ST DI P 01 Procedimiento de Uso de Plataforma Microsoft 365

GUERRERO Y CESPEDES INGENIERIA LTDA.
PROCEDIMIENTO DE USO DE PLATAFORMA MICROSOFT 365
ST – DI – P – 01
Departamento de Innovación
Noviembre 2021
ST – DI – P – 01
PROCEDIMIENTO DE USO DE GESTOR DOCUMENTAL
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Nº Revisión: A
DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Fecha: 09/11/2021
RESPONSABLE ÁREA FECHA

Preparado por
Felipe Geisse Septiembre 2021
Revisado por
José Nuñez Septiembre 2021
Departamento de Estudio
José Peñailillo Septiembre 2021
Maximiliano Guerrero Octubre 2021
Aprobado por
Marco Guerrero Gerente General Noviembre 2021

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Nº Revisión: A
Contenido
1.Objetivo 5
2.Alcance 5
3.Responsabilidades 5
3.1 Jefe de Departamento ...................................................................................................................5
3.2 Ingeniero Residente ......................................................................................................................6
3.3 Administrador de plataforma de Microsoft 365. ..........................................................................6
3.4 Usuario ..........................................................................................................................................7
4.Definiciones. 7
5.Recursos 8
5.1 Equipos e infraestructura necesaria..............................................................................................8
5.2 Tutoriales y manuales ...................................................................................................................9
5.3 Soporte ..........................................................................................................................................9
6.Metodología 9
6.1 Activación de cuenta Microsoft 365 de ST Ltda ............................................................................9
6.2 Consideraciones de ciberseguridad ..............................................................................................9
6.3 Datos de perfil de usuario en plataforma Microsoft 365 ............................................................10
6.4 Microsoft Outlook .......................................................................................................................10
a. Pie de firma ..............................................................................................................................10
b. Utilización de calendario de outlook: citas y reuniones ..........................................................11
c. Utilización de grupos de outlook .............................................................................................12
6.5 Microsoft Sharepoint y OneDrive................................................................................................13
a. Almacenamiento privado vs. almacenamiento compartido ...................................................13
b. Sitios de trabajo .......................................................................................................................13
c. Sitios de comunicación ............................................................................................................14
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Nº Revisión: A
d. Sincronización al escritorio del pc ...........................................................................................15

e. Restricción de acceso y permisos ............................................................................................15
6.6 Microsoft Teams..........................................................................................................................15
6.7 Creación de un grupo o sitio .......................................................................................................16
6.8 Colaborar con usuarios externos ................................................................................................17
6.9 Acceso desde red Codelco...........................................................................................................17
6.10 Soporte ......................................................................................................................................17
7.Control de cambios 18
8.Referencias 18
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Nº Revisión: A
1. Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo establecer y estandarizar la herramienta Microsoft 365,
potenciando las aplicaciones, Outlook, Sharepoint, OneDrive y MSTeams, como plataforma
de uso por defecto en la organización, así como indicar el correcto uso de esta plataforma, y
las responsabilidades según el tipo de usuario. No constituye un manual de usuario, se
asume que los usuarios están capacitados y familiarizados con el uso de la plataforma.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica a todos los trabajadores de la empresa ST Ltda., en

adelante “la organización”, que por la naturaleza de las actividades que realizan: hagan uso
de correo electrónico, videollamadas, así como creen, compartan, modifiquen o distribuyan
documentación digital con el resto la organización.
3. Responsabilidades
3.1 Jefe de Departamento
• Responsable de hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento a su grupo

de trabajo.
• Es el responsable del o los sitios de trabajo, sitio de comunicación o grupo de Outlook
asignado a su departamento.
• Debe velar para que toda la información de su departamento, de la cual es
responsable, se encuentre debidamente almacenada en su sitio de trabajo.
• Responsable de salvaguardar la información confidencial que posea, de que esta no
se filtre para usuarios no atingentes, tanto en el interior como en el exterior de la
organización.
• Establecer las directrices y estructura de información, así como los accesos y
permisos que debe tener cada usuario de su departamento, y velar para que el
personal a su cargo realice el fiel cumplimiento de esta estructura.
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Nº Revisión: A
3.2 Ingeniero Residente
• Responsable de hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento a los usuarios

