Manual de Tramite

Municipalidad de San Borja
Gerencia de Tecnologías de la Información
Manual de Sistema
de Trámite Documentario
Versión: 1.0.0
GERENCIA DE TECNOLOGÍAS DE LA
O MANUAL DE TRAMITE DOCUMENTARIO
INFORMACIÓN
Índice
I. Objetivo .................................................................................................................................... 5
II. Tràmite Documentario ............................................................................................................ 5
III. Descripción General del Sistema ........................................................................................... 5
IV. Ingreso al Sistema .................................................................................................................... 6
V. Menu Principal ......................................................................................................................... 7
VI. Opciones del Menu Principal ................................................................................................... 6
VII. Descripción del Menu Principal ............................................................................................. 11
1.Trámite ................................................................................................................................ 11
1.1.Bandeja de Entrada . ….………………………………………………………………………………………………..11
1.2. Bandeja de Salida ....................................... …………………………………………………………………29
1.3. Hojas de Ruta……………………………………………………………………………………………………………...30
1.4. Elementos enviados(derivados)…….………………………………………………………………………….…33
2.Mesa de Partes y Archivo ………………………………………………………………………………………………34
2.1. Ingreso de Tràmites…………………………………………………………………….……….…………….……….34
2.2. Generar Hoja de Ruta……………………………...………………………..……………………………………..…40
2.3. Consulta / Reporte Hoja de Ruta…………………………………………………………………………….……41
2.4. 48 hrs. Pendientes de Recepción………………………………………………………………………………...23
2.5. Trámites Pendientes de Archivo…………………………………………………………………………….…...44
2.6. Trámites Archivados……………………………………………………………………………………………...…...44
3.Doc. derivados de Tràmites …………………………………………………….…………………………………...…45
MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 2

INFORMACIÓN
3.1. Registro de Documentos..…………………..............................................................................45
4. Consultas y Reportes….….………………………………….……………………………………………..……….…...48
4.1. Por Trámites ó Documentos….………………………………………………………………………….……….…48
4.2. Por Administrado……………………………………………..……..…………………………………………..…….…51
4.3. Por Fechas ………………………...……….....................................................................................54
4.4.Trámites presentados por Área ………………………….……………………….……………..…..…….………56
4.5. Resumen de Trámites presentados por Área……………………………………………………….……....57
4.6. Ubicación de Trámites por Área……………………………………………………………………….……………59
4.7. Resumen de Ubicación de Trámites por Área …………...…….….………………………………………..60
4.8. Trámites No Resueltos x Área………………………….……………………………………………………….…….61
4.9. Resumen de Trámites No Resueltos x Área…………………………………………………………………...62
4.10. Resumen de Trámites por Motivo……………………………………………………………………………….63
4.11. Trámites por Área y Motivo………………………………………………………………………………………..64
4.12.Trámites Extornados x Área…………………………………………………………………………………………65
4.13 Movimientos por Trámite……………………………………………………………………………………………67
4.14. Alertas de Trámites Documentarios………………………………………………………………….……….68
5.Mantenimiento…………….……………..….……………………………………………………………………………...70
5.1.Áreas….…………………………………………..……………………………………………………….…………..……….70
5.2. Cargos………………………………………………………………………….….……………………………………………72
5.3. Acciones………………………………..…………..……..…………………………………………………………....…..73
5.4. Estados………………………………………………………………………………………………………………………..75
5.5. Procedimientos……………………………………………………………………………………………………………77
5.6.Tipo de Resultados……………………………………………………………………………………………………….81

INFORMACIÓN
5.7. Tipo de Documentos……………………………………………………………………………………………………..83
6. Glosario……………………..……………….………………………………………………………………………………..…85

INFORMACIÓN
I. OBJETIVO. Regresar índice
El presente documento tiene como objetivo ser una guía de ayuda para el correcto acceso, uso y
manejo del nuevo Sistema de Trámite Documentario de la Municipalidad de San Borja.
Está dirigido a cualquier usuario que tenga acceso a la red interna de la Institución, de no contar con
ella y de ser necesario, deberá solicitarlo al área de Soporte de la GTI o vía solicitud a la GTI
directamente.
II. TRÀMITE DOCUMENTARIO. Regresar índice
La Unidad de Trámite Documentario y Archivo es una Unidad Orgánica de la Municipalidad de San

Borja .Sus funciones son:
o Organizar, coordinar y mantener el Archivo Documentario de la Municipalidad en
forma clasificada, ordenada y codificada.
o Organizar, coordinar y conducir la administración documentaria de la Municipalidad efectuado
eficientemente las actividades de recepción, codificación, registro, clasificación, archivo y
remisión de los documentos que ingresan y salen de la Municipalidad conforme a las directivas
internas y a lo normado por el Archivo de la Nación.
III.- DESCRIPCIÓN. Regresar índice
Para el Sistema de Trámite Documentario, describiremos: el ingreso, el menú principal, las opciones
del menú principal, y un glosario de términos.
Este sistema ha sido configurado de tal forma que permite organizar, coordinar y conducir la
administración documentaria de la Municipalidad así como la recepción de documentos
correspondientes a las gerencias respectivas y su respectivo destino. Permite el registro de trámites
ingresados por mesa de partes y su respectivo proceso, permite hacer consultas y reportes,
mantenimiento y el proceso de Fiscalización posterior.
El módulo para el registro y gestión documentaria ha sido diseñado a similitud de los programas de
correo electrónico como el Outlook, esto, con la finalidad de establecer una plataforma que le sea
familiar al usuario.
La pantalla de registro consta de 3 ventanas: En la ventana del lado izquierdo se muestran los
movimientos de los expedientes, desde la recepción hasta la salida con la correspondiente hoja de

