MANUAL DE SESIONES

PARA EQUIPOS LOCALES

ACTUALIZACION 2012

El contenido de este manual es confidencial. Su distribución está limitada a los voluntarios que
participan en la realización de una Sesión o Revisión y forman parte de las áreas aquí descritas.
 MANUAL DE SESIONES
PARA EQUIPOS LOCALES

1. RESPONSABILIADES DEL EQUIPO LOCAL DE SESIÓN DE CONOCIMIENTO

El equipo local de Sesión de Conocimiento es responsable de todos los aspectos logísticos de la

Sesión. Esto incluye identificar y aprobar las salas apropiadas, garantizar los equipos requeridos, dar
comida y refrescos a los asistentes (Sesión de Conocimiento), el montaje de la sala de la Sesión (y
áreas adyacentes: recepción, sala de espera, etc.), asegurar el cumplimiento de la programación,
ocuparse de la seguridad, proveer los equipos y accesorios necesarios para audio / video, crear y
controlar el presupuesto del evento.

El equipo local incluye y funciona con las siguientes áreas:

 Gerencia del evento

 Finanzas
 Enlace con la sala
 Montaje para la Sesión
 Producción
 Atención de asistentes
 Asistencia a la audiencia
 Refrigerio (Sesión de Conocimiento)
 Traducción

El equipo se conforma de sub-equipos, lo cuales pueden estar constituidos por una o más personas.

En el caso de Sesiones pequeñas, una persona pudiera cubrir más de un área, siempre y cuando esté
en capacidad de atender cada área con total responsabilidad.

Cada equipo tiene una persona responsable del área y opera sincronizadamente con las demás.

Casi todas las áreas cuentan con Lineamientos y algunas Listas de Verificación (checklists) que sirven
de guía para el desempeño idóneo de sus actividades.

Nota: El equipo local en pleno puede determinar las variaciones que quieren realizar para adaptar los
requerimientos de los lineamientos a la situación local, siempre y cuando se entienda claramente el
propósito de cada lineamiento y se coordinen esas adaptaciones con el Facilitador de la Sesión
respectiva.

Siempre es necesario aplicar el sentido común.

A continuación se describe brevemente las responsabilidades de cada área.

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Gerente del evento:

El gerente del evento es responsable de lograr un montaje exitoso del evento y coordinar las
actividades de los diferentes equipos. Para ello es fundamental que cuente con el apoyo de cada
área. Él o ella deben tener una visión clara de lo que es una Sesión de Conocimiento y de los niveles
de calidad requeridos.

El gerente de evento se mantiene en contacto con el Facilitador de la Sesión, a partir de la

confirmación del evento, y mantiene la comunicación durante toda la etapa de preparativos.

El gerente de evento trabaja con los sub-equipos locales y es responsable de toda la logística
asociada con la preparación, conducción y desmontaje de la Sesión de Conocimiento. Esto incluye
(pero no se limita a):

 Participar en la elección y contratación de la sala en conjunto con el apoyo de las áreas de

finanzas, producción, enlace de la sala y asistencia a la audiencia.

 Asegurarse que se mantenga el silencio y la privacidad durante el evento (esto incluye las
áreas adyacentes a la sala y el vecindario). Que a la sala sólo ingrese el personal autorizado
y si hubiera cámaras de vigilancia que ellas estén apagadas.

 Mantener comunicación continua con el Facilitador, con el área de atención de asistentes y

con todos los gerentes de áreas.

 Asegurar que todas las áreas trabajen en consonancia, siguiendo los lineamientos y
cumpliendo los acuerdos hechos con el equipo.

 Asegurarse de que todas las áreas estén preparadas en sus niveles más altos (esto incluye la
previsión de posibles contingencias).

 Convocar y conducir las reuniones de trabajo necesarias para sincronizar las actividades
(incluida la reunión de evaluación posterior a cada Sesión.)

El Gerente del evento es responsable de todas las actividades relacionadas con la logística de la
Sesión de Conocimiento (antes, durante y después del evento), pero no es su responsabilidad el
contenido de la Sesión de Conocimiento, ni la coordinación de las actividades del Facilitador (cuando
comienza el evento, el Facilitador está a cargo de todo lo relacionado con la Sesión).

Finanzas:

Este equipo es responsable de elaborar, conjuntamente con el resto del equipo, el presupuesto de la
Sesión y de coordinar con el equipo de recursos la obtención de los fondos necesarios.

El gerente de finanzas trabaja estrechamente con los gerentes de cada área y le asigna a cada área
los fondos necesarios para el cumplimiento de sus actividades.

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Enlace con la sala:

La responsabilidad de la persona a cargo de esta área es establecer y mantener una relación

profesional con la gerencia de la sala. Todos los contactos entre la gerencia de la sala o el
departamento de coordinación de eventos y el equipo local, deben hacerse a través del responsable
de esta área.

Durante el montaje o en el desarrollo de la Sesión pueden necesitarse implementos para la sala, o

ajustes del aire acondicionado u otro tipo de interacción con el personal de la sala (esto incluye
interacción con los bomberos y el contacto con otros servicios de emergencia).

El gerente de enlace con la sala debe estar totalmente disponible durante el montaje y durante la
Sesión para cualquier interacción que fuera necesaria.

En el caso de sesiones pequeñas, el gerente de evento podría cubrir el rol de enlace con la sala.

Montaje para la Sesión:

La persona a cargo de esta área es responsable del diseño, montaje, y desarme de la sala del evento
y de las áreas auxiliares. Esto incluye la disposición de las mesas laterales de la Sesión con los
implementos requeridos (ver lineamientos). No incluye el montaje técnico (sonido, video, iluminación).

El personal de montaje es responsable del desarrollo del plano de sala y asientos, adecuado a la sala
y tamaño del evento. Es importante enviar anticipadamente este plano al Facilitador, cuidando que el
mismo sea lo más claro y preciso posible.

Producción ( A / V ):

La persona a cargo de esta área es responsable de garantizar la disponibilidad de los equipos

técnicos requeridos (ver lineamientos), el funcionamiento apropiado de los mismos y la solución de las
necesidades técnicas de producción (audio, video, traducción, energía eléctrica y sistema de
iluminación) para el buen desenvolvimiento de la Sesión.

Es responsabilidad de esta área asegurarse de que el sonido sea suficiente para la audiencia invitada,
que se cumplan los requerimientos para la proyección de video (altura de la sala, proyector o televisor
con formato 16:9, pantalla, etc.) y que se cuente, en lo posible, con ajuste de iluminación en tres
niveles (nivel del entrada, nivel de inicio de evento y nivel de proyección o práctica).

Un punto muy importante, antes de contratar un lugar, es verificar que el sonido de la sala no se
escuche fuera de ella. Si esto ocurriera, estudiar qué soluciones hay al alcance, para remediarlo.
(Consultar documento sobre requerimientos de establecimiento).

La persona a cargo de esta área podrá recibir asistencia y orientación de parte del Facilitador, a
través del gerente del evento, para todo lo referente a los preparativos técnicos para el evento.

El día de pruebas técnicas al igual que el día del evento, la persona a cargo de esta área supervisa la
instalación adecuada y en tiempo, de los equipos. Un integrante de este equipo, con experiencia en la
operación de audio y video, debe estar disponible, durante las pruebas, ensayos y Sesión, para en
caso de ser necesario, asistir al Facilitador en el manejo del audio, video y luces.

Al finalizar el evento, es responsable de supervisar el desmontaje de los equipos.

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Atención de asistentes a la Sesión (aspirantes o pcc):

La persona responsable de esta área coordina todas las interacciones con los asistentes, antes de la
Sesión (en el caso de Sesiones de Conocimiento también durante el receso y a la salida).
Dependiendo del tipo de evento su responsabilidad incluye:

 Presentarle al Facilitador el listado de aspirantes invitados que se han presentado con su PAN
(Sesiones de Conocimiento)

 Organizar y coordinar con el personal de Smart Card, lo referente a las invitaciones y la

registración de las personas con el Conocimiento. (Revisiones de Conocimiento)

 Informar con tiempo a los invitados, que a la Sesión no se entra con aparatos fotográficos, ni
de grabación y los celulares, alarmas deberán apagarse . En la mesa de registro hay que
asegurarse de que las personas cumplan con este requisito.

