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Política de Vehículos

Heineken México

Fecha de elaboración:
Abril 2012

Vigencia:
A partir de octubre de 2018

Última actualización:
Octubre 2018

Elaboró:
Gerencia de Vehículos y Almacenes

La información contenida en este documento es de carácter CONFIDENCIAL y solamente para uso interno de Heineken México. Queda
estrictamente prohibida la modificación, retransmisión, difusión, copia u otro uso de esta información por cualquier medio, ya sea en su
totalidad o una parte del contenido de la misma.
Índice

1. Objetivo…………………………………………………………………………………………… 3
2. Alcance…………………………………………………………………………………………..... 3
3. Adquisición……………………………………………………………………………………...... 3
4. Administración de Activos……………………………………………………………………….. 3
5. Asignación de Activos……………………………………………………………………………. 5
6. Asignación de Unidades de Reparto, Manejo Materiales (Distribución Secundaria)……………. 6
7. Bajas y Ventas……………………………………………………………………………………. 6
8. Sanciones en caso de incumplimiento al documento…………………………………………….... 6
9. Monitoreo del Cumplimiento a la Política………………………………………………………… 6
10. Definiciones……………………………………………………………………………………….. 6

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1. Objetivo:

Establecer los lineamientos aplicables al uso, administración y control de los vehículos propiedad de Heineken
México, con el propósito de clarificar las responsabilidades de planeación, compra / arrendamiento,
mantenimiento, resguardo y desinversión.

2. Alcance:

Todos los vehículos propiedad de la OpCo Heineken México (Aplica para todas las sociedades), así como todos
los empleados que en sus funciones tengan injerencia en uso, manejo y administración de vehículos que se
incluyen en esta política. Se consideran propiedad de Heineken México todos los vehículos adquiridos por medio
de compra directa, así como los adquiridos por medio de un arrendamiento.

3. Adquisición

El proceso de compra y/o arrendamiento de Vehículos Utilitario, Ejecutivos, Reparto y Montacargas se refiere a
la adquisición de nuevas unidades para OpCo Heineken México y está especificado en la política de
abastecimientos.

Es responsabilidad de la Gerencia de Vehículos y Almacenes adquirir y asignar la cantidad de activos durante el


año de acuerdo a las especificaciones señaladas en el Procedimiento de “Adquisición de Vehículos Utilitarios,
Ejecutivos, Reparto y Montacargas”, y al plan anual de inversión.

La renovación de unidades compradas se realiza según la fecha de factura original de compra. La renovación de
las unidades arrendadas se realiza según la fecha de la factura de la primera renta.

Solo es posible adquirir mediante compra o arrendamiento los vehículos enlistados en el Procedimiento de
“Adquisición de Vehículos Utilitarios, Ejecutivos, Reparto y Montacargas”.

Todas las unidades correspondientes a asignación utilitaria y bloque D de la matriz de asignación ejecutiva
son adquiridas en color blanco y deben llevar impreso el RFC e imagen del Emperador, salvo exepciones
establecidas por la gerencia de Vehiculos y Almacenes. Para los vehículos utilitarios de SIX es responsabilidad
de Recursos Humanos SIX definir la imagen a utilizar en los vehículos.

Es responsabilidad del Comité de Vehículos actualizar los tipos de unidades descritos en el Procedimiento de
“Tipo de unidades” por lo menos una vez al año.

4. Administración de Activos

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota, Jefe de Taller, Coordinador de Reparto o Responsable de
Centro de Distribución en regiones, Activos de Transporte y Jefe Administrativo (Comercial, SIX y OS) asegurar
la recepción de las unidades nuevas, revisar la integridad de las mismas, esto es que la unidad no se encuentre
chocada, con piezas y/o accesorios faltantes, así como detalles que afecten la funcionalidad de la misma. En caso
de observar alguna inconsistencia o desperfecto de la unidad en la recepción no se debe recibir el mismo bajo
ninguna circunstancia y se notifica al proveedor para la reposición.
Para las Cervecerías es responsabilidad del Jefe Administrativo, asegurar que la actividad descrita anteriormente
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se cumpla.