INFORMACIÓN
ruta. En la ventana superior del lado derecho se muestran los documentos recibidos. En la parte
inferior derecha se visualiza el detalle de cada documento seleccionado en la ventana superior.
IV.- INGRESO AL SISTEMA. Regresar índice
Para ingresar al Sistema se usan navegadores Web. En el mercado existen muchos, los más populares
son los siguientes: Internet Explorer, Firefox, Chrome y Safari.
La GTI recomienda el uso de Google Chrome y Firefox, debido a las siguientes razones:
o Seguridad.
o Rapidez.
Mediante el Navegador Mozilla Firefox (ver Glosario), a través del siguiente link:
http://192.168.11.154/info/ como se muestra.
Se puede apreciar el módulo de Intranet (ver Glosario), ingresar el nombre de usuario y la
contraseña asignado por el administrador (en la parte superior derecha de la Fig. 1), luego
seleccionar ingresar sesión.
Fig.1
En seguida con la barra de desplazamiento voy hacia Aplicaciones de Documentación se ve el ícono

de PIAP – Plataforma de Administración Predial. (fig. 2). Para entrar al sistema dar click en el ícono
PIAP – Plataforma de Administración Predial, luego dar click en Módulo de Trámite Documentario.
Fig. 2.1

INFORMACIÓN
Fig.2
Fig. 2.1
V.- MENU PRINCIPAL. Regresar índice
Muestra las opciones del Menú Principal del Sistema. Éstas son: Trámite, Mesa de Partes y Archivo,
Doc. Derivados de Trámites, Consultas y Reportes, Mantenimiento.Fig.3

INFORMACIÓN
Fig. 3
VI. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice
1. Trámite.- En la ventana izquierda identificada con Trámite se ha ordenado los

documentos en cuatro árboles o estructuras de directorios, los cuales son: Fig. 4
Bandeja de entrada: Se almacenarán todos los documentos remitidos por la unidad de

trámite documentario y de las diferentes áreas de la institución, hasta su recepción. Luego se
distribuirán en carpetas con el nombre del área que remitió el documento.
A partir de allí se podrán derivar, resolver o enviar documentación o notificaciones al
administrado.
Bandeja de salida: Una vez derivados los documentos desde la bandeja de entrada, se
mostrarán en la bandeja de salida todos los documentos derivados, los cuales podrán
visualizarse en forma general o dentro de cada carpeta asignada con el nombre del área de
destino, para su posterior generación de la hoja de ruta, la misma que se podrá hacer por
áreas o por todos los expedientes recibidos.
Hoja de Ruta: Una vez derivados o resueltos los documentos estos se mostrarán en la
bandeja de salida. Desde allí se generará la Hoja de Ruta correspondiente la misma que
podrá generarse en forma masiva, es decir seleccionando todos los expedientes o si se
requiere se generará por áreas, para lo cual seleccionaran la carpeta con el área destino,
dentro de la cual se ubicarán los expedientes referidos a dicha área. Luego seleccionarán el
botón Generar Hoja de Ruta.

INFORMACIÓN
Elementos Enviados o Derivados: En este directorio se mostrarán todos los documentos

que fueron derivados, información que estará organizada por carpetas identificadas con los
nombres de las áreas hacia las cuales derivamos los documentos, pudiendo realizar consultas
por año y mes.
Fig. 4
2. Mesa de Partes y Archivo.- Aquí se registra el ingreso de los Trámites se chequea si

están físicamente, se genera la hoja de ruta correspondiente, también se puede realizar
Consultas de hoja de ruta. Fig. 5
Fig. 5

INFORMACIÓN
3. Doc. Derivados de Trámites.- Aquí se visualiza el Estado del documento, resoluciones

,Oficios. Se verifica si los datos de la Notificación que brinda la persona es igual a la
información ingresada en el sistema .Fig.6
Fig. 6
4. Consultas y Reportes.- Aquí se registra y emite las Licencias de Edificación, se hace las
consultas y Reporte de Resoluciones emitidas, una vez se emite la resolución se procede al
Traslado de Licencias a Control Urbano. Fig. 7
Fig. 7
5. Mantenimiento.- El mantenimiento lo realiza la Gerencia de Tecnología de la

Informaciòn. Aquí se crea una nueva carpeta que representa una nueva Unidad. Fig. 8

INFORMACIÓN
Fig. 8
VII. DESCRIPCIÓN DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice
1. Trámite: Regresar índice

Contiene las opciones: Bandeja de Entrada, Bandeja de Salida, Hojas de Ruta, Elementos
enviados (derivados).
1.1. Bandeja de Entrada.- Fig. 9.0 Regresar índice
Fig. 9.0

INFORMACIÓN
o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios;
se visualizan los datos de los documentos enviados en este ejemplo a la Gerencia
de Tecnología de la Informaciòn. Fig. 10
o Se verifica que los documentos físicos que hayan llegado, sea igual a lo que
tenemos en Bandeja de Entrada:
o Si la verificación es correcta junto al campo Folio hay una caja pequeña, dar
check (es de color verde) toda la columna se pone igual. Fig. 11
o Si faltaran algunos documentos, dar check sólo a los que están en la
Bandeja de Entrada y los documentos físicos correspondientes.
o Dar click en el botón Recepcionar, los documentos se envían automáticamente a
una carpeta correspondiente creada con el nombre del Área Remitente. Fig. 12
o Dar click en Aceptar. Fig. 12
o Buscar el documento (anteriormente recepcionado) en el lado izquierdo en la
parte superior en Trámite, dar click en la carpeta creada con el nombre del Área
Remitente. Fig. 13
o O también dar click en Buscar Documento (parte superior): Fig. 13
o En Documento a buscar, la búsqueda puede ser por Documento o por
Trámite: Fig. 14
o En Documento:
o Seleccionar del campo Tipo el Tipo correspondiente, luego en
los campos Año y Nro., ingresar el Año y Nro. correspondiente
al documento buscado, dar click en el botón consultar. Fig. 14
o En Trámite :
o En los campos Año y Nro., ingresar el Año y Nro.
correspondiente al documento buscado, dar click en el botón
consultar. Fig. 15 y Fig. 16
o Se visualiza en la parte superior el nombre del Área Remitente (en el ejemplo es
U. de Serv. y Orient. Tributaria). Fig. 16.1
o Selecciono el documento dando click en los datos que se encuentran debajo de
los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios; en la parte
inferior en Detalle se visualiza “Recepcionado” (está en color azul), con todos los
datos del documento. También se visualizan cinco opciones: Documentos
Derivados del Trámite, Anexar, Derivar, Archivar y Extornar. Fig. 16.1
los campos Trámite, Motivo, Área origen, Fecha/Hora (Envío), Folios; luego
seleccionar del menú de opciones (parte superior) la opción Pendientes de
derivar o resolver. Fig. 16.1