 Organizar la inscripción anticipada de los asistentes a una Revisión.

 Organizar la recepción e inscripción de asistentes, el día del evento

.

 Al finalizar entregar la constancia de haber recibido el Conocimiento y la tarjeta de las tres

promesas, cuando salgan los invitados al área de recepción.

Asistencia a la audiencia:

La persona a cargo de esta área es responsable de todos los aspectos relacionados con la seguridad
y protección de la sala y sus asistentes.

El personal de asistencia a la audiencia trabaja junto con la atención de asistentes, los acomodadores
y el personal de seguridad.

Su responsabilidad abarca también la instrumentación de un plan de evacuación, que deberá ser

comunicado al Facilitador, y demás voluntarios que participen durante los eventos.

Asistencia a la audiencia también trabajará con el personal de la sala y el equipo de montaje para
prevenir accidentes personales de modo que se garantice la integridad física de todos los
participantes, ya sean voluntarios del equipo de sesiones, invitados, contratistas, etc. Igualmente
debe ocuparse de los arreglos correspondientes a las personas con necesidades especiales.

Este equipo coordina sus operaciones con el Facilitador para asegurar la privacidad del evento, así
como la seguridad de la sala y la del equipo de Sesión de Conocimiento, mientras éste se encuentre
en la sala, el día del evento.

Durante la Sesión habrá una persona de seguridad, ubicada en cada entrada / salida de la sala de la
Sesión, para controlar que sólo los asistentes y el personal autorizado, tengan acceso a la misma.

El personal de asistencia, también controlará que las puertas sean abiertas y cerradas
silenciosamente durante el evento, y que se mantenga la privacidad de la sala de Sesión de
Conocimiento en todo momento.

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Otras recomendaciones:

 Es importante que las salidas de emergencia estén señalizadas con carteles que puedan
verse en la oscuridad.

 Se debe contar con extintores para incendios en general, y extintores para equipos
electrónicos (de gas carbónico).

 Verificar previamente su correcto funcionamiento.

Refrigerio:

La persona a cargo de esta área es responsable de organizar y atender el refrigerio para los
aspirantes durante el receso de la Sesión de Conocimiento (en las Revisiones de Conocimiento no
hay receso, tampoco refrigerio).

Se recomiendan comidas simples y livianas para los recesos, no así comidas completas. Los
alimentos que provoquen somnolencia deben ser evitados (ver lineamientos).

Se deberá servir una comida que pueda comerse con tranquilidad en 20 minutos, dado que el tiempo
del receso es de 30 minutos, incluido el tiempo para hacer uso de los baños.

Facilitador:

El Facilitador es el responsable final de cada Sesión. Junto con el equipo local comparten el objetivo y
la responsabilidad de lograr un evento exitoso.

El fue debidamente entrenado para operar y conducir Sesiones de Conocimiento y Revisiones de

Conocimiento.

Es su responsabilidad comprobar que estén dadas todas las condiciones (lineamientos de trabajo)
para realizar el evento. Si no se cumplieran esos requerimientos básicos, es su responsabilidad
indagar sobre las posibles soluciones, y en caso de no cumplirse los requerimientos básicos, puede
posponer el evento.

El Facilitador está en comunicación (principalmente con el gerente) antes, durante y después del
evento y verifican que cualquier situación imprevista sea atendida responsablemente por el equipo
local. (Se recomienda realizar llamadas en conferencia entre los gerentes de área y el Facilitador.)
Una vez comenzado el evento, el toma el control total del evento hasta su terminación.

El Facilitador participa de dos reuniones con el equipo local. Una reunión antes del evento (se
recomienda llevarla a cabo el día previo) y otra al finalizar el evento, para evaluar en conjunto con el
gerente y los responsables de las diferentes áreas, lo que salió bien y lo que se puede mejorar para
próximas oportunidades.

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2. SOBRE EL ROL DE LOS FACILITADORES Y SU INTERACCIÓN CON LOS EQUIPOS
LOCALES.

Los Facilitadores de Sesiones de Conocimiento son responsables conjuntamente con el equipo local,
de la integridad de cada Sesión.

Ellos interactúan con el gerente del evento para estudiar y confirmar que las salas sean aptas y que
los equipos de trabajo están listos para una Sesión, por una parte, y que los invitados sean las
personas correspondientes para asistir a los respectivos eventos. Ellos también se coordinan con el
Equipo Local de Sesiones para verificar que los Aspirantes hayan sido invitados a recibir el C.

Los equipos locales, a través del gerente del evento, se comunican con el Facilitador de la Sesión a
partir del momento en el que queda confirmado el evento, para suministrar la información adecuada
que permita prodigar en todos los involucrados, la confianza de realizar un evento con excelencia. Es
recomendable realizar con antelación llamadas en conferencia para tal fin.

En el sitio, el Facilitador actúa coordinadamente con el equipo local de Sesión de Conocimiento para
asegurar el éxito de la misma. Una vez comenzado el evento, ellos toman la responsabilidad total del
mismo.

Previo a las Sesiones, el equipo local (con la presencia del gerente y de los encargados de las
diferentes áreas) lleva a cabo, si fuese necesario, reuniones con el Facilitador, tantas como sea
necesario, de acuerdo al desenvolvimiento de los acontecimientos.

Los Facilitadores sólo aprueban o desaprueban las salas y los preparativos de las Sesiones. No es su
función llevar a cabo o poner en marcha los arreglos pertinentes. De eso es totalmente responsable el
equipo local, a través de los respectivos encargados de las diferentes áreas de trabajo, cumpliendo
con los lineamientos preestablecidos.

Los Facilitadores son huéspedes de la ciudad donde se realiza una Sesión. Ellos traen consigo la
Sesión de M. y se deben habilitar condiciones favorables para que ellos puedan descansar en un
ambiente seguro y alistarse para la realización de eventos de calidad, como así también prever la
seguridad de todos los traslados de la computadora que tiene la media de la sesión de C.

El equipo local es responsable de suministrar y financiar al Facilitador con transporte, alimentación y

alojamiento adecuados. (El que ellos puedan llegar a la ciudad dos días antes del evento, es lo más
recomendable. Ello se ha traducido en resultados óptimos.)

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3. RESPONSABILIDAD FISCAL Y DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE FINANZAS.

Las Sesiones de Conocimiento son financiadas por la organización anfitriona local, quien hace los
pagos directamente a los establecimientos donde se celebra la Sesión y a los proveedores.

Gerente de Finanzas
El gerente de finanzas del equipo local es responsable de cerciorarse de que todas las áreas
implicadas proporcionen oportunamente la información de costos, para poder revisar y aprobar el
presupuesto general con suficiente anticipación al evento y a la firma del contrato. Se encarga,
asimismo, de los desembolsos en efectivo y cheques.

Contacto de Recursos
A fin de financiar las Sesiones de Conocimiento, el contacto de recursos de cada equipo local trabaja
conjuntamente con el equipo nacional de recursos para ofrecer a todas las personas de su región que
ya han recibido las técnicas del Conocimiento la oportunidad de apoyar estos eventos.

La labor del contacto es asegurarse de que cada Sesión de Conocimiento se financie con fondos de la
región en la que tenga lugar, y que dichos fondos estén disponibles antes de la Sesión de
Conocimiento.

Presupuesto
El presupuesto para la Sesión de Conocimiento, que debería prepararse con la suficiente anticipación,
incluye: costos del establecimiento, refrigerio, alquiler de equipos (si fuera necesario), viajes, comidas
y alojamiento del Facilitador, provisiones para las mesas, los materiales de seguimiento que se
ofrecen a los asistentes, artículos de oficina, etc.

Pautas para el presupuesto

 Prever todos los gastos con la mayor precisión posible.

 Trabajar con un modelo estándar de presupuesto.

 Comparar con presupuestos anteriores de eventos similares.

 Consultar con los equipos regionales de recursos y presupuestos.