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota, Jefe de Taller, Coordinador de Reparto o Responsable de
Centro de Distribución según sea el caso la custodia de la unidad, así como el trámite de placas, póliza de seguro
y tarjeta de Combustible. Para las Cervecerías es responsabilidad del Administrativo (Jefe Administrativo), para
OS es la Gerencia de Vehículos y Almacenes asegurar dicha actividad.

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota, Jefe de Taller, Coordinador de Reparto o Responsable de
Centro de Distribución según sea el caso, asegurar la correcta administración de las unidades asignadas al centro
de trabajo bajo su responsabilidad según Procedimiento de “Control y Uso de Vehículo”.

Para los siniestros ocasionados en los vehiculos de propiedad de OpCo Heineken México, es responsabilidad del
Coordinador Regional de Flota, Jefe de Taller, Coordinador de Reparto o Responsable de Centro de Distribución
en regiones, Activos de Transporte y Jefe Administrativo (Comercial, SIX y OS) según sea el caso apegarse al
“Procedimiento de Siniestros de Vehículos propiedad de HMEX” establecido.

El conductor tiene la obligación de reportar el siniestro a la aseguradora y al jefe de taller sobre los acontecimientos
en que se involucren, asi como declarar de manera clara y honesta lo sucedido en el siniestro al ajustador y las
autoridades que le requieran.

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota y Administrativo, asegurar que por los siniestros, una vez
que se cuente con el dictamen de pérdida total se realice inmediatamente la reclamación a la aseguradora con el
expediente correspondiente (Dictamen, Factura Original y Láminas) así como, asegurar la baja contable del activo
y generando el registro en la cuenta de reclamo afianzadoras / aseguradoras.

Es responsabilidad del administrativo el seguimiento puntual a la cuenta de reclamo afianzadores asegurando que
no existan saldos mayores a 3 meses.

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota, Jefe de Taller Administrativo, asegurar que los vehículos
por robo, se haga la denuncia correspondiente en un periodo no mayor a 7 días.

Es responsabilidad del área de Activos de Transporte en coordinación con el equipo de P&CI realizar un censo
nacional, por lo menos una vez al año, del patrimonio total de unidades, así como validar la matriz de asignaciones
correspondiente y/o utilización de unidades según Procedimiento de “Control y Uso de Vehículo”.

Es responsabilidad de la Dirección de Distribución y Servicios Comerciales por medio de la Coordinación de


Mantenimiento de Activos de Transporte la renovación de imagen de las unidades del parque vehicular que
lo requieran con proveedores autorizados por la gerencia de Abastecimiento según descrito en el
Procedimiento de “Mantenimiento, Imagen y Combustible”.

Es responsabilidad del Jefe de Taller y Coordinador Regional de Flota, asignar la tarjeta de combustible a
cada unidad correspondiente a su región en un periodo no mayor a 7 días después de que se asigne la unidad
según descrito en el Procedimiento de “Mantenimiento, Imagen y Combustible”.

Por disposición de Heineken Global todos los vehículos propiedad de la OpCo Heineken México (Aplica para
todas las sociedades), adquiridos por medio de compra directa, así como los adquiridos por medio de un

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arrendamiento deben contar con el dispositivo de Telemetría según descrito en el Procedimiento de
“Mantenimiento, Imagen y Combustible”.

Es responsabilidad del área de Activos de Transporte que las unidades cuenten con las condiciones de
seguridad mínimas establecidas en los Estándares OpCo Heineken México según descrito en el Procedimiento
de “Procedimiento de Seguridad de Conductor y Vehículos”.

Es responsabilidad del Responsable del Centro de Distribución, Jefe de Operaciones, Coordinador Regional de
Flota, Jefe de Taller, Coordinador de Reparto o Responsable de Centro de Distribución en regiones, Activos de
Transporte y Jefe Administrativo apegarse al procedimiento de “Administración de Vehículos” para los casos
donde aplique.

5. Asignación de Activos

Es responsabilidad del Comité de Vehículos la definición y asignación de vehículos a nivel nacional excepto
unidades de reparto y manejo de materiales, dicha definición estará establecida en la Matriz de Asignación Flotilla,
Matriz de Asignación por Rangos Vigentes o Matriz de Asignación Plantas según sea el caso; toda excepción
debe estar soportada por los análisis de crecimientos y capacidades del año, así como los Vistos Buenos del
Director del Area, Business Partner Recursos Humanos, Dueño Funcional y Gerente de Operaciones en un Caso
de Negocio oficial.

