AG

ADMINISTRACIÓN GENERAL

5 – La Dinámica de la
Organización
Preparó:
Ing. Fulvio Hernando Arias
Bibliografía:
• Administración de Stonner (Prentice Hall)
(Capítulo 22)
• Libro de Lardent-Echarren-Loro
• "La Dinámica de la Organización” de
Gerard Voirin
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 Contenido AG
1. Los Sistemas Administrativos
2. Simbología Básica
ADMINISTRACIÓN GENERAL

3. Relevamiento
4. Graficación de Cursogramas
5. Elaboración de Procedimientos
6. Representación de procesos
7. Rol actual de los MIS

Todas las funciones administrativas – planificación,

organización, dirección y control – dependen de un
flujo constante de información referido a lo que está
sucediendo en la organización y en su entorno

Los sistemas de información permiten a los gerentes

ejecutar y además controlar las actividades realizadas
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 Los Sistemas Administrativos
(Sistemas de Información Administrativa) AG
ACCIONES
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Organizaciones:
Entes
• Entes evolutivos
Dinámicos
• Sistemas abiertos
• Supraindividuales (se mueven)

COMUNICACIONES
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 Comunicaciones/Acciones AG
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Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4

Procesos
Pasos:
Administrativos
• Activos
• Pasivos

Se visualizan por medio de

Cursogramas
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 Sistemas Administrativos AG
Red de procedimientos relacionados de
acuerdo a un esquema integrado, tendientes
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a lograr los fines de la organización

Sistema
Organización administrativo
eficiente requiere de
eficiente
Sistema administrativo =
conjunto de los procedimientos administrativos
Procedimiento administrativo:
Secuencia de operaciones (de oficina) ejecutadas
generalmente con la participación de varias personas
en uno o varios espacios físicos, que se establecen
para asegurar homogeneidad en actividades repetitivas
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 Procedimiento - Métodos AG
PROCEDIMIENTO:
• Que (What) tarea debe realizar cada participante
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• Quienes (Who) son esos participantes

• Cuando (When) debe ser realizada cada una de
esas tareas: Orden y Momento
• Donde (Where) debe ser físicamente realizado:
Lugar y Soporte Ejemplos
de los
DEFINICIONES METODOS ADMINISTRATIVOS
alumnos
• Ordenamiento sistemático de una tarea
• Medios manuales, mecánicos, electrónicos,
virtuales,… mediante los que se realizan las tareas
• Serie de pasos realizados por una persona para
realizar la tarea
• Se refieren al COMO se debe realizar la tarea
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 Simbología Básica AG
• Simbología: simplifica descripción escrita
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y la lectura de imágenes es mas veloz

• Descripción mediante prosa lo hace mas
complejo y engorroso para interpretarlo.
Requiere duplicaciones
• La técnica de graficarlos o diagramarlos
mediante redes simbólicas fue un gran
avance, lo que llevo a su estandarización
(IRAM, ISO, UNE, IEC, SENELEC)
• Normas IRAM: unificar criterios, formatos,
diseños, propiedades y características de
estas redes simbólicas

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 Relevamiento AG
• Todas las técnicas comienzan con entrevistas in situ
• Permiten obtener datos cualitativos y cuantitativos
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respecto: políticas, prácticas y costumbres vigentes

• Se deben realizar a todos los involucrados
• Utilizar check-lists y/o formularios
• En ella se deben satisfacer todas las necesidades del
trabajo en curso
• El entrevistador debe identificarse con los objetivos
de la empresa, sus creencias y su estilo de dirección
• Necesidad de conocimiento previo de la
organización y su cultura
• Relacionar contenido de la entrevista con objetivo
deseado
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 Consideraciones para Entrevista AG
• Al personal de mayor nivel de la organización
• Participación del personal de línea
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• Preparación previa de la entrevista

