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“El ser humano y la sociedad, necesitan de la memoria y del recuerdo para edificar
un futuro”
Los archivos recopilan, conservan y difunden informació n registrada, generada ó recibida por
una entidad, grupo o persona en funció n de las actividades que ésta realiza.
Dicha informació n puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro
soporte: medios legibles por equipos mecá nicos o electró nicos, cintas ó discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos,
mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informació n de un país, por cuanto
en su documentació n se expresa, en forma original, el desarrollo histó rico de su misió n,
funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene
para: la administració n, la investigació n, la comunidad, el desarrollo econó mico, social,
científico y tecnoló gico, el fomento de la cultura y la consolidació n de la identidad nacional.
Por razones de orden prá ctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es
posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto bá sico de que los archivos, son creados orgá nicamente por personas
e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que
todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos
anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trá mites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos
de ciudadanos.
La funció n de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida
que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrá n los funcionarios que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la bú squeda infructuosa de informació n, elevando los
costos de operació n, produciendo ineficiencia, atraso, confusió n y, en general, una deficiente
administració n.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relació n con la documentació n que se acrecienta
en el transcurso de su vida: esta relació n le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con
las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pú blico y social, lo
cual favorece la participació n ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así
mismo, los archivos fortalecen la implementació n de estrategias que se privilegian en los
Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de informació n inciden de
manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por
posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden
econó mico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de
desarrollo de la comunidad y del país.
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas
veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropó sitos.
Gran parte de la contribució n de los archivos al desarrollo científico y tecnoló gico está dado
por su capacidad de proporcionar informació n sobre insumos y resultados obtenidos durante
los procesos de investigació n.
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud
positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se
encuentran.
La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo
por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo
más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y
duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados.
De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.
Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no
puede encontrarlo, no vale nada para usted”.
Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos
claros y el miedo a tirar.
1. Introducción general.
2. Relación de tipos de documentos más corrientes.
Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra
documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminación.
Tenemos diferentes clases de archivo:
- Centralizado.
- Descentralizado.
- Mixto.
Las ventajas del archivo centralizado son:
- Orden y control.
- Asequible a todos.
- Economiza duplicados.
- Economiza espacio y equipo.
- El procedimiento es uniforme.
Sus inconvenientes:
- Es estático.
- Requiere personal especializado.
- Retrasa la información.
- Riguroso en el préstamo.
Las ventajas del archivo descentralizado son:
- Mayor autonomía.
- Ajuste permanente.
- Rapidez de acceso.
- No requiere personal especializado aunque debería de tenerlo.
- Normas estrictas en cuanto al número de copias.
- Normas para el control y seguimiento de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Puede faltar información.
- Falta de conocimiento del personal.
- Incremento de las tareas.
- Búsqueda y control de los documentos difícil.
Las ventajas del archivo mixto son:
- Mayor elasticidad.
- Pronta localización de documentos.
Sus inconvenientes son:
- Coordinación efectiva entre las dependencias.
- El archivo central debe establecer normas.
El ciclo de vida de un archivo tiene las siguientes etapas:
- Creación y clasificación.
- Orden y conservación.
- Transferencia.
- Eliminación
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
Reglas básicas de los sistemas de archivo
Los conceptos básicos del archivo son:
- Título.
Alfabético.
Numérico.
Alfanumérico.
- Unidad.
- Clasificar.
- Alfabetizar.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la
manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de
archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y
después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como
aparecen registrados.
- Alfabéticos.
Nominal.
Geográfico.
Temático.
- Numéricos.
Natural.
Cronológico.
Codificado.
Terminal.
- Alfanuméricos.
- Nombre de la empresa.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil
ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.
1. Guías primarias.
2. Guías secundarias.
3. Carpetas individuales.
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se
usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones,
ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran
inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
1. Índice numérico.
2. Índice auxiliar.
3. Índice alfabético.
1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Prearchivo.
5. Archivo.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
8. No recargar cajones.
Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los
procedimientos informáticos.
Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.
El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para
imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para
dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen.
Para llevar este control podemos disponer de:
Archivo recordatorio.
Archivo de asuntos pendientes.
Hojas de colores.
