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SERIAL N.

LASP-010

LABORATORIO CRP

TÍTULO PÁGINAS

EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD EN EL LABORATORIO 13

10 02/15 Modificar los puntos: 5.3, 5.4, 5-7,9,13 RG MB


5.4.1, 5.4.2 y 6.2.1. Índice y
numeración de páginas. Se
incluyen los puntos: 5.3.3, 5.4.3,
5.4.4, 5.4.5, Tabla1 y Tabla 2, 8.7,
8.8 respectivamente.
9 06/12 Modificar los puntos: 1, 6.2.2,6.3.1 2, 7,8 RG FV
Anexar el punto 3.3.2
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en todo el documento. Modificar
portada en renglón emisión
original, revisado por y número de
páginas. Modificar los puntos: 3.2,
3.2.1, 3.3, 3.3.1 y numeración en
3.4, 3.5, respectivamente, 5.5.1,
6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.1.5, 6.2.1,
6.2.2, 6.2.4, 6.3.1, 6.3.4, 6.4.3, 6.6.1
a, 6.7.1, 7.3, 7.4, 8.1, Eliminar los
Anexos 1,2,3 y 4 con sus
respectivas instrucciones de
llenado.

0 05/06 EMISION ORIGINAL N/A AA FV


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REVISADO POR: APROBADO POR:

SUPERVISOR MAYOR COORDINACIÓN TÉCNICA SUPERINTENDENTE DEL LABORATORIO CRP

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ÍNDICE

1 OBJETIVO…………………………………………………………...………………………………………………...2

2 ALCANCE…………………………………...…………………………………………………………………………2

3 RESPONSABILIDADES……...……………………..…………………………………….………………………... 2

4 DEFINICIONES…..…………………………………………………………………………………………………...3

5 NORMAS……………………………………………………………………………………………………………….5

6 ACTIVIDADES..…………………………………………………………………………………………………….…8

7 DOCUMENTACIÓN……………………………………………………………………………………………....…12

8 REGISTROS………………………………………………………………………………………………………….12

9 ANEXOS………………………………………………………………………………………………………………13

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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento de auditoría el cual se basará en un examen y evaluación de evidencias,


objetivos de los elementos aplicados del Sistema de Gestión de la Calidad del Laboratorio CRP que han
sido desarrollados, documentados e implantados de acuerdo con los requisitos especificados en la Norma
Internacional ISO/IEC 17025:2005 “Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de
Ensayo y Calibración". Esto con la finalidad de determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión
de la Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento establece los criterios y lineamientos para la programación, preparación, apertura,
ejecución, cierre y seguimiento de las auditorias internas y adicionales al Sistema de Gestión de la Calidad
del Laboratorio CRP.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Del Superintendente del Laboratorio CRP

3.1.1 Aprobar este procedimiento.

3.1.2 Velar por el cumplimiento de este procedimiento.

3.2 Del Supervisor Mayor Coordinación Técnica

3.2.1 Revisar este procedimiento.

3.2.2 Velar por el cumplimiento del programa de auditoria interna.

3.2.3 Designar y autorizar al auditor líder que llevará a cabo la auditoría interna.

3.2.4 Aprobar el equipo auditor.

3.3 Del Analista de Calidad

3.3.1 Actualizar este procedimiento.

3.3.2 Cumplir con lo establecido en este procedimiento.

3.4 Del Auditor (Equipo o Individuo).

3.4.1 Cumple con los requerimientos de la auditoría.

3.4.2 Comunica y clarifica los requerimientos de la auditoría.

3.4.3 Planifica y lleva a cabo las responsabilidades asignadas efectiva y eficientemente.

3.4.4 Documenta los hallazgos.

3.4.5 Reporta los resultados de las auditorías.


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3.4.6 Consolida los documentos relacionados con la auditoría.

3.5 Del Auditor Líder

3.5.1 Responsable de todas las fases de la auditoría.

3.5.2 Prepara el plan de la auditoría.

3.5.3 Entrega el informe de auditoría.

3.6 Auditado.

3.6.1 Nombra a los miembros de la organización para acompañar al equipo auditor.

3.6.2 Provee acceso a las facilidades y al material de evidencia, cuando sea requerido por el
equipo auditor.

3.6.3 Determina e inicia las acciones correctivas basadas en el informe de auditoría.

4. DEFINICIONES

4.1 Sistema de Calidad.

Integración de responsabilidades, estructura organizacional, procedimientos, procesos y recursos


que se establecen para llevar a cabo la gestión de calidad.

4.2 Auditoría.

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y


evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios
de auditoría [COVENIN-ISO 19011].

