DIRECCIÓN GENERAL DEL DIARIO DE CENTRO AMÉRICA Y TIPOGRAFÍA NACIONAL

INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y DISTRIBUCIÓN

DE VALES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE

Dirección Administrativa

Agosto de 2013

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 INDICE

I. INTRODUCCIÓN............................................................................................................ 3

II. OBJETIVO..................................................................................................................... 4

III. ALCANCE Y APLICACIÓN.......................................................................................... 4

IV. BASE JURÌDICA…………………………………………………………………………….. 4

V. POLÍTICAS Y NORMAS ……………………………………………………………………... 4

VI. DEFINICIONES……………………………………………………………………………….. 5

VII. PROCEDIMIENTOS ………………… ...................................................................... 5

VIII. PROHIBICIONES …………………………………………………………………… 6

IX. RESPONSABILIDADES………………………………………………………………….. 7

X. ACTUALIZACIÓN………………………………………………………………………….. 7

XI. ANEXOS ............................:::..................................................................................... 8

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 I. INTRODUCCIÓN

El presente documento fue elaborado con el propósito de que la Dirección General del Diario de
Centro América y Tipografía Nacional –DGDCAYTN- cuente posea con un instrumento técnico que
facilite y guíe las actividades relacionadas con la de recepción, resguardo, control y distribución
apropiada de los cupones de combustibles, así como su control garantizando, el su uso correcto y
racional, así como el registro del abastecimiento de vehículos propiedad de esta Dirección General.

Su contenido presenta la siguiente estructura:

 Introducción
 Objetivo
 Alcance y aplicación
 Base jurídica
 Políticas y normas
 Definiciones, procedimientos, responsabilidades, prohibiciones, y actualizaciones; y
 Anexos.

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 II. DEFINICIONES

Oficio: Comunicación escrita, referente a los asuntos de la administración Pública.

Cupones: Formas en las que se autoriza el combustible a utilizar.
Hojas móviles: Hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

III. OBJETIVO

Establecer normas, procedimientos y políticas internas para el uso y control de combustible y asignar
las responsabilidades respecto a la administración y utilización del mismo, con el fin de orientar a los
usuarios sobre los pasos a seguir en la recepción, resguardo y distribución de cupones canjeables
por combustible, en estricta observancia de los principios de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestaria que deben obtenerse de manera permanente en la administración de los recursos del
Estado.

IV. ALCANCE Y APLICACIÓN

El presente instructivo describe y es aplicable para el abastecimiento de los vehículos de la Dirección

General del Diario de Centro América y Tipografía Nacional.

V. BASE JURÍDICA

Para una correcta aplicación se ha tomado como base las siguientes normas jurídicas con el objetivo
sustentar y justificar la aplicación del presente instructivo. Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones
del Estado; Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto; Acuerdo Gubernativo No. 1056-92
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado; Acuerdo Gubernativo No. 240-98 Reglamento
Ley Orgánica del Presupuesto; Acuerdo Gubernativo 633-2007 en el que crea la Dirección General
del Diario de Centro América y Tipografía Nacional como dependencia del Ministerio de Gobernación,
este acuerdo fue reformado por el Acuerdo Gubernativo Número 139-2009. Acuerdo Ministerial
número 591-2009 en el que se aprueba el Reglamento Orgánico de la Dirección General del Diario de
Centro América y Tipografía Nacional; Acuerdo Ministerial No. 214-2004 Manual de Fondo Rotativo
Ministerio de Finanzas Públicas; Acuerdo Ministerial No. 2244-2007 Reglamento Interno que establece
la estructura orgánica de las Direcciones del Ministerio de Gobernación; Normas de Control Interno
Gubernamental Resolución Ministerial Anual y Normas Administrativas Financieras y de Control
Interno vigentes para cada ejercicio fiscal.

VI. POLÍTICAS Y NORMAS

a) Los cupones se pueden canjear o cambiar tanto dentro como fuera de la capital de
Guatemala.

b) Los cupones de combustible son entregados al personal que deberá firmar copia de nota de
entrega de recibido.

c) Para que los cupones de combustible sean entregados, quienes lo soliciten deben justificarlo y
estar autorizados por el Sub Director General Administrativo.

d) El personal que es designado para comisión oficial, debe presentar oficio donde justifique el
uso del combustible.

e) Los cupones de combustible deben ir firmados por el Sub Director General Administrativo.

f) Se debe llevar un control de distribución de cupones de combustible con la finalidad de tener

información actualizada de la disponibilidad en determinada fecha.