del contrato que administra.
• Es el responsable del o los sitios de trabajo, sitios de comunicación o grupos de
Outlook asignado a su contrato.
• Debe velar para que toda la información de su contrato, de la cual es responsable, se
encuentre debidamente almacenada en su sitio de trabajo privado.
• Responsable de salvaguardar la información confidencial que posea, de que esta no
se filtre para usuarios no atingentes, tanto en el interior como en el exterior de la
organización.
• Establecer las directrices y estructura de información, así como los accesos y
permisos que debe tener cada usuario de su contrato, y velar para que el grupo de
trabajo realice el fiel cumplimiento de esta estructura.
3.3 Administrador de plataforma de Microsoft 365.
• Confeccionar y mantener actualizado un procedimiento general de uso de gestor

documental de Microsoft 365 y ponerlo a la disposición de la organización.
• Capacitar en el uso de las plataformas digitales.
• Poner a disposición del usuario información de uso de plataforma, como manuales o
tutoriales.
• Prestar soporte ante cualquier dificultad o duda que posean los usuarios en el
transcurso de puesta en marcha o uso de la plataforma.
• Velar por el orden del uso de la plataforma, incluyendo mantener un listado
actualizado de sitios de trabajo, sitios de comunicación y grupos de Outlook de la
organización, con nombre, link de acceso y responsable, de manera a mantener un
orden y estructura de uso de la plataforma en la organización.
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Nº Revisión: A
3.4 Usuario
• Hacer uso de la plataforma Microsoft 365 para toda la información que manipule de
la empresa, ya sea en espacio compartido o en su carpeta de OneDrive personal,
según corresponda, para de esta forma salvaguardar la información de la
organización.
• No se permitirá poseer información de la empresa exclusivamente en discos externos
o interno de su equipo (salvo en casos autorizados por el área TI), sin la debida
sincronización con la nube. Toda la información que se esté trabajando deberá estar
respaldada (sincronizada) en tiempo real con el servidor de Microsoft 365, de manera
a velar por la integridad de esta información.
• Seguir las directrices de este procedimiento, así como las propias de su área de
trabajo, indicado por el jefe de departamento o ingeniero residente, según
corresponda.
• Hacer uso de la plataforma siguiendo las normas y recomendaciones de
ciberseguridad.
4. Definiciones.
• Microsoft 365: Conjunto de programas y aplicaciones informáticas que la compañía

Microsoft pone a disposición de los clientes, con diferentes planes según membresía.
Para los efectos de este procedimiento, se refiere a la plataforma que se compone de las
aplicaciones: OneDrive, Outlook, MSTeams y SharePoint.
• SharePoint: Plataforma de colaboración empresarial, basada en el navegador web, la
cual se basa en sitios de trabajo y sitios de comunicación. Se utiliza como gestor
documental para almacenar la información de forma colaborativa, así como intranet de la
organización.
• Sitio de trabajo de SharePoint: Espacio colaborativo de SharePoint, el cual se
administra de manera online, que incluye varias herramientas entre las cuales una de las
más útiles, es la generación de bibliotecas compartidas de OneDrive para almacenar
documentación y de esta forma trabajar en la nube en colaboración con nuestro equipo
de trabajo en forma privada.
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• Sitio de comunicación de SharePoint: Espacio en la intranet de la empresa, destinado

