UNIDAD II

TRIPLE RESTRICCION

(ALCANCE – TIEMPO – COSTOS)

 Restricciones del proyecto

Triple Restriction Hexa Restriction

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 La triple restricción
Siempre se tendrá una restricción mandatoria, es decir de
prioridad máxima respecto a las otras 2

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Alcance del proyecto
SI NO SE DEFINE . . . NO EXISTE

El alcance es un área clave de la Gestión de Proyectos. . . Después de todo, es el trabajo que

se llevará a cabo.

Las metodologías basadas en los estándares y mejores prácticas del PMI, tienen un enfoque
conocido como predictivo, en donde se intenta definir con la mayor precisión posible lo
“que se incluye” y lo que “No se incluye” dentro del proyecto.

Una excepción a la regla puede ser el caso de metodologías ágiles en donde se trabaja con
interacciones cortas y en donde no se define con tanta claridad todo el proyecto, sino más
bien un rumbo definido por las próximas semanas, es decir una suerte de “investigación”,
de cual será el alcance del proyecto, lo que quedará definido a medida que se avance en el
tiempo

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 El Proyecto como Cambio

NECESIDAD PROYECTO BENEFICIOS

Estado actual Estado futuro

OBJETIVOS SMART
Cristalizar una oportunidad de negocio Específicos
Solucionar un problema. Medibles
Cumplir una reglamentación o regulación. Alcanzables
Satisfacer una necesidad estratégica Orientados a los resultados

Acotados en el tiempo
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Establecer objetivos
Metodología SMART

La meta debe estar Se debe establecer el

claramente definida. Debe ser desafiante, tiempo en que se
no obstante, medirá el
Debe poder medirse alcanzable. Está relacionado a cumplimento de la
fácilmente a través una meta del alto meta
de indicadores nivel de la
específicos. organización.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Objetivos SMART
Ejemplos:

“Lograr la reducción del 20% de la materia prima utilizada en el proceso

productivo “A” para el 31 de diciembre de 2020”

“Obtener un beneficio neto de 1M USD para el 31 de diciembre de 2020”

“Recuperar el espacio aéreo de edificio X con un costo inferior a k AR$ 500

para que esté listo para el próximo comité operativo”

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Gold Plating
Es una mala practica relativamente común en algunos proyectos, la cual se
define a partir de esa tendencia de incorporar más funcionalidades u otros
agregados a los entregables del proyecto, a pesar de no estar debidamente
documentadas en los requisitos del mismo. Es el famoso “ya que estamos”.
• No agrega valor.

• Produce un trabajo innecesario.

• Incrementando el nivel de riesgo del proyecto.

Además, los nuevos agregados requerirían tiempo para su desarrollo,
aumentarían los costos y le robarían tiempo a aquellas actividades que sí
están debidamente planificadas y que, por lo tanto, agregan valor al
proyecto.
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Gestión del Alcance – Procesos del PMI
INICIO
-------------------------------------------------------

- Planificar la gestión del alcance

- Recolectar Requerimientos
PLANIFICACIÓN
- Definir el Alcance
- Crear la EDT

ALCANCE -------------------------------------------------------
EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO - Validar el Alcance

Y CONTROL - Controlar el Alcance

CIERRE
-------------------------------------------------------
 Gestión del Alcance – PLANIFICACIÓN
INICIO
-------------------------------------------------------

- Planificar la gestión del alcance

- Recolectar Requerimientos
PLANIFICACIÓN
- Definir el Alcance
- Crear la EDT

ALCANCE -------------------------------------------------------
EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO - Validar el Alcance

Y CONTROL - Controlar el Alcance

CIERRE
-------------------------------------------------------
 Gestión del Alcance – PLANIFICACIÓN

El plan de Gestión del Alcance del Proyecto expresa como:

• Se definirá, verificará, y controlará el alcance del Proyecto.

• Se creará la EDT (o WBS).

• Se documentará, verificará , gestionará y controlará el alcance del

Proyecto.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Requerimientos

Condiciones o capacidades que el

proyecto debe cumplir o que deben
estar presentes en el producto,
servicio o resultado para satisfacer
un acuerdo u otra especificación
formalmente impuesta

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Recolección de Requerimientos
Proceso mediante el cual se relevan y documentan las necesidades y
expectativas de los stakeholders.

• Los requerimientos traducen las necesidades en objetivos.

• Los requerimientos sintetizan las expectativas del cliente.

• Documentación de los requerimientos.

Los requerimientos son
• Matriz de trazabilidad de los requerimientos.
la base para el
desarrollo de la EDT
• Plan de gestión de los requerimientos.
(Estructura de Desglose
de Trabajo)
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Fuentes de obtención de Requerimientos
Fuentes y formas de obtención de requerimientos

• Entrevistas y discusiones con los stakeholders.

• Documentación, desde procedimientos hasta manuales, y otros

documentos como reportes, informes y estudios.

