Microsoft Excel 2003

Nivel Avanzado

Unidad 1
Repaso General
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Repaso General

ANIDAR FUNCIONES SI
Puede anidar, o colocar una función SI dentro de otra, mejorando el proceso lógico de
la fórmula. Las funciones SI anidadas le permiten crear pruebas lógicas refinadas.

Por ejemplo, considere la siguiente función SI anidada:

=SI(B2>10000;B2*B4;SI(B8>4;B2*B4;B2*E4)).

Esta prueba depende en si el valor en B2 es o no mayor a 10.000. Si lo es, la fórmula

multiplica a B2 por otro valor en B4. Sin embargo, si el valor es menor o igual a
10.000, la prueba SI anidada calcula con el valor en B8. Si B8 es mayor que 4, B2 se
multiplica por B4, de otra forma B2 se multiplica por E4 si el valor en B8 es mayor a 4.

Puede anidar hasta siete funciones SI dentro de una misma fórmula. El uso de los SI
anidados es dependiente en su habilidad en saber utilizar los argumentos y la sintaxis
correcta.

Consejos

En la fórmulas SI anidadas, un argumento expresado está dentro de otro, utilizando la

siguiente sintaxis:

=SIprueba_lógica;valor_si_verdadero;SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso))

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COMBINAR FUNCIONES LÓGICAS

Mientras que las funciones SI anidadas pueden llevar a cabo pruebas muy refinadas,
usted puede crear fórmulas más eficientes al combinar otras funciones lógicas con la
función SI. Estas otras funciones lógicas son Y, O y NO.

La sintaxis correcta para combinar cualquier función lógica con la función SI es la

siguiente:

=SI(prueba_lógica(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso).

La función lógica Y requiere que todas las condiciones que se prueban den el valor
de “Verdadero”. Si todas las condiciones son verdaderas, entonces la fórmula SI
muestra el argumento valor_si_verdadero. Si cualquiera de las condiciones no pasa
la prueba, entonces se calcula el valor a partir del argumento valor_si_falso.

La función lógica O prueba condiciones múltiples para determinar si cualquiera de

ellas es Verdadera. Si cualquier condición resulta Verdadera, entonces se calcula el
valor a partir del argumento valor_si_verdadero. Si ninguna condición resulta
verdadera, entonces se muestra el argumento valor_si_falso.

La fórmula de la función lógica NO da un valor inverso para las condiciones que

probó. En este sentido, una condición Verdadera se muestra como Falsa, y viceversa.
No puede utilizar NO cuando quiere asegurarse que un valor no es igual a otro valor
en particular.

Ejemplos
• =SI(Y(B2>10000;8>4);B2*B4;B2*E4). La función Y en esta fórmula asegura que los
dos argumentos deben ser Verdaderos. El valor de B2 debe ser mayor que 10,000
y el valor de B8 mayor que 4 antes de que se multiplique B2 por B4. Si cualquiera
de los argumentos es Falso, B2 se multiplica por E4.

• =SI(O(B18>10000;24>4);B18*B20;B18*E20). La función O prueba los dos valores

en B18 y B24, cualquiera de los cuales puede ser Verdadero para multiplicar B18
por B20. Si ninguno es Verdadero, entonces B18 se multiplica por E20.

• =SI(NO(B18>10000);B18*B20;B18*E20). La función NO da el valor de reversa

para la condición en B18. Mientras que B18 puede ser mayor que 10,000, NO
multiplica B18 por E20, en lugar de B18 por B20.

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FUNCIONES DE BÚSQUEDA
Aunque un programa de hojas de cálculo es muy útil cuando se refiere a organizar
datos numéricos, algunas veces localizar la información puede ser difícil,
especialmente cuando la hoja de cálculo es muy grande. Tal vez quiera crear una
macro que utilice información particular repetidamente, y por lo tanto, necesita acceso
rápido a los datos. Para resolver este problema, Excel tiene capacidades que le
permiten encontrar los datos basándose en un criterio en particular. Por ejemplo,
puede ser el responsable de la nómina de su empresa y necesita saber la cantidad
exacta que va a deducir de cada salario.

