Introducción a la Administración tema 5

Empresas Tema 5
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
Vicerrectorado Barquisimeto
Departamento de Estudios Generales y Básicos
Sección de Asignaturas Generales

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
El Control, Fundamentos ,Proceso de Control ,
Herramienta

Facilitador: Profesora Iris Osorez

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1 Ing. Herling Sira –Prof. Iris Osorez
 Introducción a la Administración tema 5

• Introducción
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2 • Competencias
Tabla de Contenidos

3 • Desarrollo de la Clase 5
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4 • Referencias

5 • Actividades a realizar

6 • Fechas de Entrega de Evaluaciones

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2 Ing. Herling Sira –Prof.Iris osorez
 Introducción a la Administración tema 5

• Introducción
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1

Esta unidad tiene como objetivos conocer los fundamentos , tipos ,

proceso y herramientas de control en la administración., que le permitan
inferir la importancia de ésta función de una organización / empresa de
cualquier tipo , para la detección de problemas que puedan obstaculizar
para el logro de los objetivos , así mismo permitiendo buscar las
alternativas de solución con una detección y acción.
La invitación es a construir aprendizajes significativos , mediante , la
investigación , la experiencia personal y la práctica.
.

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Ing. Herling Sira Prof,Iris
 Introducción a la Administración Tema 5

1 • Competencias
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Al terminar la unidad el alumno estará preparado para:

1.- Identificar y describir los procedimientos y técnicas de control en

la administración .
Competencias

2.- Clasificar los tipos de control de control o evaluación

administrativa

3.- Diagnosticar el proceso de control en una empresa

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4 Ing. Herling Sira Prof. Iris
 Introducción a la Administración Tema 5

1 • Desarrollo de la Clase 5
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El Control Conceptos

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

Desarrollo de la Clase 5

rendimiento. Para Henry Farol el control consiste en verificar si todo ocurre de

conformidad, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Atendiendo a otros autores, como (Koontz, Weilrich, & Cannice, 2012) se define al
control “como la medición y corrección del desempeño para garantizar que los
objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren” .
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso
administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador

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Ing. Herling Sira –Prof. Iris Osorez
 Para comprender esto y explorar la función de control, se ubicará a la temática
dentro del proceso administrativo de la organización, tal como lo muestra la
figura 1 que a continuación se presenta.

Figura 1. La función de control dentro del proceso administrativo de las organizaciones.

Tomado de Schmidt (2018)

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 Introducción Administración Tema 5

Analizando la figura 1 tenemos

El proceso se inicia con la función de planeamiento, en la cual la

organización establece su misión, visión y objetivos y fija los planes para
llevarlos a cabo.

Seguidamente, la organización necesitará coordinar los esfuerzos humanos

y los recursos materiales hacia el logro de los objetivos. Esta función es la
de organización, donde se determina la estructura adecuada, la dotación
Desarrollo de la Clase 5

del personal, la distribución del trabajo, la asignación de recursos y

responsabilidades.

Luego es la Dirección la que se encarga de alinear los esfuerzos para

conducir a la organización hacia el logro de los objetivos.

Finalmente, la función de control corrobora si los planes ejecutados han

sido exitosos y los objetivos fijados finalmente se han cumplido. Si
existiesen desvíos, se analizan las casusas que los originaron y se toman
acciones correctivas pertinentes. La función de control es el tramo de
clausura del proceso administrativo

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 Proceso de Control Administrativo
Robbins y Coulter (2014), presentan la función de control como un
proceso, también denominado “ciclo de control”, el cual se puede
resumir en un modelo de seis fases como expone la figura 2

Figura 2 Proceso de Control

Tomado de l https://cursos.clavijero.edu.mx/cursos/areaasica/009_fa/modulo6/contenidos/623_comparacin_del_desempeo_con_el_estndar_establecido.html
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 Principios Generales de Administración Aplicados al
Control

Entre los principios generales de administración aplicados al control, pueden

citarse:

 Principio de garantía del objetivo. El control debe contribuir a la

consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las
discordancias con los planes para emprender la acción correctiva. Todas
las funciones administrativas tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El
control debe localizar e identificar las fallas o distorsiones existentes en los
planes para indicar las correcciones que deban aplicarse para conseguir los
objetivos.
 Principio de definición de los estándares. El control debe basarse en
estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad cuando éstos se
establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la
aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender
una acción de control más fácil y segura.
 Principio de excepción. Este principio fue formulado por Taylor.
Cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en
desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control.
El administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que
por las situaciones relativamente normales.
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Ing. Herling Sira –Prof. Iris Osorez
 Principio de acción. El control sólo se justifica cuando indica disposiciones
capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los
planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que
generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos
más. Este principio también se halla correlacionado con el costo del control.
Cuando éste es mayor que costo ocasionado por los desvíos de la situación
controlada, no se justifica el control. El control es una acción eminentemente
utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la pena.

