PRESUPUESTOS POR PROGRAMA.

Cuando un proyecto se encuentra en la etapa de planeación, los responsables o líderes se apoyan

de los presupuestos para visualizar las diferentes características de los costos en los diferentes
programas. En el caso de presupuesto por programas, se presentan los costos precalculados,
basados en las estimaciones, la contabilidad fiscal y los costos históricos, los cuales, a su vez, sirven
para estimar costos precalculados del periodo siguiente.

Los costos son los recursos que se utilizan durante el desarrollo de cada una de las etapas del
proyecto. De acuerdo con las características de cada uno, los estimados de los costos se pueden
determinar y expresar en parcialidades, en totales o en ambas circunstancias, según sea el caso.

La determinación de los costos puede hacerse conforme a dos criterios: históricos y precalculados.
Los costos históricos representan el valor de los costos según la experiencia pasada y los costos
precalculados simbolizan los costos calculados en el presupuesto, es decir, los costos
presupuestados antes de la ejecución de las actividades contempladas en el proyecto.

Es importante conocer los costos para realizar una correcta administración de un proyecto.

El método de presupuesto por programas permite determinar los costos directos o primos de las
actividades o los trabajos contemplados en el proyecto, porque se incluye el valor de la mano de
obra directa y del material directo, lo que significa que los costos se identifican en los resultados de
cada actividad o trabajo que se concluye, sin considerar el material, la mano de obra, ni los gastos
indirectos.

Entre los principales conceptos de costos que se aplican en el método de presupuesto por
programas cabe distinguir los que se describen a continuación.

COSTO TOTAL DE PROYECTO.

Incluye el total de los bienes y servicios utilizados en todas las actividades que comprende el
programa.

De nuevo, es importante resaltar aquí, que la información del costo es trascendental para los
resultados del proyecto, desde su aprobación como presupuesto hasta sus fases finales, antes de su
conclusión.

En la estimación del costo total del programa es muy importante cuidar que la información sea lo
más acorde posible a las circunstancias reales del proyecto, pues a pesar de que en el costo del
programa se incluyen los bienes y servicios, debe explicarse que la información solo es temporal,
aunque los resultados no sean esperados.

COSTO UNITARIO DE LAS METAS INCLUYENDO EL VALOR DE CADA PRODUCTO.

Costo unitario de las metas constituye información vital para determinar el presupuesto desde el
inicio del proyecto. Cuando se determinan las metas o los objetivos del proyecto, entonces es
posible establecer el costo unitario.

Pero, si por las dimensiones del proyecto, en necesario generar subproyectos, hay que cuidar que
cada uno de estos represente la parte proporcional del presupuesto total.

COSTOS DE CADA ACTIVIDAD.

Es el valor de los bienes y servicios erogados en cada actividad del proyecto.

Como parte del desarrollo de cada uno, es indispensable que se contemplen los costos de los
bienes y servicios, así como los servicios al cliente. Por tanto, los costos son muy importantes para
un proyecto, ya que de éstos depende en gran medida un cierre aceptable; sin embargo, hay que
considerar algunas contingencias con el cliente, lo que puede provocar salirse del presupuesto por
incremento en los costos.

COSTO DEL VALOR DE CADA UNIDAD DE TRABAJO O RESULTADO.

Para el proyecto es muy importante que los líderes o coordinadores determinen desde un inicio, es
decir desde el momento de la distribución de las actividades, el valor que cada actividad del proyecto
puede agregar, como parte de una cadena de valor.

Lo que conduce al propósito medular del proyecto, el beneficio. Pues, al determinar el valor
agregado de cada actividad, por razones obvias, se generan un costo, que se debe cuidar y
controlar.

COSTOS DE LOS INSUMOS.

Comprende el valor del material directo que se asigna al cumplimiento de una actividad, proyecto o
programa, asi como el valor de la mano de obra directa utilizada en cada una de éstos. Este costo
está dado por la clasificación según el objeto del gasto. Dada su importancia debido a que dentro de
los insumos se pueden presentar circunstancias que, por retraso de un proyecto o por querer
compactar las actividades, se realiza un uso desmedido de insumos, lo que puede provocar un
problema de costos.

CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS.

En una administración, los costos se clasifican para evaluar y contralar los procesos productivos,
esto le permite al líder del proyecto o de la dirección emplear las herramientas necesarias y
adecuadas para tomar decisiones, lo que constituye el método más adecuado.

Clasificación general de los costos.

COSTOS GENERALES.
Materiales indirectos, seguros, impuestos, inmuebles, servicios públicos, reparaciones, depreciación
de equipo, etc.