4.3 Auditor de Calidad.

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría [COVENIN-ISO 19011]. Los auditores
se rigen por los siguientes principios:

- Conducta ética.
- Presentación ecuánime.
- Debido cuidado profesional.

4.4 Equipo Auditor.

Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos
técnicos [COVENIN-ISO 19011].

A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. El equipo auditor está
conformado por el auditor líder, los auditores y los expertos técnicos.
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4.5 Auditor Líder.

Auditor designado por el Superintendente del Laboratorio para gerenciar una auditoría de calidad.

4.6 Experto Técnico.

Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor [COVENIN-ISO


19011].
4.7 Auditado.

Organización que es auditada [COVENIN-ISO 19011].

4.8 Evidencia de la Auditoría.

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
criterios de auditoría y que son verificables [COVENIN-ISO 19011].

4.9 Hallazgos de la Auditoría.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la


auditoría [COVENIN-ISO 19011].
Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoría.

4.10 Conclusiones de la Auditoría.

Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la
auditoría y todos los hallazgos de la auditoría [COVENIN-ISO 19011].

4.11 Criterios de la Auditoría.

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos [COVENIN-ISO 19011].

4.12 No Conformidad.

Incumplimiento de un requisito [COVENIN-ISO 9000].

4.13 Observación.

Señalamiento emitido, sobre la base de evidencias objetivas, con el propósito de tomar acciones
preventivas.

4.14 Oportunidad para la Mejora.

Recomendación emitida con el propósito de tomar acciones que permitan aumentar la capacidad
para cumplir con los requisitos.

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4.15 Programa de Auditoría.

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propósito específico [COVENIN-ISO 19011].

4.16 Plan de Auditoría.

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría [COVENIN-ISO 19011].
4.17 Eficacia.

Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados


planificados [COVENIN-ISO 9000].

5. NORMAS

5.1 El Laboratorio CRP, de acuerdo con el LASF-019 "Programa de Auditorías Internas" y lo establecido
en el presente procedimiento, realiza anualmente al menos una auditoría interna a sus actividades
para verificar si sus operaciones cumplen con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y
de la Norma ISO/IEC 17025:2005.

5.2 Para el Laboratorio CRP las observaciones y las oportunidades de mejoras son consideradas
acciones preventivas, que permiten mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad.

5.3 La independencia en el proceso de auditoria interna viene dado de la siguiente manera:

5.3.1 El Laboratorio CRP, establece que el personal seleccionado para llevar a cabo las
auditorías será independiente del área a ser auditada.

5.3.2 Una auditoría interna puede ser realizada por personal:

a. Totalmente independiente del Laboratorio del CRP (ejemplo: personal de INTEVEP o


Gerencia de Recursos Humanos, Comercio y Suministro, etc.).

b. Independiente de las áreas a auditar, en este caso se haría solo cuando sea imposible
hacerlo por la forma anterior. Para este evento se utilizaría al personal del Laboratorio
CRP, pero se le asignaría las áreas a auditar considerando que no tengan
responsabilidad directa sobre la actividad a ser auditada.

5.3.3 El Analista de Calidad, registra la información necesaria en el formato LASF-028 “Expediente


de Auditor”, el cual deberá disponer de información como datos personales, formación
académica, formación como Auditor, experiencia profesional, participación en auditorias,
entre otros.

5.4 Criterios de Calificación para Auditores de Sistema de Gestión de la Calidad.

5.4.1 El Analista de Calidad, de acuerdo al programa de auditoria, selecciona, evalúa y califica al


equipo auditor con anticipación a la fecha de la auditoria interna de manera que se cuente
con el perfil de conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los resultados
esperados de la auditoria programada.
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5.4.2 El Analista de Calidad solicita la información necesaria para la evaluación y calificación de


los auditores y los compara con los Criterios de Calificación de Auditores descrito en la
Tabla 1. De los cuales, los mismos se basan en la independencia del área a ser auditada,
adiestramiento básico de calidad, adiestramiento en formación de auditores, entre otros.

5.4.3 El Analista de Calidad evalúa al equipo auditor, para ello utiliza al menos dos (02) métodos
de avaluación descrito en la Tabla 2 empleando el formato, LASF-029 “Evaluación de
Auditores y Expertos Técnicos del Sistema de Gestión de la Calidad”, el cual permite
verificar que el equipo auditor tenga la competencia necesaria para alcanzar los objetivos de
la auditoria.

5.4.4 El Analista de Calidad solicitará cualquier información adicional necesaria para


complementar la evaluación de los auditores y expertos técnicos y emitir su aprobación.

