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Protocolo para la Entrega de

Información Cuantitativa y Cualitativa 2022 05 06
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PROTOCOLO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN CUANTITATIVA Y

CUALITATIVA DE LAS EVALUACIONES CONTRATADAS POR LA DIRECCIÓN DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS PÚBLICAS (DSEPP)

Contenido
1. Introducción ................................................................................................................... 2
2. Principios ....................................................................................................................... 3
3. Entrega, revisión y réplica de bases de datos cuantitativos............................................ 4
3.1 Entrega de bases de datos cuantitativos de la evaluación ........................................ 4
3.2 Revisión de archivos ................................................................................................ 8
3.2.1 Revisión de bases de datos ............................................................................... 8
3.2.2 Revisión estado de los archivos de programación............................................ 10
3.2.3 Preanonimización............................................................................................. 11
3.3 Réplica resultados de la evaluación ....................................................................... 13
3.4 Réplica cuando las bases de datos no están disponibles ....................................... 14
4. Entrega y revisión de bases de datos cualitativos ........................................................ 15
4.1 Entrega de información cualitativa primaria y secundaria ....................................... 15
4.2 Base de datos cualitativa procesada ...................................................................... 17
4.2.1 Revisión de base de datos ............................................................................... 19
4.2.2 Entrega de reportes de la base de datos cualitativa ......................................... 20
5. Presentación de resultados en los informes ................................................................. 21
5.1 Presentación de resultados cuantitativos ................................................................ 21
5.2 Presentación de resultados cualitativos .................................................................. 24
6. Anexos ......................................................................................................................... 27
6.1 Formato Diccionario de bases de datos.................................................................. 27
6.2 Formato de Ficha técnica bases de datos .............................................................. 27
6.3 Formato Ficha de trazabilidad ................................................................................ 28

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1. Introducción

Con el objetivo de construir un Estado eficiente, transparente y participativo, la estrategia

Gobierno en Línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, impulsa prácticas de buen gobierno a través del uso de la tecnología. En
el marco de dicha estrategia el Departamento Nacional de Planeación se unió al catálogo
de Metadatos y Microdatos del Archivo Nacional de Datos (ANDA) donde se encuentran
publicadas las bases de datos asociadas a estudios adelantados por entidades del gobierno
nacional.

La Dirección de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas (DSEPP), encargada del

seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos estratégicos para
el país, cuenta con la agenda anual de evaluaciones para cumplir su función de evaluación.
En este contexto, el objetivo de este protocolo es establecer los lineamientos para la
entrega, revisión y réplica eficiente de la información y los análisis a partir de
información cualitativa y cuantitativa de las evaluaciones contratadas por la Dirección
de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas (DSEPP). Así mismo, se incluyen
parámetros sobre la forma en la que deberán presentarse los resultados cuantitativos
y cualitativos en los informes que lo requieran durante la ejecución de la evaluación.

La homogenización de la entrega de información permitirá realizar de forma eficiente y

estandarizada la verificación de los resultados de las evaluaciones. En ese sentido, el
protocolo contribuye a garantizar la calidad del registro, la sistematización, el análisis de la
información, la transparencia de su tratamiento y la presentación de resultados de las
evaluaciones.

El equipo consultor que realice la evaluación está comprometido a suministrar todos los
insumos necesarios para cada una de las fases descritas en este protocolo. Por esta razón,
una vez el equipo haga entrega de los archivos de la evaluación, está en la obligación de
dar respuesta a las inquietudes de la DSEPP y realizar los ajustes pertinentes.

El proceso de réplica que realiza el DNP puede implicar varias rondas de revisión, donde
se requiera ajustar los archivos de programación, bases, diccionarios o soportes. El
consultor encargado de la evaluación deberá realizar los ajustes solicitados por el DNP y
enviar nuevamente los archivos.

Así mismo, en caso de ser necesario, deberán proveer el acompañamiento necesario al

equipo de la DSEPP encargado de la réplica, es decir, facilitar el espacio y el tiempo para
que se realicen las reuniones pertinentes con la(s) persona(s) encargada(s) de revisar los
archivos y replicar los resultados.

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2. Principios

Los procesos de entrega, revisión y réplica de la información se aplican siguiendo los

principios que se describen a continuación:

• Transparencia: Las bases de datos y los programas de procesamiento deben ser claros,
con el fin de que cualquier entidad o ciudadano interesado pueda acceder a los datos
recopilados durante el trabajo de campo que tiene lugar en el marco de los procesos de
evaluación, así como entender de dónde vienen los resultados de las evaluaciones y
cuál fue el proceso que se realizó para obtenerlos.

• Trazabilidad: El conjunto de procedimientos o pasos que permite hacer seguimiento a

la evolución de un proceso, en este caso, el procesamiento y análisis de los datos
cuantitativos y cualitativos debe ser comprensible para entender de qué manera se llegó
a determinados resultados y/o conclusiones o por qué se privilegió determinada
información.

• Confidencialidad: En todas las evaluaciones que adelante la Dirección de Seguimiento

y Evaluación de Políticas Públicas debe garantizarse la protección de los datos de los
informantes (encuestados, entrevistados o participantes de actividades grupales, como
grupos focales, talleres participativos, observaciones etnográficas, entre otras técnicas
cualitativas). Para ello, las firmas consultoras deben solicitar la firma del consentimiento
informado a los actores involucrados en el trabajo de campo, en este documento se
garantiza que la información será de uso exclusivo del equipo de investigación y que los
resultados que no serán personalizantes, es decir, no se permitirá que se asocien los
datos a un individuo particular. Cuando los participantes de las actividades sean niños
y niñas menores de 12 años, el consentimiento deberá ser firmado por los padres de
familia o acudientes.

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3. Entrega, revisión y réplica de bases de datos cuantitativos

Este protocolo contiene la descripción detallada de los procedimientos que conducen a una
revisión de la información y réplica exitosa de los resultados de la evaluación contratada
entre la DSEPP y la firma consultora. El protocolo para la información cuantitativa se divide
en tres fases que deben llevarse a cabo de manera ordenada: (1) entrega de bases de
datos cuantitativos, (2) revisión de bases de datos y (3) réplica de resultados.

