Administración

de Contratos

Alex Caqueo Henríquez

alex.caqueo@gmail.com

Administración de Contratos – Alex Caqueo

EXTERNALIZACIÓN

Es una entrega a otra parte (proveedor)

de la producción, fabricación de algún
producto o la ejecución de alguna
actividad

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HERRAMIENTA ESTRATÉGICA DE GESTIÓN

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Maximización del valor

Maximizar:
π = P * Q – (ѡ*L + P
z z z Mp*XMp + PSum*XSum + PServ*XServ + LSoc + r*K)

s.a.
• Operación sin accidentes
• Operación sin incidentes ambientales
• Operación con licencia social para operar

Donde:
•Pz : Precio del z
•Qz : Cantidad de z Producido •PServ : Precio Servicios
•ѡ : Costo Unitario Mano de Obra •XServ : Cantidad de Servicios
•L : Cantidad Mano de Obra •Lsoc : Licencia Social para operar
•PMp : Precio Materias Primas •R : Costo del Capital
•XMp : Cantidad de Materias Primas •K : Capital Invertido
•PSum : Precio Suministros
•XSum : Cantidad Suministros

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Ejemplo:

Maximizar:
π =P*Q
Z Z Z – (ѡ*L + PMp*XMp + PSum*XSum + PServ*XServ + LSoc + r*K)

Estrategia de Crecimiento Estrategia de Optimización

Gestionar QZ Gestionar costos unitarios
•Explorar o innovar Z Gestionar volúmenes de consumo
•Expandir lo actual: Para aumentar Anticipación de conflictos
o mantener el volumen Políticas de capacitación
•Adquirir: Nuevo o en operación Aumento de Productividad
•Fusionar Desarrollo de tecnología
Asegurar disponibilidades
Alianzas Estratégicas
Seguimiento del mercado
Políticas de eficiencia en la cadena
del valor.
Mejora en la gestión de suministros
Contratos a largo plazo.
Cultura colaborativa
Facilitar el uso de la información
Reducir costos de coordinación…….
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ES PROPIO DE CADA COMPAÑÍA

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Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
SELECCIÓN

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

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Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
Principios ySELECCIÓN
lineamientos principales
para la forma de contratación de
actividades en la Compañía

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

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Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
SELECCIÓN
Corresponde el proceso mediante el
cual se elige a los contratistas que
mejor calcen con los requerimientos

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
SELECCIÓN
Abarca el proceso de diseño de
contratos basado en entendimiento
de la lógica del negocio y del nivel
requerido de servicios

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
Corresponde al proceso de transición SELECCIÓN
producto de cambios en estructura
operacional, cautelando por la
continuidad de marcha operacional y
la cultura organizacional

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
SELECCIÓN
Considera el alineamiento en la
relación con los contratistas y los
mecanismos para el control de su
desempeño

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

ESTRATEGIA

EVALUACIÓN
SELECCIÓN
Comprende el proceso continuo de
revisión de aspectos de desempeño y
cumplimiento, y revisión al término
del contrato para continuidad

GESTION DE
RELACIONES Y NEGOCIACIÓN
CONTROL DE Y DISEÑO DE
DESEMPEÑO CONTRATO

TRANSICIÓN

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Ciclo de Vida para la Contratación de Servicios

El éxito está en administrar y entender la

completitud del ciclo y adecuarse a cada etapa
Administración de Contratos – Alex Caqueo
 Objetives Select scope Optimize selected Perform design Perform engineering Ramp-up production to reach
to meet concept to maximize engineering with Procure and construct steady-state operations that
business goals value well-defined scope Safe completion of asset meet business goals
and execution plan within Budget and schedule

Scoping Prefeasibility Feasibility Study Project Project Execution Operations

Study Study Commitment

Case A Project
Case B Execution
SELECT THE Funding
Governance

Case C BEST CASE approval

Best
Case D and project Production
case
Case E readiness Start-up

WHAT COULD
IT BE? WHAT WILL IT
BE? PREPARATION EXTRACT
WHAT SHOULD DELIVER THE
AND THE VALUE
IT BE? PROJECT
INVESTMENT
DECISION
• Conceptual • Selection of • Final basic • Detail • Steady –state
Scope alternative engineering engineering operating facility
• Market • Final plots (Final plot plans, • Hazop reviews
analysis • Infrastructure Final P&IDs) • Construction
Deliverables

• Schedules identified • Preliminary PEP • Commissioning

• Business goals • Major equipment • Cost estimate • Start-up
• Cost estimate list finalized +15 to 25% • Validation and
+100/-50% • Cost estimate +25 • Key regulatory qualification
• Schedule +/- 1 to 35% approvals activities
year • Environmenal
assessment Administración de Contratos – Alex Caqueo
reports
Y que pasa con los contratos para proyectos

• En aquellas empresas intensivas en portafolios de

proyectos, una mirada integral valida el uso de un
ciclo.
• En aquellos casos en qué los proyectos son únicos,
el proceso no es cíclico.

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Definiciones
Externalización, Políticas, Contratos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Roles en la Gestión de Contratos –desde el
Mandante

• El gestionador es el rol en
buscar en el mercado alguna Proveedor
/
solución de producto o servicio. Contratista
• El Adm de contrato es el
responsable por la recepción Gestiona
del servicio dor
Compra/
• El proveedor/contratista es Serv
quién fabrica, entrega, Administrador
construye o provee el producto Contrato
y servicio

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Contrato

• Documento que establece voluntades

entre las partes para ejecución del
encargo.
• Es un medio para el logro de los objetivos
de las partes.
• Es una herramienta de negocio.
• Mediante el contrato se expresan los
derechos y obligaciones.
• Es exigible por la fuerza de la ley

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Rol del Administrador del Contrato

Persona designada para actuar

en su representación y vela por
el cumplimiento del contrato

Alguna Diferencia
Mandante/Contratista?

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Gestión de Contratos Exitosa

• Coordinar el Contrato con los Objetivos del

Proyecto (Negocio)
• Coordinar el Contrato con las Condiciones del
Mercado
• Asignación correcta de los riesgos entre las
partes
• Establecer las líneas base de costos y plazos
• Identificar las obligaciones y relaciones
• Administrar/Mitigar los múltiples riesgos
• Establecer control sobre las actividades del
contrato
• Maximizar el retorno económico de las
inversiones
• Minimizar los atrasos de programa

Administración de Contratos – Alex Caqueo

La Implementación se logra a través del
proceso de contratación

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Tipos de Contratos
Suma Alzada, EPCM, Riesgos, Proyectos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Contratos Genéricos

• Distintos criterios
• Algunos ya definidos (Código Civil): onerosos y
gratuitos, principales y accesorios, reales,
consensuales y solemnes, entre otros.
• Existe una clasificación basada en el riesgo que toma
cada parte
• En función del monto de la contraprestación o precio y al
grado de definición del encargo requerido al contratista:
• Tres criterios principales: precio, cantidad y costo.

