MANUAL CONTROL DE TRABAJO

GHS-M-004

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

OBJETIVO

Determinar las autorizaciones, competencias,

mecanismos y herramientas que se deben cumplir para
la eliminación o mitigación de los riesgos o impacto
ambientales que puedan estar presentes al ejecutar
una actividad de mantenimiento, construcción y/o
modificación en las instalaciones que están bajo la
responsabilidad de ECOPETROL S.A.

ALCANCE

El control de trabajo aplica a las actividades de mantenimiento, reparación, inspección,

pruebas, construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación,
ejecutadas en activos industriales y/o en activos no industriales, con personal directo,
socio estratégico, contratista y/o proveedor de ECOPETROL S.A.,

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 ALCANCE
Ejecución de actividades en
Ecopetrol

Actividades Operativas Actividades de Mtto,

(Operación estructurada construcción y/o
GAC) en activo Industrial o modificación en
no industriales o
Actividades Activos Industriales y No
Administrativas Industriales

Manual de Control de
Trabajo
(Clases de Autorizaciones)

Permiso de trabajo
Permisos de Trabajo por unificado para actividades
Procedimiento
Libro de Minuta en frío, caliente y eléctricas

Consultar:
Guía del Sistema de Gestión de Activos Industriales (GAC-G-339) y la Guía para la Administración de
Instalaciones No Industriales (GIN-G-002), o la norma que las modifique, complemente o derogue.
MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO 3
PROCESO OPERACIÓN ESTRUCTURADA VER GAC-G-039

BEC VER GAC-G-295

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO
 GENERALIDADES
Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas
geográficas, la autorización será emitida por la dependencia responsable de
dicho sistema a intervenir, previa aprobación del responsable de cada área
geográfica en donde se va a ejecutar la actividad. El análisis de riesgo para este
tipo de actividad debe involucrar los riesgos y controles de cada una de las áreas
geográficas.

Cuando se asigne el rol de Emisor a trabajadores de firmas contratistas o socio

estratégico se debe cumplir los siguientes requisitos:

 En el contrato con la firma contratista o socio estratégico, debe estar

explicito que esa firma contratista o socio estratégico va a desempeñar el
rol de emisor.
 La empresa contratista o socio estratégico debe oficializar al
administrador del contrato el listado de emisores, asegurando la
formación y competencia de su personal.
 El jefe de departamento o responsable del área debe notificar
oficialmente a los involucrados el listado de emisores autorizados.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 GENERALIDADES
Una autorización a través de un permiso de trabajo puede incluir un alcance que implique
actividades realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema,
siempre y cuando se cumpla con cada uno de los siguientes requisitos:

• Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente valoración de riesgo
potencial, se debe asignar el riesgo potencial más alto.

• Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta
aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado.

• Quien firme el permiso de trabajo como ejecutor es el responsable del control de la

ejecución de las actividades cubiertas por el permiso de trabajo.

• Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un
mismo permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación.

• Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de

planeación, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las
especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el
trabajo a realizar se cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las
especialidades no se requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este debe estar
disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 CASOS ESPECIALES
Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión
geográfica desarrollados en las Gerencias, se podrá emitir autorización para realizar los
trabajos sin visitar el 100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes
condiciones:

 Se haga la programación y planeación semanal de los trabajos a desarrollar.

 Se haga la visita al sitio de trabajo emisor y ejecutor en la etapa de planeación.

 Se cuente con el análisis de riesgos escrito.

 Se cuente con el procedimiento o instructivo de trabajo.

 Se cuente con el permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente

y eléctricas.

 Se cuente con la certificación de competencias técnicas de los ejecutores, si se

requiere.