Los procedimientos de esta sección se concentran en toda la información cuantitativa, bien

sea generada como fuente primaria (por ejemplo, a través de encuestas) o bien como fuente
secundaria (por ejemplo, censos o registros administrativos), con la cual la firma consultora
realizó los análisis que conducen a los resultados de la evaluación.

Todos los parámetros dados en este protocolo deben ser tenidos en cuenta para la entrega
de la información geo espacial, en caso de que aplique.

Diagrama 1. Procedimiento Entrega, recepción, revisión y réplica

Fuente: Elaboración propia

3.1 Entrega de bases de datos cuantitativos de la evaluación

La firma consultora debe entregar a la Secretaría Técnica del Comité Técnico de
Seguimiento (líder de la evaluación) todos los archivos que contengan las bases de datos,
rutinas de programación para el procesamiento y análisis de datos, además de las salidas
de los procesos de análisis de los datos. Los softwares recomendados para el
procesamiento de datos y, en general, para el desarrollo de las rutinas de programación
son Stata, R y Python. No obstante, en caso de preferir un software diferente, la firma
consultora debe informar al CTS antes de iniciar el levantamiento de información para su

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aprobación y para concertar la adaptación que se requiera para cumplir con este protocolo.
No se permitirá presentar el desarrollo de los cálculos de los resultados en una herramienta
no programática, como es el caso de Excel, en dicho caso se le pedirá al Consultor cambiar
la herramienta a las sugeridas o a alguna otra que permita la programación del cálculo de
los resultados.

Toda la información cuantitativa deberá ser entregada en una carpeta en archivo magnético,
con la siguiente estructura y contenido:

Tabla 1. Estructura para entrega de información cuantitativa

Carpeta Nombre de Archivo Descripción
Directorio_secundaria Detalla el contenido de la carpeta
Diccionarios Ver Glosario
Formularios Formularios relacionados con las bases de datos
Notas metodológicas Ver Glosario
cuanti_secund_[Nombre
1 Bases de datos en software Archivos con extensiones .dta; .sav; .dat, .rds
de la evaluación ]
Bases de datos en archivos planos o
Archivos con extensiones .txt .csv
separados por comas
Ficha técnica base de datos Ver Anexo
Otros
Directorio_primaria Detalla el contenido de la carpeta
Base de datos _ actor software Archivos con extensiones .dta; .sav; .dat, .rds
Base de datos _ actor archivo plano Archivos con extensiones .txt .csv
Diccionarios Ver Glosario
cuanti_prima_[Nombre
2 Ficha técnica base de datos Ver Anexo
de la evaluación ]
Formularios Formularios e instrumento recolección
Notas metodológicas Ver Glosario

Otros
Directorio_análisis Detalla el contenido de la carpeta
Diccionarios Ver Glosario
cuanti_analis[Nombre
3 Bases de datos en software Archivos con extensiones .dta; .sav; .dat
de la evaluación ]
Bases de datos en archivos planos o
Archivos con extensiones .txt .csv
separados por comas
Directorio_codigo Detalla el contenido de la carpeta
codigo[Nombre de la
4 Archivos de programación scripts, dofiles
evaluación]
Directorio trazabilidad entre archivos Ver Glosario
Archivo de salidas y resultados Salidas (Ej: Log file Stata, html o word generado a
resultad_[Nombre de la en formato de texto partir de notebooks en R, Python o Stata)
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evaluación] Compilación de resultados, estimaciones, tablas,
Salidas y resultados en Excel
gráficas. Ver Glosario.
Fuente: Elaboración propia

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• 01. Información Cuantitativa Secundaria: La primera carpeta corresponde a una

carpeta comprimida que contiene las bases de datos originales que provengan de
fuentes secundarias (por ejemplo, registros administrativos de la intervención
evaluada, bases de datos de otras entidades, encuestas o censos, etc.). Estas
bases de datos generalmente han sido entregadas por entidades a la firma
consultora encargada de la evaluación o han sido consultadas por el equipo
consultor.

• 02. Información Cuantitativa Primaria: La segunda es una carpeta comprimida

que debe contener las bases de datos sin procesar de la información cuantitativa
primaria. Deberá entregarse una base de datos por cada instrumento de recolección
de información cuantitativa aplicado a cada tipo de actor (encuestas a personas,
encuestas a hogares, encuestas a funcionarios, etc.). Además, esta carpeta debe
incluir los diccionarios y fichas técnicas para cada base de datos según los formatos
proporcionados en los anexos 6.1 y 6.2.

• 03. Información cuantitativa para análisis: La tercera carpeta corresponde a una

carpeta comprimida que contiene las bases de datos finales utilizadas para el
análisis de información de la evaluación. Estas bases de datos son el resultado del
procesamiento y cruce de las bases de datos originales contenidas en las carpetas
anteriores.

• 04. Códigos procesamiento y análisis: La cuarta carpeta comprimida corresponde

a los archivos de programación utilizados para el procesamiento y para el análisis
de los datos. Estos archivos deben estar numerados y ordenados de acuerdo con
la presentación de los resultados en el documento final de resultados de la
evaluación, indicando en comentarios la sección del Informe a la que corresponden.

• 05. Análisis y resultados: Una carpeta comprimida que contenga las salidas en
bruto del programa o software empleado para el análisis y otro en Excel donde se
compilen las salidas y resultados presentados en el informe final de la evaluación.
Estos archivos deben estar también ordenados, siguiendo el orden de los códigos
de procesamiento y de la estructura del informe.

Glosario y recomendaciones para entrega de información

1. Directorios: Este deberá ser un documento en Word, PDF o TXT, que exponga
detalladamente la información contenida en su respectiva carpeta. Este documento
será la guía de navegación y uso para el desarrollo de la réplica por lo que deberá
especificar el objetivo de cada archivo dentro de la carpeta.

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2. Diccionarios: Este deberá ser un archivo en Excel que contenga todos los nombres
de las variables para cada una de las bases de datos utilizadas. Adicional al nombre,
deberá estar la descripción de la variable, tipo de variable y valores que puede tomar
(si es una variable categórica deberá indicar el significado de cada categoría).