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Contratos Genéricos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Contratos Genéricos

• Necesidad de adaptabilidad del contrato a potenciales cambios

• Necesidades de control por el Mandante.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Suma Alzada

Recomendado para contratos de duración menor y para los contratos de construcción, con
ingeniería de detalles completa, o bien, contratos de ingeniería o servicios con un alcance bien
acotado, que no dependa de factores que el Mandante no pueda controlar y/o que el contratista
no pueda evaluar adecuadamente.
No se recomienda cuando no existe ingeniería o especificaciones completas a nivel de detalles, ni
tampoco cuando exista una alta posibilidad de mejoras o cambios.
Administración de Contratos – Alex Caqueo
 Serie de Precios Unitarios
PRECIO FIJO DEL ITEM

ADMINISTRACIÓN RIESGO DEL CONTRATISTA

ORIENTADA A CANTIDADES, Eficiencia y Productividad
CALIDAD Y CAMBIOS
(MANDANTE)

INCENTIVA
RIESGO DEL MANDANTE
CUMPLIMIENTO
Variación de Costo
PROGRAMA

MONTO FINAL INCIERTO

Se recomienda para contratos de ingeniería por disciplinas, ingenierías de perfil, de prefactibilidad
(conceptual), factibilidad (básica), de movimientos de tierra, o de construcción u otros servicios en
que no se tenga un alto grado de definición o certidumbre del alcance.
Es muy utilizada en contratos de servicios generales, tales como contratos de mantención o
alimentación.
Administración de Contratos – Alex Caqueo
 Costos Reembolsables
PRECIO FIJO DEL ITEM

ADMINISTRACIÓN ORIENTADA RIESGO DEL CONTRATISTA

CONTROL DE AVANCE Y Muy Bajo
CONTENCIÓN DE COSTO.
(MANDANTE)

RIESGO DEL MANDANTE

Ineficiencias, Mala Calidad,
Variación de Costo y Plazo

MONTO FINAL INCIERTO

Se recomienda para urgencias e incertidumbres que no es posible evitarlo.

Existen variaciones asociadas a los honorarios del Contratista (fijo, variable)

Administración de Contratos – Alex Caqueo

TIPOS DE CONTRATOS

EPCM

LPP
EPC BOT
Llave en
Mano

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Contrato basado Desempeño

Componente Base
Servicios
(Relación con el Alcance Básico
Adicionales
esfuerzo)
Pago Pago
Fijo Variable

Componente Desempeño
Desempeño
Desempeño Costos Desempeño
Calidad del
(Relación con el Materiales y Planta
Contrato
resultado) Repuestos
Pago Variable en función de
resultados de KPIs asociados

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Tipos de Contratos

• Ambos criterios son dimensiones distintas, por lo

tanto, combinables.

• EPC, EC o EPCM a suma alzada, a costo reembolsable

o a serie de precios unitarios, o una combinación de
ellos.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejercicio

1. Quieres comprar experiencia para determinar lo que debe hacerse.

2. Tú sabes con exactitud lo que debe hacerse.
3. Necesitas reconstruir un puente lo antes posible después de una
tormenta.
4. El proyecto requiere un nivel alto de capacidad para concluirlo y quieres
tener el mejor desempeño posible en el producto final.
5. Necesitas contratar un contratista para realizar investigación y desarrollo.
6. El alcance del trabajo está completo, pero actualmente la economía es
imprevisible.
7. Estás comprando artículos estándar.

Qué tipo de contrato es el más adecuado?

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Tipos de Contratos

• Para la definición del esquema de pago del contrato es

importante identificar las características del servicio y cuáles
son los tipos de riesgos involucrados (físicos, técnicos,
financieros, etc.)
• El riesgo debe asumirlo quién tiene la mayor capacidad de
gestionarlo.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejercicio

1. Quieres comprar experiencia para determinar lo

que debe hacerse.
2. Tú sabes con exactitud lo que debe hacerse.
3. Necesitas reconstruir un puente lo antes posible
después de una tormenta.
4. El proyecto requiere un nivel alto de capacidad
para concluirlo y quieres tener el mejor
desempeño posible en el producto final.
5. Necesitas contratar un contratista para realizar
investigación y desarrollo.
6. El alcance del trabajo está completo, pero
actualmente la economía es imprevisible.
7. Estás comprando artículos estándar.

Adaptación Lee, Kerzner 2000

Qué tipo de contrato es el más adecuado?

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Tipos de Contratos

Adaptación Lee, Kerzner 2000

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos

• Encontrar el justo equilibrio entre riesgos

beneficios con riesgos
• A mayor riesgo mayor beneficio.
• Gestión de Riesgo = Prevención de Riesgos
• Hay oportunidades al asumir más riesgos.
• Determinar y aclarar el apetito por riesgo.
• Quién tiene más apetito por Riesgo?
• En general el nivel de riesgo queda establecido en
las Bases Generales de cada empresa.
• Quién decide cuánto riesgo asumir?

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Identificación de Riesgos

Una mala identificación o

una inadecuada ¿Qué ocurre cuando el
administración de los Mandante asigna
riesgos por las partes en mayores riesgos al
un contrato llevará la contratista pero no
gran mayoría de las veces permite valorizarlos?
a consecuencias graves.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Identificación de Riesgos

Una mala identificación o No olvidar que todo riesgo es

valorizado económicamente,
una inadecuada
explícitamente o no.
administración de los Explícito: aparecen como
riesgos por las partes en contingencias, seguros o
sobreprecios.
un contrato llevará la
Implicito: Solicitudes de
gran mayoría de las veces compensación y controversias,
a consecuencias graves. retrasos. O peor, menos
competencia y contratistas
menos calificados.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Identificación de Riesgos

Una mala identificación o No olvidar que todo riesgo es

valorizado económicamente,
una inadecuada
explícitamente o no.
administración de los Explícito: aparecen como
riesgos por las partes en contingencias, seguros o
sobreprecios.
un contrato llevará la
Implicito: Solicitudes de
gran mayoría de las veces compensación y controversias,
a consecuencias graves. retrasos. O peor, menos
competencia y contratistas
menos calificados.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Identificación de Riesgos

Quienes asumen los riesgos deben:

 Tener habilidad para asumir tareas riesgosas
 Querer hacerlo
 Tener capacidad financiera para soportar la
ocurrencia del evento de riesgo
 Continuidad y estabilidad financiera durante el
período de responsabilidad