 Se hagan las visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia

del permiso de trabajo.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 AUTORIZACIÓN PARA DELEGACIÓN DE LA AUTORIDAD
DE UN ÁREA PARA EL CONTROL DE TRABAJO - HANDOVER
Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo del alcance del manual de control de
trabajo de una dependencia, empresa contratista o socio estratégico diferente al
responsable del área a intervenir, el área se debe entregar oficialmente a través de un
acta de delegación (handover). Para el caso de empresas contratistas o socio estratégico,
debe estar establecido en el contrato que pueden aplicar la figura de handover y el nuevo
responsable del Área debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el
presente manual o superar estas disposiciones, si contractualmente se homologa, para lo
cual se diligencia la lista de verificación de homologación del sistema de manual de
control de trabajo y análisis de riesgos en áreas en Handover y debe obtener un puntaje
superior al 80%.

Las condiciones mínimas para delegar temporalmente la autoridad de un área son:

• Tener total control del acceso y de la administración del área a entregar, por
quien la recibe.

• Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el área deben quedar con
aislamiento positivo (SAS categoría I) o con SAS especial de pozos según lo
definido por la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción

• Contar con análisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de

actividades ejecutadas al interior y exterior del área delegada.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 DELEGACIÓN DE LA AUTORIDAD DE UN ÁREA - HANDOVER
 El acta de delegación de la autoridad de un área tiene validez durante la ejecución
del trabajo que motivó la delegación del área y debe contener como mínimo:

• Descripción del área objeto del handover.

• Fecha de inicio y final del handover.
• Descripción general del trabajo o los trabajos que se realizarán.
• Descripción detallada del estado ambiental del área.
• Descripción detallada del estado de los activos que quedan dentro del área.
• Estructura jerárquica del sistema de control de trabajo en el área delegada.
• Acuerdo para el seguimiento y verificación de los controles HSE que tendrá la
dependencia de ECOPETROL S.A que entrega el área, durante el periodo de la
delegación.
• Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL
S.A. que entrega la autoridad del área. Los funcionarios que tengan bajo su
responsabilidad la custodia (GFI-P-030).
• Dependencia o empresa contratista o socio estratégico, nombre, firma,
registro o cédula de ciudadanía y cargo del funcionario de ECOPETROL o
representante legal de la empresa contratista o socio estratégico que recibe
el área.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Procedimientos
(Análisis de Riesgos escrito)

Libro Minuta (permiso escrito)

Actividades de Mtto,
construcción y/o modificación
- Handover Permiso de trabajo
ECP-DHS-F-152 y Análisis de
Riesgo escrito
Caso Especial : Handover
Caso Especial: Repetitivo,
Frecuente y sin dispersión
geográfica
(Con revalidaciones diarias)
Caso especial : Repetitivo,
Frecuente y con dispersión
geográfica
(Con revalidaciones 7 días)

Cada Gerencia debe definir oficialmente las actividades controladas a través de

procedimiento, libro de minuta y los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con dispersión
geográfica las cuales tendrán para su definición el apoyo del profesional HSE de la Gerencia.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO 11

 DESARROLLO CONTROL DE TRABAJO

Terminación
Planeación y Emisión de la
Ejecución de los
Programación Autorización
trabajos

Todas las actividades deben estar planeadas, concertadas y/o programadas, siguiendo los
establecido en la Guía Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos
industriales o la Guía para la Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002).
En los casos que se trate de un proyecto y cuenten con procedimientos específicos, estos
serán utilizados.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS
Cada Vicepresidencia o Gerencia debe establecer los lineamientos que se deben
cumplir dentro del proceso de planeación y programación de los trabajos, teniendo
en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un trabajo,
siguiendo la guía proceso mantenimiento rutinario GAC-G-001 para activos
industriales o la guía para la administración de instalaciones no industriales GIN-G-
002 o el proceso de planeación de cada proyecto. Este proceso debe establecer un
documento que incluya como mínimo:

• Los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeación y

programación.
• El reglamento para el seguimiento, control y aprobación de la planeación y
programación de los trabajos.
• Las fuentes oficiales para priorización, planeación, programación, registro y
consulta. (ejemplo: RIS, SAP, entre otros)
• Los requisitos mínimos a verificar para programar un trabajo
• Lineamientos para planear y concertar un trabajo de mantenimiento
requerido al atender una condición de alto riesgo para las personas, el
ambiente, las instalaciones o la producción.
• Los controles por interferencias y peligros potenciales por programación de
trabajos simultáneos.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN DE
LOS TRABAJOS

VISITA AL SITIO PARA LA PLANEACIÓN DEL TRABAJO

ANÁLISIS DE RIESGO DEL TRABAJO

PROGRAMACIÓN DEL TRABAJO

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

Para la programación de un trabajo se debe verificar como mínimo:

• Que el trabajo se encuentra planeado.

• Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del área.
• Que el funcionario autorizado del área apruebe la programación del trabajo.
• Que el Emisor y Ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo
a seguir para la ejecución del trabajo.
• Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la
planeación.
• Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios
especiales identificados en la planeación.
• Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales
cuando exista programación para trabajos simultáneos en el área o en el
entorno.
• Que en caso que el trabajo involucre un control de cambio en activos
industriales según el procedimiento GAC-P-012, se cuente con el análisis
técnico y de riesgos del cambio, la aprobación del mismo y se hayan
establecido los controles requeridos si aplica.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 EMISÓN DEL PERMISO DE
TRABAJO Y ACTIVIDADES
CONTROLADAS POR
PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DEL PERMISO DE TRABAJO

ALISTAMIENTO PARA ENTREGA DEL EQUIPO O SISTEMA A INTERVENIR

PRUEBA DE GASES

VISITA A SITIO DONDE SE EJECUTARÁ EL TRABAJO

EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIV. POR PROCEDIMIENTO

VALIDEZ Y REVALIDACIÓN DE LOS PERMISOS DE TRABAJO

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

PRUEBA DE GASES

• El Emisor, que debe ser una persona avalada por

Ecopetrol S.A en el monitoreo de atmósferas,
realiza la prueba de gases correspondiente, con la
menor antelación posible al inicio del trabajo,
definiendo previamente los puntos exactos del
muestreo, de manera que sea representativo de
las condiciones reinantes y de acuerdo con las
características del trabajo.

• Para aquellos trabajos autorizados por

procedimiento o los trabajos definidos como
frecuentes, repetitivos y/o con dispersión
geográfica, la prueba de gas la realiza una
persona avalada por Ecopetrol S.A. en el
monitoreo de atmósferas.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

VIGENCIA DE LAS AUTORIZACIONES

 Del permiso para trabajos controlados a través del libro de minuta no

debe superar un turno de trabajo del personal Ejecutor para la
realización del mismo.

 La vigencia de las autorizaciones de trabajo por procedimiento, se

establecerá por el tiempo estipulado en la reunión de concertación de
planeación y/o programación de los trabajos.

 De las actividades controladas a través del permiso en frío, caliente y

eléctrico no debe superar los 14 días calendario contados a partir del
momento en que se emitió el permiso.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

VALIDEZ Y REVALIDACIÓN DE LOS PERMISOS DE TRABAJO
La validez de un permiso, no debe superar un turno de trabajo del personal
Ejecutor responsable de la actividad relacionada en el mismo.

Un permiso de trabajo se debe revalidar cuando :

¿Cambia el grupo ejecutor ¿Finaliza la

en más del 50%? validez?

SE DEBE
REVALIDAR
EL
PERMISO

Es condición para revalidar un permiso de trabajo que se continúe la misma

actividad inicial y se mantengan los análisis de riesgos expuestos en el
permiso de trabajo y sus documentos adjuntos.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 EJECUCIÓN

DIVULGACIÓN DE LOS PELIGROS Y CONTROLES AL PERSONAL

EJECUTOR

UBICACIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 TERMINACIÓN
DE LOS
TRABAJOS

NORMALIZACIÓN DE PROTECCIONES

INSPECCIÓN DEL SITIO Y ENTREGA DEL TRABAJO

CIERRE DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS

POR PROCEDIMIENTO

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE
TRABAJO CERTIFICADO DE APOYO No. 1
Entrada a espacio confinado

POR PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE APOYO No. 2

(análisis de riesgos escrito) Trabajo en altura

CERTIFICADO DE APOYO No. 3

Excavación
CERTIFICADO DE APOYO No. 4 - SAS
Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos

CERTIFICADO DE APOYO N°7

Radiografías industriales
PERMISO DE TRABAJO
UNIFICADO
PERMISOS DE TRABAJO

(Frío, caliente y/o eléctrico) CERTIFICADO DE APOYO N°5

Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos
(análisis de riesgos escrito + CERTIFICADO DE APOYO N°6
procedimiento o instructivo) Hot-Tap
CERTIFICADO DE AISLAMIENTO ELÉCTRICO-SAES
CERTIFICADO DE LÍNEA VIVA (VDP)

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LIBRO DE MINUTA
MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO
ACTIVIDADES CONTROLADAS POR PROCEDIMIENTO
Los trabajos controlados a través de procedimiento, son aquellos que cumplen con
todos y cada uno de los siguientes requisitos:

 La actividad se ejecuta siguiendo un documento que cumpla con Disponibilidad,

calidad, comunicación y cumplimiento.
 Debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad,
escrito en el formato GHS-F-126.
 La actividad debe estar planeada y concertada
 No requiere certificado de apoyo No. 1 para espacio confinado con atmosfera
peligrosa con condición disminuida de concentración de oxigeno o inerte.
 No requiere un permiso de trabajo eléctrico.
 No requiere certificado de apoyo para trabajos con tensión a contacto y a distancia
en redes eléctricas aéreas de distribución de media tensión. (VDP).
 No requiere certificado de apoyo No. 5, ”Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases
Tóxicos” y certificado de apoyo No. 6 Hot Tap”
 No están valoradas en riesgo VH o H.

Cada Gerencia debe definir cuál es el mecanismo de emisión o apertura, y el cierre o

finalización para la autorización de ejecución de trabajos aprobados bajo
procedimientos.
MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO 23
LIBRO DE MINUTA

Los trabajos controlados a través del Libro de Minuta, son aquellos que
cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

 Son ejecutados por una sola especialidad.

 No requieren permiso en caliente o eléctrico.

 No requieren de un certificado de apoyo.

 No son actividades intrusivas.

 No afectan la operación normal de un sistema o planta (incluyendo

dispositivos de seguridad como salvaguardas de proceso o sistemas
de protección y control de equipos o procesos).

 Se pueden ejecutar día a día, sin superar un turno de trabajo.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

LIBRO DE MINUTA

El libro de minuta debe ser definido por cada dependencia de ECOPETROL S.A
(impreso o papel químico o digital) y debe contener como mínimo la siguiente
información:
 Fecha y hora de ingreso y salida del área
 Empresa ejecutora
 Trabajo a realizar
 Valoración del riesgo
 Número de personas del frente ejecutor

 Confirmación de la divulgación y comprensión de los peligros propios

del área y sus respectivos controles tanto por el Emisor como por el
Ejecutor. El análisis de riesgo se realiza verbalmente utilizando como
guía el documento de análisis de riesgo vigente y publicado por el
jefe del área donde se identifique: Qué se va hacer, cómo lo va hacer
y qué peligros, riesgos y controles se tendrán en cuenta para su
ejecución.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Certificado de Apoyo 1 “Entrada a espacio confinado”

Vigencia
 Duración de la actividad para autorizaciones por procedimiento o con
revalidaciones cada vez que cambia el permiso de trabajo

ECP-DHS-F-155

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 Certificado de Apoyo 2 “ Trabajos en alturas”

Vigencia

 Duración de la actividad para autorizaciones por procedimiento o hasta acabar

las casillas del certificado de apoyo o con revalidaciones cada vez que cambia
el permiso de trabajo

GHS-F-133

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Certificado de Apoyo 3 “ Excavaciones”

Vigencia

 Duración de la actividad

ECP-DHS-F157

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Certificado de Apoyo 4 “Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos”

Vigencia

 Duración de la actividad que necesitó el aislamiento

ECP-DHS-F158

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Certificado de Aislamiento Eléctrico - SAES

