SEDE: PRINCIPAL JORNADA: UNICA GRUPO 1

AREA: TECNICA PERIODO: 1 FECHA: 12/MARZO/2021/

ESPECIALIDAD: R.E.A MODULO: PROTOCOLO Y ATENCION AL USUARIO
DOCENTE: LUZ STELLA LEAL PARRA
WHATSAPP: 3124266775

NOMBRE GENERAL DE LA ACTIVIDAD:

REGLAS BÁSICAS DEL PROTOCOLO Y LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
TIEMPO TOTAL DE LA ACTIVIDAD EN GENERAL:3HORAS
RECOMENDACIONES GENERALES
1. Para el desarrollo de las actividades debe prevalecer los valores de la Honestidad y
Responsabilidad como principios de formación personal.
2. El estudiante debe primero leer la guía completamente antes de desarrollarla.
3. Se recomienda ver los links y hacer uso de esta ayuda solo a los estudiantes que tengan la
posibilidad de utilizar las redes sin afectar los datos que se emplean en la casa para comunicarse.
4. Resolver la actividad en el tiempo estipulado y enviar los resultados oportunamente.
5. Recordar que se debe portar el Uniforme correspondiente, cuando se envíen evidencias
fotográficas o visuales en las que aparece el estudiante.Las mismas deben ser autorizadas
mediante mensaje por el Padre de Familia o Acudiente.
6. No olvidar etiquetar la información a enviar: Escribir el Nombre Completo, Grado y Nombre
General de la Actividad.
7. El estudiante puede participar de forma voluntaria, en orientaciones académicas virtuales
organizadas por el docente con el empleo de aplicaciones y herramientas tecnológicas. Ellas no
afectarán la Jornada Normal de clase, ni la Valoración.
MOMENTO INICIAL
EXPLICACIÓN ACTIVIDAD GENERAL. Identificación de normas básicas para la organización de
eventos y determinar de acuerdo con las necesidades del cliente.

COMPETENCIAS: Reconoce la importancia del protocolo en la organización de los diferentes

eventos.
IMAGEN/ES DE APOYO

TEXTO/S DE LECTURA

REGLAS BÁSICAS DEL PROTOCOLO Y LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Distintos pasos para seguir para la correcta aplicación del ceremonial y el protocolo en la planificación
estratégica de los actos y siempre según la normativa vigente:

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Guía Didáctica para Actividades Virtuales 2021
 1. Designación de la titularidad del evento. El carácter del acto lo otorga siempre el organizador y los
medios utilizados para llevarlos a cabo, y no su naturaleza ni el rango de los asistentes. Hasta el
momento se han realizado las definiciones de actos como deportivos, académicos, de estado,
privados, etc… en función de la temática o contenidos de estos o de la asistencia a ellos de
determinadas autoridades, pero si se aplica un criterio de carácter científico para clasificarlos se ha de
prestar especial atención al emisor de la comunicación, fuente primaria de todas las demás
consideraciones. El carácter del acto no lo otorga el rango de los asistentes, sino la entidad
convocante. La primera misión del director de relaciones públicas, ceremonial o protocoloes, por
tanto, identificar si se trata de un acto oficial o no oficial, ya que solo en el primero de los casos habría
de aplicar las normativas autonómicas o locales.

2. Especificación del carácter del acto. Una vez identificado el emisor de la comunicación y qué tipo de
medios van a utilizarse, se ha de definir qué tipo de acto se desea realizar. Ni todas las organizaciones
son iguales ni siempre se dan circunstancias idénticas, de modo que en cada ocasión hay que
determinar cuáles son las variables para aplicar de entre un importante elenco de posibilidades entre
las que señalamos algunas: Antes de realizar la lista de invitados ha de determinarse si se trata de un
acto multitudinario o restringido. Ateniéndose a las circunstancias del momento, decidiremos si es
oportuna una celebración solemne o las circunstancias exigen un tratamiento sencillo. En función de
los objetivos organizacionales, consideramos o no oportuna la presencia en directo de los medios de
comunicación de masas, descartando de una vez por todas el falso axioma de que si los actos no son
transmitidos a través de los Mas Medias no existen.

3. Identificación de objetivos. Los organizadores de eventos como directores de comunicación

especializados en la gestión de la no-verbalidad, y en la administración correcta de los espacios y
tiempos en que se desenvuelven quienes representan el poder político, económico, social o cultural
emanado de la ciudadanía. Y para ello es imposible acertar si no se dispone de la información
oportuna: ¿cuál es el objetivo para conseguir? Nunca el objetivo de un acto es el acto en sí mismo Los
objetivos pueden ser tan variados como las organizaciones demanden, y van de un extremo al otro del
espectro comunicativo (publicidad, marketing, relaciones públicas.