3. Nombre de Archivos: Todos los archivos, independientemente de su extensión,

deberán estar marcados al principio del archivo con la fecha en formato aaaammdd.
Esto incluye bases de datos procesadas dentro del desarrollo de la evaluación,
códigos y salidas. Asimismo, al final del archivo se debe indicar la versión del
producto a la que corresponde la entrega. En consecuencia, el nombre de cada
archivo debe seguir la siguiente estructura:

<<aaaammdd_NombreArchivo_Px_vX>>

Donde aaaammdd es la fecha, NombreArchivo es abreviatura del contenido del

archivo, Px indica el número del producto asociado (P3= producto 3, por ejemplo),
y vX indica la versión de revisión del mencionado producto (v2= Versión 2, por
ejemplo). Los nombres de los archivos (NombreArchivo) deben ser descriptivos pero
breves, para no generar problemas con la longitud del nombre, y deben evitar el uso
de caracteres que puedan resultar problemáticos al leerlos en otros equipos o
softwares (por ejemplo, espacios o caracteres reservados por el sistema).

4. Ficha técnica de base de datos: Este deberá ser un documento en Word, PDF,
Excel o TXT, que presente la información general de las bases de datos, como lo
es número de variables, número de observaciones, unidad de observación y demás
descripciones que consideren relevantes.

5. Notas metodológicas: Debe incluir información a tener en cuenta a la hora de

hacer los análisis. Por ejemplo, si existen pesos muestrales y cómo usarlos.

6. Directorio de trazabilidad: Este documento indica el orden y objetivo de los

códigos. Es decir, este archivo deberá describir la cronología en la que se deben
utilizar los códigos de tal forma que se pueda replicar todo el análisis de la
evaluación, desde el proceso de arreglo de bases de datos, hasta la exportación de
resultados. Este documento deberá ser un archivo en Word, PDF, Excel, TXT o
script.

7. Códigos: Los códigos, independientemente del software usado, deberán

entregarse de forma organizada, que sigan el orden y los nombres mencionados en
el directorio de trazabilidad y con suficientes comentarios dentro de él para informar
qué se está realizando en cada rutina. Es decir, cada código deberá indicar en sus
comentarios qué proceso está realizando y, en caso de aplicar, qué parte o análisis

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dentro del documento de la evaluación está reproduciendo.

Asimismo, la firma debe asegurarse que los códigos puedan correrse sin
interrumpirse y sin mostrar errores, de tal forma que sólo cambiándose deba
cambiar las direcciones de los archivos que usan para procesar los datos.

También, debe tenerse en cuenta que los códigos deben tener todos los procesos
realizados en el marco de la evaluación, desde el arreglo inicial de las bases de
datos hasta la exportación de los resultados.

Se deberá construir un código maestro que ejecute cada uno de los demás códigos
construidos. En este script maestro se deberá especificar en comentarios cuáles
son los paquetes y dependencias necesarias para su ejecución y brindar la
posibilidad de modificar las direcciones (rutas) donde se encuentran las tablas que
son insumo para los análisis.

8. Salidas y resultados: Todos los archivos contenidos en el informe de la evaluación

deberán ser reproducibles a partir de los códigos entregados por la firma. Por este
motivo, los análisis que no puedan ser reproducibles no se considerarán válidos
dentro del informe. Esto implica que, por ejemplo, los análisis o tablas que se
realicen en Excel sin el código de programación y la documentación del
procedimiento que lo soporten no serán válidos para la evaluación. Asimismo, todas
las salidas contenidas en el informe de la evaluación deberán ser exportados
directamente desde los códigos entregados por la firma para evitar cualquier error,
producto de la construcción de salidas manuales.

3.2 Revisión de archivos

Se verificará que en las carpetas entregadas por el equipo consultor se encuentren todos
los archivos necesarios para realizar el análisis llevado a cabo en la evaluación de la forma
en que se indicó en la sección anterior (sección 3.1). En el caso de información secundaria,
se verificará que sean entregadas al DNP todas las bases entregadas por otras entidades
para los fines de la evaluación. Se verificará también que el equipo consultor entregue las
bases de datos con su respectiva documentación, como diccionarios, formularios de
recolección de información y notas metodológicas en los casos que haya lugar, todo lo
anterior en las carpetas correspondientes.

3.2.1 Revisión de bases de datos

La DSEPP realizará la revisión de bases de datos y posteriormente replicará los análisis

cuantitativos de las evaluaciones con base en la documentación entregada por el equipo
consultor. El propósito del proceso de revisión de bases de datos es verificar que la

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información sea entregada de la forma solicitada y que corresponda con la información

requerida para la réplica de la evaluación. Este proceso incluirá la verificación de los
diferentes tipos de archivos entregados enfocándose en los aspectos que se describen en
las siguientes secciones:

Diagnóstico preliminar

En este paso se realizará la verificación de los siguientes aspectos:

• Unidad de observación: Se verificará que las bases de datos entregadas por los
consultores se encuentren asociadas a cada una de las unidades de observación
analizadas en el marco de la evaluación. Se verificará que exista al menos una base de
datos para cada unidad de observación a la que se le haya aplicado algún instrumento
de información cuantitativa (por ejemplo: personas, hogares, municipios, instituciones
educativas, etc.)

• Número de observaciones: En el caso de la información secundaria, se verificará que el

número de observaciones en cada una de las bases entregadas por el equipo consultor
corresponda con el número de observaciones de la base de datos entregada por la
entidad correspondiente o con el número de observaciones reportadas por la fuente de
esta información. En el caso de información primaria, se verificará que, para cada base
de datos, el número de observaciones de la base de datos corresponda con el número
de instrumentos de recolección aplicados que se solicitó en el marco del contrato para
la evaluación y con el número de instrumentos de recolección aplicados que se reportan
en el Informe de Resultados.

• Factores de expansión: Se verificará que tanto en la base de datos como en el

diccionario se encuentre claramente definida la variable que indica el factor de
expansión. Se debe verificar también que dicho factor de expansión sea único para cada
unidad de observación que exista. Se verificará que la suma del factor de expansión
sea igual al tamaño del marco poblacional utilizado.

