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INSTITUTO POLITÉCNICO AMERICANO
INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Página 1 de

PROGRAMA TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN ASISTENTE 98
ADMINISTRATIVO
PROGRAMA TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS EN

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
GUÍA DE APRENDIZAJE:
ARCHIVO
Elaborada por:
LINA MARIA ROA RODRIGUEZ
INSTITUTOPOLITÉCNICO AMERICANO
PROGRAMAS TÉCNICOS LABORALES POR COMPETENCIAS
HUILA
NEIVA
2019
ADMINISTRATIVO
PRESENTACIÓN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
NCL 210602022: Organizar archivo central de acuerdo con tecnologías y normativa.

SABER CONOCER SABER HACER SABER SER
 Transferencia  La aplicación del plan de  Se relaciona
Documental: concepto, transferencia documental adecuadamente
clases, elaboración de está acorde con normas con el ámbito
plan, cotejo, técnicas y legales. empresarial.
cronograma, formatos,  La organización de la serie
aplicación. documental cumple con el  Es consciente de la
 Serie documental: plan de transferencia importancia de su
concepto, documentos, documental. gestión como
caracteres, ciclo vital.  La clasificación de la serie asistente
 Organización documental cumple con la administrativo.
documentos de archivo: tabla de retención
clasificación, documental.  Es puntual en la
ordenación,  La ordenación de entrega de
descripción. Concepto documentos de archivo está informes.
uso y aplicación de acorde con procesos
procesos técnicos. técnicos.  Es razonable en la
 Instrumentos de  La descripción documental interpretación de las
descripción: Concepto, cumple con normas legales políticas
clases, uso, aplicación. y técnicas. empresariales.
 Procesos Técnicos:  La verificación de los
concepto, aplicación, tiempos de retención  Es comprometido
verificación cumple con la Tabla de con su proceso de
 Conservación de Retención Documental. formación.
documentos de archivo:  La verificación de los
Concepto, uso, procesos técnicos cumple
aplicación, espacios con las Tablas de Retención
físicos, normas, Documental.
unidades de  El cotejo de la transferencia
conservación, re- documental primaria
almacenamiento y coincide con el inventario
tecnologías. documental.
 Acceso: concepto,  La ubicación topográfica de
normas y control. la serie documental cumple
 Tabla de retención con procesos técnicos.
documental: Concepto,  Los controles de acceso
uso y aplicación cumplen con procesos
 Unidades técnicos y normas legales.
documentales:  Los controles de consulta
concepto, principios cumplen con procesos
archivísticos, procesos técnicos y normas legales.
técnicos
ADMINISTRATIVO
 Elementos de  La conservación de los

protección: concepto, documentos está acorde
uso y aplicación con normas técnicas
 El re-almacenamiento de
las unidades documentales
cumple con procesos
técnicos y normas
archivísticas.
 La actualización del
inventario documental está
acorde con las series
documentales
COMPETENCIAS A EVALUAR (INSOFT)

1- Reconoce la ley 594 de 2000 como ente regulador de la organización de archivos.
2.- Identifica la importancia del programa de la gestión documental
3- Organiza los documentos y tipos de archivo, cumpliendo con principios archivísticos
y normativa.
4- Identifica las agrupaciones documentales acorde con la tabla de retención
documental y el cuadro de clasificación documental.
5- Conoce los elementos de seguridad y protección en el trabajo para la labor
archivística.
6 - Utiliza las Tecnologías aplicadas a la organización de los archivos en situaciones
simuladas.
ADMINISTRATIVO
DISEÑO METODOLÓGICO
El Enfoque para el Desarrollo de Competencias se basa en una propuesta formativa

de carácter humanista – cognitivo que de manera sistémica, flexible y permanente
se hace presente en el proceso de enseñanza – aprendizaje – evaluación; busca el
Desarrollo Humano Integral del estudiante a partir de la articulación entre lo
tecnológico y lo social como medio para el desarrollo de procesos cognitivos,
procedimentales y valorativo – actitudinales por parte del estudiante que le permitan
actuar crítica y creativamente en el Mundo de la Vida. Las competencias se
desarrollan de manera permanente en el proceso de enseñanza – aprendizaje –
evaluación, su punto de partida lo constituye el proyecto de vida personal del
estudiante, éstas se contextualizan en el marco de un Programa de Formación y se
evidencian en los entornos sociales y productivos en donde el estudiante intervenga
mediante sus desempeños.
Competencia Laboral
Es la capacidad del estudiante en términos de desempeños reales, es la

convergencia de conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para el
desempeño productivo. La competencia laboral surge como respuesta a las
necesidades planteadas en la producción y en el trabajo relacionadas con el
constante y acelerado cambio tecnológico, con las nuevas formas en los sistemas
de producción, las que a su vez, implican mayores exigencias en el desempeño del
estudiante, exigencias relacionadas con el desarrollo de capacidades para resolver
problemas, para enfrentar situaciones complejas, para adaptarse al cambio, para
gestionar conocimiento en función de la aplicación de los mismos en la
transformación de los diferentes contextos en donde se encuentre, así como de la
capacidad para reconvertir y transformar constantemente su propio conjunto de
competencias (aprender a aprender).
ADMINISTRATIVO
1. INTRODUCCIÓN
La presente cartilla es una herramienta dirigida a los estudiantes, en las áreas de gestión
documental, calidad, tecnologías de la información y las comunicaciones, así como a todas
aquellas entidades que desarrollan procesos para la planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los
documentos de archivo, y en general a cualquier organización pública o privada que
gestione documentos y expedientes electrónicos de archivo.
Este documento pretende servir de referencia para la construcción de expedientes y
documentos con características de archivo. De igual forma se busca estandarizar la
producción documental en entornos electrónicos y facilitar la interoperabilidad
independientemente de la tecnología utilizada.
El objetivo es orientar a los estudiantes, en la producción, gestión y tratamiento de los
expedientes y documentos, desde su creación hasta la preservación a largo plazo con el fin
de garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad durante su ciclo vital.
ADMINISTRATIVO
2. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
ACUERDO 42 DE 2002
(octubre 31)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula
el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000.
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, en ejercicio

de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, artículo 76 de la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, y
CONSIDERANDO
Que el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de
la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos
necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio
documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la
materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto
1126 de 1999;
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de

2002, es un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado
o a la cual tenga acceso e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento
o utilización indebidos. Así mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de
la mencionada ley, está prohibido a los servidores públicos ocasionar daño o dar
lugar a pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado
a su poder por razón de sus funciones;
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la

administración pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas
deberán elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán
los principios y procesos archivísticos; el artículo 22 de la misma ley prevé que la
gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende procesos
tales como: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización,
la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre
formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales
y Archivos Históricos;
ADMINISTRATIVO
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las entidades
de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases,
ACUERDA
Artículo 1º. Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización
de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
la organización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que
cumplen funciones públicas, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de
2000.
Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos
de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva
entidad.
Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes

de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento

en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por la conformación,
organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta
los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de
velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión
de su
dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley

734 de 2002 para todo servidor público.
Artículo 4º. Criterios para la organización de archivos de gestión.
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa.
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
ADMINISTRATIVO
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha
más reciente se encontrará al final de la misma, Los tipos documentales que
integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información
general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere
el caso.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado

en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de
transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el
particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de
inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos
identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados
con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de
expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Parágrafo.
Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental

de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad
o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de
dependencia.
Artículo 5º. Consulta de documentos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras

dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los
documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan
copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina
o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando
la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las
leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma
opcional una estadística de consulta.
ADMINISTRATIVO
Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad

de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se
consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total
de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su
devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata.
Artículo 7º. Inventario documental.
Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de

Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental
Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.
Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad

que produjo o produce los documentos.
Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad

administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión
y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por
vinculación, traslado, desvinculación.
Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará

el total de hojas del inventario.
Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día).
En NT se anotará el número de la transferencia.
Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente

a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad
de conservación.
ADMINISTRATIVO
Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado a

los conjuntos de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las
unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá
a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que e guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben

registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo:
1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación
no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de

almacenamiento. En la columna “otro”, se registrarán las unidades de conservación
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
número correspondiente.
Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de

conservación descrita.
Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice
de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para tal efecto, se tendrán en cuenta los
controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de
fondos acumulados.
Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en

las columnas anteriores.
ADMINISTRATIVO
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes,
saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: Circulares, actas,

memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo;
ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o terna de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas
y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de

páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y
biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
Artículo 8.
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

ADMINISTRATIVO
Importancia de la gestión documental

Importancia de la gestión documental. Ventajas y Beneficios.
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede

parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener
un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén
controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún
tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información,
es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que
permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de
recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de
salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo
integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas
de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de
los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la
gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados
de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable
de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
Seguridad en la gestión documental
El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde
el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y
cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel
por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra
información archivada.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación
(facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de
aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema
de gestión documental realiza gran parte del trabajo de asignación, recordatorios y registro
de toda esta documentación.
ADMINISTRATIVO
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido

a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales
en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar
mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la
administración eficiente de toda la documentación en papel.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también
los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de
obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí,
sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas
personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la
empresa con facilidad.
A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos
mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros
que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los faxes recibidos en el
sistema.
A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío
de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…
La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes
puntos base:
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental
central.
Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al
poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema
de gestión documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el
sistema de gestión documental como metadatos.
Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
ADMINISTRATIVO
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás

sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado
de las copias físicas.
Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten
enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que
tengamos integrado en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como
una factura), por ejemplo, automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar
una factura antes que este pase a contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar
en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se
ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que
utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas
al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…
3- Procesos técnicos: clasificación, ordenación y descripción documental

DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o
grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organización Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
ADMINISTRATIVO
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en

testimonio de su actividad y trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestión.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento
de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las
series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central
y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina. Cuando pierdan utilidad o vigencia, y según
las necesidades de la dependencia
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.
Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo
asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir,
cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta
en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El
expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su
integridad.
Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a
ésta.
Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática
y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el
control de los documentos en sus diferentes fases.
ADMINISTRATIVO
Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que

consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las
categorías o grupos definidos en la clasificación.
Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las
conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la
repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas,
generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que
también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información
seriada.
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
ACTIVIDADES A REALIZAR PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN
Para tener organizado nuestro archivo de Gestión debemos cumplir con la siguiente fórmula
Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción
1. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1.1. Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo
Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo,
fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación;
estos documentos son los que están listados en la Tabla de Retención Documental.
1.2. Ordenar los Documentos de Archivo en Series y Subseries
Documentales con base en la Tabla de Retención Documental de su Área u Unidad.
Identifique y ordene en carpetas (celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos documentales
pertenecientes a cada una de las series y subseries relacionadas en la Tabla de Retención
Documental de su área o unidad, teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite
y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (Principio de Orden Original)
ADMINISTRATIVO
El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, será el de fecha más antigua, y
el último el de fecha más reciente.
1.3. Foliación
Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales,
previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz
de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente (se
adjunta guía de foliación del Archivo General de la Nación).
Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios.
Ejemplo:
SERIE: INFORMES
SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN
2. CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO

2.1. Clasificar los documentos en: Documentos de Apoyo El Documento de Apoyo es aquel
de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la
ADMINISTRATIVO
información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión

administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no
forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se
transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan
utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia
2.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas
• Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán algunos
documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen
los documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la
gestión de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.
• Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe de la Unidad
Académico-Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los eliminará, y en
constancia diligencian el Formato Único de Inventario Documental GDC-FO-07. Ejemplo:
ADMINISTRATIVO
3. DESCRIPCIÓN
3.1. Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o cuatro aletas), en la
esquina superior derecha, con el formato GDC-FO-02, y ubicar en la gaveta
correspondiente.
Ejemplo:
Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de la Directora.

ADMINISTRATIVO
Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y Subseries
Documentales de la Tabla de Retención Documental), se procede a ubicar los documentos
de Apoyo, en orden alfabético.
3.2. Numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, y ubicar en la gaveta
correspondiente
ADMINISTRATIVO
3.3. Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el formato GDC-FO-04
3. Diligenciar el Inventario Documental, utilizando el formato GDC-FO-07