Vigencia

 Duración de la actividad que necesitó el

GHS-F-090
aislamiento eléctrico

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 Otros Certificado de Apoyo

Vigencia: Igual a la vigencia del permiso de trabajo

 Certificado de apoyo 5 “Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos”. GHS-F-129

 Certificado de apoyo 6 “Trabajos de Hot-Tap en líneas, equipos y tanques ”. GHS-F-130

 Certificado de apoyo 7 “ Radiografías industriales”. GHS-F-131

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO
Para los roles participantes del Sistema de Control de Trabajo se debe capacitar y entrenar en
las siguientes temáticas mínimas: INTENSID
AD
PARTICIPANTES CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO
MÍNIMA
(HORAS)
1. Control de Trabajo 4H
2. Análisis de Riesgos – CT 4H
3. Trabajos en Alturas – CT 3H
Cada Gerencia debe establecer para el 4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y
equipos SAS – CT (solo aplica para Emisores 3H
personal directo un plan de responsables de activos industriales)
5. Sistema de aislamiento eléctrico seguro
3H
capacitación anual que debe ser SAES–CT
6. Manejo de emergencias - CT 3H
incluido plan individual de desarrollo Emisor 7. Espacios Confinados – CT 3H
8. Monitoreo de Atmósferas – CT 3H
de cada funcionario y registrado en 9. Elementos de Protección Personal EPP – CT 3H
SAP su finalización. Módulos 10. Levantamiento Mecánico de Cargas LMC–
CT
3H
presenciales, virtuales y/o guías de ( solo aplica para Emisores responsables de
activos industriales)
entrenamiento, o sus módulos 11. Excavaciones – CT 3H
12. Manejo de Sustancias Químicas – CT 3H
homologables. 13. Requisitos Legales en HSE - CT 2H
Ejecutor 1. Control de Trabajo 4H
(el que firma el permiso de 2. Análisis de Riesgos – CT 4H
trabajo como Ejecutor o
responsable de la ejecución
del trabajo, no tiene que ser - Otras capacitaciones y entrenamiento
toda la cuadrilla o todos los requerido para el trabajo específico a realizar.
ejecutores)

Supervisores, coordinadores, 1. Control de Trabajo 4H

Profesionales HSE
2. Análisis de Riesgos – CT 4H
Administradores
Control de Trabajo y Análisis de Riesgos
/interventores de contratos,
(TF 52414779 UEM Control de trabajos – Rol
Jefes de Departamento, 2H
Administrativos)
Superintendentes y demás
roles.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO

Para el personal contratista o socio estratégico la formación se hace a través de

sus propios multiplicadores, siguiendo los siguientes pasos:

• El contratista o socio estratégico comunica al administrador y/o interventor del

contrato sus multiplicadores.

• El multiplicador nombrado recibe de Ecopetrol el material de formación

(presentación en pdf, videos y evaluaciones) y firmará el acta de
confidencialidad del material.

• El multiplicador nombrado socializa el material a su población objetivo (emisor

y/o ejecutor, entre otros).

• El contratista o socio estratégico reporta el avance de socialización del plan de

capacitación.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

ROLES Y RESPONSABILIDADES

a. Gerentes de Negocios y Superintendentes

b. Jefes de Departamento

c. Coordinadores y Supervisores

d. Emisor

e. Ejecutor o responsable por la ejecución

f. Trabajadores Ejecutores

g. Gestor Técnico y Administrador de Contrato

h. Profesionales de Gestión de Riesgos o Staff HSE

i. Profesionales HSE de DHS

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

 SEGUIMIENTO Y CONTROL

La efectividad de la implementación y sostenibilidad de la

práctica de control de trabajo, se mide a través de:

 La aplicación de la lista de verificación manual de

control de trabajo, tareas críticas y análisis de riesgos
GHS-F-127, siguiendo los lineamientos dados por la
gerencia de salud ocupacional, seguridad industrial y
de procesos.

 Resultado del nivel de madurez de la práctica de

control de trabajo por medio de la evaluación
Corporativa del modelo de gestión HSE.

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser
reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol S.A.