Si tales datos existen dentro de una tabla, los puede extraer utilizando las funciones
de búsqueda. Las funciones tales como BUSCARH y BUSCARV le pueden ayudar a
rastrear diferentes tipos de datos. Puede utilizar las funciones de búsqueda para
buscar ventas, direcciones, números telefónicos y casi cualquier cosa. Si tiene una
base de datos con cientos de registros, definitivamente necesitará utilizar las
funciones de búsqueda.

Función BuscarV
Una búsqueda vertical trabaja de forma similar que una búsqueda horizontal; la
diferencia es que busca los datos en la tabla verticalmente, tratando de agrupar la
información de comparación. Una vez que encuentra una etiqueta que se asemeja en
la columna izquierda de la tabla de datos, da los valores de esas celdas hacia la
derecha de esta etiqueta en un cierto rango.

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Se utiliza la función BUSCARV para realizar una búsqueda vertical. BUSCARV utiliza
cuatro juegos de argumentos, el último de los cuales es opcional. La sintaxis de la
función es:

=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_columnas;ordenador).

1. El argumento valor_buscado es la referencia o dirección de la celda de

comparación.
2. El argumento matriz_buscar_en es el rango de la tabla de datos donde se va a
buscar.
3. El argumento indicador_columnas indica cuántas columnas debe mover a la
derecha, después de que encuentra una etiqueta que se asemeja.
4. El argumento opcional, ordenador, es un valor lógico, ya sea Verdadero o
Falso que especifica una igualdad exacta. Si se omite el argumento,
BUSCARV da la semejanza aproximada o más cercan que puede encontrar en
la tabla.

Consejo
• Puede combinar la función BUSCARV con la función lógica SI, para crear una
prueba condicional del contenido de la celda valor_buscado.

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Función BuscarH
Si utiliza una hoja de cálculo como una tabla de datos que reporta información
cambiante, encontrará que las funciones de búsqueda son muy útiles. Tal vez le
cobra a sus clientes diferentes precios basándose en el tiempo de su contrato, o la
distancia de viaje. Puede tener diferentes precios para áreas de servicio en una
región. El propósito de una búsqueda es que le permite ingresar una de esas
cantidades, tiempos o zonas diferentes en una celda de comparación, y mostrar
rápidamente la información correspondiente. Por ejemplo, una búsqueda puede
agrupar el nombre de un ejecutivo de cuenta con varios rangos de comisión
basándose en la cantidad de venta.

Una búsqueda horizontal trabaja buscando el renglón superior de la tabla de datos de

forma horizontal. Una vez que encontró la etiqueta que se asemeja al valor de
búsqueda que se encuentra en la celda de comparación, se mueve hacia abajo en la
columna.

La sintaxis de una función BUSCARH es:

=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenador).

La función BUSCARH tiene cuatro juegos de argumentos:

1. El argumento valor_buscado es la referencia o la celda de comparación.

2. El argumento matriz_buscar es el rango de la tabla de datos donde se busca.
3. El argumento indicador_filas indica cuantas celdas se debe mover hacia abajo
(debe ser 1 o más de 1).
4. El argumento ordenador es un argumento lógico que da el valor de Verdadero
o Falso. Este argumento es opcional.

Funciones Financieras
Las Funciones Financieras de Microsoft Excel ofrecen capacidades sin paralelo para
recopilar información, procesarla y generar reportes. El acceso instantáneo a
información actualizada y exacta.

Permite analizar su situación actual y gestionar resultados futuros.

Por ejemplo la función PAGO calcula el pago de un préstamo basándose en pagos
constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis: =PAGO(Tasa;Nper;Va;Vf;Tipo)

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Tasa es el tipo de interés del préstamo.

Nper es el número total de pagos del préstamo.
Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos
futuros, también se conoce como el principal.
Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar
el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (es
decir, el valor futuro de un préstamo es 0).
Tipo es el número 0 (cero) ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.

