; Registro de los Roles de Pagos; Registro de los Cobros, Depósitos y Facturas;Registro por
Compra de Bienes; Registro de Stock por Bienes y Servicios de Consumo; Registro de Liquidación de Viáticos;
Elaboración de las Órdenes de Pago; Aprobación Órdenes de Pago; Registro de las Inversiones; Registro de
Notas de Débito y Crédito – Fondo de Jubilación; Declaraciones Tributarias; Pago de Fondos de Terceros;

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO:

% de compromisos de pago contablizados,mensualmente (≥ 96%)
% de compromisos de pago contabilizados en el día de aprobación por presupuesto (≥ 90%)
Emisión de estados financieros a tiempo (30 días posteriores al cierre de cada mes)
Declaración de impuestos en el tiempo previsto (dia 24 de cada mes)
Conciliación entre contabilidad y activos fijos (anual)
Conciliación entre contabilidad y bodega (anual)
OBSERVACIONES:
En los Procesos de Salida se eliminó Presupuesto (cobros)
Elaborado por: Aprobado por:

Contador General Director Financiero

 FICHA DEL PROCESO:
TESORERIA
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Asegurar la disponibilidad de fondos de Institución administrando: facturación, cobros, pagos, Tesorero general
dinero de cuentas bancarias y el manejo de cartera vencida.
ENTRADAS: SALIDAS:
Gestión de Cobros: facturas, papeletas de pago, Gestión de Cobros: recibo de caja
Gestión de Pagos: Gestión de Pagos: transferencias,
compromisos de pagos, órdenes de pago, órdenes de compra transacciones bancarias, comprobantes de pago

Gestión de fondos: depósitos bancarios, estados de

cuenta, reportes de caja, reportes de pagos realizados, Gestión de fondos:
reportes de pagos pendientes informes, flujo de caja semanales, conciliaciones.
PROCESOS DE ENTRADA:Gestión de Cartera vencida: PROCESOS DE SALIDA:
Contabilización (pago) Contabilización (Cobro)

ACTIVIDADES
1. Gestión de Cobros
2. Gestión de Pagos
3. Gestión de fondos
4. Gestión de cartera vencida
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual Operativo de Calidad de la Unidad de Finanzas
Compendio de Instructivos para los flujos documentales del sistema de pagos
Manual Operativo de la Unidad de Finanzas
Valor de derechos y Aranceles Politecnicos.- Según Reglamento 2201 discutido y aprobado por el Consejo
Politecnico , en sesiones del 11/02/94, 28/06/94 23/08/94, 06/09/94, 13/09/94, 28/06/94, 23/08/94, 06/09/94,
13/09/94, 4/10/94, 8/11/94. Reformado por la comisión Especial Resolutiva en sesion del 2 de Agosto del 2000,
Modificado el 29 de junio del 2004 por el Consejo Politécnico.
Ejecución de Obras.- Art. 3 del Reglamento 4109-A del Consejo Politecnico en base al Inc. 2o del Art. 4 de la Codifi-
cación de la ley de Contratación Pública. Modificado en sesiones de Consejo Poliécnico de:Junio 24 de 2003,Sept.22 De 2003
Oct. 7 De 2003,Dic. 29 de 2003 y mayo 28 de 2004. Reformado por el Consejo Politécnico en sesión del 18 de febrero/2005
Pago de Viáticos.- Reglamento No 2505 discutido y aprobado por el Consejo Politécnico en sesión 17/01/1995 y
Modificado por el Consejo Politécnico en sesión del 24/06/2003 Art. 5, en base a lo que dispone el Art.34 del Regla-
mento de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa. Modificado el 28 de Junio del 2005 por el Consejo Politécnico
Garantías Contractuales, su forma y equivalencia.- Fiel Cumplimiento, Anticipo y Técnica.- Según lo dispuesto
en Art. 8 del Reglamento para Registro de Contratos y su Cumplimiento, Registro de Garantías de Contrato y Régimen
de Excepción expedido por la Contraloria General del Estado.
Apertura y Administración de Cuentas Bancarias Rotativas.- Acuerdo No. 25CG del 31/08/1995 que los
cobros y pagos que deban realizar las entidades del Sector Público se efectúen a través de cuentas bancarias rotativas
abiertas en los bancos corresponsales del Banco Central del Ecuador, de conformidad con las normas que expide la Junta
Monetaria según Regulación No 947-95 del 17/10/1995 la cual dispone que la ejecución del pago de obligaciones
devengadas de las instituciones pública debe efectuarse a través de ciuentas bancarias Rotativas de Pagos abiertas en
el corresponsal del Banco Central que éste designe. LOAFYC, Art. 4.2.4 Cuentas de Transferencias, Art. 4.3 Cuentas en Ban-
cos corresponsales, 4.4 Condiciones para la operación de las cuentas rotativas.
Sistema de Pagos Interbancarios.- Según decreto ejecutivo No 1553 y decreto ejecutivo No. 1870, publicado en Registro
Oficial No 300 del 27/06/06 y 4/10/06 respectivamente, expide el reglamento sustitivo para el pago de las remuneraciones a
los servidores públicos y todas las obligaciones adquiridas, anticipos legalmente comprometidos que deban realizar las insiti-
tuciones del sector público a través del Sistema de Pagos Interbancarios del Banco Central del Ecuador.
El Sistema de Pagos Interbacarios a partir del 1 de Agosto de 2005, es Sistema Nacional de Pagos, según nuevo
Instructivo entregado por el Banco Central del Ecuador.
Proceso de Transferencias.- Según oficio TES 527, AUDIT 208 y las disposiciones de LOAFYC, dispone:
* Dos registradores de transferencias: Asistente de Tesorería y Asistente Financiera
* Dos autorizadores de transferencias: Director Financiero y Tesorera
De acuerdo al manual de Descripción de Funciones, en ausencia de la Tesorera la Asistente de Tesorería será quien asuma
la responsabilidad del Departamento.
Según oficio DSBN-C-2117-2005,TES 633, TES 527 y ratificado por el Auditor el 18 de julio del 2006