INFORMACIÓN
o Se atiende a lo solicitado o se resuelve lo requerido, después de esta acción en

Detalle dar click en derivar. Fig. 16.1 y Fig. 17
Fig. 10
Fig. 11
Fig. 12

INFORMACIÓN
Fig. 13
Fig. 14
Fig. 15
Fig. 16

INFORMACIÓN
Fig. 16.1
Fig. 17
o Derivar: regresar a Doc. Derivados del Trámite

o En Detalle al dar click en Derivar, aquí se envía al Área destino. Fig. 17.1
o En Detalle del Registro a Derivar: Fig. 18
o En el campo Área a Derivar, seleccionar el Área correspondiente.
Fig. 18
o En el campo Acción a tomar, seleccionar la Acción
correspondiente. Fig. 19
o En el campo Número de Folios, ingresar el número
o En el campo Observación, ingresar la observación

INFORMACIÓN
o En el campo Documento, seleccionar el documento

o En el campo Observación, ingresar la observación
o En Documento de Pase en el campo Número, ingresar número
correspondientes. Fig. 21
o Dar click en Enviar a la Bandeja de Salida. Fig. 21 y Fig. 22
o Dar click en Aceptar. Fig. 22 y Fig. 23
o Ir a Bandeja de salida.
Fig. 17.1
Fig. 18

INFORMACIÓN
Fig. 19
Fig. 20
Fig. 21

INFORMACIÓN
Fig.22
Fig.23
o Archivar: regresar a Doc. Derivados del Trámite
o En Bandeja de Entrada, cuando el documento está recepcionado, dar

click en una carpeta creada al dar click en recepcionar (en el ej. Es Ger.
Planif. Estratégica).Fig. 24
o Dar click en los datos que están debajo de los campos. Trámite, Motivo,
Documento, Fecha/Hora (recibe), Folios; en Detalle se visualiza
información del documento, si en el campo Motivo dice “Apoyo” o algo
similar siempre se da click en la opción Archivar. Fig. 24
o En Detalle del Registro a Resolver: Fig. 25
o En el campo Observación, ingresar observaciones
correspondientes. Fig. 25

INFORMACIÓN
o Seleccionar en el campo Documento, el documento

o En el campo Número, ingresar el número correspondiente. Fig. 26
o En el campo Año, ingresar el Año correspondiente. Fig. 26
o Ingresar datos en los campos faltantes.
o Dar click en el botón Enviar a la Bandeja de Salida; sale un
mensaje que dice “… falta registrar un documento que resuelva el
Expediente”. Fig. 26 y Fig. 27
o En Detalle, dar click en el botón Doc. derivados del Trámite. Fig.
27.1
o Doc. Derivados del Trámite:
o Después dar click en Archivar (ver Archivar), luego haber dado click en
el botón Doc. derivados del Trámite, visualizar en Detalle la información.
Fig. 27.1
o En Documentos Derivados del Trámite, debajo de los campos Fecha,
Nro. Documento, Notificado no hay documento, entonces dar click en el
botón Nuevo. Fig. 28 y Fig. 29
o Chequeo el documento físico, entonces dar check en la opción Resuelve
trámite. Fig. 30
o En Datos del Documento: Fig. 30
o Seleccionar en el campo Tipo de Doc., el Tipo correspondiente.
Fig. 30
o En el campo Documento ingresar el número y el Año
o En el campo Fecha del Doc. Ingresar la fecha correspondiente. Fig.
31
o En Datos de la Notificación: Fig. 31
o Puede recoger el documento el Administrado o se lo pueden
enviar a una dirección que él señale. Fig. 32
o En el campo Notificar en: ingresar la dirección correspondiente.
Fig. 32
o En el campo Nro. de Folios, ingresar el número correspondiente.
Fig. 32
o En el campo Plazo en Días, ingresar el número correspondiente y
seleccionar que tipo son. Fig. 32
o En el campo Observación, ingresar la Observación

INFORMACIÓN
o Dar click en el botón Grabar, se visualiza los datos ingresados (lado

izquierdo) debajo de los campos Fecha, Nro. Documento, Notificado.
Fig. 33
o Dar click en el botón Imprimir Notificación, si se desea Imprimir (es un
Cargo de Notificación para envío). Fig. 33 y Fig. 34
o Aquí se decide si se Archiva o se Deriva.
o Si se Deriva, ir a Derivar.
o Si se Archiva, dar click en el botón Archivar. Fig. 34.1
o En detalle del Registro a Resolver:
o Ingresar los datos faltantes en los campos Observación, Número,
Año. Fig. 35
o Dar click en Enviar a Bandeja de Salida, luego en la carpeta creada
se visualiza el documento. Fig. 35
o En el lado derecho Dar click en los datos que están debajo de los
campos: Trámite, Motivo, Documento, Fecha/Hora (recibe), Folios. Fig.
37
o Junto al campo Folios dar check a la cajita que está a su costado. Fig. 38
o Dar click en el botón Generar Hoja de ruta. Fig. 38
o Dar click en Si, si se desea la Generación de la Hoja de Ruta y No sino se
desea. Fig. 39
o Dar click en Hojas de Ruta, en el lado derecho seleccionar la opción
pendientes de Impresión.
o Dar click en Imprimir Hoja de Ruta, se procede a imprimir la hoja de
Cargo.
Fig. 24

