GESTIÓN POR PROCESOS,

ANÁLISIS Y MEJORA

DOCENTE: ING. GEORGINA PAZÁN GÓMEZ MSC.

UNIDAD 1: INTRODUCCIÓN A LOS PROCESOS
• Conceptos básicos:
• Definiciones de:
• Proceso, gestión por procesos, evolución de
la gestión por procesos, , sistema,
procedimientos, actividad, tarea, proyecto.
• Diferencias entre Administración por
procesos y gestión por procesos. Importancia
de la gestión por procesos. Cambios en la
gestión de las organizaciones.
• Gestión por procesos. Procedimiento para la
gestión por procesos.
GESTIÓN POR PROCESOS ANÁLISIS Y MEJORA
Toda actividad, o conjunto de actividades ligadas o que se relacionen entre sí, utilizando
recursos y controles para transformar elementos de entrada (inputs) (ejemplo:
especificaciones, recursos, información, servicios, etc.) en elementos de salida o
resultados (output) se puede considerar como un proceso.
Los resultados de un proceso han de tener un valor añadido respecto a las entradas y
pueden constituir directamente elementos de entrada del siguiente proceso.
Todas las actividades de la organización, desde la planificación de las compras hasta la
atención de una reclamación, pueden y deben considerarse como procesos.
Para operar de manera eficaz estos procesos, las organizaciones tienen que: Identificar y
gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. La identificación y
gestión sistemática de los procesos que se realizan en la organización y en particular las
interacciones entre tales procesos se conoce como enfoque basado en procesos.
PROCESO: ¿QUÉ ES UN PROCESO?
GESTIÓN POR PROCESOS ANÁLISIS Y MEJORA
Ejemplos : proceso de desarrollo de producto; proceso de producción; proceso de
distribución; proceso de venta, proceso de facturación; etc.)
 GESTIÓN POR PROCESOS, ANÁLISIS Y
MEJORA
La Alta Dirección debe otorgar a la organización de una estructura que permita
cumplir con la misión y la visión que se hayan establecidos.
La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las
herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de
organizaciones.
ELEMENTOS BÁSICOS DE UN PROCESO
PROCESOS
CONCEPTOS BÁSICOS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
Los términos relacionados con la gestión por procesos necesarios para
identificar y definir los procesos son:
Proceso: Es el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que
transforman elementos de entrada en elementos de salida.
Proceso relevante: son procesos que generan un valor añadido sobre una
entrada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los
objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del
cliente.
Proceso clave: son los procesos extraídos de los procesos relevantes que
inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos
para el éxito del negocio.
Subprocesos: son partes integrantes de un proceso más complejo.
Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos
necesarios para implantar una gestión determinada.
 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS

Eficacia del proceso: Es la capacidad para alcanzar los resultados

deseados
Eficiencia del proceso: Resultados alcanzados versus recursos
utilizados.
Alcance: Establece los márgenes o influencia del proceso o subproceso
que se describe
Propósito: es la razón de existir de una organización, el porqué haces
las cosas.
Misión: es lo que haces para alcanzar tu propósito en un periodo de
tiempo.
Visión: es la realidad que le gustaría ver a la empresa entorno al
mundo, sus clientes y ella misma.
Objetivos estratégicos: Los objetivos estratégicos son los resultados
generales que una organización social espera alcanzar en el desarrollo
de su misión y visión.
MISIÓN Y VISIÓN

Ejemplos de misión y visión:

MISIÓN: « Promover una sociedad más equitativa y sustentable
construyendo capacidades en personas que habitan en sectores
menos favorecidos y participando en los procesos de desarrollo de la
comunidad y del país, impulsando acciones orientadas al desarrollo
sustentable y sostenible que aborden diversas problemáticas en el
territorio.»
VISIÓN: «Ser una organización social activa, ágil, innovadora, que
responda con proactividad a los desafíos que se le planteen y
desarrollando proyectos de vanguardia que ayuden a quienes más lo
necesitan; destacando sobre todo por la dedicación, capacidad y
altruismo de sus miembros, comprometidos con el respeto al medio
ambiente y al desarrollo de la comunidad y del país.»
¿Cómo redactar la misión de una empresa?
• Para definir la Misión de tu empresa lo primero que debes hacer es responder las siguientes preguntas:
• ¿Quiénes somos? Es decir cuál es nuestra identidad. Por ejemplo: “somos una empresa peruana”, “somos una organización joven”.
• ¿Qué hacemos? Cuál es nuestra tarea: “somos una empresa peruana dedicada al desarrollo de software”, “somos una organización
joven que brinda asesoría financiera”
• ¿Para quién trabajamos? Se refiere a quiénes son nuestros clientes: “somos una empresa peruana dedicada al desarrollo de software
para organizaciones financieras”, “somos una organización joven que brinda asesoría financiera a personas que van iniciar un negocio”
• ¿Por qué lo hacemos? Se refiere a nuestros valores, principios y motivaciones. Por ejemplo: “somos una empresa peruana dedicada al
desarrollo de software para organizaciones financieras, buscamos la excelencia en nuestros productos”, “somos una organización joven
que brinda asesoría financiera a personas que van iniciar un negocio, en el marco de la transparencia, la lealtad y la búsqueda del
desarrollo”.
• EJEMPLOS DE MISIÓN
• Disney: Creamos felicidad al brindar el más fino entretenimiento para personas de todas las edades, en todas partes.
• Google: Organizar la información del mundo y hacerla universalmente accesible y útil.
• Wal-Mart: Ayudamos a las personas a ahorrar dinero para que puedan vivir mejor.
 VISIÓN DE UNA EMPRESA
• La visión es la imagen que se tiene del lugar a donde se quiere llegar, de cómo queremos
vernos, como institución, en un futuro definido. La visión nos permite plantear un futuro
deseable, que sea lo suficientemente claro y motivador para otros, como para trabajar en su
cumplimiento.
• La declaración de la visión debe responder a las siguientes preguntas:
• · ¿Qué tratamos de conseguir?
• · ¿Cuáles son nuestros valores?
• · ¿Cómo produciremos resultados?
• · ¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?
• · ¿Cómo conseguiremos ser competitivos?
• Su elaboración, corresponde al equipo de primer nivel (mando superior o estratégico) de
cualquier organización, pues cuentan con mayor información y una perspectiva más amplia
acerca de lo que se desea lograr.
 VISIÓN DE LA EMPRESA

