COMITES DE UN EVENTO

COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN: Tiene a su cargo la parte financiera del evento

(pagos, facturas, recaudos por inscripción) y el apoyo logístico en general, el cual
incluye sitios para los actos de instalación y clausura, reuniones, recursos físicos:
mesa principal, micrófonos, sonido, fax, computadores, fotocopias, mesas, sillas,
casetes, atril, ampelógrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre
otros.

COMITÉ ACADÉMICO: Se encargará de hacer los contactos con los

conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la
recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales
harán parte de las memorias del evento. Deberá acordar con el subcomité de
Recepción y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los
conferencistas.

COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS: Aun cuando el éxito del evento depende

del buen funcionamiento de todos los comités, éste es quizás el de mayor
incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las
actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes y es
por esto que debe constituir internamente subcomités así:

a. PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN:Es el encargado de promover el evento, de

enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches del evento,
hacer llegar a los posibles asistentes, según análisis realizado, folletos con toda la
información, elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratégicos
como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del material
necesario

b.RECEPCIÓN, ALOJAMIENTO E INFORMACIÓN: Es el encargado de hacer las

reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los
asistentes, la cual se debe pedir con anterioridad para no correr el riesgo de tener
dificultades con alojamiento, se encargan de la recepción de los asistentes en el
aeropuerto, si así los establece el reglamento del evento, confirmaron fecha y hora
de llegada.

c. TRANSPORTE: Es el responsable de coordinar la movilización de los

asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe
prever la contratación de vehículos para transporte individual, para asuntos
relacionados directamente con la organización y coordinación del evento, y
transporte colectivo para los asistentes, según programación definida.

d. ACTOS SOCIALES: Corresponde a este subcomité la coordinación del

programa social general del evento, generalmente incluyen actos de instalación y
clausura, actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos
sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se
deben elaborar el respectivo menú, contratar la animación según el caso y
mantenerse en contacto permanentemente con los demás subcomités.

e. PROTOCOLO: Vela por la elaboración anticipada de la lista de invitados

especiales y por hacerles llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el
responsable de la organización de la mesa principal, la ubicación de las personas
y la colocación de sus nombres, para cada uno de los eventos, Está pendiente de
banderas, himnos y elementos decorativos