4. Definición del mensaje. Un evento no se justifica jamás por sí mismo porque la mera perfección de las
formas no conduce más que a volcarnos en un preciosismo estético difícilmente justificable en
nuestros días. No basta con haber identificado nuestros objetivos, es necesario materializar el
mensaje a transmitir con la mayor nitidez posible, prestando especial atención a dos niveles
comunicativos: El material de comunicación verbal oral o escrita (discursos, folletos, carteles,
memorias, invitaciones, proyecciones…) Han de revisarse tanto los contenidos a través de su
redacción, niveles de legibilidad o vocabulario utilizado como los aspectos puramente formales y
estéticos de carácter gráfico o audiovisual, la creatividad, la identidad de los soportes o la idoneidad
del transmisor y sus características técnicas (luz, sonido, etc.…). Siempre han de estar orientados hacia
el o los públicos específicos a los que nos dirigimos, para que los entiendan correctamente. La
definición espaciotemporal de comunicación no verbal (ceremonial, etiqueta y protocolo).

5. Elaboración de listas de invitados. Hasta el momento, las listas de invitados se realizan casi
mecánicamente a partir de las bases de datos corporativas, donde suelen estar incorporadas las
autoridades y “fuerzas vivas” de la comunidad y como mucho los altos cargos de la organización. Hoy
día, atendiendo a tres características fundamentales: La identificación de los públicos implicados. La
localización de los públicos que “han de estar necesariamente” en cada evento suele ser la clave de su
éxito, ya que la disponibilidad para la acción cambia en función de variables como el nivel de
implicación y de reconocimiento de los problemas. Para elaborar una lista de invitados realmente
efectiva, los públicos activos, informados o latentes, dependiendo del alcance de nuestros objetivos.
Los niveles de representación convocados. Sin embargo, no basta con elaborar una relación
sistemática de todos aquellos grupos o individuos que se ven afectados por la organización en ese
caso concreto o viceversa, han de determinarse los niveles de representación a que responden al
objeto de que exista simetría en la presencia institucional y no se creen desigualdades.

6. Armonización entre anfitrionazgo, presidencia y precedencias. Con más detalle en el siguiente

epígrafe el significado de estos tres términos y las diferencias que existen entre ellos, pero hemos de
poner de manifiesto que frecuentemente en Colombia se deja de lado al anfitrión, el organizador del
acto y por tanto quién debe rentabilizarlo en términos estratégicos, por la persona que preside,
generalmente una autoridad. Es necesario que los ciudadanos puedan percibir con claridad al emisor

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Guía Didáctica para Actividades Virtuales 2021
 de la comunicación a través de su posicionamiento, y si la presidencia es la capacidad de presidir un
evento, no ha de coincidir necesariamente con la personalidad de mayor rango presente. En este
sentido, no se ha superado aún una cierta herencia de tiempos pasados, en que las autoridades eran
las únicas fuerzas con visibilidad social y mediática, y los ciudadanos aún no han asumido que el
Estado está compuesto también por fuerzas sociales, económicas, políticas o culturales que deben
hacerse presentes en sus actos públicos

7. Elección del lugar y el momento del acontecimiento. Elección del lugar pese al innegable atractivo de
determinados “marcos incomparables”, no dejar de lado que, en nuestra profesión, casi siempre, lo
ideal es “estar en casa”, ya que presenta unas considerables ventajas organizativas, estratégicas y
tácticas. Dos son los aspectos fundamentales para tener en cuenta: Titularidad del local: antes de
acudir a un local ajeno, sobre todo si se trata de un local cedido gratuitamente, han de sopesarse con
sumo cuidado los puntos fuertes y débiles a efectos logísticos, económicos y sobre todo en términos
de imagen, ya que en ocasiones un espacio de titularidad ajena a la organización conlleva
contraprestaciones considerables. No sería la primera vez que una organización empresarial por
ejemplo celebra sus bodas de plata en unas instalaciones municipales y el alcalde asume la
presidencia y el protagonismo de estas por considerar que está “en casa”, en lugar de ocupar un lugar
destacado como invitado de honor bajo la presidencia del líder empresarial.

8. Distribución de los espacios y los tiempos de la ceremonia Los espacios ceremoniales. Utilizar los
espacios como lo hacen los directores de cine, actuando como si se estuvieran en un plató y
estableciendo diferentes ámbitos espaciales que permitan al público distinguir a primera vista el
“mapa relacional” del universo de la organización. Si es necesario que se identifiquen distintas
categorías de públicos entre los asistentes es mucho más operativo para el organizador y fácil de
visualizar para los asistentes la ubicación de las distintas categorías de invitados.

