GUIA METODOLOGICA

MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA

EN LAS ORGANIZACIONES DE
USUARIOS DE AGUA
 GUIA METODOLOGICA PARA EL MANEJO DE FONDOS DE
CAJA CHICA EN LAS ORGANIZACIONES DE USUARIOS DE
AGUA

CONTENIDO

I. OBJETIVO..........................................................................................................................3
II. FINALIDAD.........................................................................................................................4
III. BASE LEGAL.................................................................................................................4
IV. ALCANCE.......................................................................................................................4
V. PRINCIPIOS REGULATORIOS......................................................................................4
5.1 Eficiencia en la Ejecución de los Fondos Públicos....................................................4
5.2 Principio de Veracidad...................................................................................................4
5.3 Principio de Oportunidad...............................................................................................4
5.4 Principio de Legalidad....................................................................................................4
VI. DISPOSICIONES GENERALES.................................................................................5
6.1 Fondos de Caja Chica. -................................................................................................5
6.2 Programación y Apertura. -............................................................................................5
6.3 Designación del responsable. -.....................................................................................5
6.4 Obligaciones y prohibiciones de los responsables.....................................................6
6.5 Formatos de Caja Chica. -.............................................................................................6
VII. MECÁNICA OPERATIVA.............................................................................................7
7.1 De la Ejecución del Fondo de Caja Chica..............................................................7
7.2 De la Autorización de Efectivo del Fondo de Caja Chica.....................................8
7.3 De la Rendición del Recibo Provisional..................................................................8
7.4 De los Requisitos del Comprobante de Pago........................................................8
7.5 Del Registro y Control de los Gastos con Fondos de Caja Chica.......................9
7.6 De la Rendición del Fondo de Caja Chica...........................................................10
7.7 De la Reposición del Fondo de Caja Chica.........................................................10
7.8 De la Supervisión de los Fondos de Caja Chica.................................................11
7.9 De la Liquidación del Fondo de Caja Chica.........................................................11
VIII. RESPONSABILIDADES.............................................................................................12
IX. DISPOSICIONES COMPLEMETARIAS...................................................................12
X. FLUJOGRAMA.................................................................................................................12
XI. ANEXOS.......................................................................................................................13
ANEXO N° 01 GLOSARIO DE TERMINOS.....................................................................15

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ANEXO N° 02 RECIBO PROVISIONAL...........................................................................16

ANEXO N° 03 AUXILIAR ESTANDAR DE CAJA CHICA..............................................17
ANEXO N° 04 RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA........................................18
ANEXO N° 05 ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA................................................19
ANEXO N° 06 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD POR TRABAJADOR.........20
ANEXO N° 07 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD POR DÍA.............................21
ANEXO Nº 08 MODELO DE FACTURA FÌSICA POR COMPRAS..............................22
ANEXO Nº 09 MODELO DE BOLETA DE VENTA POR COMPRAS..........................23
ANEXO Nº 10 MODELO DE BOLETO DE VIAJE..........................................................24
ANEXO Nº 11 MODELO DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO POR
SERVICIOS..........................................................................................................................25

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I. OBJETIVO

Establecer los procedimientos que guíen su habilitación, manejo, registro,

control, reposición y rendición de los Fondos de Caja Chica, promoviendo su uso
eficiente, eficaz, transparente y responsable por parte de las Organizaciones de
Usuarios de Agua.

II. FINALIDAD

El presente, tiene por finalidad proveer una guía metodológica que contenga
procedimientos y formatos para un adecuado uso y manejo de los Fondos de
Caja Chica por parte de las Organizaciones de Usuarios de Agua, en
concordancia a las normas vigentes.

III. BASE LEGAL

 Ley Nº 30157 - Ley de las Organizaciones de Usuarios de Agua.

 Decreto Supremo Nº 005-2015-MINAGRI, que aprueba el Reglamento de la Ley
N° 30157 - Ley de las Organizaciones de Usuarios de Agua.
 Decreto Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República.
 Decreto Supremo N° 018-2017-MINAGRI, Reglamento de Organización y
Funciones de la Autoridad Nacional del Agua.
 Decreto Supremo N° 179-2004-EF - Texto Único Ordenado de la Ley del
Impuesto a la Renta.
 Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, Reglamento de
Comprobantes de Pago y sus modificatorias.
 Resolución de Superintendencia N° 183-2004/SUNAT y sus modificatorias que
aprueba normas para la aplicación del sistema de pago de obligaciones
tributarias.

