Gastos pagados por anticipado

1. Naturaleza y conceptualización

Estos surgen por aquellos derechos que la empresa adquiere, pagando de manera
anticipada lo que implica un consumo y su pago en fechas futuras, a los fines de
garantizar que dispondrá de los mismos cuando los necesite así como la continuidad
de sus operaciones cotidianas.

Tal es el caso de los seguros que constituyen una necesidad de toda empresa para
cubrirse de potenciales riesgos (incendios, robos, etc.), y que regularmente implican
un acuerdo durante un periodo de un año, salvo que se especifique lo contrario en la
póliza que le avale o que surjan cambios (inclusiones o exclusiones) requeridas por
las empresas en un momento determinado.

Independientemente del monto total pactado y de la forma de pago acordada, que

suele ser en varias cuotas, pero no prorrateadas durante la vigencia de la póliza, la
empresa deberá reconocer mensualmente el importe correspondiente al consumo del
mismo de acuerdo a los criterios básicos que establecen las Normas Internacionales de
Información Financiera para las PYMES (NIIFs para las PYMES), en sus Secciones 1
y 2.

En el caso de los impuestos, estos obedecen a los importes que según el fisco deben
ser pagados en base a los resultados del período anterior y como parte del período
actual no liquidado, y que serán compensados contra el importe liquidable
determinado con certeza al final del período fiscal.

Arens, Alvin (2008), define los gastos pagados por anticipado de la manera siguiente:

Los gastos pagados por anticipado, cargos diferidos e intangibles, son activos cuya
vida varía de varios meses a varios años. Su inclusión como activos resulta más del
concepto de aparejar ingresos con gastos, que de su valor de reventa o liquidación.

Constituyen activos representados por gastos esperados para producir beneficios en

varios períodos contables y por tanto capitalizados y cancelados durante los períodos
a ser beneficiados.

Estos activos son denominados de distinta manera, tales como:

 Gastos pagados por anticipado.

 Gastos pagados por adelantado.
 Prepagados.
 Cargos diferidos.
2. Tipos principales de gastos anticipados
Los gastos pagados por anticipado que regularmente son adquiridos por las empresas,
son los siguientes:
 Costos de organización.
 Seguros (robo, incendios, vehículos, responsabilidad civil, etc.);
 Alquileres o rentas;
 Impuestos.
 Patentes.
 Marcas registradas.
 Cargos diferidos.
 Derechos reservados.
 Entre otros (siempre que cumplan con la esencia de los mismos ya expuesta).

Estos obedecen a la misma naturaleza, por lo que su registro se hará sobre la misma
base antes expuesta.

3. Normativas contables (NIIFs) aplicables a los gastos

pagados por anticipado

El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), (2009), ha

establecido los criterios básicos para el reconocimiento, medición, presentación y
revelación de las inversiones en los estados financieros de una entidad, lo cual queda
expuesto en el alcance de cada sección correspondiente.
3.1. Sección 2 – Conceptos y principios generales

Esta sección de las NIIFs para las PYMES, establece el aspecto básico aplicable para
reconocer como activo los gastos pagados por anticipado:

Los beneficios económicos futuros de un activo son su potencial para contribuir

directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de equivalentes al efectivo de
la entidad. Esos flujos de efectivo pueden proceder de la utilización del activo o
de su disposición.

En cuanto al reconocimiento de los gastos pagados por anticipado, lo define como el

proceso de incorporación en los estados financieros de una partida que cumple la
definición de un activo, pasivo, ingreso o gasto y que satisface los siguientes
criterios:
(a) Es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida
llegue a, o salga de la entidad; y
(b) La partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

Finalmente, esta Sección establece que la falta de reconocimiento de una partida que
satisface esos criterios no se rectifica mediante la revelación de las políticas contables
seguidas, ni tampoco a través de notas u otro material explicativo, lo que significa
que no hay ningún tipo de justificación aceptable para el no cumplimiento de lo antes
expuesto.
3.2. Sección 4 – Estado de Situación Financiera

Esta norma establece que una entidad clasificará los gastos pagados por anticipado un
activo como corriente, dado que cumple con lo siguiente:

(a) Espera realizarlo o tiene la intención de venderlo o consumirlo en su

ciclo normal de operación;
(b) Mantiene el activo principalmente con fines de negociación;
(c) Espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la
fecha sobre la que se informa.

