PROCESOS ADMINISTRATIVOS

El proceso administrativo es una metodología fundamental para la aplicación de la

administración. Independientemente de que ésta forme parte de la escuela del proceso
administrativo, es una herramienta indispensable en torno a la cual se pueden aplicar
los demás enfoques o escuelas administrativas; su importancia es similar a la de las
operaciones básicas de aritmética; sin éstas no es posible realizar otras operaciones
matemáticas. Igualmente, las etapas del proceso administrativo son básicas para
aplicar cualquier estilo o escuela de administración. (Münch Galindo, 2007, pág. 36)

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una

actividad.

El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente,

ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización,
y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas.
Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo?
¿Con quién? ¿Cuándo? y ¿Dónde?; interrogantes que siempre deben plantearse
durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas clave
de esta disciplina.

La unidad temporal de la administración implica que ésta comprende varias fases,

etapas o funciones, que existen ya sea por separado o simultáneamente; cuyo
conocimiento es indispensable, a fin de aplicar esta disciplina correctamente; dichas
etapas conforman el proceso administrativo.

Cuando se administra cualquier empresa existen dos fases: una estructural, donde
se determina su finalidad y rumbo, así como las alternativas para conseguirlos; y otra
operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo
establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick
les llama mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la
parte de la administración donde se establece lo que debe hacerse, mientras que la
fase dinámica u operativa se refiere a cómo manejar de hecho la empresa. (Münch
Galindo, 2007, pág. 37)

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las

cuales se efectúa la administración.

Figura No. 1
Fases de la administración

Nota: Lourdes München Galindo (2007).

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin
embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con
técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la

función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar,
Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores
Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría;
con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:
 Investigación
 Planificación
 Coordinación
 Control
 Previsión
 Organización
 Comando

Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:

 Planificación
 Designación de Personal
 Control
 Organización
 Dirección
 Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:
 Planificación
 Organización
 Dirección
 Coordinación
 Control

La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que

las Organizaciones les sirven a las personas que afectan.

El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al

satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los
gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus
metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al
grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando
una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.
(Münch Galindo, Administración, escuelas, proceso administrativo, áreas
funcionales y desarrollo emprendedor, 2007, pág. 37)

PLANIFICACIÓN
PLANEACIÓN
La planeación es el proceso formal de seleccionar la misión y las metas generales
de una organización a corto y a largo plazo; determinar metas divisionales,
departamentales e incluso individuales basadas en las metas organizacionales; elegir
estrategias y tácticas para el cumplimiento de esas metas y asignar recursos
(personas, dinero, equipo e instalaciones) para el cumplimiento de las metas,
estrategias y procedimientos. (Rodas de López & Rodas Santizo, Organización de
empresas, 2009, pág. 5)

Filosofía
FILOSOFÍA INSTITUCIONAL
(Münch Galindo, Administración. Proceso administrativo clave del éxito empresarial, 2011) Define la
filosofía como “el conjunto de postulados, valores creencias y compromisos, que
orientan la vida de la organización”. (pág. 44)

En ella se concentran los más altos valores que el corporativo busca, promueve y
defiende entre su gente: pasión por el servicio, enfoque al cliente/consumidor,
innovación y creatividad, calidad y productividad, respeto, desarrollo integral y
excelencia del personal.

MISIÓN
Según (Münch Galindo, Administración. Proceso administrativo clave del éxito
empresarial, 2011) “Es la razón de ser de la organización; es la definición amplia del
propósito y la actividad fundamental de carácter permanente de la empresa”. (pág. 44)

La misión responde a las preguntas: ¿para qué y por qué existe la empresa?, ¿cuál
es su propósito?, ¿a quién sirve?, ¿a qué se dedica la organización?, ¿en qué sector
productivo se está? ¿Cuál es el valor agregado?, ¿cuáles son o deberían ser los
productos principales, presentes y futuros?, ¿cuál es la ventaja competitiva?

