UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL ANDAHUAYLAS -

APURIMAC

DIRECTIVA Nº 002-2018-UGEL-A-ADM/CONTAB

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION INFORMACION DE LA

FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y COMPLEMNTARIA DE LA UNIDAD DE GESTION
EDUCATLIVA LOCAL DE ANDAHUAYLAS

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la elaboración y presentación de la información
financiera, presupuestaria y complementaria; así como las medidas para el
cumplimiento de la presentación de la información que los sustenta, la misma que es
de responsabilidad de las diferentes unidades orgánicas de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Andahuaylas, tomando como, base los plazos establecidos por las
normas que regulan, y que son de periodicidad mensual, trimestral, semestral y anual

2. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad establecer los plazos para la presentación de la
información necesaria para su incorporación a los Estados Financieros, Presupuestarios
e Información Complementaria, ante el Sub Gerencia de Contabilidad que depende de
la Gerencia de Administración y Finanzas del Gobierno Regional de Apurímac; así como
también los plazos para la culminación de los Registros Presupuestarios y
Administrativos en el Sistema Integrado de Administración Financiera - SIAF - SP y el
SIGA.

3. BASE LEGAL
 Decreto Legislativo Nº 1272 que modifica la Ley Nº 7444 – Ley de Procedimiento
Administrativo General y deroga la Ley 29060 Ley del Silencio Administrativo.
 Ley Nº 29401 – Ley de Reforma de los Artículos 80º y 81º de la Constitución
Política del Perú.
 Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.
 Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
 Ley Nº 28708 – Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad y su
modificatoria Ley Nº 2955537.
 Ley Nº 9151 – Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
 Ley Nº 30381 – Ley que modifica la denominación de la Unidad Monetaria del
Perú de “Nuevo Sol” a “Sol”.
 Resolución Directoral Nº 002-2007-EF/77.15, que aprueba la Directiva Nº 001-
2007-EF/77.15, Sistema Nacional de Tesorería.
 Resolución Directoral Nº 006-2011-EF/93.01, que aprueba la Directiva Nº 002-
2011-EWF/93.01 “Instrucciones Generales para la Conciliación de las Operaciones
Reciprocas entre Entidades del Sector Publico.
 Resolución Directoral Nº 010-2015-EF/51.01, que aprueba el Plan Contable
Gubernamental 2015 y su modificatoria.
 Resolución Directoral Nº 003-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva Nº 001-
2016-EF/51.01, “Conciliación del Marco Legal y Ejecución del Presupuesto por las
Entidades Gubernamentales del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales, TEXTO ORDENADO DIRECTIVA Nº 004-205-EF/51.01
 Resolución Directoral Nº 005-016-EF/51.01, que aprueba la versión actualizada
de la Directiva Nº 004-2015-EF/51.01 – “Presentación de Información Financiera,
Presupuestaria y Complementaria del Cierre Contable por las Entidades
Gubernamentales del Estado para la elaboración de la Cuenta General de la
Republica”
 Resolución Directoral Nº 009-2016-EF/51.01, que aprueba la versión actualizada
de la Directiva Nº 003-2016-EF/51.01 – “Información Financiera, Presupuestaria y
Complementaria con periodicidad mensual, trimestral, semestral y anual por las
Entidades Gubernamentales.
 Resolución Directoral Nº 012-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva Nº 005-
2016-EF/51.01 – “Metodología para reconocimiento, edición, registro y
presentación de los elementos Propiedad, Planta y Equipo de las Entidades
Gubernamentales.
4. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de aplicación a todas las
unidades orgánicas que forma parte del proceso en la gestión administrativa, financiera
y presupuestal.
a) Oficina de Asesoría Legal
b) Oficina de Gestión Institucional:
 Planificación,
 Presupuesto y
 Racionalización
c) Oficina de Administración:
 Contabilidad
 Tesorería
 Abastecimiento y /o Logística:
 Control Patrimonial
 Almacén
 Oficina de Recursos Humanos:
 Área de Remuneraciones
 Plame (Tributos y PDT)
d) Oficina de Informática.

5. NORMAS GENERALES
La Oficina de Contabilidad, como responsable de la presentación y sustentación del
Balance General y de los Estados Financieros al Pliego; requiere que las unidades
Orgánicas involucradas y todo aquel que esté vinculado a la gestión financiera de la
entidad, cumplan con el cronograma para la presentación de la información Contable
Financiera del ejercicio vigente.

6. RECOPILACION DE INFORMACION
Las unidades orgánicas de acuerdo a su competencia, deberán elaborar y remitir en
forma física, virtual y sustentada con sus respectivas copias; mensual, trimestral,
semestral y al 31 de diciembre de cada año, a fin de incorporar a los Estados
Financieros y Presupuestarios, de acuerdo al siguiente detalle:

OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

Estado situacional de los Procesos Legales iniciados por la Entidad o en contra de ella,
estableciendo el grado de contingencias que se deriven de ellos, indicando el Nº de
expediente, nombre y los montos por cada demanda, así como su situación de acuerdo
a lo siguiente:

 Reporte de las demandas a favor o en contra de la Unidad de Gestión Educativa

Local de Andahuaylas, que cuenten con requerimiento de pago, (Contingencia
Cuentas de Orden);
 Reporte de las demandas a favor o en contra de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Andahuaylas, que se encuentren en procesos con sentencia, pero sin
requerimiento de pago con proyección del monto en contra de la entidad ;
 Resoluciones de primera instancia, segunda instancia o de casación / agravio
constitucional (Provisiones)
 Auto de Ejecución, intereses y otros gastos, inclusive las que están las que están
en el Tribunal Constitucional (Cuentas del Pasivo)
 Llenado en el Modulo de Demandas Judiciales y Arbitrales en contra del Estado;
 Reclamos a la Entidad. (Cuentas de Orden);

La periodicidad para la remisión de la información detallada es mensual.

OFICINA DE PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION

 Presupuesto Inicial de Apertura PIA, periodicidad anual.