• Sitios Web u otros medios electrónicos en donde se almacena información.

• Observación (Day in the life of) de las personas, y de su medio de trabajo.

• Análisis de los escenarios.

• Análisis de Eventos y respuestas.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Características de los Requerimientos
NECESARIO Es necesario si su omisión provoca una deficiencia en el producto.

CONCISO Fácil de leer y entender, de redacción simple y clara.

COMPLETO Proporciona la información suficiente para ser comprendido.

CONSISTENTE No es contradictorio con otro requerimiento.

NO DEBE SER
Tiene una sola interpretación. Su definición no causa confusiones.
AMBIGUO

VERIFICABLE Puede ser cuantificado a través de inspecciones, pruebas, análisis, etc.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Supuestos y Restricciones
Supuestos
• Hipótesis planteadas respecto a situaciones no conocidas por completo.

• A medida que se va obteniendo mayor información del proyecto, esos

supuestos deberían tender a desaparecer, convirtiéndose en certezas.

• Caso contrario, se irán pre configurando como potenciales riesgos.

Restricciones
• Aquellos factores que limitan el accionar del Project Manager sobre el
alcance (requerimientos no negociables), los tiempos (fechas impuestas) o
los costos (Presupuesto final definido) del proyecto.

• Ejemplo: “El proyecto debe culminar antes del 31/12/2020”.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Enunciado de Trabajo
El Enunciado de Trabajo (SOW: Statement of Work) es una descripción
narrativa de los productos, servicios o resultados que debe entregar el
proyecto.

Debe hacer referencia a:

• Necesidad del negocio.
• Descripción del alcance del producto.
• Plan estratégico de la organización.

Origen del Enunciado de Trabajo:

• Proyectos internos, lo proporciona el iniciador o el patrocinador del
proyecto en base a las necesidades del negocio, y los requisitos del producto
o del servicio.
• Proyectos externos, puede provenir del cliente como parte de un
documento de licitación, requerimiento o contrato.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Enunciado de Trabajo

Contribuye al conocimiento del alcance por parte

de los interesados del proyecto.

Incluye Exclusiones explicitas del alcance, lo que

permite una mejor gestión de las expectativas de
los stakeholders.

Brinda pautas para la ejecución del Proyecto como también un marco de

referencia para analizar solicitudes de cambio y evaluar si trabajos
adicionales están dentro o fuera de los límites del proyecto.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Enunciado de Trabajo
El Enunciado de Trabajo contiene:

• Descripción del alcance.

• Entregables.

• Criterios de aceptación.

• Exclusiones del proyecto.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Estructura de Desglose de Trabajo
La EDT (Estructura de Desglose de Trabajo), o en inglés WBS (Work Breakdown
Structure), es la organización jerárquica orientada a entregables de los
componentes del Proyecto que organiza y define el alcance total del Proyecto.

• Tiene diferentes niveles de descomposición,

separando el trabajo en componentes mas simples.

• Subdivide el Proyecto en porciones mas

“manejables”.

• Cada nivel descendiente representa una descripción

mas detallada incremental de los entregables.

• Todo componente NO incluido en la EDT, estará fuera

del alcance del Proyecto.
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 EDT – Estructura de Desglose de Trabajo

Se utiliza para

• Establecer responsabilidades de asignación

de cada entregable.

• Definir estimación de costos y plazos.

• Desarrollar la planificación: Es la base para establecer las actividades,

desarrollar el cronograma, calcular el presupuesto, establecer el equipo
de trabajo, identificar riesgos, etc.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Estructura de Desglose de Trabajo

Beneficios

• Evitar la omisión de entregables.

• Facilita la ejecución y el control del plan del Proyecto.

• Brinda visibilidad del trabajo a realizar.

• Baja el nivel de riesgos.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Criterios de construcción
• Subdivisión del trabajo total del proyecto tanto como sea posible.
1

• El nivel mas bajo (PT – Paquete de Trabajo) debe proveer adecuado control y visibilidad.
2

• Cada elemento de la EDT a nivel de entregable representa un único y tangible resultado del trabajo.
3

• Cada casilla de la EDT tiene un único identificador.

4

• El trabajo en cada casilla de la EDT es la suma del trabajo de las casillas subordinadas.
5

• Cada elemento subordinado puede tener por arriba un solo elemento superior.
6

• La clara definición de los entregables debe evitar la duplicación de esfuerzos en el proyecto.

7

• Todo entregable o PT que no figure en la EDT, no pertenece al proyecto.

8

• Se deberán proveer las descripciones para el trabajo asociado a cada casilla (Diccionario de la EDT)
9

• No todas las ramas necesitan estar al mismo nivel ni la tareas deben seguir forzosamente una secuencia cronológica
10

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Estructura de Desglose de Trabajo
PROYECTO

SUBPROYECTO 1 SUBPROYECTO 2 SUBPROYECTO 3 SUBPROYECTO 4

ENTREGABLE 1 ENTREGABLE 2 ENTREGABLE 3

• El grado o nivel de desagregación depende
del proyecto

PT 1 PT 2 PT 3 PT 4 • También depende del destinatario

(Ejemplo: Para el cliente final es suficiente
PT: Paquete de trabajo (Work Package) hasta el nivel de entregables.

