DESCRIPCIÓN DE CADA PROCESO: RECEPCIÓN, ALMACENAJE,

SACADO, DESPACHO, CONTROL DE INVENTARIO EN DIAGRAMA DE

FLUJO.

PATSA maneja un sistema de atención a clientes bajo la filosofía “first come, first
served” en donde esta filosofía establece que el primer cliente que solicite un servicio
será el primer cliente atendido.

RECEPCIÓN:

Recursos para la descarga:

 Muelles
 Espacio en los tanques
  Personal para la descarga

Una vez se coordina la llegada del buque, inicia la operación del proceso de recepción.

Proceso de recepción

1. Llegada del buque al muelle: Antes de que el buque llegue a la terminal para
atención, hay cierta información que se debe compartir entre la terminal, el
buque y la agencia (si existe) para que se puedan planificar las operaciones y
confirmar la disponibilidad.
El cliente hace el requerimiento formal de atención a un buque mediante un
email dirigido al departamento de operaciones de PATSA. Este email detalla si la
operación es de carga, descarga o ambos, la cantidad total del producto a
descargar, el ETA del buque, el calado del buque, qué tanque de la terminal
desea que sea cargado/descargado el producto, y alguna solicitud o anotación
que se considere importante para iniciar la planificación de las operaciones.
Una vez el departamento de operaciones de PATSA recibe el requerimiento de
atención por parte del cliente, se verifica si hay disponibilidad de espacio en
muelle como en los tanques para brindar el servicio.
Con la información que suministra el cliente, PATSA empieza a planificar la
carga/ descarga del producto, el tiempo aproximado de la operación, prioridad
de carga/descarga, etc.
Considerando el tiempo de la operación, se organizan las cuadrillas necesarias
para brindarle el servicio al cliente, así como cualquier recurso indispensable
para la operación.
En el caso del puerto, todos los recursos y personal deben estar disponibles al
momento del arribo del buque o a la en que se le indica al cliente que se
iniciaran las operaciones, sino los clientes pueden bien cargar a PATSA costos
de bunkering, off hire, etc… ya que como sabemos en la logística el tiempo es
dinero.

2. Inspección de seguridad Industrial: Una vez el buque está atracado, el

departamento de Safety de PATSA sube abordo para realizar una inspección en
 conjunto con el encargado de SAFETY del buque. Si el buque no pasa la
inspección de seguridad, entonces se le indica al capitán qué ajustes debe
hacer, este los realiza. Si el buque pasa satisfactoriamente la inspección de
safety, entonces se pasa al siguiente paso.
3. Medición de las cantidades del producto: Se miden las cantidades del
producto que se pretenden descargar a bordo del buque. Esta medición se hace
con una cinta métrica de metal. Si la medición del producto, no coincide con la
información brindada por el cliente, el puerto redacta una nota de protesta
detallando esta condición que debe ser firmada por el capitán de la embarcación
o el primer oficial. Si la medición del producto coincide se pasa al siguiente paso.
4. Conexión de las mangueras y tuberías: PATSA maneja distintos tipos de
mangueras de descarga dependiendo del tipo de producto, estas mangueras
conectan los tanques del buque con las tuberías por las que se descarga el
producto.
5. Verificación de las mangueras y tuberías: esta es una inspección rápida en
donde el personal se asegura que las mangueras están conectadas
adecuadamente para evitar derrames.
6. Apertura de las válvulas: Una vez se comprueba que las conexiones están
bien, se procede abrir las válvulas de los tanques para darle salida al producto.
7. Llegada del producto a las bombas de propulsión: El producto llegara a la
bomba de propulsión que le dará el empuje necesario para que el producto
pueda llegar hasta el tanque en que se almacenara.
8. Llegada del producto al tanque de almacenamiento: Cuando el producto sale
en su totalidad de los tanques del buque, llega a los tanques de almacenamiento
de la terminal.
9. Cierre de las válvulas de los tanques: Una empleado operativo asignado, va a
donde están los tanques y cierra las válvulas de los mismos manualmente, esto
indica que la descarga ha terminado.
10. Desconexión de mangueras: Un empleado operativo de PATSA, sube a bordo
del buque y realiza la desconexión de las mangueras para que el buque pueda
zarpar.
ALMACENAMIENTO

El almacenaje de este tipo de productos se da a presión, las líneas y tuberías se

encuentran siempre llenas de producto para garantizar que todo el producto que el
cliente carga/descarga tiene la medición exacta solicitada.

Almacenaje como beneficio estratégico

Uno de las grandes ventajas que tiene PATSA al funcionar como una petro-terminal y a
su vez un centro de distribución de productos es que se encuentra relativamente cerca
de los consumidores (El Aeropuerto de Tocumen, a ciudad de Panamá y a su propia
terminal marítima en el pacífico.

Capacidad de almacenaje

Esta terminal tiene una capacidad de almacenaje de 246,155m3 en donde los patios de
tanques están interconectados entre sí por una red de tuberías que permite la
transferencia de productos hacia los muelles de carga, la recepción directa desde los
muelles y los intercambios entre tanques.

Tanques de Almacenamiento
Los tanques de almacenamiento de PATSA siguen los lineamientos de las normas
establecidas por API (American Petroleum Institute). Estas reglas se tienen en cuenta
para la construcción y mantenimiento de estos.