 Resoluciones de las Notas Modificatorias (Incremento y/o Reducciones del
Presupuesto) periodicidad mensual.
 Copia de las Resoluciones por Créditos Suplementarios (mayores ingresos) y
transferencias de partidas (entre ejecutoras).
 Para los Cierres del 1er 3er Trimestre, deberá remitir las Notas a los Estados
Presupuestarios.
 Para el Cierre Semestral y Semestral, debe remitir:
 Las Notas a los Estados Presupuestarios,
 Análisis y Comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo
el avance de metas físicas, GS 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de
Gastos
 Análisis y Comentarios del Gasto Social en los principales proyectos y
productos (actividades) de los Programas Presupuestarios.
 Información sobre el Presupuesto de Gastos por Resultados,
 Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo
el avance de meas físicas (GS – 1);
 Análisis y comentarios del Gasto Social en los principales proyectos y
productos (actividades) de los Programas Presupuestarios;
 Información sobre el Presupuesto de Gastos por Resultado;
 PPR – G1 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con
Enfoque de Resultados;
 PPR – G2 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con
Enfoque por Fuente de Financiamiento;
 PPR – G3 Clasificación Funcional de la Ejecución de los Programas
Presupuestales con Enfoque de Resultados.
 Información sobre Transferencias Recibidas y Otorgadas
 TFR – Transferencias Financieras Recibidas y Anexos,
 TFO – 1 Transferencias Financieras Otorgadas y Anexos
 TFO – 2 Clasificación Funcional de las transferencias Financieras
Otorgadas y Anexos
 TFO – 23 Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras
Otorgadas y Anexos,
 Actas de Conciliación por las Transferencias Recibidas y otorgadas entre
Entidades del Estado.
 Memoria Anual de la Unidad de Gestión Educativa Local de Andahuaylas;
  NOTA: Se precisa que, previamente al cierre mensual deberá efectuar los
diversos procesos que contiene el “Modulo de Conciliación de Operaciones del
SIAF” en el SIAF – SP, con la finalidad de conocer y subsanar las posibles
diferencias entre la información presupuestaria registrada en el SIAF – SP y la
Base de Datos Central del Ministerio de Economia y Finanzas.

OFICINA DE TESORERIA
 Reporte de los Ingresos por Parida, concepto, Fuente de Financiamiento y Rubros (Caja
y Bancos), periodicidad mensual;
 Conciliaciones Bancarias, periodicidad mensual;
 Libro Bancos, periodicidad mensual;
 Estados Bancarios de todas las cuentas que maneja la UGEL (Banca Pública, Privada,
Cuenta Única del Tesoro CUT), periodicidad mensual;
 Cartas Fianzas y Cheques en Cartera, periodicidad mensual;
 Oficios de las Transferencias con sus respectivos Expedientes SIAF, periodicidad
mensual;
 Gastos Bancarios e intereses ganados (detallado por cuenta corriente), periodicidad
mensual;
 Registro de la fecha de los documentos emitidos en el SIAF, periodicidad mensual;
 Relación de Donaciones y Transferencias recibidas en efectivo, periodicidad mensual;
 Relación de anticipos entregados, Viáticos, Encargos, vales, entre otros, periodicidad
mensual;
 Devengados pendientes de giro al cierre del mes;
 Rendición y Liquidación de Caja chica, periodicidad mensual;
 Documentos de pagos de impuestos, declaraciones de presentación del Programa
PLAME, periodicidad mensual;
 Registro de libros de comprobantes de pago;
 Conciliación de Cuentas de Enlace con el Tesoro Público;
 Registrar en el Sistema Administrativo Financiera de ingresos y gastos en sus fases
correspondiente;
 Reporte de Ingresos y Gastos efectuados por la Entidades Públicas y/o
Gubernamentales del Estado, para efectos de la Conciliación de las Operaciones
Reciprocas,
 Elaboración del Anexo financiero “Movimiento de Fon dos que Administra la Dirección
General de Tesoro Público” (AF – 9 y Anexo AF – 9A y AF – 9B Ingresos); Determinación
y Conciliación de los Saldos de Balance, según el estado de ejecución de ingresos y
gastos por rubro genérica del gasto, número de cuenta y la entidad bancaria;
periodicidad mensual;
 Conciliación de los saldos contables al cierre del ejercicio fiscal (año vigente); y
 Determinación y Conciliación del Saldo de Balance , según el Estado de Ejecución
Presupuestal EF – 1
 Conciliación Bancaria y conciliación de Demandas Judiciales y Arbitrales al cierre del
ejercicio debe estar conciliado con la Oficina de Contabilidad con los saldos al cierre
del ejercicio, entrega del informe y el acta conciliada.
 La Oficina de Tesorería de manera no programada e inopinada, deberá efectuar como
mínimo una vez al mes, el Arqueo de Caja correspondiente a la totalidad de las Cajas
Recaudadoras de la UGEL

OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y/O LOGISTICA

 Reporte de las Ordenes de Compras emitidas y anuladas de forma cronológica,

periodicidad mensual;
 Reporte de las Ordenes de Servicios emitidas y anuladas de forma cronológica,
periodicidad mensual;
 Reporte y copia de los Contratos Vigentes con Saldos Ejecutados, periodicidad mensual;
 Relación de Planillas de Viáticos en el Modulo SIGA, periodicidad mensual;
 Relación pendiente de rendición en el Modulo SIGA, periodicidad mensual; y
 A partir del 25 de diciembre de cada año, la oficina de abastecimiento y/o Logística
debe haber culminado con la tramitación de documentos, cuyo compromiso de pago
este incluido en el Presupuesto del año siguiente, excepto la adquisición de
combustible.
CONTROL PATRIMONIAL
 Relación de Bienes No Depreciables con valor unitario inferior al ¼ de la UIT,
detallando las Órdenes de Compra las cuales de beben estar registradas en el
Sistema SIAF (Fase de Devengado), periodicidad mensual;
 Reporte de Bienes de Activo Fijo, a valores históricos con su respectiva
depreciación, amortización y agotamiento, detallando las Órdenes de Compra las
cuales deben estar registradas en el Sistema SIAF (Fase de Devengado),
periodicidad mensual;
 Reporte de Bienes inmuebles (terrenos y edificios) con su respectiva
depreciación, ficha técnica, indicando su estado situacional ante Registros
Públicos, periodicidad mensual;
 Reporte del Margesí de Bienes, periodicidad mensual;
 Calculo de la Depreciación, Amortización y Agotamiento de los Bienes del Activo
Fijo (muebles, edificios, estructuras, otras estructuras), periodicidad mensual;
 Reporte de Ala de Bienes, Baja de Bienes y sustento del acto administrativo;
 Reporte de Alta y Baja de terrenos y edificios, adjuntado las Resoluciones que
sustentan dicho acto administrativo
 Conciliación de Inventarios del Activo Fijo, practicado al cierre del ejercicio
debidamente conciliado con la Oficina de Contabilidad con los saldos al cierre del
ejercicio, entrega del informe y el acta conciliada.

AREA DE ALMACEN

 Donaciones recibidas y otorgadas de Bienes de Capital con su respectivo acto

administrativo, periodicidad mensual;
 Reporte detallado de los ingresos de Almacén, periodicidad mensual;
 Reporte detallado de Pecosas de forma cronológica, periodicidad mensual;
 Reporte detallado del Saldo de Bienes de Almacén, periodicidad mensual;
 Disponer en las evaluación mensual de los compromisos pendientes y
culminación de tramitación de comisiones de servicio, adquisiciones de bienes y
 servicios por devengar que estén incluidos en el presupuesto anual, por fuentes
de financiamiento distintas a recursos ordinarios;
 Disponer la fecha de limite por tramites de encargos por diversas actividades a las
dependencias de la entidad;
 Requerir al Proveedor de los programas asistenciales sus comprobantes de pago,
para comprometer y devengar los fondos públicos de fuente de recursos
ordinario;
 Disponer el tramite especial de los gastos prioritarios por combustible y servicios
básicos, debidamente sustentado con la documentación pertinente;
 Reporte de inventario de existencias valorizado, al cierre del ejercicio,
debidamente te conciliado con la Oficina de Contabilidad, entrega del informe y
el acta conciliada.

