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Manual de Uso del Fondo de Caja Chica

Concepto
El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que
sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que
no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.
Objetivo
El presente Manual tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilización
del Fondo de Caja Chica a fin de que éstos cumplan con el propósito para el cual
se los autoriza, y así permitir un rápido y eficiente manejo administrativo para el
normal desarrollo de las actividades.
Los fondos de caja chica servirán única y exclusivamente para cancelar pagos en
efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el
proceso normal de Adquisiciones, para cubrir necesidades de la institución.
Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este Reglamento, las diferentes
unidades administrativas, a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los
funcionarios y empleados responsables de su administración y manejo.
Para efecto de este Manual se entiende por:
a.) Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica: El funcionario o
empleado responsable de la custodia del efectivo, administración y uso
conforme a las disposiciones de este reglamento.
b.) Bienes de menor cuantía: Bienes de hasta el valor de 25.000 mil Bs.F
(Veinte y Cinco Mil Bolívares) incluidos impuestos.
c.) Caja Chica: Valor asignado a un empleado para realizar pagos en efectivo
de menor cuantía.
Procedimiento:

000 Mil Bs. Cambio de Administrador: En caso de vacaciones. que tenga un mínimo de 90 días cumplidos (periodo de prueba) en la Institución.El monto del Fondo de Caja Chica será hasta de un monto que no excederá de 500. Manejo y Control: La designación de la persona para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica. el mismo que cumplirá con el siguiente perfil: a. El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobrepasar el valor de 25. y según las reales necesidades determinará el monto a asignarle. b.Ser empleado o funcionario. enfermedad. el mismo que será aprobado por el Gerente General tomando en cuenta en consideración la magnitud y programación de cada una de las áreas y serán utilizados única y exclusivamente para el fin creado. el superior jerárquico encargará su administración a otro funcionario o .. se realizará con aprobación escrita del Gerente General o la máxima autoridad del área hasta por el valor de 50. la realizará la Administración o máxima autoridad de cada área. el Gerente General previa la retroalimentación de los custodios estableciere la necesidad de constituir o ampliar el fondo. o ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo de los Fondos. Coordinación y Dirección.1. comisión.F (Cincuenta Mil Bolívares). Para la creación del Fondo de Caja Chica.. en la que se justificará el requerimiento de apertura o ampliación del Fondo de Caja Chica.. formulará la solicitud correspondiente a la Dirección General..000 mil Bs.F (Quinientos Bolívares).Haber recibido la inducción del manejo del Fondo de Caja Chica por parte de la Administración.Designación de la Custodia. 2.00 Bs.F (Veinte y Cinco Mil Bolívares) En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados. cuando el valor a pagar supere el máximo autorizado.

f. a través de la correspondiente Unidad de Bodega. Té. g. servilletas. fiscales. b. gaseosas. d. en caso de que no exista disponibilidad de aquellos. a través de la correspondiente Unidad de Bodega. en cantidades indispensables para no paralizar las labores. Adquisición de mapas. c. albañilería de los inmuebles u otras de similares características. . en caso de que no exista disponibilidad de aquellos. municipales. reconocimientos de firmas.. pago de fletes. azúcar. plomería. Adquisición de registros oficiales. Gastos de Cafetería: En este rubro está incluido: Café. e. Pagos efectuados que se deriven de la obtención de derechos o registros notariales. para lo cual se suscribirá un Acta de Entrega – Administración y enviarla a la Dirección. 3. autenticación y certificación de documentos. energía eléctrica. queso. Adquisición de repuestos y reparaciones pequeñas para instalaciones de agua. servicios y otros pagos que no tienen el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques. del registro de Propiedad. h. en cantidades indispensables para no paralizar las labores. Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía. Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades. judiciales y otros de similar naturaleza. teléfono. tales como: a. bancarios.. aguas aromáticas y aguas minerales o naturales. para su registro y control. Adquisición de útiles de aseo y limpieza de menor cuantía. etc.Utilización del Fondo: El Fondo de Caja Chica se utilizará para pagar la adquisición en efectivo de bienes. i. planos. Envío de correspondencia.empleado de la misma área. galletas.

n. l. formularios o solicitudes oficiales. k. Movilización de empleados o funcionarios. pago de documentos. Pago de transporte público dentro de la ciudad en el trámite de documentos oficiales. Gastos que no se originen en los eventos de capacitación. m. Gastos judiciales de diversa índole. Pago de fotocopias o reproducción de documentos que no puedan ser atendidos por el centro de copiado de la Institución.j. movilización de mensajeros. . con la autorización de la Administración en el vale de caja para transporte por valores mínimos y razonables que no excederán la tarifa de transporte público de alquiler.

NO FIN Recibe el efectivo (vale) o el cheque Realiza la compra producto o Entrega la factura al dpto. CHICA CHICA Recibe y revisa solicitud de efectivo o cheque SI Recibe la aprobación decisió n Verifica si tiene disponibilidad de efectivo en caja. de administración o la planilla para descuento de nómina (vale) SI Decisi ón NO Recibe y revisa la factura o planilla de vale FIN DE .UNIDAD SOLICITANTE DIRECCIÓN DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN INICIO SE LLENA LA PLANILLA DE SOLICITUD SOLICITA LA AUTORIZACION DEL USO DE C.

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