 Tener en cuenta a toda la región a la hora de buscar a la persona idónea para negociar los
contratos.

 Comprender la incidencia de los requerimientos de los sindicatos.

 Diseñar un plan de ingresos eficaz.

 Determinar los recursos con los que se cuenta, o son factibles de conseguir, a nivel local.

 Preparar un presupuesto equilibrado sin sacrificar la calidad.

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4. IDENTIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO ADECUADO.

Al buscar un establecimiento adecuado para una Sesión de Conocimiento, hay que verificar que el
mismo se encuentre en una zona segura, con lugar para estacionamiento y fácil acceso mediante
transporte público. El establecimiento debería contar también, cuando sea posible, con una fuente
auxiliar de energía (generador) para la electricidad, la iluminación y el aire acondicionado.

El establecimiento debería estar ubicado a una distancia razonable de los aeropuertos, estaciones
de tren, terminales de ómnibus y hoteles, si se han invitado a aspirantes de otras ciudades o países.

En la evaluación de un establecimiento para una Sesión de Conocimiento, hay que considerar los
olores, la decoración, la disponibilidad de los baños, los posibles ruidos en el interior del edificio y en
sus alrededores. Por ejemplo, si se encuentra ubicado cerca o junto a una vía de tren, un
aeropuerto, o una ruta aérea, lo más probable es que el nivel de ruido sea inadmisible.

Es muy importante evaluar la privacidad y el silencio de la sala donde va a tener lugar la Sesión de
Conocimiento y tener una garantía de que el día de la Sesión de Conocimiento se van a mantener.
Igualmente importante es averiguar si existen otros eventos programados en el mismo
establecimiento y aproximadamente a la misma hora que la Sesión de Conocimiento, que pudieran
afectar su privacidad y silencio.

Todo el personal del establecimiento debe comprender estos requisitos, ya que pueden existir áreas
cerca de la sala de la SC (corredores de servicio, cocinas, etc.) a las que se tenga que restringir el
acceso a dicho personal.

Al inspeccionar una posible sala para la Sesion de Conocimiento, hay que bajar las luces y escuchar
con mucha atención desde cada ángulo, para determinar si existe algún ruido proveniente del
exterior o de otras partes del establecimiento, de las luces, o de los conductos de ventilación del aire
acondicionado, ya que pueden llegar a producir mucha distracción cuando los asistentes tratan de
concentrarse. También se debe verificar que no haya visibilidad hacia el interior de la sala.

De la misma manera, se debe verificar que el sonido de la sala no se escuche fuera de ella. Se
recomienda hacer las pruebas pertinentes antes de contratar el lugar. Si hubiera alguna filtración de
sonido hacia afuera de la sala, revisar en que área se escucha, tener presente quien estará en ese
lugar durante el evento, y estudiar las posibles soluciones. (Si no se encuentra una solución
adecuada, es conveniente descartar esa sala.) (Coordinar con el Facilitador.)

Al inspeccionar la sala, chequear el funcionamiento del sistema de aire acondicionado: si funciona

bien, si hace ruido, que tipo de controles tiene para prenderlo y ajustar la temperatura, y chequear si
se necesita limpiar los filtros. Estudiar tambien, posibles soluciones con ventiladores.

De la misma manera, chequear el sistema de iluminación: si hay dimmer, como funcionan los
controles, si las bombillas están buenas y el nivel de iluminación de la sala es adecuado.

Verificar si hay filtración de luz de afuera para dentro de la sala, y si la hubiera, que materiales
serian necesarios para oscurecerla. Identificar la disposición de las tomas y enchufes de energía y
cuál es el voltaje local.

En la evaluación del establecimiento identificar las entradas y salidas de la sala, si hay obstáculos
en ellas y cuál es la ruta de evacuación de emergencia. Evaluar el estado de las puertas, si
necesitan aceitarse las bisagras. Evaluar el tipo de piso y su estado, si hace ruidos al caminar y
estudiar soluciones posibles. Evaluar el tipo y estado de las sillas, si hacen ruidos y su confort.

Si hay elevadores, tratar de hacer un recorrido utilizándolos para saber cómo funcionan, su estado
de conservación, y si su ruido podria afectar la sesión – por ejemplo en hoteles.

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Durante la inspección del establecimiento tratar de identificar las áreas contiguas a la sala dónde va
ser la sesión y definir dónde va a ser la recepción de los invitados, el espacio para el break y
suministro de agua y vasos. Se recomienda hacer un plano del local.

Se acompaña, como muestra, un anexo sobre la privacidad y el silencio, que debe agregarse al
contrato con el establecimiento, siempre que sea posible.

5. REQUISITOS LEGALES

Contratos con el establecimiento donde vaya a celebrarse la SC

La persona encargada de los Asuntos Legales en la organización local patrocinadora de la SC debe

revisar todos los contratos antes de su firma y antes de confirmar y anunciar el establecimiento
elegido.

Una vez aprobados, un funcionario de la organización patrocinadora debe firmar los contratos. Dicha
organización patrocinadora proporcionará también referencias financieras, así como las pertinentes
autorizaciones para seguros o tarjetas de crédito.

El original del contrato firmado debe archivarse junto con la documentación de la organización
patrocinadora.

Tras la firma del contrato, toda la información con respecto al establecimiento (nombre, dirección,
número de teléfono para formalizar reservas, tarifas, opciones de transporte desde el aeropuerto más
cercano, instrucciones para llegar desde las principales autopistas, etc.) debe ser rápidamente
entregada al contacto de aspirantes para que éste pueda incluirla en la hoja de información de la
Sesión de Conocimiento.

Los contratos con los establecimientos donde se celebren Sesiones de Conocimiento deben incluir un
adjunto sobre Privacidad y Silencio.

Ver: Carta de convenio de privacidad (ANEXO 14 pag 27)

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6. REQUERIMIENTOS PARA UNA SALA ADECUADA

Es necesario contar con varias áreas contiguas para la realización de una Sesión de Conocimiento.
Estas áreas incluyen:

Sala para la Sesión de Conocimiento

El tamaño de la sala de la Sesión de Conocimiento se determinará según la cantidad estimada de

aspirantes invitados a la misma.

Para poder planificar, es indispensable contar – con la mayor anticipación posible – con una
estimación certera de la cantidad de asistentes, proporcionada por el Contacto de Aspirantes,
responsable de esta tarea, o por otra fuente de información fiable.

Determinación del tamaño de la sala

La disposición de asientos típica requiere un espacio de 2,30 m 2 a 3,20 m2, según el tamaño de silla
que se utilice. La cantidad de sillas multiplicada por 2,78 m 2 da aproximadamente el espacio requerido
para el área de los asientos.

Si se utiliza un retro-proyector (lo preferible en todas las SC con excepción de las más pequeñas),
esta área puede ocupar cerca de 1/3 del espacio disponible (dejando de 4,8 m a 6 m de distancia
desde la pared para colocar la pantalla).

Se necesita un espacio adicional en los laterales de la sala para las mesas con provisiones.

También se debe tener previsto un espacio para dos sillas, una a cada lado, ubicadas en la parte
delantera de la sala, para que el Facilitador pueda utilizar durante la Sesión.

La sala debe disponerse de manera tal que todos los participantes puedan escuchar y ver con
claridad.

Favor considerar la altura y la ubicación de la pantalla de video, así como la ubicación de los
altoparlantes, las sillas, etc. para proporcionar comodidad a los asistentes.

La altura mínima ideal de techo es de 3,26 m, para que quepa la pantalla de video. Alturas de techo
menores son aceptables para Sesiones de Conocimiento con pocos asistentes, asegurando que
desde cada asiento haya buena visibilidad hacia la pantalla.

Área de inscripción / recepción

El área de inscripción puede ser un vestíbulo grande o una zona con espacio suficiente para las
mesas de recepción y materiales. Esta zona también puede utilizarse, siempre que sea adecuada,
para ofrecer refrescos a los asistentes mientras esperan la Sesión de Conocimiento.

El área de inscripción debe tener el tamaño suficiente para que los asistentes se sientan cómodos.