OFICINA DE RECURSOS HUMANOS (COORDINACION DE PERSONAL)

 Reporte de Vacaciones Truncas del personal con Contrato Administrativo de Servicios –

CAS;
 Reporte de la responsabilidad fiscal o civil a los servidores de la entidad;
 La Oficina de Personal deberá elaborar los siguientes anexos, que Forman parte de la
información financiera para presentar ante la DNGCP, los siguientes formatos:
 OA – 4 Gastos de Personal den las entidades del sector público;
 OA – 5 Estadística del personal en las entidades del sector público;
 OA – 6 Calculo Actuarial emitido por la Oficina de Normalización Previsional ONP,
de pensionistas y activos de la Ley Nº 20530, periodicidad anual;
o Reporte del Calculo Actuarial, al cierre del ejercicio, debidamente conciliado con la
Oficina de Contabilidad, entrega del informe y el acta conciliada.

AREA DE REMUNEACIONES

 Reporte del Calculo Actuarial emitido por la Oficina de Normalización Previsional -

ONP
  Reporte de Compensación por Tiempo de Servicios – CTS detallado por
empleados estables y empleados contratados, comprendido en el Decreto
Legislativo Nº 279 y Ley Nº 29944, periodicidad mensual y anual;
 Reporte de Subsidios recuperados y otorgados de ESSALUD, en forma detallada,
periodicidad mensual;
 Reporte de adelantos por Compensación de Servicios otorgados al personal;
 Reporte del resumen de los gastos de personal, ejecutados a través de las
planillas de haberes u otros documentos generados por el Área de
Remuneraciones;
 Reporte del resumen de los gastos de personal, ejecutados bajo la modalidad de
Contrato Administrativo – CAS.
 Documentos de pagos de impuestos, declaraciones de presentación del Programa
PLAME, periodicidad mensual;
 Reporte del Calculo Actuarial al cierre del ejercicio, debidamente conciliado con
la Oficina de Contabilidad, entrega del informe y el acta conciliada.

AREA DE INFORMATICA

 Soporte técnico constante a todas la unidades orgánicas de la UGEL; y

 Otros de acuerdo a los cambios que hubiera a la presentación de los Estados
Financieros y Presupuestarios.

OFICINA DE CONTABILIDAD

 INFORMACION MENSUAL

INFORMACION FINANCIERA

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (No Comparativo)

 EF – 2 Estado de Gestión (No Comparativo)

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos
 Anexos al PP – 1 y PP – 2 (Por especifica)
  EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos
 Anexos al EP – 1 por Tipo de Financiamiento

 INFORMACIO AL PRIMER Y TERCER TRIMESTRE

Las entidades comprendidas en el alcance de la presente Directiva, enviaran via WEB y
presentaran la carpeta con la información siguiente:

INFORMACION FINANCIERA

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (Comparativo)

 EF - 2 Estado de Gestión (Comparativo)
 EF - 3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Comparativo)
 EF - 4 Estado de Flujo de Efectivo (Comparativo)
 Notas a los Estados Financieros
 Hoja de Trabajo para la Formulación del Estado de Flujo de Efectivo
 Balance de Comprobación

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS RESPECTO A LOS FONDOS QUE ADMINISTRA LA DGTP

 AF – 9 Movimiento de Fondo que Administra la DGETP

 AF – 9A Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9B Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9C Otras Operaciones con Tesoro Publico

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos y Anexos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos y Anexos
 EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y Anexos

ANEXOS SOBRE TRANSFERENCIAS FINANCIERAS RECIBIDAS Y OPTORGADAS

 TFR Transferencias Financieras Recibidas y Anexos

 TFO – 1 Transferencias Financieras Otorgadas y Anexos
 TFO – 2 Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
 TFO – 3 Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
  Actas de Conciliación por las Transferencias Financieras Recibidas y Otorgadas
entre Entidades del Estado.

 INFORMACION AL PRIMER SEMESTRE

Las entidades comprendidas en el alcance de la presente directiva, enviaran vis WEB y
presentaran la carpeta con la información siguiente:

INFORMACION FINANCIERA

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (Comparativo)

 EF - 2 Estado de Gestión (Comparativo)
 EF - 3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Comparativo)
 EF - 4 Estado de Flujo de Efectivo (Comparativo)
 Notas a los Estados Financieros
 Hoja de Trabajo para la Formulación del Estado de Flujo de Efectivo
 Balance de Comprobación

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

 AF – 7 Hacienda Nacional Adicional;

 AF – 9 Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9A Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9B Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9C Otras Operaciones con Tesoro Publico
 AF – 10 Declaración Jurada

OTROS ANEXOS POR OPERACIONES RECIPROCAS Y REGISTRO DE CONTADORES

 OA – 3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Reciprocas entre

Entidades del Sector Público y Anexos
 Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas por Operaciones Reciprocas entre
Entidades del Sector Publico
 OA – 7 Registro de Contadores del Sector Publico

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos y Anexos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos y Anexos
 EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y Anexos
 Notas a los Estados Financieros

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO DE INVERSION PÚBLICA

 PI – 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de Inversión Pública – Proyectos

Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo el avance

de las metas físicas al primer semestre

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO GASTO SOCIAL

 GS – 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de Gasto Social

Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo el avance
de las metas físicas al primer semestre

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO GASTO POR RESULTADOS

 PPR – G1 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con Enfoque

de Resultados;
 PPR – G2 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con Enfoque
por Fuente de Financiamiento;
 PPR – G3 Clasificación Funcional de la Ejecución de los Programas Presupuestales
con Enfoque de Resultados.

