Sistema de Planificación, Programación y Presupuestación

Sistema de Planificación, Programación y Presupuestación

El Sistema de planificación, programación y presupuestación (en inglés Planning, Programming

and Budgeting System) se desarrolló en el Departamento de Defensa de los Estados Unidos en la
década de los sesenta, para disponer criterios efectivos que ayuden a gerencia en la toma de
decisiones, asignación y distribución de los recursos físicos y financieros en los diferentes organismos
públicos. A partir de 1965 comenzaría a aplicarse en los departamentos civiles y agencias estatales de
Estados Unidos.

El sistema de planificación, programación y presupuestación es un método integrado de planificación

y control que se define como el proceso en el cual los objetivos, recursos y su interrelación son
considerados para obtener un programa de acción comprensivo y coherente para la organización en su
conjunto. Este método de planificación y control tiene el objetivo de lograr una vinculación más real y
permanente de los objetivos operativos y estratégicos de la organización. Está orientado a la
identificación, planificación y control de proyectos que maximicen los resultados de la organización
que los desarrolla a largo plazo.

El sistema de planificación, programación y presupuestación se compone de cuatro elementos:

 Plan estratégico: documento que indica las directrices y el comportamiento a través de las
cuales una organización aspira a alcanzar sus objetivos o resultados. Es un plan cuantitativo
(indica los objetivos numéricos de la organización) que manifiesta las políticas y las líneas de
actuación para conseguir los objetivos. Los planes estratégicos han de estar limitados en el
tiempo, siendo concretos y explícitos para que su puesta en marcha por parte de la
organización sea exitosa. El horizonte temporal de los planes generales suele ser el largo
plazo, aunque en la actualidad, este se ha reducido debido a la elevada volatilidad de los
mercados.
 Programas: directrices que delimitan las formas de proceder (reglas generales) para coordinar
tareas y secuencias de las actividades de una organización. Se pueden definir como una forma
de disponer de criterios efectivos para la toma de decisiones, en la asignación y distribución de
los recursos limitados de los organismos públicos y privados. Los programas regulan las
actividades dentro de un amplio abanico de posibilidades de actuación en el desarrollo del
proceso de cumplimiento de los objetivos de la empresa. Los programas pueden ser
estratégicos, tácticos u operativos. El horizonte temporal de los programas suele ser el medio
plazo, realizándose los primeros más a largo plazo y los últimos a corto.
 Presupuestos: planes de acción expresados en valores y términos financieros a cumplirse en un
determinado periodo de tiempo. Los presupuestos ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización, son un mecanismo para la revisión de las políticas y
estrategias de la empresa, miden el desempeño y presentan por anticipado los gastos en los
que incurrirá la organización. El horizonte temporal de los presupuestos es el corto plazo
debido a la evolución de los costes.

 Control: evalúa lo efectuado por la empresa para determinar si se ha realizado acorde a lo

planificado. La medición del control clásica se realizaba sobre aspectos de la organización que
ya habían ocurrido, control a posteriori. En la actualidad además del control a posteriori, las
empresas suelen realizar un control previo así como uno concurrente. Los objetivos
principales del control en el ámbito de la gestión empresarial son permitir la toma racional de
decisiones, definir aspectos importantes a tener en cuenta y evaluar el resultado de las
decisiones, actuando sobre las desviaciones corrigiendo los planes, programas y presupuestos.
Numerosas organizaciones tradicionalmente han seguido un proceso de planificación, programación,
presupuestación, seguimiento (control a posteriori) y corrección de desviaciones, sin embargo el PPBS
permite:

 Coordinar planes y objetivos presupuestarios de forma continua y rigurosa.

 Evitar despilfarros de recursos, debido al control continuo.
 Logra una gestión más eficaz ya que ofrece información de costes reales y realiza
comparativas.

En definitiva el sistema de planificación, programación y presupuestación, ayuda a la organización a

mejorar continuamente y actuar sobre las desviaciones en el momento en que se producen,
obteniéndose una retroalimentación constante, lo que disminuye los costes de no calidad. Esto mejora
la rentabilidad de las etapas de decisión y de la empresa en su conjunto.

REFERENCIAS
 Martner, Gonzalo. Planificación y Presupuesto por Programas. Siglo Veintiuno Editores.
 Iyanga Pendi, Augusto. Política Educativa: Naturaleza, Historias, Dimensiones y
Componentes Actuales. Nau Llibres.
 Gruning, James E. Hunt, Todd. Dirección de Relaciones Públicas. Gestión 2000.com
 Presupuesto base cero
El presupuesto base cero es un documento que refleja cuánto y dónde se asignan los recursos de una
empresa, con el objetivo de alcanzar más rentabilidad y eficiencia reasignando las partidas de gastos.
Es decir, el presupuesto base cero va más allá que un presupuesto al uso o un informe estándar.