• El PM necesita conocer hasta el último nivel

de desagregación.
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 EDT – Paquetes de trabajo
Es un entregable en el nivel mas bajo de la EDT.

Son los entregables requeridos para completar el proyecto.

En cada paquete de trabajo debe poder definirse:

• Alcance del entregable.
• Responsable.
• Tiempos (Duración, fechas, etc).
• Recursos necesarios.
• Estimación de costos de los recursos.
• Distribución de recursos y costo en el tiempo.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Ejemplo 1
Preparación de una
cena

Preparación de Definición del Compra de Preparación de Servicio de la

la mesa menú ingredientes la comida cena

Lavado y secado de
Preparación de la entrada
platos y cubiertos

Preparación del plato

Tendido de la mesa
principal

Cocción

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 EDT – Ejemplo 2

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Diccionario de la EDT
Es un documento asociado a la EDT que proporciona información detallada sobre el trabajo
a realizar en cada paquete de trabajo o cuenta de control de la EDT.

Contiene
• Identificación numérica única para cada componente.
• La descripción del trabajo asociado al componente.
• Responsable (persona, organización, grupo).
• Actividades asociadas al cronograma.
• Recursos necesarios.
• Costo estimado.
• Requerimientos de calidad.
• Criterios de aceptación.
• Referencias técnicas.
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Línea Base del Alcance
Documentación aprobada sobre el alcance del proyecto y sólo puede ser
modificada a través de procedimientos formales de control de cambios. Se
utiliza como base de comparación y es un componente fundamental del
Plan para la Dirección del Proyecto.

Esta compuesta por:

• Enunciado de Trabajo del Proyecto (Versión aprobada).

• Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

• Diccionario de la EDT.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Gestión del Alcance – Procesos del PMI
INICIO
-------------------------------------------------------

- Planificar la gestión del alcance

- Recolectar Requerimientos
PLANIFICACIÓN
- Definir el Alcance
- Crear la EDT

ALCANCE -------------------------------------------------------
EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO - Validar el Alcance

Y CONTROL - Controlar el Alcance

CIERRE
-------------------------------------------------------
 Validación del alcance
Consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto por
parte del cliente.

Comprende la revisión de los entregables para asegurar que cada uno se

haya completado satisfactoriamente. Ocurre al final de cada fase y al final
del proyecto

La aceptación o rechazo de los entregables del proyecto, se deberá basar en

los criterios de aceptación previamente definidos y documentados.

Si se produce la terminación anticipada, se deberá establecer el grado de

completamiento de los entregables.
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Control de Calidad y Validación
La validación del alcance se diferencia del control de calidad en que:

• La Validación del Alcance se relaciona con la aceptación de los productos entregables.

• El Control de Calidad se relaciona con cumplir los requerimientos de calidad

especificados para los productos entregables.

El Control de calidad es previo a la Validación del Alcance.

Control de Validación
calidad del alcance
Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)
 Control del Alcance
Consiste en el monitoreo del estado del Alcance del Proyecto y sus entregables
mientras se ejecuta, comparando con la Línea Base

Asegura que toda solicitud de cambio sea

procesada adecuadamente.

Se obtiene una medición del rendimiento

del trabajo.

La expansión descontrolada del alcance del

Proyecto o del producto sin los
correspondientes ajustes de tiempo, costos
y recursos se lo denomina corrupción o
deformación del Alcance (Scope Screep)

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Scope Creep
Son cambios fuera de control en el alcance de un Proyecto, puede ocurrir cuando:

• El Alcance de un Proyecto no se define claramente.

• El Alcance de un proyecto no se documenta.

• El Alcance de un proyecto no se controla eficazmente (olvidos, falta de control, etc.).

El arrastramiento del Alcance puede impactar también en los tiempos, costos, calidad,
riesgos, recursos, y otras restricciones.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Análisis de la Variación

Decisión sobre
Comparación la necesidad
Evaluación de
entre la línea Determinación de efectuar
la magnitud de
base y el de las causas acciones
las diferencias
desempeño real correctivas o
preventivas

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Alcance en metodologías Agile
Contrariamente a lo que ocurre con las metodologías tradicionales, no se suele limitar el alcance

Tradicional Agile
La Gestión Agile tiene como meta
entregar el producto con el mayor
valor posible para el cliente en un
tiempo dado. Se utiliza para ello un
ciclo de construcción iterativo e
incremental.

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

 Alcance en metodologías Agile

Unidad II – Triple restricción (Alcance-Tiempo-Costos)

PREGUNTAS ?