INFORMACIÓN SOBRE TRANSFERENCIAS RECIBIDAS Y OTORGADAS

 TFR – Transferencias Financieras Recibidas y Anexos,

 TFO – 1 Transferencias Financieras Otorgadas y Anexos
 TFO – 2 Clasificación Funcional de las transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
 TFO – 23 Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos,
 Actas de Conciliación por las Transferencias Recibidas y otorgadas entre
Entidades del Estado.
 NOTA: Se precisa que, previamente al cierre mensual deberá efectuar los diversos
procesos que contiene el “Modulo de Conciliación de Operaciones del SIAF” en el SIAF
– SP, con la finalidad de conocer y subsanar las posibles diferencias entre la
información presupuestaria registrada en el SIAF – SP y la Base de Datos Central del
Ministerio de Economia y Finanzas

 INFORMACION MENSUAL

INFORMACION FINANCIERA

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (No Comparativo)

 EF – 2 Estado de Gestión (No Comparativo)

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos
 Anexos al PP – 1 y PP – 2 (Por especifica)
 EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos
 Anexos al EP – 1 por Tipo de Financiamiento

 INFORMACIO AL PRIMER Y TERCER TRIMESTRE

Las entidades comprendidas en el alcance de la presente Directiva, enviaran via WEB y

presentaran la carpeta con la información siguiente:

INFORMACION FINANCIERA

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (Comparativo)

 EF - 2 Estado de Gestión (Comparativo)
 EF - 3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Comparativo)
 EF - 4 Estado de Flujo de Efectivo (Comparativo)
 Notas a los Estados Financieros
 Hoja de Trabajo para la Formulación del Estado de Flujo de Efectivo
 Balance de Comprobación

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS RESPECTO A LOS FONDOS QUE ADMINISTRA LA DGTP

 AF – 9 Movimiento de Fondo que Administra la DGETP

 AF – 9A Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9B Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9C Otras Operaciones con Tesoro Publico

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos y Anexos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos y Anexos
 EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y Anexos

ANEXOS SOBRE TRANSFERENCIAS FINANCIERAS RECIBIDAS Y OTORGADAS

 TFR Transferencias Financieras Recibidas y Anexos

 TFO – 1 Transferencias Financieras Otorgadas y Anexos
 TFO – 2 Clasificación Funcional de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
 TFO – 3 Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
 Actas de Conciliación por las Transferencias Financieras Recibidas y Otorgadas
entre Entidades del Estado.

INFORMACION ANUAL
LINEAQMIENOS PARA EL CIERRE CONTABLE Y PRESENTACION DE INF ORMACION FINANIERA
Y, PRESUPUESTARIA Y COMPLEMENTARIA

Las entidades comprendidas en el alcance de la presente directiva, enviaran vis WEB y

presentaran la carpeta con la información siguiente:

I. INFORMACION FINANCIERA
a) ESTADOS FINANCIEROS COMPRATIVOS

 EF – 1 Estado de Situación Financiera (Comparativo)

 EF - 2 Estado de Gestión (Comparativo)
 EF - 3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Comparativo)
 EF - 4 Estado de Flujo de Efectivo (Comparativo)
 Notas a los Estados Financieros Comparativos y Comentadas
Las Notas a los Estados Financiero incluirán un análisis explicativo,
cualitativo y cuantitativo de las principales variaciones que se producen
respecto al ejercicio anterior, y de los conceptos de mayor relevancia
  Hoja de Trabajo para la Formulación del Estado de Flujo de Efectivo
 Hoja de Trabajo para la Formulación del Estado de Situación Financiera

ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

 AF – 2 Propiedad Planta y Equipo,

 AF – 2 Anexo Propiedad Planta y Equipo
 AF – 2A Propiedad de Inversión
 AF – 3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioros
 AF – 4 Otras Cuentas del Activo
 AF – 5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
 AF – 6 Ingresos Diferidos
 AF – 7 Hacienda Nacional Adicional
 AF – 7 Hacienda Nacional Adicional;
 AF – 9 Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9A Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9B Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
 AF – 9C Otras Operaciones con Tesoro Publico
 AF – 10 Declaración Jurada sobre: Libros de Contabilidad,
Estimaciones, Provisiones, Conciliación de Saldos e Inventarios y Otros
 AF – 11 Declaración Jurada de Funcionarios responsables de la
elaboración y suscripción de la Información Contable y
Complementaria.
 AF – 12 Donaciones y Transferencias Recibidas
 AF – 13 Donaciones y Transferencias Otorgadas
b) INFORMACION PRESUPUESTARIA
Estados Presupuestarios

INFORMACION DE TRANSACCIONES Y SALDOS DE OPERACIONES RECIPROCAS

 OA – 3 Reporte de Saldo de Cuentas del Activo Fijo por Operaciones Reciprocas

entre Entidades del Sector.
  Anexo OA – 3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo Fijo por
Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico (Solo para
Unidades Ejecutoras)

 OA – 3A Reporte de Saldos de Cuentas de Saldos de Cuentas del Pasivo por

Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico.

 Anexo OA – 3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por Operaciones

Reciprocas entre Entidades del Sector Publico (Solo para Unidades
Ejecutoras).

 OA – 3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Reciprocas entre

Unidades del Sector Publico
 OA – 3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones Reciprocas entre
entidades del Sector Público (Solo para Unidades Ejecutoras).

 Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio por

Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico.- Estados de Situación
Financiera.
 Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas de Gestión por Operaciones Reciprocas
entre Entidades del Sector Publico – Estado de Gestión.

INORMACION DE OBLIGACIONES PREVISIONALES, DEMANDAS Y OTROS DE CONTROL EN EL NIVEL DEL

SECIOR PÚBLICO

 OA – 1 Control de Obligaciones Previsionales

 OA – 2 Demandas y Deudas por Sentencias Judiciales y Laudos Arbitrales y
Otros
 OA – 2A Deudas por Impuestos, Contribuciones y AFP
 OA – 2B Reclamos de la Entidad
 OA – 4 Gastos de Personal del Sector Publico
 OA – 5 Estadística del Personal en las <entidades del Sector Publico
 OA – 6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos
en los Decretos Leyes Nº 20530 y 109990
 OA – 7 Registro de Contadores del Sector Publico

INFORMACION PRESUPUESTARIA

 PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos y Anexos

 PP – 2 Presupuesto Institucional de Gastos y Anexos
 EP – 1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y Anexos
 Notas a los Estados Financieros

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO DE INVERSION PÚBLICA

 PI – 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de Inversión Pública – Proyectos

Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo el avance
de las metas físicas al primer semestre

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO GASTO SOCIAL

 GS – 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de Gasto Social

Análisis y comentarios de los principales proyectos de inversión incluyendo el avance
de las metas físicas al primer semestre

INFORMACION SOBRE EL PRESUPUESO GASTO POR RESULTADOS

 PPR – G1 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con Enfoque

de Resultados;
 PPR – G2 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con Enfoque
por Fuente de Financiamiento;
 PPR – G3 Clasificación Funcional de la Ejecución de los Programas Presupuestales
con Enfoque de Resultados.