5.4.5 La auditoría podría ser realizada sólo por el auditor líder en caso de que no existiesen otros
auditores que lo acompañasen.

Tabla 1. Criterios de Calificación de Auditores

Parámetro Auditor Auditor Líder Experto Técnico

Experiencia laboral Igual que para el Igual que para el


2 años
total Auditor Auditor

Experiencia laboral Experiencia laboral


en el campo de la Igual que para el de 01 año en el
1 año
Gestión de la Auditor campo o técnicas a
Calidad auditar

40horas de
Formación Teórica Igual que para el
Formación en No Aplica
como Auditor Auditor
Auditoria

Una auditoría
completa actuando Una auditoría
como auditor o tener completa actuando
40 horas de práctica como auditor líder
Experiencia en como acompañante, bajo la dirección y
No Aplica
Auditorias todo esto bajo la orientación de un
dirección de un auditor con mayor
auditor con mayor experiencia como
experiencia como líder del equipo.
líder del equipo

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Tabla 2. Métodos de Evaluación para Auditores y Expertos Técnicos


Método de Evaluación Objetivos Ejemplos

Análisis de registros de
educación,
Verificar los antecedentes del entrenamiento, empleo,
Revisión de Registros
auditor credenciales
profesionales y
experiencia en auditoria.

Encuestas,
cuestionarios,
Proporcionar información sobre referencias personales,
Retroalimentación cómo se percibe el desempeño del recomendaciones,
auditor quejas, evaluaciones de
desempeño, entrevistas
entre pares.

Evaluar los atributos personales y


las habilidades de comunicación,
para verificar la información y Entrevista personales
Entrevista
examinar los conocimientos, así, y/o telefónicas
como para obtener información
adicional

Actuación, testificación
Evaluar los atributos personales y la
de auditorias,
Observación aptitud para aplicar conocimientos y
desempeño en el
habilidades
trabajo.

Evaluar las cualidades personales, Exámenes orales y


Examen los conocimientos y habilidades, y escritos, exámenes
su aplicación psicotécnicos.

Revisión del reporte de


auditoria, entrevistas
Proveer información sobre el con el líder del equipo
Revisión después de la desempeño del auditor durante las auditor, con el equipo
Auditoria actividades de auditorias, identificar auditor y si es
fortalezas y debilidades adecuado,
retroalimentación del
auditado.

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5.5 Programación de las Auditorías.

5.5.1 El Supervisor Mayor Coordinación Técnica preparara anualmente el LASF-019 “Programa


de Auditorias Internas” (de fechas probables) para la revisión, control y seguimiento, de
cada actividad principal que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad. Este
programa es aprobado por el Superintendente del Laboratorio CRP.

5.5.2 En adición a las auditorías internas programadas, puede ser necesario realizar auditorías no
programadas (auditorías adicionales). Las causas que originan las auditorías no
programadas pueden ser, entre otras:

a. La queja de un cliente, la cual origina dudas acerca del cumplimiento del Laboratorio
CRP con sus propias políticas y procedimientos.

b. La detección de un resultado de un ensayo no conforme (por ejemplo, resultados no


aceptables en ensayos interlaboratorios/Cross-Check).

c. Para confirmar que las acciones correctivas y otros cambios en el Sistema de Gestión
de la Calidad han sido llevados a cabo y son eficaces.

5.6 El Laboratorio CRP, asigna acompañantes tales como observadores o guías para el equipo auditor
cuando lo considere necesario.

6. ACTIVIDADES

6.1 Elaboración del Programa de Auditorías Internas.

6.1.1 El Supervisor Mayor Coordinación Técnica, elabora anualmente el programa de auditorías


internas utilizando para ello el LASF-019 "Programa de Auditorías Internas", este programa
es preparado y propuesto, para su análisis y aprobación por parte del Superintendente del
Laboratorio CRP.

6.1.2 Para la elaboración del programa de auditorías internas, el Supervisor Mayor Coordinación
Técnica considera:

a. Los resultados de la última evaluación realizada al Sistema de Gestión de la Calidad.

b. El cumplimiento del programa anterior de auditoría.

c. Los objetivos del programa de auditoría.

d. Las áreas a ser auditadas.

e. Los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad que requieren ser auditados.
f. Los recursos necesarios para la ejecución de las auditorías.

6.1.3 Una vez que el programa de auditorias es aprobado por el Superintendente del Laboratorio
CRP, el Supervisor Mayor Coordinación Técnica informa a todo el personal pertinente vía

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correo electrónico o por cualquier otra vía, indicando la fecha pautada según el programa de
auditorias internas.