Sala de descanso

De un tamaño suficiente como para albergar a todos los asistentes, esta sala debe estar separada y a
una cierta distancia de la sala donde se celebre la Sesión de Conocimiento, de modo que la actividad
(ruido) que se genere en ella no moleste durante la Sesión de Conocimiento. Debe contar con mesas
redondas y sillas. En la misma se puede ofrecer material de lectura (opcional).

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Área para el refrigerio (Sesión de Conocimiento)

Durante el receso de la Sesión de Conocimiento se le ofrece un refrigerio a los aspirantes. Es

conveniente prever un área contigua a la sala para esto. Lo ideal es que esta área no tenga contacto
con otras áreas comunes del establecimiento y que el refrigerio sea atendido por personas del equipo
local.

Área para oficinas (opcional)

Para uso del personal de apoyo a los aspirantes, para actualizar listas, preparar informes, etc. El área
para oficinas también puede cumplir la función de sala de descanso para el personal, y/o área para
reuniones individuales y ‘privadas’. Igualmente puede usarse este espacio para brindar el refrigerio al
personal que trabaja dentro de la sala. (Acordar con el Facilitador).

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7. MONTAJE DE SALA PARA SESIÓN DE CONOCIMIENTO

Preparación de la sala para una Sesión de Conocimiento

Plano de planta

Es recomendable contar previamente con un plano de la sala donde va a tener lugar la Sesión de
Conocimiento. Un plano con medidas exactas no solamente ofrece la posibilidad de un óptimo
aprovechamiento del espacio, sino que resulta de una ayuda inestimable durante el montaje real de la
sala. Por otra parte, es conveniente suministrarle al Facilitador una copia actualizada del montaje
antes del evento.

Sillas

 Usar sillas cómodas con apoya brazos. Las sillas deberían tener, en lo posible, respaldo alto y
proporcionar un buen apoyo para la zona lumbar.

 Es posible alquilar sillas en las compañías que existen para tal efecto. Han de utilizarse sillas
apropiadas teniendo en cuenta su costo.

Espacio entre las sillas

 Colocar las sillas dejando un espacio aproximado de 2 m. de centro a centro. Lo ideal sería
1,5 m. de centro a centro hacia los laterales, y 1,8 m. de centro a centro hacia delante y hacia
atrás. En caso necesario, esta distancia podría reducirse un poco en el sentido lateral, pero
no en el frontal o posterior.

 Es importante que haya suficiente espacio para que el Facilitador pueda caminar entre las
sillas.

 Dejar por lo menos de 2,15 m. a 3 m. entre la última fila de asientos y el fondo de la sala
(según la ubicación de la mesa del área de comando).

 Disponer las sillas escalonadamente desde la parte delantera hacia atrás, de forma que todos
los asistentes puedan tener una visión buena y confortable.

 Al colocar las sillas, es importante probarlas una por una, para asegurarnos de que desde
todas ellas se vea bien la pantalla.

Cojines

 Dos por silla, de ser posible, uno a cada lado.

 De superficie firme, no nudosa, y de aproximadamente 43 cm. x 43 cm. Preferiblemente, con

fundas extraíbles para lavar y usar en otra ocasión.

 Uno o dos cojines adicionales por persona, colocados a los lados de la sala.

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Mantas

 Se recomienda el algodón o algún otro tejido que sea más liviano que la lana.

 El tamaño debe ser el apropiado para ponérselas sobre los hombros (tipo ´chal´), no el que se
utiliza para colocar sobre una cama. Ese tipo de mantas grandes, si son de algodón, pueden
cortarse por la mitad rematando los bordes adecuadamente.

 Proveer suficientes como para por lo menos el 50% de los asistentes, cerca de las mesas.

Mesas

 Mesas cubiertas con manteles largos, que cubran las patas, ubicadas en los laterales de la
sala.

 Una mesa a cada lado es suficiente para 50-60 personas.

Disponer sobre la mesa las siguientes provisiones:

 Botellas de agua (botellas de 0,5 litros, abiertas con anterioridad).

 Vasos de papel o de plástico.

 Pañuelos de papel sin perfume, y con el primero dispuesto para su uso.

 Toallitas húmedas refrescantes con la primera dispuesta para su uso.

 Caramelos de menta, o pastillas contra la tos, colocados en recipientes apropiados y bonitos,

sin papel (para evitar ruidos al abrirlos).

 Corta-uñas (dos por mesa) en sus respectivos recipientes.

 Solución para lentes de contacto (botella pequeña), con varios recipientes de plástico
específicos para lentes de contacto.

 Uno o dos espejitos para el cambio de lentes de contacto.

 Dos linternas pequeñas por mesa. Lo ideal es que no sean negras. Poner pilas nuevas y
probarlas antes de la SC para asegurarnos de que funcionan.

 Pilas de repuesto para las linternas. (También pueden guardarse en el área de comando.)

Lámparas (opcional)

 Cuando la sala no cuenta con sistema de atenuación de luz adecuado, se pueden usar
lámparas de pie graduables con iluminación hacia el techo (o lámparas pequeñas) que se
distribuyen en diversos puntos de la sala o sustitutivos que permitan contar con luz tenue
suficiente para el momento de proyección. (Acordar con el Facilitador)

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Cortinas y barrales

 Usar cortinas (con sus barrales) para vestir la pantalla de video, o para dividir la sala principal
del área de comando. (En este caso, cuidar que desde el área de comando se mantenga la
visibilidad hacia el área donde está situada la audiencia y la pantalla.)

 Usarlas, asimismo, para impedir que la luz de la entrada principal moleste en la sala donde
está teniendo lugar la SC. También puede usarse otro material adecuado para lograr este fin.

 Véase plano de la sala y distribución de los asientos

Área de Comando

 Una mesa de 1,80 m en salas pequeñas según dimensiones del espacio disponible,
(suficientemente grande como para que quepan la computadora, el mezclador, lámpara,
cuaderno de apuntes y otro equipo de A/V), y sillas en la parte trasera o en un lado de la
sala.

 Para separar esta zona del resto de la sala, se pueden utilizar cortinas, parales o franjas de
cartón, los cuales le permitan al Facilitador tener una clara visibilidad del área de la Sesión de
Conocimiento y de la pantalla de proyección.

 Dos cables de audio para el sistema de sonido y un cable de video para el proyector. Se
deben probar los cables previamente para asegurarse la calidad. El Facilitador de la SC
proporcionará dos líneas de salida de audio del sistema de computadora de la SC.

 Poner al menos un enchufe múltiple o regleta para el equipo de la SC y tener a mano 2

adaptadores para enchufes americanos. Se necesitará al menos otra tomacorriente múltiple
adicional para la mezcladora y para el equipo de A/V. El equipo que lleva el Facilitador es
compatible con corriente alterna 110/220. Tener también un estabilizador de corriente,
donde todo pueda ser enchufado.

 Es conveniente contar con una lamparita de luz graduable (de las que se fijan a la mesa o un
sustituto) para contar con cierta luz en el área de comando.

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8. NECESIDADES DE AUDIO Y VIDEO

A continuación se detallan las necesidades básicas de equipos de audio y video para el montaje de
una Sesión de Conocimiento. El equipo local de eventos es responsable del montaje de la sala para la
Sesión, incluyendo los equipos de audio y video.

Equipo de audio

AltoParlantes / Altavoces
Si el establecimiento no dispone de un sistema incorporado de buena calidad, se necesitarán
altavoces/altoparlantes acordes al tamaño del evento.

Cable para altoparlantes/altavoces

Cables lo suficientemente largos como para conectar los parlantes al amplificador de sonido, que se
encontrará ubicado al final de la sala, en el área de comando.

Amplificador de sonido

Se necesita un amplificador (acorde a la magnitud del evento) El establecimiento puede que

disponga de un sistema de amplificación incorporado, en caso de ser usado, debe ser chequeado
para asegurarse de que no tenga dispositivos de grabación, o desconectarlos en caso de tenerlos.

Mezclador de audio

Se necesita un mezclador de audio para la entrada de los 2 canales de la SC (conectores RCA o

adaptadores), para controlar los niveles de audio, y un canal para microfono (Plug), si las
dimensiones de la sala asi lo requieren.