a compartir el información y noticias hacia la organización.
• OneDrive: Servicio de almacenamiento de archivos en la nube de Microsoft, los cuales
los hace disponibles indistintamente desde el navegador, aplicación móvil y escritorio de
Windows.
• Biblioteca de OneDrive: Carpeta compartida por un grupo de usuarios para almacenar
información, generalmente asociada al sitio de trabajo de SharePoint (creada por
defecto).
• Sincronización de OneDrive: Se refiere a la sincronización de su carpeta personal de
OneDrive o de una Biblioteca compartida al escritorio del computador, de manera a
acceder y trabajar con los archivos indistintamente desde la página web o desde el propio
escritorio de Windows.
• Outlook: Servicio de correo eléctrico de Microsoft.
• MS Teams: Plataforma de Microsoft para trabajo colaborativo en grupos de trabajo: chat,
archivos compartidos y videollamadas grupales, entre otras funcionalidades.
• Dirección URL: Dirección una y específica que se asigna a cada una de las páginas
disponibles en la web.
• Información confidencial: Cualquier información que, en caso de filtrarse, ponga en
riesgo la continuidad operacional de la empresa.
• TB: Sigla para Terabyte, unidad de almacenamiento equivalente a 1000 Gigabytes.
5. Recursos
Se indican en este apartado los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades
del presente procedimiento.
5.1 Equipos e infraestructura necesaria
Trabajador debe contar con computador personal con conexión a internet para activación
de la cuenta y acceso a plataforma mediante navegador web. Una vez realizada la
sincronización al escritorio del sistema operativo, es posible seguir trabajando de manera
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sin conexión. Las carpetas se actualizarán de forma automática una vez que se retome
la conexión a internet.
5.2 Tutoriales y manuales
Para el uso de plataforma Microsoft 365, existen tutoriales disponibles en la intranet de la

organización https://stltda.sharepoint.com/, así como en la página de documentación
oficial de Microsoft [2]
5.3 Soporte
Existe un encargado de soporte, que apoya al usuario en el uso de estas herramientas

ante cualquier dificultad. El canal de comunicación oficial para contacto es a través de
soporte@stltda.cl.
6. Metodología
6.1 Activación de cuenta Microsoft 365 de ST Ltda
Previo a la utilización de las herramientas de Microsoft 365, es necesario la activación de la

cuenta de usuario. En caso de que el usuario no tenga activa su cuenta o tenga problemas
de acceso, debe contactar a soporte.
6.2 Consideraciones de ciberseguridad
Para salvaguardar la integridad de la información de la empresa, se deben seguir las

consideraciones de ciberseguridad indicadas en la Política Informática de la Organización [1].
Se destacan a continuación algunas de ellas:
• No hacer clic en enlaces de publicidad sospechosos.

• Utilizar contraseñas robustas y cambiarlas regularmente.
• No abrir correos de dudosa procedencia
• Mantener el sistema operativo y el antivirus actualizado.
• Navegar en redes de Wifi seguras.
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6.3 Datos de perfil de usuario en plataforma Microsoft 365
Con el fin de identificar al usuario, en el perfil de la plataforma Microsoft 365 se deberá

actualizar como mínimo la siguiente información
• Fotografía de usuario.
• Correo y teléfono de contacto.
• Fecha de cumpleaños, solo día y mes (sin el año de nacimiento).
El resto de la información del perfil de usuario es de carácter opcional.
6.4Microsoft Outlook
El correo electrónico Microsoft Outlook podrá ser utilizado a través de sus credenciales de
acceso desde las aplicaciones móviles, aplicación de escritorio de Windows o bien desde la
página web.
A continuación, se establecen algunas consideraciones respecto a la utilización del correo
electrónico de la organización.
a. Pie de firma
El pie de firma por defecto de correo electrónico, tendrá el siguiente formato:

• Logo actualizado a la izquierda.
• Tipo de letra utilizado: Calibri (Cuerpo).
• Línea 1: Color Azul, tamaño 14 y en negrita.
• Línea 2: Color Azul, tamaño 12 y en negrita.
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• Línea 3 y siguientes: color negro y tamaño 12
Ejemplo de pie de firma de la organización:
José Nuñez V.
Depto. Innovación
E-mail: jnunez@stltda.cl
Oficina Central : (56 - 72) 2605100
Anexo: 128
b. Utilización de calendario de Outlook: citas y reuniones
La importancia de la utilización de calendario de Outlook para fijar citas y reuniones radica