6.1.4 El LASF-019 "Programa de Auditorías Internas" es archivado en la oficina del Supervisor


Mayor Coordinación Técnica.

6.1.5 El Supervisor Mayor Coordinación Técnica, mantiene informado al Superintendente del


Laboratorio CRP, sobre el cumplimiento del LASF-019 “Programa de Auditorias Internas”.

6.2 Preparación de las Auditorías.

6.2.1 El Supervisor Mayor Coordinación Técnica de acuerdo al programa de auditorías internas, y


previa evaluación y calificación de auditores y expertos técnicos, selecciona las personas
que conforman el equipo auditor y al auditor líder, que llevará a cabo la auditoría.

NOTA: Los auditores seleccionados cuentan con un nivel de educación, formación y


experiencia apropiada.

NOTA: Los expertos técnicos son seleccionados sobre la base de su experiencia y


conocimiento en el campo del ensayo a evaluar. Los expertos técnicos serán
empleados cuando se amerite.

6.2.2 Después de la selección del equipo auditor, el Supervisor Mayor Coordinación Técnica le
suministra al auditor líder el procedimiento LASP-010 “Ejecución de Auditorias Internas de
Calidad en el Laboratorio”, o cualquier otro documento del Sistema de Gestión de la Calidad
del laboratorio que el auditor requiera, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento
LASP-003 “Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad”

6.2.3 El auditor líder y los demás miembros del equipo auditor revisan la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad.

6.2.4 En base a los resultados de la revisión y considerando los objetivos y el alcance de la


auditoría, el auditor líder elabora el plan de la auditoria empleando para ello el formato
LASF-020 “Plan de la Auditoría Internas”, el cual es aprobado por el Supervisor Mayor
Coordinación Técnica.

NOTA: El plan de la auditoría es diseñado con una flexibilidad tal que permita cambios
derivados de la información recopilada en la auditoría y el uso efectivo de los
recursos.

6.2.5 Luego que el plan es aprobado, el auditor líder asigna a cada miembro del equipo la
responsabilidad de auditar áreas o actividades específicas.

6.2.6 Los miembros del equipo auditor revisan la información pertinente a las actividades que le
fueron asignadas y preparan en caso que se requiera listas de chequeo para facilitar el
proceso de auditoría.

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6.3 Ejecución de las Auditorías Internas.

6.3.1 Reunión de Apertura.

El auditor líder realiza una reunión de apertura con el Superintendente del Laboratorio CRP,
Los Supervisor(es) Mayor, Analista de Calidad, Coordinador(es) Técnico(s), Supervisor de
Control de Calidad y personal involucrado en el requisito a auditar.

En esta reunión se confirma el plan de la auditoría, el objetivo, alcance y criterios de la


auditoría, se presenta el equipo auditor al auditado, se indica la metodología a seguir
durante la auditoría, se promueve la cooperación y participación del auditado, se establece
los canales de comunicación, se determinan las reglas de seguridad aplicables al lugar, se
acuerda la necesidad de acompañantes tales como observadores o guías para el equipo
auditor etc.

Como evidencia de realización de la reunión de apertura se elabora una minuta de reunión,


la cual es llevada a cabo por el Analista de Calidad.

6.3.2 Recopilación y verificación de la información.

El auditor líder y su equipo proceden mediante un muestreo apropiado a la recopilación y


verificación de la información.

La definición del tipo de información a recabar se basa en los criterios de la auditoría, los
objetivos y el alcance de la auditoría.

Los métodos para recopilar esta información incluyen las entrevistas al personal auditado,
la observación de actividades y la revisión de los documentos del Sistema de Gestión de la
Calidad.

6.3.3 Hallazgos de la Auditoría.

Después de culminado el proceso de recopilación de la información, las evidencias


objetivas son evaluadas frente a los criterios de la auditoría para generar los hallazgos de la
auditoría.

El Laboratorio CRP, registra como hallazgos las no conformidades, las observaciones y las
oportunidades para la mejora, en el formato LASF-021 “Reporte de Hallazgo”

6.3.4 Comunicación regular durante la Auditoría.

Durante la auditoría, el equipo auditor mantiene informado al Supervisor Mayor


Coordinación Técnica, sobre los progresos de la auditoría, los cuales contemplan el
cumplimiento del plan de la auditoría, los hallazgos, las posibles divergencias con el
auditado sobre las evidencias y/o hallazgos de la auditoría, entre otros aspectos.

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6.3.5 Preparación de las Conclusiones.

Una vez finalizado el análisis de las evidencias objetivas, el equipo auditor acuerda las
conclusiones de la auditoría, prepara las recomendaciones en caso que las hubiere y
procede al llenado del formato LASF-022 “Acta de Auditoría”, la cual será firmada
posteriormente por el Superintendente del Laboratorio CRP durante la reunión de Cierre.