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Identificación de Riesgos

Principios de Abrahamson
Una parte en el contrato debe asumir un riesgo cuando:
1. Está en la esfera de su control, por ejemplo, cuando el riesgo en función
proviene de una conducta propia o una falta de diligencia y cuidado de su
parte,
2. Esa parte puede transferir el riesgo a través de un seguro y a su vez,
puede trasladar el valor de la póliza a un tercero, siendo igualmente
necesario que la administración de ese riesgo a través de un seguro sea la
vía mas económica para las partes;
3. El manejo de ese riesgo la beneficia económicamente a esa parte, más
que a otros;
4. Adjudicarle ese riesgo a la parte es en el interés de la eficiencia
(incluyendo igualmente la planificación, incentivos e innovación),
5. Si el riesgo se materializa, la pérdida económica afecta a esa parte
inicialmente, y no es conducente, bajo los cuatro principios anteriores
transferir el riesgo a un tercero.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Identificación de Riesgos
Tipo de Riesgos
Relacionados con la realización o la no terminación de las actividades; retrasos en la construcción o un
terminación de las obras sobrecosto de la mismas; la incapacidad del contratista para cumplir
con las especificaciones técnicas y de capacidad requeridas o
esperadas; escasez de la materia prima necesaria para la ejecución de
las obras; escasez de personal calificado necesario para adelantar el
proyecto
Relacionados con factores factores internos o externos pueden generar incertidumbre en
Económicos montos, tarifas, capacidad de pago de créditos, de acceso a seguros.

Relacionados con factores técnicos Ejemplos supuestos con respecto a la calidad o

calidad de minerales extraídos en un proyecto minero, o la falta de
capacidad del proyecto para producir la cantidad de bienes que se
había proyectado o la imposición de nuevas condiciones
técnicas al proyecto por parte de agencias gubernamentales.
Relacionados con aspectos políticos diferentes eventos de cambios de ley, de situación política o de
condiciones macroeconómicas que tienen un impacto negativo en el
contrato.
Riesgo legal la incertidumbre acerca del sistema legal que regirá las relaciones
nacidas durante el contrato o la falta de suficiencia del régimen
jurídico aplicable a los diferentes contratos que se generan durante el
mismo.
Riesgo Ambiental Asociado a impactos en el medio ambiente, conflictos con las
comunidades, etc.
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Evaluación de Riesgos
Identificar situaciones/condiciones/características que
puedan causar lesión o enfermedad, daño a la propiedad
y/o paralización de un proceso (Peligro)

Evaluar el Riesgo Inherente (Impacto x Probabilidad, sin control)

Generar Medidas para mitigar el riesgo

Evaluar el Riesgo Residual (Impacto x Probabilidad, con control)

DECIDIR
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Inventario de Situaciones (Peligros)

• Qué tengan un impacto en el contrato

• Relacionados con
• Ejecución o Terminación del contrato
• Factores Económicos de Entorno
• Factores Técnicos de Entorno
• Aspectos Políticos
• Legales
• Ambientales y de Comunidad

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Evaluación del Riesgo

Riesgo = Probabilidad x Impacto

Por lo tanto hay que evaluar la probabilidad de ocurrencia y evaluar el

impacto (generalmente en términos económicos).

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Evaluación del Riesgo

Impacto Valorización Probabilidad Valorización

Cualitativo Cuantitativo Improbable (puede D
ocurrir
Dificulta la ejecución del Los sobrecostos no Menor (1) ocasionalmente,
contrato de manera baja. representan más del 5% menos de 1 vez al año)
Aplicando medidas del valor del contrato
mínimas se puede lograr el Posible (puede ocurrir C
objeto contractual en cualquier momento
futuro)
Afecta la ejecución del Genera un impacto sobre Moderado (2)
contrato sin alterar el el valor del contrato entre
beneficio ara las partes 5%-15%
Probable B
Obstruye la ejecución del Incrementa el valor del Mayor (3)
(probablemente va a
contrato sustancialmente contrato entre 15%-30%
ocurrir, al menos 1 vez
pero aun así permite
al trimestre)
alcanzar el objeto
contractual Casi cierto (ocurre en A
la mayoría de las
Perturba la ejecución del Impacto sobre el valor del Catastrófico (4)
circunstancias, al
contrato imposibilitando contrato en más del 30%
menos 1 vez al mes)
alcanzar el objeto
contractual

Riesgo = Probabilidad x Impacto

Administración de Contratos – Alex Caqueo
Evaluación del Riesgo
Codigo Nivel
A1 Alto
A2 Muy Alto

Frecuencia
A3 Muy Alto
A 0 0 0 0
A4 Muy Alto
B 0 0 0 0
B1 Medio C 0 0 0 0
B2 Alto D 0 0 0 0
B3 Muy Alto 1 2 3 4

B4 Muy Alto Consecuencia

C1 Bajo
C2 Medio
C3 Alto
C4 Muy Alto
D1 Bajo
D2 Bajo
D3 Medio
D4 Alto

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Análisis de Riesgos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Ejemplo
Tener personal subcontratado trabajando en faena del mandante
sin contrato de trabajo o sin explicitar dónde trabaja

Frecuencia: Posible (C)

Impacto: Mayor (3) Riesgo Alto

Medida de Control Frecuencia? Diseñar Procedimiento

Impacto? donde se sancione su
Ambos? incumplimiento

Frecuencia: Posible (C)

Impacto: Mayor (3) Riesgo Alto

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Ejemplo
Contratista abandone obra durante el primer año la ejecución de
la construcción y montaje de la planta.

Frecuencia: Posible (C)

Impacto: Catastrófico (4) Riesgo Muy Alto

• Invitar sólo empresas AAA

Medida de Control Frecuencia?
• Monitorear mensual%
Impacto?
comportamiento financiero
Ambos?
• Acompañar al AdC.

Frecuencia: Improbable (D)

Impacto: Catastrófico (3) Riesgo Alto

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejemplo

Cómo cambia la evaluación del riesgo si el contrato corresponde al servicio de

correspondencia?