Ejemplo:
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. - Documento: Clases, documento de archivo
TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en
una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,
fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad
humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual,
etc.
TIPOS DE DOCUMENTOS
 Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos
aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita
sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en
papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo
de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio,
historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se
les suele almacenar en grandes archivos.
 Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan
en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos
hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos
como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como
una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico,
como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa
espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias
de vida, etc.
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Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son
todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en
cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda
de una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas,
la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc.
Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a
fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea
análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos,
transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto.
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Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden

almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día
podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos
a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este
tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos
documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos
a todas partes.
Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido

o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su
contenido por sí mismo.
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Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre particulares

en el que no ha intervenido ningún funcionario público.
CLASES DE DOCUMENTOS
• Según el mensaje informativo: O por la forma de expresión del contenido hablaríamos

de documentos textuales (libros, revistas, etc.) y documentos no textuales (gráficos como
mapas, planos, etc.; sonoros como cintas, discos, etc.; iconográficos como fotografías,
carteles, etc.; audiovisuales como películas, vídeos, etc.; informáticos como programas de
ordenador; tridimensionales como esculturas o juguetes; compuestos o multimedia cuando
el documento combina varios contenidos mencionados anteriormente); o por la
transformación del contenido hablaríamos de documentos primarios (originales, como libros
y revistas, etc.), secundarios (que hacen referencia a los documentos primarios, como
bibliografías, catálogos, índices, sumarios, boletines, bases de datos, etc.) y terciarios
(tienen estructura formal de secundarios, pero contenido primario, como los diccionarios,
enciclopedias, léxicos, tesauros, etc.).
• Según la posibilidad o forma de transmisión o difusión: Desde el punto de vista social
hablaríamos de documentos públicos, reservados e inéditos; y desde el punto de vista
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temporal hablaríamos de documento periódicos o no periódicos (de naturaleza

monográfica).
• Según el soporte material: Hablaríamos de documentos de papel (libros, revistas, folletos,
etc.), material químico (películas), material magnético (cintas de vídeo, disquete de
ordenador, casetes, etc.), soportes ópticos (CDROM, DVD, vídeo-discos, etc.), etc.
¿Qué es un Documento de Archivo?
Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que
desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por
individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo
estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus
formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros,
digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.
Características
Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como una fuente
de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:
Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado
por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue
creado.
Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en
cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u
organización que generó el documento.
Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente
como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.
Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para
poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofe natural y las guerras pueden
tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.
Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial
respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó,
para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el
documento).
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Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un
documento de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el
concepto de “verdad”), sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo
que emana de un individuo u organización y que fue producido bajo una concepción o un
punto de vista particular. Además, es importante que como usuarios tengamos presente
que nuestra cultura y vivencias propias influyen en el abordaje e interpretación que
hacemos respecto de un documento de archivo.
Otras características de los documentos de archivo:
Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o carácter
histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un fondo
documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.
Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan
un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos
contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado
en base a quién los creó, por qué y para qué.
Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento
de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.
Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y
digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos
electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo
algunos.
Sobre la seguridad de los documentos y sistemas de gestión documental:
¿Con qué desafíos nos enfrentamos a la hora de implantar un sistema de seguridad
documental, y es la implantación de un sistema de gestión documental digital la solución?
En la era de las tecnologías de la información nos encontramos ante un hecho evidente, los
activos intelectuales de todo tipo: nóminas, estados financieros, documentos estratégicos,
entre otros, se enfrentan a amenazas de todo tipo pudiendo caer en manos de la
competencia, con el perjuicio que ello conlleva. Prueba de ellos son las noticias más
recientes que dejan claro que la información confidencial de acceso a cuentas de correo,
cuentas bancarias o de tarjetas de crédito está continuamente expuesta a la posibilidad de
que sea sustraída por ladrones cibernéticos. Es por todo ello, que la seguridad de los
documentos y acceso a sitios seguros en Internet se ha convertido en una de las principales
preocupaciones de los usuarios y empresas.
Medidas de seguridad manuales y de gestión documental digital
En cualquier empresa, las medidas de seguridad de un buen sistema de gestión documental
se hacen necesarias, para proteger los datos e intereses comerciales y así evitar cualquier
riesgo de posible suplantación de identidad, robo o fraude.
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En un sistema documental basado en el papel, en la mayoría de los casos, la seguridad de

los documentos está garantizada mediante su restricción de acceso. Sin embargo,
mantener todos y cada uno de los documentos bajo llave, es harto complicado, además de
ralentizar posibles decisiones estratégicas que requieran el acceso inmediato a los mismos,
con la demora que podría conllevar. Es por todo ello que un sistema de seguridad de estas
características no es lo suficientemente ágil ni operativo ya que podría ralentizar todo el
proceso de toma de decisiones en la compañía.
Sin embargo, un sistema de gestión documental basado en documentos electrónicos,
mejorará sensiblemente la seguridad de la información en la empresa y, en consecuencia,
su operatividad a la hora de trabajar y tomar decisiones. En un sistema documental digital
correcto, el acceso a las carpetas y documentos confidenciales se puede restringir de forma
selectiva a través de medios electrónicos, mediante la clasificación del perfil del empleado
por niveles de permisos, o bien mediante contraseña.
Aun así, un sistema de seguridad basado únicamente en permisos, tampoco garantiza una
seguridad total y completa de los documentos. Pueden aparecer fallos de seguridad que,
en su mayoría, provienen de los propios empleados, por un mal uso de la información. Por
ese motivo, la formación de los empleados en temas de seguridad es crucial.
Amenazas online
Es imposible reflexionar sobre la seguridad de documentos sin hablar de Internet y de las
numerosas amenazas que provienen precisamente de recursos online, como los virus,
software malicioso, piratas informáticos e incluso suplantadores de identidad.
Afortunadamente, todas estas amenazas pueden ser controladas mediante un buen
software de seguridad, como un buen antivirus, programas anti-spyware o cortafuegos, o la
implementación de mecanismos seguros de acceso, tales como SSL. En este sentido, las
actualizaciones periódicas de sistemas operativos y aplicaciones son fundamentales, para
tapar los posibles agujeros de seguridad que van surgiendo.
Otra medida de seguridad clave es la autenticación de documentos. El sistema de
identificación y autenticación electrónica más utilizada, requerida por Ley en la mayoría de
los casos, es la firma electrónica. La firma electrónica de documentos permite, por un lado,
a los remitentes firmar los documentos de salida y, por otro, a los receptores asegurarse de
que los documentos que reciben provienen del emisor indicado y también de que no se han
producido modificaciones desde que fue autenticado.
Seguimiento y trazabilidad de los documentos
Según las regulaciones legales europeas, cualquier sistema de gestión documental debe
conservar las pistas de auditoría de las operaciones realizadas sobre los documentos. Es
de esta manera que se puede realizar un exhaustivo seguimiento de los documentos y de
las personas que han accedido a ellos, con las posibles modificaciones realizadas. Así, de
esta forma, cualquier auditor podrá rastrear los datos para poder llegar al documento origen,
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si este es financiero, factura, recibo, bono, etc. Sistemas de gestión documental avanzados
suelen incorporar un seguimiento de las acciones que se hacen sobre cada documento.
La seguridad de la información
Como conclusión, es un hecho que la seguridad de la información se ha convertido en un
aspecto clave a tener en cuenta por las empresas y una de las mayores preocupaciones
hoy en día. Clara prueba de ello es que, actualmente, existen organizaciones – tanto
públicas como privadas – centradas exclusivamente en los temas de seguridad y han
publicado directrices para ayudar a las empresas a hacer frente a los problemas de
seguridad.
Un ejemplo es la norma ISO 27002. Se trata de un estándar implementado por la
Organización Internacional de Normas, que se ocupa específicamente de la seguridad de
la información. La norma ISO 27002, publicada originalmente como un cambio de nombre
de la norma ISO 17799, describe una infinidad de posibles controles y mecanismos de
control para lograr una mayor seguridad de los documentos y los datos de negocio.
Y por último, un buen sistema de seguridad de documentos, por lo general implantado a
través de un sistema de gestión documental, no sólo protege a la empresa, sino que
también mejora la percepción y confianza de clientes y usuarios en lo que respecta a la
calidad del servicio o el producto que ofrece.
¿En qué consiste el tratamiento archivístico?
Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de las etapas que componen el
proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los
documentos. Comprende las siguientes etapas:
A. IDENTIFICACIÓN. Actividad intelectual que consiste en el establecimiento de categorías
en base a la estructura jerárquica de la Institución. Esta tarea consiste en:
B. VALORACIÓN. Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios

de las series documentales y las fechas de permanencia en el archivo
C. DESCRIPCIÓN. Consiste en la elaboración de los instrumentos de información para

facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos de archivo.
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D. CONSERVACIÓN. Es la etapa de la preservación de los documentos y soportes

documentales por parte de la institución generadora del fondo documental y que son
susceptibles de convertirse en patrimonio documental.
E. DIFUSIÓN. Consiste en promover y generalizar la utilización de los fondos documentales
de los archivos a la sociedad mediante conferencias, exposiciones, gabinetes pedagógicos,
actos culturales, etc.
¿Cuáles son los instrumentos de consulta?
Se denominan también instrumentos de información y describen un conjunto de unidades
documentales con el fin de establecer un control físico o administrativo, que permita su
adecuada localización.
¿Cuáles son los instrumentos de identificación?

5.1.1. FICHERO DE TIPOS DOCUMENTALES. El tipo documental es la Unidad documental
producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por
una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos (por ejemplo, el expediente personal). Entonces, el fichero de tipos
documentales es un sistema de archivos físicos contenidos en cajas u otros elementos de
almacenamiento que forman parte de un conjunto mayor o archivo público o privado.
También se dice que es un conjunto de información clasificada y almacenada de diversas
formas para su conservación y fácil acceso en cualquier momento.
5.1.2. REPERTORIO DE SERIES. Instrumento de control que puede servir como
instrumento de referencia, y permite conocer la distribución en el depósito de cada una de
las fracciones cronológicas de una serie documental, su volumen, fecha de ingreso, fecha
de salida, etc.
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5.1.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Instrumento de consulta resultado de la fase de

identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los
fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de
secciones y series, fechas extremas, etc.) Se fundamenta en las estructuras y jerarquías
administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La
organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y
subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia, llegando hasta su
grado inferior. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado
en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de
la actividad que la institución realiza.
La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio
de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la
función de la institución u organismo.
La serie es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por
la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto, y
cuyo conjunto forma una serie. En la carátula del expediente es necesario anotar el nombre
del fondo, la sección, la serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas, el
tipo de restricciones que haya para su consulta, así como una breve síntesis del asunto que
trata.
5.1.4. REGISTRO TOPOGRÁFICO. Instrumento de control que relaciona correlativamente
el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
5.1.5. REGISTRO GRÁFICO DE DEPÓSITOS. Instrumento de control que indica el
emplazamiento en los depósitos de las estanterías, llaneros, ficheros, etc., y su nivel de
ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio
disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación
siempre con la del registro topográfico
¿Cuáles son los instrumentos de valoración?
5.2.1. REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS.
Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de
prueba legal de su entrada en un archivo
5.2.2. REGISTRO GENERAL DE SALIDA DE FONDOS Y/O DOCUMENTOS. Instrumento
de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que
sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales
para préstamos y exposiciones.
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5.2.3. RELACIÓN DE ELIMINACIÓN. Lista de documentos propuestos para su eliminación

previa autorización.
5.2.4. RELACIÓN DE ENTREGA. Lista de las fracciones cronológicas de las series
documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios.
5.2.5. TESTIGO. Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de
instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el
destino y la fecha de salida.
¿Cuáles son los instrumentos de descripción?
5.3.1. CATÁLOGO. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre
una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su
autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio
subjetivo establecido de antemano.
El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la
valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a
cada una de las series durante su ciclo vital.
El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:
Parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para
identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de
creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de
valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones
de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un
glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es
necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.
5.3.2. GUÍA. Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de
uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos:
organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y
volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia
y formación, horarios y servicios a los usuarios. La más utilizada en un archivo histórico es
La guía general o instrumento de consulta que da información de los fondos y colecciones
que conserva la institución (ya sea ésta pública o privada) y de los fondos o colecciones
que hayan adquirido o recibido como donación. Orienta de manera global y destaca lo más
importante de un archivo, en ella se consignan los siguientes datos:
-Nombre del Archivo
-Signatura/código de referencia
-Síntesis histórica del archivo. Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la
institución, o sobre la vida y trabajo de la persona física generadora de la documentación,
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cuando se trate de un archivo privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la
localidad en la que se encuentra el archivo.
-Nombre completo. De los fondos y colecciones si es un archivo general.
-Forma de ingreso. Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de
bienes de patrimonio histórico (transferencia), depósito forzoso.
-Secciones y Series que integran el archivo.
-Fechas extremas.
-Volumen y soporte. En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos,
expedientes de papel, fotografías, películas u otros.
-Organización y descripción. Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y
porcentaje de la documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción:
guía general o específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada.
-Estado de conservación. Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños.
-Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas).
-Unidades de descripción relacionadas. Fuentes complementarias de información en el
mismo archivo o en algún otro.
-Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía).
-Nombre de los participantes en la descripción.
-Fecha de elaboración de la guía.
-Horarios y condiciones de consulta del archivo.
-Nombre y cargo del responsable del archivo (Director, coordinador, jefe de departamento
u otro).
-Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo.
5.3.3. INVENTARIO. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un
fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran
fraccionadas en unidades de utilización. El inventario debe recoger, imprescindiblemente,
una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los
documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario
recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que
comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.
En síntesis, aunque depende de las necesidades propias de cada archivo, los campos más
comunes que forman la base de datos de inventario son:
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Fondo
Código de clasificación-nivel de clasificación
Fechas extremas, nombre de la serie
Tipo documental
Descripción
Signatura.
5.3.4. ÍNDICE. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos
(listados de nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres
de sitios o lugares), cronológicos (listados consecutivos de fechas) y temáticos (listas de
materias o tesauros) contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos
de referencia y descripción. Contienen datos concretos de los documentos que permiten
acceder de forma orientada y controlada a la información.
¿Cuáles son los instrumentos de difusión?
5.4.1. CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control y difusión, actualmente
automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos
documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su accesibilidad.
5.4.2. DIRECTORIOS DE ARCHIVOS. Son conjunto de datos, atendiendo a su
identificación, localización física o virtual, contenido de cada uno de los archivos y referencia
del responsable del centro. Sirven para organizar mejor los archivos en un soporte físico de
papel o un disco de almacenamiento.
Asunto: Concepto sobre codificación de Series Documentales
Respetada señora e:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No.
mediante la cual solicita un concepto técnico sobre la codificación que se le asigna a la
Series Documentales.
COMPETENCIA:
Previo a absolver la consulta, se señala que de conformidad con la Resolución No. 531 del
15 de noviembre de 2012 "Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo
General de la Nación Jorge Palacios Preciado", la Subdirección de Patrimonio Documental,
es competente para absolver las peticiones y consultas que se dirijan a esta Entidad.
MOTIVOS DE LA CONSULTA: Codificación de Cuadros de Clasificación Documental.
DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:
- Acuerdo AGN No.004 de 2013 (marzo 15). Por el cual se reglamentan parcialmente los
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Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,

presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención,
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
CONSIDERACIONES:
Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se
presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de
acuerdo con las funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y
coordinación de la función archivística del Estado colombiano, expresamente señalada en
la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de
manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el
asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la
materia.
A. CODIFICACIÓN DE SECCIONES, SUBSECCIONES, SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
En segundo lugar y con el propósito de responder a su consulta, es pertinente aclarar que
en archivística la codificación se refiere a la identificación única que se asigna a las
diferentes agrupaciones documentales que constituyen un fondo, es decir, a las secciones,
subsecciones, series y subseries documentales. Aunque la codificación depende de la
estructura orgánico funcional de la entidad productora, los códigos no se asignan a las
dependencias sino a su producción documental la cual queda plasmada en tres
instrumentos archivísticos, a saber: los cuadros de clasificación documental, las tablas de
retención documental y las tablas de valoración documental.
En la Cartilla de Clasificación Documental editada por el AGN en 2001 se expone la
metodología para emprender el proceso de clasificación que queda representado en los
cuadros de clasificación documental, de ella retomamos algunos apartes que pueden
contribuir a la resolución de su solicitud:
La primera tarea es la identificación de las secciones y subsecciones documentales, es
decir, la documentación producida por cada una de las dependencias de mayor rango de
una entidad y por los grupos en que éstas se subdividen. Para lograrlo es indispensable
recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios
estructurales de la entidad, se crean o suprimen áreas administrativas. A partir de la
información recopilada se puede establecer la jerarquía de las dependencias y así
determinar cuáles son de nivel directivo (cuya producción documental conformará las
secciones) y cuáles son subalternas (cuya producción documental conformará las
subsecciones), gráficamente la jerarquía se puede representar en un organigrama.
La segunda actividad a desarrollar es la identificación de las series y subseries para lo cual
se necesitarán los actos administrativos mediante los cuales se asignan funciones a las
diferentes unidades administrativas de la entidad, estatutos y manuales de procedimientos.
El análisis de la información recopilada permitirá establecer qué tipo de documentación
genera (series) cada órgano de la entidad en el cumplimiento de las funciones que tiene
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asignadas. Una vez están determinadas las secciones y subsecciones con sus
correspondientes series y subseries se registran jerárquicamente en los cuadros de
clasificación documental, que tendrán tantas casillas como unidades productoras de
documentos haya en la entidad, de acuerdo con su estructura orgánica vigente.
Con el propósito de identificar de forma única tanto a las unidades administrativas
productoras de documentos como las series y subseries inscritas en el cuadro de
clasificación, se implementa un sistema de codificación. Como lo indica la Cartilla de
Clasificación Documental, el código se asigna a la producción documental de las
dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la
entidad, bien puede ser numérico o alfanumérico, según lo disponga cada entidad (22).
El código numérico estaría conformado por un número de dígitos igual al de los niveles
jerárquicos que se evidencien en la estructura orgánica de la entidad. En el siguiente
ejemplo el código tendrá tres dígitos ya que la estructura orgánica refleja tres niveles
jerárquicos:
En el organigrama codificado hay tres niveles jerárquicos, el primer dígito (1) representa la
Gerencia, el segundo (12) representa a la Subgerencia I y el tercer dígito (121) a la Oficina
Dependiente Ia que está subordinada a las unidades administrativas ya mencionadas. La
codificación, entonces, muestra las diferentes componentes de la estructura organizacional
y la relación de dependencia existente entre ellos.
La segunda parte del código se generará a partir de la ordenación de las series
documentales.
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Por ejemplo:
La codificación continuará hasta las subseries y heredará la parte del código asignado a la
serie y sección a la que pertenecen. En el cuadro de clasificación documental quedará
representado como se ilustra a continuación:
Es necesario advertir que los tipos documentales no se codifican, tan solo las series y las
subseries. Sin embargo, estos tipos documentales deben registrarse en las Tabla de
Retención Documental de cada dependencia.
El código alfanumérico estará formado por las siglas que identifican la dependencia,
seguido del número que le corresponda a cada serie documental. No obstante es pertinente
mencionar que para efectos de la elaboración de las TRD conviene adoptar una codificación
numérica, ya que ésta evidencia el nivel jerárquico que ocupa cada dependencia dentro de
la estructura de la entidad, así como las relaciones de dependencia y los canales formales
de comunicación.
Tal como se puede observar en la siguiente ilustración, la codificación en las TRD es el
resultado de unir el código de cada sección o subsección al de la series (o subseries, si es
el caso), y perfectamente corresponde con el registrado en los cuadros de clasificación.
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B. CONCLUSIONES
Para concluir, en el tema archivístico no existe ninguna norma jurídica o técnica que indique
como debe realizarse la codificación a las áreas de una institución, ya que como se explicó
anteriormente la codificación recae sobre las agrupaciones documentales que constituyen
un fondo: secciones, subsecciones, series y subseries documentales; aunque
necesariamente parte de la estructura orgánica de la entidad. Para el efecto contamos con
la metodología presentada en la Cartilla de Clasificación Documental que fue expuesta.
Tipos de archivo
 Archivos de gestión, archivo central y archivo histórico, organización, foliación,
principios archivísticos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos
de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Artículo 23 de la ley 594 de 2000.
Archivos de Gestión
Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en
un lapso de 1 a 5 años.
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De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la

entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
Archivo Histórico
El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del
archivo de gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia
y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o por expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
ADMINISTRATIVO
FOLIACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización
archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad
de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última
como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad
documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el
respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. En tanto permite ubicar y localizar de
manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes
instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de
consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible
para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como
secundarios (archivo central al archivo histórico).
Definiciones:
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en
los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de
cada unidad documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara.
7. Paginar: Acción de numerar páginas. Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que
paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos.
Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente
a foliación, la cual ratifica la ordenación.
Requisitos:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada.
La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD).
En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración
Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al
igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La
ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original,
es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden
original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio
ADMINISTRATIVO
del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más
antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración
consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación
se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la
primera. Materiales:
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este
elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría
de los casos, por las máquinas reprográficas.
FOLIACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
Procedimiento:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte
papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo
de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina
cruce de referencia.
ADMINISTRATIVO
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se

numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar
este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del
instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de
documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o
fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de
mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En
el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja,
al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente
cruce de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos
modos, debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una,
en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso
técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en
Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si, por el contrario,
ADMINISTRATIVO
se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva

en el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La
foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una
función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales
–CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.
Principios de la Archivística
Respeto de los fondos
Este principio implica respetar la integridad material e intelectual de cada fondo de archivos
sin intentar separar los unos de los otros, los documentos que lo componen y sin repartirlos
en categorías artificiales en función de su sujeto. Clasificación e instrumentos de búsqueda
(Repertorio, inventarios, base de datos, etc.) deben permitir al investigador, no perder de
vista el vínculo orgánico que une cada documento a la entidad que lo ha producido. En este
sentido, los dos principios fundamentales de la Archivística son precisamente el principio
de procedencia y el principio de orden natural.
Ciclo de vida de los documentos
Teoría de las tres edades de los archivos
Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los
archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las
personas que lo hayan producido o recibido.
Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden
destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden
ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se confía a un
servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento donde
conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede
ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos históricos.
ADMINISTRATIVO
En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de colectividades

territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos
departamentales del territorio geográfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de
las administraciones centrales del estado y de los establecimientos públicos a competencia
nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.
4. Instrumentos archivísticos: Tablas de retención documental, Cuadros de
clasificación y Programa de Gestión Documental
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Los instrumentos archivísticos son las herramientas que apoyan el proceso de Gestión
Documental en las empresas.
Apoyamos los procesos de Gestión Documental con las herramientas archivísticas que
establece el Archivo General de la Nación:
Las Tablas de Retención Documental – TRD, permiten establecer los tiempos de

permanencia de los documentos en cada fase del ciclo de vida.
El Cuadro de Clasificación Documental – CCD – Es el listado consolidado de series, sub

series y tipos documentales del archivo, que permite identificar todos los documentos
producidos y recibidos en las empresas.
El Programa de Gestión Documental – PGD, reúne todas las actividades administrativas y

técnicas, tendientes a la administración de la documentación producida y recibida por las
empresas, desde la producción del documento en cualquier tipo de soporte (físico o digital),
hasta su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD.
Las T.R.D. son el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión

documental, la racionalización de la producción documental y la permanencia de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las empresas.
Para elaborar este instrumento debe haber un compromiso de la dirección, que debe ser
ejecutado por una persona que tenga conocimientos legales, normativos, archivísticos y
operativos, sin embargo, la tendencia muestra que son muy pocas las empresas que
pueden dedicar personal de su propia nómina o de su propia operatividad se a realizar este
tipo de actividades.
Elaboración directa para elaboración de TRD.
¿Cómo se hacen?
ADMINISTRATIVO
ALGUNOS BENEFICIOS DE APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
Las T.V.D. son el instrumento archivístico que nos permite identificar y asignar los valores
primarios y secundarios de los documentos mediante un análisis serio y responsable,
requiriendo de un alto trabajo intelectual.
Este instrumento debe reflejar la valoración documental del acervo de documentos que ha
acumulado la entidad desde su creación hasta el período administrativo anterior a la
aprobación de la TRD.
Ambos instrumentos, TVD y TRD, se alimentan de las series y subseries documentales que
se registran en los cuadros de clasificación documental, y es a estas series y subseries
documentales a las cuales se debe aplicar la valoración documental.
Como se mencionó, esta actividad requiere de una labor profunda de investigación, análisis
y de recopilación de información histórica.
ADMINISTRATIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Permite identificar, etiquetar y definir cada función y actividad de la organización; su

estructura es habitualmente jerárquica.
El cuadro de clasificación debe realizarse sobre el resultado de un proceso de análisis e

identificación de la organización, partiendo de un conocimiento de su historia y
procedimientos.
Su estructura:
El cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la archivística: procedencia

y respeto al orden original y es importante tener en cuenta:
Delimitación. Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, de
manera que quede claramente delimitada del resto de la documentación del archivo.
Estabilidad. El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable que
refleje las funciones de procedencia y que permita la flexibilidad para futuras funciones.
Simplificación o simplicidad.
Tipologías.
Existen cuatro modelos diferentes de cuadros de clasificación dependiendo de las

características y necesidades de las Empresas.
Cuadro de clasificación orgánico. Sigue la estructura orgánica y el orden jerárquico

preestablecido para la organización.
Cuadro de clasificación funcional. Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores

(secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico.
ADMINISTRATIVO
Cuadro de clasificación orgánico-funcional. Supone combinar las ventajas de los dos

modelos anteriores, convergiendo características de ambos.
Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos. Este modelo es una variación del

modelo funcional. Permite una mayor interacción entre todas las unidades administrativas.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.
La historia de la humanidad se puede conocer entre otras fuentes, por los documentos que
desde miles de años el ser humano ha generado. Actualmente el Programa de Gestión
Documental, permite compilar todas las actividades administrativas y técnicas, tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, por las
diferentes dependencias desde su origen hasta su disposición final.
Transferencias documentales primarias y secundarias
Transferencia Primaria
Como transferencia entendemos que es el trasladar, cambiar de ubicación, traspasar o

entregar documentos reflejando de esta manera su cambio de estadio a otra fase de su
ciclo, en el ámbito archivístico. Además de reflejar que la fase activa de los documentos ha
concluido, al mismo tiempo, marca el comienzo de la fase siguiente que es la semiactiva,
los documentos con estas características son candidatos idóneos para su conservación
precaucional y custodia en el Archivo de Concentración.
“Para el Archivo General de la Nación la transferencia primaria es el traslado sistemático

de la documentación que deja de tener utilidad inmediata. En sentido directo se refiere a la
disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue
conservando los valores primarios.
En este mismo orden de ideas la transferencia primaria es la operación de traslado de

documentos semiactivos que cursan la segunda fase del ciclo vital del documento en donde
la consulta baja de intensidad pasando a ser esporádica. Se involucra el instrumento de
descripción para llevar el control, este es el inventario de transferencia primaria mismo que
da constancia del volumen documental de manera directa y tiene relación con cada
responsable de unidad archivística al involucrarlos en la entrega recepción debidamente
requisitado, garantizando de esta forma la custodia de los documentos en su etapa
semiactiva.
Con esta actividad es beneficiado el archivo de trámite al generar el espacio para ingresar
documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando lugar al
flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el catálogo de
disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante el cual están
especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística, así como su vigencia
ADMINISTRATIVO
y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la referencia para
verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su custodia en el
Archivo de Concentración en su fase semiactiva.
Los documentos a pesar de ser transferidos no pierden sus valores primarios que son:
administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable, siguen siendo objeto de consulta con
menor frecuencia, por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento, por este
motivo la transferencia primaria se realizará con un acta de entrega.
El instrumento de descripción involucrado de manera directa es el inventario de

transferencia primaria el cual contiene la cantidad de expedientes a transferir al Archivo de
Concentración, mismo que dará la pauta para la actualización de ambos instrumentos en
cada archivo en cuestión de actualización.
Transferencia Secundaria
La unidad encargada de realizar esta actividad es el Archivo de Concentración, una vez

que los documentos han concluido con su etapa semiactiva previa valoración secundaria
los documentos son trasladados a la siguiente unidad archivística. En este sentido, el ciclo
vital del documento es evidenciado en su última fase al permanecer en el Archivo Histórico
los documentos con valores secundarios para su conservación y custodia permanente.
Una vez identificados los valores secundarios es realizada la transferencia secundaria,

misma que estará controlada de manera certera con el inventario de transferencia
secundaria, de igual manera describiendo el volumen documental a transferir.
Para el Archivo General de la Nación la transferencia secundaría: “Es la operación de

traslado de expedientes cuya etapa semiactiva ha concluido y se ha procedido a una
valoración secundaria y de este proceso se deslindan dos vertientes.”
Existen condiciones que presentan los documentos una vez llevada a cabo la valoración
secundaria, la primera si no se detectaron valores históricos se procede a su baja definitiva
y la segunda de lo contrario si fueron detectados se procede a su transferencia al Archivo
Histórico; En caso que, posterior a la valoración secundaria se concluya que hay
documentos que carecen de valores secundarios, como se menciona en el párrafo anterior
son objeto de baja definitiva, este proceso es conocido como depuración.
Con esta actividad, es beneficiado el archivo de concentración al generar el espacio para

ingresar documentación y a su vez cuente con lugar para su tratamiento y custodia dando
pauta al flujo documental, para llevar a cabo este proceso se establecen tiempos en el
catálogo de disposición documental instrumento técnico de control archivístico mediante el
cual están especificados los plazos de conservación en cada unidad archivística, así como
su vigencia y destino final de los documentos. Con base a este instrumento se toma la
ADMINISTRATIVO
referencia para verificar el tiempo en que deben ser transferidos los documentos para su
custodia en su siguiente fase o dados de baja.
Cabe mencionar que los documentos cuando son transferidos previa valoración secundaria
pierden sus valores primarios que son: administrativos, legal o jurídico, fiscal o contable,
adquiriendo valores secundarios que son: informativo, testimonial y evidencial por contener
estas características los documentos dan una aportación sociocultural.
En consecuencia, la entrega por parte del Archivo de Concentración debe ser exacta, el
inventario realizado contendrá la cantidad exacta de expedientes, así como el contenido
por unidad de conservación (caja), por otro lado, la recepción por parte del Archivo Histórico
a través de una persona designada la cual revisará detalladamente que la documentación
en cuestión cubra lo descrito en el inventario dando fe y legalidad de que el volumen
documental es el correcto.
BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS:
1. Evita la acumulación de documentos en las dependencias.