9. Aplicación de criterios sistemáticos de ordenación. Cualquier organización debería tener asumidos y

reglamentados internamente unos criterios de ordenación que salvaguardaran la imagen institucional
de posibles acusaciones de parcialidad o favoritismo en caso de insatisfacción de alguno de los
asistentes con el tratamiento otorgado. En actos oficiales, los criterios que indican las normativas
estatales, autonómicas y locales, de obligado cumplimiento. En actos privados, los que indiquen las
normativas internas de los grupos indicados en el caso de que dispongan de ellas. Como, por ejemplo,
la Conferencia Episcopal, aunque no dispongan de un manual de ceremonial expresamente así
denominado, sí está estructuradas con unas jerarquías y unos organigramas perfectamente definidos.

10. Evaluación. Por último, no olvidar realizar un chequeo de la actividad llevada a cabo. Suele ser muy
efectivo elaborar un dossier completo del acto, de carácter interno y por tanto crítico, que incorpore
todos y cada uno de los pasos ejecutados. Este dossier servirá de archivo, de evaluación y como guía
para ocasiones futuras. En el dossier, que puede hacerse en soporte informático o en materiales
tradicionales, deberían figurar los siguientes puntos: Documentos emitidos para el evento. (invitación,
programa, carteles, mails…) Lista de invitados Listado de asistentes y comparativa con el de invitados.

MOMENTO DE DESARROLLO
ACTIVIDAD/ES A DESARROLLAR
ACCIONES PARA DESARROLLAR:

1. Lea el artículo sobre reglas técnicas para protocolo de eventos y elabore un mapa conceptual.
2. Según las imágenes y el texto, concluimos que se deben realizar protocolos para organizar eventos,
en particular en nuestra área técnica (Recreación, Administración de Empresas Hoteleras y Ecoturismo)
indique en 10 líneas la importancia sobre la aplicación de estas reglas técnicas, de acuerdo con la
especialidad que usted cursa.

RECOMENDACIONES PERTINENTES A LAS ACTIVIDADES

1. Si tiene la posibilidad, puede redactar sus conclusiones en el archivo Word y enviarlas a través
del correo estipulado; sino hacerlo en su cuaderno de notas o en hojas blancas, tomarle una
fotografía y enviar el archivo WhatsApp o en su defecto redactarlas en como un mensaje de
texto y enviarla por el mismo medio.
2. Archivar en una carpeta o en el Portafolio.
3. Resolver la actividad en el tiempo estipulado
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 4. Enviar evidencias al WhatsApp 3124266775

MOMENTO FINAL

EVIDENCIA/S DE APRENDIZAJE O RESULTADO/S A ENTREGAR

RESULTADO A ENTREGAR:

1. MAPA CONCEPTUAL: El diseño del mapa conceptual diligenciado

2. IMPORTANCIA DE APLICACIÓN DE REGLAS TECNICAS DE PROTOCOLOS EN ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS: Las conclusiones sobre aplicación de protocolos en eventos, según la especialidad
que cursa

RUBRICA PARA EVALUACION DE RESULTADOS

Es la valoración de las acciones que realizan los estudiantes en el desarrollo de la Guía Didáctica, que
se demuestran en los resultados solicitados por el docente.
COMPONENTES PONDERACION Y DESCRIPTORES
Demuestra permanentemente Demuestra competencias No obstante sus
competencias de de responsabilidad, y no dificultades de
responsabilidad, calidad y obstante ciertas dificultades cumplimiento y calidad del
CRITERIOS eficiencia del trabajo en casa, de cumplimiento y calidad trabajo en casa, su
que lo califican como un/a como un@ buen desempeño en la
estudiante excepcional en estudiantes en condiciones adversidad, le amerita
condiciones de adversidad. de adversidad. oportunidades de mejora.
En el desarrollo de las
En el desarrollo de las
actividades pedagógicas y las
actividades pedagógicas y A pesar de sus dificultades
guías didácticas, sus
las guías didácticas, sus en ocasiones hace
contribuciones son
INDICADORES contribuciones son contribuciones sencillas y
significativas, dando respuesta
interesantes y se emplean emplea recursos dentro
a lo planteado en cada una de
correctamente los recursos. de sus posibilidades.
ellas y con una presentación
eficaz.
DESEMPEÑO SUPERIOR DESEMPEÑO ALTO DESEMPEÑO BÁSICO
DESEMPEÑOS
(DE 4.6 A 5.0) (DE 4.0 A 4.5) (DE 3.0 A 3.9)

CIBERGRAFÍAEMPLEADAPORELDOCENTE:
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“Quédate en casa…pronto nos volveremos a ver”

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