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IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

“El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar
un futuro”

Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso


esencial que correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de
la evolución de su entidad productora.

Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma


ágil y oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de
información; facilita la toma de decisiones; conserva la memoria institucional.

Los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la


evolución jurídica administrativa de las organizaciones.

Los archivos recopilan, conservan y difunden informació n registrada, generada ó recibida por
una entidad, grupo o persona en funció n de las actividades que ésta realiza.

Dicha informació n puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecá nicos o electró nicos, cintas ó discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos,
mapas, etc.
 
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informació n de un país, por cuanto
en su documentació n se expresa, en forma original, el desarrollo histó rico de su misió n,
funciones y actividades.  Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene
para: la administració n, la investigació n, la comunidad, el desarrollo econó mico, social,
científico y tecnoló gico, el fomento de la cultura y la consolidació n de la identidad nacional.
Por razones de orden prá ctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es
posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto bá sico de que los archivos, son creados orgá nicamente por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que
todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos  o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trá mites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos
de ciudadanos.
La funció n de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida
que pasa el tiempo.  Con archivos bien organizados no tendrá n los funcionarios que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la bú squeda infructuosa de informació n, elevando los
costos de operació n, produciendo ineficiencia, atraso, confusió n y, en general, una deficiente
administració n.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y


deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relació n con la documentació n que se acrecienta
en el transcurso de su vida: esta relació n le permite ejercer como ciudadano.  Igual sucede con
las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creació n, existencia, desempeñ o y desaparició n son siempre demostrables a través de


documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pú blico y social, lo
cual favorece la participació n ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado.  Así
mismo, los archivos fortalecen la implementació n de estrategias que se privilegian en los
Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informació n inciden de
manera transversal en todas las estrategias.  En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por
posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden
econó mico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de
desarrollo de la comunidad y del país.

En un á mbito má s amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus


derechos y obligaciones en relació n con otros Estados y con la comunidad internacional en su
conjunto.  Si no se conservan los tratados, convenios y demá s acuerdos internacionales o no
son de fá cil acceso, se presentará n desavenencias con otros Estados y controversias y
conflictos internacionales.

PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la població n es un objetivo constante en todas


las políticas, planes y programas de desarrollo econó mico y social de los gobiernos.  Para
llevar  a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensió n de los antecedentes sobre
programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrá n la garantía de tomar y


proyectar decisiones con bases só lidas, pues éstos acopian gran cantidad de informació n
sobre: població n, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria,
comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educació n, entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas
veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropó sitos.

Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su


caracterizació n, cuantificació n, conservació n y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas
e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y
corporaciones mixtas que reú nan los recursos y esfuerzos pú blicos, privados y comunitarios. 
La investigació n es condició n para el avance científico y tecnoló gico; sus resultados permiten
aplicaciones prá cticas y la generació n de conocimientos pertinentes para las necesidades de
los diferentes sectores del país.

Gran parte de la contribució n de los archivos al desarrollo científico y tecnoló gico está dado
por su capacidad de proporcionar informació n sobre insumos y resultados obtenidos durante
los procesos de investigació n.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud
positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.

El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se
encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo
por un profesional de la materia.

Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo
más difícil.

Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia


para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación
sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio


requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones:
tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?


2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

4. ¿Para que puedo utilizar esta información?

5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?

6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

7. ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y


reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y
recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.


 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:


-         Lógica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la información.
-         Rigor.
-         Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
-         Inequívocos.
-         Explícitos.
-         Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
-         Existencia de unas normas de archivo o manual.
-         Existencia de un índice.
-         Instalaciones.

El guión para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

1. Introducción general.
2. Relación de tipos de documentos más corrientes.

3. Proceso de llegada del documento al archivo.

4. Normas y sistemas de clasificación.

5. Tipos y niveles de archivos.

6. Tipos y criterios para documentos.

7. Conservación de la documentación en cada nivel.

8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.

9. Normas de eliminación y conservación.

10. Normas de retención o caducidad.

11. Normas de solicitud de documentación.

12. Normas para préstamos.

13. Medios materiales necesarios.

14. Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra
documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
-         Centralizado.
-         Descentralizado.
-         Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
-         Orden y control.
-         Asequible a todos.
-         Economiza duplicados.
-         Economiza espacio y equipo.
-         El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
-         Es estático.
-         Requiere personal especializado.
-         Retrasa la información.
-         Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
-         Mayor autonomía.
-         Ajuste permanente.
-         Rapidez de acceso.
-         No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
-         Normas estrictas en cuanto al número de copias.
-         Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
-         Puede faltar información.
-         Falta de conocimiento del personal.
-         Incremento de las tareas.
-         Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
-         Mayor elasticidad.
-         Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
-         Coordinación efectiva entre las dependencias.
-         El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
-         Creación y clasificación.
-         Orden y conservación.
-         Transferencia.
-         Eliminación
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:

-         Título.