• Calidad de los datos: Finalmente, se verificará preliminarmente la consistencia de un

conjunto representativo de variables seleccionadas para determinar la calidad de la
información. A través de este procedimiento se podrá identificar que no haya errores en
el reporte de datos como: valores fuera de los rangos lógicos, variables sin información,
valores no numéricos en casos donde no corresponde, entre otros que puedan afectar
la calidad de la información.

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Correspondencia entre bases de datos y formularios de recolección de información

Se verificará que dentro de cada una de las bases de datos se encuentre la información
para todas las variables reportadas en los diccionarios de las respectivas bases de datos.
En el caso de información primaria, se verificará que las variables en las bases de datos y
los diccionarios correspondan con el número de variables extraídas de los formularios
aplicados en campo. Para este fin, se verificará que las etiquetas de las variables
corresponden con las preguntas aplicadas en los formularios de recolección de información.
Relación con otras bases de datos

Para cada unidad de observación debe existir un identificador único, el cual debe estar
claramente definido en la base de datos. Además, se verificará que cada base de datos
contenga el identificador que le permite ser cruzada con otras bases de datos de la
evaluación.

3.2.2 Revisión estado de los archivos de programación

Teniendo en cuenta que la información debe ser entregada de manera ordenada y clara,
los primeros archivos que se relacionen en la carpeta de códigos de programación serán
aquellos que contengan los códigos para el procesamiento de datos y cruce de bases de
datos, seguidos de las rutinas para el análisis de datos. Adicionalmente, esta carpeta debe
contener un “Directorio de trazabilidad entre archivos” en el cual se relacionen los archivos
de programación contenidos en la carpeta en el orden en el que se deben ejecutar para
replicar los resultados, los procedimientos estadísticos que realiza cada archivo de
programación, el nombre de la carpeta donde se encuentran los archivos que genera cada
programación, y el nombre y formato de cada archivo generado por la rutina estadística. El
formato para este directorio se encuentra en el anexo 6.3.

Los códigos de programación deben cumplir con las siguientes características:

• Deben estar ordenados de acuerdo con la estructura del informe de resultados de la

evaluación.
• Los códigos correspondientes al procesamiento de datos deben indicar claramente los
nombres de las bases de datos de utilizadas para obtenerlas y de las bases de datos
resultantes. Estos nombres deben corresponder con los nombres de las bases de datos
utilizadas para el análisis de datos incluidas en la carpeta “cuanti_analis[Nombre de la
evaluación]”
• Deben indicar claramente el número de la tabla y/o gráfico del informe que está replicando
cada comando. En caso de que los comandos sirvan para obtener datos puntuales que son
mencionados dentro del documento pero que no necesariamente están incluidos en una
tabla o gráfico, la explicación del comando debe indicar a qué dato se está haciendo
referencia y en qué parte de los informes contractuales está plasmada. Ejemplo:

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------------------------------------------------------------------------------------
#Generación de Tabla 1 del Informe distribución por municipio

tabulate municipio #Tabulate genera la tabla #X de frecuencias

tabulate municipio, row #genera la tabla #X con porcentajes

-----------------------------------------------------------------------------------

• Cada etapa del proceso de procesamiento de la información debe ser explícita en el archivo,
por lo menos, el inicio de cada procedimiento estadístico debe estar marcado por un título.

• Debe contener la descripción de los comandos no frecuentes en el proceso de análisis

realizado.

• Las bases de datos usadas en cada etapa del proceso deben estar referenciadas y el
archivo debe permitir llamarlas. Para ello, los nombres (no la dirección/ruta en el equipo) de
las bases de datos deben corresponder exactamente con los consignados en el archivo de
programación.

• Los programas deben indicar la versión del software estadístico usado en el análisis (ej:
Stata 14, R 4.3.0).
o El programa que genere números o series aleatorias debe establecer un número
semilla entregado al DNP en el que también se especifique el mecanismo generador
de los números aleatorios. Esto con el fin de que los resultados sean replicables.
o Evitar el uso de caracteres especiales (Ej. ~, tildes, etc.) no solo en los archivos de
programación sino también en los nombres de las variables de las bases de datos.

3.2.3 Preanonimización

El consultor identificará preliminarmente un conjunto de variables con posible riesgo de

revelación de las unidades de observación. Esta identificación servirá como insumo para
posteriormente realizar el proceso de anonimización de la base de datos.

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3.3 Réplica resultados de la evaluación

En esta sección se describe el paso a paso de las acciones que debe realizar el Equipo de
Evaluaciones Internas de la DSEPP con el fin de emitir un concepto técnico sobre la veracidad y
la calidad de los resultados presentados en el informe de evaluación.

1. Verificar que estén disponibles todos los archivos proporcionados por la firma para realizar
la réplica, estos son:
o Bases de datos contenidas en las carpetas “cuanti_secund_[Nombre de la evaluación]”,
“cuanti_prima_[Nombre de la evaluación]” y “cuanti_analis[Nombre de la evaluación]”.
o Archivos de programación contenidos en la carpeta “codigo[Nombre de la evaluación]”.
o Archivos de Excel con los diccionarios y fichas técnicas donde se describen las bases y
los archivos de programación contenidos en las carpetas “cuanti_secund_[Nombre de la
evaluación]”, “cuanti_prima_[Nombre de la evaluación]”, “cuanti_analis[Nombre de la
evaluación]” ]” y “cuanti_analis[Nombre de la evaluación]”.
o Soportes de salida y resultados contenidos en la carpeta “resultad_[Nombre de la
evaluación]”
2. En cada ronda de revisión se deben crear dos carpetas; (1) una carpeta que contenga todos
los archivos originales proporcionados por la firma, y (2) una carpeta que contenga una copia
de todos los archivos originales de las bases de datos y los soportes entregados por la firma,
en la cual se guardarán además todos los archivos que se utilicen o se produzcan en los
procedimientos de la réplica.
Nota: La primera carpeta de archivos originales debe permanecer sin ningún cambio. La
segunda carpeta está sujeta a los cambios que sean necesarios durante la réplica.

