Tercera Entrega 2022 - Opg 1anteproyecto Rdo-1

PROPUESTA DE DASHBOARD PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS FARMACÉUTICOS
QUE GENERAN IMPACTO SOBRE EL ESTADO DE LOS DIFERENTES INDICADORES

FINANCIEROS PARA MEDIR EN TIEMPO REAL LAS PRINCIPALES ESTRATEGIAS, QUE
PERMITEN IDENTIFICAR, EVALUAR Y DETERMINAR EL DESEMPEÑO DE JERSALUD
S.A.S.
AUTORES:
CAMILA BERMÚDEZ GONZÁLEZ
GLORIA ESPERANZA HINCAPIE
NINI JOHANA LOPEZ MARTINEZ
STEVEN PULIDO PADILLA
XIMENA DEL PILAR MORENO NIÑO
GRUPO 03
ASESOR: Ing. MARIO JAVIER GIRALDO ARDILA, Ms.Sc.
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA, DISEÑO E INNOVACIÓN
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS EN INTELIGENCIA DE
NEGOCIOS
BOGOTÁ, D.C. 28 de febrero 2023

Tabla de Contenido
Tabla de Contenido.....................................................................................................................................2
Tabla de datos.............................................................................................................................................2
1. Título...................................................................................................................................................3
2. Problema u oportunidad.....................................................................................................................3
3. Justificación.........................................................................................................................................4
4. Marco Contextual................................................................................................................................5
4.1. Unidades de Negocio.....................................................................................................................14
4.2. Tecnología...............................................................................................................................22
5. Objetivos............................................................................................................................................30
5.1. Objetivo General............................................................................................................................31
5.2. Objetivos específicos.....................................................................................................................31
6. Marco conceptual..............................................................................................................................32
7. Marco legal........................................................................................................................................36
8. Estado del arte...................................................................................................................................38
9. Metodología......................................................................................................................................42
10. Bibliografía.....................................................................................................................................45
Tabla de datos
Tabla 1. Modelo de planeación estratégica....................................................................12
Tabla 2 Indicadores de Calidad......................................................................................17
Tabla 3. Objetivos estratégicos......................................................................................18
Tabla 4. Indicadores del servicio farmacéutico...............................................................19
Tabla 5. Indicadores facturación.....................................................................................23
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Organigrama de Jersalud............................................................................9
Ilustración 2 Elementos de Direccionamiento Estratégico..............................................11
Ilustración 3 Elementos de Análisis estratégico..............................................................12
Ilustración 4 Organigrama de IPS...................................................................................16
Ilustración 5 Organigrama de Jersalud S.A.S.................................................................18
Ilustración 6 Evaluación tecnológica de Jersalud S.A.S.................................................25
Ilustración 7 Software Indigo...........................................................................................28
Ilustración 8 Gestión de cambios....................................................................................29
Ilustración 9. Proceso Shadow Ti....................................................................................30
1. Título
Propuesta de Dashboard para la gestión de inventarios farmacéuticos que

generan impacto sobre el estado de los diferentes indicadores financieros para medir
en tiempo real las principales estrategias, que permiten identificar, evaluar y determinar
el desempeño de Jersalud S.A.S.
2. Problema u oportunidad
Desde 1991, gracias a la Constitución Política surgen los Derechos

fundamentales y para el presente documento se relaciona con el artículo 11: Derecho a
la vida (Asamblea Nacional Constituyente, 1991), que conlleva a garantizar la calidad
de vida, la salud e integridad de todos los colombianos; por tal motivo Jersalud S.A.S
debe velar por el cumplimiento de todas y cada una de sus líneas misionales.
Para llevar a cabo las líneas misionales, Jersalud S.A.S cuenta con un sistema
de información que entrelaza el módulo de inventarios y facturación, los cuales
permiten llevar a cabo el control de todos los ingresos y egresos de productos
farmacéuticos por los diferentes tipos de transacción, para conservar la información
relevante en cuanto a cronología, costos, proveedores, almacenes y usuarios; sin
embargo, las operaciones en gestión de almacenes para el manejo oportuno de
mercancía (medicamentos), tiene retos importantes en la satisfacción de los usuarios
ya que se presentan desviaciones sobre la disponibilidad de medicamentos en cada
almacén, lo cual afecta la operación de la entidad y tiene como consecuencia el
incumplimiento de las líneas misionales de la entidad pues se ve afectada la calidad del
servicio.
Con base en la situación planteada, se presentan procesos ineficientes, que
prolongan los tiempos de respuesta y generan reprocesos ya que la información es
redundante y/o incompleta, lo cual promueve islas de información; con lo anterior, se
evidencia un incremento con relación a los costos de la operación y a su vez genera
deficiencia en los tiempos de entrega de medicamentos a los usuarios ya que no se
cumplen los tiempos establecidos que tiene la entidad. Por último, la gestión con los
proveedores no tiene plazos definidos para realizar las diferentes solicitudes (pedidos)
de entrada de medicamentos y genera incumplimientos con las áreas a cargo del
proceso e ineficiencia en la gestión y atención de solicitudes por parte de los usuarios
lo cual genera PQRS por inconformidades en la prestación del servicio.
3. Justificación.
Al identificar el impacto real de los diferentes indicadores financieros por medio

del dashboard es posible determinar acciones de mejora por parte de la alta dirección
de JerSalud S.A.S. con relación al desempeño de las diferentes áreas que integran la
entidad con el fin de mitigar riesgos y/o implementar acciones de mejora; con base en
la esquematización de los procesos y procedimientos, el proyecto impacta
significativamente en la gestión de la entidad y consecuentemente en el cumplimiento
de derechos fundamentales
El presente proyecto busca identificar desviaciones en la gestión y control de
inventarios del almacén farmacéutico de Jersalud S.A.S, dado que en la actualidad se
presenta dificultades en la entrega de medicamentos a los usuarios al no contar con la
disponibilidad, los almacenes no garantiza la rotación de inventario, se evidencia el
incumplimiento en los tiempos de entrega de insumos por parte de los proveedores y
las requisiciones de orden de compra en los tiempos pactados; de igual forma los
sobrecostos asociados al almacenamiento y adquisición generan escenarios
financieros, de calidad y operativos que impactan negativamente la gestión de la
entidad en el corto, mediano y largo plazo.
Los retos que tiene Jersalud S.A.S frente a los resultados actuales permite
identificar oportunidades de mejora en eficiencia operacional y eficacia administrativa,
mediante el diseño de un dashboard gerencial donde se visualice los diferentes
indicadores para la gestión de entrega de medicamento e inventarios farmacéuticos en
tiempo real y así tener un mayor control sobre la rotación de suministros, reducción de
tiempos de entrega y medición de tasa de retorno, dando un enfoque colaborativo entre
áreas al automatizar los procesos.
El usuario obtendrá información y gráficos dinámicos bajo la plataforma Power BI;
donde los costos de compra del almacén, rangos de fechas, control del presupuesto,
gestión de inventarios, que permita actualizar y medir la operación actual en todos los
niveles de Jersalud S.A.S para lograr el cumplimiento de los KPI.
La importancia en la implementación del dashboard gerencial es ofrecer visibilidad
sobre los indicadores que deben alcanzar determinado valor para cumplir los objetivos
de la empresa desde el orden táctico y diseñar estrategias que permitan mejorar la
prestación del servicio al usuario final, optimizar los recursos asignados, mejorar la
competitividad en el mercado; por último, implementar acciones que beneficien a los
diferentes Skateholders.
Cuando trabajamos en Business Intelligence, se busca obtener oportunidades y
tomar decisiones para aumentar la productividad, ahorrar tiempo en consultas, ya que
los datos se encuentran centralizados en un solo sistema, se agiliza el proceso de
encontrar salidas y por ende transformar los datos en información valiosa, siempre
teniendo en cuenta las líneas misionales y objetivos estratégicos empresariales.
Los indicadores y la medición gestionada bajo el cuadro de mando o dashboard
para Jersalud SAS tendrá mayor oportunidad en el crecimiento tecnológico, obteniendo
resultados eficientes que impactan las áreas de atención al usuario, dispensación de
medicamentos, compras, financiero, calidad y servicio médico en sus sistemas de
gestión en la calidad, el cual contribuye al crecimiento económico y competitivo,
mejorando los servicios que ofrece a sus usuarios.
4. Marco Contextual
La Seguridad Social y la Atención en Salud, se encuentran definidas por la