En el caso del ejemplo la tasa se debe dividir por 12, (B2/12), se divide por cuanto la
Tasa es anual, y necesito el valor Mensual.

Y el Valor actual debe Multiplicarse por -1, en caso que no queramos que el Valor
Cuota salga negativo y de color rojo. (-$ 10.301,64)

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BASES DE DATOS

Ordenar datos
Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que
se agrupa una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas. Sin embargo,
uno de los usos más comunes para las opciones que ordenan los datos es en las
bases de datos.

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Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar
(aunque no es necesario seleccionar los datos, es conveniente, ya que si existen filas
en blanco o algún campo con datos en blanco, podría ocasionar problemas en el
ordenamiento). Después utilizamos del menú Datos el comando Ordenar.

Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En las cajas de Orden por y Luego por se selecciona de la lista, el nombre del campo
con el que se quiere ordenar y según la prioridad. Excel permite manejar hasta tres
prioridades como se puede ver con los criterios. Cada criterio se puede ordenar
Ascendente o Descendente. Si se manejan encabezados en la selección se
determina en La lista tiene fila de encabezamiento. Al presionar el botón Opciones
aparece la siguiente caja de diálogo:

Las opciones permiten especificar un orden específico y opciones adicionales para el

orden. En Primer criterio de ordenación se elige alguna de las opciones que Excel
tiene creadas. Se pueden crear más criterios, que se revisarán posteriormente.
También se puede determinar que sea sensible a las letras mayúsculas en Coincidir
mayúsculas/ minúsculas. Según se tengan acomodados los datos se debe
seleccionar la Orientación ya sea Ordenar de arriba hacia abajo o de izquierda a
derecha.

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También se pueden ordenar directamente ascendente o descendentemente, con un

solo criterio utilizando los siguientes iconos:

Ascendentemente
Descendentemente

Para utilizar la opción de los iconos es necesario colocarse en algún registro del
campo que se desea tomar como criterio y presionar el icono.

Filtros avanzados
A pesar de que sea muy útil y sencillo de manejar los filtros automáticos, están
limitados a sólo uno o dos criterios por cada campo. Por esto, se tienen los Filtros
avanzados cuyo manejo es similar al de los filtros automáticos pero con mayores
posibilidades de criterios. Los criterios se definen en la misma hoja de cálculo. Los
criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como
resultado de una fórmula. Algunos de los posibles criterios aparecen ejemplificados a
continuación:

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Cuando definimos un criterio a través de una fórmula no debemos utilizar el rótulo de

la columna.

Para utilizar los filtros avanzados, seleccione del menú Datos el comando Filtros,
Filtros avanzados. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

Lo primero que nos permite esta opción es Filtrar la lista sin moverla a otro lugar
como se hace con los filtros automáticos, permaneciendo en el mismo lugar o
también Copiar a otro lugar el resultado del filtro.

Si se elige la opción Copiar a otro lugar es necesario que en la caja Copiar a se

especifique un rango, ya sea escribiendo el rango o con un clic en la hoja donde se
desea que comience el rango.

En la caja Rango de la lista, aparece la referencia de las celdas que contienen la lista.
Excel automáticamente detecta el rango de la lista cuando está el cursor colocado en
ella, pero con un clic en la caja se puede escribir un nuevo rango o cambiar el actual.

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También se puede utilizar el ratón y dar un clic sostenido sobre el área de la hoja y la
referencia de la celda se escribe automáticamente en la caja.

Una vez establecido el rango de la lista, es necesario determinar el Rango de

criterios. Este rango debe ser otra área de celdas donde se determine el criterio, debe
ser un área con el mismo número de columnas que la base de datos y por lo menos
con una fila que contenga los criterios escritos que se están buscando. Con los
criterios se pueden utilizar signos de comparación y comodines como se vio con los
filtros automáticos.

La opción Sólo registros únicos muestra un solo registro cuando encuentre registros
que están duplicados.