INFORMACIÓN
Fig. 25
Fig. 26
Fig. 27

INFORMACIÓN
Fig. 27.1
Fig. 28
Fig. 29

INFORMACIÓN
Fig. 30
Fig. 31
Fig. 32

INFORMACIÓN
Fig. 33
Fig. 34
Fig. 34.1

INFORMACIÓN
Fig. 35
Fig. 36
Fig. 37

INFORMACIÓN
Fig. 38
Fig. 39
Fig. 40

INFORMACIÓN
Fig. 41
Fig. 42
o Extornar : regresar 48 hrs. Pendientes de Recepción
o Esto se produce cuando se deriva un documento a un Área, el Área

verifica el documento físico, sino llega el documento físico en 48 horas
como máximo en Detalle se pone una línea roja y se deshabilitan las
opciones.
o Se llama el Área para que lo envíen o el Área equivocada que recibió el
documento procede a Extornar es decir anula la operación.
o En el Ej. se envío por error a U. de Adm. Documentaria un documento :
o En Elementos enviados (derivados), ubico la carpeta donde se
derivó el documento. Fig. 43

INFORMACIÓN
o Dar click en los datos, que se encuentran debajo de de los campos

Trámite, Motivo, Documento, Fecha/Hora, Folios. Fig. 43
o En Detalle, dar click a la opción Extornar. Fig. 43
o Dar click en Si, si se desea Extornar y No sino se desea. Fig. 44
o Dar click en Aceptar, si en el paso anterior seleccione Si. Fig. 45
o En Elementos Enviados (derivados) desaparece el documento. Fig.
45
o En Bandeja de Entrada en la carpeta del Área creada
correspondiente; en la opción pendientes de Derivar, Resolver o
anexar se visualiza el documento en su estado inicial. Fig. 46
Fig. 43
Fig. 44

INFORMACIÓN
Fig. 45
Fig. 46
1.2. Bandeja de Salida.- Regresar a derivar

Regresar índice
o Dar click en Bandeja de Salida, luego dar click en la carpeta creada con el
nombre del Área Destino.
o En el lado derecho se visualiza el nombre del Área destino (en el ejm es U. de
Recaudación Tributaria). Fig. 47

INFORMACIÓN

los campos Trámite, Motivo, Área Destino, Fecha/Hora, Folios; en la parte inferior
en Detalle se visualiza “Ingresado”. Fig. 47
o En la parte superior junto al campo Folios dar check en la cajita. Fig. 48
o Dar click en el botón Generar Hoja de Ruta. Fig. 48
Fig. 47
Fig. 48
1.3. Hojas de Ruta.- regresar índice
o Luego de haber dado click en el botón Generar Hoja de Ruta. Fig. 48

INFORMACIÓN
o Dar click en Sí, si deseo generar la Hoja de Ruta y No sino deseo generar la Hoja
de Ruta. . Fig. 49
o En Hojas de Ruta, dar click a la carpeta creada con el Área destino (en el ej. es
U.de Servicio y Orient. Tributaria), se visualiza el documento en el lado derecho. .
Fig. 51
o Dar click en los datos debajo de los campos Número, Área Destino, Fecha/Hora,
en la parte superior seleccionar la opción Pendientes de Impresión. Fig. 52
o Dar click en el botón Imprimir Hoja de Ruta. Fig. 52 y Fig. 53
o Dar click en Si, si la impresión de hoja de ruta fuè satisfactoria y No si no lo fue.
.Fig. 54
Fig.49
Fig. 50

INFORMACIÓN
Fig. 51
Fig. 52
Fig. 53

INFORMACIÓN
Fig. 54
1.4. Elementos Enviados (derivados).- Regresar índice
o En Trámite, dar click en Elementos enviados (derivados), se visualizan las carpetas

identificadas con los nombres de las áreas hacia las cuales derivamos los
documentos. Fig. 55
o En la parte superior se visualiza el nombre del Área (en el ej. seleccionamos U. de
Serv. Y Orientación Tributaria), seleccionar Año y Mes realizando consultas por año y
mes. Fig. 56
Fig. 55

INFORMACIÓN
Fig. 56
2. Mesa de Partes y Archivo: Regresar Índice
Contiene las opciones: Ingreso de Trámites, Generar Hoja de Ruta, Consulta/Reporte Hoja de
Ruta, 48 hrs. Pendientes de Recepción, Trámites Pendientes de Archivo, Trámites Archivados.
2.1.- Ingreso de Trámites.- Regresar Índice
o En Mesa de Partes y Archivo, dar click en Ingreso de Trámites. Fig. 57

o En Ingreso de Trámites: Fig. 57
o Seleccionar del campo Tipo, el Tipo correspondiente. Fig. 57
o Dar click en el botón Nuevo. Fig. 57
o En Detalle: Fig. 58
o En el campo Administrado ingresar el dato o buscar en Fig. 58
o En Personas: Fig. 59
o Ingresar los datos correspondientes sea por Búsqueda por
Código, Búsqueda por Documento de Identidad, Búsqueda
por Nombres o Razón Social. Fig. 59
o Sino se encontrara los datos dar click en Opciones en el
botón Nuevo, en Registro de Personas ingresar todos los
datos en Datos de la Persona y en Datos de (la cónyuge).
Fig. 59 y Fig. 60