Cables patch

Se necesitan cables blindados RCA para conectar el equipo de sesión al equipo de audio o
mezclador. Tener en cuenta el largo necesario en función de la ubicación de los equipos.

Equipo de video

Proyector
El proyector que se use para la Sesión de Conocimiento debe ser compatible con el formato NTSC y
tener una relación de imagen de 16:9. Debe haber un segundo proyector disponible en el evento para
reemplazar al principal en caso de que éste fallara.

Pantalla
Una pantalla que permita la proyeccion en formato 16:9 adecuada para la sala y cantidad de
asistentes. Es recomendable ´vestir´ la pantalla después de su montaje para evitar la visibilidad de los
objetos situados detrás de ella.

NOTA: ver detalles en el capítulo 12.

Cable

Se necesita un cable blindado con terminal RCA desde el área de comando hasta el proyector o TV si
fuera el caso. Tambien puede ser un cable S-Video, que brinda una mejor calidad de imagen.

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Aire acondicionado

Es necesario que la persona de audiovisuales verifique previamente que el ruido que produzcan los
motores o las salidas de aire, esté en niveles aceptables para evitar distracción durante el evento, que
se sepa dónde están los controles del aire acondicionado, y que en caso de faltar un termostato
graduable, se haya previsto cómo tener control sobre la temperatura de la sala, en caso de producirse
demasiado frío.

Otros equipos audiovisuales

Micrófonos
Para una Sesión de Conocimiento de más de 10 - 15 personas es recomendable tener un micrófono
ubicado en la parte delantera de la sala (modelo Shure SM58 o similar). (Acordar esto con el
Facilitador.).

Área de comando
Una mesa de 1.80 m de largo (suficientemente amplia para la computadora, el mezclador, el
amplificador y los otros equipos A/V), y dos sillas ubicadas preferiblemente en el fondo de la sala.

En el área de comando se deben poner a disposición del Facilitador dos cables de audio con
terminales RCA que vienen de la entrada del mezclador (derecha / izquierda -L/R input-) al equipo de
sesión y el terminal RCA del cable de video (o S-Video) que conecta al proyector o TV.
Se recomienda probar los cables con anticipación para asegurar su buen funcionamiento.

En el área de comando se deberá contar con un tomacorriente múltiple (regleta) con 2 adaptadores
de toma americano a toma local para el equipo de sesión y un tomacorriente múltiple adicional
(regleta) para el mezclador, el amplificador y otros equipos A/V.
Todo el equipo que lleva el Facilitador de SC es compatible con 110/220 AC.

Iluminación
Si bien los sistemas de iluminación y los artefactos varían en los distintos establecimientos, el
personal de producciones deberá poder controlar la iluminación en la sala en tres (3) niveles
diferentes:

 Alto, para la entrada y salida de los asistentes.

 Mediano, para anuncios antes y después del evento y también para los recesos

 Bajo, para la proyección del material de la SC y la práctica.

Nota: El nivel bajo de iluminación debe ser lo suficientemente tenue como para permitir una cómoda
visión del video de la SC y a la vez dar la suficiente iluminación para que el Facilitador pueda observar
la práctica de las técnicas.

Es preferible que las luces de la sala puedan controlarse desde el área de comando ubicada en la
parte posterior de la sala de la Sesión de Conocimiento.

16
9. EQUIPAMIENTO PARA SESIONES PEQUEÑAS.

En Sesiones o Revisiones pequeñas (máximo 6 personas) se puede utilizar un televisor,

preferentemente de 32 pulgadas o superior. (Acordar esto con el Facilitador.)

El televisor debe contar con entradas para audio (RCA) y video: RCA o S-Video.

Es fundamental que sea compatible con el formato NTSC y tenga la opción para fijar una
relación de imagen de 16:9. (Revisar esto con anticipación)

De ésta manera, se puede prescindir del uso de amplificador y mezclador, y se controlara el

volumen con el control remoto de la TV.

En caso de optar por éste sistema, se debe utilizar cables con conectores RCA (male) en ambos
extremos lo suficientemente largos para que lleguen desde la TV a la mesa de comando. (Se pueden
utilizar cables RCA para el audio y video, o bien cables RCA para el audio y cable S-Video para la
imagen.

Otra alternativa para sesiones pequeñas es utilizar un equipo de sonido domestico, que cuente con al
menos 2 entradas auxiliares. También en este caso, se debe prever el suficiente largo de cables,
desde los parlantes y el televisor, hasta la mesa de comando, donde estará el amplificador.

17
10. LINEAMIENTOS PARA EL REFRIGERIO EN SESIONES DE CONOCIMIENTO

Durante la recepción e inscripción de los aspirantes

 Servir té, agua, jugo de frutas, bizcochos salados y dulces.

 No servir café, a menos que sea descafeinado.

 No servir refrescos azucarados durante la SC.

Durante el descanso o pausa

 Alimentos ligeros y sencillos. Evitar aquellos que puedan producir somnolencia a los
participantes.

 La comida no vegetariana puede resultar pesada y prestarse a discusiones.

 No frituras.

 Evitar el arroz.

 Evitar los sándwiches, excepto en los países en los que suelen consumirse
habitualmente.

 En climas cálidos (occidentales) son adecuados los platos de ensaladas combinadas.

 En días fríos, una suculenta sopa o un guisado con pan también son apropiados.

 En países pobres, un guisado preparado por voluntarios y servido con pan.

Necesidades especiales durante la SC

 Instalar una mesa para las necesidades especiales en la sala de la SC (p.ej: para
personas que puedan tener problemas con el azúcar).

 Contar con agua, bizcochos salados y dulces, bananas, barras de cereal.

Otros

 Si fuera conveniente, se puede negociar con el establecimiento donde se celebra la SC,

que ellos se encarguen de proveer un almuerzo sencillo, y que el mismo sea servido por
su personal.

 Nota: En el supuesto de que se encargue comida preparada en una rostisería,

restaurante, o similar, sería conveniente pedir una degustación antes de formalizar el
pedido.

18
11. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LAS REVISIONES DE CONOCIMIENTO

Las Revisiones de Conocimiento (RC) son para las personas que recibieron el regalo del
Conocimiento y que desean revisar y practicar las técnicas.

Los preparativos para las salas de RC se hacen siguiendo prácticamente los mismos lineamientos de
Sesión de Conocimiento.

La asistencia a las Revisiones de Conocimiento es por invitación y el único límite es la capacidad de

la sala. No hay razón para excluir a nadie que posea una Smart Card con validez y que solicite una
RC, a menos que haya antecedentes de que esa persona es antagonista, nociva y que ha
manifestado intenciones de molestar en los eventos.

Las Revisiones de Conocimiento se realizarán regularmente y se programarán en función de la

disponibilidad del Equipo de SC y la planificación regional de Sesiones de Conocimiento.

La programación de Revisiones de Conocimiento en una región deberá estar a disposición del

público. Los interesados podrán asistir a cualquiera de las sesiones programadas.

Las personas que recibieron el Conocimiento en los últimos 12 meses, tendrán prioridad para asistir a
las RC y se debe cuidar de invitarlos con tiempo.

Se requiere pre-inscripción con Smart Card para asistir a una RC. (Ver la guía de Smart Card). El
equipo local emitirá las invitaciones, en función del espacio disponible.

Es indispensable el número de Smart Card de cada asistente para la pre-inscripción. (Se exceptúa a
las personas que han recibido el Conocimiento en los últimos 12 meses, quienes podrán usar el pase
de identificación de la Sesión de Conocimiento, es decir, su PAN de Las Llaves.)

Las personas interesadas en asistir a una RC y que no posean Smart Card deberán completar el
formulario de solicitud de Smart Card con suficiente anterioridad al evento al que deseen asistir. El
equipo de Smart Card colaborará para acelerar el proceso.