Se trata de una técnica financiera y contable que nos permite identificar gastos ineficientes e incluso
inútiles. Partiendo de esta base se pretenden potenciar las partidas de gastos que tengan un mayor
impacto positivo para la empresa. ¿Cómo? Disminuyendo o haciendo desaparecer las que no valgan la
pena.

Un ejemplo frecuente es cuando se duplican gastos similares. Se podría dar el caso en que una
empresa tuviera contratadas dos líneas de internet simultáneas de proveedores distintos. En este
escenario se debería estudiar eliminar uno de los dos proveedores y quedarnos con el que nos de el
mismo servicio al menor precio.

Etapas del presupuesto base cero

Durante la confección del presupuesto base cero, se deben seguir una serie de pasos para que el
resultado sea el que realmente esperamos. De este presupuesto se espera que transforme la empresa en
general. Esto, ya que la redistribución de gastos afectaría a todos lo niveles y departamentos de esta.

Luego, el proceso de realización de un presupuesto de base cero se haría tal que así:
 De esta forma, en base a estas cinco etapas se podrá llegar a realizar un cambio a todos los niveles de
la organización de forma prácticamente integral.

1. Establecimiento de un objetivo principal: Se trata de tener claro antes de empezar a

desarrollar el trabajo que supone el presupuesto base cero qué queremos alcanzar o mejorar en nuestra
empresa. Un ejemplo ocurre cuando se tiene de objetivo aminorar gastos para compensar una cierta
fase baja de ingresos de la empresa. Esto sucede si la empresa posee un negocio que funcione mejor en
ciertas estaciones del año. Una buena muestra de ello son los parques temáticos en verano e invierno.
2. Definición de niveles de decisión: Esta fase se encarga de definir los niveles de control que se
establecen entre las distintas líneas de mando de la empresa. Para ello lo óptimo es tener pocas líneas
pero con una gran fluidez de comunicación y una presencia en la que casi todos los niveles se puedan
sentir identificados. Un ejemplo es el caso de la gran empresa que se divide en multitud de
departamentos. Para que pueda existir una buena comunicación entre estos y se reme hacia un mismo
sentido, deben estar bien definidos los mandos de los departamentos junto con los mandos generales
de la empresa. Así, se podrían identificar y analizar problemas que puedan existir en varios
departamentos, por ejemplo.
3. Desarrollo de estrategias de decisión: En base a uno o más objetivos definidos y a unos
niveles de decisión marcados de forma eficaz, se procederá a implementar la estrategia que nos
permita cumplir los objetivos en todos los niveles. Un ejemplo son los objetivos mínimos que se
establecen en los contratos de empleos que retribuyen de forma variable según los productos o
servicios vendidos.
4. Ejecución de las estrategias: Aquí es donde se pone en marcha la estrategia desarrollada a
todos los niveles de la organización para la consecución de los objetivos establecidos. En esta fase se
ponen a prueba los objetivos y la nueva realidad de la empresa y se comienzan a hacer ciertos cambios
que perfeccionan el proceso. Algunos casos que nos pueden servir de ejemplo es cuando un mando
intermedio considera que los objetivos están por encima o por debajo de las capacidades de su
personal a cargo. En consecuencia, se rebajará o se aumentará la carga mínima a conseguir.
5. Revisión del proceso: En esta etapa final del proceso, se comprueba si se están cumpliendo
objetivos, plazos y la forma en la que se desarrolló la estrategia. Con esto se desean identificar por
ejemplo, vicios que se puedan dar. Un caso algo frecuente es el de la acumulación de ciertos gastos
generales sin identificar su utilidad o destino específico. Pudiendo, de este modo, tratarse desde la
adquisición de café para empleados, a folios para la oficina. Definir estos gastos nos permite analizar
las necesidades de la empresa y cómo se podría mejorar el proceso.
De esta forma, aunque el proceso posee cinco etapas y cada una de ellas necesita de la anterior que le
precede, según sea el modelo de negocio y la necesidad que este posea, se podría adaptar con incluso
más etapas

Ventajas y desventajas del presupuesto base cero

Dado que el presupuesto de base cero necesita de un gran trabajo y repercute en la forma de hacer las
cosas en la empresa, a continuación se van a exponer los puntos fuertes y débiles que nos pueden
suponer la realización e implantación del mismo:

Teniendo en cuenta que las ventajas se superponen a las desventajas únicamente realizando el proceso
de forma correcta, es rentable a todos los niveles adoptar un presupuesto base cero.

En otras palabras, al realizar de forma satisfactoria cada una de las etapas del proceso, la empresa pasa
de estar en una situación de cierta ineficiencia e incertidumbre, a determinar ciertos objetivos, un
presupuesto ajustado y una reasignación de recursos. Ello hará que la empresa sea más  sostenible
económicamente.