Constitución Política, en sus artículos 48 y 49 como servicios públicos de carácter
obligatorio, a cargo del Estado, disponiendo que se prestaran bajo la dirección,
coordinación y control de este, acatando los principios de eficiencia, universalidad y
solidaridad. Los pilares de la organización, estructura, características y funcionamiento
de la prestación de los servicios de salud en Colombia se encuentran ligado
completamente al concepto de finalidad social del Estado, asegurando que la misma
resulte eficiente para todos los habitantes del territorio nacional. (Garzon & Acevedo,
2012).
En primera instancia, es importante mencionar la normatividad relacionada con
el sector salud ya que JerSalud S.A.S se encuentra regulada por el Ministerio de Salud
por medio del Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social –
Decreto 780 de 2016, para el tema en cuestión por medio del capítulo 10: Droguerías y
servicio farmacéutico ya que realiza procesos propios del servicio farmacéutico pues
abarca “a todo establecimiento farmacéutico donde se almacenen, comercialicen,
distribuyan o dispensen medicamentos o dispositivos médicos” (Presidente de la
República de Colombia, 2016).
La industria farmacéutica de Colombia creció un 84,2 % en los últimos diez
años, pero sigue siendo pequeña en el escenario mundial en el que apenas representa
un 0,05 % de las exportaciones, razón por la que el gremio pide al nuevo Gobierno una
política que promueva además la autonomía sanitaria.
Sector en crecimiento, según el informe, hasta septiembre pasado el sector
farmacéutico generó unos 10 billones de pesos (unos 2.080 millones de dólares), lo
que representa un 12,2 % del PIB industrial y 1,5 % del Producto Interno Bruto de
Colombia.
Igualmente, a finales de 2019, la producción de la industria se valoraba en 7,2
billones de pesos (unos 1.500 millones de dólares) y creció un 84,2 % en un periodo de
10 años. Sin embargo, las asociaciones manifestaron su preocupación por que, si bien
la industria nacional aporta el 80 % de las unidades vendidas, solo logra capturar el 33
% del valor del mercado colombiano. Una de las cosas más sobresalientes de la
industria farmacéutica colombiana es que cuenta con más de 47.000 empleos directos
y que los trabajadores del sector tienen un salario promedio que duplica el de la
industria en general. (Portafolio, 2022)
Las compañías farmacéuticas registraron crecimiento de 26,8% durante la
pandemia son:
En medio de la crisis sanitaria el sector farmacéutico fue uno de los principales
protagonistas de 2020 y en Colombia no fue la excepción. El sector creció 26,8%
respecto a 2019 y su participación en el PIB de la nación fue de 4,10%, una cifra que
se logró con el trabajo de 42.486 personas. (La Republica, 2021)
Las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) son todas las
entidades, asociaciones y/o personas bien sean públicas, privadas o con economía
mixta, que están autorizadas para prestar de forma parcial y/o total los procedimientos
que se demanden para cumplir el Plan Obligatorio de Salud (POS); ya sea en el
régimen contributivo o en el régimen subsidiado. En este grupo se circunscriben los
hospitales, las clínicas y otros centros de salud, en razón a lo anterior, la IPS Jersalud
S.A.S, es una institución que presta servicios de salud en el primer nivel de atención
correspondiente a los afiliados y beneficiarios del magisterio pertenecientes al régimen
especial, dentro de los parámetros y principios señalados el sistema de salud vigente y
nacional. Es una empresa en Colombia, creada en el año 2013 en Bogotá D.C., para
suplir la necesidad del mercado en salud; incursionando inicialmente con el transporte
asistencial en el año 2014, a través del tiempo, Jersalud S.A.S vio una deficiencia en el
sector salud de ciertas zonas del país, por ello, decidió ampliar su mercado a nivel
nacional realizando apertura de una sucursal en el departamento de Boyacá en el año
2018, contando con nueve sedes, en los municipios Tunja, Duitama, Sogamoso,
Garagoa, Guateque, Moniquirá, Chiquinquirá, Puerto Boyacá y Soata en la atención de
primer nivel.
Siguiendo su objetivo de suplir las necesidades del mercado incursiono en el
año 2019 en las sucursales en el departamento del Meta con cinco sedes en los
municipios de Villavicencio, Acacias, Granada, Puerto López y Puerto Gaitán, y en el
departamento de Casanare con dos sedes en los municipios de Yopal y Villanueva,
donde se prestan servicios de primer nivel.
Para el 2020 se incursiona en el Huila realizando la prestación de UCI, el
objetivo clave es ofrecer siempre un servicio integral, como lo es la mejor
infraestructura, y tecnología de alta vanguardia, y un personal calificado ofreciendo
humanización en la prestación del servicio, así como una calidad inigualable en
procesos y resultados.
Jersalud S.A.S, actualmente emplea a 302 personas. En sus últimos aspectos
financieros destacados, Jersalud SAS reportó aumento de ingresos netos de 53,9% en
2021. Su Activo Total registró crecimiento de 12,47%. El margen neto de Jersalud Sas
cayó 1,79% en 2021, también cuenta con servicios habilitados de medicina general,
medicina interna, medicina familiar, pediatría, odontología, psicología, enfermería,
nutrición, trabajo social, ginecobstetricia, rehabilitación integral, atención domiciliaria,
ortopedia, cardiología y servicio farmacéutico.
El Sistema de Gestión de Calidad permite dirigir y evaluar el desempeño del
servicio farmacéutico de las diferentes sedes, en términos de calidad y satisfacción en
la prestación de los servicios, los cuales a su vez están enmarcados en los planes
estratégicos y de desarrollo; tiene un enfoque basado en las actividades que ofrece y
en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios del mismo, para ello
tiene establecido una matriz de caracterización con la estructura definida. Dentro del
proceso de definición de los indicadores necesarios, el sistema de gestión de la calidad
del servicio farmacéutico se establece un mapa de Gestión de Riesgos, derivado del
análisis de las principales actividades desarrolladas dentro del Servicio Farmacéutico.
Disponiendo de mecanismos que permiten establecer la calidad de las
prestaciones brindadas a los usuarios y determinando los indicadores de gestión
necesarios en cada servicio farmacéutico de acuerdo con los servicios prestados. Sin
embargo, aunque los procesos se encuentran documentados e implementados, se
hayan vacíos en la extracción, tabulación y análisis de la información de datos
relevantes y de impacto financiero para la empresa, razón por la cual se da origen a la
propuesta de creación del dashboard para la gestión de inventarios farmacéuticos, con
medición de indicadores financieros y de inventarios en tiempo real, se origina debido a
que la empresa no cuenta con una herramienta de negocios inteligentes, que contenga
cuadros de mando que faciliten la toma de decisiones y la información no permite ser
actualizada de manera automatizada, se evidencian fallas en la calidad de los informes
presentados a la gerencia debido a la información manual extraída y tabulada del
software actual con el que cuenta la empresa, identificándose errores humanos que
pueden producirse en el cruce de información y actualización, esto dado porque no se
utiliza un sistema de Business Intelligence como es Power BI.
Jersalud SAS presenta un organigrama de directivos de la siguiente manera:

Ilustración 1. Organigrama de Jersalud
Fuente. (JerSalud S.A.S, 2023)
Misión: “Desarrollamos modelos innovadores en salud brindando servicio

humanizado” (JerSalud S.A.S, 2023).
Visión: “El emprendimiento nos llevara a nuevos mercados en los diferentes
niveles de complejidad enfocados en la humanización y buenas prácticas
organizacionales” (JerSalud S.A.S, 2023).
Objetivo del área farmacéutico: Garantizar el cumplimiento de las buenas
prácticas de almacenamiento de medicamentos, dispositivos médicos y demás insumos
de consumo humano de manera que estos conserven su calidad, eficacia y estabilidad
hasta el momento de ser dispensados en los servicios farmacéuticos Jersalud.
(Jersalud SAS, 2022)
En Jersalud S.A.S., el Direccionamiento Estratégico establece y coordina los
lineamientos, objetivos organizacionales, políticas organizacionales, valores
corporativos y la estructura organizacional, para el cumplimiento de la misión y visión
institucional.
La formulación del Direccionamiento Estratégico inicia con la revisión y

refrendación de la plataforma estratégica y del análisis situacional del contexto interno y
externo organizacional, a cargo de las gerencias y direcciones de las sedes; este
proceso genera propuestas estratégicas que se contemplan en la misión y visión, a su
vez se desarrollan en el planteamiento de los diferentes rubros organizacionales en los
valores corporativos, objetivos y políticas organizacionales.
Los resultados son consolidados y escalados para que sirvan de insumo al
ejercicio final a cargo de los miembros de la Alta Dirección, la presidencia ejecutiva, las
vicepresidencias y las direcciones nacionales quienes son los responsables de la
revisión, aprobación y desarrollo del direccionamiento estratégico, además del diseño y
puesta en marcha de los modelos de difusión de la plataforma en general.
Conjuntamente, los directivos de cada unidad tienen a su cargo la alineación de
las políticas, objetivos, metas y actividades específicas con los objetivos generales de
la institución, la política general de calidad, la misión y visión institucional, teniendo en
consideración los principios éticos y el compromiso de calidad con miras en el
mejoramiento y satisfacción de las necesidades de los usuarios, funcionarios,
proveedores y el medio ambiente.
Se realizó un ejercicio a través de un trabajo participativo, iniciando una
planeación institucional con una plataforma estratégica representada en la formulación
de la Misión, Visión, Valores Corporativos y Objetivos estratégicos, los cuales fueron
realizados de forma anecdótica que con base en una metodología PHVA.
La metodología utilizada en la elaboración del plan está basada en el modelo de
gerencia estratégica propuesto por Humberto Serna Gómez, en su Libro Gerencia
Estratégica (edición 10ª) y la adecuación de esta metodología por Jersalud S.A.S., la
cual producto de la experiencia propia que la Empresa desarrolló, ha fortalecido el
aprendizaje de planeación y ha permitido la toma adecuada de las decisiones
Ilustración 2 Elementos de Direccionamiento Estratégico
Fuente. (Jersalud S.A.S, 2022)
El modelo de planeación estratégica adoptada combina eficazmente el método

clásico de la planeación estratégica, con el enfoque de alineación total propuesto por
Riaz Khadem[1] y las herramientas de mapas estratégicos y cuadro de mando integral
desarrollados por Kaplan y Norton[2],[3].
Vista en términos generales, esta metodología parte de un análisis estratégico
que incluye el entorno externo e interno a la organización, con base en los resultados
de dicho análisis, se procede con la formulación estratégica, iniciando con la revisión y
actualización la plataforma estratégica, la cual incluye: la misión, la visión, los valores
institucionales, mapa de procesos, mapa estratégico y manual de políticas.
Posteriormente, se procede a realizar la etapa de la implantación estratégica en
la cual, a partir de los objetivos estratégicos incluidos en el mapa estratégico, se
desarrolla el cuadro de mando integral, en el cual se determinan, para cada objetivo
estratégico, los indicadores de resultado y las iniciativas estratégicas que permitirán
obtener dichos resultados. Cada iniciativa estratégica se desarrolla hasta el nivel de las
actividades específicas que se ejecutarán, con sus correspondientes plazos,
responsables y recursos. Las actividades se pueden filtrar por períodos de un año para
formar los planes de acción o planes operativos anuales. Una vez formulado el cuadro
de mando integral, se procede con el despliegue de la planeación estratégica a todas
las partes interesadas, y con su posterior monitoreo y seguimiento sistemático. Al final
del ejercicio, se evalúan los resultados finales del plan estratégico como insumo para el
siguiente proceso de planeación.
[1]
KHADEM, RIAZ. Alineación Total. Grupo Editorial Norma. 2008.
[2]
KAPLAN, R. S. Y NORTON, D. P. Mapas Estratégicos. Boston: Harvard Business School Press, 2005.
[3]
KAPLAN, R. S. Y NORTON, D. P. El Cuadro de Mando Integral: Cómo Traducir la Estrategia en Acción. Boston: Harvard Business
School Press, 2006.
Ilustración 3 Elementos de Análisis estratégico
El análisis estratégico consiste en la realización de un completo análisis externo

e interno de la organización que se realiza para formular e implementar la estrategia de
manera eficaz y eficiente.
Tabla 1. Modelo de planeación estratégica
COMPONENTES QUE IMPACTAN MODELO ESTRATEGICO RESPONSABLES