Información sobre Transferencias Recibidas y Otorgadas

 TFR – Transferencias Financieras Recibidas y Anexos,

 TFO – 1 Transferencias Financieras Otorgadas y Anexos
  TFO – 2 Clasificación Funcional de las transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos
 TFO – 23 Distribución Geográfica de las Transferencias Financieras Otorgadas y
Anexos,
 Actas de Conciliación por las Transferencias Recibidas y otorgadas entre
Entidades del Estado.
NOTA: Se precisa que, previamente al cierre mensual deberá efectuar los diversos
procesos que contiene el “Modulo de Conciliación de Operaciones del SIAF” en el SIAF
– SP, con la finalidad de conocer y subsanar las posibles diferencias entre la
información presupuestaria registrada en el SIAF – SP y la Base de Datos Central del
Ministerio de Economia y Finanzas

7. REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN EL SISEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION

INANCIERA – SIAF – SP
Las Unidades Oranticas encargadas de efectuar los registros tanto en el Modulo
Presupuestario, así como en el Modulo Administrativo y Modulo de deuda Pública,
tienen la obligación y responsabilidad de registrar en su totalidad y en todas sus fases
(Compromiso, Devengado y Girado), los hechos económicos en el Sistema Integrado de
Administración SIAF, de acuerdo al siguiente detalle:
 Presupuesto Institucional de Apertura
 Modificación Presupuestaria al Presupuesto Institucional
 Planilla de Remuneraciones por toda modalidad de contratación (Nombrados,
Contratados, entre otros)
 Sentencias Judiciales
 Bienes y Servicios (Órdenes de Compra y Ordenes de Servicio, entre otros)
 Servicios de la Deuda y el pago de la misma
 Rendiciones de Fondos por encargo y Caja Chica
  Recaudación de ingresos y Depósitos en las entidades bancarias en los plazos
establecidos (24 horas, según la Directiva N° 001-2007-EF/77.15)
 Transferencias entre Cuentas Corrientes
 Transferencias a Organismos Públicos Descentralizados
 Fecha de los Documentos Emitidos
 Asignaciones financieras e Interese por las Cuentas Únicas del Tesoro CUT
 Fraccionamiento Tributario
 Otros Gastos e ingresos diversos, no ciados en el presente detalle

8. PLAZOS PARA LA PRESENTACIO DE LA INFORMACION Y REGISTRO DE LAS

OPERACIONES EN EL SIAF
La información detallada en el numeral 5 de la presente Directiva, será remitida dentro
de los quince (15) días calendarios siguientes a la finalización del mes que corresponda,
así como también el registro de todas las operaciones en el SIAF, el cual se informara
de forma mensual

Dicha información será remitida a la Oficina de Contabilidad en formato físico

debidamente validada por el jefe de la unidad orgánica que la remite, y en formato
virtual, la misma que será analizada, procesada y finalmente incorporada a los registros
contables de la entidad.

9. CONCILIACIONES DE SALDO
La Oficina de Contabilidad deberá conciliar los saldos de las cuentas contables, de
acuerdo al siguiente detalle:
 Ejecución Presupuestal de Ingresos (la Oficina de Tesorería y la Oficina de
Planeamiento y Presupuesto)
 Ejecución de Gastos (Oficina de Planeamiento y Presupuesto)
 Saldos de Bienes de Almacén (Oficina de Abastecimiento y/o Logística y Control
Patrimonial)
 Saldo de Bienes del Activo Fijo, Edificios, Terrenos, Bienes No Depreciables y
Depreciación Acumulada (Oficina de Abastecimiento y/o Logística y Control
Patrimonial)
  Calculo de Depreciación, Amortización Agotamiento de los Bienes del Activo Fijo
(Oficina de Abastecimiento y/o Logística y Control Patrimonial)

Realizada la conciliación de los saldos contables, los funcionarios responsables

procederán a la formalización del Acta de Conciliación respectiva, dando conformidad a
los importes conciliados, la cual será sustentada por la información presentada ante la
Oficina de Contabilidad.

La conciliación de saldos se realizara de forma mensual considerando lo indicado en el

numeral 8 de la presente directiva.

10. ANALISIS DE CUENTAS

La Oficina de Contabilidad tiene como obligación elaborar el Análisis de todas las

Cuentas Contables incorporadas a los Estados Financieros a presentarse ante la Oficina
de Contabilidad del Gobierno Regional de Apurímac, a su vez a la Dirección General de
Contabilidad Pública, con la finalidad de poder establecer en detalle la composición de
cada rubro contable de forma correcta y sustentada.

Dicha elaboración, deberá realizarse con la debida anticipación, por lo cual es

imprescindible que las unidades orgánicas encargadas de la remisión de la información
y/o el registro del total de la operaciones cumplan con los plazos establecidos en el
numeral 8 de la presente Directiva.

11. DEMANDAS JUDICIALES

Las Demandas judicializadas, en aplicabilidad de los dispuesto en el inc. 22.62 del
artículo 2 del Decreto Legislativo N° 068, serán registradas en el aplicativo informático
“Demandas Judiciales y Arbitrales en contra del Estado”, herramienta informática de
entorno WEB, ingresando en el link: http://apps3.mineco.gob.pe/ sentencias –
judiciales y presentadas en el Anexo OA – 2 Demandas y Deudas por Sentencias
Judiciales, Ludos Arbitrales y Oros, para luego reflejar automáticamente los asientos
contables correspondientes.

Considerando el registro de las Demandas en cuentas de orden; el registro de las

resoluciones en primera instancia, segunda instancia o de casación/agravio
 constitucional en cuentas de provisiones; y el de auto ejecución, intereses y otros
gastos, inclusive las que están en el Tribunal Constitucional se registraran en las
cuentas del pasivo.

El aplicativo permite generar el resumen de los asientos contables para su respectiva

conciliación de cuentas y registro contable.

La Oficina de Asesoría de la UGEL es la responsable del registro de todas las Demandas

por Procuraduría que exista en la UGEL

La Oficina de Administración y Finanzas se encarga la priorización para el cumplimiento

de las ejecuciones de las Sentencias en calidad de Cosa Juzgada, correspondiente a
través del aplicativo.

La Oficina de tesorería es la responsable de registrar los pagos efectuados a los

beneficiarios de las Sentencias en calidad de cosa Juzgada.

La Oficina de Contabilidad administrara los usuarios y cumplirá función como veedor

del proceso.