INFORMACIÓN
o Al encontrar el nombre automáticamente la dirección se

visualiza en el campo Notificar en: Fig. 61
o Sino se usó , en el campo Domicilio Notificar en, ingresar el
dato correspondiente. Fig. 61
o En el campo Email, ingresar el dato correspondiente. Fig. 61
o Seleccionar del campo Área destino, el destino correspondiente.
Fig. 61
o En el campo Motivo ingresar el dato correspondiente, O buscar
en los datos que se visualizan en Procedimientos
Administrativos es según lo que seleccione en el campo Área
Destino. Fig. 61 y Fig. 62
o En el campo Número de Folios, ingresar el dato correspondiente.
Fig. 61
o En el campo Sumilla ingresar el dato correspondiente. Fig. 61
o En el campo Lote Catastral, ingresar el dato correspondiente o
buscar en Fig. 61
o Dar click en el botón Grabar. Fig. 61
o Dar click en los datos debajo de los campos Trámite, Motivo, Área
destino, Fecha/Hora, Estado, Expediente. Se visualiza Detalle del
Registro dar click en el botón Imprimir Cargo (se le entrega a la persona
que realizó el trámite). Fig. 63
Fig. 57

INFORMACIÓN
Fig. 58
Fig. 59
Fig. 60

INFORMACIÓN
Fig. 61
Fig. 62
Fig. 63

INFORMACIÓN
Fig. 64
o En Ingreso de Trámites :
o Dar click en el botón Parte diario si se desea ver la lista de documentos
recibidos en el día. Fig. 64 y Fig. 65
o Solo al seleccionar en el campo Tipo Invitación dar click en el botón
Parte de Entrega, si se desea ver la lista de documentos para entregar
en el día. Fig. 66 y Fig. 67
o Para buscar documentos a tramitar:
o Dar click en el campo Fecha, seleccionar la fecha, luego dar click
en y encuentro los trámites del día seleccionado. Fig. 68
Fig. 65

INFORMACIÓN
Fig. 66
Fig. 67
Fig. 68

INFORMACIÓN
2.2. Generar Hoja de Ruta: Regresar índice
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Generar Hoja de Ruta (lado izquierdo).Fig. 69
o Para visualizar detalle del documento:
o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Trámite, Motivo,
Área destino, Fecha/Hora, Folios. Fig. 69
o En Detalle del Registro se visualizan los datos. Fig. 69
o Para seleccionar documento dar check en la cajita que se encuentra Junto al campo
Folios. Fig. 70
o Dar click en Generar Hoja de Ruta (lado superior derecho). Fig. 70
o Dar click en Si si se desea generar y No si no se desea. Fig. 71
Fig. 69
Fig. 70

INFORMACIÓN
Fig. 71
2.3.- Consulta y Reporte de Hoja de Ruta.- Regresar índice
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Consulta/Reporte Hoja de Ruta (lado

izquierdo). Fig. 72
o En el lado derecho seleccionar la opción Pendientes de impresión. Fig. 73
o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área destino, Fecha/Hora se visualizan los
documentos. Fig. 73
o Para imprimir dar click en Imprimir Hoja de Ruta. Fig. 73 y Fig. 74
o Dar click en Si si imprimió correctamente y No sino lo imprimió correctamente. Fig. 75
o Si se desea refrescar la información, dar click en Refrescar. Fig. 75
Fig. 72

INFORMACIÓN
Fig. 73
Fig. 74

INFORMACIÓN
Fig. 75
2.4.- 48 hrs Pendientes de Recepción.- Regresar índice
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en 48 hrs Pendientes de Recepción (lado

izquierdo). Fig. 76
o Debajo de los campos Trámite, Motivo, Área Origen, Fecha/Hora (envío), Área Destino
se visualizan los documentos. Fig. 76
o Si se desea extornar (anulación), dar click en Extornar.
Fig. 76

INFORMACIÓN
2.4.-Tràmites Pendientes de Archivo.- Regresar índice
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Trámites Pendientes de Archivo (lado

izquierdo). Fig. 77
o Debajo de los campos Trámite, Área Origen, Fecha/Hora (envío), se visualizan los
documentos, dar check en la cajita para seleccionar el trámite a archivar. Fig. 77
o Dar click en Archivar. Fig. 77
o Si se desea Imprimir dar click en Imprimir. Fig. 77
Fig. 77
2.5.- Trámites Archivados.- Regresar índice
o En Mesa de Partes y Archivos, dar click en Trámites Archivados (lado izquierdo).En

Trámites Archivados. Fig. 78
o En Trámite en los campos Año y Nro. Ingresar los datos correspondientes. Fig. 78
o Dar click en el botón Consultar. Fig. 78
o Debajo de los campos Fecha salida, Área, Fecha Ingreso, Motivo, se visualizan los
Trámites Archivados. Fig. 78

INFORMACIÓN
Fig. 78
3. DOC. DERIVADOS DEL TRÀMITE: regresar Índice
Contiene la opción Registro de Documentos.
3.1.- Registro de Documentos: regresar Índice
o Debajo de Registro de Documentos seleccionar el año y el mes y debajo de éstos

seleccionar el tipo de documento (en el ej. Certificado de Numeración). Fig. 79
o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Fecha, Área, Año,
Número, Siglas, Administrado, Folios, Notificado. Fig. 80
o En Detalle del Registro dar click en Imprimir Notificación. Fig. 80 y Fig. 81
o En Detalle del Registro dar click en Notificación. Fig. 80 y Fig. 82
o En Detalle de la notificación: Fig. 83
o En Datos de la Notificación: Fig. 83
o En los campos Persona Notificada, Fecha, Hora ingresar los datos
correspondientes a los campos mencionados. Fig. 83
o Seleccionar del campo Vínculo el correspondiente. Fig. 83
o En el campo Observación ingresar el dato correspondiente. Fig. 84
o Seleccionar del campo Con firma, el dato correspondiente. Fig. 84
o En el campo Fecha de Recepción ingresar el dato correspondiente.
Fig. 84