Reglamento de ONBASE.- No. 2511 "Reglamento para la Utilización del Sistema de Información Computarizado para el
Control de Documentos en la Operación Financiera de la Institución", discutido y aprobado por el Consejo Politécnico
el 7 de junio de 2005.
REGISTROS:
Movimiento libro banco, notas de crédito, notas de debito, cheques, depósitos, ajustes, recibos de caja, reportes de
arqueo de caja, papeletas de depósito, registros de depósitos, reporte de bancos.
Elaborado por: Aprobado por:

Tesorero Director Financiero

Tesorero Director Financiero
 FICHA DEL PROCESO:

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
OBJETIVO: RESPONSABLE:
Constituir un filtro de cumplimiento de los requisitos documentales exigidos por las legislaciones Coordinadora de
del Estado y los Reglamentos Internos de la Institución. Recepción de
Documentos
ENTRADAS: SALIDAS:
Solicitudes de Pago: viáticos, fondos internos, servicios, Solicitudes de Pago revisadas y listas para registrar:
honorarios, compras, transferencias, préstamos del fondo de viáticos, fondos internos, servicios, honorarios,
jubilación complementario, reintegro de efectivo, etc. compras, transferencias, préstamos del fondo de
jubliación complementario, reintegro de efectivo, etc.

Documentos de respaldo, facturas, órdenes de

trabajo,
PROCESOS liquidaciones de servicios
DE ENTRADA: PROCESOS DE SALIDA: Documentos de respaldo,
Autorización por los directivos competentes según facturas, órdenes de trabajo, liquidaciones de servicios
Presupuesto/Contabilización/Tesorería
Reglamentos Internos

ACTIVIDADES

1. La Ayudante de Recepción de Documentos recibe solicitudes de trámites de pago

2. La Coordinadora de Recepción de Documentos revisa el cumplimiento de todos los requisitos documentales en
las solicitudes y respaldos; verificando la disponibilidad presupuestaria
3. La Coordinadora registra en el ON BASE la documentación y respaldos (escaneo e indexación) sólo si cumple
con los requisitos documentales exigidos; caso contrario, se devuelve a la Unidad remitente.
4. La Coordinadora direcciona la solicitud al departamento de Presupuesto, Contabilidad, Suministrios, Dirección
Financiera o Tesorería según corresponda. Dejando registrada la recepción en el ONBASE
5. El correo interno hace entrega de los documentos en los departamentos diferentes a la Unidad de Finanzas

DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Manual Operativo de Calidad de la Unidad de Finanzas
Compendio de Instructivos para el Sistema de Pagos
Ley de Facturación
Reglamentos Internos de la Institución
Instructivo tributario para administradores de fondos internos
Reglamento de ONBASE.- No. 2511 "Reglamento para la Utilización del Sistema de Información Computarizado
para el Control de Documentos en la Operación Financiera de la Institución", discutido y aprobado por el Consejo
Politécnico el 7 de junio de 2005.
REGISTROS:
Control de llegada y salida de documentos en cuaderno de correspondencia o registro documental en ONBASE
y/o control digital en ONBASE
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO:
Despacho de solicitudes de Pago que cumplen con todos los requisitos documentales y que lleguen antes de las
11h00 a los departamentos respectivos el mismo día de haber sido recibidos.
OBSERVACIONES:

Elaborado por: Aprobado por:

Coordinadora de Recepción de Documentos Director Financiero