1. Estructura Organizacional, Mapa de Procesos y Función de Liderazgo
· Plataforma estratégica actual: indicadores y datos referentes a su evaluación o
grado de cumplimiento. Presidente ejecutivo
· Estructura organizacional y su grado de vigencia de la frente a la realidad actual de /
la institución Dirección de Gestión de
· Percepción Gerencial sobre el enfoque general de la estructura organizacional calidad
· Funcionalidad de las relaciones y conductos regulares previstos en la estructura
organizacional
· Mapa de procesos y grado de adecuación a la realidad actual de la institución
· Grado de desarrollo de la función de liderazgo (Disponibilidad de documentación
sobre: Planeación estratégica, gestión del cambio, control de gestión, gestión de
las comunicaciones, gestión de imagen, comités, resultados de la planeación
anterior, estudios de percepción del cliente interno sobre los líderes).
· Disponibilidad y nivel de actualización del código de ética, código de buen
gobierno, política y programa de responsabilidad social y manual de políticas
organizacionales.
1. Gestión Asistencial
· Datos e Indicadores básicos de gestión (capacidad instalada por servicios,
promedio de días estancia, porcentaje ocupacional, giro cama, indicadores de Gerentes Sucursal
prestación de servicios etc.). /
Gerente del Servicio
· Principales causas de consulta y egreso por servicios y por especialidades.
Farmacéutico
· Grado de desarrollo de las guías de práctica clínica y procedimientos asistenciales
/
para todos los servicios ofertados y habilitados.
Coordinador Administrativo
· Grado de desarrollo del modelo de gestión farmacéutica. UCI
· Indicadores de disponibilidad, productividad, rendimiento y utilización de los
recursos.
· Gestión calidad de los servicios de salud
· Cumplimiento de normativa obligatoria: habilitación, PAMEC, etc. (Informes de
auditorías internas y externas)
· Grado de desarrollo del programa de seguridad del paciente Profesional de Calidad
· Existencia, operación y resultados de los comités institucionales obligatorios y no
obligatorios
· Indicadores de Calidad (Oportunidad, Pertinencia, Continuidad, Seguridad,
Eficacia, Satisfacción de los diferentes tipos de clientes)
· Gestión de la atención al usuario (Información sobre reclamos, sugerencias,
felicitaciones, cobertura y tiempos de respuesta, etc.)
3. Gestión del talento humano
· Cumplimiento de normativas obligatorias
· Datos sobre modalidades de vinculación, cantidades de personal y su distribución
· Análisis sobre la suficiencia del personal asistencial y de apoyo por áreas
· Grado de desarrollo de los perfiles y competencias técnicas del personal
asistencial y de apoyo
· Grado de desarrollo de procedimientos de planeación del capital humano,
selección, incorporación, inducción, entrenamiento y desvinculación, gestión de la Jefe Administrativa y de
compensación y mecanismos de retención (Remuneración, Incentivos y Talento Humano
estímulos), modelo de evaluación de desempeño y procedimientos disciplinarios.
· Grado de desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
· Escalas salariales y su análisis contra el mercado
· Perfil social y económico del personal
· Análisis de la motivación, satisfacción y/o clima laboral
· Estudios de riesgo psicosocial y grado de intervención de los hallazgos
· Indicadores de gestión del talento humano y sus resultados
4. Gestión de las tecnologías en salud (Excepto las TIC)
· Datos sobre obsolescencia de los equipos biomédicos, equipo de oficina y
amoblamiento.
· Grado de desarrollo de los procedimientos de planeación, adquisición,
incorporación, reposición y renovación de la tecnología biomédica, gestión de
inventarios y aseguramiento de estos. Jefe Administrativa y de
· Grado de desarrollo del programa de mantenimiento preventivo y correctivo de Talento Humano
equipos biomédicos.
· Desarrollo de los programas de farmacovigilancia, tecnovigilancia,
reactivovigilancia y biovigilancia.
· Otras normativas obligatorias.
· Indicadores de gestión de las tecnologías y sus resultados.
5. Gestión de la infraestructura e instalaciones físicas
· Datos relativos a las sedes existentes, área total construida y cumplimiento de Jefe Administrativa y de
normas de habilitación). Talento Humano
· Estado de sismo-resistencia y protección eléctrica de las edificaciones,
· Estado de mantenimiento de la infraestructura.
· Grado de documentación e implantación de los procesos de mantenimiento de la
infraestructura física, instalaciones y vehículos
· Existencia y grado de desarrollo de planes de prevención de emergencias y
evacuación a partir de un análisis de riesgos.
· Estado de las redes eléctricas, hidráulicas e hidrosanitarias.
· Existencia de planes de contingencia ante eventuales fallas de la infraestructura
física, instalaciones, servicios públicos y otras contingencias.
· Controles preventivos, detectivos y correctivos contra intentos de agresión y
sabotaje externos (homicidio, secuestro, asalto, robo, toma de rehenes).
· Señalización e imagen corporativa.
· Análisis sobre posible hacinamiento de personal por áreas.
· Cumplimiento de otras normas obligatorias.
· Indicadores de gestión de los recursos físicos y sus resultados.
6. Gestión de la información y de las TIC
· Grado de desarrollo del sistema de información
· Grado de desarrollo de los procesos y procedimientos de gestión de datos e
información, gestión de necesidades de información y gestión de riesgos de la
información.
· Grado de desarrollo del programa de gestión documental (PGD) acorde a las
normas del archivo general de la nación.
· Datos sobre obsolescencia de los equipos informáticos, software, equipo de Ingeniero de Soporte
oficina y amoblamiento
· Grado de desarrollo de los procedimientos de planeación, adquisición, Ingeniero de Procesos
incorporación, reposición y renovación de los recursos tecnológicos y físicos,
gestión de inventarios y aseguramiento de activos
· Grado de desarrollo del programa de mantenimiento preventivo y correctivo de
equipos informáticos
· Cumplimiento de política y normas sobre tratamiento de datos y otras normas
obligatorias.
· Indicadores de gestión de la información y de las TIC y sus resultados.
7. Gestión de control interno (gestión de auditorías y gestión del riesgo)
· Grado de desarrollo y documentación del modelo de auditorías y gestión del riesgo
y enfoque utilizado.
Dirección de Gestión de
· Grado de desarrollo de la política y del programa de gestión del riesgo
calidad
· Herramientas para el control de gestión
· Grado de desarrollo de la cultura organizacional del riesgo y del autocontrol Profesionales de Calidad
· Cobertura del programa de auditorías y capacidad institucional para el cierre de
ciclos y la intervención de hallazgos
· Indicadores de gestión del control interno y sus resultados.
8. Gestión Comercial Presidente
· Políticas y directrices comerciales, estrategia comercial (nichos de mercado a los
cuales se ha venido apuntando y a los cuales se pretende acceder) Vicepresidente
· Perfil de clientes y de la venta de servicios (distribución por EPS, Pólizas, Administrativo y Financiero
Particulares, SOAT, etc.)
· Caracterización y Análisis de los competidores directos (IPS de la misma Gerentes de Sucursal
localización geográfica con sus fortalezas y debilidades)
· Indicadores de gestión comercial y sus resultados Gerente del Servicio
Farmacéutico
9. Gestión Financiera
· Datos sobre presupuesto anual, fuentes de ingreso, distribución de los egresos.
· Grado de desarrollo de los procedimientos financieros (presupuestación, control
de ingresos, gestión de egresos, gestión de inventarios, gestión de seguros, Vicepresidencia
gestión de costos, tarifas por servicios, gestión contable, auditoría interna) administrativa y financiera
· Estado de la contratación, eficiencia en la facturación
· Análisis de costos y estudios de costos de no calidad Director Financiero
· Situación tributaria
· Cumplimiento de las NIIF, SARLAFT y otras normas obligatorias Jefe de Facturación
· Procesos en curso, demandas a favor o en contra
· Indicadores financieros y sus resultados
Fuente: Elaboración propia
4.1. Unidades de Negocio
Las unidades de negoción con las que cuenta Jersalud son los servicios
habilitados de Medicina y servicio farmacéutico, siendo la última unidad de negocio
donde se enfoca la propuesta del dashboard.
A continuación, se evidencia las unidades de negocios de JerSalud S.A.S con su
respectiva descripción:
Unidad asistencial es la integración de equipo con médicos generales, médicos

especialistas, enfermería y administrativo que tiene como objetivo la atención primaria
en salud de los usuarios; caracterizado por:
 El abordaje del paciente se hace desde una perspectiva biopsicosocial,
considerando sus componentes biológicos, psicológicos y sociales como partes
del proceso de salud-enfermedad.
 Los procesos de atención sanitaria deben contener actuaciones de promoción
de la salud, prevención de la enfermedad, diagnóstico, tratamiento y
rehabilitación.
 La longitudinalidad se traduce en el mantenimiento a lo largo del tiempo de una
vinculación profesional con la persona basada en la confianza, el respeto y la
corresponsabilidad y no está necesariamente relacionada con un problema. La
continuidad hace referencia a la conexión entre las distintas actuaciones
asistenciales relativas a un problema de salud, realizadas por distintos
profesionales y en diferentes ámbitos del sistema sanitario.
 Un desarrollo óptimo de ambos, contribuirá a mejorar la efectividad y la
eficiencia del conjunto del sistema sanitario.
 La presentación de servicio es realizada por unos profesionales que no se
limitan a actuar como receptores pasivos de los problemas y demandas, sino
que trabajan de forma activa y anticipatoria detectándolos en sus fases más
precoces.
 Universal y accesible: es una característica fundamental, ya que los usuarios
pueden demandar consulta a los profesionales por iniciativa propia en cualquier
momento, incluso de forma urgente y domiciliaria. No existen barreras que
dificulten la utilización de sus recursos en función de su raza, creencias e
incluso, situación económica.
 Comunitaria y participativa: la atención de necesidades se realizar tanto desde
una perspectiva personal como colectiva o comunitaria, contando con la
participación
Organigrama de unidad asistencial

Ilustración 4 Organigrama de IPS
Fuente: Modelo de planeación estratégica de Jersalud S.A.S 2023

Tabla 2 Indicadores de Calidad
INDICADORES DE CALIDAD _ PRESTACION DE SERVICIO EN IPS
Nombre del indicador Formula Periocidad Concepto Desagregación Definición de la Meta
Promedio de días de Sumatoria de días para dar respuesta al usuario y/o Sobresaliente <2 días
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones altas Mensual Manifestaciones Manifestación Alta Aceptable 2 a 5 días
(Alta) contestadas No Cumplida >5 días
Manifestación
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones medias Mensual Manifestaciones Aceptable 5 a 10 días
Media
(Media) contestadas No Cumplida >10 días
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones bajas Mensual Manifestaciones Manifestación Baja Aceptable 10 a 15 días
(Baja) contestadas No Cumplida >15 días
Sobresaliente <2%
Proporción de (Número de PQRSF en el mes/Total de atenciones
Mensual Manifestaciones No Aplica Aceptable 2% a 4%
manifestaciones en el mes)*100
No Cumplida >4%
Sobresaliente < 5 minutos
Promedio de tiempo Sumatoria de tiempo de espera en filas/Total de Tiempo de Espera
Mensual No Aplica Aceptable 5 a 10 minutos
de espera en filas mediciones de tiempo de espera en Filas
No Cumplida > 10 minutos
Promedio de espera Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la Sobresaliente <2 días
para la asignación de fecha en la que se asignó la cita de Medicina General Promedio de
Mensual Medicina General Aceptable 2 a 5 días
cita de Medicina de primera vez y la fecha en la cual el usuario la Tiempo de Espera
General solicitó/ Total de citas primera vez asignadas No Cumplida >5 días
Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la
Promedio de espera Sobresaliente <2 días
fecha en la que se asignó la cita de Odontología
para la asignación de Promedio de Odontología
General de primera vez y la fecha en la cual el Mensual Aceptable 2 a 5 días
cita de Odontología Tiempo de Espera General
usuario la solicitó/Total de citas primera vez
General No Cumplida >5 días
asignadas
para la asignación de fecha en la que se asignó la cita de Medicina Interna Promedio de
Mensual Medicina Interna Aceptable 5 a 10 días
Interna solicitó/ Total de citas primera vez asignadas No Cumplida >10 días
Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la Sobresaliente <5 días

Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Pediatría de Promedio de
para la asignación de Mensual Pediatría Aceptable 5 a 10 días
primera vez y la fecha en la cual el usuario la solicitó/ Tiempo de Espera
cita de Pediatría
Total de citas primera vez asignadas No Cumplida >10 días
Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Ginecología de Promedio de
para la asignación de Mensual Ginecología Aceptable 5 a 10 días
cita de Ginecología No Cumplida >10 días
Total de citas primera vez asignadas
Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Obstetricia de Promedio de
para la asignación de Mensual Obstetricia Aceptable 5 a 10 días
cita de Obstetricia

Unidad de negocio: dispensación de medicamentos e insumos
La cual se encuentra compuesta con un equipo profesional e idóneo en el área,
cuenta con químico farmacéutico, profesionales en administración en salud, regentes
de farmacia y auxiliares de farmacia, quienes tienen por objeto garantizar la
operativización de la dispensación oportuna de los tratamientos médicos ordenamos a
los usuarios, con base a la normatividad vigente en Colombia , mediante una adecuada
administración de los recursos financieros, talento humano, tecnológicos y todos
aquellos que intervengan en el cumplimiento de las condiciones contractuales con el
operador.
Ilustración 5 Organigrama de Jersalud S.A.S
1.4.1. KPIS Jersalud:

Tabla 3. Objetivos estratégicos
Infraestructu
Talento
Financiero Mercadeo/ Clientes Procesos ra-
Humano
A B C Tecnología
D
D
Obtener rentabilidad Permanecer en Garantizar Certificar la Diseñar el Desarrollar
del 10% de acuerdo el mercado el organizació proceso de modelos con
con el presupuesto dando cobertura portafolio n en altos Gestión de alto contenido
aprobado por la a las de estándares Desarrollo en innovación
asamblea de necesidades de servicios. de calidad. Organizacional tecnológica.
accionistas. los clientes. por
competencias.
Fuente. (Jersalud SAS, 2023)
Tabla 4. Indicadores del servicio farmacéutico
INDICADORES DEL SERVICIO FARMACEUTCO

Responsa Periodicid Definición de la
INDICADOR Formula Meta
ble ad Meta
(Número de errores
Sobresaliente
presentados en la
<0,5%
Proporción de Errores en la dispensación de Regente
Aceptable 0,5%
Dispensación de Productos medicamentos y de Semanal 0,5%
a 1%
Farmacéuticos dispositivos médicos/ Total Farmacia
No Cumplida
de dispensaciones
>1%
realizadas) *100
(Número de errores Sobresaliente
presentados en las <0,5%
Proporción de Errores en la Regente
prescripciones de Aceptable 0,5%
Prescripciones de de Semanal 0,5%
medicamentos/Total de a 1%
Medicamentos Farmacia
prescripciones No Cumplida
evaluadas)*100 >1%
Sobresaliente
(Cantidad de productos <0,5%
Proporción de Productos Regente
rechazados en la recepción Aceptable 0,5%
Farmacéuticos Rechazados de Semanal 0,5%
técnica / Total de productos a 1%
en la Recepción Técnica Farmacia
recepcionados)*100 No Cumplida
>1%
Sobresaliente
<2%
(Número de eventos
Director Aceptable 2% a
Índice de Eventos Adversos adversos / Total de Mensual 2%
Técnico 4%
dispensaciones)*100
No Cumplida
>4%
Sobresaliente
<2%
(Número de incidentes/
Director Aceptable 2% a
Índice de Incidentes Total de Mensual 2%
Técnico 4%
dispensaciones)*100
No Cumplida
>4%
Sobresaliente
<2%
(Número de indicios de
Índice de Incidios de Director Aceptable 2% a
atención insegura / Total de Mensual 2%
Atención Insegura Técnico 4%
dispensaciones)*100
No Cumplida
>4%
Auxiliar Sobresaliente
de <2%
(Número de PQRSF en el
Proporción de Servicio Aceptable 2% a
mes /Total de atenciones en Mensual 2%
Manifestaciones al Cliente 4%
el mes)*100
de No Cumplida
Farmacia >4%
Auxiliar Sobresaliente <2
Sumatoria de días para dar
de días
Promedio de Días de respuesta al usuario y/o
Servicio Aceptable 2 a 5
Respuesta a PQRSF Asegurador / Total de Mensual 2
al Cliente días
(Supersalud) manifestaciones de
de No Cumplida >5
supersalud contestadas
Farmacia días
Auxiliar Sobresaliente <2
Sumatoria de días para dar
de días
Promedio de Días de respuesta al usuario y/o
Servicio Aceptable 2 a 5
Respuesta a PQRSF Asegurador / Total de Mensual 2
al Cliente días
(Internas) manifestaciones internas
de No Cumplida >5
contestadas
Farmacia días
Director
de
Sobresaliente
(Número de proveedores Prestació
>95%
que aprobaron la n de
Proporción de Proveedores Aceptable 95%
selección/Número de Servicio Mensual 95%
que Aprobarón la Selección a 90%
proveedores Farmace
No Cumplida >
evaluados)*100 utico
90%
Director
Técnico
Sobresaliente
(Cantidad de productos <2%
Regente
Proporción de Productos devueltos a proveedor / Aceptable 2% a
de Mensual 2%
Devueltos a Proveedores Cantidad total de productos 4%
Farmacia
solicitados) * 100 No Cumplida
>4%
Sobresaliente
(Numero de unidades de <2%
Regente
medicamentos averiados/ Aceptable 2% a
Proporción de Averías de Mensual 2%
Total de medicamentos del 4%
Farmacia
inventario)*100 No Cumplida
>4%
Sobresaliente
(Número de unidades de <2%
Regente
medicamentos vencidos/ Aceptable 2% a
Proporción de Vencidos de Mensual 2%
Total de medicamentos del 4%
Farmacia
inventario)*100 No Cumplida
>4%
1.4.2. Objetivos Operativos

Financiero
 Cumplir meta de venta.
 Cumplir meta de costos.
 Cumplir meta de glosas y devoluciones.
 Cumplir meta de gastos administrativos.
 Cumplir meta de gastos financieros.
 Cumplir meta de gastos de nómina y seguridad social.
 Cumplir con el pago de impuestos
 Cumplir con la rotación de cuentas por pagar y por cobrar.
Mercadeo/Cliente
Permanecer en el mercado dando cobertura a las necesidades de los clientes
 Cumplir requerimientos de habilitación.
 Cumplir planes de mejora.
 Cumplir con las obligaciones contractuales pactadas con los clientes.
 Invertir en tecnología para que el personal sea más productivo.
 Mejorar acceso de los usuarios a los canales de comunicación e interacción de
la IPS.
 Mantener actualizado el contenido de la página web de la institución.
 Garantizar sedes exclusivas con instalaciones en óptimas condiciones para la
adecuada prestación de servicios.
Garantizar el portafolio de servicios.

 Implementar nuevos servicios para atención ambulatoria.
 Abrir nuevos servicios en nuevas regiones.
 Diseñar programas de comunicación y campañas que muestren el impacto del
Modelo de prestación de nuestra IPS.
Procesos
 Obtener calificación de mínimo 95% en la satisfacción de los clientes.
 Generar confianza en nuestros clientes y usuarios en la prestación de los
servicios.
 Desarrollar acciones de seguimiento, efivaluación y control que generen un
proceso de mejoramiento continuo para el fortalecimiento de los procesos
organizacionales.
 Evaluar el cumplimiento de los requisitos aplicables del Sistema de Gestión de la
Calidad y acreditación en Salud.
 Implementar el sistema integrado de gestión del riesgo.
Recursos
Recurso Humano
 Estructurar el proceso de Gestión de Desarrollo organizacional por
Competencias.
 Diseñar e implementar el modelo de comunicación interna y externa.
 Realizar proceso de evaluación y certificación de competencias laborales.
 Desarrollar programa de capacitación de acuerdo con la plataforma estratégica y
necesidades de la organización.
 Estandarizar responsabilidades y actividades del proceso de Inducción,
reinducción y entrenamiento a través de la plataforma de educación en línea.
 Desarrollar planes de bienestar y planes de carrera.
Recurso Tecnológico
 Implementar las herramientas de colaboración y aprendizaje.
 Implementar Software Meta4 para la gestión del talento humano.
 Garantizar la funcionalidad del software clínico.
 Garantizar la infraestructura para la comunicación de los servicios prestados.
Indicadores Financieros en Jersalud
Tabla 5. Indicadores facturación

INDICADORES DE CALIDAD _ PRESTACION DE SERVICIO EN IPS
Nombre del indicador Formula Periocidad Concepto Desagregación Definición de la Meta
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones altas Mensual Manifestaciones Manifestación Alta Aceptable 2 a 5 días
(Alta) contestadas No Cumplida >5 días
Manifestación
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones medias Mensual Manifestaciones Aceptable 5 a 10 días
Media
(Media) contestadas No Cumplida >10 días
respuesta a PQRSF Asegurador / Total de manifestaciones bajas Mensual Manifestaciones Manifestación Baja Aceptable 10 a 15 días
(Baja) contestadas No Cumplida >15 días
Sobresaliente <2%
Proporción de (Número de PQRSF en el mes/Total de atenciones
Mensual Manifestaciones No Aplica Aceptable 2% a 4%
manifestaciones en el mes)*100
No Cumplida >4%
Sobresaliente < 5 minutos
Promedio de tiempo Sumatoria de tiempo de espera en filas/Total de Tiempo de Espera
Mensual No Aplica Aceptable 5 a 10 minutos
de espera en filas mediciones de tiempo de espera en Filas
No Cumplida > 10 minutos
para la asignación de fecha en la que se asignó la cita de Medicina General Promedio de
Mensual Medicina General Aceptable 2 a 5 días
General solicitó/ Total de citas primera vez asignadas No Cumplida >5 días
Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la
Promedio de espera Sobresaliente <2 días
fecha en la que se asignó la cita de Odontología
para la asignación de Promedio de Odontología
General de primera vez y la fecha en la cual el Mensual Aceptable 2 a 5 días
cita de Odontología Tiempo de Espera General
usuario la solicitó/Total de citas primera vez
General No Cumplida >5 días
asignadas
para la asignación de fecha en la que se asignó la cita de Medicina Interna Promedio de
Mensual Medicina Interna Aceptable 5 a 10 días
Interna solicitó/ Total de citas primera vez asignadas No Cumplida >10 días

Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Pediatría de Promedio de
para la asignación de Mensual Pediatría Aceptable 5 a 10 días
cita de Pediatría
Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Ginecología de Promedio de
para la asignación de Mensual Ginecología Aceptable 5 a 10 días
cita de Ginecología No Cumplida >10 días
Total de citas primera vez asignadas
Promedio de espera
fecha en la que se asignó la cita de Obstetricia de Promedio de
para la asignación de Mensual Obstetricia Aceptable 5 a 10 días
cita de Obstetricia
Fuente. Tablero de indicadores área de calidad Jersalud S.A.S
4.2. Tecnología
La automatización de los procesos ayuda a reducir los errores humanos, lo que

permite una gestión eficaz del proceso y control de los inventarios, garantiza el
almacenamiento seguro de datos y el intercambio de información. Además, junto con el
uso de un software de gestión, permite mejorar muchos aspectos del negocio en
cuanto al inventario, con números o códigos específicos para cada tipo de
medicamento, facilita la gestión de las entradas y salidas de medicamentos. Esto
minimiza el riesgo de pérdida de productos y al mismo tiempo, ofrece una visión más
clara de la ubicación y el estado de todos los medicamentos. Además de la provisión
de ventas con mayor precisión en la información con la cual se pueden crear
pronósticos reales de solicitud a los proveedores. Por otro lado, implementar tecnología
para los procesos que son manuales permite realizar análisis de datos de inventarios
de manera correcta y eficiente, ofreciendo una visión real del estado actual de los
medicamentos y al tener los datos siempre actualizados se puede comprender mejor
las tendencias del mercado y controlar la tasa de crecimiento de la empresa con base
en el análisis de ventas.
La tecnología ha optimizado la gestión y atención médica durante muchos años,
con los avances tecnológicos se tiene más posibilidad de recopilar una amplia
cobertura de datos relativos a la salud de las personas. Esto no sólo ha ayudado a que
la gente pueda vivir más tiempo, sino que también está mejorando una variedad de
problemas en la atención médica, como la falta de cobertura, calidad o seguridad.
De igual manera, implementar tecnología para las áreas y procesos, permitirá a
Jersalud S.A.S estar a la vanguardia competitiva con empresas del mismo sector
posibilitando medirse así misma vs otras compañías para implementar estrategias de
mercado y tomar decisiones generales con el fin de tener un crecimiento y ser más
competitiva a nivel industrial. (JerSalud S.A.S, 2023)
La Gestión de la Tecnología debe concebirse como un abordaje sistemático y
cuantificable para asegurar que la relación costo/efectividad, eficacia, seguridad en las
tecnologías cubran la atención en salud.
La gestión que se adelanta en Jersalud S.A.S., cuenta con procesos que
planean e identifican las necesidades de cada servicio, para seleccionar y adquirir la
mejor tecnología con el fin de satisfacer las necesidades y brindar seguridad a nuestros
usuarios.
Ilustración 6 Evaluación tecnológica de Jersalud S.A.S

Fuente: (JerSalud S.A.S, 2023)
El sistema de información hospitalaria que se encuentra implementado en la IPS

Jersaslud S.A.S es Índigo Vie HIS con licencia de funcionamiento y actualmente con
versión 30.2.1, tiene como objeto ayudar a mejorar la calidad de atención al paciente,
contribuir a incrementar los márgenes de rentabilidad, a mejorar el flujo de caja, a
impulsar el crecimiento de las clínicas y hospitales y sus indicadores de gestión.
A nivel de asistencial, establece agilidad y precisión el tipo de atención a brindar

a los pacientes, hacer un seguimiento más estricto a cada uno, y reducir
significativamente el riesgo de errores administrativos o asistenciales.
Habilita una mejor gestión gerencial de rendimiento empresarial, del riesgo, así,
como del cumplimiento inteligencia de negocios, todo ello a través de una mayor
visibilidad de indicadores como:
 Tasa de ocupación
 Tasa de sustitución
 Indicadores de rentabilidad
 Tiempo medio de permanencia

El software se encuentra articulado con paneles de gestión financiera, gestión

administrativa, gestión de talento humano, gestión vertical salud administrativo, gestión
vertical salud asistencial y gestión de calidad, esto con el fin de permitir interlace de la
información de cada proceso, cuanta con interfaz básico de fácil acceso, el cual permite
generar reportes por medio de la creación de vistas actualizables en Excel unidas al
software.
El software Indigo Vie HIS es una completa suite de negocios que ayuda a
disminuir los riesgos en la atención del paciente mejorando la calidad en la prestación
de los servicios, contribuyendo a incrementar los márgenes de rentabilidad, mejorar el
flujo de caja y, en definitiva, impulsando el crecimiento de la IPS en cualquier nivel de
complejidad I – II – III – IV (Catalogos de software, s.f)

El uso del software se encuentra documentado en manuales de funcionamiento

por cada panel de trabajo lo que permite mayor adaptabilidad, y adherencia al uso y/o
requerimientos que surjan de la operación. Por otro lado, y en pro del crecimiento
institucional, a través de la implementación de tableros de dashboard en Power BI,
Jersalud S.A.S contara con beneficios que contribuyen a la optimización de la gestión,
asertividad en los análisis y eficiencia en los procesos que se realizan de manera
manual, facilitando el manejo de la información, teniendo acceso fácil a los datos bajo
el uso de cuadros de mando muy intuitivos que generan una idea muy visual de la
situación de la empresa, adicional es una herramienta de fácil uso y muy interactiva con
la cual se puede obtener información muy detallada para realizar análisis de los datos
contenidos en las bases.
De esta misma manera, PBI es una herramienta que tiene la ventaja de
integrarse a la perfección con Microsoft Excel, esto ayuda a las empresas a realizar la
transición del manejo de herramientas lo cual facilita mucho cualquier proceso de
manejo de la información ya que tiene una interfaz de lenguaje natural y entendible
para las personas que están comenzando a trabajar sobre PBI, facilitando la gestión de
realizar consultas de una manera muy rápida ya sea a través de una tabla o un gráfico
teniendo presente que esta es una herramienta de inteligencia artificial donde permite
detectar tendencias y hacer predicciones de lo que sucederá en el futuro en el negocio
algo muy buenos y considerado para gestión del área farmacéutica de Jersalud S.A.S
El gobierno de datos en la compañía contribuye a la planificación, monitoreo,

seguridad, ejecución, disponibilidad y consumo de los datos corporativos, donde se
manejan controles de gestión de datos con el fin de mantener la información de la
institución lo más actualizada posible cuidando de que quienes tengan acceso a la
misma sepan la manera correcta de tratar la información. Dentro de los controles de
gestión se encuentran los procesos de creación, almacenamiento, uso, archivado y
destrucción de la información, lo anterior hace referencia al ciclo de vida de la
información la cual debe ser depurada o eliminada de manera controlada y segura con
herramientas certificadas y con el objetivo de garantizar su destrucción en cualquier de
las maquinas en las que reposan los datos.
Desde la administración de gobiernos de datos se destinan los roles a los cuales

se les asignan los permisos para el uso de la información al personal de acuerdo a la
clasificación a la que pertenezcan los datos, como lo pueden ser publica, sensible,
privada o confidencia, por este motivo es responsabilidad de todos y cada uno de los
colaboradores de Jersalud S.A.S salvaguardar la información de la entidad y tener clara
la manera de divulgación de los datos ya que es información correspondiente a
usuarios, datos financieros de la compañía, información de los empleados, información
de los proveedores entre otros.
Por lo cual se deben realizar controles al personal autorizado para el manejo de
la información, dichos controles son de seguridad, procesamientos, acceso y
almacenamiento acompañados del proceso de manejo de datos, donde se debe
garantizar que los datos sean tratados y consultados en los dispositivos destinados y
autorizados con los estándares altos de confianza y seguridad previniendo que se
presenten incidentes y/o vulnerabilidades que afecten a la compañía conllevando a
responsabilidades legales.
La política de seguridad de la información es implementada para la adopción de
un conjunto de medidas determinadas a preservar la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información que se mantiene es Jersalud. S.A.S, la cual constituye
a establecer requisitos para proteger la información, los equipos y servicios
tecnológicos que sirven de soporte para la mayoría de los procesos del negocio.
Ilustración 7 Software Indigo
Fuente. (Catalogo de software y guia de servicios informaticos, S.F)
De acuerdo a las necesidades tecnológicas al interior de la compañía y para que los

operadores puedan realizar la gestión del manejo de la información de manera
adecuada y los clientes puedan recibir la información completa, es importante tener los
procesos documentados para mantener la clasificación correcta de la información hacia
los usuarios a los cuales se les otorga un rol y permisos de manejo de la información
con una serie especifica de tareas a realizar, teniendo presente que existen procesos
de escalamiento lateral lo cuales se deben aplicar con las buenas prácticas,
regulaciones y manuales a seguir. Lo anterior tiene que ver con la manera en que
utilizan los canales de comunicación y es responsabilidad de TI retroalimentar a los
usuarios en cuanto a cambios y políticas establecidas sobre el manejo de los datos
para poder ajustar los procesos y mantenerlos en un ciclo de cambio con las buenas
prácticas a nivel de industria para la protección de la información de los datos, así
mismo se entregan herramientas y permisos a la usuarios finales para que estos los
aprovechen y de esta manera realizar la actualización de procesos si se requieren
realizar mejoras para entregar el servicio con lo ajustes necesarios para garantizar la
disponibilidad de la información de manera rápida y segura.
Detección de los malos manejos
Auditorias: Tienen que ver con procesos ordenados que se tienen que hacer
coordinados con la gestión y administración de los usuarios, porque todos los modelos
de refuerzo de seguridad de la información representan una carga operativa, lo que
quiere decir que en el tiempo en que se realiza una auditoria probablemente el sistema
este en función des mermada. Es uno de los escenarios ms importantes para verificar
que las reglas que se hayan delimitado en la organización estén funcionando en la
práctica y no solo en la teoría.
Compliance: Seguimiento de regulaciones, existen buenas prácticas en la industria que
nos indican de qué manera y como se va a manejar la información de la manera más
segura, de parte de TI se debe tener mucha sensibilización con los usuarios que hacen
uso de la información, gestionar el riesgo de la cadena de suministros para evitar
vulnerabilidades y así evitar repercusiones legales, contractuales o de políticas
internas, toda la organización debe avanzar de la misma manera para salvaguardar la
información.
Ilustración 8 Gestión de cambios
(Carrandi, Sesibilización gobierno de datos)
 Descubrimiento: Detectar anomalías en la gestión del manejo de la información

en los procesos.
 Identificación de riesgos: Tiene que ver con los usuarios, como se están
realizando las cosas, si se llevan controles que eviten malas practicas
 Evaluación: Auditoria de alguna situación para analizar y evaluar la carga
operativa y realizar una simulación controlada.
 Análisis de uso: Seguridad y tolerancia al riesgo en los procesos internos
 Monitoreo continuo: Indicadores para auditar procesos sin necesidad de estar
con los usuarios.
Ilustración 9. Proceso Shadow Ti