Subtotales
Funcionamiento de los Subtotales Automáticos

La inserción de subtotales automáticos es una manera rápida de resumir datos en

una lista o en una base de datos de Microsoft Excel. No es necesario introducir
fórmulas en la hoja de cálculo para usar los subtotales automáticos. Al usar los
grupos de datos elegidos, Microsoft Excel automáticamente calcula los valores del
subtotal y del total general, inserta y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista.

Con los símbolos del esquema, puede ocultar los datos detallados para mostrar el
resumen de datos solamente.

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Una vez que muestre el nivel deseado del resumen de datos, puede darle formato e
imprimirlo rápidamente (o crear un gráfico) para presentar un informe.

Calcular Los Valores De Subtotales y del Total General

Microsoft Excel calcula los valores de los subtotales usando una función de resumen
elegida por el usuario, tal como SUMA o PROMEDIO. Pueden mostrarse subtotales
para más de una clase de cálculos a la vez.

Los valores de los totales generales siempre se derivan de los datos detallados
originales, no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen
PROMEDIO, la fila Total general muestra un promedio de todos los datos detallados
en la lista, no el promedio de los valores de subtotales. Los valores para el Total
general se calculan utilizando la misma función de resumen elegida para los
subtotales.

Los valores de subtotales y del total general se vuelven a calcular automáticamente

cuando edita las filas de detalle. Microsoft Excel mostrará automáticamente filas
ocultas cuando inserte subtotales automáticos, a no ser que filtre primero la lista con
el comando Filtros del menú Datos.

Totales Avanzados

Microsoft Excel proporciona dos características avanzadas para el resumen de datos:

• Las funciones de base de datos y las funciones matemáticas seleccionada;

permiten calcular el total de filas o de celdas que satisfagan el criterio
especificado. Debido a que las funciones se usan en fórmulas, éstas se
pueden colocar en cualquier lugar de la hoja de cálculo.
• Las tablas dinámicas permiten crear tablas de resumen interactivas a partir de
la lista.

Mostrar Subtotales Automáticos en una Lista

Para usar subtotales automáticos, los datos deben estar organizados en columnas
rotuladas. Por ejemplo, una lista de registros de ventas puede incluir una columna
Vendedor, que contiene nombres; una columna Tipo que contiene categorías de
mercadería, y una columna rotulada Ventas, que contiene impuestos. Cuando use el
comando Subtotales, elija:

• Los elementos para los que desea subtotales, por ejemplo cada vendedor en la
columna Vendedores.
• Los valores de los elementos que han de resumirse, tales corno Ventas.

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• La función de resumen (por ejemplo SUMA o PROMEDlO) que usará con los
valores.

Nota: Cuando se insertan subtotales automáticos, Microsoft Excel esquematiza la

lista. Como las filas pueden ocultarse utilizando los símbolos del esquema, cualquier
dato que se encuentre a la izquierda o a la derecha de la lista puede quedar oculto.
Si desea que estos datos permanezcan visibles en todo momento, colóquelos encima
o debajo de la lista. Para obtener mejores resultados, deje siempre por lo menos una
fila o una columna en blanco entre 1 a lista y los demás datos de la hoja de cálculo.

Preparar una Lista para los Subtotales Automáticos

Antes de insertar subtotales automáticos, agrupe las filas de los elementos cuyo
subtotal va a calcular. Una manera fácil de hacerlo es ordenando la lista con el
comando Ordenar del menú Datos.

Mostrar Filas de Subtotales

Una vez organizada la lista, los subtotales automáticos aparecen cuando elige una
sola celda de la lista y el comando Subtotales del menú Datos. Microsoft Excel usa
los rótulos de las columnas para ayudarle a identificar los elementos que desea
agrupar y los valores que desea resumir.

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Elegir elementos para hacer subtotales: Cuando elige por primera vez el comando
Subtotales del menú Datos, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra
automáticamente el rótulo de la columna del margen izquierdo. Puede elegir esa
columna o el rótulo de cualquier otra columna de la lista. Cuando elige el botón
“Aceptar”, Microsoft Excel inserta una fila de subtotales para cada grupo de
elementos idénticos en la columna seleccionada. La próxima vez que elija el
comando Subtotales con esa lista, el cuadro “Para cada cambio en:” muestra el rótulo
de la última columna seleccionada.