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos
Riesgos Medidas de Mitigación
RIESGOS DERIVADOS DE LA CONSTRUCCIÓN Y DE LA • contratos de construcción llave en mano
TECNOLOGÍA ELEGIDA
• contratos suma alzada
• Riesgo de abandono del contratista • contratos con constructores que gozan de
• Riesgo de incremento imprevisto de la inversión buena reputación y buen historial
• participación del constructor en el riesgo del
• Riesgo de incumplimiento del plazo de entrega negocio
• Riesgo de que la instalación no funciona • retención de pagos hasta que expertos
adecuadamente por mal diseño técnico u independientes certifiquen la obra
obsolescencia
• supervisión del proyecto por asesores técnicos
• Riesgo de que las infraestructuras necesarias no • utilización de tecnología probada
estén a tiempo o que el rendimiento de la
instalación sea inferior al previsto • prueba de funcionamiento
• garantías por vicios ocultos
• garantías por incumplimiento de los parámetros
técnicos
• Garantías contractuales del contratista
• contratos de mantenimiento a largo plazo o
leasing operativos
• seguro que cubran incidencias varias por
ejemplo todo riesgo construcción
• penalizaciones por demora
• contratos con objetos de lo más amplio posible
y de contenido no restringido ni enunciativo
• periodos de carencia con los financiadores

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos
Riesgos Medidas de Mitigación
RIESGOS DERIVADOS DE LA • elección de operadores de
EXPLOTACIÓN DE LA INSTALACIÓN prestigio familiarizados con la
• Riesgos derivados de la explotación tecnología y con una experiencia
de la instalación. probada
• riesgo de que la producción sea • De limitar los riesgos de operación
menor de lo previsto. sin lagunas intermedias.
• Riesgo de que se produzcan • Garantizar contractualmente los
inversiones complementarias no niveles de producción, consumo,
previstas inicialmente. costos, etc.
• Riesgo de incremento de costos de • Fijación de penalizaciones y
operación y mantenimiento premios para el operador en
función del rendimiento de las
operaciones.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos
Riesgos Medidas de Mitigación
RIESGOS DERIVADOS del MERCADO • Suscribir contratos de suministro
• Riesgo de incremento de precios de materias primas o consumos a
de las materias primas y consumos largo plazo
• Suscribir contratos de venta del
• Riesgo de disponibilidad de producto o servicio a largo plazo
materias primas y consumos • Relacionar el precio del producto o
• Riesgo de calidad de la materia servicio con los costos y su
prima evolución
• Cláusulas de revisión de precios
• Riesgo de descenso de la demanda • Suscribir seguros de lucro cesante y
del producto o servicio vendido de cobertura de impagados
• Riesgo de disminución de los • Utilización de derivados para cubrir
precios del producto o servicio riesgos
vendido • Cláusula del tipo take or pay

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos
Riesgos Medidas de Mitigación
RIESGOS CARÁCTER NORMATIVO • Participación de empresas del país
POLITICO como promotores, accionistas o
• Riesgo de modificaciones en la financiadores
normativa aplicable (legal, fiscal, • Participación de las administraciones
medioambiental, etc) públicas como promotores o
• riesgos políticos (expropiaciones, accionistas
repatriación de beneficios, etc) • Estudios de impacto medioambiental
• Estudio del marco legislativo
• Asesoramiento legal externó
• Traspaso del impacto económico al
cliente
• Cláusulas de mantenimiento del
equilibrio económico
• Cláusulas que prevean
indemnizaciones a pagar por la
administración
• Convenio de doble imposición
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Gestión de Riesgos
Riesgos Medidas de Mitigación
RIESGOS FINANCIEROS • Utilización de derivados (opciones,
• Riesgo de variación de los tipos de futuros y swaps) para la cobertura de
interés riesgos
• Riesgo de variación de los tipos de • Cerrar operaciones de seguro de
cambio cambio
• Riesgos asociados a la inflación • Utilización de tipos fijos, variables o una
combinación de ambos
• Establecimiento de cláusulas multi
divisa
• Acuerdos para cubrir la insuficiencia de
caja: aporte suplementario de capital o
restricciones en el pago de dividendos
• Análisis de sensibilidad ante cambios en
la inflación
• Traspaso de parte del impacto
económico al precio del producto o
servicio
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Ejercicio

• Escoja un contrato que les interese

• Realice:
1. Identifique un riesgo relacionado con cada
perspectiva (ejecución contrato, factores económicos
de entorno, etc)
2. Evalúelos y genera la matriz de riesgo
3. En caso de tener riesgos altos o muy altos, proponga
una medida de control o mitigación de tal modo que
disminuya

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Incentivos y Sanciones en los contratos

 Incentivos o sanciones a la ejecución del servicio,

fundamentalmente basado en el nivel de cumplimiento de
los KPI o SLA asociados.
 Los incentivos se pueden traducir en % sobre E/P medio,
montos fijos de dinero o gananciales compartidos.
 Las sanciones, como aplicación de multas se reflejan como
descuentos al E/P o a las retenciones disponibles por el
contrato (Boletas de Garantía /Pólizas de Garantía).
 En general, las multas acumuladas no deben superar al 10%
del monto total del contrato. Sobre este monto, el mandante
asume incumplimiento grave y puede aplicar término
anticipado de contrato, sin derecho a compensación por
parte del Contratista.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Incentivos y Sanciones en los contratos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Saliendo al Mercado
Nunca contraigas amistad con un hombre que no es
mejor que tú mismo, Confucio
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Salir al Mercado

Modalidades Etapas
• Consulta al Mercado • Expresión de Interés
(RFI) • Precalificación
• Licitación Privada • Evaluación Económica
• Licitación Pública • Evaluación Técnica
• Asignación Directa • Negociación

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Mecanismos para salir al Mercado según sus
características

Atomicidad Homogéneo Barreras Precios Contratos

Competencia Precio es el Licitación

Alta Homogéneo total Bajas
Perfecta costo marginal Crear mercado

Precio donde el Alianza

Puede serlo o se
Un solo ingreso marginal Estratégica
Monopolio puede Altas
oferente es igual al costo Evitar Colusión
discriminar
marginal. Crear Mercado.

Muy alta por

Monopolio Un solo Precio igual al Alianza
Es homogéneo economías de
Natural oferente costo medio Estratégica
escala.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Selección de Modalidad de Salir al Mercado
Licitaciones Asignaciones Directas
¿Cuándo se justifica? • Existen varios • Urgencia
proveedores • Bajo Monto
• El tipo dependerá de las • Confianza
condiciones con las que • Proveedor único
se quiera contratar.
• Se busca un menor
precio fomentando la
competencia.
¿Qué se requiere? • Conocimiento del • Intentar generar
mercado. alianzas.
• Resguardos para evitar • Identificar el impacto o
prácticas colusivas. criticidad de este tipo
• Planificación en base a de asignación.
requerimientos y • Transparencia en la
tiempos (backplanning). asignación.
• Transparencia e
información pareja.
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Documentos para Salir al Mercado por parte del
Mandante

• Bases generales de contratación

• Bases administrativas especiales
• Itemizado de presupuesto
• Bases técnicas completas, con todos sus anexos y
planos
• Bases técnicas o estándares asociados a seguridad,
calidad, medio ambiente y salud ocupacional
• Estudio de riesgo de la licitación
• Bases de medición y pago
• Presupuesto estimado
• Lista de contratistas sugeridos
• Método de evaluación sugerido
• Formularios para presentar la propuesta
• Documentación asociada a Compliance
• Otros

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Documentos para Salir al Mercado por parte del
Mandante
1 2 3

Bases
Bases Generales
Administrativas Bases Técnicas
de Contratación
Especiales

• Disposiciones • Son propias de los • Antecedentes y

administrativas, procesos de requerimientos
jurídicas y contratación técnicos
comerciales de específicos • lo más precisas
carácter • Complementan, posible,
• Es el rayado de aclaran, definan, • Todo aspecto que
cancha del reemplazan, suprimen quede total o
Mandante o modifiquen parcialmente
• En los casos que condiciones descritas indefinido, debería
no sean en las BGC, considerar un
adecuadas, se prevaleciendo sobre procedimiento de
deberán preparar ellas. definición y un hito
bases específicas • Plazos, garantías, de aplicación.
reajustes, impuestos,
seguros, multas,
premios, etc.)

