Modelo de Administración de

Negocio Contratos

Profesor: Roberto Díaz

Contenidos

MÓDULO I : MÓDULO II : MÓDULO III :

MODELO DE LICITACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Y
NEGOCIO ADJUDICACIÓN CIERRE

Modelo de Negocio Licitación Administración

- Evaluación de Riesgos
- Definición del Alcance y Requerimiento
- Matrices de Evaluación
- Aspectos Legales y Contractuales
- SLA
- Evaluación de Desempeño
- Gestión de Costos de Servicios
- Estados de Pago y Facturación
- Aspectos HSS, MAC, normativa
legal y laboral

Adjudicación Cierre
- Formalización y Comunicación
- Estrategias de Negociación - Aspectos medio ambientales
Objetivos

! Un efectivo Sistema de Gestión de Contratos

entregará competitivos resultados segura y
eficientemente, adoptando las mejores
prácticas para alcanzar los objetivos del
negocio, mientras asegura la consistencia a
través de la Empresa.
Objetivos
Temas comunes en la gestión de contratos:
! Inexacto reporte de indicadores y resultados.
! Contratación se considera más fácil que emplear.
! Muy poco análisis de costos de contratos vs inhouse
! Limitado conocimiento de las obligaciones de los dueños de
contratos.
! Pocos esfuerzos en reconciliación de actividad real por facturar.
! Pobre monitoreo de rendimiento
! Compras para el trabajo (no para el negocio).
! No Cumplimiento de procedimientos de autorización
(Delegación de autoridad)
! Alto gasto en servicios contratados & remuneraciones.
MODELO DE GESTIÓN
DE CONTRATOS
Contratar lo
correcto

Re-evaluar Atraer
Utilización efectiva de contratistas
Decisión
Outsource Contratos y Gestión correctamente

Administrar
Contratos
Bien
MODELO DE GESTIÓN DE CONTRATOS
CONTRATAR LO CORRECTO
- Hay valor en usar a un contratista?
- Están las habilidades disponibles en nuestro
negocio?
- Es esencial la habilidad para nuestro negocio?
- Es el servicio solo requerido intermitentemente/
corto plazo?
- Necesitamos compartir los riesgos?
ATRAER CONTRATISTAS CORRECTAMENTE
- Contratistas precalificados
- Mínimo número de proveedores de servicios
- Documentos de contratos simples y estándar
- Procedimientos de gestión estándar
- Alcance claramente entendido / costo / objetivos
en tiempo & beneficios del outsourcing (Caso de
negocio)
- HS&E / Estándares de Calidad
MODELO DE GESTIÓN DE CONTRATOS

ADMINISTRAR CONTRATOS BIEN REEVALUAR DECISIÓN DE OUTSOURCING

- Actualizar descriptores de trabajo Reconciliar resultados actuales con los supuestos

- Clara definición de responsabilidades de del caso original de negocio para contratación
dueños de contratos. u outsorcing como parte de:
- Empoderamiento / Delegación de Autoridad.
- Proceso anual de planificación.
- Dotación por proceso.
- Reclamos por variaciones de contratos.
- Entrenamiento de dueños de contratos y
- Contratos con finalización pendiente.
contratistas
- Evaluaciones de rendimiento de contratistas.
- Monitoreo de rendimiento & Reporte
- Cambios en alcance o requerimientos
- Minimizar costos de Contratos
- Demostrado compromiso de la línea de gestión
CASO BÁSICO DE NEGOCIOS

• Hay valor en emplear a contratistas?

• Está la habilidad disponible en nuestro negocio?

• Es la habilidad esencial para nuestro negocio?

• Es el servicio requerido intermitentemente / sólo en

el corto plazo?

• Necesitamos compartir los riesgos?

BREAK
Definiciones
CONTRATO
El contrato es un acuerdo
entre dos partes, cuyo
propósito es el de regular
sus derechos y obligaciones.
ASESOR CONTRACTUAL
La persona contratada para
asesorar a los Dueños del
Contrato con respecto a las
responsabilidades definidas
en los procedimientos y
lineamientos de los contratos.
CONTRATISTA
La persona o empresa llamada a
suministrar servicios, cuyas
responsabilidades están definidas
en los estándares y procedimientos
asociados dentro del sistema
común.
CONCLUSIÓN PRÁCTICA
La etapa del trabajo en que el contrato llega
a su conclusión, salvo algunas omisiones y
defectos menores, que no impiden que la
obra pueda comenzar a utilizarse según su
propósito determinado, y cuyas rectificacio-
nes no irán en desmedro de la operación de
los trabajos concluidos.
DUEÑO DEL CONTRATO
El usuario final del área responsable por el
manejo del contrato y el desempeño del
contratista durante el tiempo de ejecución
del contrato. el Dueño del Contrato también
puede ser el representante principal, tal y
como esté estipulado en las condiciones
del contrato.
CONCLUSIÓN DEL CONTRATO
Conclusión Final)
El acuerdo entre las partes que dan por
cumplidas las obligaciones suscritas bajo el
contrato y que las libera de futuras responsa-
bilidades. Todos los ítem pendientes deben
identificarse en la lista de asuntos pendientes
y completados a satisfacción del dueño del
contrato.
Definiciones

LISTA DE ASUNTOS
PENDIENTES
La lista de trabajos o defectos pendientes
preparada por el Dueño del Contrato
durante la etapa de la conclusión práctica,
inmediatamente previo a la conclusión
práctica del contrato.
ORDEN DE SERVICIO
Un tipo de contrato utilizado para trabajos
de bajo riesgo en el sitio, servicios de
instancia única, y en general, de bajo
costo.