(Carrandi, Sensibilización gobierno de datos)
Amenazas internas y externas

Todas las políticas y gobiernos de datos deben estar diseñados de manera que los
usuarios entiendan que se está trabajando con información que pudiese ser perjudicial
para una o varias personas que son clientes del negocio, todo el manejo de la
información va a acompañado de las legislaciones y así como van avanzando los
procesos es más común que aparezcan errores humanos, lo que ha llevado a plantear
la responsabilidad penal y legal para el uso y gestión de la información por lo cual es
muy importante divulgar y conocer la importancia y las consecuencias que pueden
ocurrir al no cumplir con protocolos establecidos con el objetivo de prevenir y controlar
las amenazas internas y externas realizando seguimiento adecuado a los procesos y
actualizando los estándares de seguridad para proteger la información.
5. Objetivos
La propuesta contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos

empresariales, que permiten desarrollar planes de acción, disponer de un medio de
evaluación de los resultados y del progreso de la empresa; por lo cual, para Jersalud
S.AS, es muy importante establecer los lineamientos de la implementación de la
herramienta de Power BI con la creación del dashboard, esto la finalidad de tener
procesos más eficientes y eficaces por medio de la medición de indicadores.
El control de inventario permite garantizar la disponibilidad de productos a los
clientes y el almacén como parte de su gestión tendrá a disposición los recursos sin
atrasos ya que cuando existe un control riguroso, la empresa puede responder
rápidamente a las necesidades del cliente, controlando los costos asociados al stock de
medicamentos registrados.
5.1. Objetivo General
Elaborar propuesta de dashboard para la gestión de inventarios farmacéuticos

que generan impacto sobre el estado de los diferentes indicadores financieros para
medir en tiempo real las principales estrategias, que permiten identificar, evaluar y
determinar el desempeño de Jersalud S.A.S.
5.2. Objetivos específicos.
· Definir e implementar un dashboard de indicadores para la gestión de

inventarios del almacén farmacéutico.
Alcance del objetivo: Las estrategias diseñadas para el manejo operación y

administrativo de Jersalud S.A.S permite gestionar indicadores que apuntan al
cumplimiento de los objetivos trazados desde la dirección, midiendo así el desempeño
de la gestión de inventarios farmacéuticos. Importancia del objetivo: Identificar, diseñar
y evaluar indicadores estratégicos plasmados en un dashboard que permita a la
gerencia de Jersalud tomar decisiones sobre la actualidad de sus procesos, teniendo
como resultado datos confiables y cuantificables.
 Establecer una metodología para la entrega de resultados a la dirección de

Jersalud y los diferentes niveles de proceso para el negocio de medicamentos.
Alcance del objetivo: Definir y estructurar la entrega de resultados según los datos
medidos en el dashboard, destacando información relevante. Importancia del objetivo:
Permitirá al usuario (según sea el cargo) la comprensión e interpretación de resultados
de los indicadores.
 Definir métricas para los indicadores que permita visualizar alertas a partir de los
datos esperados vs los reales.
Alcance del objetivo: Las métricas para los indicadores permite medir la eficiencia del
proceso, las alertas por su parte posibilitan visualizar y apoyar el seguimiento a los
resultados de la operación, automatizando desde Power BI él envió de correos a los
lideres responsables de cada proceso de manera automática.
Importancia del objetivo: el manejo de información y medición de indicadores en

tiempo real permite apalancar la gestión de los procesos, minimizando el tiempo en la
toma de decisiones basado en datos reales emitido de manera automática desde
power BI por medio de correo, alertando de las desviaciones presentes en la operación.
6. Marco conceptual.
Atención de salud: “Se define como el conjunto de servicios que se prestan al

usuario en el marco de los procesos propios del aseguramiento, así como de las
actividades, procedimientos e intervenciones asistenciales en las fases de promoción y
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación que se prestan a toda la población”
(Presidente de la República de Colombia, 2016, pág. 148)
Dashboard: Un dashboard es una herramienta personalizable de

visualización de datos, que te ayuda a conectar tus archivos, servicios, API o archivos
adjuntos, y muestra estos datos como tablas, tipos de gráficas u otras visualizaciones
de datos al espectador y reduce el esfuerzo manual.
El seguimiento en tiempo real de este tipo de datos reduce las horas de análisis y las
largas líneas de comunicación que antes suponían un reto para las empresas.
(https://tudashboard.com/que-es-un-dashboard/)
Eficiencia: La eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por
parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo,
o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros,
humanos, etc.)" (Diccionario de Marketing, 1999).
ERP: “Son un tipo de software que permite a las empresas controlar la
información que se genera en cada departamento y en cada nivel de la misma”
(Universidad Militar Nueva Granada, pág. 5)
Establecimiento Farmacéutico: “Es el establecimiento dedicado a la
producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o
aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las
materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley
para su comercialización en dicho establecimiento” (Presidente de la República de
Colombia, 2016, pág. 282)
Gestión del servicio farmacéutico: “Es el conjunto de principios, procesos,
procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para
reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos
adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar
las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas,
establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los procesos
autorizados en la prestación del servicio farmacéutico ” (Presidente de la República de
Colombia, 2016, pág. 283).
Indicadores: “Un indicador es una característica específica, observable y
medible que puede ser usada para mostrar los cambios y progresos que está haciendo
un programa hacia el logro de un resultado específico. Deber haber por lo menos un
indicador por cada resultado. El indicador debe estar enfocado, y ser claro y específico.
El cambio medido por el indicador debe representar el progreso que el programa
espera hacer.” (endawnow.org, 2010)
Inteligencia de negocios: Se puede decir que son aquellos recursos
administrativos empresariales con los que las organizaciones actuales y modernas
pueden contar para aprovechar al máximo toda la información que posean tanto de sus
clientes como la de sus proveedores y hasta la de sus competidores inclusive; todo con
el fin de lograr ventajas competitivas en un mercado hostil y demasiado dinámico. (L.F,
Dávila., 2005)
Inventarios: “Un inventario es la relación ordenada, detallada y valorada del conjunto

de bienes o pertenencias que constituyen el patrimonio de una persona, comunidad o empresa
en un momento específico”. (siigo, 2018)
KPI: Un tablero de KPI’s, permite visualizar la información de las empresas para
fácilmente interpretar el estado actual y la evolución a lo largo del tiempo, ayudando a
las empresas a tomar decisiones basadas en datos. Los tableros son visualizaciones de
datos que representan los principales indicadores clave o KPI’s, los cuales son de gran
utilidad para medir el desempeño de la empresa, también para la detección y corrección
de errores, algunos de estos son, tarifa diaria promedio, Ingresos, tasa de ocupación,
índice de tipo de habitación entre otros. (Cámara de comercio, Bogotá, 2022)
Medicamento: “Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de principios
activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica, que se
utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la
enfermedad, así como los alimentos que posean una acción o se administren con
finalidad terapéutica o se anuncien con propiedades medicinales. Los envases, rótulos,
etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos
contribuyen a garantizar su calidad, estabilidad y uso adecuado” (Presidente de la
República de Colombia, 2016, pág. 434).
Plan estratégico: La Planeación Estratégica se entiende como el proceso para
determinar los objetivos, las metas y las estrategias sectoriales e institucionales. La
planificación estratégica es un medio donde se dedica tiempo al pensamiento
estratégico, es el espacio de reflexión sobre la Entidad, se mide el rendimiento y se
vuelve a configurar la estrategia, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas para
informar la toma de decisiones. En conclusión, la planeación estratégica debe ser un
proceso continuo que le permita adaptarse a las cambiantes necesidades del Estado y
del Gobierno. (Min.ambiente Colombia 2022, s.f.)
Power BI: “Es una plataforma unificada y escalable de inteligencia empresarial
(BI) con funciones de autoservicio apta para grandes empresas. Conéctese a los datos,
visualícelos e incorpore sin problemas objetos visuales en las aplicaciones que usa
todos los días” (Microsoft Power BI, s.f.)

Sistema de Gestión Calidad: “Es una forma de trabajar, mediante la cual una
organización asegura la satisfacción de las necesidades de sus clientes. Para lo cual
planifica, mantiene y mejora continuamente el desempeño de sus procesos, bajo un
esquema de eficiencia y eficacia que le permite lograr ventajas competitivas” (Gualberto,
2017, pág. 18).
Por último, la Norma ISO 9001 de 2015 “es una norma internacional que se
aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se centra en todos los
elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para
tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus
productos o servicios” (Gualberto, 2017, pág. 18)-
Tecnología: Hoy en día, la tecnología es un factor relevante en la consolidación
de una empresa. Sin embargo, para que apalanque el desarrollo, esta debe contar con
objetivos y responder a preguntas como ¿para qué se necesita? y ¿cómo influye
positivamente en el modelo de negocio? Para ahondar en el tema, conversamos con
Luz Elvira Vásquez, directora de Empresas SURA, quien ratifica que, en el centro de
todo, está primero la estrategia antes que cualquier herramienta . (seguros SURA, 2020)
Unidades de negocio: Una unidad de negocio es una agrupación lógica de
actividades de negocio relacionadas.
Si su organización está estructurada en torno a departamentos o divisiones que
tienen productos, clientes y listas de marketing independientes, puede crear unidades
de negocios. Las unidades de negocio se asignan a los departamentos o divisiones de
una organización. Los usuarios pueden obtener acceso de forma segura a los datos en
su propia unidad de negocio, pero no pueden obtener acceso a los datos de otras
unidades de negocio a menos que se les asigne un rol de seguridad de esa unidad de
negocio. Las unidades de negocio, los roles de seguridad y los usuarios están unidos
entre sí de una manera que cumplen con el modelo de seguridad basado en roles. Use
unidades de negocio junto con roles de seguridad para controlar el acceso a datos y
que las personas vean solo la información que necesitan para hacer su trabajo.
(Microsoft Learn 2023, s.f.)
7. Marco legal.
En el presente apartado se realizará la contextualización normativa en el ámbito

internacional y posteriormente en el ámbito nacional con relación al sector salud, así
como al sector de la tecnología de la Información y Comunicación - TIC.
Ámbito internacional:
Es importante mencionar la norma ISO 27001 relacionada con la seguridad de la
información ya que es una norma internacional que permite el aseguramiento, la
confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas
que la procesan (ISO Tools Excelence, s.f.).
De igual forma, es necesario mencionar nuevamente la ISO 9001 pues “es una
norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se
centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa
debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la
calidad de sus productos o servicios” (Gualberto, 2017, pág. 18) que está relacionado
intrínsecamente con el manejo de la información al garantizar la calidad en los
procesos de las organizaciones tanto públicas como privadas por medio del ciclo
PHVA.
Para finalizar el ámbito internacional, es importante mencionar los Objetivos de
Desarrollo Sostenible – ODS de la Organización de las Naciones Unidas (2015) en
donde se mencionan 17 objetivos enmarcados en la agenda de desarrollo sostenible
para cumplir a 2030 (Organización de Naciones Unidas, s.f.); para el presente proyecto
se relacionan los siguientes objetivos:
3. Salud y bienestar (Garantizar una vida sana y promover el bienestar para
todos en todas las edades) y una de las metas relacionadas con el presente proyecto
es “Lograr la cobertura sanitaria universal, en particular la protección contra los riesgos
financieros, el acceso a servicios de salud esenciales de calidad y el acceso a
medicamentos y vacunas seguros, eficaces, asequibles y de calidad para todos”
(Organización de Naciones Unidas, s.f.). La Organización Mundial de la Salud - OMS es la
encargada de liderar el tema.