IV. ALCANCE

La presente guía metodológica es de utilidad para los miembros del Consejo

Directivo y el personal administrativo de las Organizaciones de Usuarios de
Agua; que autoricen o hagan uso de los Fondos de Caja Chica.

Es importante subrayar que esta Guía aporta orientaciones que deben ser
valoradas y adaptadas en cada organización, según las necesidades,
oportunidades y recursos disponibles.

V. PRINCIPIOS REGULATORIOS

5.1 Eficiencia en la Ejecución de los Fondos Públicos.

El uso de los recursos disponibles debe estar orientado a resultados, con

eficiencia, eficacia, economía y calidad.

5.2 Principio de Veracidad.

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Las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en el nivel central se

realizan presumiendo que la información registrada por la entidad se
sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos
legalmente autorizados y ejecutados.

5.3 Principio de Oportunidad

El Consejo Directivo, a través del Gerente y responsable del fondo de caja

chica, deberán registrar, procesar y presentar la información en el momento
y lugar en que se requiera proceder a su utilización.

5.4 Principio de Legalidad

El Consejo Directivo, el Gerente y el responsable del fondo de caja chica

deben actuar con respeto a la Constitución, la Ley, al derecho y a este
marco normativo, dentro de las facultades que le estén atribuidas y de
acuerdo con los fines para los que les fueron conferidas.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1 Fondos de Caja Chica. - La Caja Chica es un fondo permanente y

renovable, proveniente de los recursos recaudados por concepto de Tarifas
por la Utilización de la Infraestructura Hidráulica Menor o Monitoreo y
Gestión de aguas subterráneas, tiene como finalidad facilitar el pago en
efectivo de obligaciones que tengan el carácter de urgentes, imprevisibles o
que por su naturaleza o valor reducido deban ser atendidas bajo este
sistema de pago.

Los gastos a ser atendidos con cargo a los Fondos de Caja Chica son:

a. Los gastos menudos originados por la adquisición de bienes y/o

servicios de carácter urgente, que por su naturaleza no pueden ser
atendidos con posterioridad.

b. Gastos de movilidad local y refrigerios, en los que sean aplicables y

justificados.

c. Adquisición de combustibles y lubricantes solo en casos

excepcionales debidamente justificados y con autorización del
Tesorero y del Gerente.

6.2 Programación y Apertura. - El Consejo Directivo de la Organización de

Usuario de Agua es el encargado de aprobar, disponer y asignar el monto
del fondo de caja chica. Siendo los responsables directos de su
administración y uso adecuado el Tesorero, el Gerente y el responsable del
fondo de caja chica.

Posterior a su aprobación, el Tesorero de la Organización de Usuario de

Agua, ordenará la apertura y posterior reposición del Fondo de Caja Chica
mediante oficio, cuyo original servirá de documento de respaldo del
comprobante de egreso.

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Solo debe constituirse un Fondo de Caja Chica por Organización de

Usuarios de Agua, en cumplimiento del Principio de la Unidad de Caja.

6.3 Designación del responsable. - El Consejo Directivo designará a un

“responsable del fondo de caja chica”, quien estará a cargo del manejo y
custodia del Fondo y a nombre de quien deberán ser girados los cheques
para la constitución o reembolso del Fondo.

El responsable del fondo de caja chica designado, mantendrá en su poder el

fondo de dinero en efectivo con el objeto de atender en forma oportuna e
inmediata cualquier solicitud de adquisición y pago que fuere posible con
cargo a dicho fondo, solicitado por los miembros del Consejo Directivo y/o
Gerente de la Organización de Usuarios de Agua.

Adicionalmente, el Consejo Directivo designará a un Suplente, a quien en el

caso de ausencia del “responsable del fondo de caja chica” y por causas
justificadas, se girarán los cheques para el reembolso del Fondo.