6.4 Elaboración del Informe.

6.4.1 El auditor líder elabora el informe de auditoría con los hallazgos encontrados; el mismo
deberá ser estructurado siguiendo lo mencionado a continuación:

a. Portada:

Debe Indicar:

• Confidencial.
• Logotipo PDVSA.
• Informe de auditoría interna de calidad.
• Título de informe (cláusula(s) a auditar).
• Laboratorio CRP.
• Fecha.
• Nombre (s) apellido (s) del (los) auditor (es) que participó (aron) en la auditoría.
• Nombres y apellidos del representante de la alta dirección y del auditor líder.

b. Contenido:

El informe debería incluir ó hacer referencia a lo siguiente:

• Resumen.
• Equipo auditor.
• Personal auditado
• Objetivo de la auditoría.
• Alcance de la auditoría.
• Metodología utilizada.
• Hallazgos de la auditoría.
• Conclusiones.
• Recomendaciones para la mejora, si se especificó en el objetivo.
• Referencias.

NOTA 1: Deben estar escritos en términos muy directos y concretos, evitando frases
emocionales o calificativas.

NOTA 2: Se excluye de este protocolo de elaboración de informes a las auditorías


provenientes de INTEVEP, Gerencia de Recursos Humanos y Comercio y
Suministro. Para estos casos, si en el informe de auditoria las no conformidades o
hallazgos no son presentados de forma enumerada, el Laboratorio CRP asignará
una numeración una vez recibido el informe. Esto con el fin de darle seguimiento
efectivo a las acciones correctivas y preventivas.
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6.4.2 De no poderse entregar el informe de la auditoria en la reunión de cierre por razones de


tiempo, el Laboratorio CRP, da al auditor líder un lapso no mayor a siete días para la
entrega del informe de la auditoria.

6.4.3 Elaborado el informe, el auditor líder realiza la entrega al Supervisor Mayor Coordinación
Técnica del Laboratorio CRP.

6.5 Clausura de la Auditoría.

6.5.1 La asistencia a la reunión de clausura de la auditoría, debe ser limitada (deben asistir sólo
las personas claves de las áreas que han sido auditadas), en la misma se presentan los
hallazgos más resaltantes, evitando caer en demasiados detalles.

6.5.2 Debe ser breve y conservar siempre el principio de evitar sorpresas (es decir, no presente
al auditado en ese momento, hallazgos sobre lo que no se halla discutido previamente).

6.5.3 El Superintendente y el auditor líder firman el LASF-022 “Acta de Auditoría” para dar por
cerrada y aceptada la auditoria.

6.6 Auditorias Adicionales.

6.6.1 Cuando es necesario realizar una revisión adicional de algún punto específico del Sistema
de Gestión de la Calidad y/o de aspectos técnicos, se siguen los siguientes pasos:

a. El Supervisor Mayor Coordinación Técnica recibe la solicitud del solicitante.

b. Se cumple con lo pautado en el procedimiento LASP-008 “Toma de Acciones


Correctivas y Preventivas en el Laboratorio”.

c. Se verifican las acciones tomadas y su eficacia.

NOTA: Las auditorías adicionales son usadas como mecanismo de apoyo en un caso
excepcional no deben en ningún caso atender su alcance al de una auditoría
interna ni desvirtuar su intensión.

6.7 Seguimiento.

6.7.1 Una vez recibido el informe de la auditoria el Supervisor Mayor Coordinación Técnica
procede según lo establecido en el punto 6.2 del procedimiento LASP-008 “Toma de
Acciones Correctivas y Preventivas en el Laboratorio”.

7. DOCUMENTACIÓN

7.1 LASP-002 “Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad”.

7.2 LASP-008 “Toma de Acciones Correctivas y Preventivas en el Laboratorio”.

7.3 ISO 9000 “Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabularios”

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7.4 ISO 19011 “Directrices para la Auditoria de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiente”.

8. REGISTROS

8.1 LASR-002” Informe de Auditoria Interna”

8.2 LASR-001 “Minutas de la reunión”.

8.3 LASF-019 "Programa de Auditorías Internas"

8.4 LASF-020 “Plan de la Auditoría Interna”

8.5 LASF-021 “Reporte de Hallazgo”

8.6 LASF-022 “Acta de Auditoría”.

8.7 LASF-028 “Expediente de Auditor”

8.8 LASF-029 “Evaluación de Auditores y Expertos Técnicos del Sistema de Gestión de la Calidad”

9. ANEXOS

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