VISIÓN
Según (Münch Galindo, Administración. Proceso administrativo clave del éxito
empresarial, 2011) “Es el enunciado que describe el estado al que aspira la
organización en el futuro. Provee dirección y forja el futuro de la empresa, estimulando
acciones concretas en el presente”. (pág. 44)

Para formularla se deben responder las siguientes preguntas: ¿hacia dónde

debemos dirigir nuestros esfuerzos y recursos?, ¿qué contribución única se debe hacer
en el futuro?, ¿cuál es la oportunidad de crecimiento?, ¿en qué negocios se debería
estar?, ¿quiénes son o deberían ser los clientes?, ¿cuáles son o deberías ser las
divisiones?, ¿qué es probable que cambie en la organización dentro de tres o cinco
años?

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES
Según (Münch Galindo, Administración. Proceso administrativo clave del éxito
empresarial, 2011) “Representan los resultados que la empresa espera obtener; son
fines por alcanzar, determinados cuantitativamente y establecidos para realizarse en un
tiempo específico”. (pág. 45)

Una vez establecida la filosofía, la visión y la misión, se determinan los objetivos que
indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado
para concretar la misión y la visión.

LOS PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

Los principios institucionales se refieren a las pautas y normas fundamentales que
rigen el funcionamiento de una organización o institución. Estos principios son
esenciales para garantizar la eficacia y la integridad de la institución y para proteger los
derechos y las responsabilidades de todas las partes involucradas.

Entre los principios institucionales más comunes se incluyen:

Transparencia: La institución debe ser transparente en su funcionamiento, informando

abiertamente sobre sus decisiones, políticas y acciones, y proporcionando acceso a la
información relevante.

Responsabilidad: La institución debe asumir la responsabilidad por sus acciones y

decisiones, y responder a las expectativas de las partes interesadas.

Participación: La institución debe fomentar la participación de las partes interesadas en

la toma de decisiones y la definición de políticas.
Integridad: La institución debe actuar con integridad y ética en todas sus acciones y
decisiones.

Eficiencia: La institución debe utilizar eficientemente sus recursos y trabajar de manera

eficiente para lograr sus objetivos.

Equidad: La institución debe tratar a todas las partes interesadas con equidad y justicia.

Sostenibilidad: La institución debe trabajar de manera sostenible, protegiendo el medio

ambiente y promoviendo la justicia social y económica a largo plazo.

Estos principios institucionales pueden aplicarse a una amplia variedad de

organizaciones, desde empresas y gobiernos hasta organizaciones sin fines de lucro y
organismos internacionales. Al seguir estos principios, las instituciones pueden
construir una base sólida para su funcionamiento y asegurar la confianza y la
colaboración de las partes interesadas. (Rodas de López & Rodas Santizo, 2009, pág.
25)

LOS VALORES INSTITUCIONALES

Los valores institucionales son los principios fundamentales que guían el
comportamiento y la cultura de una organización. Estos valores son la base de las
decisiones y acciones de la organización y son esenciales para lograr sus objetivos a
largo plazo.

Algunos ejemplos de valores institucionales comunes incluyen:

Integridad: la organización valora la honestidad, la ética y la transparencia en todas sus

acciones y decisiones.
Responsabilidad: la organización reconoce su responsabilidad hacia sus clientes,
empleados y la sociedad en general, y se esfuerza por actuar de manera responsable y
sostenible.

Innovación: la organización fomenta la creatividad y la innovación en sus empleados y

busca constantemente formas de mejorar sus productos y servicios.

Trabajo en equipo: la organización valora la colaboración y el trabajo en equipo y

fomenta un ambiente de trabajo positivo y cooperativo.

Orientación al cliente: la organización se enfoca en satisfacer las necesidades y

expectativas de sus clientes, brindando productos y servicios de alta calidad.

Excelencia: la organización se esfuerza por lograr la excelencia en todo lo que hace,

desde la calidad de sus productos y servicios hasta la experiencia del cliente y el
ambiente de trabajo.

Es importante tener en cuenta que los valores institucionales pueden variar según la
organización y su misión, visión y objetivos específicos. Los valores institucionales
pueden ser establecidos por los líderes de la organización y ser promovidos a través de
la cultura corporativa y la capacitación de los empleados. (Münch Galindo,
Administración. Proceso administrativo clave del éxito empresarial, 2011, pág. 15)

LA ORGANIZACIÓN
La organización se refiere a la estructura y diseño de una empresa o institución,
incluyendo la forma en que se divide el trabajo y se coordina la actividad de sus
miembros para lograr los objetivos establecidos. La organización también puede incluir
los procesos, sistemas y recursos necesarios para llevar a cabo las actividades de la
empresa o institución.