INFORMACIÓN
Fig. 79
Fig. 80
Fig. 81

INFORMACIÓN
Fig. 82
Fig. 83
Fig. 84

INFORMACIÓN
4.- Consultas y Reportes : regresar Índice
Contiene las opciones: Por Trámites o Documentos, Por Administrado, Por Fechas,
Trámites Presentados por Área, Resùmen de Trámites Presentados, Ubicación de Trámites
por Área, Resumen de Ubicación de Trámites, Trámites No Resueltos por Área, Resùmen de
Trámites No Resueltos, Resumen de Trámites por Motivo, Trámites por Área y Motivo,
Trámites Extornados por Área, Movimientos por Trámite, Alertas de Trámites
Documentarios. Fig. 85
Fig. 85
4.1.- Por Trámites o Documentos.- Regresar índice
o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig. 86.1

o Dar click en Por Trámites o Documentos (lado izquierdo superior).Fig. 86.1
o Se puede hacer la consulta Por Documento o Por Trámite. Fig. 86.1
o Si es por Documento: Fig. 86
o Seleccionar en el campo Tipo, el Tipo correspondiente. Fig. 86
o En los campos Año y Número, ingresar los datos correspondientes. Fig. 86
o Si es por Trámite: Fig. 86.1
o En los campos Año y Número, ingresar los datos correspondientes. Fig. 86.1
o Dar click en el botón Consultar. Fig. 86.1
o Se visualiza la consulta realizada en el lado derecho. Fig. 87
o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Emite,

INFORMACIÓN
Recibe, Área Remitente, Área Destino, Acción, Folios, D.T., D.D., se visualiza
en Detalle información sobre el trámite. Fig. 88
o Para imprimir Detalle dar click en Imprimir. Fig. 88
o Después de realizar la consulta por Documento o por Trámite, según sea el
documento en la parte derecha superior aparece el botón Documentos al
Administrado en el cual se visualizan los documentos del Administrado y el estado
del trámite. Fig. 88.1 y Fig. 88.2
Fig. 86.1
Fig. 86

INFORMACIÓN
Fig. 87
Fig. 88
Fig. 88.1

INFORMACIÓN
Fig. 88.2
4.2. - Por Administrado. - regresar índice
o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior). Fig. 90

o Dar click en Por Administrado (lado izquierdo superior). Fig. 90
o En Administrado: Fig. 90
o Ingresar en el campo Código el código correspondiente, en los campos Ape.
Pat, Ape. Mat, Nombres; ingresar los datos correspondientes.
o O buscar en :
o En Personas, hacer la búsqueda por Búsqueda por Código,Bùsqueda
por documento de Identidad o Bùsqueda por Nombre o razòn
social,luego dar click en el botòn Consultar. Fig. 90 y Fig. 91
o En Listado; dar click en los datos debajo de los campos Código y
Apellidos y Nombres o razón Social. Fig. 91
o En Administrado; en los campos Ape. Pat, Ape. Mat, Nombres; aparecen
los datos correspondientes. Fig. 91.1
o Dar click en el botón Consultar, en Documentos del Administrado :
o Se visualizan los documentos del Administrado, dar click y
seleccionar el requerido. Fig. 91.1 y Fig. 92
o Para imprimir Reporte de Documentos tramitados, dar click en
Imprimir Listado. Fig. 92 y Fig. 92.1
o Dar click en los datos que se encuentran debajo de los campos Emite, Recibe,
Área Remitente, Área Destino, Acción, Folios, D.T., D.D., se visualiza en Detalle
información sobre el trámite. Fig. 93
o Después de realizar la consulta por Documento o por Trámite, según sea el
documento en la parte derecha superior aparece el botón Documentos al
Administrado y a veces el botón Anexos, al dar click en Documentos al
Administrado se visualizan los documentos del Administrado y el estado del
trámite. Fig. 93.1 y Fig. 93.2

INFORMACIÓN
Fig. 90
Fig. 91
Fig.91.1

INFORMACIÓN
Fig. 92
Fig. 92.1
Fig. 93

INFORMACIÓN
Fig. 93.1
Fig. 93.2
4.3.- Por Fechas.- regresar índice
o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig. 95

o Dar click en Por Fechas (lado izquierdo superior). Fig. 95
o En Rango de Fechas: Fig. 95
o En los campos Desde y Hasta; ingresar los datos correspondientes. Fig. 95
o En Documentos por Rango de Fechas : Fig.96
o Se visualiza información de los Trámites de ese rango. Fig.96
o Para imprimir dar click en Imprimir Listado. Fig.96 y Fig.97

INFORMACIÓN
Fig. 95
Fig. 96
Fig. 97

INFORMACIÓN
4.4.-Trámites Presentados por Área.- Regresar índice
o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior).Fig.98

o Dar click en Trámites Presentados por Área (lado izquierdo superior).Fig.98
o En el campo Área seleccionar el Área. Fig.99
o Seleccionar en el campo Tipo de documento, el documento seleccionado.Fig.100
o En Fecha de Ingreso : Fig.98
o En los campos Desde y Hasta; ingresar los datos correspondientes. Fig.98
o Dar click en el botón Consultar. Fig.98
o Se visualiza información en un documento en PDF, desde el cual se puede imprimir.
Fig.101
Fig. 98
Fig. 99

INFORMACIÓN
Fig. 100
Fig. 101
4.5.- Resùmen de Trámites Presentados por Área.- regresar índice
o Dar click en Consultas y Reportes (lado izquierdo inferior). Fig.102

o Dar click en Resumen de Trámites Presentados (lado izquierdo superior). Fig.102
o En Tipo de documentos, seleccionar documento. Fig.103
o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede imprimir. Fig.104