Es responsabilidad del Comité de Vehículos actualizar la matriz de asignación de vehículo en caso de un puesto
nuevo o cambios organizacionales, así como realizar un ejercicio de validación anual por los cambios de
responsabilidades, actividades o roles de los puestos considerados dentro de los puestos con asignación oficial
con el fin de mantenerlo actualizado.

Es responsabilidad de la Gerencia de Vehículos y Almacenes el proceso de reemplazo por medio de compra y/o
arrendamiento de Vehículos Utilitario, Ejecutivos, Reparto y Montacargas que de todas las unidades para OpCo
Heineken México según descrito en el Procedimiento de “Procedimiento de Reemplazo de Vehículos”.

Para cambios y transferencias de puestos y en caso de existir un vehículo utilitario o ejecutivo asignado en el
puesto a ocupar, el empleado debe hacer uso de esa unidad hasta que cumpla su tiempo de reemplazo establecido
por la política bajo la cual fue asignada. No es posible solicitar o adquirir un nuevo vehículo si hay una unidad
disponible.

En caso de una promoción de empleado dentro de la misma región, si el usuario ya cuenta con una asignación
vigente, se mantendrá la unidad actual y debe ser trasladada al nuevo centro de trabajo (Solamente en los casos
donde el nuevo puesto tenga asignación de vehículo de acuerdo a la matriz de asignación correspondiente).

La asignación debe considerar previo a adquirir una unidad nueva, las unidades disponibles dentro del parque
vehicular de la compañía.

Es responsabilidad del Coordinador Regional de Flota, Jefe Administrativo, Activos de Transporte según sea el
caso, para las unidades bajo esquema de arrendamiento asegurar que se encuentren asignadas de acuerdo a la
matriz de asignación correspondiente, en caso de unidades disponibles y sin asignación y que se encuentren con
un periodo vigente de arrendamiento estas sean asignadas en un periodo menor a 1 mes. Por los casos de vehículos
sin asignación y que cuenten con más del 75% de su periodo de arrendamiento, la unidad debe estar disponible
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para subasta como primera opción para los casos donde no exista interes de los socios la unidad esta disponible
para venta directa a los socios del Centro de Distribución correspondiente.

6. Asignación de Unidades de Reparto, Manejo Materiales (Distribución Secundaria):

Es responsabilidad del Jefe TPM Ventas y Distribución en conjunto con el Coordinador de Flota la definición y
asignación de vehículos de Reparto y Manejo de materiales correspondientes a cada región.

7. Bajas y Ventas

Para las bajas y ventas de vehiculos de Heineken México, es responsabilidad de Coordinador Regional de Flota
y/o Jefe de Taller para Regiones, Coordinador Contable para Plantas, Activos de Transporte para OS, el apego al
procedimiento de “Baja por Venta de Vehículos” y será validado por el Comité de Vehículos en conjunto con el
área de P&CI.

8. Sanciones en caso de incumplimiento al documento:

El incumplimiento de esta política será sancionado según se detalla en la política de Recursos Humanos
“Sanciones en caso de incumplimiento”

9. Monitoreo del Cumplimiento a la Política.

Este procedimiento será monitoreado por las diferentes áreas de supervisión de la organización como pueden ser
las áreas de P&CI o el comité de vehículos.

10. Definiciones:

• Heineken México: Se refiere a Heineken México Holding S.A. de C.V. y subsidiarias.


• Conductor: Persona a quien se le asigna el vehículo propiedad Heineken México.
• Comité de Vehículos: Se integra por las siguientes posiciones, Gerente de Operaciones Recursos
Humanos y Gerencia de Vehículos y Almacenes.

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Aprobó:

Presidente y CEO Vicepresidente Finanzas Vicepresidente Logística y


Servicio al Cliente

Etienne Christian Pierre Strijp Jaime A. Mayagoitia Villarreal Francisco J. Garza


Hernandez
Fecha: Fecha: Fecha:

Director Distribución y Servicios


Comerciales

Javier Guzmán González


Fecha:

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