COSTOS DIRECTOS.
Se emplean de manera directa a la actividad del proyecto, como los materiales y la mano de obra del
trabajador ligado en forma directa. En este tipo de costos hay que cuidar no incrementar el costo con
personal de apoyo temporal o administrativo, como gerencias.

COSTOS INDIRECTOS.
Está relacionado con los costos generales y de venta, así como con la administración en general.

COSTOS RECURRENTES.
Constituyen la mayor parte de las actividades en el trabajo.

COSTOS NO RECURRENTES.
Son aquellos que al inicio o al final de un proyecto generan tarifas, como un estudio de mercado,
cursos de capacitación o apoyos externos de consultoría, entre otros.

COSTOS FIJOS.
Son los costos que ya están establecidos de manera estandarizada y que no varían de acuerdo con
su uso.

COSTOS VARIABLES.
Son aquellos que aumentan de manera directamente proporcional al uso del bien o servicio
conforme avanza la actividad.
COSTOS NORMALES.
Son los que normalmente se generan con la realización de las actividades destinadas al
cumplimiento del proyecto, de acuerdo con lo planeado en un inicio.

COSTOS ACELERADOS.
Cuando un proyecto presenta atrasos, por lo común se toman medidas para acelerar el proyecto,
con lo que se corre el riesgo de reducir o eliminar algunas actividades, con el fin de recuperar el
tiempo de retraso, como el uso del tiempo extra, contratación de personal adicional o contratar
actividades externas como maquilar. Los costos que se generan por dichas actividades para acelerar
el proyecto se clasifican como costos acelerados.

Costos acelerados.

ESTIMACIÓN DE COSTOS.
En primera instancia; desde un principio siempre deben estimarse en los presupuestos los costos de
todas las actividades contempladas para la realización y conclusión del proyecto, y en segunda
instancia, si desde un inicio todas las estimaciones son correctas en el momento de la preparación
de un proyecto en sus presupuestos, su probabilidad refleja la realidad de lo que se espera.

Para ello, es importante que el líder o coordinador del proyecto tenga en mente la siguiente regla:

Si se desglosan por etapas todos los costos desde el inicio del proyecto, es mucho más
factible su cumplimiento.

Para las estimaciones de los costos es importante considerar los aspectos que se describen a
continuación, ya que estos permiten tener una visión más clara de las circunstancias reales de cada
rubro en el que se ubican.
ESTIMACIONES PRELIMINARES.
Cuando desde un inicio se tiene bien definida la idea del proyecto que se pretende concretar, es más
fácil definir todas las actividades por realizar para poder concluirlo y, por ende, es más sencillo llevar
a cabo las estimaciones preliminares de sus costos.

Por lo general, las estimaciones preliminares se realizan durante el desarrollo de nuevos productos,
en el rediseño de algunas de las partes de un producto o en la reestructuración de alguna parte de
un proceso ya existente, con el fin de realizar una mejora continua, así como en entorno de
reingeniería.

ESTIMACIONES COMPARATIVAS.
Este tipo de estimaciones se realiza con el uso de datos históricos; es decir, con información
existentes de los costos de actividades de proyectos previos con características similares al que se
lleva a cabo en este momento, lo que de alguna manera, desde la perspectiva, le proporciona cierta
tranquilidad al líder del proyecto, ya que algunas actividades ya se manejan de manera
estandarizada.

Desde otra óptica, las estimaciones comparativas también le permiten al líder visualizar, con base en
la información existente, poder prever o evitar experiencias anteriores que no fueron adecuadas o
que fueron motivo de la nueva propuesta del proyecto, debido a que en algún momento generaron
problemas.

Sin embargo, se sugiere tener cuidado al utilizar datos históricos, y no dar por hecho que las
estadísticas se realizaron antes de manera adecuada, por lo que se recomienda utilizar de manera
paralela herramientas estadísticas que permitan contar con bases sólidas para la toma de
decisiones.

ESTIMACIONES FACTIBLES.
Cuando el líder o coordinador se encuentra en la etapa de la estructura de la información para la
estimación de los costos, se dice que se ubica en un nivel de factibilidad, debido a que ya se
lograron los resultados preliminares de acuerdo con lo esperado. Las estimaciones factibles se
realizan especialmente en situaciones de desarrollo de productos o restructuración de los procesos,
cuando se llevan a cabo este tipo de estimaciones es porque de forma consensada se puede lograr
el proyecto.

El líder o coordinador del proyecto debe avalar y verificar tantas veces como sea necesario que las
estimaciones sean factibles, pues de ahí se parte para poder iniciar la estructura de la planeación
para su aprobación.