No será posible solicitar la Smart Card en el lugar donde se realiza la RC. (Para mayor informacion
sobre Smart Card consultar Cap 13: "Lineamientos para el uso de Smart Card en Revisiones de
Conocimiento")

Las cuestiones de último momento (pérdida de la tarjeta de invitación, olvido de pases de

identificación, etc.) serán resueltas convenientemente por el equipo local, cuidando siempre que esto
no ocasione un retraso en el inicio del evento.

No está permitido el acceso a las salas de Sesiones portando equipos de grabación, cámaras
fotográficas y/o teléfonos celulares.

Información:

Los responsables de coordinar las Revisiones de Conocimiento en ciudades /regiones, enviarán las
invitaciones junto con las siguientes indicaciones:

 Es necesario que traiga su Smart Card para asistir a este evento.

 La Revisión de Conocimiento durará 2hs aproximadamente
 Traer un saco o suéter, ya que puede hacer frío en la sala.
 No está permitido el acceso a la sala con equipos de grabación, cámaras fotográficas, ni con
teléfonos celulares.
 Estás invitado a apoyar financieramente la realización de la Revisión de Conocimiento.

19
12. PAUTAS PARA UNA SESIÓN EN CASA DE FAMILIA

Con una preparación adecuada, una casa de familia puede ser idónea para un evento de Llave 6.
Las siguientes pautas orientaran a anfitriones y equipos locales para realizar un evento exitoso.

Los requerimientos y procedimientos de los eventos de Llave 6, están basados en altos estándares
que se aplican internacionalmente y han sido preparados bajo las instrucciones de M.
Requerirán del entendimiento y trabajo en equipo de todos los involucrados, para alcanzarlos.

Pautas de Planificación para el Anfitrión y Equipo Local

 Informar al propietario: el horario, procesos y personal que asiste al evento.

 El equipo necesitará el uso exclusivo de la residencia durante el armado, ensayos, sesión y

reunión posterior a la misma.

 Acordar que áreas de la casa pueden ser utilizadas, y cuáles no.

 El propietario es bienvenido a ayudar en la organización del evento, si así lo desea. Sin

embargo no es conveniente que participe de la RC., ya que su presencia se puede requerir
para solucionar cualquier eventualidad que se presente, a no ser que otro miembro de la
familia lo reemplace para ese efecto.

 El rol de anfitrión de los invitados a la sesión o revisión, no es parte de la tarea del dueño de
casa.

 Si el propietario no estuviera presente el dia del evento, es necesario tener una reunión
informativa con instrucciones precisas acerca de la casa.

 Se debe usar una habitación con el suficiente espacio de manera que el Facilitador pueda
caminar alrededor y entre las sillas sin incomodar a los invitados. Comúnmente, una
habitación de aproximadamente 4 x 7 mts es adecuada para cinco invitados, utilizando una
TV para la proyección.

 Las Sesiones de Conocimiento y las Revisiones aun cuando sean realizadas en casas de
familia no son un evento social y trataremos de mantener intacto su formato y enfoque y de
no combinarlas con otras actividades.

 La persona que ofrece su casa para una sesión de la Llave 6 debería disponer del tiempo
para preparar su hogar para el evento. La meta es lograr un ambiente seguro, privado y sin
distracciones.

 El equipo incluye: un encargado de A/V, un Gerente de Eventos, y una persona para

atender a los invitados, En caso de ser necesario, puede haber más personal, siempre
teniendo como premisa, que sea el mínimo posible.

 El equipo de eventos y el Facilitador de la Llave 6 deben tener la completa garantía de que

la residencia seleccionada tendrá un ambiente privado, silencioso y seguro, durante el
armado, ensayos y sesión.

 Es necesario que el propietario o su eventual reemplazo, esté presente en el domicilio

durante el armado, ensayos y en la misma sesión, para que pueda interactuar ante algún
imprevisto, como puede ser una visita inesperada, un llamado de vecinos, corte de energía,
etc.

20
Ambiente

 Ubicación accesible para los invitados y en un área segura.

 Ambiente neutro en relación al decorado / ambientación. Limpio y libre de aromas / olores.

 El equipo local, de común acuerdo con el propietario, puede colaborar en la limpieza de las
áreas que se usaran para la sesión.

 Se debería contar con un área apropiada para recibir a los invitados, en función de la cantidad
que se espera.

 Cuando el evento es una SC. considerar un área donde se pueda servir el refrigerio. El mismo
se puede traer desde otro sitio.

 Averiguar si hay alguna mascota en la casa y si se puede sacar. (considerar también, si

aislado, causaría o no molestias). El olor de las mascotas puede perdurar. Algunos invitados
podrían ser alérgicos a las mascotas, flores frescas, esencias fuertes o al polvo.

Acuerdos con el Propietario

 Informar al propietario: el horario, procesos y personal que asiste al evento

 El equipo necesitará el uso exclusivo de la residencia por el tiempo que sea requerido.

 Determinar qué áreas pueden o no ser usadas. El propietario es bienvenido a permanecer y

puede ayudar en la organización del evento.

 Es muy importante que los demás ocupantes de la casa estén al tanto, entiendan y
cooperen, con la privacidad y silencio necesarios.

Características particulares de la casa

 Supervisar anticipadamente los controles de calefacción/aire acondicionado, ubicación de la

caja de fusibles, llaves de encendido de luces, etc.

 Asegurar que el propietario controle y/o deshabilite las alarmas, reloj de campana,
contestadores automáticos, etc. Verificar si existe alguna particularidad a la cual el dueño esté
acostumbrado pero que resulte un factor de distracción, Ej: tuberías ruidosas, puertas que
rechinan.

 Preguntar si hay alguna cosa inusual que se deba saber, o que no funcione correctamente,
como grifos de agua atascados, ventanas que no abren, etc.

Privacidad y Silencio:

 Revisar que los medios utilizados en la SC / RC no sean audibles y/o visibles desde el
exterior de la casa o apartamento. Por ejemplo, en algunas viviendas modernas la TV puede
ser oída a través de las paredes.

21
  Considerar e investigar cualquier posible actividad ruidosa externa, por ej. Obras en la vía
pública, tráfico, podadoras, etc. Colegios u oficinas aledaños, obras de construcción
cercanas, fiestas en casa de vecinos, mascotas ruidosas, etc.

 Identificar en la habitación de la SC pisos o sillas que rechinen.

 Planificar junto al propietario sobre cómo manejar llamadas o visitantes inesperados durante
la SC/ RC. Pedir que el sonido del timbre en puertas y teléfonos sea desactivado mientras
dure el evento.

Personal

Se necesita un número limitado de personal. Únicamente el Facilitador necesita estar en la habitación

(y si éste lo requiere, un encargado de A/ V o un acompañante). El Gerente del evento y cualquier otro
personal esencial debe permanecer en la casa.

La interacción con los invitados debe ser neutral y profesional, teniendo presente a la vez, que se
sientan bienvenidos y cómodos.

Armado de la Sala

La Guía de Eventos de SC. debe ser usada para establecer un nivel adecuado de comodidad.
En una RC, la posición de las sillas puede ser un poco más flexible que en una SC.

Ser sensibles al hecho de que hemos entrado a la casa de otra persona. El desplazamiento de los
muebles debe ser mínimo, usar los asientos ya existentes donde sea posible. Obtener el permiso del
propietario si fuese necesario para mover los muebles, retirar cuadros de las paredes, etc.

Se necesitan al menos dos niveles de iluminación. Si no se contara con dimmers, posiblemente se

tengan que utilizar lámparas de pié o de mesa.

El gerente de Producciones (A/ V) y el Facilitador son responsables de supervisar los requerimientos

de equipos. (Ver sección Audio Visual)

Refrigerio

22
Para evitar ruidos y olores propios de la cocina, se recomienda no preparar el refrigerio en el lugar.
Para interiorizarse sobre comidas y bebidas recomendadas, por favor consultar el Capitulo 10 -
Lineamientos para Refrigerios en SC-

Seguridad

Considerar e investigar salidas de emergencia.

Idealmente, uno de los integrantes del equipo cubrirá el rol de seguridad, desarrollándolo según los
lineamientos establecidos para esta tarea.

Salud (Acceso Médico y asistido):

Tener en cuenta los recursos médicos disponibles en caso de alguna emergencia.