Elegir una función de resumen: La primera vez que se usa el comando Subtotales
en una lista, Microsoft Excel sugiere una función de resumen basada en la clase de
datos de la columna seleccionada en el cuadro “Agregar subtotal a:”.

• Si la columna contiene números, Microsoft Excel propone usar la función

SUMA para totalizar los datos.

• Si la columna contiene texto, por ejemplo “Departamento 101” o “Sur”,

Microsoft Excel propone usar la función CUENTA para proporcionar la cantidad
de elementos.

Para elegir un cálculo diferente como PROMEDIO, seleccione otra función de

resumen en el cuadro “Usar función” del cuadro de diálogo Subtotales.

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Elegir valores por resumir: La primera vez que emplea el comando Subtotales, el
cuadro “Agregar subtotal a:” muestra el rótulo de la columna del margen derecho.
Elija esa columna o el rótulo de cualquier otra columna de la lista. La próxima vez que
utilice el comando Subtotales, Microsoft Excel mostrará el rótulo de la última columna
seleccionada.

Mostrar filas de subtotales sobre los datos detallados: Si desea que las filas de
los subtotales aparezcan encima de los datos detallados asociados, y que la fila del
Total general aparezca al comienzo de la lista, desactive la casilla de verificación
“Resumen debajo de los datos” del cuadro de diálogo Subtotales. Esto es útil si la
lista es larga, para evitarle la necesidad de desplazarse hasta el final de la misma
para ver los datos del total general.

Con los símbolos de esquema se pueden ocultar o mostrar los diferentes grupos
creados por medio de subtotales.

Mostrar Subtotales Anidados

Es posible insertar subtotales de grupos menores dentro de grupos de subtotales

existentes. Por ejemplo, puede insertar subtotales para cada tipo de producto en una
lista que ya tiene subtotales para cada vendedor. Para ello en el cuadro de diálogo
Subtotales desactive la casilla “Reemplazar subtotales actuales”.

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TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos fuente de:

• Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.

• Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en
una aplicación o en un sistema de administración de bases de datos
independiente de Microsoft Excel.
• Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel.
• Otra tabla dinámica en el mismo libro de trabajo.

Una vez creada una tabla, los datos se pueden redistribuir, organizar y analizar
arrastrando y colocando los campos en la tabla dinámica. También se pueden incluir
subtotales, cambiar la función de resumen de una campo o seleccionar un cálculo
personalizado para la tabla dinámica.

Aplicaciones de una Tabla Dinámica

Una tabla dinámica es una hoja de cálculo interactiva que resume rápidamente
grandes cantidades de datos usando el formato y los métodos de cálculo que usted
elija. En esta tabla podrá ir a los encabezados de fila y columna alrededor del área
de los datos principales para lograr distintas presentaciones de los datos fuente.
Puede actualizar la tabla dinámica a medida que cambian los datos fuente. Como la
tabla se encuentra en una hoja de cálculo, podrá integrarla en un modelo de hoja de
cálculo mayor mediante el uso de fórmulas estándares.

Analizar Rápidamente los Datos Existentes

Una tabla dinámica proporciona una manera fácil de mostrar y analizar información
resumida acerca de los datos ya creados en Microsoft Excel o en otra aplicación. Por
ejemplo, con una base de datos de Microsoft Excel que contiene registros de ventas
de varios vendedores, puede crearse una tabla dinámica que organice y calcule el
total de ventas usando las categorías o campos, como «Año» que usted elija de los
datos fuente.

Una tabla dinámica crea un resumen de datos usando los métodos de cálculo o
funciones de resumen que usted elige, como por ejemplo SUMA o PROMEDIO.
También puede controlar cómo se calculan los subtotales y los totales. Cuando
cambia los datos fuente puede fácilmente actualizar o volver a calcular los datos de la
tabla dinámica.