En general, una organización se compone de varios elementos clave, como:

Estructura: la forma en que se divide y organiza el trabajo y las tareas dentro de la
organización, incluyendo la jerarquía, los departamentos y las funciones.

Procesos: los procedimientos y sistemas utilizados para llevar a cabo las actividades de
la organización, desde la producción hasta la administración.

Cultura: los valores, normas y creencias compartidas que guían el comportamiento de

los miembros de la organización.

Personas: los empleados y miembros de la organización que realizan las tareas y

trabajan juntos para lograr los objetivos de la organización.

Recursos: los recursos físicos y financieros que la organización necesita para llevar a
cabo sus actividades, como el equipo, la tecnología y el capital.

El diseño y estructura de una organización pueden tener un impacto significativo en su

éxito a largo plazo, y puede haber diferentes enfoques y modelos para lograr una
estructura efectiva. Es importante que las empresas e instituciones diseñen su
estructura y procesos en función de sus objetivos y necesidades específicas, y que
estén dispuestas a adaptarse y evolucionar con el tiempo para mantenerse
competitivas y lograr sus objetivos a largo plazo. (Münch Galindo, Administración.
Proceso administrativo clave del éxito empresarial, 2011, pág. 18)

ELEMENTOS DE LA CULTURA.
La cultura se refiere a las normas, valores, creencias, comportamientos y prácticas
compartidas por un grupo de personas en una sociedad, organización o comunidad.
Los elementos clave de la cultura incluyen:

Normas: son las reglas informales o formales que rigen el comportamiento de las
personas en un grupo o sociedad. Estas normas pueden incluir comportamientos
aceptables o inaceptables, formas de comunicación, hábitos alimenticios, vestimenta,
entre otros.

Valores: son las creencias y principios que un grupo de personas comparte y que son
importantes para ellos. Estos valores pueden incluir la honestidad, la lealtad, el respeto,
la responsabilidad, entre otros.

Creencias: son las ideas y conceptos que un grupo de personas acepta como
verdaderos. Estas creencias pueden estar relacionadas con la religión, la política, la
ciencia, la moral y otros temas.

Comportamientos: son las acciones que las personas realizan en su día a día, que
pueden ser influenciadas por las normas, valores y creencias de su cultura.

Prácticas: son las acciones o rituales que se realizan en una cultura de manera
repetitiva y que pueden tener un significado simbólico. Ejemplos de prácticas culturales
incluyen la celebración de festividades, la práctica de deportes, la música, la literatura,
la gastronomía, entre otros. (Harold Koontz, 2008, pág. 40)

Lenguaje: es un elemento fundamental de la cultura, ya que permite la comunicación y

transmisión de ideas y valores. La forma en que las personas se comunican puede
variar ampliamente entre culturas, y pueden incluir diferentes dialectos, acentos, jergas
y modismos.

Es importante tener en cuenta que estos elementos de la cultura pueden variar

significativamente entre diferentes grupos y comunidades, y pueden influir en cómo las
personas piensan, se comportan y perciben el mundo que les rodea. Además, la cultura
es dinámica y puede cambiar con el tiempo y a través de la interacción con otras
culturas. (Münch Galindo, Administración. Proceso administrativo clave del éxito
empresarial, 2011, pág. 20)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se divide y organiza el trabajo
dentro de una empresa o institución, estableciendo la jerarquía y las relaciones entre
los diferentes departamentos, áreas o unidades.

La estructura organizacional se compone de varios elementos clave, entre los que se

incluyen:

Jerarquía: establece la estructura de poder dentro de la organización, determinando

quiénes tienen autoridad sobre quiénes y cómo se toman las decisiones.

Departamentos o áreas: se refiere a la forma en que se dividen las diferentes funciones

y tareas dentro de la organización, como recursos humanos, finanzas, marketing,
producción, entre otros.

Niveles de autoridad: se refiere a la cantidad de niveles jerárquicos dentro de la

organización, desde la alta dirección hasta los empleados de base.