en el hecho de que al sugerir una reunión el sistema apunta las coincidencias de forma
automática, a pesar de que el calendario de cada usuario es privado.
Para fijar una reunión, ya sea en forma remota por medios digitales o en forma presencial, a
través de Microsoft Outlook, se deberá:
• Completar los campos de información: fecha, hora y lugar.
• Se deberá escribir además los datos de fecha, hora y lugar de la reunión en el cuerpo
del correo, para evitar problemas debido a distintas configuraciones horarias entre
usuarios.
• El usuario, al recibir una invitación de reunión a su correo, deberá aceptar o rechazar
la cita, de forma que el organizador tenga respuesta, cerrando de esta forma el ciclo
de comunicación.
• Toda reunión deberá ser fijada por este medio, ya que tiene por ventaja que el
sistema exige una respuesta y además quedan fijadas en el calendario de forma
automática, enviando recordatorios.
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c. Utilización de grupos de Outlook
Las cuentas de Microsoft 365 creadas son para uso personal, a menos que existan casos
justificados frente al encargado TI, no se deberán crear cuentas de Microsoft 365 grupales
en la organización. Para recibir correos grupales se debe utilizar la herramienta “Grupos de
Outlook”. Esta herramienta permite crear una dirección de correo en el formato
nombregrupo@stltda.cl , cuya bandeja de entrada será compartida entre los usuarios que
formen parte del grupo.
Las ventajas de la utilización de grupos de Outlook radican en lo siguiente:
• No existe límite en la creación de grupos de Outlook, se pueden crear cuantos sea

necesario.
• No utiliza un cupo de cuenta de usuario, los cuales son limitados.
• Los correos enviados a esa dirección llegarán a todos los integrantes de grupo de
forma automática, sin que el remitente tenga que escribirlos uno a uno.
Consideraciones en el uso de grupos de Outlook:
• Cuando un usuario responde, lo hace a través de su propia cuenta de correo con

copia al correo de grupo. No es posible responder “a nombre del” correo de grupo.
• No constituye una cuenta de Microsoft 365, por lo que no tienen ninguna de sus
características ni aplicaciones.
Para mantener el orden, se debe mantener un listado actualizado de los grupos de Outlook
que están siendo utilizados por la organización. Es responsabilidad del creador del grupo
informar de su creación y uso al administrador global de la plataforma, así como es
responsabilidad del administrador llevar un listado actualizado de los grupos de trabajo
utilizados por la organización. La información mínima requerida en este listado se indica a
continuación:
• Dirección de correo electrónico del grupo de Outlook

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• Área responsable (departamento, contrato, etc.) del grupo de Outlook

• Objetivo del grupo de Outlook: describir brevemente para que será utilizado.
6.5Microsoft Sharepoint y OneDrive
Las herramientas para almacenamiento de datos y documentos en la organización por

defecto son Microsoft Sharepoint y Microsoft OneDrive.
a. Almacenamiento privado vs. almacenamiento compartido
Existen básicamente dos tipos de almacenamiento de información en la plataforma:

• Almacenamiento de datos personal por cada usuario empresa (1TB): Este
espacio de almacenamiento es por cada usuario, y está destinado a almacenar
información de la empresa, que no es compartida a otros usuarios.
• Almacenamiento de datos compartido empresa (2,8TB): espacio de
almacenamiento compartido entre los usuarios, destinado a la información
compartida, siendo el acceso restringido a aquellos usuarios miembros de los sitios
de trabajos específicos.
b. Sitios de trabajo
Como estructura del espacio compartido del gestor documental a nivel global, se establen los
sitios de trabajo de cada departamento o contrato. El objetivo de estos sitios de trabajo es
que sean el repositorio de la totalidad de la información de cada área (departamento,
contrato, etc.).
Para mantener el orden, se debe mantener un listado actualizado de los sitios de trabajo que
están siendo utilizados por la organización. Es responsabilidad del creador del sitio informar
de su creación y uso al administrador global de la plataforma, así como es responsabilidad
del administrador llevar un listado actualizado de los sitios de trabajo utilizados por la
organización. La información mínima requerida en este listado se indica a continuación.
1. Nombre del Sitio de Trabajo
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Nº Revisión: A
2. Enlace (dirección URL) para acceder al sitio de trabajo

