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Mtra.

Iliana Camacho Yez

MOOC: Importancia de la administracin estratgica en las PYMES

Tema 2. Gestin administrativa: Conceptos bsicos.


2.1 Concepto de administracin
La palabra administracin proviene del latin (ad, direccin hacia, tendencia;
minister, comparativo de inferioridad y el sufijo ter, que indica subordinacin u
obediencia, es decir, que cumple una funcin bajo el mando de otro, quien le presta
un servicio a otro) y significa subordinacin y servicio. Chiavenato (2001).
La administracin surge como una necesidad del hombre, a travs de la
historia, de coordinar recursos y actividades para obtener mejores resultados.
Frederick Taylor, ingeniero norteamericano, fue la primer persona en
proponer que la administracin se poda estudiar como una ciencia, aplicando a
esta el mtodo cientfico.
De acuerdo a Koontz y Weihirich (2004) la administracin es el proceso de
disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos
cumplan eficientemente objetivos especficos.
Esta actividad tiene las siguientes caractersticas:
Los individuos que la ejercen, aplican un proceso administrativo.
La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones y en todos los
niveles jerrquicos.
Persigue la productividad y la optimizacin de recursos.
Mnch (2010) afirma que la administracin tiene las siguientes ventajas que
la hacen importante:
A travs de sus tcnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y
simplificacin en el trabajo con los consecuentes ahorros de tiempo y costo.
Incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier
organizacin.
Propicia la obtencin de los mximos rendimientos y la permanencia en el
mercado.
La administracin es un elemento esencial en todas las empresas, pues es
aplicable a todo tipo de organizaciones, grandes y pequeas, lucrativas y no
lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. Koontz y Weihrich (2004).
2.2 El proceso administrativo.
Si nos remitimos a la evolucin de la administracin como ciencia, el primer
terico que propuso la existencia de las reas funcionales en la empresa, as como
del proceso administrativo fue Henry Fayol, difinindolo como los pasos lgicos y
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secuenciales necesarios para ejercer la prctica de la administracin. Fayol propuso
cinco pasos: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Cabe aclarar que dependiendo del autor, los pasos del proceso pueden
cambiar, pero todos tienen la misma finalidad, y para efectos prcticos, se
estudiarn cuatro bsicos: planeacin, organizacin, direccin y control.
A su vez, el proceso administrativo se divide en dos fases: la mecnica,
llamada as porque en ella se proyecta lo que se va a realizar en la organizacin (y
se incluyen los pasos de planeacin y organizacin) y la dinmica, en la que se pone
en marcha lo propuesto previamente (direccin y control).
A continuacin vamos a estudiar en qu consiste cada una de las etapas del
proceso administrativo:

PLANEACIN:
Koontz y Weihrich (2004) definen a la planeacin como el procedimiento
que implica la seleccin de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo
las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir
alternativas de futuros cursos de accin.
Las principales herramientas de la planeacin son:
Misin o propsito, en donde se identifica la tarea bsica de la empresa.
Objetivos: Son los fines que se persiguen. Deben ser cuantificables y
especficos en el tiempo.
Estrategias: Consiste en adaptar los cursos de accin y los recursos para
lograr los objetivos.
Polticas: Son criterios generales que orientan la accin en la toma de
decisiones.
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Procedimientos: Consisten en secuencias crnicas de actividades clave.
Programas: Son los pasos a seguir y los recursos a implementar (incluyendo
el tiempo) para llevar a cabo un curso de accin dado.
Presupuestos: Es la formulacin de resultados esperados expresada en
trminos numricos.
La planeacin es muy importante, ya que representa el punto de partida del
proceso administrativo y en ella se plantea el rumbo que va a seguir una empresa,
especificando qu quiere lograr y promoviendo la eficiencia. Mnch (2010).
ORGANIZACIN:
La organizacin (del griego organon=herramienta), como etapa del proceso
administrativo, es la distribucin y disposicin de los recursos organizacionales
para alcanzar los objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la divisin del
trabajo en unidades organizacionales (departamentos y cargos), definicin de
lneas formales de autoridad y adopcin de mecanismos para coordinar las diversas
tareas organizacionales. Chiavenato (2002).
En la etapa de organizacin se definen los siguientes puntos:
Jerarqua administrativa: Es el nmero de niveles jerrquicos que adopta
una empresa para garantizar la realizacin de las tareas y el alcance de los
objetivos.
Divisin del trabajo: Es el grado de fragmentacin de las tareas
organizacionales en actividades separadas, de acuerdo a su especializacin,
lo que da origen a las reas o departamentos de la empresa.
Se dice que una organizacin (entendida como sinnimo de empresa) est
bien diseada cuando los individuos que laboran en ella saben cul es su trabajo, su
responsabilidad, su facultad para tomar decisiones, su nivel jerrquico y los canales
de comunicacin formal. Hernndez y Palafox (2012).
DIRECCIN:
Mnch (2010) explica que la direccin es la ejecucin de los planes de
acuerdo a la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo
social a travs de la toma de decisiones, la motivacin, la comunicacin y el
ejercicio del liderazgo.
Henry Fayol afirmaba que dirigir es el arte de manejar a las personas. Hacer
funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa.
Inspeccionar peridicamente el cuerpo social.
Esta etapa es de vital importancia, porque implica la interaccin de los
administradores con el personal de la empresa y de stos depende el adecuado
manejo de los recursos y el logro de los objetivos.
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De acuerdo a Koontz y Weihrich (2004) administrar implica crear y
mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto
en favor del cumplimiento de objetivos comunes.
Los elementos que integran el proceso de direccin son los siguientes:
Motivacin: Es un trmino genrico que se aplica a una amplia serie de
impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares, que conducen a
la accin.
Toma de decisiones: Es el proceso sistmico y racional a travs del cual se
selecciona entre varias alternativas el curso de accin ptimo.
Comunicacin: Es el proceso a travs del cual se transmite y recibe
informacin.
Liderazgo: Es el arte o proceso de influir en las personas para que se
esfuercen de manera voluntaria en el cumplimiento de metas grupales.
CONTROL:
Es el proceso por el cual los administradores monitorean y reglamentan la
eficiencia y la eficacia con la que una organizacin y sus miembros desempean las
actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Jones y McGregor
(2010).
Reyes Ponce define al control como el establecimiento de sistemas que
permiten medir resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el
fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, y corregir y mejorar y formular
planes.
Hernndez y Palafox (2012) enlistan los pasos del proceso de control como a
continuacin se menciona:
1. Definicin del propsito del control.
2. Establecimiento de parmetros como unidades de medida.
3. Generacin de un instrumento de medicin.
4. Medicin de la variabilidad y del comportamiento del estndar.
5. Generacin de medidas correctivas a las desviaciones de la norma.
6. Evaluacin de la efectividad del control.
Segn lo expresa Mnch (2010), el control es de vital importancia dado que sirve
para comprobar la efectividad de la gestin, promueve el aseguramiento de la
calidad, garantiza el cumplimiento de los planes, establece medidas para prevenir
errores y reducir costos y tiempo, entre otras cosas.
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2.3 Niveles jerrquicos
Los niveles organizacionales o jerrquicos indican el alcance en la toma de
decisiones de los administradores en las empresas y su papel va a cambiar
dependiendo en dnde est situado.
Nivel estratgico o institucional: Es el nivel administrativo ms elevado de la
empresa y est conformado por el presidente y los directores que toman las
principales decisiones de la organizacin. Responde por la definicin el
futuro del negocio en conjunto. En este nivel, el administrador debe poseer
visin para definir la misin y los objetivos fundamentales del negocio.
Nivel tctico o intermedio: Est conformado por los gerentes, quienes
interpretan la misin y los objetivos fundamentales del negocio y los
traducen en medios de accin cotidianos en reas funcionales especficas.
Nivel operacional u operativo: En este nivel se administra la ejecucin y la
realizacin de las tareas y actividades cotidianas. En este nivel, el
administrador tiene contacto directo con la ejecucin y la operacin
realizada por los empleados o administrativos y colaboradores de primera
lnea que se encargan de realizar las tareas y actividades necesarias de la
organizacin.
Chiavenato (2002)