3. En cada archivo de programación se deben cambiar los directorios y rutas a la segunda

carpeta creada en el paso anterior. Asimismo, se deben establecer las rutas adicionales
correspondientes a las salidas de los archivos de programación (generación de nuevas
bases de datos, exportación de tablas o gráficos).

4. Correr cada archivo de programación completo para revisar que funcione y, si es el caso,
que las librerías estén disponibles. En caso de un error tipográfico, un cambio de nombre
visible en una base de datos, una función mal especificada o cualquier error de fácil
corrección se debe realizar el cambio correspondiente y reportarlo en el concepto técnico.
En caso de que no sea un error de fácil corrección o se deba detener la réplica porque el
archivo de programación no es autocontenido, se debe informar al líder de la evaluación y
esperar respuesta de la firma. La notificación del error debe incluir como mínimo: nombre del
archivo de programación donde se generó el error y breve descripción del tipo de error.

5. Una vez que todos los archivos de programación no reporten ningún error en su ejecución,
se debe revisar:
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o El archivo de texto que genere el archivo de programación frente al archivo de

texto entregado por la firma en “soportes de salidas y resultados”.
o El archivo de texto que genere el archivo de programación (Ej: Log file Stata,
documento en html o word generado a partir de notebooks en R, Python o Stata,
etc.) frente al archivo en Excel entregado en “soportes de salidas y resultados”.
o Los resultados incluidos en el archivo de Excel de “Salidas y resultados” incluido
en la carpeta de soportes de salidas y resultados, ya verificado en los pasos
previos, frente a los resultados consignados en el informe final dela firma.
o Los resultados matemáticos o estadísticos frente a lo especificado en el
documento final de evaluación de la firma.
o Nota: En caso de que un procedimiento no sea claro o no corresponda con lo
especificado en la evaluación se debe informar al líder de la evaluación y esperar
respuesta de la firma.
o En el caso de que la evaluación haga uso de fuentes secundarias, esta
información se debe corroborar, de ser posible, a través de una réplica de los
procedimientos de consulta y descarga. En caso negativo se debe corroborar la
fidelidad de los datos de la fuente.

Una vez todas las bases de datos y los demás insumos de réplica estén recibidos, los programas
de réplica se puedan ejecutar sin errores, los procedimientos estadísticos correspondan a los
planteados en el informe y los datos cuantitativos o archivos de salida incluidos en el informe
sean verificados, se remite al líder de la evaluación un concepto técnico de la réplica del producto,
el cual será documento soporte para autorizar el pago de los productos del contrato de la
evaluación.

3.4 Réplica cuando las bases de datos no están disponibles

En el caso en que las bases de datos de información no están disponibles o tienen acceso
limitado, como es el caso de algunas bases de datos del DANE, la réplica se hará en las
instalaciones y condiciones que establezca el DANE para el acceso a las bases de datos. Para
ello se debe tener en cuenta:
• El consultor debe enviar los códigos y toda la documentación requerida en este protocolo con
la estructura, características y detalle estipuladas, antes del ejercicio de réplica.
• Se deberá indicar claramente dónde están alojados los códigos originales procesados en el
DANE y éstos deberán ser los mismos que fueron enviados al DNP para su revisión previa.
• Los nombres de los archivos, bases de datos y variables deben coincidir exactamente con la
información disponible en el DANE.
• Adicionalmente, en los comentarios iniciales de cada código o en un archivo resumen, se
debe indicar el tiempo que se necesita para ejecutar cada rutina de programación.

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4. Entrega y revisión de bases de datos cualitativos

Este apartado contiene la descripción detallada de los procedimientos para la entrega, revisión y
verificación de las bases de datos cualitativas que se construyan en el marco de las evaluaciones
de políticas públicas contratadas por la DSEPP. Los procedimientos que se presentan están
enfocados en toda la información cualitativa que la firma consultora analizó para producir los
resultados de la evaluación, bien sea generada como fuente primaria (a partir de entrevistas,
grupos focales, entre otros) o como fuente secundaria (por ejemplo, documentos administrativos,
manuales operativos, normatividad, etc.).

4.1 Entrega de información cualitativa primaria y secundaria

La firma consultora debe entregar a la Secretaría Técnica del Comité Técnico de Seguimiento,
líder de la evaluación, i) una carpeta con los documentos de registro resultantes de la aplicación
de instrumentos de recolección de información cualitativa y las fuentes de información
secundaria, ii) la base de datos en la que estos se almacenaron y codificaron1, y iii) el reporte de
avance de la transcripción y codificación de la información cualitativa 2 . El o la líder de la
evaluación debe verificar que el equipo consultor haga entrega de los siguientes:

Tabla 3 Listado de chequeo entrega información cualitativa

N° Ítem SI NO
Carpeta organizada con todos los documentos de registro y
1
fuentes secundarias
2 La base de datos en el software de análisis cualitativo usado.
3 Reporte del avance en la transcripción y codificación

Nota: Por documentos de registro se entienden: las trascripciones integrales de cada una de las
entrevistas individuales y grupales, los diarios de campo 3 , las imágenes resultantes de la
aplicación de ejercicios de cartografía social (u otras imágenes que la firma considere
importantes para la sistematización y análisis), las relatorías-transcripciones 4 de los talleres
participativos, entre otros.