• No superponer mismas preguntas misma persona
• Evitar los horarios pico de trabajo del entrevistado
• Dejar muy en claro el motivo de la entrevista
• Hacer foco y no dispersarse con temas ajenos al objetivo
• Dar al entrevistado el tiempo necesario para su respuesta
• Apoyar el razonamiento sobre el tema mostrando interés
• Evitar contradecir u ocasionar interrupciones en el
dialogo
• Documentar la entrevista con copia al entrevistado
• Profundizar los temas: “no todo lo que se oye es cierto”
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 Sistemas de Información
Cursogramas - Introducción AG
❑ El análisis y diseño de sistemas de información es un
Proceso por el cual se investigan los sistemas actuales
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de la organización con el fin de detectar necesidades y

proponer sistemas mejores.
❑ Un sistema de información tiene por función procesar
datos, en forma manual o computarizada, para obtener
información.
❑ Los componentes de un sistema de información son
personas, datos, formularios, máquinas,
procedimientos, controles, etc.
❑ Para relevar esta información se necesitan
herramientas y entre ellas se encuentran los
cursogramas.
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 Cursogramas – Sus Usos AG
❑ Un cursograma permite representar
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gráficamente procedimientos administrativos.

❑ Constituyen instrumentos importantes para la

visualización global y esquemática del
conjunto de tareas administrativas.

❑ A través de los mismos se puede determinar si

la descripción del procedimiento es completa,
detectar errores, omisiones, reiteraciones o
superposiciones de tareas a fin de subsanarlos
y lograr procedimientos más eficientes.
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 Graficación de Cursogramas AG
• Los circuitos administrativos (tareas hechas
por personas) (columnas y secuencia)
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• Los pasos de un procesamiento automático

de datos (tareas realizadas por software y
redes) (secuencia)
• Herramientas: diagramas de bloque,
diagramas de lógica y flujogramas
• Los cursogramas (flujogramas) o flow-charts
se adecuan a los procedimientos
combinados de los dos tipos expresados
• En un cursograma se ve el flujo de la
información a través de los diferentes
soportes ya sean activos o pasivos
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 AG
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 AG
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Normas IRAM referidas a
Procedimientos (USAREMOS ESTA) AG
Para graficar los cursogramas de procedimientos se
deben tener en cuenta normas. Se consideraran las
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dictadas por el IRAM - Instituto Argentino de

Normalización y Certificación - (en sus comienzos Instituto
Argentino de Racionalización de Materiales) al respecto.

Estas son (Buscar en Internet):

a) IRAM 34501 – Símbolos para la representación gráfica
de los cursogramas
b) IRAM 34502 – Técnicas de diagramación para la
representación gráfica de procedimientos
c) IRAM 34503 – Lineamientos generales para el diseño
de los formularios a utilizar para dibujar los cursogramas
d) IRAM 34551 – Lineamientos para el armado de los
manuales de procedimientos
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 Simbología Standard Cursogramas AG
Ope
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Control Destrucción Inspección

ración

Punto de Des
Decisión o Documentación
Demora
Alternativa

Almacenamiento o
Dirección de flujo
Archivo Transitorio Archivo
Definitivo o Traslado
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 Norma IRAM 34502 AG
Dirección del diseño:
Representación gráfica en sentido descendente (cuando las
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operaciones se efectúan dentro de una misma columna o unidad