Principio de Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe

proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma manera la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se están
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está
siendo debidamente ejercida.

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Ing. Herling Sira Meléndez
 Ningún control será válido si no se fundamenta en los
objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas
específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón
para la evaluación de lo establecido mismas que se
determinan con base en los objetivos. Los estándares
permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites,
evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y
de dinero.

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Ing. Herling Sira – Prof. Iris Osorez
 TIPOS DE CONTROL
Control preventivo o anterior a la acción: Intenta prevenir los problemas
previstos. Está dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una acción
administrativa antes de que se presente el problema. Un posible problema que
pueda ser visto antes de que. El inconveniente es que estos controles,
requieren información oportuna que es difícil de obtener, y esto trae en
consecuencia que este tipo de control no sea tan usado.

Control concurrente: Se realiza durante la acción, trata de que el

administrador pueda corregir los problemas antes de que el costo de
estos llegue a ser demasiado alto. Para hacer este tipo de control se
puede recurrir a la supervisión directa debido a que con esta se pueden
corregir los problemas a medida que estos surgen.

Control correctivo o posterior a la acción: ellos se debe basar en una

retroalimentación realizado cuando la actividad ha terminado. Lo
único malo es que cuando se realice la retroalimentación, el daño ya
está hecho.

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Ing. Herling Sira- Prof. Iris Osorez
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 ÁREAS DE DESEMPEÑO DEL CONTROL
El control tiene mucha áreas de desempeño en todos los
departamentos

1. Dentro del área de producción se encuentra el control de calidad. Este consiste

en la verificación de la calidad (peso, resistencia, consistencia, color, sabor, entre
otros) para asegurar que cumplen con normas preestablecidas. Es posible que
este sea necesario, en todas las etapas hasta el producto final. La detección
temprana de un proceso defectuoso puede ahorrar el costo de más trabajo en el
producto.
2. El control de información. consiste en verificar que esta información sea
veraz y comprobable, que permita a los administradores ser más
eficientes y efectivos en la toma de decisiones. Para obtenerla de esta manera,
la organización debe poseer sistemas tecnológicamente actualizados.
3. El control de costo. consiste en buscar la causa por la que se presentan
desviaciones en los costos estándar por unidad. ¿Se han incrementado
los precios de los materiales?, ¿Se utiliza la mano de obra de
manera eficiente?, ¿Necesitan los empleados capacitación
adicional?.
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 Ejemplos de Sistemas de Control

• Control de requerimientos
Documentar formalmente los planes como requerimientos y gestionar el cambio de estos planes.

• Controles financieros
Controles financieros como la práctica de desarrollar, monitorear y contabilizar un presupuesto.

• Control del rendimiento

El proceso de acordar un conjunto de objetivos con los empleados y evaluar el desempeño en
relación con esos objetivos.

• Supervisión
Seguimiento del desempeño de los empleados para mejorar así la productividad, la eficiencia y la
calidad del trabajo.

• Control de Cambio
El proceso de enviar, evaluar, aprobar, priorizar, implementar, comunicar y revisar cambios en una
organización.

• Controles de seguridad
Implementar salvaguardas y contramedidas para así evitar riesgos para las personas, la propiedad y
la información.
.

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 Ejemplos de Sistemas de Control

• Controles de cumplimiento
La implementación de procesos, procedimientos, sistemas, controles, mediciones e informes
para cumplir con las leyes, regulaciones, normas y políticas internas.

• Benchmarking
Es el proceso continuo de una evaluación comparativa de los resultados de la empresa contra la
industria, la competencia o las mejores prácticas actuales.

• Mejoramiento continuo
Es el proceso repetitivo de tomar mediciones a las cosas, mejorarlas y volver a medirlas
nuevamente.

