La matriz del tiempo:

() La administracin efectiva consiste en empezar por lo primero. Mientras que el

liderazgo decide qu es lo primero, la administracin le va asignando el primer lugar
da tras da, momento a momento. La administracin es disciplina, puesta en prctica
() (Fragmento del libro).

Fundamentalmente se habla sobre el hbito de la administracin personal. Este hbito
tiene que ver con las mltiples preguntas que surgen en el campo de la administracin
del tiempo y por extrapolacin, de la vida. El verdadero desafo en s, no es la
administracin del tiempo, sino la administracin de uno mismo. Tomar el control del
tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas, viendo como se relacionan con
nuestras metas. Dos dimensiones: importancia y urgencia, crean las categoras de
demanda sobre el tiempo.

() Administracin del tiempo es en realidad una denominacin poco feliz; el desafo
no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.

() (Fragmento del libro).

Vamos a definir estos trminos. Importante significa que se vincula a su misin, sus
roles, sus metas. Es eso lo importante. Ahora qu es urgente? Urgente es aquello que
le apremia. Que necesita atencin inmediata. Tiene que tomar accin cuando suene el
telfono. El telfono que suena puede que sea una prdida total de su tiempo. No
tiene nada que ver con su misin, sus roles y sus metas, pero hay que contestarlo. Y al
hacerlo, podemos fcilmente desviarnos y entrar en la administracin de cosas
equivocadas (aunque lo hagamos de manera correcta).

Esta tcnica que estoy explicando nos ayuda a enfocar las prioridades. Nos ayuda a
prestar atencin a cmo pasar nuestro tiempo, a cmo actuar sobre las prioridades. Da
tras das, momento a momento.

() Se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo
hacia los cuales se orientarn el tiempo y la energa, en armona con los valores.

() (Fragmento del libro).

El Dr. Covey ha formulado 4 dimensiones del tiempo, todas combinaciones de las 2
palabras que acabamos de definir: importancia y urgencia. Para ayudarnos a
comprender veamos el siguiente esquema:


Esto es una matriz tiempo-administracin y los cuatro segmentos se llaman cuadrantes:
Cuadrante I: urgente e importante.
Cuadrante II: no urgente, pero importante.
Cuadrante III: urgente, pero no importante.
Cuadrante IV: no urgente y no importante.

Refirmonos a dicho cuadrante:
El cuadrante I es importante y urgente. Generalmente lo que
llamamos problemas, crisis, que requieren atencin para poder seguir adelante. O una
reunin importante que se avecina; eso sera el cuadrante I porque si no asiste a la
reunin tendr un problema serio.

() Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman
accin. A menudo complacen a otros. Por lo general las tenemos ante nuestras propias
narices.

El cuadrante I agota y consume a muchas personas. Son administradores de crisis,
personas orientadas hacia los problemas, productores que trabajan al borde de los
plazos.

Algunas personas son literalmente acribilladas por los problemas todo el da y cada da.

El nico alivio que tienen consiste en huir hacia las actividades no importantes ni
urgentes del cuadrante IV. De modo que en su matriz total, el 90 por ciento del tiempo
est en el cuadrante I y la mayor parte del restante 10 por ciento en el cuadrante IV; a
los cuadrantes II y III slo les prestan una atencin mnima. () (Fragmento del libro).

Qu es el cuadrante II? Importante pero no urgente. Esto significa algo ligado a nuestra
misin, nuestros roles y metas, pero que no conlleva el sentido del ahora.
Qu es el cuadrante III? Urgente pero no importante. Es urgente, es prximo, delante
de nosotros, el telfono que suena, el correo sin contestar. Todas esas distracciones
que sonimportantes para otras personas (quizs), pero que realmente no se relacionan
con nuestra misin global o con la misin global de nuestra organizacin.

() Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente, pero no
importante, pensando que estn en el cuadrante I. Continuamente reaccionan ante las
cosas urgentes, suponiendo que tambin son importantes. Pero la realidad es que la
urgencia de esas cuestiones se basa a menudo en las prioridades y expectativas de los
otros. () (Fragmento del libro).

Qu es el cuadrante IV? Es la combinacin de no urgente y no importante. Mucho
tiempo perdido. Cosas agradables. Discusiones y consejos despus de los
acontecimientos. Muchsima televisin. Reuniones innecesarias o mal preparadas.
Interrupciones que pueden consumir todo un da. Estar ocupado todo un da al final del
cual, sentirse como que: no he logrado nada hoy!

() Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III y IV
llevan vidas bsicamente irresponsables. ()(Fragmento del libro).

() Qu puede hacer usted, que no est haciendo ahora y que, si lo hiciera
regularmente, representara una tremenda diferencia positiva en su vida personal? Qu
producira resultados similares en su vida profesional o en su empresa?() (Fragmento
del libro).