funcional) y en forma horizontal cuando se determine un pase de
unidad funcional. La dirección puede ser ascendente para indicar
un retroceso en el procedimiento o por razones de economía de
espacio.
Ubicación de símbolos:
Cursograma = diagrama multicolumnar. Los símbolos se ubican
dentro de columnas que representan unidades funcionales. Unidad
funcional y no unidad de organización por que pueden graficarse
unidades que no pertenecen a la organización pero que participan
en el Procedimiento (ejemplo: Proveedores, Bancos, Clientes, etc.).
Las columnas se separan con rayas, y los símbolos deben graficarse
en las columnas para las actividades representadas.
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Construcción de Manuales de
Procedimientos - Norma IRAM 34551 AG
Contenido y presentación de los manuales
de procedimientos administrativos
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1. Contenido 5. Instrucciones
a. Codificación a. Estructura
b. Nominación normas b. Codificación
c. Páginas de cada c. Actualización
norma d. Criterios de
cumplimiento
2. Objetivos
6. Normas
a. Propósitos aplicación 7. Glosario
b. Motivos 8. Índice temático (si corresp.)
3. Responsabilidades 9. Verificación de fechas
4. Alcance 10. Indicación de fechas
a. Entes involucrados 11. Numeración páginas
b. Cuando aplicar 12. Formato
c. Cuando no aplicar 13. Armado
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 AG
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Otro Tipo de
Cursograma

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 AG
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Management Information Systems

MIS
También conocidos como SIG
(Sistemas de Información Gerencial)

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 Los Sistemas de Información
Administrativa Actuales AG
Sistemas
ADMINISTRACIÓN GENERAL

transaccionales

MIS
(o SIG)
Sistemas
transaccionales

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 Su Importancia AG
ADMINISTRACIÓN GENERAL

Proceso de Toma de Decisiones ES

Gerenciales Sistemas
Expertos

DSS
Inteligencia
Artificial
Sistema de Información
Gerencial – MIS (o SIG)
MIS
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 Instalación de un MIS
Algunos problemas importantes AG
Esta
Afecta esta
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implementación
implementación al
altera los actuales
actual sistema
limites
informal?
departamentales?

Está este MIS Hay canales de

sustentado en una expresión para los
cultura como la empleados
actual de la relacionados a esta
organización? implementación?

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Madurez de una Organización AG
Utilizando las palabras que propone un colega
del foro en Linkedin del GRUPO DE
ADMINISTRACIÓN GENERAL

CONSULTORES EXPERTOS EN MEJORA DE

PROCESOS,
“El grado de madurez de una compañía, viene
determinado, fundamentalmente, por el volumen
de burocracia, normas, reglas,
procedimientos y protocolos, necesarios para
su correcto funcionamiento cotidiano.”

En función de este índice, a las organizaciones

las podemos clasificar en diferentes categorías.
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 Jóvenes (Startups) AG
Se caracterizan, generalizando mucho,
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por disponer de mucho entusiasmo, mucha

independencia a la hora de tomar decisiones
y una estructura jerárquica de peine.

La burocracia es casi inexistente. Se

puede decir que adolece de ella y de
métodos estándar de funcionamiento.

Las decisiones se adoptan a un ritmo alto y

de acuerdo a las necesidades del entorno y
de la propia empresa.
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 Organizaciones Maduras AG
Habiendo sobrevivido a los primeros años y el
entusiasmo de los comienzos se ha frenado un
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poco, es cuando comienza a pensarse en establecer

pautas, parámetros, normas y departamentos
encargados de verificar su cumplimiento. A partir
de este punto, se abandona la idea de que “todos
hacemos de todo” y se reparten de un modo más
racional las funciones.

Las decisiones pasan por una etapa de análisis y

reflexión y se plantean con una cierta visión de
futuro. Hay más estrategia.
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 Organizaciones Decadentes AG
Toda organización, más tarde o más temprano,
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llega a un grado de evolución en el que, por

diversas circunstancias, pero sobre todo por su
tamaño y complejidad, debe proveerse de una
gran carga de procedimientos burocráticos
y de departamentos.

Cuando se consigue que haya departamentos

de control que a su vez, controlen a otros
departamentos de control, es cuando se
alcanza el absurdo y la empresa debe
replantearse su funcionamiento.
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 AG
ADMINISTRACIÓN GENERAL

Nuevos Paradigmas para la

Dinámica de la Organización
Arquitectura de Negocios

BPM – Business Process Management

(Gestión por Procesos)

Tendencia: RPA (Robotic Process

Automation)
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 Arquitectura de Negocios AG
Analiza la estructura de un negocio,
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como un conjunto sistémico de

❑ funciones,
❑ procesos y
❑ tecnología asociada,

en un marco de estrategia empresarial

y a partir de esta última se comienza a
dar una muestra breve de estos nuevos
conceptos de los negocios.