Averiguar las necesidades de los invitados en cuanto a discapacidades.
Averiguar previamente si algún invitado tiene necesidades especiales (médicas, motrices, etc).
En caso que alguno las presente, considerar, teniendo en cuenta sus limitaciones, el acceso a
baños, eventual uso de escaleras, etc.

Prevención:

Tener a mano los números telefónicos de hospitales, médicos, bomberos y policía

SC/ SR para Personas enfermas o discapacitadas en su propia Casa

Una SC/ RC para una persona enferma o discapacitada, podrá requerir la presencia en la casa de
un enfermero/a que no tenga el Conocimiento. Esto es factible, pero es necesario informarle que
mientras dure el evento, no podrá ingresar a la habitación, a menos que se lo llame.

En éstas situaciones, y más aun si fuera una casa pequeña, se debe poner especial atención a las
posibles filtraciones de sonido e imagen.

El personal que ayude en estas sesiones debe ser mínimo.

Uso de una TV con el equipo de SC.

Se necesita una TV con opción de ajustar el aspecto de imagen a 16:9 (pantalla amplia o wide
screen) compatible con el formato NTSC. La mayoría de TV’s modernas son compatibles.
(Plasma, LCD, LED, SmartTV y algunas TV’s tradicionales fabricadas a partir del año 2005)

Los cables de audio deben tener conectores RCA y ser de un largo suficiente para llegar
prolijamente hasta la mesa de comando.

El cable para video puede ser coaxial con conectores RCA, o bien un cable S-Video, en ambos
casos con el largo suficiente para llegar hasta la mesa de comando.

Nota: Cualquier cambio en el nivel de sonido realizado a través de la TV o control remoto, se verá
en la pantalla, para evitarlo por favor considerar las alternativas que figuran a continuación.

Uso de alto-parlantes externos y/o consola de audio

Se pueden usar parlantes externos para tener control sobre el nivel de audio, y en algunos casos para
mejorar la calidad del mismo. Para conectarlos hacer lo siguiente:

23
Conectar un cable estéreo con conectores RCA desde el equipo de SC a un amplificador
(preferiblemente ubicado en la mesa de comando), luego conectar los cables de cada parlante al
amplificador. Esto permitirá controlar el nivel de sonido a través del amplificador sin que interfiera en
la pantalla de la TV.
También se puede conectar, mediante cables con conectores RCA, la salida de audio de la TV a una
consola de audio ubicada en la mesa de comando. De esta manera, se puede controlar desde la
consola el nivel de audio emitido por la misma TV. En este caso considerar un largo de cables
suficiente desde la TV a la mesa de comando.

Otra opción es utilizar parlantes externos del tipo para iPod o reproductores de MP3 (Bose, JBL, etc).
Si estos tienen entrada RCA, se pueden conectar directamente a las salidas de audio de equipo
periférico de SC (Canupus). Si la entrada fuera del tipo.

Lista de Verificación para el Equipo de Apoyo-Sesión en domicilio particular

El equipo de apoyo de la SC usa esta lista de verificación para hacer un seguimiento con la persona
que ofrece su casa para un evento de la 6ta Llave, el cual ya recibió y examino los Lineamientos
de Planificación para Posibles Anfitriones y Equipos Locales.

Entrada y área Exterior

Como es su relación con los vecinos más cercanos? A que distancias están? En caso que, desde
sus domicilios, se presenten ruidos que pudieran interferir con la sesión, como manejaría la
situación?

• ¿Se puede llegar fácilmente al sitio en automóvil y/o transporte público?

• ¿Características de las vías de acceso para llegar al lugar del evento ?

• Son seguras?

• Donde pueden estacionar sus autos los invitados y miembros del equipo, teniendo en cuenta que
no interfieran con los vecinos o el acceso a la casa?

Habitación para S. de C.

• Incluyendo al facilitador de Llave 6 y su acompañante o A/V,

¿cuántas personas más se pueden acomodar en la habitación?
¿cuál será la distancia entre la mesa de comando y los invitados?
¿Cuánto espacio queda libre alrededor para caminar entre las sillas de los participantes?

• El audio de la sesión, puede filtrarse hacia el exterior de la habitación ?.

En caso afirmativo, qué medidas se tomarán para garantizar la privacidad ?

• Los ruidos del exterior, pueden escucharse en la habitación ?

En caso afirmativo, como se aislará la misma, para que no interfieran con el silencio necesario?

• La imagen de la sesión (video) puede ser vista desde el exterior ?

En caso afirmativo, qué medidas se tomarán para evitarlo ?

• El dueño de casa estará presente durante el evento ?

• Alguien más estará en la casa el día del evento ? (familiares, amigos, personal de servicio, etc.)
En caso afirmativo, en que parte de la casa se encontrarán?

24
 A qué distancia de la habitación donde ocurra la sesión estarán?
Están al tanto de los requerimientos de silencio y privacidad

• ¿Cuánto tiempo se necesitará para preparar la habitación de la sesión?

(instalación de audio/video, sillas, aislación si fuera necesaria, etc).

• ¿Puede la casa permanecer libre de interrupciones por aproximadamente 6 horas, incluyendo

los ensayos técnicos?

• ¿Hay mascotas en la residencia?

¿Si las hubiera, dónde permanecerán durante el evento?

• ¿Hay mascotas en las residencias de los vecinos que pudieran ser una distracción?

Audio, Video, Iluminación:

 Se cuenta con una TV?

• Marca, modelo, tamaño, características?
• Es compatible con la norma NTSC ?
• Tiene la opción de pantalla ancha o wide screen (16:9) ?
 Se cuenta con un equipo de audio hogareño ?
• Marca, modelo, características?
• Se cuenta con una consola de audio? Marca, características?
• Cables de audio con conectores RCA de largo suficiente en caso de utilizar TV o consola?
• Cable de video de largo suficiente desde la TV a mesa de comando ? Qué tipo de cable
(Coaxal, S-Video, Común) ?
 Se cuenta con atenuadores de luz (dimmers) dentro de la habitación de la KS-KR?
• Con las luces existentes en la habitación, se pueden lograr 2 niveles de iluminación?
• En caso de no contar con lo anterior, se puede disponer de lámparas de pié o de mesa?
• ¿Son frecuentes los cortes de energía eléctrica en este vecindario?¿Se cuenta con un
generador de electricidad de respaldo?
• Hay algún corte de energía
 Dónde tendrán los invitados su refrigerio?
• ¿Dónde lo tendrá el facilitador de la Llave 6?
• ¿Quién suministrará el refrigerio?
• ¿Cuál es el menú?

Plan de Emergencia Médica

 ¿Cuál es el hospital o clínica más cercano al lugar del evento, y si no los hubiera, el doctor
más cercano?
 Se tiene los teléfonos?

25
 ¿Hay un botiquín de primeros auxilios disponible?
 ¿Ahora que hemos revisado todos estos puntos, tiene ud. alguna preocupación o detalles
adicionales que desee mencionar?

26
13. LINEAMIENTOS PARA EL USO DE SMART CARD EN REVISIONES DE CONOCIMIENTO

Los siguientes lineamientos están dirigidos a los equipos locales que organicen Revisiones de
Conocimiento.

La inscripción con Smart Card

Las personas que han recibido las técnicas del Conocimiento y tienen una Smart Card válida deberán:

 Preinscribirse para la Revisión de Conocimiento y al hacerlo suministrar su número de smart

card y su nombre como figura en la tarjeta.

 Utilizar su tarjeta smart card para ingresar a la Revisión de Conocimiento. (La tarjeta deberá
ser presentada en la mesa de recepción de la RC y ser exhibida durante el evento).