• Control de calidad
Asegurar que las entradas, procesos y salidas se ajusten a las especificaciones. Por ejemplo,
implementar un proceso para probar los productos en una línea de producción

Tomado de Corvo (2019)

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 Ventajas de un sistema de control administrativo

Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar

información de la organización para posteriormente tomar decisiones
sobre planeación y control, para motivar el comportamiento de los
empleados y evaluar la eficacia y la eficiencia de la organización.
Impulsa las ventas del negocio. Al tener un control de la existencia de tus productos y tus inventarios, tienes la
posibilidad de atender pedidos oportunamente: sabes exactamente lo que tienes y cumples con los pedidos o
demanda de tus clientes. Ayuda a gestionar el ciclo comercial al facilitar la elaboración de cotizaciones, notas de
venta, pedidos y facturas e impulsa el proceso de las cuentas por cobrar generando automáticamente una mayor
eficiencia en las Ventas

Facilita la emisión y recepción de Facturas. De esta forma se cumple con la obligación de facturas electrónicas
con las nuevas disposiciones oficiales y de los sistemas de administración tributarias. El uso de software facilita
el flujo del negocio en cuanto ventas, pago de facturas e ingresos y también puedes emitir notas de cargo,
recibos electrónicos de pagos

Facilita el control de los gastos: al tener la visibilidad de los recursos financieros, gastos por comprobar y gastos
e intereses financieros. El sistema , es decir, el software te ayuda a agilizar la consulta de la información comercial
con una búsqueda rápida y generación de vistas tomando en cuenta criterios y filtros para agilizar la consulta de
información, brindando todos los elementos necesarios para crear reportes con el objetivo de realizar el análisis
estratégico.

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 HERRAMIENTAS DE CONTROL

La administración del personal obliga a considerar diferentes aspecto, desde la

formación hasta la evaluación de desempeño del trabajador y pueden
digitalizarse,. Veamos algunas herramientas específicas:
Herramientas para la gestión de trabajadores
1.Gestión de empleados y organización. ...
2.Portal del empleado. ...
3.La gestión de empleados desde el portal del mánager. ...
4.Gestión de empleados desde el organigrama de la empresa. ...
5.Herramientas de formación para la gestión de empleados. ...
6.Herramientas de evaluación de desempeño.

https://www.bizneo.com/
blog/herramientas-
Complementar en: gestion-de-empleados/

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 Herramientas principales de gestión
financiera

•Estado flujos de efectivo.

Complementa ,
•Balance de situación.
investigando la
•La cuenta de pérdidas y ganancias.
utilidad de cada una
•Contabilidad de costes.
para luego identificar
•Coste de la financiación.
su uso en la empresa
•Apalancamiento financiero.
que estás visitando
•Fondo de maniobra (FM) .
•Indicadores financieros (Ratios)

En la contabilidad de Costes tenemos como Herramienta financiera El punto

de equilibrio que permite determinar el momento en el cual el volumen de
producción y ventas cubrirán exactamente los costos, que son la suma de
los costos fijos y los costos variables. El punto de equilibrio es una
representación grafica o matemática del nivel de apalancamiento.

https://www.gestion.org/el-punto-de-equilibrio-como-
herramienta-en-la-toma-de-decisiones-gerenciales/
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Ing. Herling Sira Meléndez
 Las 7 herramientas clásicas de gestión de calidad, obtenido de
http://emplear.me/wp-content/uploads/2014/08/Herramientas.png

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• Referencias Bibliográficas
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• Corvo, H. (2019). Control Administrativo. Sistemas de Control, objetivos y ejemplos. Lifeder.

Retrieved from https://www.lifeder.com/control-administrativo/

• Koontz, H., Weilrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración. Una perspectiva global y
empresarial (14 edición ed.). México: McGraw Hill.

• Robbins, S., & Coulter, M. (2014). Administración (12a edición). México: PersonEducation.

• Schmidt, M., Tennina, M., & Obiol, L. (2018). La función de control en las organizaciones.
Revista CEA, 71-93.
https://www.agenciadeempleocolsubsidio.com/lista-de-las-mejores-herramientas-para-la-
gestion-de-personal/

https://www.bizneo.com/blog/herramientas-gestion-de-empleados/

http://emplear.me/wp-content/uploads/2014/08/Herramientas.png

https://www.gestion.org/el-punto-de-equilibrio-como-herramienta-en-la-toma-de-decisiones-
gerenciales

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• Actividades a Realizar

1 -Análisis de caso y aplicación 20 ptos. Las instrucciones y criterios en

archivo de tareas.
2- Realizar la actividad en la misma empresa de la actividad anterior .

6 • Fechas de Entrega de Evaluación

28/03/2022

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“Las empresas excelentes no solo

creen en la excelencia, también en la
mejora continua y el cambio
constante “
Tom Peters

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