2. Mejoran el manejo administrativo de la documentación.
3. Conservan preventiva o definitivamente la documentación de interés para la
administración, para el ciudadano, o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.
4. Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de
liquidación, función o supresión.
5. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Consideraciones antes de la Transferencia
Con el fin de garantizar la conservación de los documentos en los Archivos de Gestión y

siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, se definen las siguientes
normas que deben tenerse en cuenta para que los documentos permanezcan en buen
estado:
1. Para firmar los documentos de archivo, se debe utilizar lapicero de tinta negra; los
otros colores presentan problemas a la hora de microfilmar. No se recomienda la
utilización de lapiceros con tintas solubles en agua, como las tintas de gel o los
resaltadores.
2. “No se recomienda el uso de fólderes AZ, ni carpetas que requieran la perforación

de los documentos y el contacto con el material metálico de los ganchos. Además,
la alta capacidad de almacenamiento que caracteriza este tipo de unidades, dificulta
el manejo de los documentos y crea rasgaduras y deformaciones en ellos”.
ADMINISTRATIVO
3. No se deben hacer anotaciones a los documentos de archivo; en caso de ser

absolutamente necesarias, se recomienda hacer las notas en papel blanco adherido
al documento con clip plástico.
4. Las carpetas celuguía y las carpetas colgantes, en lo posible, deben ser en material
con ph neutro, o en su defecto, en cartulina blanca y deben adaptarse al volumen y
tamaño del material.
5. Cuando un documento tenga un volumen igual o inferior a 10 folios, se utilizarán

clips plásticos o recubiertos en plásticos para agruparlos.
6. Cuando un documento tenga un volumen superior a 10 folios, se pueden utilizar

ganchos de cosedora colocando una protección de papel bond blanco por encima y
por debajo del paquete que se va a grapar, con el fin de aislar el gancho metálico y
evitar la oxidación del documento. Esto mismo se debe aplicar en caso de colocar
clips metálicos.
Preparación física de la documentación antes de la transferencia
1. Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para ello se

debe contar con elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas
preferiblemente blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.
2. Eliminación de material metálico. Con el fin de contribuir a la conservación de los

documentos, el material que va a ser transferido debe estar libre de ganchos clip,
ganchos de cosedora o ganchos legajadores metálicos pues dichos elementos
generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado con el fin de evitar la rotura
de los documentos o la mezcla de ellos que pueda afectar la foliación.
3. Identificación del material afectado por biodeterioro. El material que se detecte

afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse mediante una
cartulina desacidificada, pues el contacto con el material que se encuentra en buen
estado genera deterioro.
4. Revisión y foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de los

documentos, éstos deben estar debidamente foliados según lo descrito en el
numeral 4.1.2 Foliación de la Guía para la Organización de Archivos GGD.03
ADMINISTRATIVO
5. Amarre. Se utiliza la cinta de faya para el amarre de carpetas.
6. Embalaje. Una vez se ha cumplido con los pasos anteriores de limpieza, revisión,
foliación y amarre, se procederá al empaque, de la siguiente manera:
- La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las
mismas, con el fin de evitar el deterioro de los documentos.
- Al empacar se debe mantener el orden descrito en el Formato Único de Inventario
Documental (FGD.15).
- Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible.
- Para cargar las cajas en el vehículo, se debe tener en cuenta que la primera caja que
ingrese debe corresponder al último número de la remisión y así sucesivamente, de tal
manera que la última caja que ingrese al vehículo sea el número 1, esto para confrontar el
ingreso de la transferencia con el Formato Único de Inventario Documental (FGD.15) y
mantener el orden en la ubicación física de las mismas.
Unidad de almacenamiento. Las carpetas recomendadas para la realización de la

transferencia documental son de cartulina blanca y la posición del rotulo para la caja refx100
es de esta forma:
ADMINISTRATIVO
Las cajas recomendadas para la realización de la transferencia documental son la ref.

100x100 estipulado por el Archivo General de la Nación.
Las cajas recomendadas para la realización de la transferencia documental son la ref.

200x200 estipulado por el Archivo General de la Nación.
Realización de Transferencias
Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de
Retención Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el
particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el Formato
Único de Inventario Documental (FGD.15).
Identificación de cajas
Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de asunto,
nombre de la UAA, código de la UAA, No. de caja y fechas extremas; en el espacio en
blanco se hace una descripción del contenido de la caja. El formato utilizado se muestra a
continuación.
ADMINISTRATIVO
Para las cajas Ref. 100x100
Para las cajas Ref. 200x200
Notas:
Ver Anexo GGD03: Instructivo para el diligenciamiento del formato de Identificación de
Carpetas y Cajas.
ADMINISTRATIVO
ANEXO 1
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE IDENTIFICACIÓN
DE CAJAS
Código de asunto: Hace referencia a los códigos de asunto de los documentos contenidos
en la caja. Para el caso en que éstos sean diferentes se colocará “Varios” en el espacio
destinado para tal fin.
Caja No.: Se anotará el número consecutivo asignado a la caja dentro del Archivo Central.
Nombre Unidad Administrativa: Debe consignarse el nombre de la Unidad administrativa,
que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Código UAA: Debe colocarse el código que corresponde a la respectiva Unidad
Administrativa.
Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha del documento más reciente y del más
antiguo contenido en la caja. Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950 – 1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f. (sin fecha).
Espacio en Blanco: Se hace una breve descripción del contenido de la caja. Para el caso
en que se almacenen varios códigos de asunto, debe enumerarse y describirse la totalidad
de estos.
CONTROL DE CAMBIOS
ADMINISTRATIVO
Unidades de conservación: concepto, clases y uso. Documental
1.DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
 Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su
gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
 Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor
sustantivo, histórico o cultural.
 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para
su almacenamiento y preservación.
 Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y
procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y
combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente
convenidos.
 Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
 Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden
técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad
 Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento
y la conservación de los documentos de archivo.
 Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar
los documentos.
 Folio: Hoja.
 Formato control de temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el
registro diario y mensual de la temperatura y la humedad relativa en los depósitos de
archivo.
 Guía: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o
procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensión requiere
aclararse.
 Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de
volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire.
 Humedad Relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente
en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera
ADMINISTRATIVO
saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos por ciento y está normalizada de

forma que la humedad relativa máxima posible es el 100%.
 Humedad de Saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber en
una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y temperatura.
 Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación
 Lumen: Es la cantidad de luz visible que emite una lámpara en todas las direcciones. Un
lumen equivale a 10.76 luxes.
 Lux: Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado.
Un lux equivale a 0.0929 lúmenes.
 Luxómetro: aparato que realiza medidas de los niveles de iluminación ambiental.
Contiene de una célula fotoeléctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad.
 Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
 Signatura Topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una
unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
 Subserie: Unidad documental específica que por sus características forma parte de la
Serie.
 Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
 Temperatura: Magnitud física que mide la sensación subjetiva de calor o frío de los
cuerpos o del ambiente. La temperatura se mide en grados.
 Termo higrómetro: Instrumento para medir temperatura y humedad ambiente de forma
continuada.
 Unidad de Conservación: Es el medio físico que se utiliza para almacenar y conservar
los documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros.
 Unidad Documental: Unidad de análisis en el proceso de identificación documental. La
unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento
(ejemplo: una resolución) o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente
(ejemplo: una historia laboral).
 UA: Unidad Administrativa.
DESCRIPCION DE LA GUÍA
1.RESPONSABLE
Funcionario asignado para las actividades de archivo.
2. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL

ARCHIVO
ADMINISTRATIVO
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48
del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de
Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como
sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva
de documentos.
3. Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La disposición de espacio suficiente

para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con los
parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de
apoyo necesarios.
4. Condiciones ambientales generales
Ventilación
 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y
espacio del mismo garanticen la conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una

adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación
 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando

no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las
ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y
deben estar en perfectas condiciones
 Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.
Soporte
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y

exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados
en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y
durabilidad”.
Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble
en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al
soporte. Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de
sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación
de componentes o coagulación.
ADMINISTRATIVO
No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda en los documentos de

conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en
agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones
estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.
Contenedores
Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los

documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena en fólderes AZ
se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones.
El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar

dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el
ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de

embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se

aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la acidificación por contacto.
Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga ph neutro, de color
preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser
insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de

mínimo 320 g/m2. Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales
como disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente:
Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres individuales y en

cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en

material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con
el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno
u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener
moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo
un diskette o C.D.
ADMINISTRATIVO
Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los

sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico Grupo Laboratorio de
Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).
Mantenimiento de instalaciones
Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de

humedad en el ambiente.
Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la
documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La
inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones
de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que
los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.
Condiciones funcionales
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el

aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario,
su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en
cuenta:
Estantería
El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá,
evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes
y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio
mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.
Mobiliario
Los archivadores utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales
estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción
documental.
LINEAMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

ESPECIALES
Condiciones ambientales especiales

En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales tales
como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con instrumentos de
medición como termo higrómetros y registrar las mediciones en el formato FGD.33 “Control
de Temperatura y Humedad Relativa en los Depósitos de Archivo”. Asimismo, se debe
ADMINISTRATIVO
cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de ventilación, contaminantes
atmosféricos e iluminación, así:
HUMEDAD Y TEMPERATURA
Material Documental: Soporte en papel
En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con
una fluctuación diaria de 4°C.
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre
45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Material Documental: Fotografía
Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C
a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%.
Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La humedad
relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.
Material Documental: Grabaciones
En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda mantener una
temperatura entre 10°C y 18°C.
En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la humedad relativa es
recomendable mantenerla entre 40% y 50%.
Material Documental: Microfilm
La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es
recomendable entre 17°C y 20°C.
La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm
es recomendable entre 30% y 40%.
ILUMINACIÓN
Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de
los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los
depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de
baja intensidad.
Condiciones funcionales especiales Estantería:

Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el
acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de
4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
ADMINISTRATIVO
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm,
y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde
con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo
de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la
documentación.
Mobiliario.
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas
de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digital como disquetes, CD,
principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como
gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y
tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya
lugar.
Mantenimiento de instalaciones
Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la proliferación de
roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito.
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el
efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.
Condiciones de seguridad
La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad para
evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para cumplir con
esto se debe tener en cuenta:
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o

Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar.
Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación

deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de
almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.
En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el depósito.

Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir
conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar
conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades
documentales, etc.)
Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios

estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.
Parágrafo: Cuando los lineamientos para la protección y conservación de archivos
ADMINISTRATIVO
especiales por razones de construcción del edificio no se pueda mantener se debe hacer
seguimiento periódicamente y tomar acciones que garanticen la conservación del
documento.
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN EL ÁREA DE ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN
La administración de un Archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a

evitar la pérdida de documentos y a garantizar la seguridad. El mayor denominador
encontrado en los archivos son las condiciones desfavorables a las que están expuestos,
tanto los documentos como las personas que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se
derivan situaciones de riesgos.
La mayoría de entidades administradoras de riesgos profesionales han realizado

panoramas de factores de riesgos ocupacionales especializadas en diversas áreas de las
empresas, pero ninguna enfocada a los trabajadores de las áreas de archivo. Es por eso
que se incluye en la normativa todo lo referente a preservar la salud física del archivista.
En Colombia el campo de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado en toda la

reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgo Profesionales contenida en
la ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema de
seguridad Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.
SALUD OCUPACIONAL
Es el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y mejorar las

condiciones de vida, controlando las situaciones de riesgos para la salud, disminuyendo la
posibilidad de ocurrencias en los accidentes y las enfermedades.
Las actividades de la salud ocupacional dependen del compromiso de todos y cada uno de
los colaboradores de la empresa. Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del
trabajador, Higiene Industrial y Seguridad Industrial.
1. MARCO LEGAL COLOMBIANO
La integridad de la vida y de la salud de los archivistas constituye una preocupación de

interés público en que participan el gobierno y los particulares. En este sentido el Gobierno
nacional ha establecido una serie de directrices legales sobre los cuales deben
encaminarse las actividades de salud ocupacional para garantizar el mejoramiento de las
condiciones de trabajo de la población laboral colombiana. El marco legal está dado por
lineamientos constitucionales, convenios internacionales de la organización internacional
del trabajo, normas del código sustantivo del trabajo, además por:
ADMINISTRATIVO
Salud Ocupacional y Archivística.
2. RIESGO
Riesgo es una palabra antigua y de uso común en muchas lenguas. En su uso corriente
denota incertidumbre asociada a un evento futuro o a un evento supuesto. Una descripción
con sentido común del término riesgo debería incluir las circunstancias que amenacen con
disminuir la seguridad, el bienestar social, la salud, el bienestar y la libertad de una entidad
determinada. Esta descripción no apunta a definiciones técnicas o específicas del riesgo,
pero ejemplifica el rango de aplicaciones que posee ese término y aclara que el concepto
de riesgo está estrechamente ligado a valores humanos significativos.
El riesgo puede consistir en la mera posibilidad de un hecho adverso, en la causa de un