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¿Qué datos puede usar? Puede crear una tabla dinámica con datos precedentes en:

• Una sola lista, base de datos o cualquier rango de hoja de cálculo de Microsoft
Excel que contenga columnas con rótulos.

• Un conjunto de rangos de Microsoft Excel con Datos que desea consolidar.

Estos rangos deben tener rótulos tanto en las filas como en las columnas.

• Un archivo o tabla de base de datos de una aplicación o un sistema de

administración de bases de datos externo, como por ejemplo, Microsoft
Access, FoxPro, dBase, ORACLE o SQL Server.

• Datos de una tabla dinámica existente o de una tabla sinóptica creada con la
versión 4.0 de Microsoft Excel.

Mostrar solamente los detalles que desee

Puede elegir el nivel y el tipo de detalles que desea incluir en una tabla dinámica. Los
subtotales se suman automáticamente. Una fila o una columna adicional agrega
detalles.

Cambiar fácilmente la presentación de los datos

Puede cambiar la presentación de los datos usando el mouse (ratón) para mover los
campos y los datos asociados, lo cual le permite organizar las categorías según el
tipo de análisis que desee realizar.

Crear gráficos que cambien con los datos de la Tabla Dinámica

Puede crear gráficos que muestren los distintos niveles de detalle en una tabla
dinámica.

A medida que oculte y muestre los detalles o cambie la presentación de la tabla

dinámica, el gráfico cambiará automáticamente.

Funcionamiento de una Tabla Dinámica

Debido a que usted crea una tabla dinámica a partir de los datos existentes, el
conocerla organización de los datos fuente y el modo en que se usan en una tabla
dinámica le ayudará a tomar las mejores decisiones acerca de la cantidad de datos
que debe usar y como organizarlos.

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Los Campos y los Elementos Controlan la Organización de los Datos

Especifique que datos desea incluir y de qué modo desea organizarlos eligiendo de la
tabla de origen o de la lista los campos y los elementos que aparecerán en la tabla.
Un campo es una categoría de datos, como por ejemplo, «Año», «Región» o
«Ventas». Un elemento es una subcategoría de un campo, como por ejemplo,
«Oeste», «Este», «Sur» y «Norte» del campo «Región», o bien, «1991» y «1992» del
campo «Año». En una lista de Microsoft Excel, el nombre del campo aparece como
rótulo de una columna.

En una tabla dinámica, puede usar dos tipos de campos de la lista o de la tabla
fuente:

• Campos que usará como rótulos del campo de fila, del campo de columna, del
campo de páginas en la tabla dinámica. Estos campos generalmente
contienen un conjunto limitado de valores de texto, como por ejemplo «Norte»,
«Sur», «Este» y «Oeste».
• Campos de datos que contienen los datos que desea resumir. Estos campos
generalmente contienen datos numéricos, como por ejemplo, «cantidades de
ventas», «totales de inventarios» o «datos estadísticos», pero también pueden
contener texto.

Puede usar tantos campos como desee de la lista o de la tabla fuente.

Los elementos de la lista fuente se convierten en rótulos de filas o de columnas en la

tabla dinámica, son subcategorías de un campo de una tabla dinámica, al igual que
subcategorías del campo de la lista fuente.

Cómputo del campo de datos: Si el campo de datos que elige de la lista o de la

tabla fuente contiene datos numéricos, Microsoft Excel usa la función SUMA para
calcular los valores en el área de datos de la tabla dinámica tabla dinámica. Si el
campo de datos que elige contiene elementos de texto, Microsoft Excel usa la función
CUENTA para contabilizar los elementos fuente. Puede cambiar este método de
cálculo por otra función, como por ejemplo PROMEDIO, usando el comando Campo
tabla dinámica en el menú Datos.

Totales: Los subtotales y totales se incluyen automáticamente en la tabla dinámica.

Puede eliminar totales o elegir un cómputo diferente para los subtotales.

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Los Campos de Pagina Filtran La Presentación de los Datos

Para filtrar la presentación de los datos en una tabla dinámica utilice un campo de
página. El campo de página divide la tabla dinámica en páginas individuales,
permitiéndole ver uno por uno los datos que corresponden a un elemento.