1 En el mercado se encuentran diferentes softwares especializados en el análisis de datos cualitativos,tales

como NVIVO, Atlas Ti, MAXQDA, entre otros. La DSEPP cuenta con la licencia activa del software New
NVIVO.
2 Este reporte es el mismo solicitado para el Producto 3. Se espera que el equipo consultor presente este

reporte en un archivo separado en forma de esquema o tabla que dé cuenta del número de instrumentos
transcritos y codificados a la fecha de entrega de la base de datos.
3 Los ejercicios de observación etnográfica deberán con diarios de campo elaborados día a día durante el

periodo de observación.
4 Teniendo en cuenta las características de los talleres participativos, que incluyen dinámicas grupales, los

documentos de registro de estos instrumentos podrán tener dos componentes: uno transcrito, que
corresponde a las discusiones plenarias y uno narrado en forma de relatoría, para describir las dinámicas
grupales que tuvieron lugar durante el taller.
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Los archivos correspondientes a la información y resultados cualitativos de la evaluación deben

ser entregados de la forma que se describe a continuación:
Tabla 2 Estructura para entrega de información cualitativa
Sub-
Carpeta Sub-carpeta Nombre archivo Descripción
carpeta
Normatividad asociada al
programa o política. Los
documentos pueden ser
Normatividad] [Tipo de norma]_[No.]_[Año] leyes, decretos, protocolos,
lineamientos, etc. Los
archivos deben estar en
[Fuentes formato .pdf
secundarias]
Los documentos pueden ser:
tesis de maestría o doctorado,
[Tipo de
[Literatura académica] libros, capítulos de libro,
documento]_[Autor(es]_[Año]
artículos (de investigación o
de revisión), working papers.
Los archivos deben estar en
formato .pdf
[Entrevistas] nivel (nacional, departamental,
municipal)] [Lugar (Departamento,
cuali_orig_[Nombre municipio, vereda)] [Actor]
de la evaluación] [Lugar (departamento, municipio,
[Grupos focales]
vereda)]_[actor]
*Debe contener
una carpeta por
cada tipo de fuente, [Estudio de
Caso]_[Nombre]
secundarias y [Nombre estudio de
primarias. *Cada estudio de caso]_[Lugar]_[Instrumento]_[actor] Transcripción, memoria o
caso tendrá una diario de campo del
subcarpeta instrumento aplicado. Todos
[Fuentes independiente. los documentos de registro
primarias] [Lugar (departamento, de las fuentes primarias
[Talleres
municipio, vereda)]_[actor] deben estar completos. Los
participativos]
archivos deben estar en
formato .rtf o .pdf
[Etnografía]_[Lugar]

*Cuando se trate de
múltiples ejercicios [Diario de campo]_[Fecha]
etnográficos, cada
uno tendrá una
subcarpeta
independiente

Fuente: Elaboración Propia

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• Se debe entregar una carpeta en la que estén almacenadas todos los documentos de
registro 5 resultantes de la aplicación de instrumentos cualitativos y los documentos de
soporte de las fuentes secundarias que hayan sido analizados. Todos los archivos deben
estar en carpetas independientes según tipo de fuente, sean secundarias o primarias. A su
vez, cada una de esas tendrá subcarpetas según tipo de documento e instrumento. Para
garantizar la apertura de los archivos en cualquier equipo estos deberán guardarse en
formato .rtf (Rich Text Format) o en formato pdf. En la Tabla 2 se presenta en detalle la forma
en la que deben organizarse los archivos.

• En el caso de las fuentes primarias el encabezado de cada documento de registro debe

contener la información más relevante de la aplicación del instrumento en un cuadro como el
que se muestra a continuación:

Fecha: Hora de inicio: Hora fin:

Técnica cualitativa:
Actor:
Moderador/observador:
Lugar:
Tipo de documento:
[p. ej. entrevista, grupo focal, observación etnográfica]
[p. ej. perfil del entrevistado(s), perfil de los
participantes del grupo focal o taller participativo, perfil
del grupo observado]
[Departamento, municipio, vereda]
[Transcripción, relatoría, diario de campo]

4.2 Base de datos cualitativa procesada

Como ya se mencionó, el equipo consultor deberá entregar una carpeta organizada con todos las
fuentes primarias y secundarias (transcripciones, diarios de campo, memoria, etc.), el reporte de
avance y una sola base de datos 6 que contenga todos los documentos codificados.
Independientemente del software de análisis de datos cualitativos, la base de datos deberá incluir:

• documentos primarios y secundarios,

• memos, notas, journals7,

5
Para cada instrumento cualitativo se presentará un documento de registro independiente.
6 Unidad Hermenéutica para el caso de Atlas Ti, Proyecto para NVIVO, o su equivalente según la versión
o el programa de análisis cualitativo, en formato .atlcb (Atlas Ti), .nvp (NVIVO) o su equivalente.
7 En caso de que el equipo consultor utilice el paquete RQDA debe incluir notebooks y scripts.

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• códigos con sus respectivas definiciones,

• familias, clasificaciones, grupos o casos de códigos o documentos,
• filtros, cruces y consultas,
• herramientas analíticas de visualización (redes analíticas, sociogramas, mapas, nubes de
palabras, tablas de coocurrencia, etc.)

A continuación, se señalan las características y contenidos de la base de datos cualitativa:

• La carpeta o archivo de la base de datos deberá llamarse: <<BD_Cuali_Nombre de la
evaluación>>.
• Los documentos deben estar organizados según el tipo de fuente (secundarias, primarias), el
tipo de documentación (normatividad, literatura académica, etc.) o instrumento (seguir el
esquema de la Tabla 2).
• Respecto a la organización de los códigos 8 , el equipo consultor definirá la estructura de
códigos que considere más pertinente teniendo en cuenta las características de la evaluación
y la estrategia de procesamiento y análisis de información cualitativa propuesta desde el
Informe Metodológico.
• El nombre de los documentos debe ser claro de tal forma que permita identificar el tipo de
documento de manera intuitiva en consultas posteriores. Sin embargo, siempre se debe incluir
un memo o archivo en Word, llamado Nombre_de_documentos que debe explicar la forma
que utilizó la firma para nombrar los archivos. Además, todas las fechas en los archivos deben
seguir la estructura aaaammdd. Por ejemplo:

Instrumento-Nivel-Entidad-Componente-Departamento-Municipio-Fecha aplicación
• Entrevista grupal-Nacional-DNP-Resultados- Bogotá-Bogotá-20150115
• Grupo focal-Municipal-Alcaldía-Procesos-Cundinamarca-Yacopí- 20160817

• Todos los códigos que se usen en el análisis deben tener una definición clara y precisa. Se
debe garantizar que estas definiciones estén atadas al código usando la opción habilitada
para esto de acuerdo con el software: comentario, descripción o memo. El propósito de lo
anterior es que quien acceda a la base de datos identifique fácilmente a qué hace referencia
cada código.
• Dentro de un memo llamado Anonimización debe incluirse una descripción de la estrategia
de utilizada para garantizar el anonimato de las personas que participaron de los instrumentos
cualitativos. Con el fin de dar cumplimiento a la anonimización de datos deberá evitarse la