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Documentos para Salir al Mercado por parte del
Mandante
CONTENIDO
CONTENIDO
• Descripciones y alcance del proyecto
o trabajo.
• Exigencias técnicas y formas de • Incluye una lista de los documentos
trabajo requeridos. que las componen o
• Requisitos de calidad, eficiencia y complementan, especificaciones y
desempeño.
3 planos con sus identificaciones y
• Lugar de ejecución de los trabajos. número de revisión; normas
• Normas de ejecución, operación y aplicables, y en caso de ser más de
control que deben observar. una señalar el alcance de cada una.
• Pruebas que deben superar las
Bases Técnicas • Todos los requisitos y exigencias de
diferentes etapas del proyecto o calidad y desempeño, las
trabajo efectuado, estableciendo condiciones que deben cumplirse
parámetros y mediciones de para la ejecución de los trabajos.
productividad y calidad. • Materiales, dimensionamientos,
• Definición de aportes del contratista disposiciones de equipos,
y del Mandante. interconexiones, interferencias,
• Forma de medición y pago de los aportes, etc.
servicios ejecutados. • Diagramas, bosquejos, planos,
• Procedimientos, relativos al término, layout, etc. que sean necesarias
entrega y aceptación de las distintas para eliminar incertidumbres.
etapas de materialización de un
proyecto o trabajo.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Contratos FIDIC

 Federación Internacional de Ingenieros Consultores

 Estándares de Contratación para la Ingeniería y Construcción
 Red Book: Condiciones de contratación para construcción
 Yellow Book: Condiciones de contratación para contratos
donde el contratista diseña y construye
 Silver Book: Condiciones de contratación para contratos EPC-
Llave en Mano
 Green Book: Modelo de contratación simplificado
 Gold Book: Modelo para contratos Diseño, Construye y Opera
(DBO)

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Licitación Privada

Etapas
Se invita en forma
exclusiva a un número
determinado de
contratistas a licitar una
obra o servicio, de
acuerdo con las
condiciones establecidas
en las bases generales de
contratación, especiales
y técnicas,

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Formulación de Consultas

 Aclarar alcances técnicos u obtener información adicional

 Determinar riesgos y alcances
 Modificar aspectos confusos de las bases

Temor a preguntar
Respuestas insuficientes: Ver
bases pagina XXX

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 Formulación de Consultas
Contratista debe comprender al menos
 Alcance de responsabilidad del contratista
 Responsabilidad por errores
 Límite de las multas
 Devolución de multas
 Exclusión del lucro cesante, daño moral y perjuicios indirectos
 Pago parte no discutida (claims)
 Indemnizaciones de término de contrato
 Comunicaciones formales
 Documentos integrantes del contrato y orden de precedencia
 Plazos y sus efectos
 Sistema de Resolución de Controversias
 Tratamiento de los cambios y sus efectos en plazo y monto
 Fuerza Mayor
 Facultades del Administrador (en términos de aprobaciones de
cambios)
 Facultades de ITO o Agente (EPCM)

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Método de Evaluación de Ofertas

 Las ofertas se evaluarán de acuerdo a un método de

evaluación preestablecido, cuyo alcance o detalle podrá ser
conocido o no por los proponentes.

 Los aspectos a evaluar dependerán de la naturaleza y

complejidad del servicio a contratar, el monto involucrado y
la criticidad para las operaciones, entre otros factores,
debiendo confeccionarse de manera de eliminar, hasta
donde sea posible, la evaluación de parámetros subjetivos.

 En el caso de las licitaciones públicas, se adiciona un método

de precalificación

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Preselección y Precalificación

 Comprobar solvencia técnica y financiera, acorde con la

magnitud de los servicios solicitados.
 Registro de Contratistas: Es parte de la premisa que todas las
empresas inscritas en éste, dentro de la especialidad
requerida por los trabajos y calificadas en un tramo
determinado, se consideran potencialmente habilitadas y en
igualdad de condiciones para formular ofertas.
 Si el mercado es competitivo invitar a un alto número. Si el
mercado no es competitivo, haga ese alto número. La
competencia es buena?
 El impacto de gestionar un gran número de participantes no
es significativo en términos del impacto económico en el
servicio.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Preselección y Precalificación

 Una precalificación de contratistas se realiza cuando por el

monto del presupuesto, complejidad del servicio, u otra
condición no es recomendable utilizar directamente el
registro de contratistas.

 Requiere preparar bases de precalificación y un método de

evaluación de los antecedentes de precalificación.
 Este proceso de selección de contratistas se realiza por
invitación pública o privada, calificando los antecedentes
técnicos, económicos y jurídicos de los contratistas.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejemplo: Precalificación

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Evaluación de Ofertas:

Aspecto Técnico Aspecto Económico

 Las evaluaciones  La base es el presupuesto de referencia

técnicas de las ofertas
 Se realiza, mediante la comparación de
es para verificar el
las ofertas vertidas en el itemizado de
grado de satisfacción de
presupuesto, verificando que estén
las bases técnicas
incluidos todos los elementos de costos
 A cada oferta se le y valorización de partidas de manera
asigna un puntaje en correcta y que sean consistentes con
base a valores los trabajos solicitados.
preestablecidos.
 En el caso de serie de precios unitarios,
 Las aclaraciones no que tienen componentes cotizados
deben contravenir el relevantes de precios unitarios, se
principio de equidad y puede considerar la sensibilidad de las
no alterar las ofertas ofertas ante variaciones en las partidas
económicas. más significativas.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Valorización de la Obra por el Contratista

• Administración
• Preparación de la propuesta y • Financiamiento
negociación del contrato • Seguros
• Movilización, instalación y levantamiento
• Gastos generales de la matriz de faena
durante el plazo del proyecto • Costo ingenierías
• Movilización y amortización de equipos
• Gastos generales del proyecto • Materiales y combustibles
• Servicios (energía, comunicaciones, otros)
• Costos directos del proyecto • Mano de obra, campamentos,
alimentación
• Utilidades • Seguridad y salud