evento, en la magnitud de la consecuencia, en alguien o algo considerado como peligroso
y también en la conceptualización de un procedimiento para la estimación de una cantidad.
FACTORES DE RIESGOS
Un factor de riesgo es un elemento, fenómeno o acción humana que puede provocar daño
en la salud de os trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Por ejemplo,
sobreesfuerzo físico, ruido, monotonía.
Si bien es cierto, el trabajador en los archivos, aunque no se encuentra en el Sistema de

clasificación de riesgos profesionales, se puede asimilar al de clase I Riesgo Mínimo, según
el decreto 2100 de 1995. No obstante, cuando el estado del archivo presente
desorganización, inadecuada condiciones de ubicación y mantenimiento o elevada
contaminación biológica, se puede catalogar estos riesgos como máximos, por la gravedad
de su incidencia en la salud del trabajador.
Los factores de riesgos pueden ser de varias clases:
Ambiente de trabajo y microclima: representado en: Temperaturas extremas (calor o

frío), niveles de luz natural inadecuada, aireación natural deficiente, humedad relativa y
lluvias, electricidad atmosférica, presiones barométricas inusuales.
Contaminantes del ambiente: son todos los fenómenos de naturaleza física no mecánicos
que se presentan durante el trabajo y que pueden causar enfermedades y lesiones
orgánicas a los trabajadores. Pueden ser físicos (no mecánicos), tales como ruido,
vibraciones; químicos tales como Sólidos, Líquidos, Gases y Vapores, aerosoles: polvos,
Humos, rocíos, Neblina o de tipo biológico, como los organismos microscópicos (bacterias,
virus, hongos, parásitos). Este tipo de riesgo es muy frecuente en los archivos, dada las
inadecuadas condiciones de conservación en la que se encuentran algunos de ellos, con
presencia de roedores y con documentos afectados por ataques de insectos y
ADMINISTRATIVO
microorganismos. Estos agentes patógenos son vectores que facilitan el contagio de

infecciones en la piel a las personas que generan enfermedades de tipo respiratorio.
Insalubridad y ambiente deficiente: son aquellos factores de riesgos que se caracterizan

por ser fuente de molestia o de posibles enfermedades, para el trabajador debido al
deficiente servicio, falta o estado inadecuado de sanidad locativa y ambiental deficiente.
Ejemplo desechos y olores desagradables, acumulación de basuras, elementos de aseo
inexistentes o inapropiados, entre otros.
Sobre carga física: son todos aquellos factores de riesgos que causan en el trabajador
importante fatiga muscular y demás desencadenan o agravan patologías osteomusculares
los cuales se caracterizan por no cumplir con las normas de ergonomía. Por ejemplo, las
lumbalgias, ocasionadas, entre otras por posturas inadecuadas.
Psicosociales productores de sobrecarga psíquica: son todos aquellos factores de

riesgos generados por la organización del trabajo o de la sociedad circundante (extra
laboral), que pueden producir en los trabajadores tenciones emocionales desagradables,
repetitivas y prolongadas. Ejemplo actividades monótonas, inestabilidad laboral, tareas sin
valorar.
Todos estos factores, en mayor o menor grado, se encuentra en buena parte de los archivos
en Colombia y el riesgo es común para todos los que se exponen bajo condiciones
inadecuadas.
Archivistas, riesgos y documentos:
El archivista en el país sea cual sea su preparación educativa, se han convertido en un

gremio importante en el ámbito laboral y profesional, inclusive con anterioridad a la
aparición de la “Ley General de Archivos”. El acervo documental como fin primordial en la
custodia y aplicación de la práctica archivística se convierte en la razón de ser de la vida
laboral de estos trabajadores. Es entonces que la salud del archivista se ve afectada al
aparecer en su entorno riesgos que otras dependencias no poseen y que se hacen
característicos para las áreas de archivo.
Las administradoras de riesgos realizan estudios importantes en cuanto a factores de riesgo

y peligros. Los documentos y las personas al verse expuestos a problemas comunes deben
encaminarse a un programa integral de conservación de áreas de archivo que reúna las
directrices que armonizarían la interacción archivista – archivos.
CLASIFICACIÓN DE PELIGROS
EJEMPLOS DE FUENTES
QUÍMICO Material particulado (polvo, neblinas, fibras, humos). Archivadores, cajas, legajos
ADMINISTRATIVO
Deficiencia de oxígeno Espacios confinados.
BIOLOGICO: Microorganismos, Virus, bacterias, hongos, parásitos. Depósitos de archivos

Macro organismos, Animales roedores, reptiles.
ERGONÓMICO
Diseño de puesto de trabajos
Carga estática en cuello:

Postura forzada con flexión, flexión lateral, extensión o rotación de cabeza Altura y / o
ubicación inadecuada.
Altura y ubicación de textos para lectura.
Uso prolongado del teléfono y digitación simultánea.
Carga Estática en hombros:

Postura forzada con movimientos repetitivos y sin superficie de apoyo.
Abducción de brazo por ubicación de mouse.
Tensión de los brazos por superficies de trabajo muy altas o muy bajitas.
Ubicación inadecuada del mouse o elementos de trabajo de uso repetitivo.
Altura inadecuada de la superficie de trabajo para digitar (muy alta o muy baja)
Silla sin apoya brazos
Sobre esfuerzo en muñeca:

Movimientos repetitivos con postura forzada de flexión o extensión de mano y/o compresión
de tejidos Altura inadecuada de la superficie de trabajo (muy alta o muy baja)
Ausencia de apoyo para muñeca.
Carga estática región dorso lumbar:

Ausencia o inadecuado apoyo lumbar
Rotación del tronco en posición sedente Silla en mal estado o que no cumple requerimientos
de ergonomía
Diseño inadecuado del puesto de trabajo
Retorno venoso inadecuado
En miembros inferiores:
Compresión de tejidos Silla inadecuada
Altura inadecuada de la silla Espacio insuficiente para miembros inferiores
Sobre esfuerzo visual Brillo y/o resplandor por la ubicación inadecuada del monitor con
respecto a la entrada de luz natural.
Carga Dinámica con esfuerzo en región dorso lumbar. Sobrecarga y esfuerzos al realizar
desplazamientos con cargas, al levantar cargas, al dejar cargas.
Manejo inadecuado de mecánica corporal.
ADMINISTRATIVO
MECÁNICO Atrapamiento (en, por, entre)
Golpe (contra, por) Uso de herramientas

Manipulación de cargas
Objetos en movimiento
Instalaciones inadecuadas
Partículas proyectadas:
Falta de orden y aseo
Caída (a un nivel inferior o a un mismo nivel) Trabajo en altura
Instalaciones inadecuadas
Superficies deslizantes
Falta de orden y aseo
Deslizamientos Inestabilidad de bancos.
Choque o volcamiento Operación inadecuada
Condiciones ambientales su estándar
Atropellamiento Desplazamiento en áreas de con circulación de equipo pesado
ELÉCTRICO Contacto con corriente eléctrica
SICOSOCIAL Rutina y monotonía Trabajo repetitivo o en cadena, ambigüedad del rol

Sobrecarga de trabajo Organización inadecuada del tiempo
Trabajo en tiempo extra
FISICOQUÍMICO Incendio y/o Explosión Sustancias inflamables

Trabajo con llama abierta en áreas con gases inflamables
Almacenamiento y transporte de Materiales combustibles
Equipos presurizados
Materiales explosivos
Prevención de riesgos en Archivos:
La importancia de la prevención de los Riesgos es indiferente si el archivo es grande o

pequeño, público o privado, organizado o no. Su importancia está relacionada con un
derecho que tienen constitucional y humanamente todas las personas de trabajar en un
ambiente libre de riesgos para evitar accidentes o enfermedades que puedan impactar su
calidad de vida y la tranquilidad de su familia. Se podrá de otra manera encontrar otros
beneficios de tipo económico relacionados con productividad, calidad y competitividad, pero
definitivamente seguirá siendo la protección social o el factor humano el más importante.
Para prevenir todos estos riesgos los archivistas deben portar sus Elementos de Protección
Personal.
ADMINISTRATIVO
AUTOCUIDADO Y USO DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Es el mecanismo utilizado para minimizar el efecto de un determinado agente externo que

puede llegar a producir un accidente de trabajo o enfermedad profesional, luego de haber
realizado las correcciones técnicamente posibles en la fuente y en el medio.
El personal que tiene acceso al depósito de archivo debe contar permanentemente con
elementos de protección mínimos, tales como tapabocas o mascarillas, guantes, gorros,
gafas y batas.
Ergonomía
Conceptualización: El término viene de dos palabras que significan trabajo y ley. Es así
como la Ergonomía trata de las leyes del trabajo. Estudia la relación del hombre con la
maquina al diseñar el ambiente de trabajo para que se adapte a las características físicas
y mentales de este. En los archivos permite el diseño de tareas que no solo aumentan la
habilidad y productividad de un archivista, además de protegerlo contra esfuerzos excesivos
y tensión.
Las soluciones de problemas ergonómicos en los archivos pueden resultar de técnicas

como un apoyo para los pies a una silla del escritorio, un sistema adecuado de archivo
rodante, sillas ajustables, manejar altura adecuada en la estantería, etc. O puede resultar
tan complicado como adaptar herramientas de trabajo a la forma de la mano o la muñeca
del archivista. También las operaciones de manejo de objetos para evitar hincarse o
inclinarse ya que en estas áreas el espacio de trabajo y el espacio situacional de los
documentos es crítico para esta labor.
La correcta colocación de los elementos que configuran una oficina da lugar a un entorno
de trabajo ordenado, cómodo y agradable, que a la vez se traduce también en una
reducción de los riesgos laborales potenciales. Los archivos y la ubicación del archivista es
también tema de estudio para prevenir enfermedades profesionales. La exposición a
condiciones de trabajo adversas puede resultar en dolores momentáneos o lesiones a largo
plazo. Asimismo, ambientes de trabajo mal diseñados contribuyen a una menor eficiencia
y producción, la pérdida de ingresos, un mayor número de reclamos médicos, e
incapacidades permanentes. Afortunadamente, profesionales como los miembros de la
American Industrial Hygiene Association utilizan la «ergonomía» para ayudar a remediar
las condiciones que causan trastornos y lesiones ocupacionales.
ENFERMEDADES ASOCIADAS AL ÁREA DE ARCHIVO
Síntomas más comunes en los archivistas:

Disminución de la atención
Distracción frecuente
Deterioro de la memoria
Aumento numérico de errores.
ADMINISTRATIVO
Dificultad para aprender cosas nuevas

Aumento de enfermedades respiratorias
Ansiedad, depresión y nerviosismo
Irritabilidad, agresividad
Disminución de la autoestima
Existen síntomas a nivel comportamental como es el caso de los conflictos interpersonales,

aislamiento, apatía, disminución de interés, tabaquismo, drogadicción, alcoholismo,
aumento del ausentismo: las responsabilidades que tiene la persona son depositadas en
los demás. Según las empresas administradoras de riesgos existen cargos más
susceptibles a respuestas de estrés, los cuales suelen ser:
Directivos, gerentes, supervisores, personal con atención al público (archivistas,

bibliotecólogos), secretarias, profesores, trabajadores de la salud, aviadores, controladores
aéreos, conductores, mensajeros, mujeres con doble rol, vigilantes, escoltas, etc.
ESTRÉS Y CARGA LABORAL
En la mayoría de archivos se trabajan jornadas de 8 horas, en las cuales la fatiga puede

convertirse en un riesgo. En algunos archivos no solo se maneja esta jornada, sino que
también se trabaja en turnos rotativos, estos pueden crear tensión por la interrupción de los
ciclos rítmicos del archivista (generalmente en proyectos de microfilmación, digitalización,
etc.)
Innumerables factores pueden generar fatiga, entre estos la monotonía, el exceso de ruido,
preocupación, malos hábitos alimenticios, demasiado trabajo arduo, concentración de
trabajo físico, concentración de trabajo mental, etc.
Los síntomas más frecuentes incluyen la incapacidad para dormir o descansar y bajo
desempeño en las labores asignadas. La falta de memoria, angustia ansiedad, irritabilidad
e inestabilidad. Todo lo anterior degenera en la incapacidad para concentrarse en cosas
precisas o en detalle. Esto se convierte en un Problema notable, teniendo en cuenta el alto
uso de la memoria al que se recurre en los archivos al momento de referenciar información.
Los archivos con escaso personal y demasiado nivel de tareas o consultas se convierten
en generadores de estrés para los archivistas que allí laboran debido a la falta de personal
para cubrir los requerimientos de las organizaciones.
DERMATITIS
La dermatitis (eccema) es una inflamación de las capas superficiales de la piel que se

acompaña de ampollas, enrojecimiento, inflamación, supuración, costras, descamación y,
frecuentemente, picores.
ADMINISTRATIVO
El rascado y el frotado continuo de la piel pueden provocar un engrosamiento y

endurecimiento de la misma. Algunos tipos de dermatitis sólo afectan a partes específicas
del cuerpo. El polvo y el papel pueden llegar a ser fuentes de dermatitis en algunos
archivistas que presentan reacción a estos componentes estas se denominan dermatitis
por contacto.
TÉTANOS
El tétanos es una enfermedad bacteriana que causa espasmos musculares intensos y

dolorosos, dolor de cabeza, y dificultad para tragar. Alrededor del 30% de los casos de
tétanos es fatal. El tétanos está causado por una toxina, o una sustancia venenosa,
producida por la bacteria Clostridium tetani. La toxina ataca la parte de la médula espinal
que controla los músculos.
Las esporas de la bacteria pueden encontrarse en el polvo y documentos archivados
durante mucho tiempo, entra al cuerpo a través de una cortadura, por lo general una herida
por punción profunda. El tétanos no se contagia de una persona a otra. Y en los archivos
se presenta debido a la punción o cortadura con ganchos y grapas metálicas infectadas y
ocasionalmente oxidadas. Los archivistas al legajar o grapar documentación (a pesar de no
ser una práctica sana para la documentación), deben estar atentos en caso de herida o
punción con estos objetos, ya que la simple desinsectación no es suficiente. Es necesario
observar los síntomas que se presenten a las horas siguientes del momento de la herida.
MICOSIS
Los hongos microscópicos producen infecciones llamadas micosis y toman su nombre de