INFORMACIÓN
Fig. 102
Fig. 103
Fig. 104

INFORMACIÓN
4.6.- Ubicación por Trámites por Área.- regresar índice

o Dar click en Ubicación por Trámites por Área (lado izquierdo superior). Fig.105
o En el campo Área, seleccionar documento. Fig.106
Fig. 105
Fig. 106

INFORMACIÓN
Fig. 107
4.7.- Resùmen de Ubicación de Trámites.- regresar índice

o Dar click en Resùmen de Ubicación de Trámites (lado izquierdo superior). Fig.108
o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede imprimir.
Fig.109
Fig. 108

INFORMACIÓN
Fig. 109
4.8.- Trámites no Resueltos por Área.- regresar Índice

o Dar click en Trámites no Resueltos por Área (lado izquierdo superior). Fig.110
o En el campo Área seleccionar el Área correspondiente. Fig.110
Fig.112
Fig. 110

INFORMACIÓN
Fig. 111
Fig. 112
4.9.- Resùmen de Trámites No Resueltos x Área.- Regresar índice

o Dar click en Resumen de Trámites no Resueltos (lado izquierdo superior). Fig.113

INFORMACIÓN
o Se visualiza información en PDF de los Trámites, desde allí se puede

imprimir.Fig.114
Fig. 113
Fig. 114
4.10.- Resùmen de Trámites Por Motivo.- Regresar índice

o Dar click en Resumen de Trámites Por Motivo (lado izquierdo superior). Fig.115

INFORMACIÓN

Fig.116
Fig. 115
Fig. 116
4.11.- Trámites por Área y Motivo.- Regresar índice

o Dar click en Resumen de Trámites Por Motivo (lado izquierdo superior). Fig.117
o En el campo Motivo seleccionar el Motivo correspondiente. Fig.117

INFORMACIÓN

Fig. 117
Fig. 118
4.12.- Trámites Extornados por Área.- Regresar índice

o Dar click en Trámites Extornados por Área (lado izquierdo superior). Fig.119

INFORMACIÓN

Fig. 119
Fig. 120

INFORMACIÓN
Fig. 121
4.13.- Movimientos Por Trámite.- Regresar índice

o Dar click en Movimientos Por Trámite (lado izquierdo superior). Fig.122
o Se visualiza información en PDF de las Modificaciones de los Trámites, desde allí se
puede imprimir. Fig.123
Fig. 122

INFORMACIÓN
Fig. 123
4.14.- Alertas de Trámites Documentarios.- regresar índice

o Dar click en Alertas de Trámites Documentarios (lado izquierdo superior). Fig.124
o Seleccionar del campo Área y Motivo los datos correspondientes. Fig.124 y Fig.125
o Se visualiza información en PDF de las Modificaciones de los Trámites, desde allí se puede
imprimir. Fig.127
Fig. 124

INFORMACIÓN
Fig. 125
Fig. 126
Fig. 127

INFORMACIÓN
5.- Mantenimiento: Regresar índice
Contiene las opciones: Áreas, Cargos, Acciones, Estados, Procedimientos, Tipo de resultados, Tipo de
Documentos. Fig.128
5.1.- Áreas.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior) dar click en Áreas. Fig. 128

o Dar click en Nuevo. Fig. 128
o En Detalle de Área: Fig. 129
o En los campos Descripción y Abreviatura, ingresar los datos correspondientes.
o Seleccionar en el campo Estado, el Estado correspondiente. Fig. 129
o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Abrev., Estado, Usuario; en
Detalle de Área: Fig. 130
o Se visualiza el detalle del área. Fig. 130
o Para editar dar click en Editar. Fig. 130
o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea
eliminar y Cancelar sino se desea. Fig. 130 y Fig. 131
Fig. 128

INFORMACIÓN
Fig. 129
Fig. 130
Fig. 131

INFORMACIÓN
5.2.- Cargos.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Cargos. Fig. 132

o En Detalle de Cargo: Fig. 133
o En los campos Descripción y Abreviatura, ingresar los datos correspondientes.
Fig. 133
o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Abrev., Usuario; en Detalle de
Cargo: Fig. 134
Fig. 132
Fig. 133

INFORMACIÓN
Fig. 134
Fig. 135
5.3. - Acciones. - Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior) dar click en Acciones. Fig. 136

o En Detalle de Acción: Fig. 137
o En los campos Descripción, ingresar el dato correspondiente. Fig. 137
o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Usuario ; en Detalle de Área :

INFORMACIÓN

o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea eliminar y
Cancelar sino se desea. Fig. 139
Fig. 136
Fig. 137
Fig. 138

INFORMACIÓN
Fig. 139
5.4.- Estados.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Estados. Fig. 140

o En Detalle de Estados: Fig. 141
o Dar click de bajo de los campos Código, Descripción, Usuario ; en Detalle de Estados :
Fig. 140

INFORMACIÓN
Fig. 141
Fig. 142
Fig. 143

INFORMACIÓN
5.5.- Procedimientos.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Procedimientos. Fig. 144

o Seleccionar de los campos Organigrama, Tupa, Alcaldía y Área; los datos
correspondientes. Fig. 144.1 y Fig. 144.2
o Dar click en Nuevo. Fig. 144.2
o En Detalle de Procedimiento: Fig. 145
o Seleccionar de los campos Área Inicio, Cargo que Resuelve, Cargo que Aprueba, los
datos correspondientes. Fig. 145, Fig. 146 y Fig. 147
o En el campo Días de Evaluación, ingresar el dato correspondiente. Fig. 148
o Seleccionar de los campos Tipo de Procedimiento, Tipo de Ubicación y Estado
los datos correspondientes. Fig. 148, Fig. 149 y Fig. 150
o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Estado, Usuario; en Detalle de
Procedimiento: Fig. 151
o Se visualiza el detalle del Procedimiento. Fig. 151
Fig. 144

INFORMACIÓN
Fig. 144.1
Fig. 144.2
Fig. 145

INFORMACIÓN
Fig. 146
Fig. 147
Fig. 148

INFORMACIÓN
Fig. 149
Fig. 150
Fig. 151

INFORMACIÓN
Fig. 152
5.6.- Tipo de Resultados.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Tipo de Resultados. Fig. 153
o En Detalle de Resultado: Fig. 154
o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Usuario; en Detalle de Tipo de
Resultados: Fig. 155
o Se visualiza el detalle del Tipo de Resultados. Fig. 155
eliminar y Cancelar sino se desea. Fig. 155.1
Fig. 153

INFORMACIÓN
Fig. 154
Fig. 155
Fig. 155.1

INFORMACIÓN
5.7.-Tipo de documentos.- Regresar índice
o En Mantenimiento (lado izquierdo inferior), dar click en Tipo de documentos. Fig.