3. Área responsable del sitio de trabajo
4. Breve descripción (u objetivo) del sitio de trabajo
Ejemplo:
1. Departamento de Innovacion
2. https://stltda.sharepoint.com/sites/DEPARTAMENTODEINNOVACION
3. Departamento de Innovacion
4. Espacio digital de almacenamiento y comunicación entre miembros y colaboradores del
Departamento de Innovación.
c. Sitios de comunicación
Por otro lado, cada área podrá optar por sitios para presentar la información ya sea pública
o privada, destinados la comunicación de noticias.
Imagen de referencia: Ejemplo de sitio de comunicación “Noticias TI”
Se sugiere la entrega de información hacia la organización a través de sitios de

comunicación, y no solamente a través de correo electrónico, con motivos de orden, registro
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y facilidad de acceso a la información. Las ventajas del uso de estos sitios de comunicación
respecto a las comunicaciones sólo por correo electrónico radican en lo siguiente:
• Orden en la entrega de información, al estar las noticias separadas por área, es más fácil
acceder a estos registros.
• Posibilidad de generar comentarios y respuestas visibles para todos los que visiten la
noticia.
Así como para los sitios de trabajo, también se deberá mantener un listado actualizado de
sitios de comunicación de cada área.
d. Sincronización al escritorio del PC
Se recomienda la sincronización tanto de la carpeta de OneDrive Personal de la empresa,

como de las carpetas compartidas (Bibliotecas de OneDrive) de los sitios de trabajo. Esto
permitirá el acceso de información de forma sin conexión, principalmente útil en lugares con
deficiente conexión a internet (faenas).
e. Restricción de acceso y permisos
Es posible restringir el acceso a carpetas específicas, administrando el acceso según tipo de

usuario en las bibliotecas compartidas de OneDrive asociadas a los sitios de trabajo. Cada
propietario de sitio de trabajo deberá restringir el acceso según la información que
corresponda visualizar por cada usuario.
Además, también se permite dar distintos permisos a los usuarios a las carpetas o archivos
específicos, por ejemplo: edición, sólo visualización y descarga, esto según lo requerido por
cada propietario de sitio.
6.6 Microsoft Teams
La aplicación por defecto para efectuar videollamadas al interior de la organización

corresponde a la plataforma Microsoft Teams. Se podrán utilizar además la totalidad de las
funcionalidades de la plataforma, según requerimientos de cada usuario, como creación de
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Nº Revisión: A
canales, grupos privados de colaboración, emisión de eventos en directo, y aplicaciones

integradas, etc. No obstante, para la creación de canales o grupos de Microsoft Teams se
deberá dar aviso al administrador de la plataforma, para dejar registro de ello, según lo
detallado en el esquema de la siguiente sección.
Para programar una reunión por videollamada, esta debe ser programada a través de
Microsoft Outlook enviando una cita de reunión por Teams con los integrantes involucrados,
y tal cual fue indicado en el apartado “Calendario de Outlook: citas y reuniones”.
Durante la videollamada el integrante que no se encuentre con la palabra, deberá mantener
su micrófono en silencio en todo momento. Para realizar una intervención, utilizar de
preferencia el ícono “levantar la mano”.
6.7 Creación de un grupo o sitio
Para dar más fluidez a la utilización de la herramienta, los usuarios tienen la libertar de crear
sus espacios de trabajo (ya sea grupo o sitio), y empezar inmediatamente a hacer uso de la
herramienta. No obstante, se deberá informar al área TI, para poder dejar registro. Cada vez
que un usuario cree un grupo de Outlook o sitio de trabajo/comunicación, deberá proceder
de la siguiente forma:
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Nº Revisión: A
1. Creación del Grupo o

Sitio 3. Registro
•El usuario procede a la creación •El administrador de la
del grupo de Outlook/Teams, plataforma, una vez recibida la
sitio de trabajo o sitio de infromación, deja registro de
comunicación. ello, actualizando su base de
•Da inicio a su utilización. datos.
2. Informar al área TI
•El usuario informa al área TI, a
través del correo
soporte@stltlda.cl , que se está
dando uso a este espacio de
trabajo.
•Los datos mínimos a entregar son
el nombre, enlace y área
responsable.
6.8 Colaborar con usuarios externos
Un usuario externo es todo aquel que no posee cuenta de la organización, es decir, que su
cuenta no finaliza en @stltda.cl. Se permite la colaboración con usuarios externos, para ello
cada usuario de la organización compartirá carpetas o sitio de trabajo específico a este
usuario.
6.9 Acceso desde red Codelco
Es posible el acceso a la plataforma desde la red Codelco, desde que el acceso se efectúe
mediante el navegador web en la página: office.com.
6.10 Soporte
Para atender solicitudes de soporte, estas serán canalizadas a través de los medios:
• Correo electrónico oficial: soporte@stltda.cl
• Formulario de solicitud a través de la intranet de la organización.
Esta solicitud se transformará en una tarea de soporte, a la cual se le dará tratamiento.
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Nº Revisión: A
7. Control de cambios
Versión Fecha Modificaciones
00 Octubre 2021 Creación documento.
8. Referencias
[1] Normativa Interna Área TI, ST Ltda, Octubre 2021.
[2] Página oficial de documentación de Microsoft: https://support.microsoft.com/es-

ES/training?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct

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GUERRERO Y CESPEDES INGENIERIA LTDA.