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Valorización de la Obra

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Tipos de Métodos de Evaluación
Evaluación  Baja complejidad técnica
100%  Características técnicas estándar
Económico  Producto es commodity
Cumple,  Licitaciones con preselección de proveedores
entonces 100%  Mediana complejidad técnica
económico
 Especificaciones técnicas rígidas de cumplimiento on-off
Polinomio  Alta complejidad técnica
técnico  Características técnicas singulares y no estándar
económico

Polin técn-econ y  Contratos de Alta complejidad técnica

homologación  Características técnicas singulares y no estándar
remuneracional  Es fundamental en el éxito del servicio cierto grupo de personal.
 Es relevante que los menores montos ofertados no sean a costa de las
remuneraciones del grupo clave.
Ejemplo Evaluación

Calidad
Plazo de Personal
Empresa Programa de Plan de SSO Empresa Monto Total (US$) US$/ton
Ejecución Propuesto
Trabajo
NN1 80 80 80 80 NN1 89.533.593 58,7105528
NN2 90 90 90 90 NN2 109.039.492 71,5013062
NN3 95 95 95 95 NN3 158.922.658 104,211579
NN4 96 96 96 96 NN4 155.235.658 101,793874
NN5 96 95 94 98 NN5 222.000.221 145,573915
NN6 75 100 75 100 NN6 90.526.458 59,3616118
NN7 90 70 100 70 NN7 78.526.893 51,4930446

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Ejemplo Evaluación
Si hubiésemos considerado que era una evaluación tipo Polinomio
• Ptotal = Ptecnico*40%+ Peconómico*60%
• Variables técnicas con igual ponderación (25% cada una)
• Peconómico = Pecon de la Empresa / Pminimo *100
Calidad
Plazo de Personal
Empresa Programa de Plan de SSO Ptécnico
Ejecución Propuesto
Trabajo
NN1 80 80 80 80 80
NN2 90 90 90 90 90
NN3 95 95 95 95 95
NN4 96 96 96 96 96
NN5 96 95 94 98 96
NN6 75 100 75 100 88
NN7 90 70 100 70 83

Empresa
Monto Total
US$/ton Peconómico
Empresa Ptécnico Peconomico Ptotal
(US$)
NN1 80 88 85
NN1 89.533.593 58,71055279 88
NN2 109.039.492 71,50130623 72 NN2 90 72 79
NN3 158.922.658 104,211579 49 NN3 95 49 68
NN4 155.235.658 101,7938741 51
NN5 222.000.221 145,5739154 35 NN4 96 51 69
NN6 90.526.458 59,3616118 87 NN5 96 35 60
NN7 78.526.893 51,49304459 100
NN6 88 87 87
NN7 83 100 93

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Ejemplo Evaluación

Si hubiésemos considerado que era una evaluación tipo On/Off 100%

Económico
• Ptotal = Min Peconómico
• Variables técnicas con igual ponderación (25% cada una)
• Puntaje mínimo técnico total 80 inclusive y cada variable superior a 79.
Calidad
Plazo de Personal
Empresa Programa de Plan de SSO Ptécnico
Ejecución Propuesto
Trabajo
NN1 80 80 80 80 80
NN2 90 90 90 90 90
NN3 95 95 95 95 95
NN4 96 96 96 96 96
NN5 96 95 94 98 96
NN6 75 100 75 100 88
NN7 90 70 100 70 83

Monto Total Empresa Ptécnico Peconomico Ptotal

Empresa US$/ton Peconómico
(US$)
NN1 89.533.593 58,71055279 100
NN1 80 100 100
NN2 109.039.492 71,50130623 82 NN2 90 82 82
NN3 158.922.658 104,211579 56
NN4 155.235.658 101,7938741 58
NN3 95 56 56
NN5 222.000.221 145,5739154 40 NN4 96 58 58
NN6
NN7 NN5 96 40 40
NN6 Descalificado -
NN7 – AlexDescalificado
Administración de Contratos Caqueo -
 Ejemplo Impacto Ponderación
Empresa Ptécnico Peconomico Ptotal
NN1 80 88 82
NN2 90 72 85
NN3 95 49 81
NN4 96 51 82
NN5 96 35 78
NN6 88 87 87
NN7 83 100 88
Empresa Ptotal
NN1 88 87 86 85 85 84 83 82 81,5 80,8 80,0
NN2 72 74 76 77 79 81 83 85 86,4 88,2 90,0
NN3 49 54 59 63 68 72 77 81 85,9 90,4 95,0
NN4 51 55 60 64 69 73 78 82 86,9 91,5 96,0
NN5 35 41 47 53 60 66 72 78 83,7 89,7 95,8
NN6 87 87 87 87 87 87 87 87 87,3 87,4 87,5
NN7 100 98 97 95 93 91 90 88 86,0 84,3 82,5
Maximo Algún
NN7 NN7 NN7 NN7 NN7 NN7 NN7 NN7 NN6 NN4 NN4
Ptotal Corolario?
A B C D E F G H I J K
Ptécnico 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Peconómico 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Propuesta de Adjudicación / Adjudicación

Propuesta Adjudicación Adjudicación

 La recomendación de adjudicación  Comunicación formal y oficial de la

será aprobada por el nivel que adjudicación
corresponda al interior del
Mandante.  Una vez aceptada formalmente la
adjudicación por el proponente,
 También ocurre que se requieren
adecuar las ofertas factibles de ser mediante comunicación escrita, se
adjudicadas, para satisfacer de publicará o comunicará el resultado
mejor manera los requerimientos del proceso de contratación a los
del usuario, tanto desde el punto de demás proponentes y se procederá
vista técnico como económico, bajo a la devolución de las garantías de
el concepto de una relación del tipo seriedad de las ofertas, si las
GANAR/GANAR hubiere.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Preparación y Firma Contrato

 Los contratos son por adhesión

 Los contratos deberán ser firmados por aquellos que tienen
los poderes notariales.
 Firmado el contrato por la empresa contratista, se procede a
requerir los documentos de resguardo del contrato, tales
como: garantías de cumplimiento, pólizas de seguros y otros.
 Cuando el contrato se encuentre firmado por ambas partes,
el Mandante informará al usuario que el contrato está en
condiciones de operar; además de distribuir los respectivos
originales y copias del documento firmado.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Algunas Componentes básicas del contrato

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Algunas dificultades durante el ciclo de vida de un
contrato
• Estimación del plazo para el encargo demasiado optimista o de difícil
cumplimiento.
• Servicio se deba prestar en un área sujeta a interferencias operacionales o con
otros Contratistas y cuyo impacto es difícil de cuantificar.
• Valor referencial estimado se encuentre incorrecto, la mayor de las veces
subvaluado.
Mandante • Documentos disponibles y Bases Técnicas no definan con claridad el alcance y
los parámetros de operación del requerimiento.
• Proponentes sugeridos no son los adecuados.
Gestión • Selección de proponente en base a ofertas económicas muy bajas
del • Condiciones no adecuadas para una rápida instalación de faenas y equipos
Contrato (Área, Acreditación, Inducciones, etc.)

