Machala, 17 de julio de 2023

LA PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS

La preservación y la conservación del

fondo documental consiste en un
conjunto de medidas para asegurar el
buen estado de los documentos. Es decir,
un conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Se lleva a cabo mediante un proceso técnico-archivístico que
consiste en mantener la integridad física del soporte y del
texto de los documentos de cada entidad. Como decíamos,
esto sucede a través de la implementación de medidas de
preservación y restauración.
Además, este proceso se desarrolla en tres fases: preservar,
conservar y restaurar. Eso sí, lo ideal es permanecer siempre
en la primera o en la segunda, y no tener nunca que llegar a
la última fase de restauración. Lo cual, supondría la
intervención de los documentos ya dañados.
Por eso, es necesaria una planificación
previa de estos procesos. Es decir, un plan
de conservación y preservación adecuado.
 Objetivos de la Conservación y Preservación documental

Dicho lo anterior, ¿qué es Conservación y

Preservación documental? Pues, la respuesta a
esta pregunta también podemos abordarla en
función a sus dos objetivos principales:
Asegurar la integridad física del documento.
Garantizar la conservación del Patrimonio
Documental de la Nación.
Conservación de la Documentación

Clasificar, organizar, describir, conservar, restaurar y

difundir la documentación con valor histórico o permanente
Organizar los expedientes recibidos y catalogar la
documentación de acuerdo a temas de interés.
Conservar el acervo documental mediante la aplicación de una
series de técnicas y procedimientos de preservación que eviten
el deterioro de los documentos ocasionado por agentes
patógenos internos y externos, fin de prolongar la vida de la
documentación y ponerla al servicio de futuras
investigaciones.
Llevar a cabo la digitalización de la documentación de archivo
bajo su custodia, con el fin de conservarla y facilitar su
consulta.
Realizar los procesos técnicos relativos a la identificación,
clasificación, ordenación y descripción con base en lo
establecido por esta Norma Técnica y los estándares.
Documentar los trabajos relacionados con los acervos que
custodia y establece las acciones necesarias para el
funcionamiento del mismo
 Eliminación de la Documentación

Identificar aquella documentación de acuerdo a los

periodos fijados en la tabla de plazos de conservación, haya
cumplido su plazo
Confeccionar un inventario de la documentación que debe
eliminarse.
Remitir una comunicación a procuraduría de la
documentación que se pretende eliminar, informando la
decisión de dar de baja la documentación seleccionada
Procurar la desmaterialización de toda información
documental contenida en el periodo de que corresponda a la
eliminación fisica

Conservación de la Documentación

Es el proceso de transformación de documentos fisicos a

formato electrónico caracterizandose porque cuentan con
plena validez jurídica por medio de certificación electrónica.
Fijar día y hora que se procederá a la baja de documentos
Preparar acta de eliminación
verificar fisicamente que la documentación que consta en
el inventario de eliminación de documentos corresponda a
la que se ha sido seleccionada para eliminar
Trasladar la documentación al sitio donde se procederá a
destruirla, mediante los mecanismos existentes en los
procesos de reciclaje