• Debe ser una meta ambiciosa y extraordinaria, aunque realista y

alcanzable, dentro de nuestro círculo de influencia.
• Su horizonte es a largo plazo (3, 5 o 10 años)
• Debe tener carácter inspirador y motivador, por lo tanto es requisito
fundamental que suscite o genere una emocionalidad colectiva
positiva (ambición, entusiasmo, ilusión).
• Al igual que la misión, la visión sirve de rumbo y proporciona un
criterio para tomar decisiones.
• La visión se materializa a partir del compromiso con los demás y el
deseo de alcanzar un destino mejor.
 CONCEPTOS BÁSICOS DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una
actividad., un proceso o subproceso Se indica qué debe
hacerse y quién debe hacerlo, cuándo, dónde y cómo se
debe llevar a cabo y cómo debe controlarse, es decir, se
plasma por escrito en documentos que explican paso a
paso lo que se debe hacer.
Actividad: es la suma de tareas, que normalmente se
agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión.
Proyecto: serie de actividades encaminadas a la
consecución de un objetivo, con un principio y final
claramente definidos.
Indicador: es un conjunto de datos que ayudan a medir la
evolución de un proceso o de una actividad.
DIFERENCIA ENTRE
ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN POR PROCESOS
• La principal diferencia entre
ambas es que la gestión por
procesos está orientada a
satisfacer al cliente,
mientras que en el
modelo por departamentos
a quien se busca agradar es
al jefe.
• Administrando planifica,
mientras que gestionando
pones en marcha la
planificación hecha durante
la administración.
 DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN POR
PROCESOS
• Gestión es asumir y llevar a cabo las responsabilidades sobre un
proceso (es decir, sobre un conjunto de actividades), esto puede ser
empresarial o personal, lo que incluye: La preocupación por la
disposición de los recursos y estructuras necesarias para que tenga
lugar.
• Administrar es un término que proviene del latín ad cuyo significado
es «hacia», «dirección», y el verbo ministrare que significa servir,
proporcionar, ejecutar, cumplir. Administrar el tiempo de una persona
por ejemplo, es optimizar su uso para que rinda frutos a lo largo de
una jornada
DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN POR PROCESOS
• ¿Qué es administrar?
• Es utilizar los recursos a disposición dentro de una empresa
para preparar una estrategia y emplearlos para lograr los
objetivos trazados. Un ejemplo de ello sería el dinero, los
recursos humanos o las propias instalaciones de una empresa.
• ¿Qué es gestionar?
• Es dar marcha a lo planificado durante la administración. Se
puede lograr gestionar un proceso de desarrollo e innovación,
un plan de marketing operativo, una subida de archivos a la
nube para cada departamento de la empresa, entre otros.
DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN POR PROCESOS
• La administración tiene a su cargo tomar decisiones en pro del beneficio
de la organización, en tanto que la gestión toma decisiones, pero siempre
bajo los límites que le impone la administración de esa organización.
• Las funciones de la administración son ejecutivas y de gobierno.
La gestión incluye legislación y determinación.
• La administración es la encargada de formular políticas, la gestión es la
encargada de ejecutar dichas políticas.
• La administración es una serie de acciones de alto nivel, la gestión se
basa en actividades de nivel empresarial y funcional.
• La administración es el núcleo desde donde se crea todos los
estándares para actuar y ejecutar dentro de una organización. En tanto
que la gestión, es una forma sistemática de administrar personas y coas
dentro de una organización.
DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN POR PROCESOS
• La gestión se enfoca en la administración de personas y su
trabajo realizado. La administración se encarga de hacer la
mejor utilización posible de los recursos de una organización.
• El administrador es el responsable de la gestión de una
entidad, en tanto que el gerente es el encargado de la
administración de la entidad.
• La administración tiene un papel definitivo dentro de una
organización, la gestión tiene un rol ejecutivo.
DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN POR PROCESOS
DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN POR PROCESOS