6.4 Obligaciones y prohibiciones de los responsables

Son obligaciones del responsable del fondo de caja chica, y del suplente en
ausencia del primero:

a. Velar que la Caja Chica asignada esté rodeada de condiciones que

impidan la sustracción, deterioro o mal uso del dinero en efectivo, así
como la custodia de la documentación sustentadora.
b. Mantener actualizado el registro y archivo de los documentos
cancelados.
c. Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna, para su
reembolso, con la documentación detallada, ordenada y foliada.
d. Verificar que los documentos que sustentan los gastos efectuados
con los recursos de caja chica cumplan con los requisitos exigidos
por las normas de comprobantes de pago establecidas mediante
Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT - Reglamento de
Comprobantes de Pago y sus modificatorias.
e. Verificar que los recibos provisionales, indiquen la fecha de emisión,
la numeración correlativa, la descripción clara y sucinta del concepto
para el cual se retira el recurso de caja chica, el nombre completo del
trabajador, DNI, firma, entre otros.
f. Informar al Consejo Directivo y al Gerente, al día siguiente de
vencido el plazo, en el caso que el trabajador no rindiera cuenta de
los gastos efectuados de los recibos para las acciones
administrativas y medidas correctivas que corresponda.

Son Prohibiciones del responsable del fondo de caja chica y del suplente en
ausencia del primero:

a. Delegar el manejo de Caja Chica, a un directivo o trabajador no

autorizado.

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b. Atender los recibos provisionales sin autorización expresa e

individualizada del Tesorero y Gerente de la Organización de
Usuarios de Agua.
c. Hacer entrega de dinero de Caja Chica mediante recibos al
comisionado que mantiene recibo pendiente de rendición, por
periodo que exceda el plazo permitido.
d. Utilizar fondos de caja chica para otorgar adelantos o préstamos a
cuenta de remuneraciones o retribuciones, o cambio de cheques de
cualquier índole, bajo responsabilidad.

6.5 Formatos de Caja Chica. - Se establecen los formatos a ser utilizados por el
responsable del fondo de caja chica o el que haga sus veces, con el fin de
generalizar el manejo, uso y control del Fondo de Caja Chica contemplando
la información mínima a detallar en el ejercicio de sus funciones.

VII. MECÁNICA OPERATIVA

7.1 De la Ejecución del Fondo de Caja Chica

7.1.1 Al inicio de cada Año Fiscal, el Consejo Directivo de la Organización

de Usuarios de Agua es el encargado de disponer el monto máximo de
apertura del Fondo de Caja Chica.
7.1.2 El fondo de Caja Chica es establecido de acuerdo a las necesidades
de gasto de cada Organización de Usuario de Agua.
7.1.3 El fondo que se designe por este concepto será de acuerdo a las
categorías de las Organizaciones de Usuarios de Aguas, teniendo
establecido para ello tres categorías, en función a la Cobranza Anual de
Juntas de Usuarios de acuerdo al artículo 11º de la Resolución Jefatural Nº
041-2018-ANA, según se detalla a continuación:

 Categoría I; Cuando la Cobranza anual de Juntas de Usuarios

asciende hasta un monto de cien mil soles (S/ 100,000.00), el
Importe de Caja Chica será hasta un máximo de cuatrocientos soles
(S/ 400.00).

 Categoría II; Cuando la Cobranza anual de Juntas de Usuarios

asciende a un monto mayor a cien mil soles (S/ 100,000.00) hasta
quinientos mil soles (S/ 500,000.00), el Importe de Caja Chica será
hasta un máximo de mil soles (S/ 1,000.00).

 Categoría III; Cuando la Cobranza anual de Juntas de Usuarios

asciende a un monto mayor a quinientos mil soles (S/ 500,000.00),
el Importe de Caja Chica será hasta un máximo de dos mil soles (S/
2,000.00).
7.1.4 El valor máximo permitido que se puede pagar con cargo a los Fondos
de Caja Chica estará en función a los Importes de Caja Chica asignadas,
así:

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 Para la caja chica que asciende al monto de cuatrocientos soles (S/

400.00), el monto máximo permitido será hasta sesenta soles (S/
60.00);
 Para la caja chica que asciende al monto de mil soles (S/ 1,000.00)
el monto máximo permitido será hasta ciento cincuenta soles (S/
150.00);
 Para la caja chica que asciende al monto de mil soles (S/ 2,000.00)
el monto máximo permitido será hasta trescientos soles (S/ 300.00).