9. Industria, Innovación e infraestructura (Construir infraestructuras resilientes,
promover la industrialización sostenible y fomentar la innovación) y y una de sus metas
relacionadas con el presente proyecto es “Apoyar el desarrollo de tecnologías, la
investigación y la innovación nacionales en los países en desarrollo, incluso
garantizando un entorno normativo propicio a la diversificación industrial y la adición de
valor a los productos básicos, entre otras cosas” (Organizaciónde Naciones Unidas, s.f.). La
Unión Internacional de Telecomunicaciones – UIT es la encargada de liderar el tema,
así como la Organización del Desarrollo Industrial de las Naciones Unidas – ONUDI
(por sus siglas en inglés) enfocada al progreso a través de la innovación.
Ámbito nacional: En primera medida, es importante mencionar la Constitución

Política de Colombia de 1991: Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión
artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a
las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e
instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás
manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones
que ejerzan estas actividades. (Asamblea Nacional Constituyente, 1991). Es importante
destacar el incentivo para la generación de nuevo conocimiento en un contexto
socioeconómico de globalización y auge de la tecnología.
Ley 1273 de2009: Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un
nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los
datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la
información y las comunicaciones, entre otras disposiciones (Congreso de la República,
2009).
Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la
sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones – TIC, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras
disposiciones (Congreso de la República, 2009)
Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales (Congreso de la República, 2012).
Ley 1978 de 2019: Por la cual se moderniza el sector de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC), se distribuyen competencias, se crea un
regulador único y se dictan otras disposiciones (Congreso de la República, 2019).
Decreto 1078 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
(Presidente de la República de Colombia, 2015). Entre otros aspectos menciona temas
relacionados con la seguridad digital y sistemas de información.
Decreto 780 de 2016: Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Salud y Protección Social (Presidente de la República de
Colombia, 2016). En este decreto se evidencia el rol importante del Instituto Nacional
de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA para el presente proyecto.
8. Estado del arte.

Para un mejor entendimiento de la propuesta realizada en este ejercicio
académico, es necesario realizar un acercamiento conceptual y empírico frente al uso
de Dashboard entendida en un primer momento como una herramienta para el
mejoramiento de la gestión de las organizaciones (Perez & Moreno, 2014) y la
posibilidad de su uso para la medición de indicadores, cuyos resultados servirán para
determinar, entre otras cosas, el nivel de desempeño; también se identifica el alcance y
utilidad del Dashboard en escenarios reales a partir del análisis de estudios de caso.
Es necesario identificar una definición más amplia de Dashboard la cual se
consolida como una herramienta que permite la realización de análisis, monitoreo y
seguimiento del desempeño de una organización; este proceso se caracteriza por
realizarse de manera periódica a través de su efectiva utilización. La herramienta logra
visualizar las métricas que se tornan clave para el desempeño ya que, en su
funcionamiento, utiliza una serie de modelos diferenciales para lograr visualizar, medir
y monitorear las métricas mencionadas para todos los niveles de la empresa (Perez &
Moreno, 2014).
En este sentido, una de las herramientas más robustas con que cuentan las
organizaciones en general, hoy por hoy, para la realización de los diferentes análisis en
lo concerniente a la inteligencia de negocios o “Business Inteligence” es el diseño y
construcción de un tablero de control que, en los términos que se han abordado en este
trabajo, traduce Dashboard, los cuales permiten a la empresa la posibilidad de
visualizar la información relevante, logrando monitorear, analizar y administrar el
desempeño del negocio de una manera más efectiva (Castro et al, 2022), lo anterior a
través de la utilización de los KPIs “Key Performance Indicators” (Perez & Moreno, 2014).
La posición anterior con respecto al uso de esta herramienta es compartida por
(Hidalgo-Conde, J. F., Romero-Fernández, A., Cañiza, 2022) quienes afirman que la
inteligencia de negocios “Business Inteligence” se incorporan capacidades más
robustas para el análisis de variables organizacionales, el procesamiento de cálculos,
la explotación de datos, el análisis de desempeño, entre otras variables, utilizando
herramientas de medición como los cuadros de mando o Dashboard.
Con relación a esto, el Dashboard surge como una herramienta de carácter
gerencial, el cual tiene como propósito fundamental diagnosticar una situación y de
efectuar un monitoreo de manera permanente; por lo cual, puede ser también definido
como un conjunto de indicadores, cuyo seguimiento de forma permanente, debe
permitir a la organización contar con el conocimiento efectivo de una situación
particular en la empresa, en otras palabras, la salud de la organización (Gallego-Cossio,
Flórez-Guzmán, & Hernández-Aros, 2015).
Para (Calle Paz & Valles Coral, 2021), en el contexto actual, las organizaciones
están llamadas a establecer sistemas de monitoreo de todas sus actividades, así como
la medición del desempeño de los colaboradores y el control estricto de sus finanzas;
en este sentido, es necesario el uso efectivo de herramientas que puedan realizar el
monitoreo de los elementos consignados con anterioridad, para lo cual se puede utilizar
instrumentos como el Dashboard.
Por otra parte, es pertinente mencionar que las organizaciones tienen
problemáticas que giran en torno a la administración de la logística empresarial, el cual
está conformado por algunos elementos de importancia como la distribución, el
embalaje, la manipulación y para el caso particular de este trabajo, el almacenamiento
e inventario; para dar cuenta de la problemática mencionada, una de las alternativas
que se están desarrollando dentro del mundo empresarial, es el uso del Dashboard,
cuya utilización tiene como propósito el mejoramiento en las variables mencionadas
(Piedrahita et al, 2022).
De igual manera, las herramientas basadas en Dashboard, pueden contribuir de
manera significativa en el mejoramiento y evaluación de los procesos llevados a cabo
en las organizaciones, ya que permite realizar un seguimiento al grado de cumpliento
de las metas y objetivos de la empresa, respondiendo también a la planificación con
orientación al desarrollo el cual necesariamente debe definir el seguimiento y
monitoreo, visto como un ejercicio cuyo norte se direcciona a la identificación, de
manera sistemática, de la calidad del desempeño de un procedimiento (Valles et al,
2019).
Sumado a lo anterior, se afirma que el Dashboard tiene un alcance bastante
amplio, el cual no solamente es usado en la evaluación de métricas para el desarrollo
administrativo de una organización, ya que su utilización también puede darse en
escenarios analísticos de amplio espectro, que involucre elementos de impacto global;
en este sentido el estudio realizado por Espinoza et al (2021), busca determinar
análisis de impacto económico en varios países de Suramérica afectados por la COVID
– 19, a partir de la utilización de Dashboard, la cual tiene como propósito en el estudio
mencionado, la identificación de variables económicas que pudieron ser afectadas por
el virus en todo Sur América.
Por otro lado, el uso efectivo de este elemento no es exclusivo para las
organizaciones del orden privado, ya que es posible su utilización como herramienta
del Business Inteligencie en el sector público; en el estudio desarrollado por Varona et
al (2021), se plantea una problemática común en los municipios del país y de la forma
en la que reportan algunos indicadores a las entidades competentes; esta problemática
radica en el gran número de indicadores solicitados y el volumen de entidades que
requieren de la información; para abordar esta problemática de manera efectiva,
Verona et al, plantean la necesidad del uso de herramientas de la inteligencia de
negocios, dentro de las que se encuentra el tablero de control o Dashboard.
Ahora bien, es necesario tener en cuenta algunos elementos para el diseño del
Dashboard para no entorpecer su efectividad al momento de su aplicación; para Pérez
& Moreno (2014), el primer elemento a tener en cuenta es la acción de involucrar
múltiples actores organizacionales, dentro de los que se encuentra los usuarios finales
y por supuesto los análisis del negocio. La intención de involucrar estos actores es la
identificación de intervinientes en la operación, así como sus metas, tareas, recursos,
con el fin de asegurar la efectividad de la herramienta.
En palabras de Zhang et al (2011), citado por (Perez & Moreno, 2014) la clave
para desarrollar un Dashboard eficiente es identificar las necesidades de información
de los usuarios, así como sus responsabilidades y roles desde una perspectiva de toma
de decisiones; estas acciones están encaminadas a responder por las metas que se
esperan de la implementación de esta herramienta, dentro de lo que se encuentra la
respuesta a las preguntas fundamentales sobre el dominio del negocio, alertar a los
diferentes usuarios de la herramienta cuando se identifiquen problemas que afecten a
la organización y, finalmente, determinar variables para la toma de decisiones.
Como se ha visto hasta aquí, es posible mencionar que la inteligencia de
negocios “Business Inteligencie” tiene una variedad de herramientas de gestión que
permiten a las organizaciones ser mucho más eficientes con respecto al uso y análisis
de la información. Una de esas herramientas es precisamente el Dashboard, que, si
bien está pensada para medir el desempeño, es posible utilizarla en escenarios mucho
más específicos, como la medición de métricas de cumplimiento de indicadores,
análisis comparativos e identificación de variables de afectación en todos los niveles de
la organización.
De igual manera, el desarrollo de este análisis conceptual y empírico, permitió al
equipo de trabajo identificar el alcance de los Dashboard como herramienta de la
inteligencia de negocios; en primer lugar se logra establecer que la utilización de la
herramienta no recae de manera exclusiva en organizaciones de carácter privado, sino
también en las entidades públicas (Verona et al, 2021); en segundo lugar, la
herramienta puede ser usada para análisis de variables de amplio espectro (Espinoza
et al, 2021).
Para finalizar este acapice, es posible mencionar, teniendo en cuenta el
fenómeno de la globalización y la evolución de los sistemas de gestión llamados a
responder por el cambio acelerado en la misión organizacional, que la utilización de las
diferentes herramientas de la inteligencia de negocios o “Business Inteligence” en
especial el Dashboard, puede generar resultados positivos en cualquier empresa, por lo
cual se articula a la intención de este trabajo, el cual es el desarrollo de una propuesta
de Dashboard para la empresa JERSALUD S.A.S, teniendo en cuenta las variables que
se mencionan en apartados anteriores del documento.
Tablero de Control Dashboard para Procesos Logísticos en el sector comercial
Dubián Elid Piedrahita Zapata, Juliana Álvarez Rojas, Viviana Alejandra Aguirre
Úsuga, David Alberto García Arango. Revista Científica Ingeniería Ciencia, Tecnología
e Innovación, ISSN-e 2313-1926, Vol. 9, Nº. 2, 2022, págs. 267-274
Dashboard digital para el monitoreo de indicadores y metas de los proyectos de

consultores San Martín E.I.R.L
Ibelicet Ixamar Calle Paz, Miguel Angel Valles Coral. Revista científica de
sistemas e informática, ISSN-e 2709-992X, Vol. 1, Nº. 1, 2021 (Ejemplar dedicado a:
Our first contributions in health and education), págs. 24-36
Monitoreo basado en Dashboard y su efecto en el cumplimiento de los

estándares de acreditación
Miguel Ángel Valles Coral, Luis Moisés Hidalgo Macedo, John C. Santa María In
Crescendo, ISSN-e 2307-5260, ISSN 2222-3061, Vol. 10, Nº. 1, 2019, págs. 179-191
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9. Metodología.
Para garantizar la gestión de control de inventarios sea integral en el almacén

farmacéutico de Jersalud SAS, es esencial revisar con frecuencia las métricas que
miden el negocio, implementando esta buena práctica permitirá detectar los problemas
a tiempo y tomar las medidas necesarias para que los fallos tengan un impacto mínimo
en la cadena de suministro.
Al implementar BI en los procesos asociados al almacén farmacéutico, Jersalud