Archivo recordatorio.
Archivo de pendiente.
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de
transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar
los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar.
Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia
son:
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor
vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos
que tienen menos uso.
El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es
servir de fuente para la investigación histórica.
Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente
algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Estandarización de los equipos.
La colocación de los despachos.
Tipo de documentos.
La durabilidad.
La estética.
Archivos verticales.
Archivos horizontales.
Archivos de anillas.
Carpetas colgantes.
Subcarpetas.
También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes
ventajas:
Mayor seguridad.
Mayor economía.
Es un procedimiento costoso.
Hay que utilizar compañías externas.
Organización y crecimiento
El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se hallan
estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
El cuadro de clasificación
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría, se elabora
un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organización del archivo. El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción
de un archivo y ofrece una visión de conjunto de los diferentes tipos de documentos
(series), de los grupos que forman (secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la
herramienta que va a permitir la planificación sistemática del resto de las operaciones de
tratamiento de los documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de
conservación) hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la necesidad de
concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o series documentales y
determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos, para más tarde articular una
estructura que sistematice los grupos de documentos o secciones.
Las principales ventajas que reporta a una asesoría un sistema de clasificación uniforme son
las siguientes:
Agiliza el acceso a los expedientes gestionados por más de una persona y simplifica su
consulta.
Fomenta el uso del mismo lenguaje por parte del personal administrativo y de los
profesionales y colaboradores.
Obliga a todo el personal a un conocimiento más profundo de las tareas y las actividades
que se desarrollan en la asesoría y también del funcionamiento de las diversas áreas de
negocio.
Precisa una supervisión y actualización constantes, con el objeto de adecuar el sistema de
clasificación a las circunstancias cambiantes y evitar su obsolescencia.
Tipos de ordenación
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificación con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenación más adecuado para cada serie,
a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar qué lugar exacto
ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha (ordenación
cronológica), según el nombre (ordenación alfabética), según el código (ordenación
numérica), según la división territorial o geográfica (ordenación topográfica) o según la
temática (ordenación por materias):
La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentación es preciso elaborar listas
alfabéticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes,
dossieres y memorias técnicas, agrupándolos por áreas temáticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuál de ellos es el mejor. Para cada
tipo de documento hay que decidir el tipo de ordenación más conveniente, eligiendo el que
mejor se adapte al objeto de la ordenación.
La instalación física
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc –Word– o tipo .xls –Excel–) recibirán
un nombre que represente sin ambigüedad su contenido: a) Dictamen
b) Recurso
c) Liquidación
d) Estudio
e) Informe
Se añadirá, si es preciso, su grado de elaboración:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de posteriores
documentos se archivarán en la carpeta “Plantillas”, en la subcarpeta correspondiente a
área de trabajo, indicando el tipo de trabajo genérico del que se trata. Es recomendable
convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot) y los archivos de tipo xls. en
plantillas de Excel (.xlt).
El inventario tiene como propósito describir las unidades documentales, tanto si se trata de
un expediente como de una agrupación de documentos referidos al mismo asunto. Es decir,
identifica los expedientes que componen cada una de las series documentales con el
propósito de acceder a los documentos más relevantes para una consulta específica. Ante la
necesidad de efectuar una búsqueda documental, el inventario ha de permitir obtener
respuestas rápidas y precisas acerca de cuestiones puntuales (“¿qué expedientes tiene en
curso X y Cía.?”, “¿cuántos expedientes se están tramitando en el Registro Mercantil?”,
“¿cuántos expedientes se han iniciado este año en el área laboral?”). Asimismo ha de
reflejar el contenido de cada expediente –el trámite o asunto específico al que hace
referencia– y su localización física en el archivo.
Hoy en día la herramienta más eficaz para elaborar un inventario es una base de datos en la
que cada expediente se halle descrito en los términos imprescindibles para garantizar una
información suficiente. Esto permitirá un acceso selectivo a la información ya que la base
de datos localizará los registros que respondan a una consulta determinada buscando la
información por un solo campo o cruzando la información de diferentes campos.
- Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)
En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como un
sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen como
misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación
automática por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, búsquedas
a partir de un término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.