Ello siempre y cuando sea imperioso y prioritario el gasto en cada

oportunidad, caso contrario el pago se hará mediante la emisión de orden de
servicio u orden de compra correspondiente, contra la cuenta oficial de la
Organización de Usuarios de Agua, girado a nombre del beneficiario.
7.1.5 El Documento mediante el cual se aprueba al responsable del fondo
de caja chica, el monto y otros aspectos referentes a su manejo, debe contar
como mínimo con los datos siguientes:

a. Nombre del responsable del fondo de caja chica.

b. Nombre del responsable suplente, de corresponder.
c. El monto máximo asignado al Fondo de Caja Chica.
d. El valor máximo permitido que se puede pagar con cargo a los
fondos de caja chica.
e. El destino del fondo y tipo de gastos que pueden ser atendidos.
f. La exigencia de rendir cuenta documentada y oportuna para recibir
nuevos fondos

7.2 De la Autorización de Efectivo del Fondo de Caja Chica

7.2.1 El requerimiento de efectivo con cargo al Fondo de Caja Chica, se

efectúa a través del formato de Recibo Provisional de Caja Chica (ANEXO
N° 02), consignando los siguientes datos:
 Fecha y numero correlativo
 Monto solicitado.
 Nombre completo y firma del trabajador a quien se entregará el
efectivo.
 Motivo del gasto.
 Autorización del Tesorero y Gerente de la Organización de Usuarios
de Agua.

7.2.2 De otorgarse Recibo Provisional, este deberá rendirse

documentadamente en un plazo de los 2 días hábiles siguientes de la
entrega correspondiente, bajo responsabilidad.

7.2.2 El responsable del fondo de caja chica se encuentra prohibido de

atender Recibos Provisionales, que no cuenten con la autorización
correspondiente o mientras existan Recibos Provisionales pendientes de
rendición.

7.3 De la Rendición del Recibo Provisional

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7.3.1 El usuario del fondo dentro de los dos (2) días hábiles de recibido el
efectivo, debe rendir cuenta documentada de su utilización al responsable
del fondo de caja chica, contando con el visado del Tesorero y Gerente de la
Organización de Usuarios de Agua.
7.3.2 Los gastos deben ser sustentados con comprobantes de pago, los
cuales deben tener las consideraciones establecidas en el numeral 7.4 de la
presente guía metodológica.
7.3.3 Cabe mencionar que los documentos que sustentan gastos de Caja
Chica tales como planillas, comprobantes de pago y otros legalmente
aceptados, no deben tener errores ni enmendaduras.
7.3.4 El responsable del fondo de caja chica, comunicará al Consejo
Directivo, el estado situacional de los recibos provisionales, a fin de
establecer las medidas correctivas pertinentes.

7.4 De los Requisitos del Comprobante de Pago

7.4.1 Los gastos efectuados con cargo al fondo de Caja Chica, serán
sustentados con Comprobantes de Pago originales tales como: facturas,
boletas de venta (copia usuaria), tickets, o cualquier otro documento emitido
en concordancia con el Reglamento de Comprobantes de Pago de la
SUNAT y normas vigentes, debiendo indicar expresamente el detalle del
gasto efectuado, cuyo contenido debe ser legible, no debiendo tener errores,
adulteraciones, ni enmendaduras.

7.4.2 Las Boletas de Venta únicamente son aceptadas por operaciones con
proveedores sujetos al Nuevo Régimen Único Simplificado y deben estar
emitidas con papel carbón o autocopiativo.

7.4.3 Los Comprobantes de Pago que sustentan gasto (facturas, Boletas de

Venta, Tickets, entre otros) deben estar emitidos a nombre de la
Organización de Usuarios de Agua y especificar el número de R.U.C. y
dirección según corresponda.

7.4.4 Para la emisión de los recibos por honorarios electrónicos se tomará

en cuenta la Resolución de Superintendencia N° 043-2017/SUNAT, que
dispone generalizar la emisión y otorgamiento de los recibos por honorarios
a través de medios electrónicos.

7.4.5 El responsable de fondo de caja chica deberá aplicar la normatividad

en materia tributaria, verificando o efectuando el depósito de la Detracción
(Sistema de Pago de Obligaciones Tributaria), efectuar la Retención del IGV,
o si corresponde efectuar la Retención del Impuesto a la Renta de Cuarta
Categoría; para lo cual deberá efectuar las consultas y coordinaciones del
caso con el encargado de la contabilidad de la Organización de Usuarios de
Agua.

7.4.6 Todos los comprobantes de pago que se utilicen para rendir gastos de
caja chica deben de detallar en la parte posterior la siguiente información:

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 Concepto o sustento del gasto.

 Nombre, DNI y firma del trabajador que realizó el gasto.
 V°B° del Tesorero y/o Gerente de la Organización de Usuarios.
 Glosa “Recibí Conforme”.