8 Categorías analíticas o conceptos con los cuales se clasifican los datos cualitativos.
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referencia a nombres propios y lugares específicos (nombres de colegios o universidades,

nombres de bibliotecas públicas, nombres de hogares comunitarios, nombres cajas de
compensación familiar, nombres de centros penitenciarios, etc.). Cada firma desarrollará una
estrategia de anonimización pertinente para la evaluación que será validada por el/la asesor/a
de metodologías cualitativas buscando que la individualización de los actores involucrados no
sea posible; esto es coherente con la firma de consentimientos informados que el equipo
consultor solicitó a los actores involucrados en la evaluación durante el trabajo de campo.
• La base de datos, Unidad Hermenéutica o proyecto (según corresponda) debe incluir los
memos que se hayan construido a lo largo del análisis; su título, propósito y contenido deben
ser claros.
• Dentro de un memo llamado Proceso Análisis debe incluirse una descripción del paso a paso
de la manera en la que se procesó la información para el análisis. Este memo debe incluir la
explicación del proceso de construcción y el análisis de los filtros, cruces, consultas o
resultados de herramientas de visualización (redes analíticas, sociogramas, mapas, nubes de
palabras, tablas de coocurrencia, etc.). Igualmente, estos deben estar incluidos en la base
datos. Todas las bases de datos cualitativas deben incluir este tipo de acciones que muestren
el procesamiento de la información en la base de datos que posibilitó el análisis para el
informe de resultados y la triangulación de la información cualitativa. A continuación se
presenta un ejemplo de lo que debe contener este archivo/memo:

Proceso Análisis
Acción 01: Filtrar el código Fortalezas del programa por cada uno de los actores (nacional, departamental,
municipal)
Acción 0 2 : Cruzar el código Capacidad Institucional con el código Normatividad.
Acción 03: Crear una nube de palabras por cada uno de los actores (nacional, departamental, municipal). A
partir de las nubes de palabras se pudo identificar que…

4.2.1 Revisión de base de datos

El proceso de revisión de la base de datos contempla la verificación de los aspectos
señalados en el numeral anterior y, adicionalmente, los siguientes:
• La correcta visualización de todos los documentos.
• Los estándares de calidad, en términos de orden, buena ortografía y redacción de
cada uno de los documentos de registro resultantes de la evaluación.
• La organización de la información, documentos y códigos, incluyendo la claridad de
la definición y contenido de los códigos, memos y familias.
• La correspondencia entre el número de documentos de registro y el número de

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instrumentos que se solicitó aplicar en el anexo técnico del contrato.

• La aplicación de la estrategia de anonimización en el contenido de los documentos
de registro.
• La correspondencia entre el contenido del documento de registro y el diseño del
instrumento.
• La codificación de todos y cada uno de los documentos almacenados en la base de
datos. Así mismo se verificará si los documentos tienen diversidad de códigos o
nodos asociados.
• Que los códigos o nodos asociados a las citas se correspondan con el contenido de
estas.
• La relación entre los códigos o nodos con más citas asociadas y su correspondencia
conlos objetivos de la evaluación, en la medida en que esto es un indicativo de que
la sistematización y análisis de la información cualitativa respondió a las necesidades
de la evaluación.
• Que las herramientas de visualización (redes semánticas, mapas, etc.) sean claras,
coherentes y hagan un uso adecuado de conectores.

4.2.2 Entrega de reportes de la base de datos cualitativa

Para la entrega final de la base de datos cualitativa, se debe entregar la versión final de
los ítems señalados en la Tabla 2, así como una carpeta titulada Salidas_Cuali_Nombre
de la evaluación. En esta carpeta deberán almacenarse los siguientes archivos en un
formato legible generado por el software especializado que haya usado el consultor,
preferiblemente .pdf:

- El reporte de todos memos con su respectivo contenido,

- El árbol o diccionario de códigos o nodos con sus respectivas definiciones,
- El reporte de todos códigos con sus respectivas citas asociadas.

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5. Presentación de resultados en los informes

5.1 Presentación de resultados cuantitativos

Es necesario que los cálculos matemáticos, estadísticos y econométricos realizados en

cada informe sean precisos y puedan ser comprobados por el comité técnico. Además,
deben contener su respectiva descripción, estar sustentados en una base teórica que
justifique su pertinencia para el objetivo de la evaluación y la naturaleza de las variables
a analizar.

Asimismo, se requiere que los resultados de la evaluación sean contrastados con

resultados de otros estudios que pueden ser nacionales o internacionales y que puedan
complementar y justificar los resultados obtenidos.

Otros aspectos que se espera que tengan los resultados son los siguientes:

Es importante que se enuncien los principales supuestos asociados a la(s)

metodología(s) y cómo se van a probar.

• Las fuentes de datos

• Las hipótesis a testear

• Las limitaciones que pueda tener la metodología

• Las ecuaciones a estimar, explicando claramente:

o El nivel al que se van a estimar (eg. Individuo, hogar, municipio).

o La temporalidad (ie. El momento del tiempo en el que se van a medir cada una
de las variables de interés)
o El nivel al cual se van a agrupar los errores estándar
o Si se incluyen efectos fijos, el nivel al cual se van a incluir
o Descripción clara de cuáles son las variables dependientes e independientes
o Clara descripción de cuál es el grupo control y tratamiento

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• Pruebas que sustenten que se cumplen los supuestos asociados a la metodología,

esto se debe hacer para cada una de las muestra y submuestras donde se estimen
impactos.

• Las tablas de resultados deben contener:

o Número total de observaciones o Errores estándar asociados a cada coeficiente

estimado o Media del grupo control (para evaluaciones de impacto) o
Estimaciones con y sin controles para validar la robustez de los resultados (para
evaluaciones de impacto)
o Estimaciones con y sin efectos fijos para validar la robustez de los resultados
(para evaluaciones de impacto)
o Otros test de robustez que la firma considere importantes para validar los
resultados.