ESTIMACIONES DEFINITIVAS.
En las actividades de la ruta crítica, el líder o coordinador del proyecto también debe estimar los
costos definitorios de dichas actividades, porque es con estas estimaciones definitivas que se va a
desarrollar el proyecto.

Cada líder o coordinador del proyecto tiene la responsabilidad de establecer un sistema que le
permita trabajar diariamente con todos los involucrados, a fin de observar y registrar el valor
agregado y poder reducir o mejorar los costos estimados.
PROBLEMAS COMUNES EN LAS ESTIMACIONES DE LOS COSTOS.
Al momento de estimar los costos de un proyecto es muy importante que el líder conozca muy bien
los aspectos en este rubro que pueden presentarse como problemas. Para ello, debe contemplar lo
siguiente:

1. No considerar las estimaciones desde un inicio. Cuando el coordinador realiza sus

estimaciones del proyecto “se quede corto con lo proyectado”, debido al temor de que los
costos se eleven y se rebase el presupuesto.
2. Situaciones técnicas no esperadas. Los imprevistos se pueden convertir en un fuerte dolor
de cabeza; por lo general, estas situaciones se deben a una mala planeación, sobre todo
cuando los problemas son ocasionados por el factor humano.
3. Adecuado flujo de información y una buena comunicación entre los elementos
involucrados. En el proyecto no deben ocurrir problemas, la regla de oro en las
estimaciones es desglosar para tener un mejor control de todo el proyecto y evitar, que
sucedan problemas técnicos.
4. No definir adecuadamente. Una mala estimación de costos se debe a una deficiente
planeación, debido a la falta de información y a un posible arranque prematuro, no
contemplado.
5. Cambios de última hora en lo establecido. Las políticas y reglas establecidas en un
principio deben quedar bien entendidas por todo el equipo de trabajo, los miembros deben
asumir la responsabilidad y los riesgos que conlleva su participación en el proyecto. Los
cambios de última hora, se debe principalmente a que no existe una comunicación adecuada.
6. Situaciones externas. Los factores externos son quizá el problema más complejo. La
problemática surge cuando el desarrollo del proyecto depende en su totalidad de
circunstancias externas, las cuales pueden generar un problema en las estimaciones, como el
suministro eléctrico e hidráulico, entre otros, así como el apoyo de personal externo o
problemas derivados con proveedores y clientes.

Puntos de refuerzo en el concepto de contingencias de presupuestos.

 El alcance del proyecto esta sujeto a cambios.

 La ley Murphy.
 La estimación de costos debe anticiparse a la influencia de otros.
 Respetar las condiciones normales del proyecto.

COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES.

Cuando el líder o coordinador está enfocado en el costo, siempre debe considerar y tener en mente
que la parte medular está dada por las actividades que le dan forma, por las actividades que le dan
forma. Por este motivo es indispensable contemplar estos puntos.

1. Identificar las actividades con recursos y asignar costos.

2. Calcular una tasa de costo.

MÉTODO APROXIMADO POR SIEMENS (SAM).

El método aproximado por Siemens es considerado muy útil en la reducción de la duración de un
proyecto. A pesar de no garantizar una solución óptima, en general proporciona soluciones muy
buenas y óptimas sobre todo si la red es muy compleja. Este algoritmo (operación sistemática para
calcular y obtener su solución) se ha probado mediante el uso de problemas complejos con
diferentes características para determinar su exactitud. El SAM reduce siempre la actividad con el
costo de reducción marginal efectivo menor, que es una especie de prorrateo del costo unitario de
acortamiento entre las rutas que se benefician al reducir una actividad, Ejemplo:

ALGORITMO PARA EL MÉTODO APROXIMADO DE SIEMENS (SAM):

1. Construir la red de actividades del proyecto contemplando tiempos normales.

2. Determinar todas las posibles rutas dela red, así como los tiempos de ejecución de
cada una (la ruta mas larga es el camino critico).
3. Determinar la duración deseada del proyecto.
4. Determinar cuánto debe acortarse cada ruta para cumplir con la restricción de la
duración deseada. La cantidad que se deba acortar una ruta es igual a si tiempo de
duración menos el tiempo deseado de duración del proyecto. Algunas rutas no
necesitan acortarse.
5. Estimar el costo de reducción marginal (costo por unidad de tiempo ahorrado) y la
cantidad máxima que se puede acortar cada actividad del proyecto (posible
acortamiento).
6. Construir la matriz de tiempo-costo.

A
B
C
D
E
F
G
H
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Como se observa, la actividad A puede iniciar en una semana si se toma como inicio el tiempo
optimista.

EL color gris representa la comprensión a 14 semanas.