4. Objetivos básicos de auditoría para los inventarios

Objetivos generales:

Como parte de los objetivos generales de auditoría aplicables a los gastos pagados
por anticipado, se debe obtener evidencia suficiente y competente acerca de lo
siguiente:

a. Que los gastos pagados por anticipado contratados sean para consumir en
los ejercicios próximos.
 b. Que todos los movimientos de los gastos pagados por anticipado y sus
saldos por gastos diferidos están reconocidos de forma adecuada según las
NIIFs.
c. Que todas las operaciones relacionadas con las cuentas contables de gastos
diferidos estén reconocidas dentro del periodo correspondiente.
d. Que los montos correspondientes a los distintos tipos de gastos pagados por
anticipado estén calculados de acuerdo con la naturaleza los términos de la
transacción y las normas contables vigentes.

Objetivos específicos:

Los objetivos específicos que deben ser considerados como prioridad al auditar los
gastos pagados por anticipado, son citados a continuación:

a. Asegurarse de la existencia de los valores reconocidos en las distintas cuentas

de gastos pagados por anticipado.
b. Revisar que los plazos de amortización reconocidos durante el periodo fiscal se
correspondan con los consumos de incurridos por cada tipo de gasto pagado
por anticipado.
c. Comprobar que los saldos que conforman las cuentas de gastos pagados por
anticipado estén debidamente presentadas y reveladas en los estados
financieros.
5. Principales técnicas y procedimientos para la auditoría

Los procedimientos básicos aplicados para la auditoría de los gastos pagados por
anticipado de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), están
orientados a comprobar la razonabilidad del funcionamiento de los controles internos
(cumplimiento) y de las cifras que conforman los saldos de esta cuenta en los estados
financieros (sustantivas):

En general, se requiere lo siguiente como mínimo:

A. Comprender el sistema de control interno existente para el manejo de los gastos

pagados por anticipado, y a partir de esto llevar a cabo lo siguiente:
o Aplicar pruebas de control en la extensión y oportunidad necesaria.
o Preparar un memorando de conclusión acerca de la razonabilidad de los
controles internos existentes para los gastos pagados por anticipado, a
los fines de que esto sirva para plantear las mejoras correspondientes.
B. Realizar las pruebas de saldos que permitan corroborar las cifras incluidas en
los estados financieros.

Pruebas de cumplimiento

Dentro de las pruebas a ser aplicados por el auditor para verificar el nivel de apego a
los controles internos establecidos por el cliente, están las siguientes:

1. Verificar la razonabilidad de la cobertura de los bienes y eventos de la empresa

en las pólizas contratadas.
2. Comprobar que la Gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el
plazo de amortización de los cargos diferidos.
 3. Verificar que la documentación que sirve de soporte a las adiciones de gastos
pagados por anticipado y cargos diferidos estén de acuerdo a las disposiciones
legales correspondientes.
4. Documentar el proceso llevado a cabo para la erogación de los importes
relacionados con los prepagados, incluyendo su correcta valuación.
5. Revisar las políticas existentes para el tratamiento de los gastos pagados por
anticipado según su naturaleza.

Pruebas sustantivas
Estas pruebas que permitirán comprobar las cifras presentadas por la empresa y su
apego a las normativas contables vigentes, se fundamentan básicamente en lo
siguiente:

a. Realizar un análisis de los gastos pagados por anticipado, indicando la base de

cálculo utilizada y proponiendo la corrección de las diferencias resultantes con
relación a los registros de la empresa por consumo de los mismos.
b. Revisar los movimientos (adiciones, retiros, cancelación, inclusión, exclusión,
notas de crédito aplicadas por el proveedor, etc.) de los gastos pagados por
adelantado y su adecuado reconocimiento en los registros contables.
c. Investigar las partidas inusuales o significativas resultantes de la revisión de los
gastos pagados por anticipado.
d. Examinar las pólizas de seguros contratadas y las cláusulas especiales que se
incluyen en la misma.
6. Documentación de la auditoría de los gastos pagados por adelantado
Como parte de la documentación de la auditoría practicada a los gastos
pagados por anticipado, se deben archivar y conservar los papeles de
trabajo que constituirán las evidencias básicas para las conclusiones
que sean expuestas con relación a las mismas.

6.1. Principales papeles de trabajo

Los papeles de trabajo (PTs) que deben ser preparados como mínimo
durante la auditoría de los gastos pagados por adelantado, son los
siguientes:
 Cédula sumaria para la cuenta o ciclo a que corresponda según el
enfoque del despacho de auditoría.
 Detalle o relación de cuentas de gastos pagados por anticipado
para el periodo bajo revisión.
 Revisión de las cuentas contables para conciliar los importes
adquiridos inicialmente con los proveedores con los montos
incluidos y excluidos.
 Prueba de análisis de los gastos pagados por anticipado donde se
obtenga el importe consumido en comparación con el monto
reconocido en los registros contables.
 Cruce con los saldos de las confirmaciones (respuesta recibida de
entidades/terceros locales y del exterior).