Los campos de página se crean junto con la tabla dinámica. También se puede
mover un campo de fila o de columna hacia una orientación de página después de
crear la tabla dinámica.

Pasos para crear una Tabla Dinámica sencilla

Para crear una tabla dinámica utilice el Asistente para tablas dinámicas. El Asistente
para Tablas dinámicas en un conjunto interactivo de cuadros de diálogo que le guían
a través de los pasos para elegir los datos fuente y la distribución que desee usar
para la tabla dinámica.

Nota: Puede crear una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo que elija.
También puede tener más de una tabla dinámica en una hoja de cálculo. Si cambia
la tabla dinámica a menudo, debe colocarla en su propia hoja de cálculo. Para
agregar una nueva hoja al libro, use el comando Hoja de cálculo en el menú Insertar.

Iniciar el Asistente para Tablas Dinámicas

Del menú Datos elija el comando Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos. Aparece
el Paso 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas dinámicas. Para usar este
asistente, siga las instrucciones en cada paso, después use los botones en la parte
inferior del cuadro de diálogo.

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Especificar el Tipo de Dato Fuente

En el paso 1 del cuadro de diálogo Asistente para tablas dinámicas indique a

Microsoft Excel el tipo de datos fuente que desea usar. La opción que seleccione
determina que pantalla aparecerá a continuación.

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Especificar la ubicación de los Datos Fuente

En el paso 2 del cuadro de diálogo, identifique la ubicación de los datos fuente. Por
ejemplo, si selecciona la opción «Lista o base de datos de Microsoft Excel»
especifique el rango de la hoja de cálculo que desee usar. Los cuadros de diálogo
del Asistente para Tablas dinámicas y la Ayuda proporcionan instrucciones
específicas para completar el paso 2, sin importar el tipo de datos que especificó en
el Paso 1.

Seleccionar el destino de la Hoja de Cálculo y Mostrar las Opciones

En el paso 3 del cuadro de diálogo, especifique dónde desea que aparezca la tabla
dinámica. Puede colocar una tabla dinámica en cualquier hoja de cálculo o elegir
cualquier libro de trabajo que desee. Si cambia los datos fuente o la distribución de la
tabla dinámica a menudo, procure no colocarla donde pueda reemplazar datos
existentes.

Basta con escribir o seleccionar la referencia de celda para la celda superior izquierda
del rango donde desee que aparezca la tabla dinámica. Si la hoja de cálculo de
destino está en pantalla puede seleccionar la celda de la hoja de cálculo para
introducir la referencia de celda. Si la hoja de cálculo de destino no está abierta,
escriba la ruta de acceso completa, el nombre del libro de trabajo, el nombre de la
hoja y la referencia de celda.

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Para obtener una descripción de las otras opciones, elija el botón «Ayuda» del cuadro
de diálogo «Asistente para tablas Dinámicas».

Cuando elige el botón "Finalizar" Microsoft Excel muestra una tabla donde se
organiza la distribución para la tabla dinámica. Esta distribución se puede cambiar
fácilmente usando el mouse.

Cuantos más campos incluya en un área, más detalles contendrá la tabla dinámica
terminada.

Si mueve un campo al área de Página, la tabla dinámica resultante mostrará datos de

un sólo elemento en ese campo a la vez.

En la barra de herramientas Tabla dinámica encontrará botones que le ayudarán a

personalizar rápidamente la tabla dinámica.

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Cuando se deban guardar los datos con la distribución de la tabla dinámica, Microsoft
Excel conserva una copia de los datos fuente como datos ocultos en la distribución de
la tabla dinámica en la hoja de cálculo. Si tiene un gran número de datos y no desea
conservar una copia de ellos con la tabla dinámica, en el paso 3 del cuadro de
diálogo "Asistente para tablas dinámicas", aparece en el botón "Opciones" la
posibilidad de desactivar la casilla de verificación "Guardar datos con diseño de
tabla". La próxima vez que cambie o actualice la tabla dinámica los datos se
actualizarán automáticamente a partir de los datos fuente.