7.4.7 Asimismo, efectuado el pago respectivo deberá contar con el sello de

“PAGADO” y fecha respectiva, colocado por el responsable del fondo de
caja chica.

7.5 Del Registro y Control de los Gastos con Fondos de Caja Chica

7.5.1 El responsable del fondo de caja chica, para un adecuado control, está
obligado a llevar los registros del manejo operativo del Fondo de Caja Chica,
de acuerdo a lo siguiente:
a. Archivo:

 Memorándum de Apertura de Caja Chica

 Copia del comprobante de pago de apertura del fondo de
Caja Chica.
 Relación de las aperturas, reembolsos y modificaciones de
Caja Chica.
 Copia de los Oficios que se emitan por las ampliaciones y
modificaciones.

b. Registro Auxiliar Estándar:

7.5.2 El responsable del fondo de caja chica registrará diariamente los

documentos que sustentan los gastos, en forma permanente y conforme
sean pagados, de manera ordenada y detallada (ANEXO N° 03)
7.5.3 El Registro Auxiliar Estándar deberá contar en el primer folio con la
correspondiente Acta de Apertura firmada por el responsable del fondo de
caja chica, por el Gerente y por el Consejo Directivo.
7.5.4 El Registro Auxiliar Estándar, será exhibido en los arqueos, debiendo
conciliar el saldo con el efectivo del fondo; por tanto, el responsable del
fondo de caja chica mantendrá al día la documentación a fin de facilitar la
operación de los arqueos.

7.6 De la Rendición del Fondo de Caja Chica

7.6.1 Las rendiciones de cuenta deben tramitarse y presentarse, cuando el

monto de los gastos alcance el 70% del monto del fondo de Caja Chica
autorizado, a fin de posibilitar el reembolso oportuno.
7.6.2 Los comprobantes de pago que sustentan los gastos, deben estar
debidamente foliados y ordenados cronológicamente; asimismo, deben
llevar el sello con la frase “PAGADO”.
7.6.3 En lo correspondiente a gastos de movilidad, deben sustentarse con la
Planilla de Movilidad, de acuerdo a lo establecido en artículo 37º, inciso a.1)

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de la Ley del Impuesto a la Renta aprobado mediante Decreto Supremo Nº

179-2004-EF (ANEXO N° 06 y ANEXO N° 07).

7.6.4 Para solicitar el reembolso del fondo de Caja Chica, el responsable

designado, utilizará el Formato “Rendición del Fondo de Caja Chica”
debidamente firmado, de igual manera deberá contar con el visado y la firma
del Tesorero y del Gerente, según corresponda. (ANEXO N° 04).

7.7 De la Reposición del Fondo de Caja Chica

7.7.1 El responsable del fondo de caja chica, deberá presentar al Consejo

Directivo la documentación cancelada, foliada y ordenada cronológicamente,
en el formato establecido RENDICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA, para
las acciones de revisión, verificación y fiscalización correspondiente.
7.7.2 La Caja Chica podrá ser repuesta hasta un máximo de tres (3) veces
en el mes vigente, indistintamente del número de rendiciones documentadas
que se efectúen.
7.7.3 El Tesorero y el Gerente, serán los responsables del proceso de
verificación y aprobación de la solicitud de Reembolso de Caja Chica
7.7.4 Los documentos presentados que no cumplan los requisitos
establecidos en los numerales 7.4 y 7.5, serán observados y devueltos al
responsable del fondo de caja chica, para la subsanación inmediata a cargo
del responsable del fondo de caja chica y del trabajador que hizo efectivo el
gasto.
7.7.5 El responsable del fondo de caja chica designado tramitará ante el
Consejo Directivo la reposición, el cual será asignado mediante un
Documento de Reposición de Fondo de Caja Chica, en un plazo máximo de
cuatro (4) días hábiles siguientes a la recepción de la Rendición de Caja
Chica, plazo que incluye la verificación y aprobación de la solicitud de
reembolso a cargo del Tesorero y Gerente de la Organización de Usuarios
de Agua.