156
o En Detalle de Tipo de Documento: Fig. 157
o Dar click debajo de los campos Código, Descripción, Usuario; en Detalle de Tipo de
Documento: Fig. 158
o Se visualiza el detalle del Tipo de Documento. Fig. 158
o Para eliminar dar click en Eliminar, luego dar click en Aceptar si se desea eliminar y
Cancelar sino se desea. Fig. 158 y Fig. 159
Fig. 156
Fig. 157

INFORMACIÓN
Fig. 158
Fig. 159

INFORMACIÓN
III.- GLOSARIO. Regresar índice
Icono del navegador Mozilla Firefox.
Menú: Colección de opciones que aparece en la pantalla de un ordenador.
Intranet.- Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet
para compartir de forma segura cualquier información o programa del sistema operativo
para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar.
Campo.- Los datos que tienen varias piezas se pueden dividir en campos. Por ejemplo, una
computadora puede representar la fecha de hoy como tres campos distintos: el día, el mes y
el año.

INFORMACIÓN

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Municipalidad de San Borja

Gerencia de Tecnologías de la Información

II. Tràmite Documentario ............................................................................................................ 5

III. Descripción General del Sistema ........................................................................................... 5

IV. Ingreso al Sistema .................................................................................................................... 6

V. Menu Principal ......................................................................................................................... 7

VI. Opciones del Menu Principal ................................................................................................... 6

VII. Descripción del Menu Principal ............................................................................................. 11

1.1.Bandeja de Entrada . ….………………………………………………………………………………………………..11

1.2. Bandeja de Salida ....................................... …………………………………………………………………29

1.3. Hojas de Ruta……………………………………………………………………………………………………………...30

1.4. Elementos enviados(derivados)…….………………………………………………………………………….…33

2.Mesa de Partes y Archivo ………………………………………………………………………………………………34

2.1. Ingreso de Tràmites…………………………………………………………………….……….…………….……….34

2.2. Generar Hoja de Ruta……………………………...………………………..……………………………………..…40

2.3. Consulta / Reporte Hoja de Ruta…………………………………………………………………………….……41

2.4. 48 hrs. Pendientes de Recepción………………………………………………………………………………...23

2.5. Trámites Pendientes de Archivo…………………………………………………………………………….…...44

2.6. Trámites Archivados……………………………………………………………………………………………...…...44

3.Doc. derivados de Tràmites …………………………………………………….…………………………………...…45

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 2

3.1. Registro de Documentos..…………………..............................................................................45

4.1. Por Trámites ó Documentos….………………………………………………………………………….……….…48

4.2. Por Administrado……………………………………………..……..…………………………………………..…….…51

4.3. Por Fechas ………………………...……….....................................................................................54

4.4.Trámites presentados por Área ………………………….……………………….……………..…..…….………56

4.5. Resumen de Trámites presentados por Área……………………………………………………….……....57

4.6. Ubicación de Trámites por Área……………………………………………………………………….……………59

4.7. Resumen de Ubicación de Trámites por Área …………...…….….………………………………………..60

4.8. Trámites No Resueltos x Área………………………….……………………………………………………….…….61

4.9. Resumen de Trámites No Resueltos x Área…………………………………………………………………...62

4.10. Resumen de Trámites por Motivo……………………………………………………………………………….63

4.11. Trámites por Área y Motivo………………………………………………………………………………………..64

4.12.Trámites Extornados x Área…………………………………………………………………………………………65

4.13 Movimientos por Trámite……………………………………………………………………………………………67

4.14. Alertas de Trámites Documentarios………………………………………………………………….……….68

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 3

5.7. Tipo de Documentos……………………………………………………………………………………………………..83

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 4

I. OBJETIVO. Regresar índice

II. TRÀMITE DOCUMENTARIO. Regresar índice

La Unidad de Trámite Documentario y Archivo es una Unidad Orgánica de la Municipalidad de San

III.- DESCRIPCIÓN. Regresar índice

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 5

IV.- INGRESO AL SISTEMA. Regresar índice

En seguida con la barra de desplazamiento voy hacia Aplicaciones de Documentación se ve el ícono

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 6

V.- MENU PRINCIPAL. Regresar índice

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 7

VI. OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice

1. Trámite.- En la ventana izquierda identificada con Trámite se ha ordenado los

Bandeja de entrada: Se almacenarán todos los documentos remitidos por la unidad de

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 8

Elementos Enviados o Derivados: En este directorio se mostrarán todos los documentos

2. Mesa de Partes y Archivo.- Aquí se registra el ingreso de los Trámites se chequea si

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 9

3. Doc. Derivados de Trámites.- Aquí se visualiza el Estado del documento, resoluciones

5. Mantenimiento.- El mantenimiento lo realiza la Gerencia de Tecnología de la

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 10

VII. DESCRIPCIÓN DEL MENU PRINCIPAL. Regresar índice

1. Trámite: Regresar índice

1.1. Bandeja de Entrada.- Fig. 9.0 Regresar índice

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 11

MANUAL DEL SISTEMA PÁGINA 12