Principios de Liderazgo Personal- Gestión del Tiempo

Eficacia vs Eficiencia
¿Hacer lo correcto o Hacerlo correctamente?
¿Lograr objetivos o Resolver problemas?
La pregunta es… ¿Cómo hacer mejor lo que hacemos? O ¿Qué es lo que deberíamos estar
haciendo?

Seguramente muchas veces dijiste… “soy desorganizado”, “soy esclavo de mis tiempos”, “no puedo
organizarme”, “no tengo tiempo para disfrutar la vida”, “el trabajo me absorbe”, “la rutina me mata”
…
Si pudiéramos resumir cómo ser eficaces diríamos algo así… SER PROACTIVOS, EMPEZAR CON UN
FIN EN MENTE, ESTABLECER PRIMERO LO PRIMERO.

En la gestión del tiempo y de los recursos en general se puede ser eficiente y al mismo tiempo no
ser eficaz.
 La EFICIENCIA es hacer las cosas correctamente, con la menor cantidad de recursos. Jugar
bien al fútbol. Hacer las cosas correctamente.
 La EFICACIA es hacer lo correcto, es llegar al objetivo. La eficacia relaciona el esfuerzo con el
logro de objetivos; se es más eficaz cuando se cumplen más y mejores objetivos. Ganar el
campeonato. Hacer las cosas correctas.
La eficacia tiene que ver más con si estoy haciendo lo que se necesita, que con hacer en
forma más rápida o con la menor cantidad de recursos. La eficacia tiene que ver más con
“hacer las cosas correctas, que con hacer las cosas correctamente”.

Sabemos que existen muchas formas de gestionar nuestro tiempo. En realidad,

 “El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos nosotros mismos”
“Organizar y ejecutar según prioridades”. Stephen Covey.
Queremos ayudarte a mantener y a profundizar las relaciones y también a alcanzar los resultados,
resumiendo, a mantener el equilibrio entre la gallina y los huevos de oro, el equilibrio entre los
recursos y los resultados.

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El foco esencial de la administración puede entenderse en el esquema a continuación. Básicamente,
dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de actividades siguientes:

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:
Crisis
Problemas apremiantes
I
Prevención
Actividades de capacitación
II
Proyectos cuyas fechas vencen Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificar
Recreación
NO IMPORTANTE ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:

III
Interrupciones, algunas llamadas,
Correos, algunos informes,
Algunas reuniones
Actividades populares
IV
Trivialidades, ajetreo inútil,
Algunos correos, algunos mensajes,
Algunas llamadas, pérdida de tiempo
Actividades agradables

Como puede verse, los dos factores que definen una actividad son URGENTE e IMPORTANTE.

 URGENTE significa que se necesita una atención inmediata, ¡ahora! Las cosas urgentes
actúan sobre nosotros. El timbre del teléfono es urgente. La mayoría de las personas no
soportan ni siquiera el pensamiento de dejar que suene.

 La IMPORTANCIA, por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es importante,
realiza un aporte a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

 Ante las materias urgentes, reaccionamos (reactivos). Las cuestiones importantes que no
son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad.
Examinemos por un momento los cuatro cuadrantes de la matriz de la administración del tiempo.

 El cuadrante I es urgente e importante. Tiene que ver con resultados significativos que
reclaman atención inmediata. A las actividades del cuadrante I, por lo general, las
denominamos crisis o problemas. Pero el cuadrante I agota y consume a muchas personas.
Mientras uno se centra en el cuadrante I, éste crece cada vez más hasta que nos domina.
Es como el oleaje. Llega un gran problema, nos golpea y nos deja tendidos y confusos. Uno
lucha, se pone en pie, y lo único que consigue es quedar frente a otro problema que vuelve
a golpearlo y dejarlo tendido.
El único alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni urgentes
del cuadrante IV. De modo que el 90 por ciento del tiempo está en el cuadrante I y la mayor
parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a los cuadrantes II y III sólo les prestan
una atención mínima.
Así es como viven las personas que administran su vida sobre la base de las crisis.

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  Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no
importante, pensando que están en el cuadrante I, continuamente reaccionan ante las cosas
urgentes, suponiendo que también son importantes. Pero la realidad es que la urgencia de
esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los otros.

 En conclusión, las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III
y IV llevan vidas básicamente irresponsables.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son
importantes. También reducen el cuadrante I, pasando más tiempo en el cuadrante II.

 El cuadrante II es el corazón de la
administración personal efectiva. Trata de
las cosas que no son urgentes, pero sí
importantes: por ejemplo, construir
relaciones, la planificación de largo alcance,
la ejercitación, el mantenimiento
preventivo, la preparación, todas esas cosas
que sabemos que hay que hacer, pero que
solemos eludir, porque no son urgentes.

AUTOCOACHEO:
Respondamos honestamente
o ¿En qué Cuadrante nos encontramos?
o ¿Nuestras actividades son Importantes? ¿Son Urgentes?
o ¿Qué podemos hacer que no estamos haciendo ahora y que si lo hiciéramos regularmente
representaría una tremenda diferencia positiva en nuestras vidas?

Ahora bien, coincidimos en que las actividades del Cuadrante II son el corazón de la administración
personal eficaz, es lo primero con lo que tenemos que empezar.
Pero ¿cómo?, ¿cómo organizamos y gestionamos?
En un principio, sólo se puede obtener tiempo para el cuadrante II sacándolo de los cuadrantes III
y IV. Para trabajar con el cuadrante II hay que ser proactivo.

Para decirles «sí» a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decirles «no»
a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes.

Tengamos presente que uno siempre le está diciendo «No» a algo.

Para esto necesitamos responder estas tres preguntas:

(1) ¿Sé establecer prioridades?

(2) ¿Quiero establecer prioridades?
(3) ¿Tengo la disciplina necesaria?
 La mayor parte de las personas dicen que lo que principalmente les falta es disciplina. Pero
pensándolo con más profundidad, lo que falta es un centro de principios (una vida centrada
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 en los principios de la palabra de Dios, no centrada en las relaciones, o el trabajo, o el
ministerio) y un enunciado de la misión personal (un hacia donde voy, cuál es mi propósito).

 Nos faltan los cimientos necesarios para sostener los esfuerzos. No podemos tener
autodisciplina sin bases internas de pensamiento que las sustenten.

 Si uno está centrado en el cónyuge, en el dinero, en los amigos, en el placer, o en cualquier

otro factor extrínseco, continuamente se verá devuelto a los cuadrantes I y III, en lo urgente,
reaccionando a esas fuerzas exteriores en las que está centrada su vida. La voluntad
independiente no puede, por sí sola, disciplinarnos efectivamente si no estoy centrado en
los principios correctos.

 Si nuestras prioridades surgen de un centro de principios y de una misión personal, si están

profundamente arraigadas en nuestro corazón y nuestra mente, el cuadrante II aparecerá
como un lugar natural y estimulante para invertir el tiempo.

¿Cuál es el CENTRO de nuestras vidas?