7.8 De la Supervisión de los Fondos de Caja Chica

7.8.1 El Consejo Directivo como responsable de la administración de los

fondos provenientes de la Tarifa, designará al encargado de realizar los
arqueos inopinados de los fondos de caja chica, pudiendo ser el Tesorero o
el que cumple las funciones contables dentro de la Organización de
Usuarios de Agua, el cual debe ser efectuado con una frecuencia no menor
a una vez al mes, sin perjuicio de los arqueos mensuales de fondos que
corresponda.
7.8.2 El dinero en efectivo debe contarse en presencia Responsable del
fondo de caja chica.
7.8.3 Se levantará el Acta del Arqueo según formato, consignando la
conformidad o disconformidad, firmada por los responsables que intervienen
en la realización del mismo (ANEXO N° 05).

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7.8.4 El responsable del arqueo debe comunicar por escrito sobre el

resultado del mismo al Consejo Directivo en un plazo máximo de dos (2)
días de realizado, así como las medidas correctivas a implementarse, en
caso corresponda.
7.8.5 Está prohibida la conformación de fondos especiales de naturaleza o
características similares al de Caja Chica, cualquiera sea su denominación,
finalidad o fuente de financiamiento, bajo responsabilidad.

7.9 De la Liquidación del Fondo de Caja Chica

7.9.1 El Fondo de Caja Chica tiene vigencia anual de enero a diciembre, el

cual se apertura al inicio de cada ejercicio económico, es decir el 01 de
enero del año en curso, debiendo revertirse el saldo no utilizado al 31 de
diciembre, quedando los Fondos de Caja Chica en cero y debiéndose
asignar nuevamente para el siguiente ejercicio el monto teniendo en
consideración lo establecido según la Categoría de las Organización de
Usuarios de Agua.
7.9.4 Para proceder a la liquidación, el responsable del fondo de caja chica,
presentará la Rendición de Cuenta Documentada, en la fecha que
establezca el Tesorero, previa conformidad del Tesorero y Gerente.
7.9.2 El Consejo Directivo revisará las rendiciones. Si hubiere
observaciones, estas se harán llegar por escrito al Tesorero, Gerente y
responsable del fondo de caja chica.
7.9.3 Se procede a la Liquidación del Fondo de Caja Chica, solo por
disposición del Consejo Directivo.
7.9.5 De existir saldo no utilizado, el responsable del fondo de caja chica,
realizará las coordinaciones, para generar el depósito y devolución
correspondiente de acuerdo a lo señalado en el inciso precedente 7.9.1.

VIII. RESPONSABILIDADES

El Consejo Directivo y el Gerente, son responsables de la adecuada

administración, uso y control del fondo de efectivo recibido, así como de
mantener su liquidez.
El tesorero y el responsable del fondo de caja chica, son responsables de la
custodia de los documentos que sustentan el gasto, así como de la integridad y
legalidad de los billetes y monedas a su cargo.
El Trabajador que reciba dinero de los fondos de caja chica, es responsable de
rendir cuenta documentada en el plazo máximo establecido.

IX. DISPOSICIONES COMPLEMETARIAS

1.1
2.1
3.1
4.1

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5.1
6.1
7.1

El Consejo Directivo debe gestionar las actuaciones pertinentes para la

adopción, adecuación e implementación de la presente guía metodológica, en
marco a que se administran fondos recaudados por concepto de Tarifas por la
utilización de la infraestructura Hidráulica pública, los cuales constituyen
recursos públicos.

X. FLUJOGRAMA

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XI. ANEXOS

Forman parte de la presente Guía los anexos siguientes:

 Anexo N° 01: Glosario de Términos.
 Anexo N° 02: Recibo Provisional.
 Anexo N° 03: Auxiliar Estándar de Caja Chica.
 Anexo N° 04: Rendición del Fondo de Caja Chica.
 Anexo N° 05: Acta de Arqueo de Caja Chica.
 Anexo N° 06: Planilla de Movilidad por Trabajador.
 Anexo Nº 07: Planilla de Movilidad por Día.
 Anexo Nº 08: Modelo de Factura Física por Compras.
 Anexo Nº 09: Modelo de Boleta de Venta por Compras.
 Anexo Nº 10: Modelo de Boleto de Viaje.
 Anexo Nº 11: Modelo de Recibo por Honorarios por Servicios.

