Caso Practico Planificar y Controlar Proyectos con Microsoft Project

Diego Fernando Ruiz Zapata

Marcos Bolívar

Unidad 2

Planning and Control using Microsoft Project 2023

 Solución al caso práctico

Cuestiones

1. El alumno deberá subir a la plataforma un fichero Project habiendo grabado la línea

base grabada, después de asignar y nivelar los recursos humanos y materiales

Paso 1: Asignar Recursos Humanos (de tipo Work)

• Copiar rango !rrhhB3:B27. Pegar en columna Resource Names (fila 1)

 • Entrar tarifas de venta en la vista Resource Sheet

Paso 2: Nivelar Recursos Humanos (de tipo Work)

• Comprobar que los recursos están sobre-asignados (tienen más horas planificadas que las

disponibles) En la vista Resource Sheet, Tabla Entry puede verse la siguiente imagen:
En la vista Resource Graph, pueden obtenerse estas 4 imágenes con el histograma de cada recurso:

Nivelar las horas en Resource Usage (Entry) según project con recursos_sin gastos.mpp

La sobreasignación puede corregirse en la vista Resource Usage (Entry). Inicialmente observamos

las sobreasignaciones así:

Para corregir dichas sobreasignaciones, puede copiar la distribución de horas del fichero 3.project

con recursos_sin gastos. El resultado quedaría así:

En la vista Resource Graph, puede observarse que ya no hay sobreasignaciones:

Comparar resultado con fichero project con recursos_sin gastos.mpp

Paso 3: Introducir vacaciones

• El recurso AP2 está de vacaciones la semana del 22/08/11; el recurso AP1 del 01-09/09/11

• Después de introducir las excepciones en los calendarios de los recursos, comprobar los

periodos de indisponibilidad en la vista de uso de recursos. Comparar el resultado con el

fichero
Paso 4: Asignar Recursos Materiales

• Para gastos de desplazamiento (taxi, vuelo, hotel, dieta) utilizaremos recursos de tipo

material (con coste unitario). En el fichero de datos, los costes materiales pueden verse en

hoja “rrhh_material”. Por ejemplo, la celda B3 significa que la actividad “000. Gestión del

Proyecto” consume un 100% disponible del DP, un 25% de las horas disponibles del RP y

además: 10 hoteles, 17 dietas, 7 vuelos y 34 taxis

Sobre el fichero project con recursos sin gastos. podemos añadir recursos materiales en

Resource Sheet (Entry)

Ahora podemos actualizar las asignaciones con los datos del fichero de datos. Copiar el

rango !rrhh_materialB3:B27). Pegar en la celda de Gantt Chart (Entry) > Resource Names,

fila=1

Comprobar el presupuesto de recursos humanos y materiales Resource Sheet (Cost)

También se pueden nivelar recursos materiales según project con recursos_con gastos

Paso 5: Grabar la línea base

Por último, para “congelar” la información de horas planificadas por tarea y recurso y

tarifas de recursos, podemos grabar la línea base del proyecto: opción de menú: Project >

Set Baseline.

Se recomienda grabar la línea base del proyecto cuando hemos cerrado la planificación

(duraciones, presupuesto, recursos, asignaciones, tarifas, etc.) y hemos “cuadrado” el

presupuesto contra el Excel. A partir de que hemos grabado la línea base:

Las variaciones de inicios y finales podrán observarse gráficamente en Tracking Gantt

Los costes y trabajos reales podrán compararse con los costes y trabajos de la línea base
 Aplicación Práctica del Conocimiento

La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft Project es ideal para

evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa. Este software pone a disposición las

siguientes opciones para la gestión de proyectos:

Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc.

Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de participantes.

Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del personal,

entre otros detalles.

Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas por otros

gestores de negocios similares.

Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles propiedades,

asignar personas encargadas, etc.

Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el proyecto

puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles de revisar.

Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con esta

herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los participantes, el tiempo, los

recursos y otros aspectos ya asignados.

 Referencias

• CHATFIELD, Carl, Johnson, TIMOTHY. Microsoft Project 2013 Step by

Step. Ed. Microsoft Press, 2013.

• Microsoft Project 2013 - That's new in the Project Client:

http://www.youtube.com/watch?v=nP87sxRg2o4

• A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®

Guide) - Last Edition, Project Management Institute, Inc.3

• BIAFORE, Bonnie. Microsoft Project 2013: The Missing Manual. Ed.

O'Reilly Media, 2013.