2.4 reas funcionales


Toda empresa, independientemente del tamao o giro, debe cubrir con
actividades bsicas que le aseguren su correcto funcionamiento.
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Mnch (2010) cita que las reas funcionales son conocidas indistintamente
como reas de actividad, reas de responsabilidad, departamentos, gerencias o
direcciones, y esta nomenclatura vara de acuerdo con el tamao de la empresa.
Para Henry Fayol, las funciones bsicas de la empresa eran: comercial,
tcnica, financiera, contable y seguridad. Chiavenato (2002)
En las PYMES el dueo dirige y conoce a todos los trabajadores; los
problemas de produccin, finanzas, ventas y personal son tan reducidos, que el
propietario puede resolverlos y realizar las actividades inherentes a estas; la
centralizacin en la toma de decisiones y ejecucin de actividades es comn.
Mnch (2010) describe a las principales reas funcionales de la siguiente
manera:
Recursos humanos: rea en la que se realizan las actividades tendientes a
coordinar y optimizar las habilidades, los conocimientos, experiencias y
competencias de las personas que trabajan en la empresa con el fin de lograr
su mxima eficiencia. Abarca las siguientes funciones.
o Reclutamiento y seleccin.
o Administracin de sueldos y salarios.
o Capacitacin y desarrollo.
o Relaciones laborales.
o Higiene y seguridad industrial.
o Servicios y prestaciones.
Finanzas: La finalidad de esta rea es obtener recursos monetarios,
invertirlos y asignarlos adecuadamente, as como registrar las operaciones,
presentar los resultados de la operacin y cumplir con las obligaciones
fiscales. Incluye las siguientes actividades:
o Contralora.
o Contabilidad general y costos.
o Tesorera.
o Crdito y cobranzas.
o Cuentas por pagar.
o Impuestos.
Produccin: Es el rea encargada de transformar los insumos en productos
de alta calidad. Abarca las funciones de:
o Programacin de la produccin.
o Diseo de producto.
o Procesos.
o Control de calidad.
o Mantenimiento.
Mercadotecnia: Conjunto de actividades tendientes a crear, promover,
distribuir y vender bienes y servicios en el momento y lugar ms adecuados,
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y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente. Maneja
de manera integral las siguientes actividades:
o Planeacin y evaluacin.
o Producto.
o Precio.
o Plaza. Distribucin.
o Publicidad.
o Investigacin de mercados.

Fuentes de informacin
Chiavenato, Idalberto (2001). Administracin: proceso administrativo. Mxico: Mc
GRAW HILL
Chiavenato, Idalberto (2002). Administracin en los nuevos tiempos. Colombia:
Mc GRAW HILL
Hernndez, Sergio & Palafox, Gustavo (2012). Administracin. Teora, proceso,
reas funcionales y estrategias para la competitividad. Mxico: Mc GRAW HILL.
Koontz, Harold & Weihrich, Heinz (2004). Administracin, una perspectiva global.
Mxico: Mc GRAW HILL
Mnch, Lourdes. (2010). Administracin: gestin organizacional, enfoques y
proceso administrativo. Mxico: PEARSON.