Ahora pensemos en una actividad de nuestras vidas que si la llevamos a cabo
maravillosamente bien y consistentemente, tenemos la absoluta certeza de que
producir resultados extraordinarios. El tipo de resultados que deseamos. Pensemos en
una actividad de nuestra vida personal, luego una actividad del trabajo, de la vida
pblica Quizs alguien diga: si yo pasara ms tiempo conversando individualmente
con las personas clave en el trabajo y con mis seres queridos en casa; estoy convencido
de que dicha actitud influira mucho sobre el tipo de resultados que deseo bueno, en
qu cuadrante est esto? Solo puede estar en un cuadrante, en el II.

Fjese en la pregunta: Una actividad que usted sabe que si la realiza estupendamente
bien y consistentemente, tendr resultados maravillosos. Es importante y tambin no es
urgente, sino la estara haciendo. Est en el cuadrante II.
Al continuar con los 7 hbitos de la gente altamente efectiva, veremos que todos estn
en el cuadrante II, importante pero no urgente. Y en los negocios, el Dr. Covey ha
constatado que el cuadrante II es la clave de la administracin.
El gran filsofo italiano en el campo de la eficiencia, Pareto, formul la regla del 80-20:
el 80% de los resultados resultan del 20% de las actividades, estas son todas
actividades del cuadrante II, todas.

Qu le sucede al cuadrante I si se descuidan las actividades del cuadrante II? Si se
descuida la prevencin, que sucede con los problemas? Van a aumentar y aumentar
hasta que casi no habrn otros cuadrantes. Posiblemente consuma nuestra vida. A esto
se llama, como comentaba antes, administracin por crisis. Y la administracin por crisis
nos agota y se hace enorme. Qu pasara del cuadrante I si nos ocupamos del
cuadrante II? Se har ms y ms pequeo. Nos quedar un poco. Cosas que
no habamos anticipado para nada. Ser manejable, ser viable y sentiremos que
dedicamos ms tiempo a la prevencin y a la bsqueda de oportunidades.

Ahora, de dnde vamos a sacar el tiempo y la atencin para el cuadrante II? Tiene que
venir de los cuadrantes III y IV.

El cuadrante IV es totalmente intil. Puedes nombrar una sola cosa de valor en el
cuadrante IV? El tiempo libre! Es importante el tiempo libre? Si, por eso est en el
cuadrante II. No hay nada de valor en el cuadrante IV. El cuadrante III, bsicamente
tampoco tiene valor, salvo para otras personas.

De modo que el tiempo para el cuadrante II viene de los cuadrantes III y IV. Sigamos
hacindolo, robndole un poco a los cuadrantes III y IV! Aprendamos a decir no-,
agradablemente, sonrientemente, alegremente, pero digamos no-! Porque al decir no al
cuadrante III y IV, estamos diciendo s- al cuadrante II. Y cuando decimos s- al
cuadrante II el cuadrante I se hace cada vez menor. Entonces estaremos trabajando
sobre las cosas que ms importan. No sobre las que importan menos. Lo que importa
ms nunca debe estar a la merced de lo que importa menos.

() Es casi imposible decir No a la popularidad del cuadrante III, o al placer de huir al
cuadrante IV cuando no se tiene un S ms grande ardiendo adentro. Slo cuando
nuestra autoconciencia nos permite examinar nuestro programa y tenemos
imaginacin y conciencia moral para crear un programa nuevo y singular centrado en
principios al que se le puede decir S, slo entonces tendremos una fuerza de
voluntad independiente que nos permita decirle No, con una sonrisa autntica, a lo
que carece de importancia. () (Fragmento del libro).

Sin embargo, el problema es que se requieren ciertas capacidades para concentrarse en
el cuadrante II. Cul es la capacidad fundamental? Tenemos que ser PROACTIVOS. Por
qu? El cuadrante I nos afecta a nosotros, el cuadrante I acta sobre nosotros; pero
hay que actuar sobre el cuadrante II! Planificacin y organizacin: cuadrante II.
Preparacin personal: cuadrante II. Ejercicio: cuadrante II. Lectura, profunda y extensa,
educacin continua: cuadrante II El cuadrante II es la clave!

() Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren ms iniciativa, ms
proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las
cosas ocurran. ()(Fragmento del libro).

El aprender como centrarnos en las actividades del cuadrante II es reorganizar nuestra
vida entorno a nuestras metas y luego tener la disciplina de vivir la vida de acuerdo.

Cmo conseguimos definir el contenido del cuadrante II? Debemos:
1- Identificar nuestros roles.
2- Seleccionar varias metas para cada uno de ellos, que queramos realizar durante una
semana.
3- Dibujar nuestro cuadrante tiempo administracin.
4- Rellenar, segn la programacin temporal: una vez decidido los roles y metas
adjudiquemos el tiempo que creamos necesario para su realizacin (se puede trasladar
cada meta a uno o varios das especficos a la semana o establecer una franja horaria
diaria, etc.).

Recuerda robar tiempo de los cuadrantes III y IV para drselo al cuadrante II la clave
del xito en la administracin-. El cuadrante I, a su vez, se ir haciendo cada vez ms
pequeo