Personalizar los Campos, los Datos y la Distribución

Una vez que cree la tabla dinámica básica, podrá realizar los siguientes cambios para
personalizarla:

• Introducir, eliminar o reorganizar los campos y elementos en la tabla dinámica.

• Cambiar la manera en que se calculan los datos.
• Mostrar o eliminar subtotales y bloquear totales.
• Cambiar los nombres de campos y elementos.
• Cambiar el formato.
• Ocultar y mostrar datos detallados,
• Agrupar y ordenar elementos.

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Actualización de una Tabla Dinámica

Si cambia los datos de la lista o de la tabla fuente puede actualizar o renovar la tabla
dinámica sin volver a crearla. La mayoría de los cambios que aplica a los datos
fuente pueden mostrarse rápidamente en la tabla dinámica usando el comando
Actualizar datos en el menú Datos o «Actualizar datos» en la barra de
herramientas «Tabla dinámica». Estos cambios incluyen:

• Cambios a datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente.

• Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.
• Elementos nuevos o cambiados en filas o campos actuales de la lista o de la
tabla fuente.

Los nuevos campos no aparecen en la tabla dinámica, pero están disponibles si

muestra el paso 3 del cuadro de diálogo o Asistente para tablas dinámicas.

Actualización de una Tabla Dinámica creada a partir de Datos Fuente de

Microsoft Excel

Cuando actualiza una tabla dinámica creada a partir de una lista, de una base de
datos o de un rango, Microsoft Excel solamente examina aquellas celdas en el rango
o los rangos especificados en el paso 2 del cuadro de diálogo Asistente para tablas
dinámicas. Si introduce filas o columnas adicionales en la lista o en el rango de
origen, tendrá que cambiar esta referencia si desea que estos cambios se reflejen en
la tabla dinámica.

Con la celda activa en la tabla dinámica, elija el comando tablas dinámicas en el

menú Datos, o haga clic en el botón “Asistente para tablas dinámicas” en la barra de
herramientas Tabla dinámica. Elija el botón «Atrás» para mostrar el paso 2 del
cuadro de diálogo Asistente para tablas dinámicas. Si creó la tabla dinámica usando
la opción «Lista o base de datos de Microsoft Excel», cambie la referencia del rango
en el cuadro de diálogo «Rango» para incluir las nuevas filas y columnas o seleccione
el rango en la hoja de cálculo. Si creó la tabla dinámica usando la opción «Rangos
de consolidación múltiple» cambie las referencias en el cuadro «Todos los rangos».

Cuando elige el botón «Finalizar», Microsoft Excel vuelve a crear la tabla dinámica
incluyendo los nuevos campos, elementos o datos.

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 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Repaso General

Creación de un Grafico a partir de una Tabla Dinámica

Puede crear un gráfico que muestra los múltiples niveles de categorías en la tabla
dinámica. Cuando oculta y muestra detalles en la tabla dinámica o cuando mueve
campos, estos cambios se reflejan automáticamente en el gráfico.

Para obtener mejores resultados, siga estas sugerencias al crear un gráfico a partir
de una tabla dinámica:

• La tabla dinámica no debe tener más de dos campos de filas y dos campos de
columnas.
• Elimine totales y subtotales de la tabla dinámica antes de crear el gráfico.
• No es posible trazar abscisas u ordenadas con elementos de campos de
página. Las páginas individuales de una tabla dinámica si pueden
representarse gráficamente.

Para crear un gráfico a partir de una tabla dinámica, seleccione la tabla dinámica elija
el botón «Asistente para gráficos». Automáticamente se creará un gráfico. Luego
podrá cambiar el tipo de gráfico y asignar elementos de tabla dinámica, abscisas y
series. Microsoft Excel utiliza los rótulos de elementos como nombres para las
abscisa y serie.

Los Gráficos creados a partir de una tabla dinámica cambian cuando oculta
elementos, oculta y muestra detalles o cuando reorganiza los campos.

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