la parte del organismo que invaden o del hongo que las causa. En el caso de los archivos
existen reacciones alérgicas por inhalación de las esporas y se ha estimado que algunas
enfermedades alérgicas como el caso del asma se ocasionan debido a la presencia de
hongos.
Existen micosis diversas que presentan síntomas característicos. Las superficiales pueden
producirse por el contacto con documentos infectados generalmente Soporte papel),
afectando la piel y las mucosas.
Las esporas de la documentación con hongos penetran en el organismo por inhalación,

más adelante ocurre una colonización que degenera en infecciones pulmonares de diversa
índole. En general las micosis son de evolución sub aguda o crónica, pueden ser letales o
durar años.
TÚNEL DEL CARPO
El síndrome del túnel del carpo es un malestar doloroso de la articulación de la muñeca y

la mano. El túnel del carpo es un túnel estrecho formado por huesos y otros tejidos de su
muñeca. Este túnel protege su nervio mediano. Este nervio mediano le proporciona
ADMINISTRATIVO
sensación en su dedo pulgar, índice, el dedo medio y el dedo anular. Pero cuando otros
tejidos en el túnel del carpo, como los ligamentos y los tendones, se inflaman, ellos
presionan contra el nervio mediano. Esta presión puede hacer que parte de la mano le duela
o le cause adormecimiento.
El Síndrome del Túnel Carpiano (STC) es una patología que afecta a la mano, provocada
por una presión sobre el nervio mediano a nivel de la muñeca. Esto provoca síntomas como
adormecimiento y hormigueos en la mano (especialmente en los dedos pulgar, índice,
corazón y mitad del anular). Puede existir dolor, que puede estar limitado a la mano y
muñeca, pero que en algunas ocasiones se irradia hacia el antebrazo. El STC con
frecuencia despierta al paciente por la noche, y los síntomas pueden aparecer con
actividades como conducir un vehículo, escribir, u otros ejercicios que suponen una
utilización significativa de la mano. En el síndrome del túnel del carpo avanzado, puede
producirse una pérdida de fuerza y una disminución de la masa muscular en la base del
pulgar.
OTRAS ENFERMEDADES A LAS QUE ESTÁN EXPUESTOS LOS ARCHIVISTAS
BURSITIS: inflamación de la cavidad que existe entre la piel y el hueso o el hueso y el

tendón. Se puede producir en la rodilla, el codo o el hombro.
Inflamación en el lugar de la lesión. Arrodillarse, hacer presión sobre el codo o movimientos
repetitivos de los hombros.
CELULITIS: infección de la palma de la mano a raíz de roces repetidos.

Dolores e inflamación de la palma de la mano.
Empleo de herramientas manuales, como martillos y palas, junto con abrasión por polvo y
suciedad.
CUELLO U HOMBRO TENSOS: inflamación del cuello y de los músculos y tendones de

los hombros. Dolor localizado en el cuello o en los hombros. Tener que mantener una
postura rígida.
DEDO ENGATILLADO: inflamación de los tendones y/o las vainas de los tendones de los
dedos. Incapacidad de mover libremente los dedos, con o sin dolor.
MOVIMIENTOS REPETITIVOS: Tener que agarrar objetos durante demasiado tiempo, con
demasiada fuerza o con demasiada frecuencia.
EPICONDILITIS: inflamación de la zona en que se unen el hueso y el tendón. Se llama

"codo de tenista" cuando sucede en el codo. Dolor e inflamación en el lugar de la lesión.
Tareas repetitivas, a menudo en empleos agotadores como ebanistería, enyesado o
colocación de ladrillos.
ADMINISTRATIVO
GANGLIOS: un quiste en una articulación o en una vaina de tendón. Normalmente, en el

dorso de la mano o la muñeca.
Hinchazón dura, pequeña y redonda, que normalmente no produce dolor.
Movimientos repetitivos de la mano.
TENDINITIS: inflamación de la zona en que se unen el músculo y el tendón.

Dolor, inflamación, reblandecimiento y enrojecimiento de la mano, la muñeca y/o el
antebrazo. Dificultad para utilizar la mano.
Movimientos repetitivos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADO A LA SALUD OCUPACIONAL
ACCIDENTE DE TRABAJO o AT: Es el suceso repentino que sobreviene por causa o con
ocasión del trabajo, y que produce en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación
funcional, una invalidez o la muerte; así como aquel que se produce durante la ejecución
de órdenes del empleador, aún fuera del lugar y horas de trabajo, o durante el traslado de
los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el
transporte se suministre por el empleador. (Art. 9, capitulo II, decreto 1295/94). Los factores
que causan accidentes de trabajo son técnicos, psicosociales y humanos. Algunos tipos de
accidentes son: los golpes, caídas, resbalones, choques, etc.
ACTIVIDADES QUE PROTEGEN SU SALUD: En la implementación de los programas de

estilos de vida saludables en el trabajo se debe incluir actividades tales como: capacitación
contra el consumo de sustancias adictivas, alcoholismo, prevención contra el estrés,
controles médicos, etc.
ACTOS INSEGUROS: Son las acciones u omisiones cometidas por las personas que, al
violar normas o procedimientos previamente establecidos, posibilitan que se produzcan
accidentes de trabajo.
CAPACITACION, CONDICIONES DE SALUD: Como parte fundamental de las campañas

de medicina preventiva, el trabajador debe recibir elementos teóricos y prácticos de
prevención y control de enfermedades comunes, profesionales, accidentes e incidentes y
primeros auxilios.
CAPACITACIÓN EN PREVENCIÓN: Para hacer capacitación en prevención se deben

tener como base los manuales de seguridad, en los que se debe describir las normas y los
procedimientos correctos del trabajo. Para su desarrollo debe establecerse la siguiente
metodología: Identificar oficios, equipos interdisciplinarios, procedimientos, riesgos y
elementos de protección personal.
CAUSAS DE LOS ACCIDENTES DE TRABAJO: Las principales causas de los accidentes

son: el agente en sí, la condición insegura, el tipo de accidente y el factor personal de
inseguridad. Siempre hay factores multicausales en la ocurrencia de los accidentes de
ADMINISTRATIVO
trabajo. Para su definición verdadera el investigador debe ser objetivo, analítico e imparcial.
Al determinar correctamente las causas de un accidente se pueden implementar programas
de capacitación. El Análisis de las causas de los accidentes de trabajo sirve como
información estadística y técnica.
CONDICIONES DE SALUD: Son el conjunto de variables objetivas y subjetivas de orden

fisiológico y sociocultural que determinan o condicionan el perfil sociodemográfico y de
morbi-mortalidad de la población trabajadora. En su elaboración deben intervenir, además
del personal de salud ocupacional, otras dependencias de la empresa encargadas de las
acciones de bienestar social, con el fin de orientar en forma integral sus programas. Este
diagnóstico se obtiene a través de un proceso de recopilación y análisis de la información
sobre los perfiles socio-demográficos y de morbi-mortalidad de la población trabajadora y
la opinión directa de los trabajadores sobre sus condiciones (signos y síntomas) a partir de
las experiencias cotidianas en su entorno de trabajo, al igual que sobre los hábitos que
influyen sobre su bienestar y seguridad, a través de instrumentos como el auto reporte,
encuestas, entre otros.
CONDICIONES DE TRABAJO: Son el conjunto de variables subjetivas y objetivas que

definen la realización de una labor concreta y el entorno en que esta serializa e incluye el
análisis de aspectos relacionados como la organización, el ambiente, la tarea, los
instrumentos y materiales que pueden determinar o condicionar la situación de salud de las
personas.
CONSECUENCIAS DE LOS ACCIDENTES DE TRABAJO: Son las lesiones personales y

las pérdidas económicas por múltiples aspectos. Las consecuencias personales pueden ser
desde lesiones pequeñas hasta la muerte. Las de tipo económico comprenden pensiones
por invalidez o de sobrevivientes, indemnizaciones por incapacidad temporal o incapacidad
permanente parcial y auxilio funerario, los daños que se produjeron en las máquinas y/o
equipos, paro en la producción y los valores de servicios médicos y los salarios entre otros.
CONTROL TOTAL DE PÉRDIDAS: Es el programa diseñado para reducir o eliminar los

accidentes que puedan dar como resultado lesiones personales o daños a la propiedad.
Las funciones básicas del programa de control total de pérdidas son: Identificar los
accidentes, control de las causas y reducción de las pérdidas. Se deben llevar a cabo dos
procesos, la identificación de la pre-pérdida y la post-pérdida, para lo que se debe tener en
cuenta el ambiente de trabajo, equilibrio lesión-daños y la gravedad y frecuencia de las
causas que conlleva a ubicar, evaluar y señalar las exposiciones y los peligros. En
consecuencia, para controlar las causas de los accidentes se debe tener control ambiental
y del comportamiento de las personas.
DIAGNOSTICO DE CONDICIONES DE SALUD: Este diagnóstico se obtiene a través de

un proceso de recopilación y análisis de la información sobre los perfiles sociodemográficos
y de morbi-mortalidad de la población trabajadora y la opinión directa de los trabajadores
sobre sus condiciones (signos y síntomas) a partir de las experiencias cotidianas en su
ADMINISTRATIVO
entorno de trabajo, al igual que sobre los hábitos que influyen sobre su bienestar y
seguridad, a través de instrumentos como el auto-reporte, encuestas, entre otros.
ENFERMEDAD PROFESIONAL - EP: Se considera Enfermedad Profesional todo estado

patológico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa
de la clase de trabajo que desempeña el trabajador, o del medio en que se ha visto obligado
a trabajar, y que haya sido determinada como enfermedad profesional por el gobierno
nacional. (Art 11, capitulo II, decreto 1295,
ley 100).
FACTORES DE RIESGO: Es la existencia de elementos, fenómenos, ambiente y acciones

humanas que encierran una capacidad potencial de producir lesiones o daños materiales y
cuya probabilidad de ocurrencia depende de la eliminación o control del elemento agresivo.
Se clasifican en: Físicos, químicos, mecánicos, locativos, eléctricos, ergonómicos,
psicosociales y biológicos. Su identificación acertada y oportuna, contando con la
experiencia del observador, son elementos que influyen sobre la calidad del panorama
general de agentes de riesgo. Se deben identificar los factores de riesgo, en los procesos
productivos, en la revisión de los datos de accidentalidad y las normas y reglamentos
establecidos.
HUMEDAD RELATIVA: Es la relación que existe entre la cantidad de vapor de agua que
hay en un volumen dado y la cantidad de vapor de agua que ese volumen necesita para
estar saturado, esta expresada en términos porcentuales. Es relativa ya que la capacidad
del aire para contener agua varía con la temperatura, siendo mayor a medida que ésta es
más alta y reduciéndose con su descenso. Tiene, junto con la temperatura, un efecto
catalizador sobre los deterioros que amenazan a las imágenes fotográficas, por lo que
resulta importante su control dentro de ciertos rangos.
INSPECCIONES DE SEGURIDAD: Las inspecciones de seguridad se realizan con el fin de

vigilar los procesos, equipos, máquinas u objetos que, en el diagnóstico integral de
condiciones de trabajo y salud, han sido calificados como críticos por su potencial de daño.
Estas inspecciones deben obedecer a una planificación que incluya, los objetivos y
frecuencia de inspección. Las inspecciones se deben hacer además con el fin de verificar
el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene establecidas (métodos correctos para
operar máquinas, uso de equipos de protección personal, entre otras), el funcionamiento
de los controles aplicados, así como de identificar nuevos factores de riesgo.
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES

PROFESIONALES: Es el análisis de las contingencias ocupacionales. Es una estrategia
eficaz en la prevención ya que permite identificar los antecedentes que directa o
indirectamente precipitaron el suceso y promueve la toma de decisiones preventivas
tendientes a evitar su repetición (o disminuir su impacto), a través de la aplicación de una
metodología sistemática de identificación y análisis de causas. Permite detectar fallas
organizacionales, tecnológicas y humanas.
ADMINISTRATIVO
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES: Analizar en forma técnica y profunda el desarrollo de

los acontecimientos que llevaron a producir el accidente. Lo importante de la investigación
de accidentes, que la hace completa y productiva, es que se realice de manera inmediata
arrojando un reporte escrito (con un informe interno para la empresa y una copia para la
ARP), contemplando aspectos como la entrevista al accidentado y a los testigos oculares,
si los hay, la observación de las condiciones ambientales y la versión del jefe inmediato. A
la empresa, a través del Comité Paritario de Salud Ocupacional, le corresponde elaborar
un procedimiento para investigar los accidentes de trabajo. En los procedimientos para la
investigación de los accidentes de trabajo, se deben contemplar las lesiones,
enfermedades, accidentes – incidentes y daños a la propiedad. Para esta tarea se debe
capacitar tanto al Comité Paritario de Salud Ocupacional, como a los supervisores de la
empresa.
NORMAS DE SEGURIDAD: Se refieren al conjunto de reglas e instrucciones detalladas a

seguir para la realización de una labor segura, las precauciones a tomar y las defensas a
utilizar de modo que las operaciones se realicen sin riesgo, o al menos con el mínimo
posible, para el trabajador que la ejecuta o para la comunidad laboral en general. Estas
deben promulgarse y difundirse desde el momento de la inducción o Reinducción del
trabajador al puesto de trabajo, con el fin de evitar daños que puedan derivarse como
consecuencia de la ejecución de un trabajo. Por lo tanto, se deben hacer controles de
ingeniería que sirven para rediseñar los procesos, la buena distribución de los puestos de
trabajo y procurar instalaciones adecuadas.
PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO: Es una forma sistemática de identificar,

localizar, valorar y jerarquizar condiciones de riesgo laboral a que están, expuestos los
trabajadores, que permite el desarrollo de las medidas de intervención. Es considerado
como una herramienta de recolección, tratamiento y análisis de datos. Los panoramas de
factores de riesgos deben contener tanto la valoración de las áreas, como el personal
expuesto, determinando los efectos que puedan causar y por supuesto, la determinación
de medidas de control. Para realizar los panoramas se debe como primera medida priorizar
los factores de riesgo, mediante la medición o valoración de los mismos, identificando de
una manera secuencial las prioridades según el grado de peligrosidad del riesgo, proceso
que se denomina jerarquización de factores de riesgo. Debe ser sistemático y actualizable.
PELIGRO INMINENTE: cualquier condición o práctica en cualquier lugar de empleo cuya