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ANEXO N° 01 GLOSARIO DE TERMINOS

 Apertura de Caja Chica: Asignación de recursos financieros para las
Organizaciones de Usuarios de Agua, mediante Memorándum del Consejo
Directo.
 Documentación que Sustente el Gasto: Elemento de evidencia que permite
el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de una operación o
transacción. Para la rendición de cuenta constituye documentación que
sustenta el gasto los comprobantes de pago, declaraciones juradas, planillas
de movilidad y constancia de pagos de derechos administrativos.
 Egreso Definitivo: Dinero en efectivo entregado a los trabajadores de la
Organización de Usuarios de Agua con cargo a Caja Chica, en calidad de
reembolso por un gasto efectuado y debidamente sustentado.
 Egreso Provisional: Dinero en efectivo entregado a los trabajadores de la
Organización de Usuarios de Agua con cargo a Caja Chica y sujeto a rendición
de cuenta.
 Liquidación de Caja Chica: Es la sustentación documentada de los gastos
efectuados.

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 Rendición de Cuenta: es la presentación de la documentación que sustenta el

gasto por parte de los colaboradores a quienes se les otorgo el dinero en
efectivo.
 Reposición de Caja Chica: Constituye la restitución de los fondos de Caja
Chica, luego de verificada la liquidación y respectiva documentación que
sustente el gasto. Se efectúa mediante el giro de queches a favor del
responsable de su administración o transferencia interbancaria.
 Arqueo: recuento o verificación a una fecha determinada de las existencias en
efectivo, valores y documentos que forman parte del saldo de una cuenta o
fondo.
 Comprobante de Pago: Facturas, Recibos por Honorarios Electrónicos, Boleta
de Venta, Tickets o Cinta Emitida por máquinas registradoras, Comprobante
autorizados, físicos o electrónico, según corresponda emitidos conforme al
reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por Resolución de
Superintendencia Nº007-99/SUNAT y normas modificatorias y
complementarias.
 Comisionado: trabajador que recibe dinero en efectivo, para el cumplimiento
de una función a cargo de rendir cuenta.
 Retención: Es la retención que efectúa el trabajador de la Organización de
Usuarios de Agua, que actúa como comprador o usuario de un bien afecto al
Sistema de retenciones, del 3% del Impuesto General a la Ventas (IGV), para
su posterior entrega al fisco, según la fecha de vencimiento de sus
obligaciones tributarias.
 Detracción: Es el descuento que efectúa el trabajador de la Organización de
Usuarios de Agua, que actúa como comprador o usuario de un bien o servicio
afecto al sistema de Detracciones, de un porcentaje del importe a pagar por
estas operaciones, para luego depositarlo en el Banco de la Nación, en una
cuenta corriente de detracción a nombre del vendedor o prestador del servicio.

ANEXO N° 02 RECIBO PROVISIONAL

S/ de Agua
Junta de Usuarios

RECIBO PROVISIONAL

He recibido de la suma de………….………………………………..…………………

………………………………….........................................................................................................
Por concepto de……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………
Cuidad,……… de………
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RECIBÍ CONFORME

NOMBRE: ……………………………………………...
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CAJA CHICA EN LAS ORGANIZACIONES DE USUARIOS DE
AGUA

ANEXO N° 03 AUXILIAR ESTANDAR DE CAJA CHICA

(Expresado en Moneda Nacional)
Nº……….
Cuenta : FONDO DE CAJA CHICA
Responsable: …………………………………………………………………………………………......

FECHA COMPROBANTE CONCEPTO MOVIMIENTO

TIPO N° DEBE HABER SALDO

VºBº
Tesorero
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AGUA

VAN...

Firma del responsable del

Fondo de Caja Chica

ANEXO N° 04 RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

(Expresado en Moneda Nacional)
Rendición N°: …………………………………………………………………………………………….
Responsable: …………………………………………………………………………………………......
Fecha : ……………………………………………………………………………………………..

N° DE PROVEEDOR / CÓDIGO
FECHA DOCUMENTO CONCEPTO NOMBRE CONTABLE MONTO S/.

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Total Gastado
Total Recibido
Saldo 0.00
RESUMEN
Código Importe
Contable S/.

Total 0.00

……………………………….. ………………………………….
V°B° del Tesorero Responsable del Fondo

…………………………………
V°B° del Gerente

ANEXO N° 05 ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA

(Expresado en Moneda Nacional)

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En la cuidad de ……………… siendo las ……. horas del día ……… de ………… de
…………, se procedió a realizar el arqueo del dinero del fondo de caja chica, en presencia del
responsable del fondo, el Señor(a) ……………………………………………….

