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REPUBLICA DE COLOMBIA

RESOLUCION No. 001


(Enero 02 de 2.006)

Por la cual se reglamenta el funcionamiento de la caja menor.

EL REPRESENTANTE LEGAL EN USO DE LAS FACULTADES QUE LE OTORGA


LA LEY Y EN ESPECIAL LAS QUE LE CONFIERE LA RESOLUCIÓN No. 001
FECHADA EL 02 DE ENERO DE 2.006

RESUELVE:

ARTICULO 1º. LA EMPRESA queda sujeto a las disposiciones de la presente


resolución.

ARTICULO 2º. Autorizaciones. La Caja menor no podrá exceder la cuantía


mencionada en el articulo 5º de la presente resolución, autorizadas por el Representante
Legal (Ordenador del Gasto) o en su defecto por el Jefe Administrativo de la Empresa.

ARTICULO 3º. Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de Cajas


menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los
conceptos del Presupuesto General de la Empresa que tengan el carácter de urgentes
imprescindibles, inaplazables e imprevistos

ARTICULO 4º. Del manejo del dinero. El manejo del dinero de Caja Menor se hará a
través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante,
se podrá manejar en efectivo hasta $ 1.000.000 (Un Millón de Pesos m/c).

ARTICULO 5º. Del Reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos
realizados, cuando se hay consumido mas de un setenta por ciento (70%) del monto
establecido en el articulo anterior.
ARTICULO 6º. Del Responsable. Estos recursos serán administrados por el auxiliar de
administración MARIA AMPARO CARDONA HERNANDEZ identificada con Cédula de
Ciudadanía No. 30.389.490 de La Dorada, con su respectiva Póliza de Manejo.

PARAGRAFO.- Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones,


licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva Caja Menor, podrá
mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo
de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual solo se requiere de la entrega
de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo
que deberá constar en el libro respectivo.

ARTICULO 7º. De la apertura de los libros. La dependencia que se encarga de la caja


menor procederá a la apertura de los libros en donde se registren diariamente las
operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputación presupuestal del
gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respaldan cada operación. Con
el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los
registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las respectivas
dependencias financieras de los distintos órganos, deberán efectuar arqueos periódicos
y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las oficinas de auditoria
o control interno y en su defecto por la administración.

ARTICULO 8º. De la Legalización. En la legalización o cuadre de caja menor de los


gastos, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican y se
harán al finalizar la jornada de trabajo (todos los días):

1. Que los gastos estén agrupados por fecha, bien sea en el comprobante de pago o en
la relación anexa.
2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por
los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento
de identidad o NIT, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está
legalizando.
4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la
Caja Menor según el caso.
5. Que el gasto se encuentre presupuestado, ya que con esto se encuentra reconocido
el gasto,
ARTICULO 9º. Cuando se cambie el responsable de la Caja Menor, deberá hacerse una
legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

ARTICULO 10º. De las Prohibiciones: No se podrán realizar con los fondos de las
cajas menores las siguientes operaciones.

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en almacenes o depósitos.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento.

3. Realizar desembolsos con destino diferente al Centro de Salud.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones


que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques a personas naturales.

ARTICULO 11º. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Norcasia Caldas. a los dos (02) días del mes de Enero de 2.006

ANTONIO ACERO RIVERA


Asesor Financiero

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