Comunicación: se refiere a la forma en que se establece la comunicación dentro de la

organización, tanto vertical (de arriba hacia abajo y viceversa) como horizontal (entre
los diferentes departamentos o áreas).

Coordinación: se refiere a la forma en que se coordina la actividad de los diferentes

departamentos o áreas para lograr los objetivos de la organización.

Responsabilidades y roles: se refiere a la forma en que se establecen las

responsabilidades y roles de los diferentes miembros de la organización, desde los
gerentes hasta los empleados de base.

La estructura organizacional puede variar ampliamente entre diferentes empresas e

instituciones, y la elección de una estructura adecuada puede depender de factores
como el tamaño de la organización, su industria, su cultura, sus objetivos y su
estrategia. Es importante que la estructura organizacional sea flexible y capaz de
adaptarse a los cambios en el entorno empresarial, para permitir que la organización
sea competitiva y eficiente en el largo plazo. (Münch Galindo, Administración. Proceso
administrativo clave del éxito empresarial, 2011, pág. 30)

ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL
La estrategia organizacional se refiere al plan de acción que una empresa o institución
establece para lograr sus objetivos a largo plazo. La estrategia define cómo se
utilizarán los recursos de la organización, cómo se enfrentarán los desafíos y cómo se
aprovecharán las oportunidades para lograr los resultados deseados.

La estrategia organizacional generalmente se compone de los siguientes elementos

clave:

Misión: la declaración de la razón de ser de la organización, que define sus valores

fundamentales y su propósito principal.

Objetivos a largo plazo: metas a largo plazo que la organización se propone alcanzar,
en términos de crecimiento, rentabilidad, participación en el mercado, satisfacción del
cliente, entre otros.

Análisis del entorno: evaluación del entorno empresarial en el que la organización

opera, incluyendo el mercado, la competencia, las tendencias tecnológicas y las
regulaciones gubernamentales.

Análisis interno: evaluación de los recursos internos de la organización, incluyendo sus

fortalezas y debilidades, su estructura organizacional y su cultura.
Estrategias de crecimiento: plan de acción para lograr los objetivos a largo plazo, que
puede incluir el lanzamiento de nuevos productos o servicios, la expansión geográfica,
la adquisición de empresas competidoras, entre otros.

Plan de implementación: plan detallado para implementar la estrategia, incluyendo la

asignación de recursos, la definición de roles y responsabilidades, y la medición del
progreso y los resultados.

Es importante que la estrategia organizacional sea coherente con la misión y los

valores fundamentales de la organización, y que se adapte a los cambios en el entorno
empresarial. Además, la estrategia debe ser comunicada de manera clara y efectiva a
todos los miembros de la organización, para asegurar que todos trabajen juntos hacia
los mismos objetivos a largo plazo. (Harold Koontz, 2008, pág. 45)

ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
La etapa de implementación es el proceso de llevar a cabo la estrategia
organizacional en la práctica. Después de haber definido la estrategia en la etapa de
planificación, la implementación se centra en la ejecución de las acciones necesarias
para alcanzar los objetivos establecidos.

La implementación de la estrategia organizacional implica una serie de pasos clave,

entre ellos:

Asignación de recursos: se refiere a la asignación de los recursos necesarios para

llevar a cabo la estrategia, tales como dinero, personal, tiempo y tecnología.

Definición de roles y responsabilidades: se refiere a la definición de los roles y

responsabilidades de los diferentes miembros de la organización en la implementación
de la estrategia, desde la alta dirección hasta los empleados de base.
Comunicación: se refiere a la comunicación efectiva de la estrategia a todos los
miembros de la organización, asegurando que todos comprendan los objetivos y las
acciones necesarias para llevar a cabo la estrategia.

Coordinación: se refiere a la coordinación efectiva de las actividades de diferentes

departamentos o áreas de la organización, asegurando que todos trabajen juntos en la
implementación de la estrategia.

Monitoreo y medición: se refiere al seguimiento del progreso en la implementación

de la estrategia, utilizando medidas de desempeño relevantes y herramientas de
monitoreo.