• Baja participación de la mirada de las áreas de terreno en la preparación de las

propuestas.
• La presupuestación y programación debe en algunos casos eliminar las
Contratista variabilidades para tener una propuesta ganadora.
• Aumento de las cantidades de obras por deficiencia de la documentación técnica
de la propuesta

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejecutando el Servicio

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Oh! Olvidamos leer a
fondo el contrato?
 El Contrato y sus documentos Integrantes

• En caso de
contradicción
1. El Contrato y sus Modificaciones entre el contrato
2. Carta de Adjudicación y alguno de los
documentos
3. Aclaraciones enviadas por el Mandante integrantes
4. Serie de preguntas y respuestas siempre preferirá
el Contrato.
5. BT - Bases Técnicas
6. BEC - Bases Especiales de Contratación • En caso de
contradicción
7. BGC - Bases Generales de Contratación / entre los
BAG – Bases Administrativas Generales documentos
8. Estándares y Reglamentos (HSEC) integrantes
primará el orden
9. Oferta Técnico Económica del Contratista de prelación.
Administración de Contratos – Alex Caqueo
Proceso de Administración Ejecución Contrato

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Plan de Ejecución

 Se debe verificar la validez del Plan de Ejecución que soportó

la propuesta
 Actualizar
 Complementar
 Construir
 Contar con un Plan de Ejecución
 Camino
 Visibilidad
 Prever

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Una mirada al Plan de Ejecución
Línea Base
• Procedimientos
• Ingenieria
• Contratación y Compras
• Control
Plan de • Gestión de Riesgos
Ejecución • Aseguramiento de Calidad
• Mejoramiento Continuo
• Gestión de Interesados y
Clientes
• Entrega del Servicio
• HSEC • Continuidad Operacional
• HR • PEM y de entrega al cliente
• IT • Organización

Lecciones Aprendidas

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Una mirada al Plan de Ejecución

Plan de
Ejecución

Puesta en Marcha
Ejecución Entrega
del Servicio

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Riesgos
Identificar situaciones/condiciones/características que
puedan causar lesión o enfermedad, daño a la propiedad
y/o paralización de un proceso (Peligro)

Evaluar el Riesgo Inherente (Impacto x Probabilidad, sin control)

Generar Medidas para mitigar el riesgo

Evaluar el Riesgo Residual (Impacto x Probabilidad, con control)

DECIDIR
Administración de Contratos – Alex Caqueo
 Puesta en Marcha del Contrato

Reunión de Arranque (Kick Off) Movilización

 Reunión en que participan las contrapartes  Se efectúan todas las actividades

oficiales por parte del mandante y el necesarias para la correcta y
contratista oportuna instalación de la
empresa contratista, bajo las
 Se revisan las actividades que considera la condiciones que establece el
movilización necesarias para la correcta contrato.
ejecución del servicio
 Permite iniciar las actividades de
 Se verifica el cumplimiento de los requisitos acuerdo a lo contratado.
establecidos en los reglamentos HSEC.  Se debe realizar en los plazos
señalados en el contrato
 Se suscribe el acta de inicio y se abre el libro
de obras
Se establece la fecha de inicio de ejecución del
contrato
Acuerdos sobre actividades antes de iniciar el
servicio
Acuerdos sobre la implementación del
programa de trabajo del servicio.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Puesta en Marcha del Contrato
Entrega de Terreno Apertura Libro de Obra

 Se efectúa en fecha y lugar  Es el medio de comunicación oficial, se usa para el control de

establecido las comunicaciones durante su ejecución.
 Se señala aspectos específicos  Las instrucciones se refrendan en el libro de obras, no por
del área, recordando los aportes emails, ni verbales.
del mandante acordados por
contrato.  Además de ser una herramienta de gestión del servicio, se
constituye en el principal medio de prueba ante cualquier
 En caso de zonas compartidas, se
reclamo o controversia
señalan las normas asociadas
 Esta actividad se formaliza En caso de no estar la comunicación redactada en el libro
mediante acta de entrega de obras, puede asumirse a priori que nunca existió.
 Instrucciones, Consultas, Constancias, Entrega de
Información, Solicitudes, Ordenes de Cambio, Notificación
de Incumplimiento, Solicitud de Compensación, Respuestas,
entre otros, son necesarias señalar en Libro de Obras
 Hoy Libros de Obras Digitales permiten una mejor
comunicación entre las partes.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Credencialización e Inducción

 El Mandante verifica el cumplimiento de los requisitos

asociados a condiciones laborales, técnicos y de seguridad
para la empresa contratistas, sus trabajadores, equipos y
maquinarias.
 En paralelo una de las principales hitos de esta etapa son las
charlas o cursos de inducción (derecho a saber), respecto a
las condiciones de seguridad de la empresa, instalación y/o
faena.
 Una vez cumplidos los requisitos se procede a la autorización
de ingreso a instalaciones del personal contratista via
entrega de tarjeta o credencial.
 Asimismo se autoriza el ingreso de los equipos y maquinarias

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Ejecución

 En esta etapa se debe gestionar el contrato desde una

perspectiva de negocio, para ello se debe cumplir con los
objetivos establecidos en el contrato.
 Un aspecto esencial es el correcto desarrollo de las
actividades que realiza el contratista.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Administración de Contratos – Alex Caqueo
Administración de Contratos – Alex Caqueo
 Actividades en la ejecución (Mandante)

Control del
Gestión Credencialización
delivery del
Documental
servicio (volumen
y plazo) Verificación y
reporte de Kpis
Control Laboral
Inspección técnica Facturación y pago
(Subsidariedad)
y de calidad
Inspecciones
ambientales Monitoreo
Inspecciones de Financiero
seguridad y salud
ocupacional
Coordinación Aspectos legales y Recepción de
interequipo de permisos servicios

Gestión de
Beneficios Gestión a Mejoramiento Modificaciones Gestión de
relaciones con el
Externalizacion través de Kpis Continuo contractuales Clientes
contratista

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Control de la Ejecución del Servicio

 El objetivo es controlar el adecuado desarrollo y avance de

las obras y servicios.
 Para ello debe inspeccionar y controlar.
 En general, hay que velar por el cumplimiento: técnico,
calidad, HSEC, laboral y previsional, productividad, costos y
plazos

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Control de la Ejecución del Servicio

Lo anterior se traduce en:

 Verificar avance físico de los hitos o de los entregables acordados
 Verificar avance financiero, controlando y gestionando
oportunamente la aceleración o retraso del gasto
 Controlar el presupuesto, en términos de costo y dotación.
 Gestionar indicadores de gestión
 Involucramiento y contacto periódico con la contraparte para
resolver brechas o issues.
 Verificar el cumplimiento de las obligaciones de HSEC.
 Verificar el cumplimiento de obligaciones laborales y
previsionales.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Cumplimiento de Obligaciones Laborales y
Previsionales