 Alfabético.
 Numérico.

 Alfanumérico.

-         Unidad.

-         Clasificar.

-         Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la
manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de
archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

-         Alfabéticos.

 Nominal.
 Geográfico.

 Temático.

-         Numéricos.

 Natural.
 Cronológico.

 Codificado.

 Terminal.

-         Alfanuméricos.

El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e


indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

-         Nombre de la empresa.

-         Nombre de quien firma la carta.

-         Nombre a quien está dirigida la carta.

-         Nombre del tema de la carta.

-         Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil
ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.

La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.

3. Carpetas individuales.
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se
usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.

El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.

El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y


el nombre o tema.

En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.

Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones,
ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran
inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.

El archivo numérico consta de:

1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.

3. Índice alfabético.

El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas


individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.

MECANICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

1. Inspección.
2. Clasificación.

3. Codificación.

4. Prearchivo.

5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende


a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha.


2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.

3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.

5. Sujetar los papeles con grapas.

6. Unir las copias de las respuestas.

7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.

8. No recargar cajones.

9. Archivar la correspondencia por asuntos.

10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.

11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.

14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.

15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.

16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los
procedimientos informáticos.

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la


materia y que se encargará de establecer:

 Normas para el funcionamiento del archivo.


 Normas para el control de los documentos.

 Normas para transferencia de documentos.

 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para
dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control podemos disponer de:
 Archivo recordatorio.
 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.


 Formulario de comprobante.

 Hojas de colores.

 Archivo recordatorio.

 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de
transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar
los archivos antes de transferir.

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar.
Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia
son:

1. Preparar lista de carpetas transferidas.


2. Preparar cajas de transferencia.

3. Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico.


Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.

El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia


jurídica y administrativa, de consulta continua.

El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor
vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.

El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos
que tienen menos uso.

El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es
servir de fuente para la investigación histórica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
 Estandarización de los equipos.
 La colocación de los despachos.

 Tipo de documentos.

 La durabilidad.

 La estética.

Para guardar los documentos tenemos:

 Archivos verticales.
 Archivos horizontales.

 Archivos de anillas.

 Carpetas colgantes.

 Subcarpetas.

 Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:

1. La información puede ser intercalada.


2. Se puede suprimir información.

3. Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar


espacios. Sus ventajas son:

 Menor capacidad de espacio.


 Ahorro de tiempo.

 Mayor seguridad.

 Mayor economía.

Sus inconvenientes son:

 Es un procedimiento costoso.
 Hay que utilizar compañías externas.

 Se necesitan lectores para los documentos.

 Las películas tienen una vida relativa.

diferencias entre la clasificación, ordenación y descripción.


la clasificación es el proceso mediante el cual se identifican las agrupaciones
documentales, en la ordenación se establece una secuencia dentro de las agrupaciones y
en la descripción se hace el análisis de los documentos de archivo y sus agrupaciones
dando como resultado los instrumentos de descripción y consulta.

Organización y crecimiento

Herramientas para una eficaz gestión documental (II)

1. CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado, proporcionar


una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que
desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los
documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en
el desempeño de sus funciones y por eso la organización del archivo es producto de los
procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero además, debe
hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe
tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:

 La elaboración de un cuadro de clasificación que dé cabida a todos los tipos documentales


y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste en definir y concretar
los grandes grupos que forman el archivo:
a) Las secciones, división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y, dentro
de éstas,
b) Las series documentales, conjuntos de documentos producidos como resultado de un
mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar por
áreas de negocio y después por tipos de servicio.
 La ordenación de los documentos dentro cada serie documental empleando el criterio
más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto complemento de la
clasificación, consiste en poner en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades
documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

 La instalación física de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas


archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos a través
del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora
un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción
de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos
(series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la
herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de
tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de
conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).

Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.

Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el criterio


orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que el criterio orgánico de
clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u organigrama de la entidad
productora de los documentos, es muy útil para fondos cerrados, o bien en casos de escasa
evolución organizativa. Con este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes
divisiones administrativas y reflejan los departamentos o unidades administrativas de la
entidad. En el caso de las asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos
y con un funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este
criterio.

En cambio, el criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una


empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite
confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la
asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración para
clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden establecerse a partir
de las áreas de negocio y las más elementales o series documentales deben corresponder a
expedientes y otras agrupaciones de documentos que sean resultado de un procedimiento o
trámite específico. Cada serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las
demás, sin dar lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su
origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de


clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que ofrece a sus
clientes y que son la causa de la creación y la recepción de documentos. El criterio
funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el que se produce una cierta
atomización en la toma de decisiones y se trabaja a menudo en equipo.

Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos grandes


apartados:

 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia a la propia


asesoría.
 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de los trámites
que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y que se pueden organizar
lógicamente por clientes.

La confección de un cuadro de clasificación uniforme presenta ventajas indudables, si bien


es cierto que exige una decisión previa. Fundamentalmente, la voluntad del equipo de
dirección de implantar un sistema de gestión documental que va más allá de la estricta
acción archivística, en tanto que precisa la integración de los sistemas informáticos, la
introducción de nuevos procedimientos de organización y métodos de trabajo y la
capacidad del personal para adoptar una nueva cultura administrativa.

Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son
las siguientes:

 Constituye la clave para la implantación de un sistema de gestión integral de la


documentación y es la base sobre la que se apoyan los otros elementos del sistema
(calendario de conservación, inventario).
 Se utiliza el mismo cuadro de clasificación para toda la documentación del archivo de
oficina.

 Facilita un manejo ágil y efectivo de la documentación administrativa de los clientes y de la


propia asesoría.

 Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su
consulta.

 Facilita el intercambio de información en el seno de la asesoría, ya que se trata de un


sistema único y uniforme.

 No es preciso modificar el cuadro de clasificación cuando se produce un cambio


organizativo o la incorporación de nuevo personal.

 Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.

No obstante las ventajas que presenta, la aplicación de un cuadro de clasificación uniforme


ha de superar una serie de limitaciones:

 Su implantación es lenta, tanto por la necesidad de llevarla a cabo de forma progresiva


como por el hecho de que comporta un cambio global en los procesos administrativos de
la asesoría.
 Implica un trabajo en equipo que involucra a todos los niveles jerárquicos (gerencia,
profesionales y colaboradores, personal administrativo) con el objeto de definir
conjuntamente las respectivas funciones y mantenerlas debidamente actualizadas.

 Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades
que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de
negocio.
 Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de
clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.

 Presupone la necesidad de dotar al personal de la formación adecuada (procedimientos


administrativos, técnicas de archivo, uso de aplicaciones informáticas…).

Tipos de ordenación

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie,
a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto
ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.

Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación
cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación
numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la
temática (ordenación por materias):

 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier


documento, su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año
más remoto, los documentos se suceden hasta la fecha más reciente, dentro de cada año
por meses y dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de
una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por
períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una
persona o la razón social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio
de ordenación. Es el idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es
el caso del personal contratado de una empresa.

 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de códigos que permiten


identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el número asignado a
una factura o un recibo, el número de un expediente, el número de registro de entrada o
salida de la correspondencia, etc. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas
a la contabilidad y las tareas administrativas comunes.

 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenación de elementos en función de


su situación en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la
propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la
secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.

 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas
alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada
tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que
mejor se adapte al objeto de la ordenación.

La instalación física

La instalación física o archivo de los documentos en el depósito es el paso final de la


organización de un archivo y consiste en su emplazamiento físico en un espacio
determinado. Es una tarea íntimamente relacionada con la organización del fondo y
consiste en la ubicación física de los expedientes y documentos, agrupándolos en cajas en
las estanterías para ofrecer mayor protección a los documentos y resistencia al polvo, la luz,
etc.

Con el fin de proceder a su posterior localización es necesario indicar la ubicación de cada


expediente mediante el código de archivo o signatura topográfica. Por eso, antes de
introducir un expediente en su correspondiente caja, procede identificarlo a fin de saber que
lugar ocupa físicamente en el archivo y para ello se le otorga un código que hace referencia
a la caja que lo contiene y a su orden dentro de ella.

La ubicación de los documentos puede hacerse empleando tres métodos distintos:

 El reflejo exacto del cuadro de clasificación. Consiste en reconstruir la estructura del


cuadro de clasificación en el depósito de archivo, reservando espacio para el ulterior
crecimiento de las series documentales. Las cajas archivadoras ostentan en su lomo una
signatura topográfica para su ubicación y posterior localización que reproduce los códigos
del cuadro de clasificación que corresponden a cada serie documental. Es el sistema
empleado por las bibliotecas, en el que el sistema de clasificación por materias se
reproduce en la disposición de los libros en las estanterías y en el que la signatura que
representa la materia de un libro también indica su ubicación física.
Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado, exige
reservar espacio libre en las estanterías para añadir los documentos que se vayan
agregando con el tiempo; en muchas ocasiones, sin embargo, resulta muy difícil prever
con exactitud el crecimiento de los fondos. Por otra parte, entraña múltiples dificultades la
incorporación de nuevas series documentales al cuadro de clasificación por cuanto implica
reordenar el depósito de archivo.
 Un sistema de instalación continua. El sistema de numeración continua, el más indicado
para todo archivo en crecimiento, numera las cajas mediante números desde el uno en
adelante. Este sistema establece una clara disociación entre la clasificación de los
documentos y su emplazamiento material. A medida que ingresan en el archivo las cajas
se numeran sucesivamente y se colocan en las estanterías. De esta manera se logra un
ahorro de espacio máximo y además, la localización de la unidades de instalación es
rápida, sencilla y con pocas posibilidades de error. Permite el aprovechamiento del
espacio, pues cuando se procede al expurgo del archivo y se eliminan documentos, la
solución consiste en ocupar los huecos dejados con los nuevos ingresos utilizando las
signaturas topográficas que han quedado desocupadas.
Es un sistema que puede resultar poco eficiente en el caso de una asesoría, pues la
documentación que atañe a un mismo cliente se puede encontrar desperdigada por
numerosas cajas, lo cual puede ser bastante engorroso a la hora de efectuar, por ejemplo
un cierre contable y fiscal o una auditoría de cuentas. Por otra parte, este sistema requiere
mantener un inventario permanentemente actualizado; de lo contrario, las búsquedas
documentales resultan infructuosas.