naturaleza representa un peligro inmediato que se espera pueda causar la muerte o una
lesión física grave o donde la posibilidad inminente de dicho peligro puede eliminarse
mediante los procedimientos de aplicación que de otra manera brinda la Ley.
POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL: Es la directriz general que permite orientar el curso

de unos objetivos, para determinar las características y alcances del Programa de Salud
Ocupacional. La política de la empresa en esta materia, debe tener explícita la decisión de
desarrollar el Programa de Salud Ocupacional, definir su organización, responsables,
ADMINISTRATIVO
procesos de gestión, la designación de recursos financieros, humanos y físicos necesarios

para su adecuada ejecución. El apoyo de las directivas de la empresa al Programa se
traduce en propiciar el desarrollo de las acciones planeadas y estimular los procesos de
participación y concertación con los trabajadores a través de la conformación y
funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional u otras estrategias de
comunicación (auto reportes, carteleras, buzón de sugerencias, etc.). Esta política deberá
resaltar el cumplimiento de las normas legales. Debe estar escrita, publicada y difundida.
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el que se le hace a las máquinas o

equipos, elementos e instalaciones locativas, de acuerdo con el estimativo de vida útil de
sus diversas partes para evitar que ocurran daños, desperfectos o deterioro. Igual
procedimiento deberá seguirse con los sistemas o aditamentos de control que se instalen
para la disminución de los factores de riesgo. En este programa deberán aparecer las áreas,
máquinas visitadas, las fechas de mantenimiento y los responsables de estas acciones.
RIESGOS PROFESIONALES: Son riesgos profesionales el accidente que se produce

como consecuencia directa del trabajo o labor desempeñada, y la enfermedad que haya
sido catalogada como profesional por el Gobierno Nacional. Comentario: El riesgo
profesional es el suceso al que se encuentra expuesto el trabajador por la actividad que
desarrolla en ejercicio de una relación de trabajo. Este concepto genérico comprende dos
especies: los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. (Art. 8, capitulo II,
decreto 1295, ley 100).
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TIC: Tecnologías aplicadas a la organización de archivos
El advenimiento de la informática con sus computadoras, son parte de la vida cotidiana de

un ser humano medianamente culto, las tecnologías como la micro eléctrica con sus
circuitos, componentes de transmisión y codificación de datos aunados a las
telecomunicaciones representadas por las comunicaciones satelitales, traen como
consecuencia manipulación y distribución de la información, por lo que representan un
carácter de importancia dentro de las Instituciones, quienes serán auxiliadas con esta
herramientas y métodos que proporcionan la denominada tecnología de la información.
La tecnología de información según lo definido por la asociación de la tecnología de

información de América es “el estudio, diseño, desarrollo, implementación, soporte o
dirección de los sistemas de información computarizados, en particular de software de
aplicación y hardware de computadoras.” Se ocupa del uso de las computadoras y su
software para convertir, almacenar, proteger, procesar, transmitir y recuperar la
información.
Como consecuencia de la incorporación de estas tecnologías que proporcionan una

infinidad potencial de comunicación, transmisión, recuperación de información y de
disminución de tiempos, se obtiene el cambio tradicional de hacer las cosas, en efecto,
tecnologías vinieron a revolucionar infinidad de actividades en beneficio de quienes hacen
uso de las mismas, solo por mencionar algunos ejemplos, tenemos el uso cotidiano y
globalizado de internet, transferencias electrónicas, inclusive la comunicación y transmisión
de datos sin importar el lugar en donde se este, por eso el uso de estas tecnologías se han
venido expandido gradualmente cambiando nuestra manera de proceder.
Al apoyar nuestras actividades en las tecnologías de la información a través de un uso

eficiente de las mismas, se adquirirán ventajas tangibles en beneficio de la Institución o de
quien las utilice, es por eso que una de las premisas fundamentales para utilizar estas
herramientas, es tener claro cuáles son las actividades o procedimientos en los que
pondremos en marcha estos beneficios, de esta forma se asegurará una ventaja constante,
igualmente se debe observar como disponer alternamente de los recursos pues no siempre
son permanentes las ventajas.
En este sentido, es cierto que el uso adecuado y vigilado de estas tecnologías proporciona
una herramienta para la eficiente utilización de diferentes recursos, además permite
producir una variedad más amplia de actividades en un menor tiempo. No obstante, esto
no siempre garantiza que se obtengan resultados inmediatos, la implementación de las
tecnologías en una Institución requiere de mucho trabajo especialmente en la obtención los
recursos financieros, materiales y humanos igualmente en los tiempos se debe de ser
objetivo, pues una información errónea se reflejará al probar el sistema o en el momento de
esperar resultados del trabajo realizado:
ADMINISTRATIVO
En efecto, las tecnologías de la información están “transformando aspectos estrechamente

relacionados con la tecnología base del soporte informativo, los métodos de producción y
difusión del mensaje, los sistemas de almacenamiento de la información o los modos de
acceso a la misma” diseñando un futuro que supone una ruptura radical en la forma
tradicional que se han estado manejando las actividades, esto en algunos casos con
repercusiones importantes en el mundo de la investigación y de la cultura.
En ese contexto, limitado a la automatización a través de la utilización de medios

tecnológicos, como lo son las computadoras tiene como principal objetivo, transferir tareas
realizadas usualmente por personas a un sistema automatizado, el cual está compuesto
por elementos operativo y de mando; el primero son los elementos que hacen que la
máquina realice la operación deseada y el otro la tecnología programada, está se viene
desarrollando desde el surgimiento de la revolución industrial, comenzando su aplicación
en la industria textil, a través del tarjetas perforadas hasta la actualidad en cualquier proceso
susceptible de ser remplazado o mejorado por máquinas industriales o computadoras.
La implantación de tecnologías de la información en la producción en industrias o gestiones

institucionales ha tenido un crecimiento elevado, pues al ser aplicado un proceso de
automatización correctamente, con la debida planeación y estudio previo, se obtienen
beneficios tangibles, como son mejorar la calidad, reducir costos, minimiza la posibilidad de
error humano, reduce el daño en las piezas por manipulación, etc.
Por otro lado, la implementación de sistemas de automatización, se pueden justificar entre

otras cosas para mejorar la calidad de servicios y para estar a la par con el desarrollo de
nuevas tecnologías, pero ésta sólo es viable si trae consigo beneficios económicos o
sociales, en este sentido la “automatización de las técnicas archivísticas y de la descripción
en especial ha sido el motor de arrastre para que la normalización pase de ser una
aspiración a convertirse en una realidad con perfiles cada vez más nítidos”
En el ámbito “archivístico internacional, la automatización ha sido motivo de reuniones,

seminarios y demás actividades de profesionistas preocupados por integrar la tecnología a
la archivística, misma que ha ido creciendo pues la demanda de los historiadores e usuarios
para acceder a los datos de documentos en soporte informático ha ido en aumento,” así
como las aportaciones que brindan las tecnologías aplicadas en los archivos entre otras a
la Gestión de Documentos Administrativos, Descripción Archivística, Recuperación de
Información, Cuadros de Transferencia Documental, Reorganización de espacio,
Documentos Electrónicos, Digitalización de Imágenes, etc. No obstante, la innumerable
susceptibilidad de procesos para automatizar, se debe de considerar que algunos aspectos
exigen la existencia de consideraciones a la hora de implementar un proyecto de
automatización, mismas que están sujetas al tipo de proyecto y a los objetivos, por ejemplo;
En el caso de proyectos para documentación histórica en lo que atañe a la descripción

documental, se deberá de elaborar un sistema de recuperación interactivo, desde luego,
que maneje la descripción documental de lo general a lo particular, preferentemente
ADMINISTRATIVO
adoptado a las necesidades de búsqueda de información y perfil por parte de usuarios,

acceso, estado físico de la documentación y lo más importante instrumentos de descripción
normalizados (catálogos, inventarios, índices, etc.) que son la alimentación del sistema.
En este mismo sentido, el uso de las tecnologías dentro de un proyecto de automatización

de un archivo se deberá realizar un estudio previo de las necesidades del propio archivo,
tomando en cuenta los recursos económicos, la misión de la organización, tipos de
tecnología que posea la organización, su infraestructura, especialistas, etc. Sin perder de
vista el objetivo del proyecto pues de este dependerá su nivel de desarrollo.
Hay 4 tipos de automatización representados por los siguientes de niveles:
Es importante mencionar que la automatización está integrada por, hardware, software,

dispositivos de almacenamiento, redes, la digitalización, bases de datos, etc.,
Cualquiera que sea el nivel, la automatización servirá para dar seguimiento de una manera
electrónica a la demanda de información, además proveerá información interactiva en todo
momento, de esta forma tendrán mayor tiempo los investigadores y usuarios para procesar
y rescatar lo que sea de su interés.
ADMINISTRATIVO
En el caso de una automatización de un archivo histórico, “se requiere forzosamente su

actualización en lo que respecta a conceptos teóricos archivísticos, que se haga un balance
retrospectivo de su trayectoria y del trabajo archivístico desarrollado en la documentación
a lo largo de sus años de existencia”
A manera de conclusión, podemos enfatizar que la automatización, constituye sólo una

herramienta para las actividades de un archivo que debe incorporarse de manera razonable
a las mismas, esta inserción debe de estar elaborada en plena interacción entre directivos,
archivistas e informáticos, así como personal operativo.
Cabe mencionar que el objetivo de la automatización es “agilizar la consulta de los acervos

documentales y normalizar los procedimientos de descripción y publicación de los datos
contenidos en los documentos”.
Producción y gestión de documentos electrónicos
En primer lugar, hay que comentar las potencialidades que los productos, tanto de escritorio
como de carácter corporativo, según el caso, que hallamos bajo la denominación de
sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS, Electronic Document
Management Systems). La empresa independiente Doculabs6, especializada en análisis
de tecnologías emergentes en sistemas de gestión de la información, identifica la siguiente
tipología:
− Document Input7
Técnicas y herramientas de captura y transformación de documentos en papel a imagen o
a texto mediante escánners, herramientas de Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR),
etc. Muy vinculadas a los Imaging Systems, en principio no ofrecen herramientas de
almacenamiento ni de recuperación.
− Imaging o Document Imaging. Aplicaciones y/o sistemas que permiten la conversión de

documentos en papel a imagen, su almacenamiento y su recuperación.
− CD and Optical Storage. Sistemas de almacenamiento electrónico de bajo coste que

generalmente incluyen las jukeboxes (gestores de CD) así como el software que los
gestiona. También se conocen como sistemas de información near-line, en contraposición
a la disponibilidad en línea (on-line) de la información.
− Computer Output to Laser Disk (COLD). Es el volcado de datos directamente del

ordenador a CD o a disco óptico. Es una herramienta importante dentro del Document
Management.
− Search and Retrieval. Herramientas de recuperación de la información a partir de

búsquedas de texto, de tipo “documental”.
ADMINISTRATIVO
− Document Management (DM). Su objetivo es la gestión electrónica de la información

generada de forma desestructurada en un documento o grupo de documentos,
independientemente de su formato (texto, gráfico., etc) pero siempre en soporte electrónico,
y su recuperación a partir de técnicas de indización. No ofrecen instrumentos corporativos
de clasificación ni de selección de la documentación, sino que básicamente son
funcionalidades dirigidas al usuario final. Este tipo de sistemas también se conocen como
GED (sistemas de gestión electrónica de documentos).
− Records Management (RM). Herramientas de apoyo a la gestión de documentos

entendida desde un punto de vista archivístico, es decir, la integración de los sistemas de
clasificación, descripción y conservación de la documentación independientemente de su
soporte. La gestión de los documentos se concibe desde un punto de vista corporativo.
Los procedimientos de cómo clasificar, describir, valorar y, por tanto, eliminar o conservar,
son adoptados por la organización y no a título individual por cada usuario.
− Workflow. Herramientas dirigidas a la integración de diferentes aplicaciones y a la

automatización de los flujos de trabajo de los procesos de gestión para obtener una mayor
rapidez de respuesta, una mayor productividad en el trabajo, un mejor servicio al cliente y
una mejora en el control de la calidad.
− Groupware. Los Groupware Systems son herramientas de “infraestructura” que permite

organizar la información y compartirla en un entorno de trabajo en grupo o comunitario
(correo electrónico, agendas electrónicas de grupo, formularios, bases de datos, etc.).
− Electronic Publishing and Intranets Herramientas de edición electrónica de

documentos sobre CD-Rom, CD Regravable o sobre tecnología Web, en Internet o en una
Intranet.
El uso de estos tipos de productos, que a menudo se utilizan de forma combinada, se

traduce en:
− Un aumento de los documentos electrónicos, ya sean generados directamente en soporte

electrónico o bien transformados desde soporte papel.
− Una mayor necesidad de gestionar todo este volumen de documentos por parte del
producto/usuario final (Document Imaging, Document Management) y también por parte de
la organización (Records Management)
− La aparición de documentos mixtos en su composición, también llamados “documentos

dinámicos”, es decir, la inserción de un documento electrónico en otro generado a partir de
una aplicación diferente. Generalmente, el “documento invitado” mantienen la posibilidad
de acceder a su aplicación desde el “documento anfitrión” y de ser modificado.
ADMINISTRATIVO
La posibilidad de actualización automática también se da desde el documento del cual

procede. Un ejemplo seria el gráfico de una hoja de cálculo insertado en un documento de
texto.
− La procedencia diversa de los datos introducidos en documentos compartidos por

diferentes departamentos de una o diversas instituciones y, por tanto, una mayor dificultad
para identificar con claridad quien es el productor.
− El incremento de la distribución y el uso de documentos electrónicos a partir de su

disposición en redes internas de una organización (Intranet) o externas (Internet).
Simplificando mucho, podríamos decir que la combinación de algunas de estas