El objetivo es velar por mantener al mínimo la responsabilidad

subsidiaria de la empresa mandante.
• Para ello verifica que las obligaciones de este ámbito
estén cumplidas
• El documento idóneo es el Certificado de Cumplimiento
de Obligaciones Laborales y Previsionales (F30-1)
• Se debe realizar previo a la aprobación del Estado de
Pago

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Responsabilidad Ley de Subcontratación

Solidaria Subsidiaria
La empresa responderá conjuntamente con el La empresa responderá cuando el contratista no
contratista, respecto de las deudas laborales y/o cumpla con sus obligaciones laborales y/o
previsionales que tengan con sus trabajadores, si y previsionales respecto de sus trabajadores, solo una
sólo si el trabajador ha iniciado acciones legales al vez que se haya agotado la persecución de la
respecto. responsabilidad del contratista

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Interferencias

Es responsabilidad del administrador de contrato gestionar y

resolver las interferencias. Estas interferencias pueden estar
referidas cuando el servicio se relaciona con otros contratistas
u otras operaciones.
• Ejemplos de interferencias?
• Qué sucede si el AdC no se involucra en resolver las
interferencias

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Gestión de Pago

 Los Estados de Pagos se deben gestionar de manera

oportuna y permanente.
 Se debe verificar que efectivamente los servicios se
prestaron correctamente
 En caso de tener E/P con partidas en discusión se debe
gestionar el pago de las actividades recepcionadas
correctamente y postergar el pago de la parte a resolver para
el E/P siguiente.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Modificaciones Contractuales

 Las modificaciones a alcance, monto y plazo deben ser

gestionadas, en términos de evaluarlas, autorizarlas (por
quién correspondan), documentarlas y formalizarlas
 Condiciones para una modificación de contrato:
• Debe existir un contrato vigente
• Debe existir mutuo acuerdo entre las partes
• Debe existir presupuesto.
• No deben significar una alteración sustancial de las condiciones
originales de contratación, en alcance y/o en sus obligaciones
esenciales
• Las condiciones económicas de la modificación deben estar inscritas
en la lógica económica de la adjudicación original.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Desmovilización

• Todas las actividades que permiten el correcto

término del servicio
• Retiro de instalaciones
• Restitución de los lugares ocupados
• Recolección y transporte de escombros, y deshechos a
botaderos autorizados
• Devolución de bienes aportados por el mandante
• El retiro de todo el personal que mantenga el contratista
en faena
• Cierre correcto de permisos y pases
• Otras actividades de desmovilización
• Pago de deudas

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Finiquito

• Es la formalización del termino contractual

• Administrativamente corresponde al cierre del
contrato, recepción de los entregables del servicio,
recepción de todos los dineros asociados a éstos y
devolución de garantías.
• No exime de las responsabilidades post contrato
(laborales, calidad de construcción u otras).

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Algunas dificultades durante el ciclo de vida de un
contrato

• Aportes del Dueño o Criterios de Diseño aportados por el Dueño no se

cumplen. No hay control o son incumplibles.
• AdC no competentes.
• Débil disciplina en la utilización de los mecanismos de comunicación (No
registra incumplimientos del contratista).
• Débil disciplina de seguimiento y control de las actividades y compromisos.
Admin. o (Se paga sin directa relación con el avance o cumplimiento).
• Balance incorrecto entre continuar la obra/servicio y/o solicitar
Ejecución
Mandante autorizaciones
del • Inadecuado apoyo de las restantes áreas staff al AdC.
Contrato • Conflictos con el contratista ya que Itemizado de Presupuesto se encuentre
desbalanceado, en cuyo caso, después de haber ejecutado los ítems
sobrevalorados, el Contratista no querrá ejecutar los ítems subvalorados.
• El método de ejecución propuesto en la oferta técnica del Contratista no se
pueda llevar a efecto, alterando el costo y plazo de ejecución del Contrato.
Un cambio del método de ejecución puede requerir un mayor plazo y
mayores costos.

Administración de Contratos – Alex Caqueo

 Algunas dificultades durante el ciclo de vida de un
contrato

• Conflictos por plazo optimista o incumplible.

• No se lleva un control periódico (Semanal o a lo menos mensual) de los atrasos
originados en la ruta crítica, y documentando la responsabilidad de cada una de
las partes.
• Débil apego al seguimiento, control y cumplimiento de actividades, presupuesto
y de programa
• Puesta a punto tardía de los programas de seguridad.
• Impacto de mercado en estructura de costo del contrato y que no se refleje
adecuadamente en la formula de reajuste.
Admin. o • La contingencia es insuficiente al ocurrir imprevistos.
Ejecución • Inadecuado uso de mecanismos de comunicación. No hay registro de las
Contratista instrucciones y/o comunicaciones con el mandante durante el contrato.
del
• El Mandante no reconoce ordenes de cambios de responsabilidad de él. Y
Contrato además, aplica multas.
• Tardía presentación de los claims.
• Inadecuada gestión de los subcontratistas
• Obras extras, modificaciones, correcciones y cambios
• Aceleraciones productos de atrasos en la entrega de terreno, ingeniería y
suministros.
• Lentos procesos de RRHH en la reposición de personal
• Atrasos en la entrega de compras.
• Gastos Generales
Administración sin control.
de Contratos – Alex Caqueo
 Algunas dificultades durante el ciclo de vida de un
contrato

• Existen observaciones sobre la calidad del encargo y que el Contratista no está

dispuesto a corregirlo.
• Se recepciona el Contrato, sin estar los servicios terminados, como una forma de
Mandante otorgar un plazo adicional al Contratista.
• No existe acuerdo sobre las cantidades finales en el estado de pago final
• El Contrato se haya pagado en exceso y que corresponda que el Contratista
reintegre al Mandante la diferencia.
Cierre de
Contrato
• Que la resolución de las solicitudes de compensación y/o reclamos se hayan
postergado para esta etapa, ya sea por el Administrador del Contrato y/o por el
Contratista, lo que postergará el cierre del Contrato.
Contratista • Extensa resolución de ordenes de cambios, por lento proceso de autorizaciones
del mandante.
• Mucho tiempo en el cierre del servicio, postergándose el cobro del ultimo
Estado de Pago y recuperar Boletas de Garantías

Administración de Contratos – Alex Caqueo

Factores Críticos

1. Conozca el Alcance de los Trabajos

2. Entienda sus Obligaciones Contractuales

3. Planifique en Detalle las Actividades

4. Resuelva Rápidamente los Problemas

5. Administre los Contratistas

6. Administre el Flujo de Caja

Administración de Contratos – Alex Caqueo