 Un sistema mixto, que combina el cuadro de clasificación y un sistema de numeración


basado en la lista de los clientes. A cada cliente se le asigna un código correlativo que va a
servir para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de éstas, se van a
clasificar siguiendo el cuadro de clasificación y se van a ordenar empleando el método de
ordenación que se haya definido para cada serie. De este modo, para cada cliente sólo
tendremos las entradas del cuadro correspondientes a los tipos de servicio que se le
prestan.
Este método exige un expurgo continuado que no resulta difícil de realizar. Como la
documentación se efectúa en períodos casi siempre fijos, sobre todo anuales, y la
documentación tiene un valor fiscal y legal preestablecido, al introducir un expediente se
puede eliminar el más antiguo. Por ejemplo, en el caso de la documentación fiscal, al
guardar el expediente del impuesto de sociedades del ejercicio 1999 se puede eliminar,
siempre que no posea valor informativo, el del ejercicio 1995, que ya ha perdido su valor
fiscal.
Además, este sistema de ubicación física en el archivo de los documentos en papel puede
tener su reflejo en el sistema informático, orientado al archivo de los documentos o
ficheros electrónicos.

2. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

Archivo de los documentos informáticos

 Cuando se inicie un expediente para un determinado cliente se creará la carpeta


correspondiente, que contendrá todos los ficheros de trabajo que genere la tramitación
del asunto.
Para ello se seguirán los siguientes pasos:
a) Abrir una carpeta a nombre del cliente en cuestión en el disco duro del servidor: unidad
H:, carpeta “Clientes”
b) Dentro de la carpeta del cliente, abrir una subcarpeta correspondiente al área de
trabajo:
– Auditoría
– Contable
– Fiscal
– Laboral
– Mercantil y civil
c) Dentro de la carpeta de área de trabajo, abrir otra que se denominará con el código de
expediente. El código de expediente se confecciona del siguiente modo:
(i) El número correlativo del expediente dentro del período anual seguido de las dos
últimas cifras del año en que se inicia el expediente (p. ej. 243/00).
(ii) Código de tipo de servicio (p. ej. AUCA para una auditoría de cuentas anual).
Así, los ficheros de trabajo incluidos en el expediente de auditoría de cuentas anual del
Club de Equitación Alcor, al que corresponde el número de expediente 243/00, estarán
ubicados en la ruta de acceso
H:\Clientes\Club de Equitación Alcor\Auditoría\243-00-AUCA
Este sistema de archivo pretende que los documentos (ficheros de trabajo) estén
clasificados siguiendo unos criterios que nos indiquen:
1. El cliente para el que se está trabajando.
2. El área de trabajo al que pertenece ese expediente.
3. El número de expediente y el tipo de servicio que le corresponde.
 Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan a las
áreas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.

 Cada expediente tendrá su correspondiente registro en la base de datos Inventario, en la


cual se vinculará mediante un campo de hiperenlace dicho registro con la ruta de la
carpeta específica que le corresponda en el disco duro.

 Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán
un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo

 Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a
área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en
plantillas de Excel (.xlt).

Descripción de los documentos: el inventario

La descripción de los documentos constituye la operación que culmina el trabajo


archivístico y coincide en su finalidad con la de los propios documentos: suministrar
información. Los archivos existen por la necesidad de obtener información precisa para
distintas finalidades; la función básica del inventario en cuanto instrumento de descripción
consiste en garantizar un acceso lo más rápido y eficiente posible a los documentos
archivados.

El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de
un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir,
identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el
propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la
necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener
respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en
curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”,
“¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo ha de
reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al que hace
referencia– y su localización física en el archivo.

Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la
que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una
información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base
de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la
información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.

Inventario: campos de la base de datos

- Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)

En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como un
sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen como
misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación
automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, búsquedas
a partir de un término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.

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