herramientas basadas en arquitecturas de sistemas informáticos del tipo cliente/servidor9,
es decir, la conexión de un grupo definido de usuarios o un gran ordenador central donde
residen los datos que sirven de base a la gestión, es lo que ha dado lugar a los llamados
sistemas de información y, con matices, a los sistemas de gestión del conocimiento.
La distinción la podríamos establecer en que los sistemas de gestión de la información

tienen por objetivo principal el procesamiento y almacenamiento de información, mientras
que los sistemas de gestión del conocimiento enfatizan su distribución y uso. Por otra parte,
mientras que los sistemas de información integran datos generados directamente por las
actividades realizadas por la organización en el ejercicio de sus funciones, la gestión del
conocimiento incorpora esta información como “conocimiento explícito” y, además, aquella
información surgida de la experiencia de la organización en sus actividades y de las
personas que forman parte de ella, “conocimiento tácito”, la suma de los cuales es
considerada como el “capital intelectual” de la organización10. Con todo, la estructura
básica de uno y otro sistema tiene como fundamento tecnológico la filosofía de los sistemas
de gestión de bases de datos relacionales y, por tanto, los grandes sistemas de
almacenamiento y recuperación de la información, los Data Warehouse, que son otro de
los aspectos importantes en las tecnologías de la información.
Igualmente, los Data Warehouse (almacenes de datos) no se miden por su capacidad (su
equivalente a “pequeña escala”, más o menos, podrían ser los llamados Data Mart) si no
por las siguientes características11:
- Su “ubicación física” se encuentra fuera de los sistemas operacionales o de gestión para

evitar su degradación en el funcionamiento de respuesta al usuario.
- La posibilidad de integrar datos de distinta procedencia, o sea de sistemas de aplicaciones

no integradas, y de mantener sin que puedan ser modificadas en el tiempo las relaciones
existentes entre estos datos.
ADMINISTRATIVO
- Los datos que contienen se caracterizan por ser exactos, es decir, no varían según el
momento que se consulten, y por ser no-volatiles, por tanto, no actualizables. No contienen
entidades dinámicas sino solo aquellas que no cambian.
- La organización de los datos responde a una orientación especifica (subject oriented),

para facilitar rápidamente cualquier análisis, y no a procesos funcionales de gestión.
Integridad, procedencia y gestión de documentos electrónicos. En el contexto de los

documentos electrónicos la simple declaración de un documento como documento de
archivo puede no ser una garantía suficiente para asegurar su fiabilidad y su autenticidad,
precisamente por su facilidad de duplicación y manipulación. Básicamente, la metodología
para mantener la integridad de los documentos se basa en dos lineas de trabajo: por una
parte, la llevada a cabo por la University British Columbia (UBC) sobre los criterios de
autenticidad y fiabilidad a partir de los mismos documentos y, por otra, la del proyecto de la
Universidad de Pittsburg, referida a la responsabilización sobre los documentos, además
de las estrategias y directrices propuestas por el Comité de Dossieres Electrónicos del
Consejo Internacional de Archivos41.
El proyecto de la UBC se fundamente en las normas y practicas ligadas a la teoría de la

Diplomática y de la Archivística, que han demostrado su validez en diferentes sistemas
jurídicos a lo largo del tiempo42. Es decir, el estudio diplomático del documento como
entidad individual y, al mismo tiempo, el estudio archivístico de sus interrelaciones. Sus
objetivos son:
- Establecer que es un documento y como puede ser identificado en un entorno electrónico

- Determinar los tipos de sistemas electrónicos que generan documentos.
- Formular los criterios que permitan la separación de los documentos del resto de
información generada electrónicamente.
- Definir los requisitos que garanticen, desde diferentes puntos de vista, la fiabilidad y
autenticidad de los documentos en un contexto electrónico.
En el ámbito de este estudio se entiende por fiabilidad la autoridad y la sinceridad de los

documentos como prueba de la actividad misma que los ha generado, mientras que la
autenticidad se vincula al método de transmisión y a las modalidades de preservación
conservación. La fiabilidad de un documento depende exclusivamente de su productor y
comporta aceptar la credibilidad de su contenido. La autenticidad es una responsabilidad
compartida entre el productor y el organismo encargado de la conservación de los
documentos y se basa en la posibilidad de garantizar que estos no han sido manipulados
ni falsificados. A partir de estas premisas, se propone:
- La necesidad de incorporar pautas de actuación en los sistemas de gestión general de

documentos que se integren en los procedimientos de administración y documentación de
la organización.
ADMINISTRATIVO
- La adopción de mecanismo que refuercen el contexto del documento en el nivel de “vinculo

de expediente”. Esta afirmación se basa en la consideración del documento como entidad
aislada, que incluye todos los atributos vinculados a su creación, pero que, en su fase
activa, la preservación de su autenticidad pasa por la integración a un expediente y a su
interrelación con el resto de documentos que lo componen.
- El convencimiento de que la autenticidad y la fiabilidad de los documentos de un fondo

sólo pueden ser preservados si son gestionados en un único “sistema de archivo”43,
independientemente de si son documentos electrónicos o documentos sobre otros
soportes.
Documento Digitalizado
Consiste en una representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un

medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización. Se puede considerar como
una forma de producción de documentos electrónicos, realizada con los siguientes objetivos
principales:
Nota 1: Es importante mencionar que la digitalización de documentos de ninguna manera

implica la eliminación o “destrucción” física de los originales.
El Archivo General de la Nación establece en el parágrafo del artículo 18 del Acuerdo 003
de 2015 que: “Los procesos de digitalización en ningún caso podrán aumentar o disminuir
los tiempos de retención documental establecido en las Tablas de Retención Documental,
así como tampoco podrán destruirse documentos originales con el argumento de que han
sido digitalizados”.
Nota 2: Los documentos originales que posean valores históricos NO podrán ser destruidos,
aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ADMINISTRATIVO
(Parágrafo 2º del artículo 19, de la ley 594 de 2000. “Soporte documental”. Por otro lado,
vale aclarar que en Colombia aún existen documentos que no poseen un equivalente
funcional, en cumplimiento estricto de los términos legales, tales como la escritura pública,
por cuanto el documento original y físico de estos deberán recibir un trato especial, desde
el momento de su emisión hasta que culmine su ciclo de vida, Consulta: cuando sirve para
permitir el acceso a la información.
Trámite: cuando sirve de apoyo a la gestión administrativa. Incorpora técnicas estándares

y procedimientos que permiten garantizar las características de autenticidad, integridad y
disponibilidad.
Como medida de seguridad, ya sea con fines de backup o contingencia, para lo cual se
deberán analizar y determinar los aspectos jurídicos y técnicos para cuando se refiera a
una copia exacta de los documentos originales, como por ejemplo el establecimiento de
un procedimiento de digitalización certificada.
Estructura de un documento electrónico:
Los documentos electrónicos cuentan con una estructura física que hace referencia al
hardware, software y formato usados para su creación, y una estructura lógica que hace
referencia al contenido, a los datos de identificación y a los metadatos con los que es creado
el documento.
ADMINISTRATIVO
CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Nota: Es importante mencionar que las técnicas y tecnologías enumeradas a

continuación NO son las únicas ni son obligatorias, los criterios para su uso, en
especial los costos y posibilidades de preservación en el tiempo dependerán del
análisis de cada una de las organizaciones.
Autenticidad
Entendida como el efecto de acreditar que un documento es lo que pretende ser, sin
alteraciones o corrupciones con el paso del tiempo. Es uno de los componentes que
conforman la confianza del documento respecto al contexto, estructura y contenido:
ADMINISTRATIVO
Para lo anterior es importante que en un documento electrónico se pueda identificar:
Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de Archivo.

Se deben documentar e implementar procedimientos de seguridad y control durante todas
las etapas del ciclo de vida del documento para evitar la pérdida o corrupción de los
documentos de archivo o cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación
no autorizadas, así como la protección de los medios de almacenamiento y la tecnología.
ADMINISTRATIVO
Con relación al documento electrónico de archivo debe poderse identificar de forma

explícita metadatos tales como:
Los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo “SGDEA”, deberán

gestionar metadatos adicionales relacionados con: nivel de acceso, privilegios de acceso,
mantenimiento, modificación, transferencia, preservación y disposición, de los documentos
electrónicos de archivo, en donde se refleje una relación o asociación con el documento y
expediente a través de la incrustación o vinculación de metadatos.
Igualmente, los “SGDEA” deben contar con características y funcionalidades para

almacenar documentos preservando su contenido, contexto y estructura, permitiendo
verificar su autenticidad e integridad independientemente de hardware y software con el
que fue creado.
Políticas, Procedimientos, Mecanismos Técnicos y Tecnológicos de Autenticidad
Para asegurar la autenticidad en los documentos electrónicos las entidades deberían

establecer políticas y procedimientos:
a) Para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento, disposición y
preservación de los documentos electrónicos de archivo, de manera que se asegure que
los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén
protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no
autorizadas.
b) Definir procedimientos para asegurar la cadena de preservación de los documentos
electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
Para otorgar autenticidad a los documentos electrónicos las entidades pueden hacer uso
de las siguientes técnicas:
ADMINISTRATIVO
Estampas de Tiempo: Consiste en una secuencia de caracteres

utilizada para certificar el momento específico en que se lleva a cabo un suceso sobre un
documento electrónico o que éste no ha sido modificado en un espacio de tiempo
determinado. La secuencia de caracteres está relacionada con la fecha y hora exacta en
que ocurre dicho evento y específicamente cuando fue creado o firmado en un sistema de
cómputo.
Mediante la emisión de una estampa de tiempo es posible garantizar el instante de creación,

modificación, recepción, firma, etc., de un determinado mensaje de datos impidiendo su
posterior alteración, haciendo uso de la hora legal colombiana.
Firmas electrónicas: Métodos tales como, códigos, contraseñas,

datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona,
en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado
respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del
caso, así como cualquier acuerdo pertinente.
Firmas digitales: La firma digital se configura como un valor numérico

que se asocia a un mensaje de datos y permite determinar que dicho valor ha sido generado
a partir de la clave originaria, sin modificación posterior. La firma digital se basa en un
certificado seguro y permite a una entidad receptora probar la autenticidad del origen y la
integridad de los datos recibidos.
ADMINISTRATIVO
Como medida, en el marco de la conservación de los documentos electrónicos a largo

plazo, se recomienda la actualización de la firma digital. Esta medida de control consiste en
el resellado o la refirma, como medios para prevenir la obsolescencia o la vulneración del
sistema de firma.
La diferencia entonces es fundamentalmente probatoria, pues si bien la firma digital de

manera automática incorpora la autenticidad, integridad y no repudio, en la firma electrónica
es necesario probarla, además de determinar que se trata de un mecanismo confiable y
apropiable.
Certificados digitales: Los certificados digitales se conocen como

una parte de la información que se asocia a un mecanismo para acreditar la validez de un
documento perteneciente a un autor (autenticación), verificar que no ha sido manipulado ni
modificado (integridad), al igual que impide que el autor niegue su autoría (no repudio)
mediante validación de la clave pública del autor, quedando de esta manera vinculado al
documento de la firma.
ADMINISTRATIVO
5. PRÁCTICA Y EVALUACIÓN
a. COMPETENCIA:
1- Reconoce la ley 594 de 2000 como ente regulador de la organización de archivos.
 EVALUACIÓN:(Se realizará una evaluación de Conocimiento de la ley 594 de

2000 como ente regulador de la organización de archivos).
b. COMPETENCIA:
2.- Identifica la importancia del programa de la gestión documental
 EVALUACIÓN:(Evaluación sobre el Programa de Gestión Documental).
c. COMPETENCIA:
3- Organiza los documentos y tipos de archivo, cumpliendo con principios archivísticos
y normativa.
• PRÁCTICA: (Los Alumnos deberán realizar un taller donde practiquen los
principios Archivísticos según la normativa).
d. COMPETENCIA:
4- Identifica las agrupaciones documentales acorde con la tabla de retención
documental y el cuadro de clasificación documental.
• PRÁCTICA: (se realizará una visita pedagógica a cualquier entidad que le facilite a
la Institución la entrada de los estudiantes para revisar el Archivo e identificar las
agrupaciones documentales acorde con la tabla de retención documental y el cuadro de
clasificación documental).
e. COMPETENCIA:
5 - Conoce los elementos de seguridad y protección en el trabajo para la labor
archivística.
• PRÁCTICA: (Laboratorios se organizará el Archivo del Politécnico, ese día los
alumnos deberán traer todos los elementos de seguridad y protección en el trabajo
´para realizar la practica)
ADMINISTRATIVO
f. COMPETENCIA:
6 - Utiliza las Tecnologías aplicadas a la organización de los archivos en situaciones
simuladas.
• PRÁCTICA: (Se realizará un taller práctico donde se simulará una situación en
donde se deberá organizar un Archivo desde el Inicio)
ADMINISTRATIVO
6. BIBLIOGRAFÍA
(2016). [e-Book] Audiovisual archiving: philosophy and principles. Paris, Unesco. Texto
completo: http://unesdoc.unesco.org/images/0024/002439/243973e.pdf.
Arévalo Jordán, V. H. (2003). [e-Book] Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires,
Ediciones del Sur. Texto completo: http://www.actiweb.es/itsam/archivo8.pdf.
Declaración de Valores Compartidos sobre Preservación Digital. Difusión pública 11 de
diciembre de 2017 Texto completo.
Fuentes de Cía, Á. M. (2012). [e-Book] La conservación de archivos fotográficos. Madrid,
SEDIC, 2012. Texto completo.
https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/. ley 594 de 2000.
https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos_de_Colombia.
http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/12681/T33.09%20R859a.pdf?sequ
ence=2.
ADMINISTRATIVO
7. CONTROL DE ACTUALIZACIÓN
EQUIPO DISEÑO FECHA DE ACTUALIZACIÓN

LINA MARIA ROA RODRIGUEZ 23/09/2019

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Artículo 7º. Inventario documental.

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Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

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3.3. Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el formato GDC-FO-04

3. Diligenciar el Inventario Documental, utilizando el formato GDC-FO-07