PATSA tiene 42 tanques de almacenamiento.

Principales productos almacenados:

El tanque al que va cada producto ya está asignado antes de que el buque arribe a la
terminal. Generalmente cada tanque contiene un solo tipo de producto de un solo
cliente.

Los principales productos que maneja esta terminal son:

• Bunkering

• Jet fuel

• Petróleo y sus derivados

Principales clientes

 Tocumen S.A – Jet fuel

 Clientes consumidores de bunkering
 Termoeléctricas
 Centros logísticos de distribución de petróleo

Proceso de almacenaje

1. Llegada del producto al tanque de almacenamiento.

2. Mediciones de los niveles del producto en el tanque: a las 12:00 media
noche de cada día se miden 3 veces los niveles de producto manualmente con
una cinta métrica de metal.

Aquí culmina el proceso de almacenaje ya que básicamente es el cliente quien decide

donde se almacenara el producto y en qué forma se cargara/descargara.
SACADO

El Proceso de sacado en esta terminal, es a solicitud del cliente y en coordinación con

el departamento comercial y de operaciones.

Es el cliente quien decide qué material y de qué tanque se va a despachar la

mercancía hacia el buque o bien hacia camiones sisternas.

Proceso de sacado:

A Solicitud de servicio: El cliente informa mediante un email dirigido a PATSA sobre

su necesidad de cargar cierta cantidad de producto en un buque.

1. Captura de servicios: El personal del departamento comercial de PATSA recibe

el correo y captura cuales son los datos o requerimientos exactos para la
operación.
2. Verificación de inventario disponible: El personal de comercial PATSA,
verifica en su sistema de inventarios si la cantidad que el cliente solicita para
descarga, está disponible en el tanque indicado. Si no hay suficiente inventario
disponible, se le informa al cliente y se le insta a que haga una nueva solicitud
del servicio. Si hay inventario disponible se pasa al siguiente paso
3. Coordinación de recursos: El departamento de operaciones de PATSA inicia
la coordinación de recursos, muelles y personal para atender el requerimiento
del cliente. Si no hay disponibilidad de muelles (Ya sea para despacho marítimo
o terrestre) y recursos para la fecha solicitada por el cliente, el departamento
comercial le insta a hacer una solicitud de servicio.
4. Confirmación de servicio: Si hay disponibilidad de recursos o muelles, el
departamento comercial confirma el servicio al cliente para ir después con el
proceso de despacho.
DESPACHO

Este es el último paso dentro del proceso de operaciones de PATSA. Por su

naturaleza, esta compañía puede despachar sus productos por dos medios: Terrestre o
marítimo.

El proceso de despacho del producto es muy parecida al de recepción ya que la

terminal establece casi los mismos lineamientos en materia operativa y de seguridad
para este proceso.

El proceso de despacho es una coordinación en conjunto con el cliente, los

representantes del buque o los transportistas locales y la terminal. Todos enfocados en
los mismos objetivos: que la operación sea segura, rápida y las cantidades sean
exactas.

Como dato curioso, PATSA despacha el 80% de jet fuel requerido por las aeronaves
que se encuentran en el Aeropuerto de Tocumen.
Proceso de despacho

1. Chequeo de área segura: El personal de safety de PATSA, realiza un chequeo

preventivo para garantizar que el área es apto para iniciar la descarga. Si el
buque o camión no pasan la inspección, se les solicita realizar ajustes para
pasar al siguiente paso. Si pasan la inspección se procede directamente al
siguiente paso.
2. Conexión de mangueras: Se conectan las mangueras de las tuberías a los
buques o de la estación de despacho al camión para distribución local.
3. Verificación de las mangueras y tuberías: esta es una inspección rápida en
donde el personal se asegura que las mangueras están conectadas
adecuadamente para evitar derrames.
4. Apertura de las válvulas: Una vez se comprueba que las conexiones están
bien, se procede abrir las válvulas de los tanques para darle salida al producto.
5. Llegada del producto a las bombas de propulsión: El producto llegara a la
bomba de propulsión que le dará el empuje necesario para que el producto
pueda llegar hasta el tanque del buque o de la cisterna.
6. Llegada del producto al tanque del buque o a la cisterna: el producto llega al
tanque del buque o de la cisterna que lo llevara a su destino.
7. Cierre de las válvulas de los tanques: Una empleado operativo asignado, va a
donde están los tanques de almacenamiento y cierra las válvulas de los mismos
manualmente.
8. Desconexión de mangueras: Un empleado operativo de PATSA, sube a bordo
del buque o va a la estación de despacho local y realiza la desconexión de las
mangueras para que el buque pueda zarpar o la cisterna se pueda ir.

CONTROL DE INVENTARIO

PATSA utiliza un sistema de control de inventario periódico, ya que todos los tanques
que se encuentren llenos de producto se miden manualmente todos los días a las
12:00 media noche 3 veces. Se hace una media entre los 3 resultados y esta es la
cantidad que se registra.
La cinta que se utiliza para medir el producto es de metal y está graduada a 1/8 de
pulgada.

De igual manera manejan un sistema para almacenar los registros de las mediciones
que se hacen.