S.A.S tendría beneficios en general para la compañía como los serian el fácil acceso a
la información con la cual podría tomar decisiones fundamentadas en los datos,
además de optimizar la productividad que garantice los resultados, dando valor
agregado al servicio cambiando las expectativas a los usuarios y obteniendo nuevas
tendencias y oportunidades de crecimiento. En contexto el cumplimiento de objeticos
planteados en el desarrollo del proyecto, se deben evaluar diferentes aspectos que
definan la hoja de ruta para la implementación del dashboard.
Los datos: Jersalud SAS en la actualidad cuenta con silos de información que
en algunos casos no se interconectan, dejando aislada información relevante dentro del
proceso, anqué se cuenta con el software Indigo, este no contiene toda la información
que se gestiona en el proceso de solicitud, gestión, control, almacenamiento y
despacho de medicamentos, dichos silos de información se manejan en bases de datos
de Excel, aunque los sistemas integrados de gestión de la calidad son auditados
periódicamente, los procesos presentan no conformidades donde se estable planes de
acción encaminadas al optimo funcionamiento y de trazabilidad de la información.
Infraestructura tecnológica: Jersalud SAS cuenta con hardware (equipos de

cómputo, ups y servidores) permitiendo la operación de manera efectiva, en cuanto a
software se cuenta con el programa Indigo, paquete Office (Word, Excel, powert point,
entre otros), que permiten estructurar y gestionar las bases de datos para el manejo de
la información.
Personas: El personal de Jersalud para el negocio de medicamentos en los
procesos de solicitud, gestión, control, almacenamiento y despacho, cuentan con
formación profesional según su especialidad, donde todos están capacitados el manejo
de la información y uso de herramientas tecnológicas.
Gestión de datos: En Jersalud para el negocio de medicamentos se cuenta con

información en el área de compras, financiera, almacén de medicamentos y despacho,
esta información se encuentra contenida en los diferentes silos según el proceso, para
el proyecto se hace necesario diseñar o estandarizar los canales llaves y conectores de
red para que la información esté disponible y actualizada.
Toma de decisiones: Jersalud SAS y sus diferentes niveles organizacionales

han sustentado la toma de decisiones basados en la gestión de la información,
apalancada por los sistemas integrados de gestión que permiten estructurar procesos
de manera ordenada, unificada y certificada, obteniendo datos en la medida (históricos)
con calidad.
Riesgos del proceso: Jersalud busca certificar sus procesos bajo la norma de
calidad Icontec ISO 9001, esto permite que el proyecto apalanque la certificación al
gestionar los indicadores y mejorando el proceso de captación, almacenamiento y
disponibilidad de la información, minimizando los riesgos inherentes asociados al
manejo de la información.
Recopilación de datos: Se cuenta con información disponible en bases de

datos de cada área involucrada en el proceso de compra, almacenamiento y despacho
de medicamentos en Jersalud SAS, así como también se cuenta con información
disponible de la oficina de atención al usuario (call center e información de quejas y
reclamos).
Calidad de los datos: La información disponible en las diferentes bases de
datos se sustenta en el uso del software INDIGO, el cual centraliza todas las
operaciones de las diferentes áreas de Jersalud SAS, d onde la línea de negocio
en el servicio Farmaceutico cuenta con información en la gestión de compras,
almacenamiento, distribución y entrega de medicamentos; por otro parte la gestión en
atención al usuario parte de la información del call center y de la oficina de quejas y
reclamos que reciben el PQRS por escrito lo cual representa inconsistencias debido a
que son canales aislados y que no están regidos bajo el software INDIGO, generando
perdidas o errores en la información, aunque cabe resaltar que la gestión del call center
entrega información de manera organizada y precisa según los requerimientos
establecidos por Jersalud SAS.
Las diferentes bases de datos asociados a los procesos del servicio
farmacéutico de Jersalud SAS, manejan llaves definidas tanto en la gestión de compra
como en la gestión de inventarios basado en órdenes de compra y código de referencia
para el manejo de medicamentos haciendo uso del método PEPS (primeras referencias
en entrar primeras referencias en salir) y para la entrega de medicamentos a los
usuarios se define como llave las ordenes asignadas por lo médicos; por otro lado el
proceso en la gestión de atención al usuario tiene como llave definida el número de
PQRS asignada a cada usuario, siendo en cada llave un único número que permita la
trazabilidad del requerimiento.
Llaves para el manejo de la información: Se define el uso de entidades y la

relación asociada, vinculando la información bajo las llaves definidas en la calidad de
los datos, teniend o como objetivo la homologación de los datos y la trazabilidad de
cada proceso en la gestión de la información.
Preparación de los datos: con base en el alcance del proyecto en esta etapa
se define que datos serán tomados para la construcción de los indicadores propuestos,
teniendo en cuenta los diferentes atributos que permitan evaluar la información.
Por otro lado, la integración de nuevos datos permitirá la creación de nuevos atributos,
homologando así con los ya existentes, definiendo el análisis de la información bajo los
mismos criterios.
Definición de modelos gráficos: En esta etapa del proyecto se definen y

entregan los modelos gráficos ya estructurados, teniendo en cuenta la información
previamente definida y ajustada las necesidades del negocio, los gráficos permitirán la
medición de tendencias, desviaciones y resultados cuantitativos de los diferentes
procesos de la línea de negocio en el servicio Farmacéutico de Jersalud SAS.
Dentro del mismo modelo de gráficos se establecerá alertas, integrando herramientas
tecnológicas como el uso de correos y pantallas que apoyen la gestión diaria,
dinamizando los procesos y gestionando en tiempo real la toma de decisiones sin
esperar a un cierre de ciclo (mensual, trimestral o anual).
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programa-bandera/PDF-nuevas-soluciones/INDICADORES-KPI
https://www.minambiente.gov.co/planeacion-y-seguimiento/planes-estrategicos/
(https://aprendiendocalidadyadr.com/concepto-de-calidad-y-sus-8-principios/)

Tercera Entrega 2022 - Opg 1anteproyecto Rdo-1

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PROPUESTA DE DASHBOARD PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS FARMACÉUTICOS

QUE GENERAN IMPACTO SOBRE EL ESTADO DE LOS DIFERENTES INDICADORES

ASESOR: Ing. MARIO JAVIER GIRALDO ARDILA, Ms.Sc.

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

BOGOTÁ, D.C. 28 de febrero 2023

Propuesta de Dashboard para la gestión de inventarios farmacéuticos que

Desde 1991, gracias a la Constitución Política surgen los Derechos

Al identificar el impacto real de los diferentes indicadores financieros por medio

La Seguridad Social y la Atención en Salud, se encuentran definidas por la

Jersalud SAS presenta un organigrama de directivos de la siguiente manera:

Fuente. (JerSalud S.A.S, 2023)

Misión: “Desarrollamos modelos innovadores en salud brindando servicio

La formulación del Direccionamiento Estratégico inicia con la revisión y

Fuente. (Jersalud S.A.S, 2022)

El modelo de planeación estratégica adoptada combina eficazmente el método

Ilustración 3 Elementos de Análisis estratégico

Fuente. (Jersalud S.A.S, 2022)

El análisis estratégico consiste en la realización de un completo análisis externo

COMPONENTES QUE IMPACTAN MODELO ESTRATEGICO RESPONSABLES

4.1. Unidades de Negocio

Unidad asistencial es la integración de equipo con médicos generales, médicos

Organigrama de unidad asistencial

Fuente: Modelo de planeación estratégica de Jersalud S.A.S 2023

INDICADORES DE CALIDAD _ PRESTACION DE SERVICIO EN IPS

Nombre del indicador Formula Periocidad Concepto Desagregación Definición de la Meta

Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la Sobresaliente <5 días

Fuente. (Jersalud S.A.S, 2022)

Ilustración 5 Organigrama de Jersalud S.A.S

1.4.1. KPIS Jersalud:

INDICADORES DEL SERVICIO FARMACEUTCO

1.4.2. Objetivos Operativos

Garantizar el portafolio de servicios.

Tabla 5. Indicadores facturación

Nombre del indicador Formula Periocidad Concepto Desagregación Definición de la Meta

Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la Sobresaliente <5 días

Fuente. Tablero de indicadores área de calidad Jersalud S.A.S

La automatización de los procesos ayuda a reducir los errores humanos, lo que

Ilustración 6 Evaluación tecnológica de Jersalud S.A.S

El sistema de información hospitalaria que se encuentra implementado en la IPS

A nivel de asistencial, establece agilidad y precisión el tipo de atención a brindar

El software se encuentra articulado con paneles de gestión financiera, gestión

El uso del software se encuentra documentado en manuales de funcionamiento

El gobierno de datos en la compañía contribuye a la planificación, monitoreo,

Desde la administración de gobiernos de datos se destinan los roles a los cuales

Fuente. (Catalogo de software y guia de servicios informaticos, S.F)

De acuerdo a las necesidades tecnológicas al interior de la compañía y para que los

(Carrandi, Sesibilización gobierno de datos)

 Descubrimiento: Detectar anomalías en la gestión del manejo de la información

Ilustración 9. Proceso Shadow Ti

Amenazas internas y externas

La propuesta contribuye al cumplimiento de los objetivos estratégicos

5.1. Objetivo General

Elaborar propuesta de dashboard para la gestión de inventarios farmacéuticos

5.2. Objetivos específicos.

· Definir e implementar un dashboard de indicadores para la gestión de

Alcance del objetivo: Las estrategias diseñadas para el manejo operación y

 Establecer una metodología para la entrega de resultados a la dirección de

Importancia del objetivo: el manejo de información y medición de indicadores en

Atención de salud: “Se define como el conjunto de servicios que se prestan al

Dashboard: Un dashboard es una herramienta personalizable de

Inventarios: “Un inventario es la relación ordenada, detallada y valorada del conjunto

todos los días” (Microsoft Power BI, s.f.)

En el presente apartado se realizará la contextualización normativa en el ámbito