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g) La compra de cupones de combustible se realiza mediante evento de cotización, según las
existencias de los mismos y las necesidades prevalecientes de la Institución.

h) El resguardo de los cupones de combustible debe hacerse en caja de seguridad, dentro de las
instalaciones de la Dirección General del Diario de Centro América y Tipografía Nacional.

i) Es responsabilidad del Departamento de Vehículos mantener actualizados los registros de

provisión de combustible para los mismos.

j) El conductor del vehículo será el responsable de que el suministro de combustible sea

completo y solamente lo autorizado, quien debe registrar antes de inicio de cada recarga de
combustible el kilometraje recorrido, la cantidad de combustible provisto y el documento que
sustenta la autorización recarga del recurso.

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 VII. PROCEDIMIENTOS

Para realizar el proceso de control y distribución de vales canjeables por combustible, se deben llevar
a cabo los pasos siguientes:

No. Procedimientos Responsable

Completar el Reporte de Recorrido de Vehículos después de cada Piloto
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comisión
Anotarse en el Libro de Control de Salidas (lugar, kilometraje, hora de Piloto
2 salida y de hora de retorno) al retornar de la comisión. (Control interno
Departamento Vehículos)
Solicitar comprobante de combustible en la gasolinera al momento de Piloto
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abastecer de combustible al vehículo
Completar el cuadro de Control Semanal de Combustible Consumido, Jefe del Departamento
en el espacio donde se anota el kilometraje final del día de cada de Vehículos
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vehículo y el monto de combustible que indica el ticket entregado en la
gasolinera.
Completar semanalmente y de forma electrónica el Registro de Control Secretaria del
5 de Kilometraje por cada vehículo utilizando las hojas de Control de Departamento de
Recorrido de vehículos que llena cada piloto. Vehículos
Enviar registros de control de kilometraje recorrido semanal por cada Secretaria
6 vehículo y el Control Semanal de Combustible a la Dirección Departamento de
Administrativa Vehículos
7 Recibe registros Director Administrativo
Realizar cuadro de resumen para determinar la cantidad de cupones a Secretaria
entregar por cada vehículo dependiendo el kilometraje recorrido y se
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verifica el correlativo de los cupones que corresponde asignar en el
Libro de Registro y Control de Cupones de Combustible.
Revisar cuadro de resumen contra el Control Semanal de Combustible Secretaria
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trabajado en el Departamento de Vehículos
Trasladar cuadro de resumen para revisión y aprobación al Director Secretaria
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Administrativo.
11 Recibe cuadro de resumen, lo revisa y lo aprueba. Director Administrativo
Realizar conteo respectivo de los cupones canjeables por combustible Secretaria
para cada vehículo y completar manualmente la Hoja de Control de
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Cupones de Combustible con la cantidad y correlativo de cupones que
se van a utilizar en total.
Trasladar cuadro de resumen, Hoja de Control de Cupones de Secretaria
13 Combustible y Cupones para firma a Subdirección General
Administrativa
Recibe cuadro de cupones. Subdirector General
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Administrativo
Firma y Sella Cuadro y cupones de combustible y se entregan a la Subdirector General
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Dirección Administrativa. Administrativo
16 Recibe cuadro de resumen y cupones firmados. Director Administrativo
Se firma el cuadro de resumen en la casilla que corresponde a Director Administrativo
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Entregado Por.
18 Se entregan los cupones al Departamento de Vehículos Secretaria
19 Se ingresan los datos digitales en el Libro de Control de Combustible. Secretaria
Imprimir el registro digital del Libro de Control de Combustible en las Secretaria
20 hojas movibles autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
(mensualmente).
Traslado de información para actualización de Consumo de Unidad de Planificación
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Combustible Semanal en el Portal de Transparencia.
22 Realizar Conciliación de Combustible (mensual). Secretaria

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 VIII PROHIBICIONES

Los cupones de combustible no se concederán en calidad de préstamos a otras dependencias del

Gobierno Central, excepto las que conforman el Ministerio de Gobernación.

IX. RESPONSABLES

Subdirector General Administrativo, Director Administrativo, Jefe de Vehículos, Secretaria del

Departamento de Vehículos, Piloto, Secretaria de la Dirección Administrativa, Director de Mercadeo y
Jefe de Circulación.

X. ACTUALIZACIÓN

El presente instructivo debe ser revisado y actualizado por la Dirección Administrativa, una vez al año
y se deberán hacer las modificaciones necesarias, a efecto de garantizar el control y gestión
adecuada de los cupones canjeables por combustible.

XI. ANEXOS

Las formas que se utilizan. Asimismo, la base jurídica organizacional.