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 BPM – Business Process
Management AG
Metodología cuyo objetivo es mejorar
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la eficiencia a través de la gestión de

los procesos de negocio, que se deben

❑ modelar,
❑ organizar,
❑ documentar y
❑ optimizar de forma continua.

Como su nombre sugiere, BPM se

enfoca en la administración de los
procesos dentro de una organización.
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 Definición: BPM o
Business Process Management AG
ADMINISTRACIÓN GENERAL

La gestión de procesos de negocios

utilizando métodos, técnicas y software
para diseñar, ejecutar, controlar y
analizar procesos operacionales
que involucran personas,
organizaciones, aplicaciones,
documentos y otras fuentes de
información.
(Van der Aalst, Ter Hofstede, and Weske;
2003)

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Curva de Madurez de Procesos AG
ADMINISTRACIÓN GENERAL

Optimizados

Gerenciados

Controlados

Repetibles

AD-HOC

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 RPA
Robotic Process Automation AG
«Tecnología que permite configurar un software
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(un “robot”) para que controle las aplicaciones

existentes y así capturar y procesar información y
comunicarse con otros sistemas».

Tiene por objeto reducir la intervención manual en el

uso de programas y aplicaciones informáticas,
automatizando actividades y tareas administrativas,
mecánicas y bien definidas, para dejar en manos de los
humanos aquellas cuestiones que requieran
interpretación o análisis.

http://blog.jidoka.io/que-es-robotic-process-automation/

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 RPA AG
La gran mayoría de soluciones de automatización se limitan
a repetir acciones muy básicas. Si durante la ejecución
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aparece alguna excepción, todo el proceso falla.

RPA supone un nuevo paradigma en el binomio robot-
humano. Una de sus características distintivas consiste en
aportar un “toque humano” a la automatización. Los robots
software pueden hacerse cargo de procesos en los que
intervienen diferentes aplicaciones y sistemas. Ante una
excepción recurre al agente humano para que decida qué
hacer en ese caso, y allí el proceso es actualizado. De ahora
en adelante sabrá qué hacer ante esa casuística.
Así, el robot va recopilando respuestas que le permitirán
hacer frente a los diferentes escenarios que se puedan
presentar en un proceso futuro. El robot “aprende”, el
proceso mejora con él, y llega a niveles de productividad y
eficiencia muy superiores.
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 AG
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Muchas gracias por su atención

FIN

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 Procesos: Retorno vs. Esfuerzo AG
Procesos son el corazón
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de la organización
- Procesos son medidos
- Se transforman en herramienta
de administración

Información
es recogida y
gerenciada

Heroicos Gerenciados Definidos Mejorados

Medidos

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 A menudo pienso sobre el liderazgo como alguna clase de
AG
alquimia misteriosa, a special trait poseida solo por pocos
con suerte. Asi, cuando leí Learning Leadership de James
Kouzes y Barry Posner, I was heartened to learn that the
secret sauce of leadership contains some common
ADMINISTRACIÓN GENERAL

ingredients
1. Cree en .ti mismo: Autoconfianza, coraje, autenticidad – de
cualquier forma lo llames, los lideres deben poseer a certain
poise.
2. Comunica claramente: Define tus valores y principales
creencias asi puedes comunicarlos claramente.
3. Desafiate: No puedes ser excelente permaneciendo
igual. Busca nuevos y dificiles desafios.
4. Reconoce a colaboradores: Cuando recibas
reconocimientos o ganes un premio, agradece a toda la gente
5. Práctica: La práctica es la razón por la que los
profesionales top performan sus tareas difíciles con aparente
facilidad.
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