Eventos en la Facultad Nacional de Salud Pública

Si bien en la RAE contamos con acepciones como eventualidad, hecho imprevisto, o que
puede acaecer; también tenemos suceso importante y programado, de índole social,
académica, artística o deportiva. Se deben pensar los eventos desde el plan de
comunicaciones como un acto comunicativo con un propósito claramente definido que
aporte al cumplimiento de los objetivos trazados como lo expresa Otero cuando define
que ¨el valor primordial de los acontecimientos especiales se centra en posibilitar el
contacto directo de las organizaciones con sus públicos, sin intermediarios como los
medios de comunicación y los líderes de opinión, y en un marco idóneo para consolidar
las relaciones interpersonales…; a partir de ellos, la organización define su identidad,
puede generar credibilidad y confianza y consolidar su reputación corporativa¨.1
En la Facultad Nacional de salud Pública reconocemos estos acontecimientos como
acciones claves que nos permiten impactar positivamente a nuestros públicos objetivos
enfocados especialmente en eventos de índole académicos, culturales y sociales.
Eventos académicos: abarcan todas las posibilidades de encuentros con propósitos
claramente definidos en torno al conocimiento y en estos encontramos congresos,
convenciones, foros, simposios, conferencias, seminarios, encuentros, ferias, entre otros.
Eventos culturales: tiene que ver con las manifestaciones y expresiones de la
comunidad. Encontramos entonces conciertos, exposiciones de arte, festivales de danza y
festivales de teatro.
Eventos sociales: se reconocen como los encuentros que pretenden celebrar o
conmemorar un suceso especial como asambleas, inauguraciones, aniversarios,
despedidas y funerales.
Esta clasificación se realiza de acuerdo al propósito del evento, sin embargo también se
puede acompañar de la calidad de la convocatoria siendo para público interno o público
externo y por la cantidad de personas que se espera recibir: evento pequeño (entre 20 y
250 participantes), evento mediano (entre 250 y 500), gran evento (entre los 500 y hasta
2.000 participantes) y mega evento (más de 2.000 participantes).2
Aspectos a tener en cuenta en los eventos de la Facultad Nacional de Salud Pública:

 El público a quien se dirige el evento.

 El mensaje a emitir.
 El entorno en el que se desarrolla.
 Los recursos necesarios para su desarrollo.
 El equipo responsable del mismo.
 El cronograma de trabajo y orden del día.
1
Otero Alvarado, Maria Teresa. Los acontecimientos especiales como acciones de relaciones públicas: el ceremonial y el
protocolo. Capítulo en: Comunicaciones Organizacional: teorías y estudios. Ediciones Clave. Rincón de La Victoria
(Málaga). 2005.
2
Guzmán Ramírez, Haydeé. La comunicación estratégica en los eventos. Capítulo en. Comunicación Empresarial. Ecoe
Ediciones. Universidad de La Sabana (Bogotá) 2011.
  La forma en la que se realizará la evaluación.

La evaluación de un evento está relacionada directamente por el objetivo principal o

propósito que este tenga definido desde el comienzo. Pueden existir objetivos cualitativos
y cuantitativos que nos ayuden a conocer el impacto que estos tuvieron en el público
objetivo. La medición de los acontecimientos especiales debe ser transversal y debe
contemplar todo el proceso de planeación y ejecución del mismo. Algunos indicadores
que se pueden definir para la evaluación de los eventos en la Facultad Nacional de Salud
Pública.

Indicadores cuantitativos Indicadores cualitativos

 Cantidad de personas asistentes.
 Cantidad de interacciones en
medios digitales.
 Personas inscritas vs personas
asistentes.
 Cantidad de invitados especiales
asistentes.
 Visitas a medios digitales después
del evento.
 Preguntas realizadas a los
ponentes.
 Descargas de material adicional.
 Cubrimiento de medios de
comunicación.
 Comentarios después del evento.
 Calidad de las participaciones o
preguntas.
 Percepción del impacto del evento.
 Desempeño del equipo encargado.
 Calidad de las reuniones de
planeación.
 Calidad de los proveedores del
evento.
 Nivel de satisfacción de los
asistentes.
 Nivel de satisfacción de los
ponentes.

Los eventos hacen parte del plan de comunicaciones porque permiten fortalecer la
reputación organizacional y proyectar voceros que se conviertan en líderes de opinión en
diferentes temáticas, de ahí la importancia de planificar y gestionar estratégicamente los
espacios de relacionamiento con los públicos objetivos.