SUBCONTRATISTA VARIACIÓN APROBADA

Un tercero cuyo acuerdo es con el contratista. No Una aprobación de:

existe relación contractual alguna entre el mandante
-extensión de plazos
y el subcontratista. Por lo tanto el mandante no está
obligado a reconocer al subcontratista en cualquier -modificación del valor del contrato; o
disputa que se genere, (aunque el mandante sí tiene -modificación del alcance del trabajo
obligaciones previstas por las leyes locales).
 CADENA DE VALOR DEL
CONTRATO

La cadena de valor de un contrato se compone de seis sub-procesos. Estos

procesos apuntan a asegurar que la empresa seleccione cuidadosamente
cuándo contratar, se vincule correctamente con los contratistas y los
supervise adecuadamente. Cada paso del proceso requiere aprobaciones
formales de acuerdo con los lineamientos de la Delegación de Autoridad de
la empresa

Evaluación de Solicitud de Evaluación y Contratación Administración Conclusión

requerimientos propuestas Negociación de de Contratista del contrato del contrato
del negocio y cotizaciones propuestas
 Cadena de valor del contrato

Proceso Abarca

Preparación del alcance, evaluación de riesgos,

Evaluación de
plazos, especificaciones técnicas, recopilación de
requerimientos
todos los datos relevantes y preparación de las
del negocio
estructuras de fijación de precios.

Preparación de la documentación de la licitación,

Solicitud de desarrollo y listado de todos los posibles licitantes,
propuestas emisión del llamado a licitación y las solicitudes de
y cotizaciones cotización y gestión de todas las inspecciones del
sitio que sean requeridas.

Evaluación y Consultas pos-licitación, análisis de los licitantes,

Negociación de consideraciones legales, reuniones sobre seguros
propuestas y licitaciones.
 Cadena de valor del contrato

Proceso Abarca
Aprobación final de todas las especificaciones
Contratación técnicas, aprobaciones de seguridad y prevención,
de Contratista condiciones comerciales, preparación de la docu-
mentación del contrato, adjudicación y aceptación
formal del contrato. Reuniones previas al inicio.

Administración de los reclamos y variaciones en la

Administración ejecución, reuniones contractuales, administración
del Contrato de conflictos, pago de facturas y monitoreo de
contrato, incluyendo informes de indicadores
clave de desempeño.

Administración de la ejecución hasta la conclusión

Conclusión del práctica, períodos de defectos y garantías, conclu-
Contrato sión final y cierre, revisiones pos-contractuales.
Evaluación del desempeño del contratista.
 COMPONENTES DE GESTIÓN DE CONTRATOS
- Promoción de altos
estándares éticos
- Autoridades - Uso de contratistas solo
Políticas Delegadas Cultura donde es apropiado
- Gestión de Riesgos - Principios de Negocios

- Deber de ciudad
- Normas de prácticas Efectiva Gestión Accountability
comerciales
Legal
de Contratistas
- Asignar la propiedad
- Hechos de la Industria - Descripciones de trabajo
- Documentos
contractuales

Guías y Procedimientos Monitoreo

- Procedimientos de dueños de contratos - Monitoreo Financiero y Reportes
- Entrenamiento - Evaluaciones de seguridad de
- Autoridades Delegadas Contratistas, Rendimiento y Costos
- Descripción de Trabajos - Evaluar continuamente beneficios
de outsourcing
 Indicadores clave de desempeño
Principios Rectores Mediciones Internas Mediciones Externas

Desempeño de Mostrar el desempeño de seguridad y

Mostrar el desempeño de seguridad y medioambiente de los contratistas en el
seguridad y
medioambiente del área de contratos. suministro de los servicios contratados en el
medioambiente
sitio.

Se relacionan con los servicios prestados Se relaciona con los niveles de servicios
Niveles de a los Dueños del contrato de la empresa alcanzados, a través de mediciones objetivas
servicio por los Asesores contractuales y sus del cumplimiento de contrato por parte del
Administradores. contratista.

Eficacia en función Se relaciona con la eficacia en función de Se relaciona con la eficacia en función de los
de los costos los costos suministrada por el área de costos suministrados por los servicios contratados
Contratos a los Dueños de los Contratos y por la empresa.
los Gerentes de la empresa

Se relacionan con el énfasis puesto por el área Se relaciona con el énfasis puesto por los
Relaciones de Contratos en dar apoyo a las comunidades contratistas en la contratación de mano de
comunitarias locales a través del desarrollo y contratación de obra local y el abastecimiento de repuestos a
contratistas con asiento en las mismas. nivel local.

Mejoramiento Ilustra el énfasis puesto por el área de Ilustra los logros del contratista para mejorar el
continuo Contratos en conducir su gestión de servicio prestado a la empresa, demostrado a
forma más eficiente. través de mediciones objetivas de desempeño
en el cumplimiento.
 El sistema de gestión de contratos
abarca los siguientes principios:

! Las áreas de contratos se administrarán

como un negocio enfocado en la
prevención, servicio al cliente, eficacia en
función de los costos, y desarrollo
sostenible.

! Se utilizarán contratistas y proveedores

Conclusiones solamente de ser necesario y se los tratará
equitativamente y con apego a altos
estándares éticos.

! Siempre que sea posible se fomentará y

desarrollará la utilización de contratistas y
proveedores locales.

! Se promoverá constantemente una cultura

de evaluaciones y mejoramiento continuo.