PROCEDIMIENTO DE USO DE PLATAFORMA MICROSOFT 365

RESPONSABLE ÁREA FECHA

Marco Guerrero Gerente General Noviembre 2021

d. Sincronización al escritorio del pc ...........................................................................................15

El presente procedimiento aplica a todos los trabajadores de la empresa ST Ltda., en

3.1 Jefe de Departamento

• Responsable de hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento a su grupo

3.2 Ingeniero Residente

• Responsable de hacer cumplir lo indicado en el presente procedimiento a los usuarios

3.3 Administrador de plataforma de Microsoft 365.

• Confeccionar y mantener actualizado un procedimiento general de uso de gestor

• Microsoft 365: Conjunto de programas y aplicaciones informáticas que la compañía

• Sitio de comunicación de SharePoint: Espacio en la intranet de la empresa, destinado

5.1 Equipos e infraestructura necesaria

5.2 Tutoriales y manuales

Para el uso de plataforma Microsoft 365, existen tutoriales disponibles en la intranet de la

Existe un encargado de soporte, que apoya al usuario en el uso de estas herramientas

6.1 Activación de cuenta Microsoft 365 de ST Ltda

Previo a la utilización de las herramientas de Microsoft 365, es necesario la activación de la

6.2 Consideraciones de ciberseguridad

Para salvaguardar la integridad de la información de la empresa, se deben seguir las

• No hacer clic en enlaces de publicidad sospechosos.

6.3 Datos de perfil de usuario en plataforma Microsoft 365

Con el fin de identificar al usuario, en el perfil de la plataforma Microsoft 365 se deberá

El resto de la información del perfil de usuario es de carácter opcional.

El pie de firma por defecto de correo electrónico, tendrá el siguiente formato:

• Línea 3 y siguientes: color negro y tamaño 12

Ejemplo de pie de firma de la organización:

b. Utilización de calendario de Outlook: citas y reuniones

La importancia de la utilización de calendario de Outlook para fijar citas y reuniones radica

c. Utilización de grupos de Outlook

• No existe límite en la creación de grupos de Outlook, se pueden crear cuantos sea

Consideraciones en el uso de grupos de Outlook:

• Cuando un usuario responde, lo hace a través de su propia cuenta de correo con

• Dirección de correo electrónico del grupo de Outlook

• Área responsable (departamento, contrato, etc.) del grupo de Outlook

6.5Microsoft Sharepoint y OneDrive

Las herramientas para almacenamiento de datos y documentos en la organización por

a. Almacenamiento privado vs. almacenamiento compartido

Existen básicamente dos tipos de almacenamiento de información en la plataforma:

2. Enlace (dirección URL) para acceder al sitio de trabajo

Imagen de referencia: Ejemplo de sitio de comunicación “Noticias TI”

Se sugiere la entrega de información hacia la organización a través de sitios de

d. Sincronización al escritorio del PC

Se recomienda la sincronización tanto de la carpeta de OneDrive Personal de la empresa,

e. Restricción de acceso y permisos

Es posible restringir el acceso a carpetas específicas, administrando el acceso según tipo de

6.6 Microsoft Teams

La aplicación por defecto para efectuar videollamadas al interior de la organización

canales, grupos privados de colaboración, emisión de eventos en directo, y aplicaciones

6.7 Creación de un grupo o sitio

1. Creación del Grupo o

6.8 Colaborar con usuarios externos

6.9 Acceso desde red Codelco

Versión Fecha Modificaciones

00 Octubre 2021 Creación documento.

[1] Normativa Interna Área TI, ST Ltda, Octubre 2021.

[2] Página oficial de documentación de Microsoft: https://support.microsoft.com/es-

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