Inscripción sin Smart Card

El equipo local es responsable de la inscripción de las personas que han recibido las técnicas del
Conocimiento y desean asistir a una Revisión de Conocimiento sin tener una tarjeta Smart Card, de
la siguiente manera:

1. La lista de inscriptos deberá ser entregada al facilitador de la sesión. En caso que hubiera
dudas respecto de algún inscripto, se deberá:

2. Revisar si constan en las listas de la comunidad, anteriores y posteriores a 2006.

3. Si no están en las listas, solicitarán a un identificador visual, que es una persona con
Conocimiento conocido de la comunidad, que pueda reconocerlo

4. Si no se resuelve de la manera anterior, habrá que contactar un verificador 3 a 7 días antes de

la revisión y ver su disponibilidad para entrevista, o si una persona aparece sin aviso previo, que no
tenga SC se puede intentar concertar una entrevista con el verificador por teléfono el mismo día de
la sesión.

5. Completar la solicitud de Smart Card en línea del sitio web de SMART CARD:
(www.smartcardoffice.org).

La solicitud deberá realizarse con la mayor antelación posible (siendo 10 días previos a la Revisión
el tiempo límite requerido para poder procesarla).

• Cuando complete el formulario, solicite “Trámite Urgente”.

• Para solicitar el trámite urgente ingrese las palabras “Trámite Urgente”, la fecha y lugar previstos
para la Revisión de Conocimiento en el campo de los “Comentarios”.
• Tan pronto como haya sido aprobada la solicitud, el solicitante recibirá una confirmación de la
Oficina de Smart Card por correo electrónico, indicando su número de smart card.
Nota: en muchos casos los solicitantes no recibirán su Smart Card a tiempo para la RC. Sin
embargo, serán admitidos en la RC si: (a) han realizado la preinscripción con su número de Smart
Card, y si (b) al llegar a la RC tienen una foto de identificación, un nombre y un número de Smart
Card que concuerde con el nombre y número de la lista de inscritos.

27
14. ANEXO SOBRE PRIVACIDAD Y SILENCIO

PRIVACIDAD DEL EVENTO

EMBASSY SUITES HOTEL/MANDALAY BEACH RESORT (en el presente documento el

“ESTABLECIMIENTO”) entiende y acuerda que el evento de la ORGANIZACIÓN PATROCINADORA
(en el presente documento el “PATROCINADOR”) consiste en gran medida en la trasmisión de
información propia del “PATROCINADOR”, a cargo exclusivo del mismo, y solamente a aquellas
personas invitadas por el “PATROCINADOR” de dicho evento.
Por lo tanto, el “ESTABLECIMIENTO” y sus EMPLEADOS, REPRESENTANTES Y PERSONAL
acuerdan realizar su máximo esfuerzo para proteger y garantizar la privacidad del evento del
“PATROCINADOR”. Si por cualquier motivo algún miembro del personal del “ESTABLECIMIENTO”
necesita pasar al interior del evento, se ajustará al procedimiento de notificárselo por radio al Gerente
del Evento del “PATROCINADOR” , en cuyo caso esta persona será acompañada por personal del
“PATROCINADOR”.

El “ESTABLECIMIENTO” entiende y acuerda que las áreas de escenario y bastidores (backstage) se

mantendrán asimismo en silencio y en condiciones de privacidad durante los períodos de tiempo en
que se comunique información confidencial.

NECESIDAD DE SILENCIO DURANTE EL ENTRENAMIENTO

El “ESTABLECIMIENTO” entiende y acuerda que una de las secciones del evento del
“PATROCINADOR” consiste en el entrenamiento para la práctica de unas técnicas de concentración
que requieren, además de privacidad, silencio total . Por lo tanto, el “ESTABLECIMIENTO” y sus
EMPLEADOS, REPRESENTANTES, y PERSONAL se comprometen a realizar el máximo esfuerzo
para proteger y garantizar el silencio total durante el evento del “PATROCINADOR”. Durante el tiempo
en que se lleve a cabo el mencionado entrenamiento, el personal del “ESTABLECIMIENTO” evitará
en el conjunto de las áreas del “ESTABLECIMIENTO” cualquier actividad que genere ruidos
perceptibles desde el evento del “PATROCINADOR”. (Se entiende que el “ESTABLECIMIENTO” no
tiene control sobre otros usuarios o huéspedes de las instalaciones.)

NECESIDADES DE ACCESO

Asimismo, todas los accesos a zonas de carga y descarga, corredores de servicio, elevadores de
carga o elevadores de bastidores necesarios para la entrada o salida del “ESTABLECIMIENTO”
estarán disponibles cuando y como sean necesarios.

El presente Anexo se incorpora al ACUERDO DE RESERVA / CONTRATO al cual se adjunta

formando parte y cuerpo del mismo.

28
15. ANEXO SOBRE EL ARMADO IDEAL DE LA SALA PARA 24 PERSONAS

29
16. ANEXO SOBRE EL ARMADO IDEAL DE LA SALA PARA 100 PERSONAS

30
 INDICE

1. RESPONSABILIADES DEL EQUIPO LOCAL DE SESIÓN DE CONOCIMIENTO 1

 Gerente del evento 2
 Finanzas 2
 Enlace con la sala 3
 Montaje para la Sesión 3
 Producción AV 3
 Atención de asistentes a la Sesión (Aspirantes o pcc) 4
 Asistencia a la audiencia 4
 Refrigerio 5
 Facilitador 5

2. SOBRE EL ROL DE LOS FACILITADORES Y SU INTERACCIÓN CON LOS EQUIPOS LOCAL 6

3. RESPONSABILIDAD FISCAL Y DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE FINANZAS 7

 Gerente de finanzas 7
 Contacto de recursos 7
 Pautas para el presupuesto 7

4. IDENTIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO ADECUADO 8

5. REQUISITOS LEGALES 9

6. REQUERIMIENTOS PARA UNA SALA ADECUADA 10

 Sala para la Sesión de Conocimiento 10
 Determinación del tamaño de la sala 10
 Area de inscripción /recepción 10
 Sala de descanso 10
 Area para el refrigerio 11
 Area para oficinas (Opcional) 11

7. MONTAJE DE SALA PARA SESION DE CONOCIMIENTO 12

 Preparación de la sala para una Sesión de Conocimiento 12
 Plano de planta 12
 Sillas 12
 Espacio entre sillas 12
 Cojines 12
 Mantas 13
 Mesas 13
 Mesa para provisiones varias 13
 Lámparas (Opcional) 13
 Cortinas y barrales 14
 Area de comando 14

8. NECESIDADES DE AUDIO Y VIDEO 15

 Equipo de audio 15
 Equipo de video 15
 Micrófono 16
 Area de comando 16
 Iluminación 16

9. EQUIPAMIENTO PARA SESIONES PEQUEÑAS 17

10. LINEAMIENTOS PARA EL REFRIGERIO EN SESIONES DE CONOCIMIENTO 18

 Durante la recepción e inscripción de los aspirantes 18
 Durante el descanso o pausa 18
 Necesidades especiales durante la SC 18
 Otros 18

11. LINEAMIENTOS GENERALES PARA REVISIONES DE CONOCIMIENTO 19

31
12. PAUTAS PARA UNA SESION EN CASA DE FAMILIA 20
 Pautas de planificación para un probable anfitrión y equipo local 20
 Ambiente 21
 Acuerdos con el propietario / inquilino 21
 Características particulares de la casa 21
 Privacidad y silencio 21
 Personal 22
 Armado de la sala 22
 Refrigerio 22
 Seguridad / Salud y Prevención 23
 Acceso médico y asistido 23
 SC/SR para personas en su propia casa 23
 Uso de una TV con el equipo de SC 23
 Uso de altoparlantes externos 23
 Lista de verificación para el Equipo de apoyo-sesión en domicilio particular 24
o Entrada y área exterior 24
o Habitación para SC 24
o Requisitos A/V 25
o Plan de emergencia médica 25

13. LINEAMIENTOS PARA EL USO DE SMART CARD EN REVISIONES DE CONOCIMIENTO 26

 La inscripción con Smart Card 26
 Inscripción sin Smart Card 26
 Equipo del evento de RC 26

14. ANEXO SOBRE PRIVACIDAD Y SILENCIO 27

15. ANEXO SOBRE EL ARMADO IDEAL DE LA SALA PARA 24 PERSONAS 28

16. ANEXO SOBRE EL ARMADO IDEAL DE LA SALA PARA 100 PERSONAS 29

32