Es importante que la implementación de la estrategia sea cuidadosamente

planificada y ejecutada de manera efectiva, ya que cualquier error o falla puede tener
un impacto negativo en el éxito de la organización a largo plazo. La etapa de
implementación puede llevar tiempo y esfuerzo, pero es fundamental para garantizar el
éxito de la estrategia y el logro de los objetivos a largo plazo de la organización.
(Harold Koontz, 2008, pág. 56)

RECURSO HUMANO.
El recurso humano se refiere al conjunto de personas que trabajan en una
organización, incluyendo a los empleados, directivos y colaboradores externos. Estas
personas son consideradas como un activo clave de la organización, ya que son
quienes diseñan, producen y ofrecen los productos y servicios que la organización
proporciona a sus clientes.

La gestión de recursos humanos es el proceso de administrar y dirigir al personal de

una organización, con el objetivo de maximizar su rendimiento y contribución a la
organización. La gestión de recursos humanos involucra actividades como
reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo, evaluación y compensación.
Entre las principales responsabilidades de la gestión de recursos humanos se incluyen:

Reclutamiento y selección: identificación de los puestos vacantes, publicación de las

ofertas de empleo, selección de candidatos y contratación de nuevos empleados.

Capacitación y desarrollo: diseño e implementación de programas de capacitación

para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados, así como para
fomentar su desarrollo profesional.

Evaluación del desempeño: medición del desempeño de los empleados con el fin de
identificar áreas de mejora y proporcionar retroalimentación constructiva.

Compensación y beneficios: establecimiento de políticas de compensación y

beneficios que sean justas y competitivas en el mercado laboral, con el objetivo de
atraer y retener a los mejores empleados.

Mantenimiento de registros: mantenimiento de registros precisos y actualizados

sobre el personal de la organización, incluyendo información sobre su desempeño,
capacitación y compensación.

Una buena gestión de recursos humanos puede ayudar a una organización a atraer
y retener a los mejores empleados, mejorar su productividad y desempeño, y fomentar
un ambiente laboral positivo y motivador. (Harold Koontz, 2008, pág. 63)

LIDERAZGO
El liderazgo se refiere a la capacidad de una persona para influir y dirigir a otros
hacia la consecución de objetivos y metas específicas. En el contexto organizacional, el
liderazgo se relaciona con la habilidad de los líderes para inspirar, motivar y guiar a los
empleados de la organización hacia el logro de los objetivos de la misma.
Los líderes efectivos pueden ser de diferentes tipos, pero comparten algunas
características clave, tales como:

Visión: los líderes tienen una visión clara de lo que quieren lograr y pueden comunicar
esa visión de manera efectiva a su equipo.

Comunicación: los líderes son buenos comunicadores, capaces de transmitir

información de manera clara y eficaz a su equipo.

Habilidades interpersonales: los líderes tienen habilidades interpersonales efectivas, lo

que les permite establecer relaciones positivas y trabajar de manera efectiva con su
equipo.

Toma de decisiones: los líderes son capaces de tomar decisiones informadas y

racionales, basadas en la información disponible y considerando las consecuencias
potenciales.

Adaptabilidad: los líderes son capaces de adaptarse a diferentes situaciones y

contextos, y pueden ajustar su enfoque y estrategia según sea necesario.

La teoría del liderazgo ha evolucionado con el tiempo, y existen diferentes enfoques y

teorías sobre lo que hace a un líder efectivo. Algunas teorías se centran en los rasgos
personales del líder, mientras que otras se centran en el comportamiento del líder o en
su capacidad para influir en su equipo.

En cualquier caso, el liderazgo efectivo es fundamental para el éxito de una

organización, ya que puede influir en la cultura organizacional, la motivación y el
rendimiento de los empleados, y en última instancia, en los resultados de la
organización. (Harold Koontz, 2008, pág. 69)
Referencias
Harold Koontz, H. w. (2008). Administracion una perspectiva globar y empresarial . México: McGRAW-
HILL/INTERAMERICANA EDITORES S.A. DE C.V.

Münch Galindo, L. (2007). Administracion, escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y

desarrollo emprendedor. México : Pearson Educación.

Münch Galindo, L. (2011). Administración. Proceso administrativo clave del éxito empresarial. México:
Pearson Educación.

Rodas de López, I., & Rodas Santizo, G. (2009). Organización de empresas. Guatemala: Zantmaró
Ediciones.