12. RESPONSABILIDAD FUNCIONAL

o Las Unidades Orgánicas que forman parte en el proceso de la gestión
administrativa, financiera y presupuestal, son responsables de proporcionar de
manera veraz y oportuna la información detallada en el numera 6 de la presente
Directiva.
o La Oficina de Administración y la Oficina de Asesoramiento Institucional, bajo
responsabilidad deberán conciliar la información contable: Financiera y
Presupuestaria a nivel de Ingresos y Gastos.
o La Oficina de Contabilidad en cumplimiento de sus funciones en la encargada y
responsable de controlar la adecuada aplicación de las normas contenidas en la
presente Directiva y de informar al Administrador de la UGEL los casos de
incumplimiento, bajo responsabilidad
o Los jefes de cada unidad orgánica son responsables del cumplimiento de los
dispuesto en la presente Directiva, en los que corresponda
13. DISPÒSICIONES COMPLEMENTARIAS
 La Oficina de Asesoramiento Institucional, deberá elaborar los Estados
Presupuestarios PP – 1 Presupuesto Institucional de Ingresos y PP – 2
Presupuesto Institucional de Gastos, así como efectuar la Conciliación del Marca
Legal de Presupuesto ante la Dirección General de Contabilidad Pública; así como
de elaborar las Notas a los Estados Presupuestarios.
Asimismo, deberá validar los formatos:
* PI – 1 Presupuesto de Inversión, Ejecución y Metas.
* PI – 2 Clasificación Funcional de Proyectos de Inversión.
* PI – 3 Distribución Geográfica de Proyectos de Inversión.
* GS – 1 Marco Legal y Ejecución del Presupuesto de Gasto Social.
* GS– 2 Clasificación Funcional del Marco Legal y Ejecución del
Presupuesto de Gasto Social.
* GS – 3 Distribución Geográfica del Marco Legal y Ejecución del
Presupuesto de Gasto Social.
* PPR – G1 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con
Enfoque de Resultados.
* PPR – G2 Programación y Ejecución de los Programas Presupuestales con
Enfoque de Financiamiento, y
* PPR – G3 Clasificador Funcional de la Ejecución de los Programas
Presupuestales con Enfoque de Resultados; y
* Así como también los Análisis y Comentarios delos mismos
independientemente por cada rubro.

 La Oficina de Tesorería deberá elaborar los Anexos Financieros Movimiento de

Fondos que Administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Publico
* AF – 9 Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
* AF – 9A Movimiento de Fondo que Administra la DGETP
* AF – 9B Movimiento de Fondo que Administra la DGET, y
* AF – 9C Otras Operaciones con Tesoro Público.
  La Oficina de Coordinación de Personal, deberá realizar las gestión es ante la
Oficina de Normalización Previsional ONP, para el Cálculo Actuarial a ser
incorporado a los Estados Financieros anualmente;
Formalización el Acta de Conciliación respectiva, y entregar a la Oficina de
Contabilidad el informe y el Acta de Conciliación para dar conformidad a los
importes conciliados, la cual será sustentada en la información en los Estados
Financieros Y Presupuestarios.

 La Oficina de Abastecimiento y/ Logística, Control Patrimonial y Almacén, de

acuerdo a la n normatividad que regula la verificación física del patrimonio de la
UGEKL, deberá impulsar la ejecución de la Toma de Inventarios como mínimo una
vez al año de los Bienes Muebles, Bienes Inmuebles, Bienes No Depreciable,
Software y Bienes de Alancen, a efectos de sustentar los saldos en los rubros
Propiedad, Planta y Equipo e Inventarios y conciliar con la Oficina de Contabilidad
los saldos al cierre de cada periodo.

 Asimismo, la sugerencia tecnológica de la información y Comunicaciones deberá

tomar parte del Inventario en lo que respecta a su competencia, tomando en
consideración que la UGEL cuenta con Software y Equipos de Cómputo.

 Es preciso señalar, que es responsabilidad directa de los funcionarios y/o

trabajadores mencionado en el numera 4 de la presente Directiva, dar estricto
cumplimiento a los plazos establecidos en el programa, señalado en el Anexo 01 y
02, teniendo en cuenta que la información remitida en forma oportuna permitirá
a la Oficina de Contabilidad cumplir con elaborar los Estados Financieros y
Presupuestarios.

14. DISPÒSICIONES FINAL

 La Oficina de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, deberá velar por
el funcionamiento óptimo del Sistema Integrado de Administración Financiera
SIAF, sistema oficial del estado para el registro de las operaciones
 presupuestarias, administrativas y contables, realizando oportunamente las
labores de mantenimiento y actualización del mismo. Para esto, deberá ser el
nexo coordinador con los representantes del Ministerio de Economia y Finanzas
MEF, tal es el caso del Implantador SIAF, asignado en la Oficina del CONECTAMEF.

 La Oficina de Contabilidad deberá efectuar el control de las solicitudes de

información para la elaboración de los estados financieros, presupuestarios e
información complementaria; informado oportunamente a la Sub gerencia de
Contabilidad del Gobierno Regional de Apurímac, las acciones que correspondan.

 La Oficina de Tesorería de manera no programada e inopinada deberá efectuar

como mínimo una vez al mes el Arqueo de Caja.

 A efectos de mantener un control respecto al presupuesto institucional, la Oficina

de Gestión Institucional, efectuar el control de los Compromisos a otorgarse a las
áreas usuarias de la UGEL, tomando como base el equilibrio presupuestal con la
finalidad de que al cierre de cada periodo (mensual, trimestral, semestral y
anual)el otorgamiento del certificado presupuestal se vea financiado por la
ejecución de ingresos correspondientes.

 La Oficina de Administración, mediante documento resolutivo, en coordinación

con las unidades orgánicas que forma parte de la gestión administrativa,
financiera y presupuestal de la UGEL, será la encargada de dicta normas
complementarias de aplicación a la presente Directiva.

 El incumplimiento de pare de la unidades orgánicas involucradas, constituyen

faltas administrativas enmarcadas en el Decreto Legislativo Nº 76 Ley de Bases
de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público y de su
Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 005 90-PCM, que dara
lugar las sanciones a que hubiere lugar.
  Toda excepción a las disposiciones 4establecidas en las presente Direiva que no
contravengan la naturaleza de la directiva, debe contar con la aprobaion del
titular de la UGEL y sustento de la Unidad Orgánica.

15. ANEXOS
1. ANEXO 01
Cronograma para presentación de información mensual, trimestral, semestral y
anual a la Oficina de Contabilidad
.
2. ANEXO 02
Cronograma para presentación de información – Elaboración de Estados
Financieros mensual, trimestral, semestral y anual al Pliego.

UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL

ANDAHUAYLAS - APURIMAC

GLOSARIO DE TERMINOS

Activos cuotas, conforme a los términos y condiciones

Recursos controlados por una entidad pública como
consecuencia de hechos pasados (adquisición,
transferencia, construcción, donación, etc.) de los cuales
se espera recibir beneficios económicos futuros o un
potencial de servicios y que contribuyen al desarrollo de
la función administrativa o cometido estatal; se
constituyen en cuentas representativas de los bienes,
derechos y pertenencias, tangibles e intangibles de la
entidad pública.
Amortización de la Deuda
Reembolso o devolución del capital o principal de un
crédito pendiente de pago. Se realiza en una o más
establecidas con el acreedor.
Arqueo
Recuento o verificación a una fecha determinada de las
existencias en efectivo y valores, así como de los
documentos que forman parte del saldo de una cuenta o
fondo.
Estado de Situación Financiera
Instrumento contable de gestión que presenta en forma
clasificada, resumida y consistente, la situación financiera,
económica y social de una entidad pública, expresada en
unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la
totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación
del patrimonio público.
Bienes
Productos materiales o inmateriales que poseen un valor
económico, susceptibles de ser valuados en términos
monetarios y que satisfacen alguna necesidad o producen
beneficios económicos.
Bienes de Capital
Bienes (como maquinaria y equipo) que intervienen en el
proceso productivo y que generalmente no se
transforman. Es sinónimo de capital de producción. Son
los activos destinados para producir otros activos.
Bienes de Consumo no Duraderos
Todos aquellos bienes que satisfacen directamente una
necesidad del público como alimentos, bebidas, útiles de
escritorio, etc. Estos bienes constituyen lo opuesto a los
bienes de capital.
Conciliación Bancaria
Comparación de los movimientos registrados en el estado
bancario de cada una de las cuentas bancarias respecto
del Libro Bancos para verificar la concordancia entre
ambos a una fecha determinada.
Cuenta Contable
Elemento del sistema de información contable utilizado
para registrar de forma sistemática y homogénea las
transacciones de las entidades públicas.
Cuenta General de la República
Instrumento de gestión pública que contiene información
y análisis de los resultados presupuestarios, financieros,
económicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas e
indicadores de gestión financiera en la actuación de las
entidades del Sector Público durante un ejercicio fiscal.
Cuentas Bancarias
Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a
nombre de las entidades públicas con autorización de la
Dirección Nacional del Tesoro Público para el manejo de
los fondos públicos.
Depreciación Acumulada
Representa las estimaciones por desgaste de los bienes
del activo fijo y es acumulado durante la vida útil del bien.
Devengado
Cuando los efectos de las transacciones y demás sucesos
se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o
paga dinero u otro equivalente al efectivo)
Y se informa sobre ellos en los estados financieros. Los
estados financieros elaborados sobre la base del
devengado informan a los usuarios no solo sobre
transacciones pasadas que suponen ingresos o salidas de
flujos de efectivo, sino también sobre obligaciones futuras
y de los recursos que representan flujos de ingreso de
efectivo a recibir en el futuro.
Efectivo y Equivalente de Efectivo
Está representado por medios de pago (dinero en
efectivo, cheques, tarjeta de crédito y débito, giros, etc.),
depósitos en bancos y en instituciones financieras, así
como los equivalentes de efectivo que corresponden a las
inversiones financieras de corto plazo de alta liquidez,
Fácilmente convertibles a importes en efectivos, con
riesgo poco significativo de cambios en su valor, cuya
fecha de vencimiento no exceda a noventa días.
Ejercicio Contable
Periodo comprendido entre el primero de enero y el
treinta y uno de diciembre de cada año, al final del cual,
debe realizarse el proceso de Cierre contable. No
obstante, podrán solicitarse estados contables
intermedios e Informes complementarios, de acuerdo con
la necesidad o requerimientos de las autoridades
competentes.
Sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un
Cierre contable. Adicionalmente, podrán solicitarse
estados contables o informes complementarios por
períodos superiores a un año, para revelar el estado de
avance de los planes de desarrollo.
Encargo
Modalidad de la ejecución presupuestaria indirecta, se
produce entre entidades del Sector Público cuando por la
naturaleza o condiciones en que deba desarrollarse la
ejecución física y financiera de las Actividades y/o
Proyectos considerados en el Presupuesto Institucional de
una Unidad Ejecutora, requiere ser realizado por alguna(s)
de sus dependencias desconcentradas o por otra Unidad
Ejecutora de un Pliego Presupuestario distinto. Conlleva la
suscripción de un convenio entre las entidades
intervinientes.
Entidad Pública
Constituye entidad pública para efectos de la
Administración Financiera del Sector Público, todo
organismo con personería jurídica comprendido en los
niveles de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y
Gobierno Local, incluidos sus respectivos Organismos
Públicos Descentralizados y empresas, creados o por
crearse; las Sociedades de Beneficencia Pública, los
fondos, sean de derecho público o privado cuando este
último reciba transferencias de fondos públicos, las
empresas en las que el Estado ejerza el control accionario,
y los Organismos Constitucionalmente Autónomos.
Estados Financieros o Estados contables
Productos del proceso contable, que en cumplimiento de
fines financieros, económicos y sociales, están orientados
a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos
y monetarios de una entidad pública, a una fecha y
período determinados. Estos pueden ser de naturaleza
cualitativa cuantitativa o cuantitativa y poseen la
capacidad de satisfacer necesidades comunes de los
usuarios.
Estados Presupuestarios
Son aquellos que presentan la Programación y Ejecución
del presupuesto de Ingresos y de Gastos por Fuentes de
Financiamiento, aprobados y ejecutados conforme a las
metas y objetivos trazados por cada entidad para un
período determinado dentro del marco legal vigente.
Fideicomitente
El que transfiere sus recursos al fideicomiso y encarga su
administración.
Fondo Fijo para Caja Chica
Monto de recursos financieros constituido con fuentes de
financiamiento distintas a Recursos Ordinarios que se
mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la
Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos,
urgentes que demanden su cancelación inmediata o que,
por su finalidad y características, no pueden ser
debidamente programados para efectos de su pago
mediante otra modalidad.
Fondos Públicos
Todos los recursos financieros de carácter tributario y no
tributario que se generan, obtienen u originan en la
producción o prestación de bienes y servicios que las
Unidades Ejecutoras o entidades públicas realizan, con
arreglo a Ley. Se orientan a la atención de los gastos del
presupuesto público.
Gasto Corriente
Comprende las erogaciones destinadas a las operaciones
de producción de bienes y prestación de servicios, tales
como gastos de consumo y gestión operativa, servicios
básicos, prestaciones de la seguridad social, gastos
financieros y otros. Están destinados a la gestión
operativa de la entidad pública durante la vigencia del año
fiscal y se consumen en dicho periodo.
Gasto de Capital
Erogaciones destinadas a la adquisición o producción de
activos tangibles e intangibles y a inversiones financieras
en la entidad pública, que incrementan el activo del
Sector Público y sirven como instrumentos para la
producción de bienes y servicios.
Gasto Devengado
Reconocimiento de una obligación de pago derivado del
gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza
a través de la conformidad del área correspondiente en la
entidad pública o Unidad Ejecutora que corresponda
respecto de la recepción satisfactoria de los bienes y la
prestación de los servicios solicitados y se registra sobre la
base de la respectiva documentación sustentatoria.
Gasto Girado
Proceso que consiste en el registro del giro efectuado sea
mediante la emisión del cheque, la carta orden o la
transferencia electrónica con cargo a la correspondiente
cuenta bancaria para el pago parcial o total de un gasto
devengado debidamente formalizado y registrado.
Hacienda Nacional
Representa el patrimonio del Estado en cada una de las
entidades no empresariales dcl Sector Público.
Hecho Económico
Suceso en el que se produce un derecho o una obligación,
al efectuarse una transacción económica que origina un
registro contable presupuestario y/o financiero en las
entidades públicas.
Información Contable
Conjunto estructurado de datos, con sustento
documentario, que permite identificar medir, clasificar,
registrar, analizar y evaluar de manera oportuna y
confiable todas las operaciones y actividades de la entidad
pública. Esta información puede ser financiera o
presupuestaria.
Ingresos Corrientes
Ingresos que se obtienen de modo regular o periódico y
que no alteran de manera inmediata la situación
patrimonial del Estado. Agrupan los recursos provenientes
de tributos, venta de bienes, prestación de servicios,
rentas de la propiedad, multas, sanciones y otros ingresos
corrientes.
Ingresos Financieros
Ingresos obtenidos por una entidad, provenientes de las
inversiones financieras o de depósitos efectuados en
moneda nacional o extranjera, y de la prestación de
servicios de crédito.
Ingresos Públicos
Expresión monetaria de los valores recibidos, causados o
producidos por concepto de ingresos corrientes, venta de
bienes y servicios, transferencias y otros, en el desarrollo
de la actividad financiera, económica y social de la entidad
pública.
Libros de Contabilidad
Documentos en los cuales las entidades públicas realizan
los registros de sus transacciones u operaciones, forman
parte integral de la contabilidad pública y podrán ser
realizados en forma manual o sistematizada, de acuerdo
con las normas vigentes.
Memoria
Informe final en el que se presenta en forma de síntesis el
comportamiento de las operaciones de una entidad.
Notas a los Estados Financieros
Explicaciones que complementan los estados financieros y
forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto
revelar información adicional necesaria de los hechos
financieros, económicos y sociales relevantes, de la
desagregación de valores contables en términos de
precios cantidades, así como de aspectos de difícil
representación o medición cuantitativa, que han afectado
o puedan afectar la situación de la entidad pública.
Partida Contable
Cuentas deudoras o acreedoras que intervienen en un
registro y que forman parte de les estados financieros de
las entidades públicas.
Pasivo
Obligaciones exigibles a la entidad pública, derivadas de
hechos pasados y adquiridas en el desarrollo de su
actividad financiera, económica y social. Son consecuencia
de una partida de activo o un servicio recibido o de una
pérdida incurrida o devengada; particularmente cualquier
adeudo que debe ser pagado o reembolsado con
vencimiento en fecha futura especificada. Los principales
elementos del pasivo son los créditos y otras obligaciones
contraídas por la entidad pública. Se clasifica en corriente
y en no corriente.
Patrimonio
Corresponde a recursos asignados a entidades públicas no
empresariales o apoyados a empresas públicas que se
agrupan en la hacienda nacional o capital social, según el
caso, a reservas; y a los resultados expresados corto
superávit o déficit (entidades públicas no empresariales) o
como utilidad o pérdida (empresas públicas).
Patrimonio Autónomo
Aquel que se constituye con los bienes o activos
entregados por el fideicomitente en virtud de un
fideicomiso. En su calidad de patrimonio autónomo, debe
estar separado del patrimonio del fideicomitente y del
patrimonio del fiduciario.
Provisiones
Valor de las estimaciones que debe efectuar la entidad
pública para cubrir contingencias de pérdidas como
resultado del riesgo de incobrabilidad, de mercado y
depreciación del costo de los activos, así como las
estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos
futuros no determinados o acreencias laborales no
consolidadas, como consecuencia del proceso operacional
o actividades permanentes que lleve a cabo.
Recursos Públicos
Recursos del Estado inherentes a su acción y atributos que
sirven para financiar los gastos de los presupuestos
anuales y se clasifican a nivel de fuentes de
financiamiento.
Registro Contable
Es el acto que consiste en anotar los datos de una
transacción en las cuentas correspondientes del plan
contable gubernamental utilizando medios manuales,
mecánicos, electrónicos o cualquier otro medio
autorizado y de acuerdo a lo establecido en la
documentación que sustenta la transacción.
Rendición de Cuentas
Presentación de los resultados de la gestión de los
recursos públicos por parte de las autoridades
representativas de las entidades del Sector Público, ante
la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, en los
plazos legales y de acuerdo con las normas vigentes, para
la elaboración de la Cuenta General de la República, las
Cuentas Nacionales, las Cuentas Fiscales y el
Planeamiento.
Rubro
Título con el cual se designa un grupo de partidas o de
cuentas contables.
Saldos de Balance
Diferencia entre el ingreso realmente percibido y el gasto
devengado durante un año fiscal. Pueden ser utilizados en
años fiscales siguientes previa incorporación en el
presupuesto institucional mediante crédito
suplementario.
Sistema integrado de Administración Financiera - Sector
Público
Constituye el medio informático oficial para el registro,
procesamiento y generación de la información
relacionada con la Administración Financiera del Sector
Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla
en el marco de la normatividad aprobada por los órganos
rectores de los sistemas integrantes de la Administración
Financiera del Sector Público.
Transacción
Operación que se presenta debidamente sustentada y que
genera el registro contable. Afecta cuentas de diferente
naturaleza en la entidad pública.
Transferencia de Partidas
Modificación presupuestaria que puede efectuarse en el
Nivel Institucional, es decir, constituye traslados de
créditos presupuestarios entre Pliegos.
Transferencias Financieras entre Pliegos
Traspasos de fondos públicos sin contraprestación, para la
ejecución de Actividades y Proyectos de los Presupuestos
Institucionales respectivos de los Pliegos de destino.
Valor Residual
Valor de un activo al final de su vida útil, luego de
deducirle la depreciación.
ANEXO 01
Cronograma para presentación de información mensual, trimestral, semestral y anual a la Oficina de Contabilidad.
OCTUBR
UNIDAD ORGANICA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
E
Oficina de Logística 05-feb 05-mar 10-abr 05-may 05-jun 13-jul 05ago 05-set 05-oct 05-nov 05-dic 30-ene
Oficina de Tesorería 05-feb 05-mar 10-abr 05-may 05-jun 13-jul 05ago 05-set 05-oct 05-nov 05-dic 30-ene
Oficina de Recursos
05-feb 05-mar 10-abr 05-may 05-jun 13-jul 05ago 05-set 05-oct 05-nov 05-dic 30-ene
Humanos
Oficina de Asesoría
05-feb 05-mar 10-abr 05-may 05-jun 13-jul 05ago 05-set 05-oct 05-nov 05-dic 30-ene
Legal
Área de Patrimonio 05-feb 05-mar 10-abr 05-may 05-jun 13-jul 05ago 05-set 05-oct 05-nov 05-dic 30-ene

ANEXO 02
Cronograma para presentación de información – Elaboración de Estados Financieros mensual, trimestral, semestral y anual al Pliego.

OCTUBR
UNIDAD ORGANICA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SETIEMBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
E
Oficina de
15-feb 15-mar 25-abr 15-may 15-jun 25-jul 15ago 15-set 25-oct 15-nov 15-dic 12-feb
Contabilidad