FONDO RECONTADO

NUMERARIO DENOMINACIÓN UNIDADES IMPORTE S/

S/ 0.10 céntimos de Sol
S/ 0.20 céntimos de Sol
S/ 0.50 céntimos de Sol
Monedas S/ 1.00 Sol
S/ 2.00 Soles
S/ 5.00 Soles
Sub Total 0.00
S/ 10.00 Soles
S/ 20.00 Soles
S/ 50.00 Soles
Billetes S/ 100.00 Soles
S/ 200.00 Soles
Sub Total 0.00
TOTAL EFECTIVO RECONTADO 0.00
TOTAL FONDO ASIGNADO
DIFERENCIA 0.00

Explicación de la diferencia: …...........

El responsable del fondo declara que los fondos presentados para el respectivo arqueo, fueron
contados y revisados en su presencia, los que fueron devueltos en las mismas condiciones en
el día y hora descritos.
A las…... horas de día……. de.........…. de………, se dio por concluido en acto de arqueo de
fondo de caja chica, firmando en señal de conformidad.

………………………………….. ………………………………….
V°B° del Presidente V°B° del Tesorero
Firma Firma

………………………………….
Responsable del Fondo
Firma

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ANEXO N° 06 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD POR TRABAJADOR

N°………….
PLANILLA DE GASTOS POR MOVILIDAD - POR TRABAJADOR

O.U.A Fecha de emisión

R.U.C Hora de emisión

PERIODO

Datos del Trabajador

Nombres y Apellidos
D.N.I. N°

Fecha del Gasto (*) Desplazamiento (**) Monto Gastado Por (***)
Día Mes Año Motivo Destino Viaje Día Firma

VºBº
Tesorero

Total S/
Base Legal: Inciso a.1) del artículo 37º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta e inciso v) del artículo 21º del
Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

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Gerente Responsable del fondo

Firma Firma

ANEXO N° 07 PLANILLA DE GASTOS DE MOVILIDAD POR DÍA

N°…………
PLANILLA DE GASTOS POR MOVILIDAD - POR DÍA

O.U.A Fecha De emisión

R.U.C Hora de emisión

DÍA

Fecha del Gasto (*) Monto Gastado Por (***)

Desplazamiento (**)
Motivo Destino Viaje Trabajador Firma

Nombre y Apellidos

Total

Nombre y Apellidos

VºBº
Tesorero
Total

Nombre y Apellidos

Total

Nombre y Apellidos

Total

Total Por Día S/

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CAJA CHICA EN LAS ORGANIZACIONES DE USUARIOS DE
AGUA

Base Legal: Inciso a.1) del artículo 37º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta e inciso v) del artículo 21º del
Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.

Gerente Responsable del fondo

Firma Firma
ANEXO Nº 08 MODELO DE FACTURA FÌSICA POR COMPRAS

Deberá indicar el Nombre la

Organización de Usuarios de Agua

Deberá indicar el RUC del a

Organización de Usuarios
de Agua

Deberá indicar la Dirección de la

Organización de Usuarios de
Agua

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Deberá indicar la Fecha y Firma en

Conformidad del Pago
ANEXO Nº 09 MODELO DE BOLETA DE VENTA POR COMPRAS

Deberá indicar el Nombre la

Organización de Usuarios de Agua

Deberá indicar la Dirección de la

Organización de Usuarios de Agua

Deberá indicar el RUC del a

Organización de Usuarios de
Agua

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ANEXO Nº 10 MODELO DE BOLETO DE VIAJE

Deberá indicar el Nombre la

Organización de Usuarios de
Agua

Deberá indicar el Nombre

del pasajero
(Trabajador)

Deberá indicar el RUC del

a Organización de
Usuarios de Agua

Deberá indicar el DNI

del pasajero
(Trabajador)

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ANEXO Nº 11 MODELO DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO

POR SERVICIOS

Deberá estar a Nombre del

proveedor del servicio.

Deberá indicar el Nombre la

Organización de Usuarios de Agua

Deberá indicar el RUC del a

Organización de Usuarios de
Agua

Deberá indicar el Importe a por

el servicio prestado.

Deberá indicar el Descripción

del Servicio Prestado.

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(*) Cuando el monto del recibo por honorarios supere los 1,500.00 soles se deberá realizar la
retención correspondiente, o adjuntar la constancia de suspensión de renta de 4ta Categoría,
que debe estar emitido con un mínimo de anticipación de un (1) día.

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