Respecto a Interpretación de los resultados, se requiere que:

• Se haga referencia a la ecuación estimada para cada una de las tablas de

resultados que se presentan.
• Los autores interpreten los resultados no solo en términos de significancia, sino en
términos de magnitudes.
• Los coeficientes sean interpretados de acuerdo con la escala en qué están siendo
medidas las variables y la metodología utilizada para estimar los resultados.

Ejemplo

Ecuación:

𝒀𝒊𝒕 =𝜶𝒊 +𝜷𝑿𝒊𝒕 +𝜹𝑭𝒊𝒕 +𝜺𝒊𝒕 i = 1,2, ….i t = 1, 2,……,T (1)

Una vez se definan las ecuaciones y sus variables, se recomienda que cuando se
analicen los resultados se cite dentro del documento la tabla o figura a la cual están
haciendo referencia, por ejemplo: “De acuerdo con la tabla 3”, “La figura x muestra el
impacto” etc.

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Tabla 3. Ejemplo de presentación de resultados

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5.2 Presentación de resultados cualitativos

Con respecto a la presentación de los resultados cualitativos se deben tener en cuenta
los siguientes parámetros:

• Se deberá presentar una descripción breve del diseño metodológico cualitativo

que se usó en la evaluación, haciendo énfasis en:

o En el marco interpretativo o enfoque teórico conceptual que orientó el

análisis de la información cualitativa,
o La metodología o herramientas metodológicas que se usaron para el
desarrollo de la evaluación,
o La muestra cualitativa, especificando el tipo de muestreo que se realizó y
las unidades de observación en términos de:
▪ Los lugares en los que se aplicaron instrumentos,
▪ El perfil de los actores a los que se aplicaron instrumentos,
▪ Los documentos que se analizaron,
▪ La información anterior deberá presentarse a través de un esquema
en el que se relacionen de manera agregada los instrumentos, los
lugares y los actores, sin hacer referencia a nombre propios.

• Se deberá sacar conclusiones a partir de una lectura global de los datos

cualitativos la cual dé cuenta de un ejercicio de análisis holístico del conjunto de
datos. Este tipo de análisis no riñe con la presentación de hallazgos particulares
que den cuenta de las percepciones diferenciales de los actores a la luz de los
criterios de selección y tipologías de la muestra cualitativa.

• Se aconseja evitar el uso de absolutos para referirse a las percepciones de los

participantes, por ejemplo, evitar el uso de afirmaciones del tipo: “todos los
entrevistados”, en cambio, usar moduladores del tipo “la mayoría” o “algunos” a
no ser que la evidencia muestre que en efecto determinada percepción era
compartida por la totalidad de los participantes.

• Las citas textuales extraídas de documentos de registro (transcripciones de

entrevistas y grupos focales o talleres, diarios de campo y relatorías, en los casos
en que sean aprobada por el CTS) deben tener entre 5 y 10 líneas (110 palabras
aprox.), se considera que este es un número suficiente para presentar un
testimonio que valide o refuerce de manera significativa el argumento presentado
por el equipo consultor.
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• En una misma página no podrán usarse más de tres citas textuales extraídasde los
documentos de registro, en lugar de esto puede acudirse al parafraseo,lo anterior
con el fin de no saturar el documento con citas. Cuando sea estrictamente
necesario usar más de una cita, porque hay puntos de vista muy divergentes
sobre el fenómeno, podrán usarse entre dos y máximo tres citas que expresen esa
diversidad de argumentos.

• Las citas extraídas de los documentos de registro y fuentes secundarias deben

tener contexto, ser analizadas y estar articuladas con el informe de resultados y
usarse para reforzar, contradecir o contrastar ideas, percepciones o experiencias
entre diferentes actores.

• Todas las citas textuales extraídas de los documentos de registro estarán

referenciadas teniendo en cuenta la estrategia de anonimización definida por la
firma y validada por el CTS, siguiendo la estructura que se muestra como ejemplo:

o (Actor, (dependencia cuando sea necesario), instrumento, fecha)

o (Beneficiario, Entrevista, 18 de marzo de 2015)
o (Mujeres, Grupo focal, 15 de abril de 2019l)
o (Funcionario, Nivel Nacional, Entrevista, 19 de junio de 2018)

• Se espera que el equipo consultor busque y explore diversas formas presentar los
resultados del análisis de los datos cualitativos incluyendo, aunque no
exclusivamente, herramientas de visualización de los softwares de análisis de
datos cualitativos (por ejemplo: redes analíticas, sociogramas, mapas, nubes de
palabras, etc.)

• Para la presentación de hallazgos de las observaciones etnográficas se sugiere

acompañar las descripciones densas de viñetas etnográficas, entendidas como
relatos cortos que construye el investigador con base en observado y que
muestran la complejidad de los fenómenos y sus matices a través de la
descripción de una escena particular. En cualquier caso, como con las citas
textuales, no podrá abusarse de este recurso.

• Cuando la metodología de la evaluación implique ejercicios como cartografíasocial

o talleres participativos de los que resultan representaciones delterritorio o de otro
tipo, podrán incluirse fotografías de este material. Esas imágenes deberán estar
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claramente articuladas con el texto en el que se refiere su análisis. En otras

palabras, si la imagen se usa como recurso debeser pertinente para reforzar o
validar los argumentos. Estas imágenes deberán estar tituladas el siguiendo el
esquema de las figuras, pero con el pie de foto “Fotografía”; en el nombre deberá
incluirse el actor, el instrumento o actividad y la fecha.

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6. Anexos

6.1 Formato Diccionario de bases de datos

Posibles valores
Nombre de Descripción de Tipo de Formato Número de pregunta
que puede tomar Fuente
la variable la variable variable de variable formulario (si aplica)
la variable
1

4
.

6.2 Formato de Ficha técnica bases de datos

Nombre de la base de datos

Descripción de la base de datos
Tipo de instrumento
Ficha [nombre_ Período de tiempo
base_datos] Unidad de observación
Número de observaciones
Número de variables
Nombre del archivo con diccionario de datos

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6.3 Formato Ficha de trazabilidad

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